12.

BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

Untuk mencatat setiap tagihan berupa kartu kredit dan city ledger yang merupakan
pendapatan hotel.

A. Cara penggunaan Accounts Receivable

1. Pada modul utama VHP, klik icon A/R (Accounts Receivable)

2. Tampil layar modul A/R dan modul - modul berikut

A/R Subledger

Aging List

A/R Payment

Closed A/R

GL Journal Transaction

Journal List

B. Penjabaran Layar Accounts Receivable

Icon Toolbar Fungsi

A/R Subledger Untuk menjalankan A/R Subledger

Aging List Untuk menjalankan Aging List

A/R Payment Untuk menjalankan A/R Payment

Closed A/R Untuk menjalankan Closed A/R

GL Journal Untuk menampung semua transaksi yang

Transaction diperoleh dari Front Office dan Outlet dalam
1 hari.

Journal List Untuk menampilkan daftar jurnal transaksi

yang telah terjadi berdasarkan nomor Chard
Of Account

Exit / Cancel Untuk keluar dari Account Receivable

369
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

12.1. ACCOUNTS RECEIVABLE SUBLEDGER

Untuk menampilkan data-data baik berupa pembayaran yang telah dilakukan

maupun yang masih bersifat kredit

A. Cara penggunaan Accounts Receivable Subledger

1. Klik icon A/R (Accounts Receivable)

2. Klik icon A/R Subledger
3. Klik dua kali dari salah satu Debt Artikel (Artikel pembayaran) yang ada untuk
menampilkan nama-nama tamu yang menggunakan debt artikel tersebut
4. Tampil layar Accounts Receivable Subledger (lihat Gbr.12.1)
5. Klik Cancel/Exit untuk keluar dari A/R Subledger

Gbr. 12.1 - A/R Subledger

B. Penjabaran layar Accounts Receivable Subledger

Field Fungsi

Debt Articles
 ArtNo Untuk menampilkan nomor artikel (mis. No. 1)
 Description Untuk menampilkan nama artikel (mis. Visa Card)

Debt Transaction
Records
 Bill Name Untuk menampilkan nama dari si pemakai transaksi

370
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

Lanjutan layar Accounts Receivable Subledger

Field Fungsi

 RmNo Untuk menampilkan nomor kamar

 Bill No Untuk menampilkan nomor Bill
 Bill Date Untuk menampilkan tanggal bill
 Debt Amount Untuk menampilkan nilai piutang yang ada
 PayAmount Untuk menampilkan jumlah pembayaran
 Balance Untuk menampilkan jumlah nilai yang sudah terbayar
 RefNo Untuk Menampilkan Nomor referensi
 Pay Date Untuk menampilkan tanggal pembayaran
 Payment Untuk menampilkan nama jenis pembayaran yang
digunakan
 ID Untuk menampilkan kode petugas
 Guest name Untuk menampilkan nama tamu
 Voucher Numbr Untuk menampilkan nomor vocher dari Agent
 Arrival Untuk menampilkan tanggal kedatangan Guest
 Deaprture Untuk menampilkan tanggal check out Guest
 Stay Untuk menampilkan lamanya Guest tersebut tinggal

Total Debt Untuk menampilkan total nilai piutang yang belum

terbayar
Paid Untuk menampilkan nilai piutang yang sudah terbayarkan
Balance Untuk menampilkan total nilai piutang yang masih ada /
outstanding

From Name Untuk mulai dari nama yang dipilih, dapat

To Name menggunakanicon Help (?) untuk menampilkan nama
nama yang hendak dipilih
From Ke nama yang berikutnya

By Date Untuk menampilkan semua piutang mulai tanggal berapa

tertagih
Untuk menampilkan semua piutang sampai dengan
 Incl Balanced tanggal yang didefinisikan
Debts
Jika diberi tanda √ pada togle box maka akan
menampilkan transaksi yang bersifat outstanding berikut
dengan yang sudah dibayar (balance)

 From Jika tanda √ dihilangkan, maka field From yang berisi

tanggal akan hilang
Jika hendak menampilkan transaksi debitor bulan
sebelumnya (mis.bulan pada sistem adalah bulan Juni
maka dapat diisi pada field from bulan Mei), maka
transaksi yang akan dimunculkan mulai dari sebelum
bulan Mei

 Show Detail Jika diberi tanda √ pada togle box maka akan
menampilkan detail pembayaran yang dilakukan (mis.
A/R Clearance, A/R Commission)
Sorting
o By Date Untuk mensortir transaksi berdasarkan tanggal dari satu
nama bill

371
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

o By BillNo. Untuk mensortir transaksi berdasarkan nomor bill dari

satu nama bill
Debt Pendapatan ( total nilai piutang yang ada)
Paid Pembayaran (nilai piutang yang terbayar )
Balance Sisa nilai piutang yang masih ada

Bill Receiver Untuk menampilkan alamat penagihan

C. Fungsi Drill Down

Jika hendak melihat secara detail transaksi yang terjadi dari suatu debt artikel,
caranya:

1. Blok salah satu transaksi record yang ada

2. kemudian lakukan double klik
3. maka akan muncul layar F/O Bill Transaction Records (Gbr 12-1A)

Gbr. 12.1A – Subledger Drill Down

12.2. ACCOUNT RECEIVABLE AGING LIST

Untuk menampilkan umur piutang dari suatu transaksi yang dimulai dari 1 – 30
hari, 31 – 60 dan seterusnya

A. Cara penggunaan Accounts Receivable Aging List

1. Klik icon A/R (Accounts Receivable)

2. Klik icon A/R Aging List, isikan nomor Debt Artikel, nama, dan tanggal kemudian
klik icon Execute
3. Tampil layar Account Receivable Aging List (lihat Gbr.12.2)
4. Klik icon Cancel / Exit untuk keluar dari A/R Aging List

372
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

Gbr. 12.2 - A/R Aging List

B. Penjabaran Layar A/R Aging List

Field Fungsi

No Untuk menampilkan urutan nomor

Customer name Untuk menampilkan nama customer

Outstanding Untuk menampilkan total piutang

1 – 30 Untuk menampilkan dari hari pertama sampai 30
31 – 60 Untuk menampilkan dari hari ke 31 sampai 60
61 – 90 Untuk menampilkan dari hari ke 61 sampai 90
91 Over days Untuk menampilkan dari hari 91 dan selebihnya
Credit Limit Untuk menampilkan batas pembayaran CC atau CL

From Art Untuk mulai dari artikel yang dipilih

To Art Sampai dengan artikel yang berikutnya
From Name Untuk mulai dari nama yang dipilih
To Name Sampai dengan nama berikutnya
By Date Untuk mensorting tanggal

12.3. ACCOUNTS RECEIVABLE PAYMENT

Untuk melakukan pembayaran terhadap tagihan atau piutang

A. Cara penggunaan Accounts Receivable Payment

1. Klik icon A/R ( Accounts Receivable)

2. Klik icon A/R Payment maka tampil layar A/R Payment (lihat Gbr. 12.3)
3. Blok nama-nama yang hendak melakukan pembayaran
4. Klik icon Execute untuk menampilkan payment records dan payment artikel
sehingga tampil layar berikut (lihat Gbr.12.4)

373
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

5. Isikan kolom PayDate, Artikel Pembayaran, dan berapa besar nilai pembayaran
yang diterima oleh Staff Account Receivable kemudian klik Icon Execute

Gbr. 12.3 - Accounts Receivable Payment

Gbr. 12.4 - Layar Accounts Receivable Payment

374
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

B. Penjabaran Layar Accounts Receivable Payment

Field Fungsi

Debt Articles
Art Untuk nomor artikel
Description Untuk penjabaran nama artikel
Payment Records

Art Untuk nomor record pembayaran

Description Untuk definisi artikel pembayaran
In % Nilai prosentase (%) yang dibayar
PayAmount Nilai yang dibayar
Comment Untuk memberikan keterangan tentang pembayaran
Foreign Amt Untuk menampilkan pembayaran dalam bentuk mata
uang asing

12.4. CLOSED ACCOUNTS RECEIVABLE

Fungsi Closed A/R adalah untuk mengaktifkan lagi bill yang sudah terbayar dan
sudah di tutup

A. Cara penggunaan Closed Accounts Receivable

1. Klik Icon A/R

2. Klik icon Closed A/R
3. Tampil layar Closed Paid A/R Record (lihat Gbr. 12.5) kemudian klik Icon Modify
maka akan tampil layar seperti Gbr. 12.6, lakukan perbaikan yang diperlukan,
jika tidak balance maka kita tidak dapat keluar dari modul Account Receivable
4. Klik icon Cancel / Exit untuk keluar dari Closed A/R

Gbr. 12.5 - Closed Paid A/R Records

375
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

Gbr. 12.6 – Modify Payment Records

B. Penjabaran Closed Accounts Receivable

Field Fungsi
Closed Paid A/R
Record
Customer Name Untuk nama pelanggan
Invoice Untuk nomor invoice
ArtNo Untuk nomor artikel
Debt-Article-Description Untuk menampilkan nama artikel pembayaran
BillDate Untuk tanggal bill
Debt Amount Untuk menampilkan nilai pendapatan
Counter Untuk menampilkan nomor urut dari pembayaran
yang telah di lunasi dan di tutup
Search
ArtNo Mensorting berdasarkan artikel pembayaran
Name Mensorting berdasarkan nama pelanggan / tamu
Invoice Mensorting berdasarkan nomor invoice
Costumer Address Menampilkan alamat tamu hotel
Guest Comment Menampilkan komentar

12.5 G/L JOURNAL TRANSACTION

Digunakan untuk melihat jurnal A/R yang telah diposting ke G/L baik yang masih
aktif atau sudah ditutup. Menu ini juga bisa digunakan untuk mengubah atau
menghapus jurnal-jurnal A/R yang sudah terbentuk serta membuat jurnal baru jika
diperlukan.

A. Cara Menjalankan G/L Journal Transaction

1. Pada menu utama VHP, klik icon A/R

2. Kemudian klik icon G/L Journal Transaction
3. Secara default, semua jurnal A/R yang sudah diposting ke G/L akan
ditampilkan pada menu G/L Journal Transaction (Gbr 12.7).

376
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

4. Untuk mencetak seluruh jurnal voucher, klik icon Print. Sedangkan untuk
mencetak salah satu jurnal voucher, pilih dahulu jurnal voucher tersebut,
lalu klik kanan, pilih “Print Selected Journal Entry”

Gbr 12.7 – G/L Journal Transaction

B. Penjabaran Layar G/L Journal Transaction

Field Fungsi

Transaction
Journal Voucher
Date Menampilkan tanggal transaksi posting A/R
ReferenceNo Menampilkan no. referensi / kode jurnal
Description Menampilkan catatan singkat tentang jurnal tersebut
Debits Menampilkan total nilai debit
Credits Menampilkan total nilai kredit
Remaining Menampilkan selisih antara debit dan kredit

Transaction
Journal Records
Account No Menampilkan nomor account
Debit Menampilkan nilai debit dari tiap nomor account
Credit Menampilkan nilai kredit dari tiap nomor account
Remark Menampilkan catatan singkat
ID Menampilkan kode petugas A/R yang melakukan posting
Created Menampilkan tanggal pembuatan jurnal
Time Menampilkan waktu pembuatan jurnal

ID Menampilkan kode petugas A/R yang melakukan

perubahan jurnal
Chg Date Menampilkan tanggal perubahan jurnal A/R
Description Menampilkan nama account yang bersangkutan
Total Total nilai debit dan kredit

377
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

Query
From Mencari jurnal mulai dari tanggal
To Sampai dengan tanggal
Ref No Mencari jurnal berdasarkan nomor referensi nya

Type
Active Menampilkan semua jurnal A/R yang masih aktif
Close Menampilkan semua jurnal A/R yang sudah ditutup

12.5.1 MEMBUAT JURNAL A/R BARU

Jika diperlukan, kita bisa membuat jurnal yang baru secara manual. Langkah–
langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Pada menu G/L Journal Transaction, klik icon New maka akan tampil menu A/R
Transaction Journal
2. Isi tanggal (Jangan kurang dari tanggal terakhir closing G/L), Ref No (harus
unik / tidak boleh sama dengan yang sudah ada) dan Description.
3. Tentukan Acct-No yang diinginkan (Gunakan icon help untuk mencari nomor
account), lalu beri keterangan pada Note
4. Masukkan jumlah debit atau kredit yang diinginkan.
5. Ulangi langkah 3-5 hingga jurnal transaksi balance (jika masih ada selisih, kita
tidak bisa keluar dari menu A/R Transaction Journal)
6. Jika ingin mencetak jurnal ini, beri tanda cek pada “Ask for Print”
7. Klik icon Execute untuk menyimpan data ini

Gbr 12.8 - A/R Transaction Journal

12.5.2 MENGUBAH JURNAL A/R

Langkah – langkah mengubah jurnal A/R :

1. Pada menu G/L Journal Transaction, pilih salah satu Journal Voucher yang ingin
diubah. Lalu klik icon Modify.
2. Pilih salah satu nomor account yang akan diubah, klik Modify
3. Lakukan perubahan yang diinginkan, lalu klik Execute
4. Jika ingin menambahkan transaction record baru, klik icon New

378
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

5. Masukkan nomor account yang diinginkan beserta nilai debit atau kredit
6. Klik Execute untuk menyimpan perubahan.

12.5.3 MENGHAPUS JURNAL A/R

Langkah-langkahnya menghapus jurnal A/R :

1. Pada menu G/L Journal Transaction, pilih salah satu Journal Voucher yang ingin
diubah. Lalu klik icon Modify.
2. Kemudian blok perkiraan transaksi yang hendak dihapus lalu klik icon delete
yang ada dilayar menu jurnal transaksi, maka akan muncul pertanyaan : “Do
you really want to DELETE the journal xxxx debit value xxxx ?” apabila transaksi
yang dipilih sudah benar maka klik Yes untuk menghapus dan No untuk
membatalkan penghapusan
3. Jika ingin menghapus Journal Voucher, maka semua Transaction Journal
Records harus dihapus terlebih dahulu. Ulangi langkah 2 hingga terhapus
semua. Lalu pada menu G/L Journal Transaction pilih Journal Voucher yang
ingin dihapus dan klik icon Delete.

12.6 JOURNAL LIST

Menu ini digunakan untuk menampilkan semua jurnal yang terbentuk dengan
dikelompokkan berdasarkan nomor accountnya.

A. Cara Menjalankan Journal List

1. Pada menu utama VHP, klik icon A/R
2. Kemudian klik icon G/L Journal List
3. Pilih periode tanggal yang diinginkan dan nomor account yang ingin dicari
4. Klik Execute untuk menampilkan semua daftar jurnal yang sudah ada. (Gbr
12.9)

Gbr 12.9 – G/L Journal List

379
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions
12. BACK OFFICE - ACCOUNTS RECEIVABLE

B. Penjabaran Layar G/L Journal List

Field Fungsi

Date Menampilkan tanggal transaksi posting A/R

Reference-No Menampilkan no. referensi / kode jurnal
Description Menampilkan catatan singkat tentang judul jurnal tersebut
Debit Menampilkan total nilai debit
Credit Menampilkan total nilai kredit
Balance Menampilkan saldo akhir account yang bersangkutan
Note Menampilkan catatan tentang journal record
ID Menampilkan kode petugas A/R yang melakukan posting
Created Menampilkan tanggal pembuatan jurnal
ChgID Menampilkan kode petugas A/R yang melakukan
perubahan jurnal
ChgDate Menampilkan tanggal perubahan jurnal A/R

Query
From Date Mencari jurnal mulai dari tanggal
To Date Sampai dengan tanggal
From Acct-No Mencari nomor account mulai dari
To Acct-No Sampai dengan nomor account

Incl. other Jika di cek, maka semua jurnal yang diposting dari modul
departement AR, Inventory, AP, General Cashier dan G/L akan
ditampilkan

380
SINDATA Turning Knowledge Into Solutions