Manajemen Proyek Perangkat Lunak (MPPL)

Proposal Proyek Perangkat Lunak

“SIOMAS (Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa)

STMIK Sumedang Berbasis Web”

Chief Executive : Aceng Abdul Wahid

Functional Manager : Adah Rosyadah
Functional Manager : Hafidh Fauzan Mulany
Functional Manager : Randi Nugraha

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(STMIK) SUMEDANG
2019
 Proposal Proyek Perangkat Lunak
“SIOMAS (Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa)
STMIK Sumedang Berbasis Web”

A. Latar Belakang
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Sumedang
merupakan sebuah perguruan tinggi di Sumedang yang memiliki latar belakang
informatika, sehingga dalam administrasi dan pelayanan kampusnya menggunakan
sistem informasi yang berbasis digital, akan tetapi dalam hal pengelolaan administrasi
Organisasi Mahasiswa nya masih menggunakan sistem manual sehingga menyulitkan
lembaga untuk mengetahui dan memberikan penilaian terhadap kondisi Organisasi
Mahasiswa.
Organisasi Mahasiswa yang ada dikampus STMIK Sumedang terdiri dari BPM,
SEMA, dan UKM serta Komunitas dengan jumlah seluruhnya adalah 10 Organisasi,
Pelaksanaan administrasinya seperti surat-menyurat, pengajuan proposal, pengumuman
kegiatan, undangan kegiatan, informasi kegiatan dan lain sebagainya masih
menggunakan sistem manual yang banyak menggunakan kertas sehingga rentan
terhadap kekeliruan penyimpanan data dan memerlukan banyak pengeluaran biaya.
Oleh karena itu, perlu adanya sistem informasi yang dapat mempermudah
Mahasiswa, Organisasi Mahasiswa maupun Lembaga untuk mengetahui kegiatan
kemahasiswaan dan juga memudahkan dalam proses administrasi Organisasi
Mahasiswa. Dengan harapan dapat meringankan pengeluaran biaya dalam pencetakan
administrasi yang menggunakan kertas dan efektif dalam penyampaian informasi.
Untuk mengatasi masalah ini, maka akan dibuatkan aplikasi berbasis web dengan nama
SIOMAS (Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa) STMIK Sumedang.

B. Permasalahan
Adapun permasalahan yang terjadi di Organisasi Mahasiswa saat ini yaitu :
 Surat menyurat yang tidak sesuai format dalam pedoman.
 Pengajuan proposal kegiatan masih dilakukan secara manual dan memerlukan
biaya pencetakan dokumen.
 Proses persetujuan dan waktu penyampaian proposal yang belum efisien.
 Arsip berkas Organisasi Mahasiswa masih belum tertata dengan baik dan sulit
ketika melakukan pencarian data.
  Mahasiswa tidak mengetahui Agenda kegiatan Organisasi Mahasiswa.
 Informasi dan administrasi Organisasi Mahasiswa masih dilakukan secara manual
dan memerlukan biaya pencetakan dokumen.

C. Tujuan
Proyek perangkat lunak “SIOMAS (Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa)
STMIK Sumedang” ini dimaksudkan untuk :
1. Mempermudah dalam pembuatan surat yang sesuai dengan pedoman.
2. Mengefektifkan pengajuan proposal dengan cara tidak menggunakan kertas (paper
less) sebelum disetujui.
3. Mempercepat proses persetujuan dan penyampaian proposal.
4. Memudahkan pengarsipan dokumen dan mempercepat pencarian data ORMAWA.
5. Setiap Organisasi Mahasiswa bisa langsung mempublikasikan setiap kegiatannya
karena memiliki hak akses masing-masing, sehingga Informasi kegiatan dapat
diketahui oleh seluruh Mahasiswa.
6. Administrasi ORMAWA dapat dilakukan secara digital atau terkomputerisasi.

D. Ruang Lingkup
Mengingat kendala yang terjadi di Organisasi Mahasiswa STMIK Sumedang
yaitu tidak sesuai nya surat menyurat dengan pedoman, juga tentang informasi dan
administrasi yang masih manual. Oleh karena itu, SIOMAS ini akan memudahkan
pengelolaan administrasi Organisasi Mahasiswa. Pengguna Sistem ini terdiri dari 4
kategori, yaitu UKM, SEMA, BPM, dan Bidang Kemahasiswaan. Pemegang hak akses
penuh Administrator dalam SIOMAS adalah SEMA.
Setiap Organisasi Mahasiswa bisa login ke halaman sistemnya sehingga dapat
mengelola administrasi dan menginformasikan setiap kegiatan yang akan
dilaksanakannya. Dalam sistem ini juga ada fitur layanan interaksi baik antara Admin
Ormawa maupun Mahasiswa melalui kolom kritik dan saran, pengajuan dan pengaduan
Mahasiswa.
Dalam hal surat menyurat setiap Organisasi Mahasiswa bisa langsung mengedit
suratnya ataupun mendownloadnya, untuk proses verifikasinya pun tidak akan
menghabiskan waktu lama, karena setelah adanya tindak lanjut dari pihak terkait, maka
proses bisa langsung ke tahap selanjutnya. Agenda setiap kegiatan akan dipublikasikan
di sistem ini oleh setiap Organisasi Mahasiswanya dan informasi pun akan diketahui
oleh seluruh Mahasiswa, Organisasi Mahasiswa ataupun Lembaga.
E. Metodologi
Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek perangkat
lunak “SIOMAS (Sistem Informasi Organisasi Mahasiswa) STMIK Sumedang
Berbasis Web” dengan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Studi Kelayakan (Feasibility Study)
Mempelajari pedoman yang sudah ditetapkan di STMIK Sumedang, mempelajari
proses administrasi yang dilakukan oleh Organisasi Mahasiswa STMIK Sumedang
sehingga bisa disimpulkan semua kebutuhannya.
2. Desain Fungsi (Design Function)
Melakukan mock up sistem secara terperinci, mulai dari Context Diagram, Data
Flow Diagram (DFD), relasi tabel sehingga membentuk sistem sesuai dengan yang
diinginkan.
 Diagram Konteks

Gambar 1 : Context Diagram SIOMAS

 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 2 : Data Flow Diagram SIOMAS

  Mockup Web SIOMAS

Gambar 3 : Halaman Utama SIOMAS

 Mockup Admin SIOMAS

Gambar 4 : Halaman Admin SIOMAS

3. Pemrograman (Programming)
Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Sistem
dibuat dengan bagian frontend sebagai tampilan umum website dan bagian backend
sebagai tampilan untuk administrator Organisasi Mahasiswa.
Data yang di proses dalam SIOMAS ini adalah informasi dan administrasi yang
berkaitan dengan Organisasi Mahasiswa STMIK Sumedang.
 Tools yang digunakannya : Bahasa Pemrograman : PHP
Database : MySQL
Framework : Codeigniter, Bootstrap

4. Pengujian (Testing)
Dilakukan untuk menyusun catatan kesalahan perangkat lunak untuk digunakan
dalam pencegahan kesalahan (dengan tindakan perbaikan dan pencegahan).
Pengujian berfokus terutama pada evaluasi atau menilai kualitas produk.
5. Pelatihan (Training)
Sebelum digunakan oleh Organisasi Mahasiswa di STMIK Sumedang,
pengembang akan melatih semua Organisasi Mahasiswa yang nantinya akan
mengoperasikan aplikasi ini. Tim pengembang juga memberikan informasi untuk
Mahasiswa dan Lembaga.
6. Pemeliharan (Maintenance)
Setelah aplikasi ini digunakan oleh Organisasi Mahasiswa, tim pengembang masih
memantau aplikasi tersebut masih beroperasi dengan baik dan memastikan tidak
ada kendala didalamnya.
7. Dokumentasi (Dokumentation)
Dokumen ini dibuat untuk pedoman dalam mengembangkan aplikasi ini. Dalam
dokumentasi ini dibuatkan cara penggunaan aplikasi, laporan pembuatan aplikasi
dan video tutorial aplikasi.

F. Jadwal Proyek
Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan waktu kurang lebih 3 bulan dengan
pengaturan jadwal sebagai berikut :
Bulan Bulan Bulan
No Kegiatan
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Studi Kelayakan V
2 Desain Fungsi V V V
3 Pemrograman V V V V V
4 Pengujian V V
5 Pelatihan V V
6 Pemeliharaan V V
7 Dokumentasi V V V V V V
G. Sumber Daya Manusia
Tim Pengembang dalam pembuatan (SIOMAS) Sistem Informasi Organisasi
Mahasiswa berbasis Web ini berjumlah 4 orang, yaitu :

No Nama Peran
1 Aceng Abdul Wahid Project Manager
2 Adah Rosyadah System Analyst
3 Hafidh Fauzan Mulany Programmer
4 Randi Nugraha UI/UX Designer

Biaya untuk implementasi pembuatan SIOMAS berbasis web ini diperkirakan sebagai
berikut :
Nama Biaya Harga (Rp)
No
Aktivitas
1 Studi Kelayakan Rp. 250.000
2 Desain Fungsi Rp. 750.000
3 Pemrograman Rp. 2.000.000
4 Pengujian Rp. 350.000
5 Pelatihan Rp. 300.000
6 Pemeliharaan Rp. 350.000
7 Dokumentasi Rp. 250.000
Kebutuhan
8 Web Hosting & Domain Rp. 250.000
Jumlah Total Rp. 4.500.000

[1][2]
H. Daftar Pustaka
[1] E. Firmansyah, “Manajemen Proyek Perangkat Lunak (MPPL).” 2019.
[2] D. P. Y. Ardiana, I. W. D. Suryawan, and E. Hartono, “Sistem Informasi Pengelolaan
Administrasi Organisasi Kemahasiswaan di STMIK Stikom Indonesia,” J. Teknol.
Inf. dan Komput., vol. 4, no. 2, pp. 156–165, 2018.
[3] Buku Pedoman Organisasi Kemahasiswaan STMIK Sumedang
[4] Harga Hosting dan Domain di https://www.rumahweb.com/