TMC/FRM/MR/040, Rev 02

Meeting Agenda & Minutes

Project ID No.:

Meeting Specifics
Type: Meeting Mingguan
Purpose:
Meeting Date: Start Time: End
20-07-2023 14:00 WITA 14: 30 WITA
Time:
Meeting Location /Bridge Line No: TMC MATARAM
Meeting Leader: dr. Lestari Phone: 0852-9952-2733
Minute Taker: Phone:

Meeting Agenda
Time Topic Presenter

Page 1 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

08 April 2023

- Paket promo Hut TMC sudah mulai berjalan

- Paket promo Haji belum berjalan
- Sounding dengan EO untuk konser Mahalini dan Raim
Laode di Mataram, event konser : 30 April 2023

1 A Medivac Marketing Open

- FU hotel-hotel
- Rencana pembukaan stand setelah puasa, sasaran
kantor dan dinas- dinas.
- Mengikuti event-event seminar kesehatan FU

- Lemari berkas di ruangan MR FU ke GA oleh dokter

2 A Obi Close
Lestari di grup

- Pastikan kembali ke masing-masing perusahaan terkait

Obi Close
dengan pengiriman berkas hasil MCU

- kedepannya akan kerja sama dengan pihak BCA

terkait dengan pembelian obat, semua resep
ditanggung oleh HO terutama terkait dengan sistem,
TMC Mataram hanya membantu penyediaan obat
masih menunggu FU terkait ini
3 A Putri Open
- Pemasangan papan nama Apotek & Praktik Dokter FU
ke Pak Puji oleh Dokter Lestari
- Papan nama di reminder lagi (Sudah direminder belum
ada info)

- Pemasangan spanduk Apotek di depan Klinik

- Promo bundling obat-obatan untuk up selling Apotek
Putri Close
terutama ke pasien private.

- Izin Lab akan di follow up lagi pada tanggal 31 Maret

2023 (Sudah diFollow up tetapi belum ada respon)
4 A Winda Open
- Promo bundling pemeriksaan laboratorium dengan Sp.,
Pd
- Renovasi / kebocoran di ruang lab masih menunggu
pengajuan cash advanced Winda Close

- INMO Tarif Dokter Spesial

4 A Azam Open

Page 2 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

15 April 2023

- Paket promo Hut TMC sudah mulai berjalan

- Paket promo Haji belum berjalan
- MoU dengan RS Metro Medika dan Rs Unram masih
penyesuain harga. Dan, RS Antonius menunggu
tandatangan dr Buana. Marketing
- Kerjasama dengan klinik baru Karya Mandiri,
kerjasama berupa rujukan lab dan penunjang.
Sampling dilakukan oleh karyawan klinik Karya Mandiri,
1 A Open
jika ada kendala akan dibantu sampling oleh
karayawan TMC.
- PT Kontraktor (menggunakan BPJS) dalam tahap
kerjasama dengan TMC Mataram untuk MCU
karyawan
- Visitasi KKP akan dilakukan setelah libur Idul Fitri
- MoU dengan Prodia terkait pemeriksaan IGRA masih
mengikuti draft dari Prodia.

- Lemari berkas di ruangan MR FU ke GA oleh dokter

2 A Obi Open
Lestari di grup

- Pastikan kembali ke masing-masing perusahaan terkait

Obi Close
dengan pengiriman berkas hasil MCU

Page 3 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

- kedepannya akan kerja sama dengan pihak BCA
terkait dengan pembelian obat, semua resep
ditanggung oleh HO terutama terkait dengan sistem,
TMC Mataram hanya membantu penyediaan obat
masih menunggu FU terkait ini
3 A Putri Open
- Pemasangan papan nama Apotek & Praktik Dokter FU
ke Pak Puji oleh Dokter Lestari
- Papan nama di reminder lagi (Sudah direminder belum
ada info)

- Pemasangan spanduk Apotek di depan Klinik

- Promo bundling obat-obatan untuk up selling Apotek
Putri Close
terutama ke pasien private.

- Izin Lab akan di follow up lagi pada tanggal 31 Maret

2023 (Sudah diFollow up tetapi belum ada respon)
4 A Winda Open
- Promo bundling pemeriksaan laboratorium dengan Sp.,
Pd
- Renovasi / kebocoran di ruang lab masih menunggu
pengajuan cash advanced Winda Close

- INMO Tarif Dokter Spesialis

5 A Azam Open

- Stiker waktu pelayanan disesuaikan dengan jadwal

6 A Dr Lestari Open
baru yang sudah berlaku bulan ini

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 4 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

29 April 2023

- Melakukan kegiatan door to door ke setiap rumah di

sekitaran klinik sebagai tahap pertama dalam menarik
pelanggan disekitar klinik.
- Teknisinya di lakukan kegiantan pada jam kerja dan
kegiatan dimulai pada hari selasa pada tanggal 2 Mei Marketing
2023
- Di harapkan kepada karyawan untuk postigan TMC
Mataram di Like dan di bagiakan setiap postingan yang

1 A di Uplaud di Instagram TMC Mataram. Open

- Klinik yang sudah mulai ACC kerjasama dengan klinik
TMC mataram yaitu klinik karya mandiri utama.
- Rencanan akan dilakukan kerjasama dengan klinik
One care untuk rujukan lab dan masi dalam proses
- Kerja sama dengan pak aji yg mengantarkan pasien
MCU TKI sudah ACC
- Rencana akan kerja sama dengan klinik yang memiliki
kerja sama dengan BPJS

- Lemari berkas di ruangan MR FU ke GA oleh dokter

2 A Obi close
Lestari di grup

- Followup ulang ke mas danang terkait permintaan obat

3 A Putri Open
lewat email

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 5 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

6 MEI 2023

- Paket promo berkah belum berjalan

- Paket promo Haji belum berjalan,karena masyarakat
cenderung cek lab ke RS
Medivac
- FU hotel-hotel Marketing
- Rencana pembukaan stand di dinas-dinas tunggu
feed back dari pengajuan penawaran
- Blusukan ke masyarakat sekitar klinik ( √ )
- Ganti spanduk promo HUT TMC dengan promo
1 A Open
lain.Promo GASPOL/PROMO HAJI
- Lebih continue blash promo yang ada ke customer
- Ada rencana MCU 25 orang di tanggal 26,27 bulan mei
2023
- Prin kembali promo haji dan promo berkah
- Di harapkan kepada karyawan untuk postigan TMC
Mataram di Like dan di bagiakan setiap postingan yang
di Uplaud di Instagram TMC Mataram.
-

- Lemari berkas di ruangan MR FU ke GA oleh dokter

Lestari di grup Medical
2 A Open
- Pastikan kembali ke masing-masing perusahaan terkait record
dengan pengiriman berkas hasil MCU

- Promo bundling obat-obatan untuk up selling Apotek

terutama ke pasien private.
- Papan nama di reminder lagi ke mas PUJI
- kedepannya akan kerja sama dengan pihak BCA
3 A terkait dengan pembelian obat, semua resep Apotek Open
ditanggung oleh HO terutama terkait dengan sistem,
TMC Mataram hanya membantu penyediaan obat
masih menunggu FU terkait ini
- TOKPED sudah ready
- Izin Lab akan di follow up lagi pada tanggal senin,8 mei
2023
- Sertifikat kalibrasi LED belum ada
4 A Analys Open
- PSA rujuk Bellagio karena permintaan local masih
minim

Page 6 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

5 A - Kabel spirometri trouble Perawat Open

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

15 MEI 2023

- Kerja sama dokter dan kerja sama dinas sosial dan

renca mcu bulan juni.
- Pembelian nasal kanal 5 biji
1 A Open
- Join konser Boomerang Marketing
- Oksigen diisi ulang
- pembuatan baju medis untuk acara konser

Pembelian rak dokumen menunggu keputusan Medical

2 A Open
purchasing record

- Pembuatan akun sosmed untuk jualan

- Mencari vendor untuk papan nama apotek.
3 A Apotek Open
- Pengajuan diskon 10 orang pertama.
- Vaksin gotong royong

Page 7 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

- Sertifikat kalibrasi LED belum ada
- Visitasi ijin Laboratorium hari Jumat tanggal 19 Mei
4 A 2023 Analys Open
- Ruangan konsul dokter Sp.PK disetting untuk
kebutuhan visitasi

5 A - Kabel Spirometri sering touble Perawat Open

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 8 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

20 MEI 2023

- Pendaftaran Klinik dan Lab harus terpisah

(menggunakan dua komputer)
- Pembuatan Plang Apotek dan Lab
- Alur pelayanan pemeriksaan Kinik dipasang dengan All

1 A akrilik yang bertanggung jawab Farid Open

- Plang/Stiker penunjuk jalan (Lab, Radiologi) yang
bertanggung jawab Gama
- Tulisan/stiker toilet pasien yang membuat Gama
- SOP (Persiapan Akreditasi) PICnya dr. Lestari dan
Kiky

- Pembelian rak dokumen menunggu approval Medical

2 A Open
purchasing record

- Desain plang baru (desainnya dulu baru boleh di

pesan)
- Menjual obat melalui sosial
3 A - Penjualan obat rumah ke rumah Apotek Open
- Pengadaan vaksin Meningitis/influensa.

- Sampel IPAL dari DLH Kota Mataram meminta setiap

bulan dilakukan uji lab PICnya Farid
- Gantungan APD di depan ruangan TPS
- Meja sampling
4 A Analys Open
- Memenuhi temuan saat visitasi izin lab supaya izin lab
bias rilis
- BHP 1.000 untuk PT. Amman Mineral

5 - BHP Film untuk persiapan MCU PT. Amman Mineral Radiologi Open

Page 9 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

- Pemeriksaan Retail (Detail Pemeriksaan)

- IG live/ Short Video untuk promosi klinik
- Upload berkala di sosmed.
- Health talk di komunitas masyarakat dengan
memberikan 10 pemeriksaan gratis misal pemeriksaan
6 A gula darah sambil open booth GASPOL Minimal dua Perawat Open
lokasi. Nara sumber dr. Lestari (DM/Malaria/HT/). PIC.
Farid.
- Semua tim harus bisa mendaftarkan pasien.
- Bikin akun akun Facebook untuk promosi klinik.

- Membuat grup rekanan supaya memudahkan

7 A komunikasi saat merujuk sample Marketing Open

* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 10 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

17JUNI 2023

1
- Tradmil dipindahkan kebawah hari senin
- Kedisiplinan, tidak ada alasan telat karena sudah
ditolerir 15 menit
A Open
- Sebar player 200 pcs All
- Kebersihan dan kerapihan klinik
- Pelayanan dari segi komunikasi lebih ditigkatkan
- Minta contoh laporan IPAL

2 A - Menjual obat melalui sosial media Apotek Open

- Minta 1000 item untuk projek aman.

4 A Analis Open

Medical
5 A - Menyiapkan keranjang untuk kertas kertas hasil Close
Record

- Semua tim harus bisa mendaftarkan pasien dan

6 A panggil pasien dengan mesin nomor antrian Perawat Open
- Kategori MCU retail atau corcoret

- Visitasi ke General Assistant,berikutnya kemungkinan

akan kirim sampel dari Gili dengan kurir freelance jam
12.00 dan 16.00
7 A - Karyawan yang tidak ada kesibukan, bisa menemani Marketing Open
marketing untuk visitasi
- Vitamin imun booster gak ada varian lain.

Page 11 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

08JULI 2023

- Meningkatkan kerja sama tim

1 A Close
- Sher promo-promo disetiap sosmed
- Akan diadakannya sosialisasi apotik di kantor lurah
Dokter

2 A - Permintaan tangga apotik yg belum di acc Apotek Open

- PR reagen buat projek amman

4 A Analis Open

Medical Open
5 A - Pengajuan email portal ceking
Record

- Semua tim harus bisa mendaftarkan pasien dan

panggil pasien dengan mesin nomor antrian
6 A - Kategori MCU retail atau corcoret Perawat Open
- Form pisik Des amman belum ada

- MOU yg masih ada refisi

7 A Marketing Open

8 A - Filem Rontgen 1000 buat projek aman belum ada Radiologi Open

Page 12 of 19
 TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

20 JULI 2023

- Rencana menggunakan Sputum BTA bukan mantoux

sudah di confirm masi ke PICnya
- Menunggu SP Tri link
- Cari Prelace 2 orang untuk Lab.
- Sampling usahakan selesai di bawah jam 10 pagi

1 A karena sampel akan di kirim ke Jakarta melalui TIKI open

Analis
agar bisa samday.
- Hubungi mas danang terkait sample yang dikirim hari
sabtu karena hari seninnya harus sudah rilis hasil
Rujukannya.
- Follow up ulang TTGO dan Rak Pengecat BTA ke
Purcahasing.

- Menunggu SP Tri link

- Rencana hari senin MCU Tri Link dimulai

- Karyawan yang kosong atau senggang mohon di bantu

untuk pasien di arahkan ke bagian yang memang

2 A Team TMC Info
sedang kosong pemeriksaan

- Catat nama pasien yang mintahasilnya di perbaiki dan

kirim ke PIC Prusahaanya

* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 13 of 19
 TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

5 Agustus 2023

- Project lapas rencana tanggal 1-29 September 2023.

1 A dr. Lestari Open
- Mencari freelance radiologi untuk on clinic.

- Pengajuan TTK on process

- Reaktifasi Apotek minggu depan tanggal 12 Agustus

2 A Putri Open
2023.

- Plang nama Apotek menunggu design dari vendor.

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

5 Agustus 2023

- Rak pewarnaan masih menunggu pengiriman dari

purchasing.

3 A - Izin Laboratorium masih kurang papan nama open

Winda
Laboratorium, menunggu approfel dari mas Puji (GA).
- Alat Insulin akan dikirimkan ke Mataram.

- Persiapan akreditasi Klinik dari Lab, Apotek, MR,

4 A dr. Lestari open
Perawat ikut andil dalam akreditasi Klinik.

Page 14 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

12 Agustus 2023

- 17 Agustus ada acara di karang mendain

- Remender dokter lestari untuk menanyakan SOP
RADIOLOGI di mbak rindu
- Cari rekanan
1 A Open
- Remender dokter lestari untuk menghubungi ibu lina Dokter
- Remender dokter lestari untuk menghubungi PIC bank
BNI untuk menanyakan prihal biyaya mcu
- Agenda zoom mitting projek lapas minggu depan
- Elnusa on clinik di daftarkan menggunakan AMK
Balikpapan.
- Pendaftaran rujukan di ketik di keterangan
pemeriksaan yang dilakukan. Open
2 A Obi
- Setiap rujukan tidak menggunakan foto pas
pendaftaran
- Nama dokter tetap sesuai dengan dokter rujukan saat
pasien rujukan.

- Kiki dan dinda ikut hiperkes Prawat Open

- Dinda dan ridho megurus SIP

- Pembuatan ruangan BTA

Open
3 A - Ijin leb Leb

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 15 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Meeting Results
Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

19 Agustus 2023

- Zoom meeting project lapas dengan PIC kanwil tanggal

1 A 22 Agustus 2023 Open

- Semua team terlibat mencari klien atau calon rekanan Dokter

Open
2 A - Kalibrasi alat LAB akhir Agustus LAB

- Reminder team klinik untuk membuat MOU dengan Open

3 A Farmasi
Apotek persiapan Akreditasi Klinik

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Meeting Results
Page 16 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

2 September 2023

- Join link meeting yang di share dalam grup, gunakan

alarm sebagai pengingat
- Pick up sample segera jika ada sample rujukan bagi
yang selow (shift siang)
- Cari partner (retail) mumpung ada Bli Alno Dokter

1 A - MCU ALCO (4-8 September) Open

 Klien berumur (Mohon Bersabar)
 Snack + Air (Mirasa 35.000/box)
 Dokumentasi kegiatan (Foto)
 USG (rujuk RS Unram, PIC kondisional
(freelance/perawat)

- Alat dipinjam EL Nusa (Ampenan), Operasional TMC Open

2 A LAB
Mataram (Aman)

- Reminder to perawat penggunaan Obat Emergency

atau barang sekali pakai di ruang tindakan dokter
Open
3 A mohon lapor farmasis Farmasi
- Reminder to PIC ruang tindakan dokter, VR obat
emergency yang sudah habis/kosong

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Meeting Results

Page 17 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

Results Table
No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date
Internal Review and Planning

16 September 2023

1 A - Trust Medis harus diikuti oleh semua. Close

- Hari senin 18 sept. giliran Lab dan RO Close

- Remind, Cek email tentang Form Pemahaman (cek
Dokter Open
cabang kita sudah mengisi apa belum)

- Tugas akreditasi di selesaikan Open

- ASPAK tetap di isi Open

2 A - Reaktifasi Apotek APOTEK Open

4 A - Izin Lab masih menunggu LAB Close

- REMIND. MCU THIESS (kalau ada)

5 A - Pakai DAS 21 MR Open
- Pakai semua Form yang di kirim ke group

Legend
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 18 of 19
TMC/FRM/MR/040, Rev 02
Meeting Agenda & Minutes
Project ID No.:

No. Result * Subject/Description Owner / Source Status/Due Date

Internal Review and Planning

14 Oktober 2023

- Case misscom di pendaftaran lebih diperhatikan

supaya tidak ada misscom lagi.
a. Contoh konfirmasi jenis pemeriksaan ke

1 A departemen lain seperti lab di setiap ada Dokter Open

permintaan pemeriksaan laboratorium.
b. Komunikasi RCPT dan MR mengenai inmo paket
pemeriksaan agar tidak keliru
- Perhatikan kalibrasi alat alat jangan sampai ada yang
2 A Dokter Open
terlewat masa exp nya. Dibuat daftar alat dan exp.
- Akreditasi Klinik seperti dokumen-dokumen dsb lebih di
3 A Dokter Open
persiapkan dan lengkapi semua.
- Jangan sampai salah kirim hasil pasien, salah paket
pemeriksaan.
4 A Dokter Open
- Tidak boleh menanyakan matrix pemeriksaan ke
pasien. Hanya boleh menanyakan SP.
- Komunikasi dan diskusi mengenai paket pemeriksaan
yang masih belum pasti diusahakan di bahas di grup
5 A LAB Open
bersama agar semua tahu dan mencari solusi
bersama.
- Kerjasama team untuk persiapan akreditasi klinik,
6 A Perawat Open
persiapan berkas berkas dsb
- Mengkonfirmasi dan menanyakan apa dan bagaimana
point-point yang harus dikerjakan mengenai masalah
7 A Perawat Open
persiapan berkas-berkas akreditasi agar berjalan dan
sesuai
- Pembagian list tugas tugas pada semua anggota untuk
8 A Perawat Open
mengerjakan berkas-berkas akreditasi klinik

- Renovasi apotek lebih luas agar tempatnya cukup

9 A Apotek Open
untuk menaruh obat-obatan
* **
A Action C[date] Control Date; status of action will be discussed, the date adjusted
S Status D[date] Deadline
D Decision
I Issue
T Time Agreement for next meeting

Page 19 of 19