KICK-OFF PRESENTATION

JASA PENDAMPINGAN
SISTEM MANAJEMEN MUTU & LINGKUNGAN
ISO 9001:2015 & ISO 14001:2015

PT Pradiksi Gunatama Tbk

Senin, 15 Januari 2024
 AGENDA

A PENDAHULUAN

B TAHAPAN PEKERJAAN

C MANAJEMEN PROYEK

D PERSIAPAN AWAL
 Rangkuman Eksekutif Proyek

Tujuan :
• Memastikan sistem manajemen yang diterapkan sesuai dengan standar yang menjadi acuan
• Untuk melihat kesesuaian antara dokumentasi dengan persyaratan dan dokumentasi dengan
implementasi
• Untuk melihat potensi ketidaksesuaian yang kemungkinan dapat terjadi dan rencana tindakan
perbaikan yang diperlukan

Pekerjaan :
Jasa Pendampingan Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Berdasarkan ISO 9001:2015 dan ISO
14001:2015 di PT Pradiksi Gunatama Tbk.

Ruang Lingkup Konsultansi & Sertifikasi :

Perkebunan Kelapa Sawit yang berlokasi di Jalan Negara Km. 44 Kec. Batu Engau, Kab Paser, Prov.
Kalimantan Timur - Indonesia 76261

Durasi Pekerjaan :
4 bulan (Januari – April 2024) Estimasi
 AGENDA

A PENDAHULUAN

B TAHAPAN PEKERJAAN

C MANAJEMEN PROYEK

D PERSIAPAN AWAL
 Tahapan Pekerjaan
PROJECT SCHEDULE
Target Aktivitas Konsultan PIC Consultant : Emy Sumartini / PT. Dharma Mitra Solusi
Target Aktivitas Sertifikasi Periode : Januari - April 2024
Project Selesai Klien : PT. Pradiksi Gunatama, Tbk
Project Terhenti (*) Jenis Project : ISO 9001:2015, ISO 14001:2015
BOBOT PERIODE 2024
DETAIL PROJECT AKTIVITAS MANDAYS LOKASI JAN FEB MAR APR METODE OUTPUT
(%)
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Kick Off Meeting 0% Kick Off 0 Remote MOM & Materi Kick Off Meeting
Remote/
2. Training Awareness & Internal Audit 10% Training 2 Sertifikat Training, Materi Training
Onsite
Remote/
3. GAP Analysis & Site Visit 10% GAP 2 Report GAP Analysis
Onsite
Develop
4. Develop Document & Implementation 20% 35 Remote Dokumen ISO
Document Kalimantan
Timur
5. Socialization of Document 10% Socialization 1 Remote Zoom Meeting, MOM
Remote/
6. Internal Audit 20% Internal Audit 2 Hasil Audit Internal
Onsite
Management
7. Management Review 10% 1 Remote Zoom Meeting, MOM
Review
Initial Audit Stage-1 & Corrective
8. 10% External Audit 5 Onsite Hasil Audit Stage-1 & Perbaikan
Action
Initial Audit Stage-2 & Corrective
9. 10% External Audit 5 Onsite Hasil Audit Stage-2 & Perbaikan
Action
Total 100% 53
Catatan:
Tanggal didalam jadwal bisa berubah (tentative) menyesuaikan dengan kegiatan Klien dan Konsultan
 Tahapan Pekerjaan
TRAINING AWARENESS & AUDIT INTERNAL

Sasaran: Pemahaman dan kepedulian serta pemenuhan kompetensi internal auditor

Aktivitas
Konsultan Pradiksi Gunatama
a)Penyelenggaraan pelatihan awareness a)Pemilihan peserta training.
dan Internal training. b)Pemilihan kandidat internal auditor
b)Penyelenggaraan pelatihan internal untuk direkomendasikan mengikuti
auditor. pelatihan internal auditor.

Output:
a)Materi awareness training & sertifikat.
b)Materi pelatihan internal auditor & sertifikat.
 Tahapan Pekerjaan
GAP ANALYSIS

Sasaran: Mendapatkan gambaran implementasi/kondisi saat ini

Aktivitas
Konsultan Pradiksi Gunatama
a)Pemetaan struktur organisasi atas a)Menginformasikan tugas/tanggung jawab,
persyaratan; pelaksana proses dalam ruang lingkup
b)Melakukan gap analisis atas proses saat ini sertifikasi;
terhadap persyaratan. b)Reviu pendekatan/metodologi gap analisis;
c) Pelaporan hasil gap analisis atas kondisi saat c) Penyediaan dokumen kebijakan, standar,
ini beserta rencana dan tahapan prosedur dan dokumen pendukung lainnya.
perbaikannya. d)Memberikan informasi asset, proses dalam
ruang lingkup sertifikasi beserta
pengendalian yang sudah ada.
e)Reviu laporan hasil gap analisis.
Output:
a)Laporan hasil gap analisis.
 Tahapan Pekerjaan

PEMBUATAN & PENGEMBANGAN DOKUMEN SERTA SOSIALISASI

Sasaran: Pembuatan Dokumentasi Kebijakan, Manual, SOP, Formulir

Aktivitas

Konsultan Pradiksi Gunatama

a)Pendampingan pembuatan dokumentasi a)Menyediakan data yang dibutuhkan
b)Sosialisasi dokumen dalam pembuatan dokumen.
b)Menyediakan Tim dalam pembuatan
dokumen.
Output:
a)Dokumen Kebijakan, Manual, Prosedur
b)Bukti Sosialisasi Dokumen
 Tahapan Pekerjaan
IMPLEMENTASI

Sasaran: Bukti Pemenuhan Implementasi (Records)

Aktivitas

Konsultan Pradiksi Gunatama

a)Pendampingan implementasi a)Menyediakan data dan lokasi
b)Perbaikan jika ada kekurangan dalam implementasi
implementasi b)Menyediakan Tim dalam implementasi
Output:
a)Bukti Penerapan
 Tahapan Pekerjaan
AUDIT INTERNAL & TINJAUAN MANAJEMEN

Sasaran: Pengukuran dan evaluasi implementasi

Aktivitas

Konsultan Pradiksi Gunatama

a)Pendampingan penyelenggaraan internal audit. a)Reviu jadwal pelaksanaan internal audit.
b)Pendampingan perbaikan temuan internal b)Pemilihan kandidat internal auditor.
audit. c) Reviu temuan dan perbaikan internal audit.
c) Pendampingan penyelenggaraan rapat tinjauan d)Pengukuran atas sasaran
manajemen. e)Penyelenggaraan rapat tinjauan manajemen.
Output:
a)Jadwal internal audit.
b)Laporan hasil internal audit.
c) Laporan status perbaikan hasil internal audit.
d)Materi rapat tinjauan manajemen.
 Tahapan Pekerjaan
PENDAMPINGAN AUDIT SERTIFIKASI

Sasaran: Lulus audit Sertifikasi dan mendapatkan sertifikasi ISO

Aktivitas

Konsultan Pradiksi Gunatama

a)Pendekatan dan koordinasi dengan a)Persiapan menghadapi audit sertifikasi.
lembaga sertifikasi. b)Pemantapan jadwal audit sertifikasi.
b)Pendampingan pelaksanaan audit c)Menghadapi audit sertifikasi.
sertifikasi. d)Perbaikan atas temuan audit sertifikasi.
c)Asistensi perbaikan hasil audit
sertifikasi.
Output:
a)Jadwal audit sertifikasi.
b)Laporan audit sertifikasi dan perbaikan temuan audit sertifikasi.
 AGENDA

A PENDAHULUAN

B TAHAPAN PEKERJAAN

C MANAJEMEN PROYEK

C PERSIAPAN AWAL
Manajemen Proyek
Komite Proyek
(Top Management Pradiksi & DMS)

Ketua Tim Konsultan

DMS Ketua Pelaksana
Pradiksi Gunatama

Admin
DMS Admin
Pradiksi Gunatama

Tim Ahli Tim Pelaksana

DMS Pradiksi Gunatama
 Manajemen Proyek
Posisi Diusulkan Uraian Pekerjaan
Ketua Tim ▪ Mengkoordinir dan mengalokasikan kegiatan kepada masing-masing tenaga
ahli, menyusun rencana kerja serta persiapan lainnya yang diperlukan,
▪ Memimpin diskusi-diskusi intern tim dan membantu memecahkan semua
permasalahan/persoalan tim baik teknis maupun non teknis,
▪ Melakukan survey awal serta menyusun gap & process analysis antara
kondisi eksisting dan kondisi yang diharapkan,
▪ Mengkoordinasikan penyusunan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk
penerapan persyaratan ISO,
▪ Bertanggung jawab atas semua bentuk laporan yang diminta pemberi tugas
sesuai dengan ruang lingkup kegiatan yang tercantum di dalam
PO/Kontrak/PKS.
 Manajemen Proyek
Posisi Diusulkan Uraian Pekerjaan
Tim Ahli ▪ Turut melakukan survey awal serta menyusun gap & process
analysis antara kondisi eksisting dan kondisi yang diharapkan sesuai
dengan persyaratan standar ISO,
▪ Mengkoordinasikan dan mendampingi penyusunan dokumen-
dokumen yang diperlukan untuk penerapan ISO,
▪ Turut bertanggung jawab atas semua bentuk laporan yang diminta
pemberi tugas sesuai dengan ruang lingkup kegiatan yang tercantum
di dalam PO/Kontrak/PKS
 Manajemen Proyek
Posisi
Uraian Pekerjaan
Diusulkan
Administrator ▪ Membantu tim menyusun penulisan, editing dan layouting
Dokumentasi ISO.
Rencana Komunikasi dan Pelaporan Project

Jenis Komunikasi Jalur Komunikasi

Progress Report ▪ Whatsapp

(Online/Onsite) ▪ Telepon
▪ E-mail
▪ Google Drive
Progress Meeting ▪ Whatsapp
(Online/Onsite) ▪ Telepon
▪ E-mail
▪ Google Drive
 AGENDA

A PENDAHULUAN

B TAHAPAN PEKERJAAN

C MANAJEMEN PROYEK

D PERSIAPAN AWAL
 Persiapan Awal
 Pengumpulan dan kajian dokumen sementara milik
Pradiksi Gunatama, seperti:
▪ Legalitas (NIB, dll) & Company Profile
▪ Ruang Lingkup ISO
▪ Struktur Organisasi Terupdate (disertai URJAB)
▪ Manual Mutu (jika ada)
▪ SOP Pengendalian Dokumen, dll
 Metode pelaksanaan konsultansi secara online/onsite
 Ruang Kerja Konsultan & Tim Pradiksi Gunatama
TERIMAKASIH
PT DHARMA MITRA SOLUSI
Jl. Pondok Cabe Raya, Pondok Cabe Mutiara Blok B-16
Tangerang Selatan, Banten
Indonesia – 15418
Phone: +6221 7428221
Email: information@dharmamitra.id
Visit Us On: www.dharmamitra.id

“Learning Quickly for Extraordinary”