PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG

PT SARANA ABADI MAKMUR BERSAMA

Diterbitkan : 02 Mei 2023 Nomor : SAMB-SOP-001
Versi : 0.0 Ditujukan : BAGIAN GUDANG

Halaman : 1 dari 4 Efektif : 08 Mei 2023

LEMBAR PENGESAHAN

DISUSUN OLEH

NAMA JABATAN TANDA TANGAN

Management
Hamdani
Representative

Kasiron Asisten Manajer Gudang

DIPERIKSA, DISETUJUI, DAN DISAHKAN OLEH

NAMA JABATAN TANDA TANGAN

Johannes Leonardi G. Direktur Utama

LEMBAR CATATAN RIWAYAT DOKUMEN

No. Tanggal Hal Uraian Perubahan Disahkan oleh

 PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
PT SARANA ABADI MAKMUR BERSAMA
Diterbitkan : 02 Mei 2023 Nomor : SAMB-SOP-001
Versi : 0.0 Ditujukan : BAGIAN GUDANG

Halaman : 2 dari 4 Efektif : 08 Mei 2023

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan sebagai pedoman bagi bagian Gudang (warehouse) dalam penerimaan dan
penyimpanan barang, yang akan disimpan di dalam gudang untuk diterapkan sesuai dengan kelompok
atau kategori produk.

2. REFERENSI
Peraturan Badan Pengawas Obat Dan Makanan Nomor 21 Tahun 2021 tentang Sistem Jaminan
Keamanan dan Mutu Pangan Olahan di Sarana peredaran.

3. RUANG LINGKUP
Prosedur berlaku di bagian gudang PT Sarana Abadi Makmur Bersama (PTSAMB), mencakup aktivitas
dan tanggung jawab dari setiap petugas dalam proses penerimaan dan penyimpanan barang (produk
dan bahan baku).

4. TANGGUNG JAWAB
 Manajer bertanggung jawab penuh atas operasional gudang secara keseluruhan, baik terkait
aspek mutu, keamanan pangan dan K3L, yang mengacu pada standar yang berlaku.
 Asisten Manajer membantu manajer dalam mengelola operasional gudang secara keseluruhan,
baik terkait aspek mutu, keamanan pangan yang mengacu pada sistem/standar yang berlaku.
 Supervisor bertanggung jawab atas pengelolaan proses penerimaan dan penyimpanan barang
yang mengacu pada sistem/standar yang berlaku.
 Staf Administrasi bertanggung jawab atas proses administrasi secara keseluruhan yang
mengacu pada sistem/standar yang berlaku.
 Kepala Regu/Shift (Leader) bertanggung jawab atas pengawasan secara keseluruhan aktivitas
penerimaan dan penyimpanan barang yang mengacu pada sistem/standar yang berlaku.
 Checker bertanggung jawab atas akurasi penerimaan/kedatangan barang, yang mengacu pada
sistem/standar yang berlaku dan juga menjalankan fungsi pengawasan mutu.
 Operator Forklift bertanggung jawab atas proses bongkar muat barang (pengangkatan,
pemindahan dan penempatan) saat penerimaan/kedatangan dan penyimpanan barang, yang
mengacu pada sistem/standar yang berlaku.
Forklift yang dipakai tidak bermesin diesel
 Operator gudang bertanggung jawab atas proses bongkar barang dari armada dan penyusunan
barang ke palet yang sudah disiapkan oleh Operator Forklift/Leader, yang mengacu pada
sistem/standar yang berlaku.
 Petugas Security bertanggung jawab atas proses penerimaan dan pendaftaran armada serta
dokumen terkait, yang mengacu pada sistem/standar yang berlaku.

5. URAIAN AKTIVITAS PROSEDUR

Menjelaskan langkah-langkah dan hal-hal yang harus dilakukan selama proses penerimaan barang
berlangsung, mencakup:

 Truck/Armada tiba di area perusahaan, kemudian sopir mendaftar ke petugas security untuk
mendapatkan nomor antri sesuai dengan jam kedatangan,
 PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
PT SARANA ABADI MAKMUR BERSAMA
Diterbitkan : 02 Mei 2023 Nomor : SAMB-SOP-001
Versi : 0.0 Ditujukan : BAGIAN GUDANG

Halaman : 3 dari 4 Efektif : 08 Mei 2023

 Petugas Security melakukan pemeriksaan nama perusahaan dan alamat pada dokumen terkait
harus atas nama dan alamat PT Sarana Abadi Makmur Bersama,
 Khusus pangan olahan beku dan dingin yang berisiko tinggi mendapat prioritas untuk segera
ditangani
 Supervisor menerima surat jalan yang sudah dituliskan nomor urut antrian dari petugas security,
 Supervisor memeriksa dan memastikan item barang serta jumlah pada surat jalan sudah sesuai
dengan Purchase Order, kecuali untuk Logistik provider hanya mengacu pada surat jalan yang di
terbitkan oleh principal,
 Supervisor mengintruksikan ke Leader dan jajaran terkait untuk menyelesaikan proses
penerimaan barang,
 Checker, Operator Forklift dan Operator Gudang (sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing) wajib memastikan mutu barang sesuai dengan standar yang telah ditentukan,
mulai dari saat barang masih di dalam Truck/Armada sampai proses penyimpanan selesai, dengan
ketentuan sebagai berikut:
1. Memastikan fisik barang dalam kondisi baik, diantaranya tidak berbau, tidak
bernoda, kemasan tidak rusak (penyok/sobek/basah),
2. Memastikan Batch/Lot Number/Expired Date,
3. Memastikan jumlah/quantity barang,
4. Barang yang disusun pada pallet maksimal beratnya 1 ton,
5. Barang yang disusun dan disimpan dalam satu pallet tidak boleh lebih dari satu
item,
6. Untuk barang yang memerlukan suhu tertentu ditempatkan di ruangan khusus
dengan suhu yang selalu terjaga (coklat, ice cream, keju, dan lain-lain),
7. Pisahkan barang food dengan nonfood atau barang yang barbau,
8. Pastikan tersedia jarak antara barang dengan dinding minimal 30 cm,
9. Barang dilarang diletakkan pada lantai, harus disusun diatas pallet,
10. Barang disusun pada pallet harus rapi sesuai petunjuk yang ada dikemasan
barang masing-masing dan disesuaikan dengan standar tinggi kapasitas rak.

 Apabila ditemukan adanya barang rusak (damage), harus dibuatkan berita acara serta
dilampirkan bukti foto barang rusak tersebut. Untuk dikembalikan/dibawa kembali oleh sopir,
 Operator Forklift harus memastikan Forklift (bukan bermesin diesel) dan dalam keadaan siap pakai
agar pada saat mengoperasikannya tidak bermasalah dan tidak terjadi insiden/kecelakaan atau
hal-hal yang tidak diinginkan dan sudah memakai alat pelindung diri (APD) yang diwajibkan (helm,
rompi, sepatu),
 Barang yang sudah sesuai dengan standar yang telah ditentukan, hasil dari pemeriksaan Checker
kemudian ditempatkan/putaway oleh Operator Forklift ke lokasi rak yang tersedia serta direkap
ke data/logsheet,
 Pada saat menjalankan Forklift khususnya saat mengangkat dan mengangkut barang, operator
forklift harus selalu siaga serta tidak boleh melebihi batas kecepatan standar forklift,
 Setelah proses putaway selesai, periksa kembali bahwa lokasi/rak yang direkap sudah sesuai/tidak
ada yang salah. Dan kemudian melakukan rekonsiliasi dengan checker untuk memastikan bahwa
logsheet sudah sesuai dengan data checker,
 PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN BARANG
PT SARANA ABADI MAKMUR BERSAMA
Diterbitkan : 02 Mei 2023 Nomor : SAMB-SOP-001
Versi : 0.0 Ditujukan : BAGIAN GUDANG

Halaman : 4 dari 4 Efektif : 08 Mei 2023

 Opertor Forklift menyerahkan logsheet kepada supervisor warehouse atau leader untuk
diverifikasi,
 Jika saat penyimpanan ditemukan kondisi barang yang rusak (kemasan sobek, bocor) dan
mendekati kedaluwarsa (near expired date), maka barang dihold/dikarantina terlebih dahulu
untuk diidentifikasi, jika tidak bisa dikemas ulang untuk selanjutnya barang tersebut
dipindahkan/mutasi ke gudang retur/badstock supaya tidak mengkontaminasi/mengganggu
barang bagus yang lainnya.
 Setelah proses penerimaan, penempatan, dan penyimpanan selesai, semua dokumen diserahkan
ke Supervisor untuk di paraf, dan kemudian diserahkan ke staff administrasi untuk proses input ke
sistem digitalisasi.
 Sistem pencatatan penerimaan barang dicatat berdasarkan FIFO (First In First Out) atau FEFO (First
Expired First Out) yang tersedia dalam form penerimaan barang dan kartu stock.
 Produk jadi disimpan dalam kondisi kering di temperature ruangan suhu 22- 35°C yang disesuaikan
dengan suhu penyimpanan produk dan selalu dimonitoring dan dicatat dalam form pemantauan
suhu
 Produk jadi dingin / beku disimpan dalam tempat penyimpanan dingin/cold storage ditetapkan
dengan standar suhu 00C - 50C yang digunakan untuk produk dingin dan produk beku dengan
standar suhu kurang dari -100C s/d -180C yang selalu dmonitoring dan dicatat dalam form
pemantauan suhu.

6. DOKUMEN TERKAIT

 Surat Jalan
 Purchase Order
 Form pemeriksaan barang masuk cheker / form penerimaan barang
 Receiving logsheet
 Berita acara penolakan barang (jika ada)
 Berita acara pengajuan mutasi (jika ada)