PANDUAN & KEBIJAKAN PENETAPAN STATUS BARANG RUSAK

Jika terjadi kasus barang sebagai berikut:

A. Produk Pestisida & Bahan Kimia – Racun

Barang datang yang diterima dari expeditur / supplier oleh pihak gudang dalam kondisi bocor / cacat /
basah / rusak, tindak lanjut yang WAJIB dilakukan adalah :
1. Pihak Gudang (PJ / Checker), ambil dokumentasi berupa foto / video atas produk yang bocor / cacat /
basah / rusak tersebut. Foto / video dibagikan - diinformasikan ke group whatsapp PO – Distibution –
Sales, tag bagian PO dan Spv Sales.
2. Pihak Gudang (PJ / Checker) mengisi form barang rusak / reject (5 rangkap/lembar) dan wajib
ditandatangani oleh pihak checker, pihak Pj Gudang serta pihak expeditur atau supplier.

Masing – masing lembar form isian barang rusak / reject ini untuk:

Lembar Pertama (Asli) :

Diserahkan dan dilampirkan pada dokumen dari expeditur / supplier
 SA (Surat angkut expedisi)
 SJ (Surat jalan dari supplier atau Gudang Surabaya)
 DO / GON dari supplier atau pabrik

Diberikan kepada admin logistik – bagian FA agar diperhitungkan saat melakukan pembayaran ke
supplier – pabrik, jika barang rusak tersebut tidak diganti dalam bentuk barang tetapi dalam bentuk
penggantian uang / potong hutang lewat transaksi nota sales.

Lembar Kedua (Copy) :

Diserahkan ke bagian PO untuk dilakukan follow up proses laporan ke pihak supplier – pabrik, jika
barang tersebut diterima dalam kondisi harga F.O.B (Free On Board) gudang tujuan pembeli, semua
biaya transportasi dan biaya bongkar atas barang tersebut ditanggung oleh pihak supplier. (Contoh :
PT. NUFARM INDONESIA, PT. SYNGENTA INDONESIA SEED).
Sedangkan F.O.T (Free On Truck) yaitu biaya transportasi saja yang ditanggung penjual sampai
didepan gudang pembeli dan biaya bongkar atas barang tersebut ditanggung sendiri oleh pembeli.
DAFTAR SUPPLIER– Pabrik F.O.T (Free On Truck) – SUMBAWA : PT. BASF INDONESIA, PT.
PETROKIMIA KAYAKU GRESIK, PT. PETROSIDA GRESIK, PT. BISI INTERNATIONAL, PT. MULTI SARANA
INDOTANI, PT. ADVANTA INDONESIA, PT. ADIL MAKMUR FAJAR, PT. AGRICON INDONESIA, PT.
KIMIKA USAHA PRIMA, PT. UPL, PT. DWITAMA SEMBADA, PT. MAXXI AGRI INDONESIA.
DAFTAR SUPPLIER – Pabrik F.O.T (Free On Truck) – SURABAYA : PT. SMAI, PT. KIU, PT. BTM, PT.
SANITAS, PT. SU, PT. WARU GUNUNG, CV. YAN UTAMA, UD. NNA, PT. SANTANI dll yang pada
umumnya barang diterima sampai Gudang Surabaya.

Page 1 of 3
 Lembar Ketiga (Copy) :
Disimpan oleh bagian admin logistik (arsip – odner khusus), jika arsip tersebut diperlukan dikemudian
hari.
Lembar Keempat (Copy) :
Disimpan oleh bagian PJ Gudang (arsip – odner khusus), jika arsip tersebut diperlukan dikemudian
hari.
Lembar Kelima (Copy) :
Diserahkan kepada pihak expeditur / supplier saat barang selesai diserah terimakan kepada pihak
Gudang.
3. Bagian PO melakukan follow up kepada pihak supplier – pabrik, jika status barang diterima dalam kondisi
harga FOB & FOT untuk pengajuan klaim / penggantian atas barang rusak – reject tersebut.
4. Bagian Admin Logistik dan PJ Gudang menindak lanjuti ke tim sales jika barang yang diterima tersebut
dalam kondisi harga FOT – Surabaya, sedangkan barang rusak diterima dari expeditur atas barang
tersebut adalah barang transfer / pindah gudang dari gudang transit Surabaya, diproses klaim dalam
bentuk transaksi sales sebagai bukti potong saat expeditur melakukan penagihan atas biaya pengiriman
barang tersebut.
5. Pihak gudang (PJ Gudang) ambil dokumentasi foto atas produk atau barang yang
rusak/cacat/bocor/basah akibat dari kelalaian karyawan gudang, lamanya disimpan dalam gudang dalam
kurun waktu diatas 5 tahun (khusus produk pestisida/bahan kimia), terjadinya perubahan bentuk menjadi
beku/cair maupun perubahan warna dari warna asli berubah menjadi warna berbeda / pekat.
Khusus untuk barang layak guna / pakai saat terjadi bocor akibat kualitas bahan packing yang kurang
bagus yang mengakibatkan terjadinya bocor, maka tindakan follow up yang wajib dilakukan untuk proses
klaim / bayar oleh pihak tim lapangan pabrik (agronomis) dengan berkordinasi kepada Spv Sales atau
Direktur Utama dan nantinya barang tersebut diserahkan atau dikeluarkan saat ada dokumen nota / DO
transaksi atas barang rusak tersebut.
Adapun saat terjadi kondisi barang rusak diluar support petugas lapangan pabrik, maka Penanggungjawab
gudang wajib mengisi form isian barang rusak / reject.
Form isian barang rusak tersebut segera diserahkan ke pihak admin logistik untuk proses mutasi gudang /
rak barang rusak dan penanggung jawab gudang segera merelokasi barang secara fisik ke area atau lokasi
barang rusak.
Setiap kondisi barang rusak yang dilaporkan akan dilakukan penilaian atas nilai barang tersebut secara
nilai bisnis dan keuangan atas barang – inventory ini oleh pihak Internal Audit dan Pimpinan Perusahaan.
B. Produk Benih
Saat barang masuk – diterima, jika terjadi kondisi rusak, bocor atau robek dari expeditur / supplier segera
dilakukan tindak lanjut proses sesuai panduan SOP, ambil dokumentasi foto / video lalu bagikan ke pihak –
pihak terkait dalam group Whatsapp PO – Distribution – Sales dan untuk selanjutnya pihak terkait
menindaklanjuti sesuai kebijakan dan panduan yang sudah dilakukan seperti produk pestisida.
Page 2 of 3
 Apabila terjadi kerusakan / tidak layak fungsi atas benih tersebut akibat kelalaian dan tidak ada kontrol oleh
pihak penanggungjawab gudang seperti risiko dimakan tikus dan masa label berakhir / mati, maka risiko
kerugian ditanggung oleh penanggung jawab gudang tersebut.
Penanggung jawab gudang bertanggungjawab dan selalu kontrol kendali atas masa label benih ini dari waktu
ke waktu sehingga benih ini tidak menjadio risiko oleh PJ Gudang.
Monitoring masa berlaku Benih

Tgl. Dilaporakan Sebelum Expired

No. Nama Benih Kemasan Qty - Sat Tgl Expired No. Lot / Produksi Nama Supplier
H - 3 Bulan H - 6 Bulan H - 9 Bulan H - 1 Tahun

Pj Gudang Admin Gudang Spv / Manager Internal Audit

C. Barang Non Label Expired Date

Barang – benda material mati yang tidak berisiko dengan masa edar namun bisa terjadi mengalami
penurunan kualitas akibat pengaruh sinar matahari, proses alur keluar masuk barang tidak dijalankan,
kelalaian karyawan akibat jatuh atau ditindih barang lain, maka risiko ini akan dibebankan kepada PJ Gudang.
Kecuali akibat pihak tim sales atau kualitas produk yang kurang diterima pasar maka kebijakan diambil oleh
managemen menjadi barang macet, sehingga risiko kerugian menjadi beban perusahaan dan menjadi
evaluasi penilaian kinerja tim sales yang tidak mampu menjalankan tugas dan tanggungjawabnya dalam
menjual produk – barang yang seharusnya dijual – ditawarkan kepada konsumen.
Jika terjadi kasus saat barang dalam kemasan kondisi baik / bagus, namun barang tersebut bagian atau
komponen nya terdapat tidak layak fungsi, cacat, rusak, maka PJ wajib mengisi form barang rusak / reject
serta dokumentasi foto / video barang untuk dapat ditindak lanjuti kepada pihak supplier, supaya dilakukan
penggantian atas komponen barang tersebut sesuai ketentuan SOP yang ditetapkan oleh pihak supplier –
pabrikan.

Page 3 of 3