PADPDIMM2 (Pedoman IMM)

DPD IMM DIY i
PEDOMAN
ADMINISTRASI
DAN ORGANISASI
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
i
ii
Pedoman Administrasi dan Organisasi
Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta
@2022
Tim Penyusun:
Farhan Aji Dharma
Devi Seftiana
Rifqi Annafi’
Itsna Safira Khairunnisaa
Wahyu Tri Nur Ahmad Firdaus
Muhammad Afif Fauzy
Penyunting:
Farhan Aji Dharma
Desain Sampul & Tata Letak:

Muhammad Fadhal Akhyari
Diterbitkan oleh:
Dewan Pimpinan Daerah

Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Daerah Istimewa Yogyakarta
Jalan Gedongkuning No.130B,
Kotagede, D.I.Yogyakarta, 55171
www.immdiy.or.id | kontak@immdiy.or.id
iii
DEWAN PIMPINAN DAERAH
(Muhammadiyah Student Association - Regional Board)
Jalan Gedongkuning No.130B, Kotagede, D.I.Yogyakarta, 55171
Telp. 082337918598 (Ketua Umum); 081228944434 (Sekretaris Umum)
www.immdiy.or.id kontak@immdiy.or.id
SURAT KEPUTUSAN
Nomor: 729/A-1/XII/2022
Tentang:
PENGESAHAN PEDOMAN ADMINISTRASI DAN ORGANISASI
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta setelah:
Menimbang : 1. Bahwa demi terwujudnya keteraturan dan kesinambungan organisasi Ikatan
Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta dibutuhkan sebuah
pedoman administrasi dan organisasi.
2. Bahwa pedoman administrasi dan organisasi yang telah ditetapkan oleh Dewan
Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah perlu diturunkan dan
disesuaikan dengan kebutuhan internal Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Daerah Istimewa Yogyakarta.
3. Bahwa pedoman administrasi dan organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Daerah Istimewa Yogyakarta perlu diterbitkan dengan surat keputusan (SK).
Memperhatikan : 1. Rapat Kerja Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah
Istimewa Yogyakarta periode 2021-2023 pada 26-27 Juni 2021 secara daring.
2. Tanfidz Musyawarah Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah
Istimewa Yogyakarta ke-XX.
Mengingat : 1. Anggaran Dasar Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
2. Anggaran Rumah Tangga Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
3. Pedoman Administrasi dan Organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN DPD IMM DIY TENTANG PENGESAHAN PEDOMAN

ADMINISTRASI DAN ORGANISASI IKATAN MAHASISWA
MUHAMMADIYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA.
Pertama : Mengesahkan pedoman administrasi dan organisasi Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Kedua : Surat keputusan ini berlaku sejak ditetapkan dan apabila di kemudian hari terdapat
kekeliruan di dalam surat keputusan ini maka dapat dilakukan perbaikan
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Yogyakarta
Pada tanggal : 14 November 2022 M
Bertepatan : 19 Rabiulakhir 1444 H
PIMPINAN
Ketua Umum, Sekretaris Umum,
Muhammad Akmal Ahsan Farhan Aji Dharma

NIA. 12.001.4629 NIA. 12.001.2398
iv
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum, wr., wb.

Alhamdulillahirabbil’alamin. Seraya puji syukur dipanjatkan kepada
Allah Swt., selawat salam juga semoga selalu tercurahkan kepada baginda
Nabi Muhammad saw., pemimpin terbaik dalam sejarah umat manusia.
Sebagai organisasi formal, Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM)
membutuhkan pedoman administrasi dan organisasi dalam rangka
membangun keteraturan, baik dari segi pemikiran maupun perilaku
organisasi para pengurus. Kepemimpinan IMM sama perlunya dengan
kemapanan administrasi. Melalui administrasi yang baik, kepemimpinan
akan berjalan secara efektif dan efisien.
Dalam kepentingan itulah, pedoman administrasi ini diterbitkan untuk
menjadi pegangan para pengurus IMM di Daerah Istimewa Yogyakarta
(DIY). Pedoman administrasi ini disusun berdasarkan kebutuhan di lingkup
wilayah kepemimpinan IMM di DIY yang dikembangkan dari pedoman
administrasi dan organisasi yang telah disusun dan diterbitkan oleh Dewan
Pimpinan Pusat (DPP) IMM tanpa sama sekali merubah atau mengurangi
substansi.
Maka dengan diterbitkannya buku pedoman ini, diharapkan roda
organsiasi di lingkup IMM DIY dapat berjalan secara tertib, rapi, dan efisien
untuk menunjang tujuan organisasi. Terakhir, meskipun telah diupayakan
dengan maksimal, pedoman ini tentu masih jauh dari kata sempurna.
Karena itu diharapkan supaya pedoman ini terus dikoreksi dan diperbarui
di waktu depan.
v
Demikian pengantar ini disampaikan. Atas perhatian immawan dan
immawati sekalian kami haturkan terima kasih.
Wassalamu’alaikum, wr., wb.

2021-2023
Muhammad Akmal Ahsan Farhan Aji Dharma

NIA. 12.001.4629 NIA. 12.001.2398
vi
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.....................................................................v
DAFTAR ISI..............................................................................vii
BAB I PERMUSYAWARATAN................................................. 1
BAB II PROSEDUR PENDIRIAN KOMISARIAT BARU................. 7
BAB III PROSEDUR PEMEKARAN KOMISARIAT........................ 9
BAB IV PROSEDUR PERUBAHAN NAMA KOMISARIAT............. 11
BAB V PROSEDUR PENDIRIAN CABANG................................ 13
BAB VI PROSEDUR PERMOHONAN PEMBAHARUAN SURAT

KEPUTUSAN PENDIRIAN........................................... 15
BAB VII PROSEDUR PERMOHONAN PELIMPAHAN PIMPINAN

KOMISARIAT ANTAR-PIMPINAN CABANG...................17
BAB VIII KAIDAH KOORDINATOR KOMISARIAT (KORKOM).......19
BAB IX PROSEDUR PENGAJUAN PEMBUATAN KARTU

TANDA ANGGOTA (KTA)............................................23
BAB X PROSEDUR PEMBENTUKAN KEPANITIAAN.................25
BAB XI KESEKRETARIATAN.................................................. 27
BAB XII KEARSIPAN...............................................................35
BAB XIII SURAT-MENYURAT....................................................37
BAB XIV DAFTAR PIMPINAN KOMISARIAT DAN CABANG

DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA............................ 67
vii
BAB XV PROTOKOL ACARA....................................................71
BAB XVI PEDOMAN PEMBUATAN PROPOSAL............................73
BAB XVII PEDOMAN PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN.............77
BAB XVIII PEDOMAN PENGESAHAN, PELANTIKAN, DAN

SERAH TERIMA JABATAN...........................................81
BAB XIX PEDOMAN PERSIDANGAN..........................................85
BAB XX ADMINISTRASI KEUANGAN...................................... 89
viii
BAB I
PERMUSYAWARATAN
Permusyawaratan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) terdiri dari

musyawarah komisariat (musykom), musyawarah cabang (musycab),
musyawarah daerah (musyda), tanwir, muktamar, dan muktamar luar biasa
(insidental)1. Setiap permusyaratan menghasilkan keputusaan-keputusan
berkenaan hal-hal yang bersifat penting seperti perjalanan gerakan,
kepemimpinan, dan perkaderan dalam IMM.
Bentuk permusyaratan diatur tersendiri dalam Anggaran Dasar (AD) IMM
Bab VII Pasal 18 tentang Permusyawatan dan Anggaran Rumah Tangga
(ART) IMM Bab V tentang Permusyawaratan2. Peraturan dalam AD dan
ART IMM tentang permusyawaratan tidak menjelaskan secara rinci teknis
pelaksanaan, oleh karena itu dibutuhkan penjelasan mengenai teknis
pelaksanaan3.
A. Musyawarah Komisariat
Musyawarah komisariat yang selanjutnya disebut musykom merupakan
permusyawaratan tertinggi di tingkat pimpinan komisariat.
1. Teknis Pra Pelaksanaan Musyawarah Komisariat

a. Pimpinan komisariat mengajukan surat permohonan pelaksanaan
musykom kepada pimpinan cabang beserta dengan proposal
musykom selambat-lambatnya 15 hari sebelum pelaksanaan.
b. Pimpinan cabang memberikan surat jawaban atas permohonan
pelaksanaan musykom kepada pimpinan komisariat yang
mengajukan dengan ketentuan sebagai berikut:
1) Diterima
• Sesuai dengan batas maksimal pengajuan pelaksanaan
musykom.
• Surat keputusan kepengurusan pimpinan komisariat yang
bersangkutan periode kepemimpinannya telah berakhir.
2 Tanfidz Keputusan Muktamar XIX Kendari tahun 2021.

3 Terkait syarat pimpinan sudah diatur secara jelas dalam ART.
1
• Persiapan perangkat musykom sudah terbentuk di
antaranya: proposal pelaksanaan, kepanitiaan, panitia
pemilihan, tempat dan waktu pelaksanaan, dan seluruh
teknis pelaksanaan.
2) Ditolak
• Mendadak dalam pengajuan pelaksanaan musykom.
• Kurangnya berkas yang dipersiapkan dan ketidaksiapan
teknis pelaksanaan.
c. Pimpinan komisariat mendapatkan surat jawaban pelaksanaan
musykom dari pimpinan cabang (diterima atau ditolak).
d. Jika pimpinan cabang memberikan jawaban diterima, maka
pimpinan komisariat mengajukan surat permohonan sambutan
pelaksanaan musykom kepada pimpinan cabang. Namun, apabila
ditolak, maka pimpinan komisariat melakukan konsultasi dengan
pimpinan cabang di bawah koordinasi bidang organisasi sampai
diizinkan terlaksananya musykom.
e. Pimpinan cabang memberikan surat mandat peserta penuh kepada
salah satu pimpinan cabang yang diutus oleh pimpinan cabang
untuk mengikuti pelaksanaan musykom dengan tembusan pada
pimpinan komisariat dan panitia pelaksana musykom.
2. Pelaksanaan Musykom
Pelaksanaan musykom diatur dalam peraturan tersendiri berdasarkan
yang tercantum dalam anggaran rumah tangga, peraturan panitia pemilihan,
dan lain-lain.
1. Pasca-Pelaksanaan Musykom
a. Pimpinan komisariat demisioner mendapatkan daftar pimpinan
komisariat baru (terpilih) yang diperoleh dari hasil rapat formatur
yang terpilih pada saat pelaksanaan musykom.
b. Pimpinan komisariat demisioner menyampaikan surat
permohonan surat keputusan pelantikan, surat permohonan
melantik dan tanfidz sementara (hasil keputusan sidang pleno/
komisi dan surat keputusan masing-masing sidang) kepada
pimpinan cabang selambat-lambatnya 15 hari setelah pelaksanaan
musykom untuk mendapatkan surat keputusan pelantikan dari
pimpinan cabang.
c. Pimpinan cabang memberikan surat keputusan pelantikan
setelah laporan pelaksanaan musykom (pada poin b) diterima
oleh pimpinan cabang. Namun, apabila sampai 15 hari sesudah
2 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

penyerahan hasil musykom belum ada jawaban (pengesahan) dari
pimpinan cabang, maka keputusan dianggap sah.
d. Dalam prosesi pembacaan surat keputusan pelantikan dilakukan
oleh sekretaris umum pimpinan cabang dan pembacaan ikrar
pelantikan oleh ketua umum pimpinan cabang terkait. Namun,
apabila berhalangan di antara keduanya, maka digantikan oleh
bidang organisasi maupun bidang lain dari unsur pimpinan cabang.
e. Sebelum prosesi pelantikan, pimpinan komisariat yang baru
menyerahkan lembar komitmen pencegahan kekerasan seksual
yang telah ditandatangani oleh masing-masing pimpinan yang
akan dilantik kepada pimpinan cabang.
f. Pimpinan komisariat mendapatkan salinan berkas pelantikan dari
pimpinan cabang minimal 4 rangkap (1 rangkap sebagai arsip
pimpinan cabang, 1 rangkap sebagai arsip pimpinan komisariat,
dan 1 rangkap untuk pimpinan kampus/fakultas komisariat
yang bersangkutan), serta 1 rangkap diserahkan kepada Dewan
Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah
Istimewa Yogyakarta (DPD IMM DIY). Salinan berkas dapat
berbentuk digital.
g. Selambat-lambatnya 1 bulan setelah musykom, keputusan
musykom harus ditanfidzkan oleh pimpinan komisariat dan
diserahkan kepada pimpinan cabang.
h. Keputusan musykom tetap berlaku sampai diubah atau dibatalkan
oleh musykom berikutnya.
B. Musyawarah Cabang
Musyawarah cabang merupakan permusyawaratan tertinggi di tingkat
pimpinan cabang.
1. Pra Pelaksanaan Musyawarah Cabang
a. Pimpinan cabang mengajukan surat permohonan pelaksanaan
musyawarah cabang (musycab) kepada DPD IMM DIY beserta
dengan proposal musycab selambatnya 1 bulan sebelum
pelaksanaan.
b. DPD IMM DIY memberikan surat jawaban atas permohonan
pelaksanaan musycab kepada pimpinan cabang yang mengajukan
musycab dengan ketentuan sebagai berikut:
DPD IMM DIY 3

1) Diterima
• Sesuai dengan batas maksimal pengajuan pelaksanaan
musycab.
• Surat keputusan (SK) kepengurusan pimpinan cabang yang
bersangkutan periode kepemimpinannya sudah berakhir.
• Persiapan perangkat musycab sudah terbentuk di
antaranya: proposal pelaksanaan, kepanitiaan, panitia
pemilihan, tempat dan waktu pelaksanaan, dan seluruh
teknis pelaksanaan.
2) Ditolak
• Mendadak dalam pengajuan pelaksanaan musycab.
• Kurangnya berkas yang dipersiapkan dan ketidaksiapan
teknis pelaksanaan.
c. Pimpinan cabang mendapatkan surat jawaban pelaksanaan
musycab dari DPD IMM DIY (diterima atau ditolak).
d. Jika DPD memberikan jawaban diterima, maka pimpinan cabang
mengajukan surat permohonan sambutan pelaksanaan musycab
kepada DPD IMM DIY. Namun apabila ditolak, maka pimpinan
cabang melakukan konsultasi dengan DPD di bawah koordinasi
bidang organisasi sampai diizinkan terlaksananya musycab.
e. DPD IMM DIY memberikan surat mandat peserta penuh kepada
salah satu pimpinan yang diutus oleh DPD untuk mengikuti
pelaksanaan musycab dengan tembusan pada pimpinan cabang
dan panitia pelaksana musycab.
2. Pelaksanaan Musyawarah Cabang

Pelaksanaan musycab diatur dalam peraturan tersendiri berdasarkan
dan lain-lain.
3. Pasca-Pelaksanaan Musyawarah Cabang
a. Pimpinan cabang demisioner mendapatkan daftar pimpinan
cabang baru (terpilih) yang diperoleh dari hasil rapat formatur
yang terpilih pada saat pelaksanaan musycab.
b. Pimpinan cabang demisioner menyampaikan surat permohonan
SK pelantikan, surat permohonan melantik dan tanfidz sementara
(hasil keputusan sidang pleno/komisi dan SK masing-masing
sidang) kepada DPD IMM DIY selambat-lambatnya 1 bulan
setelah pelaksanaan musycab untuk mendapatkan surat keputusan
dari DPD.

c. DPD memberikan surat keputusan setelah laporan pelaksanaan
musycab (pada poin b) diterima oleh DPD. Namun, apabila sampai
1 bulan sesudah penyerahan hasil musycab belum ada jawaban
(pengesahan) dari DPD, maka keputusan dianggap sah.
d. Dalam prosesi pembacaan surat keputusan pelantikan dilakukan
oleh sekretaris umum DPD dan pembacaan ikrar pelantikan oleh
ketua umum DPD. Namun apabila berhalangan di antara keduanya
maka digantikan oleh bidang organisasi maupun bidang lain dari
unsur pimpinan DPD.
e. Pimpinan cabang mendapatkan salinan berkas pelantikan dari
DPD minimal 3 rangkap (1 rangkap sebagai arsip DPD, 1 rangkap
sebagai arsip pimpinan cabang dan 1 rangkap untuk pimpinan
daerah Muhammadiyah yang menaungi pimpinan cabang
tersebut). Salinan berkas dapat berbentuk digital.
f. Selambat-lambatnya 1 bulan setelah musycab, keputusan musycab
harus ditanfidzkan oleh pimpinan cabang yang selanjutnya
disosialisasikan kepada pimpinan komisariat masing-masing dan
diserahkan ke DPD.
g. Keputusan musycab berlaku sampai diubah atau dibatalkan oleh
musycab berikutnya.
C. Musyawarah Daerah
Musyarawah daerah (musyda) merupakan permusyawaratan tertinggi
di tingkat daerah. Dalam teknis pelaksanaannya, memang tidak ada aturan
baku yang mengatur secara khusus mengenai teknis pelaksanaan musyda
di IMM termasuk di DPD IMM DIY. Maka, untuk memudahkan dan
mempertegas keteraturan sistem administrasi, DPD IMM DIY memberikan
bentuk prosedur sebagai berikut:
1. Pra Pelaksanaan Musyawarah Daerah
a. DPD IMM DIY mengajukan surat pemberitahuan pelaksanaan
musyawarah daerah (musyda) kepada Dewan Pimpinan Pusat
(DPP) IMM selambatnya 2 bulan sebelum pelaksanaan musyda.
b. Apabila diterima oleh DPP IMM, DPD IMM DIY membentuk
perangkat musyda di antaranya: proposal pelaksanaan, kepanitiaan,
panitia pemilihan, tempat dan waktu pelaksanaan, dan seluruh
teknis pelaksanaan selambatnya 2 bulan sebelum pelaksanaan
musyda yang telah disetujui oleh DPP IMM.
c. DPD IMM DIY mengirimkan berkas pelaksanaan musyda kepada
seluruh pimpinan cabang dan pimpinan komisariat IMM se-DIY
selambatnya 1 bulan sebelum pelaksanaan musyda.
DPD IMM DIY 5

d. Pimpinan cabang dan pimpinan komisariat IMM se-DIY
mengumpulkan berkas musyda kepada DPD IMM DIY atau
kepada panitia pelaksana musyda selambatnya 2 minggu sebelum
pelaksanaan musyda.
e. Seluruh berkas yang berkaitan dengan panitia pemilihan musyda
diatur tersendiri oleh panitia pemilihan musyda.
2. Pelaksanaan Musyawarah Daerah
Pelaksanaan musyda diatur dalam peraturan tersendiri berdasarkan
dll.
3. Pasca-Pelaksanaan Musyda
a. DPD IMM DIY demisioner mendapatkan daftar pimpinan terpilih
yang diperoleh dari hasil rapat formatur yang terpilih pada saat
pelaksanaan musyda.
b. DPD IMM DIY demisioner menyampaikan surat permohonan
pelantikan kepada DPP IMM yang dilampiri hasil pelaksanaan
musyda (struktur pengurus terpilih, hasil keputusan sidang pleno/
komisi, dan SK masing-masing sidang) selambat-lambatnya
1 bulan setelah pelaksanaan musyda untuk mendapatkan surat
keputusan dari DPP IMM.
c. DPP IMM memberikan surat keputusan (SK) setelah laporan
pelaksanaan musyda (pada poin b) diterima oleh DPP IMM.
Namun, apabila sampai 1 bulan setelah penyerahan hasil musyda
belum ada jawaban (pengesahan) dari DPP IMM maka keputusan
dianggap sah.
d. Selambat-lambatnya 2 bulan setelah musyda, keputusan musyda
harus ditanfidzkan oleh DPD IMM DIY dan selanjutnya
disosialisasikan kepada seluruh pimpinan cabang.
e. Keputusan musyda berlaku sampai diubah atau dibatalkan oleh
musyda berikutnya.
D. Musyawarah Luar Biasa

Pelaksanaan musyawarah luar biasa di IMM diatur tersendiri dalam
Anggaran Dasar IMM Bab VII Pasal 18 Poin 6 tentang Permusyawaratan
dan dijelaskan dalam Anggaran Rumah Tangga IMM Bab V Pasal 25
tentang Permusyawaratan 4.
4 Tanfidz Keputusan Muktamar XIX Kendari tahun 2021.

BAB II
PROSEDUR PENDIRIAN
KOMISARIAT BARU
1. Pendirian komisariat baru di IMM DIY merupakan bentuk pendirian

komisariat yang belum pernah berdiri sebelumnya di kampus atau
fakultas yang bersangkutan.
2. Komisariat baru yang akan didirikan mengajukan permohonan
pendirian komisariat kepada pimpinan cabang terkait yang disertai
dengan calon struktur pimpinan/kepengurusannya. Pengajuan ini baik
berupa perseorangan ataupun sudah terlembaga (terbentuk struktur).
3. Bidang organisasi pimpinan cabang terkait melakukan kajian dengan
terjun secara langsung (survei) kepada komisariat yang mengajukan
pendirian komisariat baru.
4. Hasil survei bidang organisasi pimpinan cabang ditindaklanjuti dengan
berkoordinasi dengan bidang kader pimpinan cabang terkait untuk
melaksanakan perkaderan formal Darul Arqam Dasar (DAD).
5. Calon pimpinan komisariat baru telah melaksanakan perkaderan
formal DAD.
6. Jika belum terbentuk struktur kepengurusan pada saat pengajuan
komisariat baru (poin 2) bidang organisasi pimpinan cabang terkait
membentuk struktur kepengurusan pimpinan komisariat. Namun
apabila sudah terbentuk kepengurusan, bidang organisasi pimpinan
cabang menindaklanjuti dengan pembuatan surat secara resmi tentang
pendirian pimpinan komisariat baru.
7. Pimpinan cabang terkait mengajukan surat permohonan pendirian
komisariat baru yang ingin didirikan kepada DPD IMM DIY dengan
melampirkan berita acara pendirian pimpinan komisariat dan struktur
calon pengurus pimpinan komisariat yang bersangkutan.
8. DPD IMM DIY akan melakukan audiensi/pertemuan bersama
komisariat baru yang diajukan dengan didampingi pimpinan cabang
yang mengajukan.
9. Apabila dianggap layak untuk didirikan, maka pimpinan cabang yang
bersangkutan mengajukan surat permohonan surat keputusan (SK)
7
pendirian pimpinan komisariat baru pada saat rapat DPD IMM DIY
dengan acuan pada poin 6.
10. DPD IMM DIY memberikan surat keputusan (SK) pendirian
komisariat kepada pimpinan cabang sebanyak 4 rangkap (1 rangkap
untuk pimpinan cabang terkait, 1 rangkap untuk pimpinan komisariat,
1 rangkap untuk kampus/fakultas komisariat dan 1 rangkap arsip
DPD IMM DIY). Salinan dapat berbentuk format digital. Kemudian,
secara otomatis komisariat yang diajukan berada di bawah wewenang
pimpinan cabang yang bersangkutan. Selanjutnya dilaksanakan proses
pelantikan pimpinan komisariat oleh pimpinan cabang.
11. DPD IMM DIY secara tertulis menunjuk pimpinan cabang yang
bersangkutan untuk melakukan pendampingan lanjutan (pembinaan
dengan khusus) selama minimal 6 bulan dengan pantauan bidang
organisasi DPD IMM DIY secara periodik.

BAB III
PROSEDUR PEMEKARAN
KOMISARIAT
1. Usulan pemekaran komisariat merupakan inisiatif dari pimpinan

komisariat yang bersangkutan. Pemekaran ini didasarkan atas hasil
keputusan musyawarah komisariat (musykom) ataupun hasil keputusan
rapat pleno yang sekurang-kurangnya dihadiri oleh setengah lebih satu
(kuorum) dari jumlah pimpinan komisariat yang bersangkutan. Bukti
usulan dari pemekaran ini ditunjukkan dengan adanya surat keputusan
dan berita acara rapat pleno pimpinan komisariat yang bersangkutan.
2. Pimpinan komisariat kemudian mengajukan surat permohonan
pemekaran komisariat kepada pimpinan cabang terkait dengan
melampirkan surat keputusan dan berita acara pemekaran komisariat
(poin 1).
3. Bidang organisasi pimpinan cabang terkait mengadakan survei atas
kelayakan pemekaran komisariat dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Komisariat yang ingin dimekarkan merupakan komisariat di bawah
pimpinan komisariat dan pimpinan cabang terkait.
b. Tercapainya batas unsur pimpinan sekurang-kurangnya: ketua
umum, sekretaris umum, bendahara umum, bidang kader, bidang
organisasi, bidang hikmah, bidang riset dan pengembangan
keilmuan serta bidang tabligh dan kajian keislaman.
c. Motif pemekaran didasarkan pada efektivitas kepemimpinan
bukan dikarenakan adanya motif lain seperti konflik, dualisme
kepemimpinan, dan lain-lain.
d. Penamaan komisariat yang akan didirikan tidak mengandung unsur
SARA dan melanggar hukum dan norma yang berlaku.
4. Hasil survei bidang organisasi pimpinan cabang kemudian dilaporkan
secara tertulis kepada DPD IMM DIY dengan melampirkan berkas dari
pimpinan komisariat yang mengajukan pemekaran (poin 2) disertai
dengan surat permohonan pemekaran pimpinan komisariat.
9
5. DPD IMM DIY secara kelembagaan mengutus bidang organisasi untuk
mengawal pelaksanaan pemekaran komisariat yang bersangkutan
sekurang-kurangnya melakukan pertemuan (audiensi) dan pemeriksaan
berkas pada poin 1 dan poin 3.
6. Hasil pendampingan dilaporkan bidang organisasi DPD IMM DIY
pada saat rapat pimpinan. Selanjutnya dimintakan pembuatan surat
keputusan persiapan komisariat (berlaku untuk 6 bulan) kepada
sekretaris umum DPD IMM DIY dengan didasarkan pada berkas poin
5.
7. Surat keputusan persiapan komisariat akan diberikan kepada pimpinan
cabang dan pimpinan komisariat yang bersangkutan. Pimpinan cabang
memberikan surat keputusan pelantikan kepada pimpinan komisariat
yang sudah dimekarkan dengan berdasarkan surat keputusan persiapan
komisariat dari DPD IMM DIY.
8. Khusus bagi pimpinan komisariat yang dimekarkan, diadakan masa
persiapan selama 6 bulan. Hal ini diadakan untuk mengukur kelayakan
pimpinan komisariat berdasarkan progresivitas perkaderan dan
kepemimpinan komisariat yang bersangkutan.
9. DPD IMM DIY memberikan surat keputusan (SK) pemekaran
komisariat didasarkan poin 8 kepada pimpinan cabang sebanyak 4
rangkap untuk masing-masing komisariat yang sudah dimekarkan (1
rangkap untuk pimpinan cabang terkait, 1 rangkap untuk pimpinan
komisariat, 1 rangkap untuk kampus/fakultas komisariat dan 1 rangkap
arsip DPD IMM DIY). Salinan dapat berbentuk format digital.

BAB IV
PROSEDUR PERUBAHAN
NAMA KOMISARIAT
1. Pengajuan perubahan nama komisariat harus dengan motif yang benar,

bukan karena adanya kepentingan, konflik, maupun dualisme. Nama
komisariat hanya dapat diubah pada saat musyawarah tertinggi tingkat
komisariat yaitu pada musyawarah komisariat.
2. Usulan perubahan nama komisariat merupakan inisiatif dari
pimpinan komisariat dan pimpinan cabang yang bersangkutan
dengan pertimbangan yang mengharuskan perubahan nama pimpinan
komisariat. Perubahan nama komisariat ini didasarkan atas hasil
keputusan musyawarah komisariat (Musykom) sebagai musyawarah
tertinggi dalam tingkat pimpinan komisariat. Usulan perubahan nama
komisariat didasari dari hasil keputusan rapat pleno pimpinan yang
dibuktikan dengan adanya surat keputusan (SK) dan berita acara.
3. Pimpinan komisariat yang bersangkutan membuat pengajuan
permohonan perubahan nama bersamaan hasil musykom dengan
dilampirkan surat keputusan dan berita acara rapat pleno terkait
perubahan nama komisariat kepada pimpinan cabang yang menaungi
komisariat yang bersangkutan.
4. Pimpinan cabang yang menaungi mengajukan permohonan surat
keputusan perubahan nama komisariat kepada DPD IMM DIY dengan
dilampiri berkas dari komisariat yang mengajukan perubahan nama
komisariat (poin 3) dan permohonan surat keputusan pimpinan
komisariat dengan nama yang baru yang diusulkan oleh pimpinan
komisariat yang bersangkutan.
5. DPD IMM DIY memberikan surat keputusan (SK) perubahan nama
komisariat dan SK pimpinan komisariat dengan nama yang baru
kepada pimpinan cabang sebanyak 4 (empat) rangkap pada setiap surat
keputusan yang diterima (1 rangkap untuk pimpinan cabang terkait, 1
rangkap untuk pimpinan komisariat, 1 rangkap untuk kampus/fakultas
komisariat dan 1 rangkap arsip DPD IMM DIY). Salinan dapat
berbentuk format digital.
11
BAB V
PROSEDUR PENDIRIAN
CABANG
1. Pengajuan pendirian pimpinan cabang baru harus membuat

konsepsi dan arah kinerjanya dengan berpegang pada kebaikan dan
perkembangan gerakan IMM ke depannya.
2. Usulan pendirian pimpinan cabang baru merupakan inisiatif dari
pimpinan komisariat dan pimpinan cabang yang bersangkutan.
Pendirian pimpinan cabang baru ini didasarkan atas hasil keputusan
musyawarah daerah (Musyda) ataupun hasil keputusan rapat pleno
antara Bidang Organisasi DPD IMM DIY, pimpinan cabang yang
hendak didirikan, dan pimpinan komisariat di bawah naungan
pimpinan cabang yang bersangkutan. Bukti usulan dari pendirian
pimpinan cabang baru ini ditunjukkan dengan adanya surat keputusan
(SK) dan berita acara.
3. Cabang baru yang akan dibentuk atau diajukan, sekurang-kurangnya
terdiri dari 3 (tiga) komisariat yang telah disahkan5.
4. Pengajuan permohonan pendirian pimpinan cabang baru harus
ditandatangani sekurang-kurangnya oleh 3 (tiga) pimpinan komisariat.
5. DPD IMM DIY mengajukan surat permohonan pembentukan
pimpinan cabang baru kepada DPP IMM dengan dilampiri berita acara
dan permohonan pendirian pimpinan cabang baru yang ditandatangani
sekurang-kurangnya oleh 3 (tiga) pimpinan komisariat .
6. DPP IMM mengeluarkan surat keputusan (SK) pimpinan cabang baru
(yang diajukan)
7. DPD IMM DIY melantik secara resmi pimpinan cabang baru.
Pimpinan yang dilantik akan mendapat salinan berkas pelantikan dan
surat keputusan (SK) pendirian pimpinan cabang dari DPP IMM.
8. DPD IMM DIY melalui Bidang Organisasi akan memantau dan
mendampingi pimpinan cabang baru sekurang-kurangnya selama 6
(enam) bulan setelah didirikan.
5 Bab III Pasal 9 ART IMM Tanfidz Keputusan Muktamar XIX Kendari tahun 2021.
13
9. Bidang Organisasi DPD IMM DIY membuat laporan secara tertulis
yang kemudian dilaporkan kepada DPD IMM DIY.

BAB VI
PROSEDUR PERMOHONAN
PEMBAHARUAN SURAT
KEPUTUSAN PENDIRIAN
A. Pimpinan Komisariat
1. Pembaharuan surat keputusan (SK) dikarenakan surat keputusan (SK)
pendirian pimpinan komisariat hilang atau rusak.
2. Pimpinan komisariat mengajukan surat permohonan pembaharuan
surat keputusan (SK) pendirian pimpinan komisariat yang ditujukan
kepada pimpinan cabang di mana pimpinan komisariat bernaung
dengan melampiri struktur kepengurusan pimpinan komisariat dan
surat keputusan (SK) pelantikan pimpinan komisariat dari pimpinan
cabang yang masih berlaku.
3. Pimpinan cabang melalui bidang organisasi memeriksa seluruh
kelengkapan administrasi dan selanjutnya diserahkan kepada sekretaris
umum pimpinan cabang.
4. Pimpinan cabang mengajukan surat permohonan pembaharuan surat
keputusan (SK) pendirian pimpinan komisariat kepada DPD IMM
DIY dengan melampirkan berkas yang ada di poin 2.
5. DPD IMM DIY mengeluarkan surat keputusan (SK) tentang
pembaharuan pendirian pimpinan komisariat yang diajukan (poin
3) sebanyak 4 (empat) rangkap (1 rangkap arsip DPD IMM DIY, 1
rangkap arsip pimpinan cabang terkait, 1 rangkap arsip pimpinan
komisariat terkait dan 1 rangkap untuk kampus/fakultas di mana
pimpinan komisariat tersebut berdomisili). Salinan dapat berbentuk
format digital.
B. Pimpinan Cabang
1. Pembaharuan surat keputusan (SK) dikarenakan surat keputusan (SK)
pendirian pimpinan cabang hilang atau rusak.
15
2. Pimpinan cabang mengajukan surat permohonan pembaharuan surat
keputusan (SK) pendirian pimpinan cabang yang ditujukan kepada
DPD IMM DIY dengan melampiri struktur kepengurusan pimpinan
cabang dan surat keputusan (SK) pelantikan dari DPD IMM DIY yang
masih berlaku.
3. DPD IMM DIY mengajukan surat permohonan pembaharuan surat
keputusan (SK) pendirian pimpinan cabang kepada DPP IMM dengan
melampirkan berkas di poin 2
4. DPP IMM mengeluarkan surat keputusan (SK) tentang pembaharuan
pendirian pimpinan cabang yang diajukan (poin 3). Terkait rangkap
surat keputusan (SK) mengikuti prosedur yang ada di DPP IMM.

BAB VII
PROSEDUR PERMOHONAN
PELIMPAHAN PIMPINAN
KOMISARIAT ANTAR-PIMPINAN
CABANG
1. Usulan pelimpahan pimpinan komisariat merupakan inisiatif dari

pimpinan komisariat dan pimpinan cabang yang bersangkutan.
Pelimpahan ini didasarkan atas hasil keputusan musyawarah komisariat
ataupun hasil keputusan rapat pleno pimpinan komisariat dan pimpinan
cabang yang bersangkutan. Hal tersebut dibuktikan dengan adanya
surat keputusan dan berita acara.
2. Apabila dalam poin 1 di atas tidak terpenuhi, maka pelimpahan
pimpinan komisariat antar-pimpinan cabang dapat dilakukan sebagai
berikut:
a. Pimpinan komisariat mengajukan surat pelimpahan pimpinan
komisariat kepada pimpinan cabang yang dinaungi. Dalam surat
tersebut dijelaskan tentang alasan pelimpahan pimpinan komisariat
kepada pimpinan cabang terkait (yang dituju).
b. Pimpinan cabang yang menaungi melakukan survei atas pengajuan
surat tersebut. Alasan pelimpahan pimpinan komisariat haruslah
didasarkan atas efektivitas kepemimpinan.
c. Setelah pimpinan cabang melakukan survei pelimpahan pimpinan
komisariat, pimpinan cabang yang menaungi mengajukan surat
pelimpahan pimpinan komisariat kepada pimpinan cabang yang
dituju pimpinan komisariat dengan melampiri surat dari pimpinan
komisariat yang bersangkutan pada poin a.
d. Pimpinan cabang yang menaungi dan pimpinan komisariat
melakukan pertemuan dengan pimpinan cabang yang dituju untuk
menindaklanjuti surat pelimpahan pimpinan komisariat terkait.
Dalam kesempatan ini juga diatur tentang rencana pelaksanaan
serah terima pelimpahan pimpinan komisariat yang bersangkutan.
17
e. Pimpinan cabang yang menaungi membuatkan surat keputusan
dan berita acara serah terima pelimpahan pimpinan komisariat
dengan diketahui sekurang-kurangnya oleh 4 (empat) orang saksi.
3. Pimpinan cabang yang menaungi mengajukan surat permohonan
surat keputusan pelimpahan pimpinan komisariat kepada DPD IMM
DIYdengan melampirkan berkas pada poin 1 ataupun pada poin 2.
4. Bidang Organisasi DPD IMM DIY melakukan survei dan mengadakan
audiensi dengan pimpinan komisariat, pimpinan cabang yang
menaungi, dan pimpinan cabang yang menerima pelimpahan secara
bersamaan untuk melakukan verifikasi berkas dan segala hal yang
berkaitan dengan proses dan rekam jejak pimpinan komisariat agar
tidak terjadi sengketa di kemudian hari.
5. DPD IMM DIY mengeluarkan surat keputusan wewenang
kepemimpinan pimpinan komisariat yang mengajukan di bawah
wewenang kepemimpinan pimpinan cabang yang menerima
pelimpahan pimpinan komisariat. Jumlah surat keputusan yang
dikeluarkan berjumlah 6 (enam) rangkap (1 rangkap arsip DPD IMM
DIY, 1 rangkap arsip pimpinan cabang yang menaungi (lama), 1
rangkap arsip pimpinan cabang yang menaungi (baru), 1 rangkap arsip
pimpinan komisariat, 1 rangkap arsip pimpinan daerah Muhammadiyah
tempat pimpinan cabang yang bersangkutan bernaung dan 1 rangkap
arsip pimpinan kampus/fakultas). Salinan dapat berbentuk format
digital.

BAB VIII
KAIDAH KOORDINATOR
KOMISARIAT (KORKOM)
BAB I
PENGERTIAN
Pasal 1
Koordinator komisariat adalah bagian pimpinan cabang yang bertugas
membantu sebagian tugas pokok pimpinan cabang6, mengoordinir
komisariat-komisariat di suatu perguruan tinggi atau tempat tertentu yang
berada dalam suatu wilayah cabangnya.
BAB II
|NAMA DAN PEMBENTUKAN
Pasal 2
Badan ini bernama koordinator komisariat yang selanjutnya disebut
korkom.
Pasal 3
Korkom beserta namanya dibentuk dan ditetapkan oleh pimpinan cabang
setempat.
Pasal 4
Pimpinan cabang dapat membentuk korkom apabila telah berdiri
sekurang-kurangnya 3 (tiga) komisariat di wilayah cabangnya.
BAB III
DASAR DAN TUJUAN
Pasal 5
Dasar pembentukan korkom adalah Anggaran Rumah Tangga (ART)
IMM Bab III Pasal 9 ayat 4.
6 Bab III Pasal 9 ayat 5 ART IMM Tanfidz Keputusan Muktamar XIX Kendari tahun 2021.
19
Pasal 6
Tujuan korkom adalah terwujudnya efektivitas dan visibilitas pelaksanaan
program serta terbinanya komisariat-komisariat secara optimal dalam
rangka dinamisasi pergerakan.
BAB IV
FUNGSI, WEWENANG, DAN KEWAJIBAN
Pasal 7
Korkom berfungsi sebagai:
1. Koordinator pelaksanaan program komisariat-komisariat di wilayahnya.
2. Wakil pimpinan cabang dalam melaksanakan pembinaan dan
pengembangan komisariat-komisariat di wilayahnya.
Pasal 8
Korkom berwenang:
1. Mengoordinir kerja sama komisariat-komisariat dalam melaksanakan
programnya.
2. Memberikan motivasi serta mengarahkan komisariat-komisariat sesuai
dengan tujuan IMM.
3. Menyelenggarakan administrasi internal dan antar-lembaga perguruan
tinggi atau daerah tertentu.
Pasal 9
Korkom berkewajiban untuk:
1. Menjamin terwujudnya komunikasi yang efektif antar-komisariat,
perguruan tinggi, dan cabang.
2. Menjalin kerja sama dengan semua lembaga yang ada di perguruan
tinggi yang bersangkutan.
3. Memperluas wilayah dakwah di perguruan tinggi yang bersangkutan.
4. Bertanggung jawab kepada pimpinan cabang setempat.
BAB V
ORGANISASI
Pasal 10
Struktur organisasi korkom terdiri dari ketua, sekretaris, bendahara,
anggota/bidang.
Pasal 11
Anggota korkom terdiri dari perwakilan komisariat-komisariat yang
berada di wilayah teritorial korkom dan direkomendasikan oleh pimpinan
komisariat setempat.

Pasal 12
Masa jabatan korkom menyesuaikan dengan masa jabatan pimpinan
cabang7.
BAB VI
STRUKTUR
Pasal 13
Pembentukan dan pergantian personalia struktur korkom dilakukan dalam
rapat pleno pimpinan cabang yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya 2/3
(dua pertiga) unsur pimpinan cabang dan 2 (dua) perwakilan komisariat
dalam teritorial korkom8.
Pasal 14
Syarat-syarat khusus calon pimpinan korkom:
1. Telah menjadi anggota IMM sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun.
2. Telah lulus perkaderan yang dilaksanakan oleh pimpinan cabang
minimal darul arqam dasar.
3. Mahasiswa aktif di perguruan tinggi setempat.
4. Pernah menjadi pimpinan di komisariat.
BAB VII
PENUTUP
Peraturan korkom ini mulai berlaku semenjak tanggal ditetapkan dan akan
disempurnakan di kemudian hari bila dianggap perlu.
DPD IMM DIY 21

BAB IX
PROSEDUR PENGAJUAN
PEMBUATAN KARTU TANDA
ANGGOTA (KTA)
Kartu tanda anggota (KTA) IMM berdasarkan aturan dalam Anggaran

Rumah Tangga (ART) IMM diatur oleh Dewan Pimpinan Pusat atas
nama Dewan Pimpinan Daerah. Untuk terus mempermudah pelaksanaan
pembuatan KTA ini kemudian diatur dalam beberapa tahap di antaranya:
A. Sosialisasi
1. Secara kelembagaan DPD IMM DIY melalui Bidang Organisasi
mengeluarkan surat dan sosialisasi pembuatan KTA kepada pimpinan
cabang dan atau pimpinan komisariat se-DIY.
2. Periode pembuatan KTA disesuaikan dengan kebijakan DPD IMM
DIY, minimal sekali dalam setahun atau dua kali dalam satu periode
kepemimpinan.
B. Mekanisme Pembuatan KTA

1. Kader yang ingin melakukan pembuatan KTA sudah aktif sebagai
kader IMM dan/atau sudah melaksanakan perkaderan utama sekurang-
kurangnya 6 bulan.
2. Menyiapkan dokumen pindai syahadah darul arqam dasar (DAD) atau
surat keterangan sudah melaksanakan DAD dari pimpinan cabang
terkait.
3. Menyiapkan dokumen foto 3x4 formal berwarna berekstensi JPG,
JPEG, atau PNG.
4. Bagi yang ingin memperbaharui KTA, harap menyiapkan dokumen
pindai KTA yang lama.
5. Mengisi formulir pembuatan KTA yang bisa diakses di situs web IMM
DIY.
23
6. Membayar biaya pembuatan KTA sesuai kebijakan Bidang Organisasi
DPD IMM DIY.
7. Pembayaran dilakukan melalui komisariat masing-masing kemudian
diserahkan ke pimpinan cabang lalu kemudian ke DPD IMM DIY
sejumlah Rp 15.000,00.
8. Jurnal teknis pengisian formulir di situs web akan dijelaskan di
kemudian hari melalui lampiran tersendiri.
C. Pasca-Pembuatan KTA
1. Bidang Organisasi DPD IMM DIY berkoordinasi dengan bidang
organisasi pimpinan cabang yang melakukan pembuatan KTA.
Sekaligus membagi dana sisa dari pembuatan KTA IMM dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. 25% untuk pimpinan komisariat.
b. 25% untuk pimpinan cabang.
c. 50 % untuk DPD IMM DIY.
2. Bidang organisasi pimpinan cabang yang melakukan pembuatan KTA
mendapatkan KTA yang sudah selesai pengerjaannya dan kemudian
diserahkan kepada pimpinan komisariat yang mengajukan pembuatan
KTA.

BAB X
PROSEDUR PEMBENTUKAN
KEPANITIAAN
1. Setiap pelaksanaan agenda program atau kegiatan yang membutuhkan

kepanitiaan disebut panitia pelaksana. Hal ini berlaku untuk seluruh
level pimpinan dari tingkat daerah, cabang, maupun komisariat
2. Panitia pelaksana dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya
mendapatkan surat keputusan dari level pimpinan yang membentuk
kepanitiaan.
3. Panitia pelaksana dalam menjalan kinerjanya apabila berkaitan dengan
penomoran surat menyurat mengikuti pertimbangan sebagai berikut:
a. Apabila panitia pelaksana belum mendapatkan surat keputusan dari
level pimpinan yang membentuk kepanitiaan maka penomoran
surat menyurat mengikuti/melanjutkan nomor surat terakhir yang
ada pada sekretaris umum.
b. Apabila panitia pelaksana sudah mendapatkan surat keputusan dari
level pimpinan yang membentuk kepanitiaan maka penomoran
surat diatur dari awal (dari angka 01)
4. Setiap stempel kepanitiaan, panitia pelaksana tetap mengacu pada
kaidah pembuatan stempel panitia pelaksana9.
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH DAERAH XX
5. Setiap hal yang berkaitan dengan konsep dan teknis pelaksanaan

agenda/program diatur tersendiri oleh masing-masing level pimpinan
sesuai dengan kebutuhan agenda/programnya.
9 Bab VI Poin G Nomor 3 Pedoman Administrasi dan Organisasi IMM tahun 2020.
25
6. Panitia pelaksana memberikan laporan pertanggungjawaban secara
tertulis dalam satu rangkap setelah selesainya pelaksanaan agenda/
program yang sudah dijalankan sekurang-kuranya memuat hal-hal
berikut:
a. Para penanggungjawab kegiatan.
b. Surat menyurat (keluar dan masuk).
c. Jumlah peserta yang berpartisipasi.
d. Laporan keuangan.
7. Laporan tersebut disampaikan kepada sekretaris umum tiap level
pimpinan yang melaksanakan agenda untuk selanjutnya diinventarisasi
seluruh berkas pelaksanaan kegiatan agenda/program tersebut.
8. Terkait poin 7 bendahara umum juga mendapatkan salinan laporan
keuangan untuk selanjutnya dimasukkan dalam neraca keuangan
masing-masing level pimpinan.

BAB XI
KESEKRETARIATAN
A. Pengertian
Kesekretariatan adalah kegiatan atau aktivitas organisasi yang meliputi
pengelolaan sekretariat dan penginventarisan barang-barang organisasi
termasuk arsip.
B. Sekretariat IMM
1. Pengertian Sekretariat IMM
Istilah sekretariat secara etimologi berasal dari kata secretaryship
(kantor seorang sekretaris). Sedangkan secara terminologi, sekretariat
adalah bagian organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan yang
menjadi tugas sekretaris. Istilah sekretariat IMM dimaknai sebagai
ruang atau tempat yang dimanfaatkan sebagai kantor atau sentral (pusat)
pengendalian kegiatan organisasi sekaligus sebagai ruang penyimpanan
aset organisasi yang sudah terinventarisir. Sekretariat juga mengandung
urgensi lain utamanya sebagai media penghubung atau sarana komunikasi
antara IMM dengan masyarakat. Untuk itu, setiap level pimpinan dalam
IMM harus mempunyai sekretariat yang mapan. Apabila belum mampu,
agar diusahakan mencari tempat yang tetap seperti bergabung dengan
kantor pimpinan Muhammadiyah setempat atau sebagainya.
2. Fungsi Sekretariat IMM
a. Melangsungkan fungsi perkantoran.
b. Melaksanakan administrasi organisasi.
c. Tempat pelaksanaan pertemuan rutin maupun pertemuan insidental.
d. Tempat pengorganisasian program kerja maupun program
insidental.
e. Tempat pengorganisasian dan pelaksanaan keputusan maupun
program.
f. Tempat pengorganisasian data organisasi dan pelayanan informasi
organisasi.
g. Ruang koordinasi dan konsolidasi internal organisasi.
h. dll.
27
3. Pengaturan Sekretariat IMM
a. Letak sekretariat. Fungsi-fungsi sekretariat dapat dijalankan secara
efektif apabila sekretariat IMM terletak di tempat yang strategis,
mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif.
b. Bangunan sekretariat. Bangunan sekretariat IMM hendaknya
diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi
dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan sekretariat
hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
• Luas bangunan memadai.
• Peralatan kantor yang lengkap.
• Kebersihan dan kerapian sekretariat.
• Hal-hal lain yang mendukung tercapainya efektivitas
sekretariat.
c. Sumber daya manusia. Salah satu faktor penting dalam pengelolan
sekretariat adalah tenaga pengelola. Sangat baik apabila setiap
tingkatan pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara
khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian.
Namun bila tidak memungkinkan, maka diatur pembagian
tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisal diatur piket kantor
pimpinan. Sedapat mungkin sekretariat sekaligus sebagai asrama
kader yaitu tempat tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan
tugas-tugas rutin organisasi.
4. Alat-alat Kesekretariatan
Dalam upaya melancarkan tugas-tugas organisasi, khususnya yang
berhubungan dengan penyelenggaraan tertib administrasi, diperlukan alat-
alat kesekretariatan di antaranya:
a. Komputer
b. Lemari
c. Rak buku
d. Meja dan kursi
e. Papan tulis
f. Stempel (stempel identitas organisasi, stempel agenda, dll)
g. Kertas (kertas A4 berkop, amplop berkop, blanko peminjaman
arsip, dll)
h. Buku-buku organisasi (buku induk anggota, buku agenda persuratan,
buku kas, buku notulensi, buku presensi, buku inventaris, dll).
C. Inventaris Organisasi
Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi
berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari 2 (dua) macam yakni

pertama, inventaris permanen berupa kekayaan organisasi yang dalam
jangka relatif lama tidak mengalami perubahan seperti bangunan, lemari,
papan tulis, stempel, dan sebagainya. Kedua, inventaris tidak permanen
berupa kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami
perubahan seperti kop surat, amplop, dan sebagainya.
1. Pengelolaan Inventaris
a. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh
personalia yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian
tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di
kantor/sekretariat.
b. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara
peminjaman atau mengisi pada buku khusus. Akan lebih baik
jika alur peminjaman menggunakan sistem daring otomatis atau
menggunakan aplikasi yang saling terintegrasi dengan keperluan
organisasi yang lain. Jika masih menggunakan cara manual,
contoh kolom peminjaman sebagai berikut:
Waktu
No Nama Alamat Pinjaman Ttd
Dipinjam Dikembalikan
1 IMMawan Sleman Buku HPT 15-07-2022 19-07-2022
c. Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus

dipertanggungjawabkan kepada pimpinan IMM yang lebih tinggi
dan musyawarah tertinggi pada tingkat kepemimpinan yang
bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasi dilakukan oleh
tim verifikasi atau tim materi.
D. Buku-buku Organisasi
1. Buku Induk Anggota
Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota IMM maka diperlukan
adanya buku khusus yang disebut buku induk anggota. Namun menilik
perkembangan zaman dan demi berupaya mengintegrasikan data kader-
kader IMM, maka format buku khusus tersebut dialihkan dengan format
digital berbasis sistem pangkalan data (database). Adapun item-item yang
dibutuhkan dalam pangkalan data tersebut di antaranya:
a. Nomor Induk Anggota (NIA)
b. Nama Lengkap
c. Jenis Kelamin
d. Tempat, Tanggal Lahir
e. Alamat
DPD IMM DIY 29

f. Nomor HP/WhatsApp/Alamat Surel
g. Riwayat Pendidikan
h. Riwayat Perkaderan
i. Pasfoto
2. Buku Catatan Pimpinan
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat struktur pimpinan sesuai
dengan periodenya. Catatan ini juga sebaiknya disertakan dalam sistem
pangkalan data pimpinan sesuai tingkat kepemimpinan masing-masing
dengan sekuritas yang terjamin. Adapun item-item yang dibutuhkan dalam
pangkalan data tersebut di antaranya:
a. Nama
b. Nomor Induk Anggota (NIA)
c. Tempat, Tanggal Lahir
d. Alamat
e. Nomor HP/WhatsApp/Alamat Surel
f. Riwayat Pendidikan
g. Riwayat Perkaderan
h. Pasfoto
3. Buku Agenda Surat Masuk

Adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk. Catatan surat
masuk ini juga sebaiknya dialihkan dalam format pangkalan data digital
(database) atau dicatat dalam perangkat lunak (software) dengan sekuritas
yang terjamin. Adapun item-item yang dibutuhkan dalam pangkalan data
surat masuk tersebut di antaranya:
a. Nomor Urut Surat
b. Nomor Surat
c. Tanggal Masuk Surat
d. Pengirim Surat
e. Perihal Surat
f. Keterangan
Keterangan:
• Nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut diterimanya
surat oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama
dengan nomor dalam surat.
• Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang
tertera dalam surat.

4. Buku Agenda Surat Keluar
Adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar. Catatan surat keluar ini
juga sebaiknya dialihkan dalam format pangkalan data digital (database)
atau dicatat dalam perangkat lunak (software) dengan sekuritas yang
terjamin. Adapun item-item yang dibutuhkan dalam pangkalan data surat
masuk tersebut di antaranya:
a. Nomor Surat
b. Tanggal Surat Keluar
c. Tertuju
d. Perihal Surat
e. Keterangan
Keterangan:
• Nomor urut surat keluar sesuai dengan nomor urut surat oleh
sekretaris umum. Dalam hal ini nomor urut surat sekaligus sama
dengan nomor dalam surat.
• Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang
tertera dalam surat.
5. Buku Notula Rapat/Sidang
Adalah buku yang digunakan untuk mencatat hasil rapat pimpinan
IMM atau mencatat hasil sidang atau hal-hal yang dirasa penting dan
perlu dicatat. Format buku notula dapat dialihkan dengan menggunakan
perangkat lunak (software) dengan sekuritas yang terjamin. Namun ada
baiknya catatan dalam buku tetap digunakan.
DPD IMM DIY 31

Tabel 1. Format Buku Notula Rapat/Sidang
NOTULA RAPAT
PERIODE 2021-2023
Hari, Tanggal: Tempat:

Jenis Rapat: Agenda Rapat:
Hasil Rapat:
1.
2.
3.
4.
dst.
Pimpinan Rapat
Ketua Sekretaris
(……………………) (……………………)
6. Buku Presensi Rapat/Sidang

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat daftar kehadiran rapat
pimpinan IMM atau peserta sidang. Format buku presensi dapat dialihkan
dengan menggunakan perangkat lunak (software) dengan sekuritas yang
terjamin. Namun ada baiknya catatan dalam buku tetap digunakan.

Tabel 2. Format Buku Presensi Rapat/Sidang
PRESENSI RAPAT
PERIODE 2021-2023
Hari, Tanggal: Tempat:

Jenis Rapat: Agenda Rapat:
NO NAMA JABATAN PARAF

1.
2.
3.
dst.
7. Presensi Kegiatan
Adalah lembar presensi kegiatan yang diadakan oleh pimpinan maupun
panitia pelaksana.
Tabel 3. Format Presensi Kegiatan
PRESENSI TALKSHOW SEKOLAH ANTIKORUPSI

PERIODE 2021-2023
Hari, Tanggal:
Tempat:
Tema:
NO NAMA INSTANSI PARAF

1.
2.
3.
dst.
DPD IMM DIY 33

E. Dokumentasi Organisasi
1. Pengertian
Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut
kegiatan pencarian, pengumpulan, dan penyimpanan dokumen-dokumen
organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau
kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen.
2. Bentuk-bentuk Dokumen
a. Gambar atau foto
b. Tulisan dan surat penting
c. Benda berharga
d. Surat kabar, buku, majalah, dll.
3. Pengelolaan Dokumen
a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris.
b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan
penyusunan sejarah organisasi, juga dipakai untuk menyusun
laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.
c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara
peminjaman dokumen.

BAB XII
KEARSIPAN
A. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut
kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat
dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian
ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena
memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena
itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik.
B. Sistem Pengarsipan
Beberapa sistem penyimpanan arsip di antaranya:
1. Sistem abjad (alphabetic system) yakni sistem penyusunan dengan
urutan A-Z.
2. Sistem subjek (subject system) yakni sistem penyusunan berdasarkan
permasalahan.
3. Sistem tanggal (chronological system) yakni sistem penyusunan
berdasarkan tanggal arsip.
4. Sistem daerah (geographical system) yakni sistem penyusunan
berdasarkan asal pengirim surat.
5. Sistem numerik (number system) yakni sistem penyusunan berdasarkan
nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih
sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip
dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. Tempat penyimpanan arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan
awet (tahan rusak).
b. Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembapan,
serta mudah diawasi.
35
C. Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk
dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut:
1. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku
yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman
inventaris).
2. Penetapan batas waktu peminjaman.
3. Pengambilan arsip.
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus
memperhatikan hal sebagai berikut:
1. Memeriksa keutuhan arsip seperti semula.
2. Mengembalikan arsip ke tempat semula.
D. Penyusutan Arsip
1. Tujuan Penyusutan Arsip
Tujuan penyusutan arsip adalah untuk mengendalikan arus arsip serta
mengatur penyelamatan arsip. Kegunaan penyusutan arsip adalah pertama,
pendayagunaan arsip secara dinamis baik sebagai berkas kerja maupun
sebagai referensi. Kedua, pertimbangan ekonomis baik yang berkaitan
dengan keterangan, ruangan, maupun peralatan.
2. Tata Cara Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan:
a. Nilai administratif yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan
arsip.
b. Nilai keuangan yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di
bidang keuangan.
c. Nilai penelitian dan sejarah yaitu nilai sebagai data ilmiah dan
historis yang dinilai berharga.
d. Usia arsip.
Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara berikut:
a. Penjilidan.
b. Pemusnahan arsip.
c. Penyerahan arsip kepada arsip nasional atau daerah.

BAB XIII
SURAT-MENYURAT
A. Pengertian
Surat adalah sebuah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa
tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa.
B. Fungsi Surat
Fungsi surat dalam sebuah organisasi adalah sebagai berikut:
1. Alat komunikasi.
2. Dokumentasi organisasi.
3. Alat pembuktian tertulis karena sifatnya yang resmi dan mempunyai
kekuatan hukum.
4. Alat pengingat karena berfungsi sebagai arsip sehingga dapat menjadi
bahan penelitian.
5. Duta organisasi.
6. Pedoman kerja.
C. Jenis-jenis Surat IMM

1. Berdasarkan Keperluan
a. Edaran n. Undangan
b. Laporan o. Mandat
c. Panggilan p. Tugas
d. Peringatan q. Penunjukan
e. Pemberian bantuan r. Pengumuman
f. Pemberian izin s. Keterangan
g. Pemberitahuan t. Pernyataan
h. Peminjaman u. Kuasa
i. Pengantar v. Maklumat
j. Pengusulan w. Berita Acara
k. Rekomendasi x. Keputusan
l. Permohonan y. Instruksi
m. Ucapan terima kasih
37
2. Berdasarkan Wujud
a. Kartu pos
b. Telegram
c. Nota
d. Biasa
3. Berdasarkan Keamanan
a. Sangat rahasia atau vital. Yakni surat yang bernilai sejarah atau
memuat nilai yang sangat penting seperti surat keputusan (SK),
surat perjanjian, dsb.
b. Rahasia atau penting. Yakni surat yang dapat membantu
kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain seperti
peraturan organisasi, dsb.
c. Biasa. Yakni surat yang kegunaannya bersifat sementara seperti
undangan, dsb.
d. Tidak penting. Yakni surat yang telah habis masa kegunaannya.
D. Kaidah Umum Persuratan IMM

1. Surat IMM menggunakan bentuk lurus (block style) atau bentuk
Amerika (American style) kecuali surat-surat khusus seperti: surat
keputusan (SK), surat mandat, surat perjanjian, surat instruksi, surat
edaran, dsb.
2. Surat-surat resmi harus menggunakan bahasa yang sederhana, jelas
maksudnya atau mudah dipahami, dan sesuai dengan kaidah penulisan
yang baik atau sesuai ejaan yang disempurnakan (EYD).
3. Sistem penomoran IMM adalah: nomor surat/kode hubungan
kelembagaan-kode urusan/kode wilayah/tahun surat.
4. Surat harus selalu mengedepankan prinsip estetika.
5. Setiap nomor surat digunakan untuk satu keperluan dan satu tujuan
demi keamanan dan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan
seperti maladministrasi, dll.
6. Arus persuratan berada di bawah pengawasan sekretaris.

E. Kerangka Surat IMM
E. Kerangka Surat IMM
Keterangan:
1. Kop atau kepala surat yang terdiri dari:
a. Tingkatan organisasi
b. Logo IMM yang resmi
DPD IMM DIY 39

c. Alamat sekretariat
d. Nomor kontak penanggung jawab organisasi (ketua umum dan
sekretaris umum)
e. Alamat surel organisasi
f. Situs web organisasi
2. Kalimat basmalah dengan tulisan berbahasa Arab yang diletakkan di
tengah-atas surat.
3. Nomor surat, lampiran (jika tidak ada lampiran, kolom ini dihilangkan)
dan perihal surat yang ditulis berurutan dari atas ke bawah pada tepi
kiri surat di bawah kalimat basmalah.
4. Kota tempat surat dibuat dan tanggal pembuatan surat yang ditulis di
tepi kanan sejajar dengan nomor surat. Tanggal pembuatan surat ditulis
dengan tanggal kamariyah dan masehi.
5. Alamat surat yang terdiri dari identitas individu/lembaga dan alamat
individu/lembaga tersebut.
6. Salam pembuka dengan tulisan latin  Assalamu’alaikum, wr., wb.
7. Prakata yang sesuai dengan isi surat.
8. Isi surat yang disesuaikan dengan kebutuhan.
9. Kalimat jargon  Billaahi fii sabiilil haq fastabiqul khairaat
10. Salam penutup  Wassalamu’alaikum, wr., wb.
11. Pimpinan sesuai tingkatan organisasi dan urgensi surat.
12. Kolom tanda tangan pimpinan.
13. Nama dan NIA pimpinan (legalitas surat).
14. Stempel surat.
15. Tembusan (jika diperlukan).
Tabel 4. Fungsi Bagian Surat
KETERANGAN FUNGSI
• Memberikan informasi bagi penerima surat
Kop surat tentang identitas lembaga yang mengirimkan
surat.

• Memberikan informasi bagi penerima dan
pembuat surat tentang jumlah surat yang telah
dibuat oleh lembaga yang membuat surat.
Nomor surat • Membantu penerima dan pengirim surat dalam
proses penyimpanan dan pengarsipan surat.
• Mempercepat penyelesaian surat-menyurat
(membalas surat).
Lampiran surat tentang adanya keterangan tambahan atau hal
lain yang disertakan dalam surat.
• Memberikan informasi kepada penerima surat
Perihal surat
tentang pokok atau garis besar isi surat.
tentang waktu kedaluwarsa surat/estimasi waktu
Tanggal surat penanganan isi surat.
• Membantu penerima surat dan pengirim surat
dalam proses pengarsipan surat.
• Sebagai alat kontrol bagi penerima surat bahwa
dirinya yang berhak menerima surat.
Nama dan alamat
• Membantu pengirim surat untuk mengetahui
tujuan surat
kecocokan alamat yang dituju dalam proses
memasukkan surat ke dalam amplop.
• Membuka pembicaraan dalam surat secara
Salam pembuka
beretika.
Isi surat bagian • Menunjukkan rasa syukur dan doa bagi
pembuka penerima dan pengirim surat.
• Menampung semua informasi utama yang ingin
Isi surat bagian
disampaikan pengirim surat kepada penerima
isi
surat.
Isi surat bagian • Menunjukkan rasa hormat dan terima kasih
penutup pengirim surat kepada penerima surat.
• Menutup pembicaraan dalam surat secara
Salam penutup
beretika.
• Memberikan informasi berupa nama dan jabatan
dalam lembaga pengirim surat.
Pengesahan surat • Memberikan informasi tentang orang yang
berwenang atau bertanggungjawab atas
informasi yang disampaikan melalui surat.
DPD IMM DIY 41

• Memberikan informasi kepada penerima
Tembusan surat akan adanya pihak atau orang lain yang
menerima surat yang sama.
Catatan • Informasi atau keterangan tambahan yang
tambahan berkaitan tentang isi surat.
Jenis surat
tentang jenis surat yang dibuat.
• Hampir mirip dengan perihal surat yang
berfungsi untuk memberikan informasi kepada
Judul surat
penerima surat tentang pokok/garis besar isi
surat.
tentang pertimbangan-pertimbangan yang
Konsiderans
menjadi dasar dibuat atau dikeluarkannya
keputusan dan instruksi.
tentang rumusan keputusan dan instruksi yang
Diktum
diambil oleh pimpinan berdasarkan konsiderans
yang telah ditetapkan.
• Sebagai bentuk persetujuan untuk menjadi saksi
yang siap diambil pertanggungjawabannya dari
Tanda tangan sebuah peristiwa yang direkam melalui surat.
saksi • Memberikan infomasi kepada penerima surat
bahwa ada pihak lain yang menjadi saksi dari
sebuah peristiwa yang direkam surat.
Pengesahan yang • Sebagai bentuk persetujuan untuk menerima
menerima kuasa kuasa.
Pengesahan yang
• Sebagai bentuk persetujuan untuk memberikan
memberikan
kuasa
kuasa
F. Tuntunan Pembuatan Surat IMM DIY

1. Pimpinan yang berhak dan berwenang mengeluarkan surat menyurat
IMM DIY adalah sekretaris umum dan ketua umum.
2. Apabila bidang dalam level pimpinan tertentu ingin mengeluarkan
surat, maka penomoran surat harus mengikuti atau melanjutkan nomor
surat terakhir yang ada pada sekretaris umum. Demi menjaga alur
persuratan, disarankan agar seluruh surat keluar diterbitkan langsung
oleh sekretaris umum atau sekretaris 1.

3. Surat menyurat terkait kepanitiaan akan diatur selanjutnya.
4. Seluruh surat yang ada dalam poin 2 dan poin 3 harus ditembuskan
kepada sekretaris umum untuk selanjutnya diadakan pengarsipan surat
dan nomor surat.
5. Jumlah stempel pimpinan dalam setiap level pimpinan maksimal
berjumlah dua buah (satu buah dipegang ketua umum dan satu buah
dipegang sekretaris umum). Sedangkan bidang tidak diperkenankan
membuat stempel sendiri.
6. Pindaian (scan) tanda tangan ketua umum dan sekretaris umum
hanya bisa dimiliki kedua pimpinan yang bersangkutan dan tidak
diperkenankan juga dimiliki bidang dalam level pimpinan.
7. Surat menyurat lembaga otonom mempunyai wewenang dan tanggung
jawab tersendiri sebagaimana yang berlaku di lembaga otonom yang
bersangkutan sepanjang tidak bertentangan dengan prinsip manajemen
administrasi IMM. Sedangkan lembaga semi otonom juga berhak
mengeluarkan surat namun harus diketahui (mengetahui) ketua bidang
yang menaungi lembaga semi otonom yang bersangkutan.
8. Seluruh surat menyurat yang dikeluarkan oleh level pimpinan tertentu
sebagaimana disebutkan dalam poin 1 merupakan tanggung jawab
pimpinan.
9. Jenis dan ukuran surat yakni kertas HVS berwarna putih berukuran A4
(21x29,7 cm) dengan gramasi 70 gram atau 80 gram, sedangkan surat
keputusan menggunakan HVS berukuran F4.
10. Margin kertas surat
a. Margin kertas surat adalah jarak sisi tepi atas, kanan, kiri dan
bawah dari kertas surat.
b. Pada prinsipnya tidak ada ketentuan khusus tentang ukuran margin
kertas surat sehingga dapat disesuaikan dengan panjangnya
isi surat. Semakin panjang isi surat maka margin isi surat bisa
semakin kecil.
c. Margin kertas surat yang dipakai di surat-surat pimpinan adalah
margin normal.
Atas : 2,54 cm
Bawah : 2,54 cm
Kiri : 2,54 cm
Kanan : 2,54 cm
DPD IMM DIY 43

11. Jenis dan ukuran huruf
a. Seluruh isi surat kecuali catatan tambahan menggunakan jenis
huruf Times New Roman.
b. Catatan tambahan menggunakan jenis huruf Arial.
c. Ukuran huruf pada empat baris awal kepala surat sebesar 14 pt.
d. Ukuran huruf selain empat baris awal kepala surat sebesar 12 pt.
12. Ukuran spasi antarbaris (line spacing)
a. Ukuran spasi antarbaris pada kepala surat, nomor, lampiran,
perihal, tanggal pembuatan, alamat tujuan surat, pengesahan surat,
tembusan dan catatan tambahan sebesar 1 cm.
b. Ukuran spasi antarbaris pada salam pembuka, isi, dan salam
penutup sebesar 1-1,5 cm artinya ukuran spasi antarbaris
disesuaikan dengan panjangnya isi surat. Semakin panjang isi
surat maka spasi antarbarisnya semakin kecil, semakin pendek isi
surat maka spasi antarbaris semakin besar.
13. Ketentuan untuk spasi antarbagian dalam surat dapat dilihat contoh.

G. Ketentuan Kop atau Kepala Surat
1. Lambang IMM diletakkan di pojok kiri. Ujung atas lambang IMM
segaris dengan margin sisi atas seperti yang ditunjukkan pada gambar 1
di bawah. Pertemuan sudut pena lambang IMM segaris dengan margin
sisi kiri seperti yang ditunjukkan pada gambar 1 di bawah.
DPD IMM DIY 45

1. Lambang IMM diletakkan di pojok kiri. Ujung atas lambang IMM segaris dengan
margin sisi atas seperti yang ditunjukkan pada gambar 1 di bawah. Pertemuan sudut
pena lambang IMM segaris dengan margin sisi kiri seperti yang ditunjukkan pada
gambar 1 di bawah.
Gambar
Gambar 1.1. Bagian-bagian
Bagian-bagian kepala surat.
kepala surat.

(Muhammadiyah Student Association Regional Board)
Telp. 082337918598 (Ketua Umum); 081228944434 (SekretarisUmum)
2. Identitas organisasi diletakkan di sebelah kanan lambang IMM yang disusun dalam 6
2. Identitas organisasi diletakkan di sebelah kanan lambang IMM yang
(enam) baris (menyesuaikan kebutuhan) pada posisi tulisan tengah (center).
disusun dalam 6 (enam) baris (menyesuaikan kebutuhan) pada posisi
3. Posisi tengah (center) pada kepala surat pada kondisi di mana first line header indent
tulisan tengah (center).
dan hanging indent berada posisi yang sejajar sisi kanan lambang IMM seperti yang
3. Posisi tengah
ditunjukkan (center) pada kepala surat pada kondisi di mana first
pada contoh. line
4. header indent
Informasi dan dihanging
yang terdapat indent
masing-masing berada
baris posisi
pada kepala yang
surat sejajar sisi kanan
adalah:
lambang IMM seperti yang ditunjukkan pada contoh.
a. Baris pertama berisi nama tingkatan pimpinan atau unit organisasi seperti yang
ditunjukkan pada contoh. Jenis tingkatan pimpinan atau unit organisasi di IMM
4. Informasi
berupa:
yang terdapat di masing-masing baris pada kepala surat
adalah:
• Tingkat pimpinan yaitu: pimpinan komisariat, pimpinan cabang, dewan
a. Baris pertama
pimpinan daerah,berisi nama
dan dewan tingkatan
pimpinan pusat. pimpinan atau unit organisasi
• seperti
Unsur yang ditunjukkan
pembantu pada contoh.
pimpinan (lembaga otonom danJenis
semitingkatan pimpinan
otonom) contoh:
atau unit organisasi di IMM berupa:
koordinator komisariat, pusat studi, atau korps instruktur.
• Unit pelaksana teknis contoh: panitia pelaksana, kelompok diskusi, atau tim
• Tingkat pimpinan yaitu: pimpinan komisariat, pimpinan
tertentu.
b. cabang,
Baris kedua berisidewan pimpinan
nama organisasi daerah,
(Ikatan dan Muhammadiyah)
Mahasiswa dewan pimpinan pusat.
seperti
Unsur pada
• ditunjukkan
yang pembantu
contoh. pimpinan (lembaga otonom dan semi
c. otonom)
Baris ketiga contoh:
berisi nama koordinator
organisasi komisariat,
(Ikatan Mahasiswa pusat studi,
Muhammadiyah) dalam atau
korps instruktur.
bahasa Inggris seperti yang ditunjukkan pada contoh.
d. Baris keempat berisi nama wilayah teritorial atau komisariat atau cabang atau
• Unit pelaksana teknis contoh: panitia pelaksana, kelompok
daerah seperti yang ditunjukkan pada contoh.
e.
diskusi, atau tim tertentu.
Baris kelima berisi alamat sekretariat. Alamat sekretariat yang ditulis berupa: nama
b. jalan,
Barisnomorkedua
bangunan,berisi
nama kota/kabupaten, nama provinsi
nama organisasi dan kode pos
(Ikatan jika
Mahasiswa
cukup.
Muhammadiyah) seperti yang ditunjukkan pada contoh.
c. Baris ketiga berisi nama organisasi (Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah) dalam bahasa Inggris seperti yang ditunjukkan
pada contoh.
d. Baris keempat berisi nama wilayah teritorial atau komisariat atau
cabang atau daerah seperti yang ditunjukkan pada contoh.
e. Baris kelima berisi alamat sekretariat. Alamat sekretariat yang
ditulis berupa: nama jalan, nomor bangunan, nama kota/kabupaten,
nama provinsi dan kode pos jika cukup.
f. Baris keenam berisi nomor telepon (nomor HP/WA ketua umum
dan sekretaris umum) sebagai narahubung organisasi.

5. Di bawah garis terakhir, ditambahkan dua garis merah sebagai pembatas
antarakeenam
f. Baris kop/kepala surat dengan
berisi nomor elemenHP/WA
telepon (nomor isi surat. Di antara
ketua umum garis tersebut
dan sekretaris
f. Baris keenam
dibubuhkan berisi nomor telepon (nomor HP/WA ketua umum dan sekretaris
umum) sebagai informasi organisasi.dan alamat surel sebagaimana dalam
narahubung website
umum)
contoh. sebagai narahubung organisasi.
5. Di bawah garis terakhir, ditambahkan dua garis merah sebagai pembatas antara
5. Di bawah garis terakhir, ditambahkan dua garis merah sebagai pembatas antara
kop/kepala surat
H. Aturan dengan elemen
Khusus untukisi surat. DiSurat
antara garis
Unittersebut dibubuhkan informasi
kop/kepala surat dengan elemen isiKepala
surat. Di antara garis Pelaksana
tersebut Teknis
dibubuhkan informasi
website dan alamat surel sebagaimana dalam contoh.
1. Untuk
website kepala
dan alamat surelsurat unit pelaksana
sebagaimana dalam contoh.teknis yang berbentuk panitia
kegiatan maka baris pertama cukup ditulis nama kegiatannya tanpa
H. Aturan Khusus untuk Kepala Surat Unit Pelaksana Teknis
perlu
H. Aturan mencantumkan
Khusus kata Unit
untuk Kepala Surat panitia sepertiTeknis
Pelaksana yang dicontohkan pada
1. Untuk kepala
gambar surat
nomor unit pelaksana
(enam). teknis yang berbentuk panitia
teknis yang berbentuk kegiatan maka baris
1. Untuk kepala surat unit6 pelaksana panitia kegiatan maka baris
pertama cukup ditulis nama kegiatannya tanpa perlu mencantumkan kata panitia seperti
pertama
2. cukupkepala
ditulis nama kegiatannya tanpa perlu mencantumkan kata panitia seperti
yangUntuk
dicontohkan padasurat unit
gambar nomorpelaksana
6 (enam).teknis yang dibentuk oleh lebih
yangdari
dicontohkan pada gambar nomor
satu komisariat atau cabang 6 (enam).
maka baris keempat dituliskan nama
2. Untuk kepala surat unit pelaksana teknis yang dibentuk oleh lebih dari satu komisariat
2. Untukseluruh cabang
kepala surat unit atau komisariat
pelaksana yang
teknis yang bekerjasama
dibentuk oleh lebihdengan
dari satudipisahkan
komisariat
atau cabang maka baris keempat dituliskan nama seluruh cabang atau komisariat yang
atau tanda
cabang koma (,).
maka baris keempat dituliskan nama seluruh cabang atau komisariat yang
bekerjasama dengan dipisahkan tanda koma (,).
bekerjasama dengan dipisahkan tanda koma (,).
Gambar
Gambar 2. Contoh
2. Contoh kepala
kepala surat surat cabang.
pimpinan pimpinan cabang.
Gambar 2. Contoh kepala surat pimpinan cabang.
PIMPINAN CABANG
PIMPINAN CABANG
(Muhammadiyah Student Association - Branch Board)
(Muhammadiyah Student Association - Branch Board)
KABUPATEN SLEMAN
KABUPATEN SLEMAN
Jl. Laksda Adisucipto No.112B, Sleman, D.I. Yogyakarta 55281
(alamat surel)
(website)
(website) (alamat surel)
Gambar 3. Contoh kepala surat pimpinan komisariat.

Gambar 3. Contoh
Gambar kepala surat
3. Contoh pimpinan
kepala surat komisariat.
pimpinan komisariat.
PIMPINAN KOMISARIAT
PIMPINAN KOMISARIAT
(Muhammadiyah Student Association - Commissariat Board)
(Muhammadiyah Student Association - Commissariat Board)
FAKULTAS USHULUDDIN DAN PEMIKIRAN ISLAM
FAKULTAS USHULUDDIN DAN PEMIKIRAN ISLAM
DPD IMM DIY 47

Gambar
Gambar 4. Contoh
4. Contoh kepala
kepala surat surat
unsur unsurpimpinan
pembantu pembantu pimpinan cabang.
cabang.
KOORDINATOR KOMISARIAT
Gambar 4. Contoh kepala surat unsur pembantu pimpinan cabang.
(Muhammadiyah Student Association)
KOORDINATOR KOMISARIAT
Gambar 4. Contoh kepala surat UINunsur
SUNAN KALIJAGA
pembantu pimpinanYOGYAKARTA
cabang.
Telp. 085732332453 (Ketua Umum); 081327757834
KOORDINATOR KOMISARIAT (Sekretaris Umum)
UIN SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA
Gambar 5. Contoh kepala surat UINlembaga
SUNANotonom
KALIJAGA atau lembaga semi otonom.
YOGYAKARTA
Gambar 5. Contoh Jl. Laksda
kepalaAdisucipto No.112B,otonom
surat lembaga Sleman, D.I.
atauYogyakarta
lembaga 55281
semi
otonom. Telp. 085732332453 PUSAT
(Ketua STUDI
Umum); ANTIKORUPSI
081327757834 (Sekretaris Umum)
Gambar 5. Contoh kepala surat lembaga otonom atau lembaga semi otonom.
IKATAN
(website) MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(alamat surel)
PUSAT STUDI ANTIKORUPSI
DAERAH
Gambar 5. Contoh kepala surat lembaga ISTIMEWA
otonom YOGYAKARTA
atau lembaga semi otonom.
Telp. 081247447656 PUSAT(Koordinator);
STUDI085715644643
ANTIKORUPSI (Sekretaris Koordinator)
Telp. 081247447656 (Koordinator); 085715644643 (Sekretaris Koordinator)
Gambar 6. Contoh kepala surat unit pelaksana
DAERAH teknis berbentuk
ISTIMEWA panitia pelaksana.
YOGYAKARTA
Telp. 081247447656 LATIHAN INSTRUKTUR
(Koordinator); MADYA
085715644643 (Sekretaris Koordinator)
Gambar 6. Contoh kepala surat unit pelaksana teknis berbentuk panitia pelaksana.
IKATAN
(website) MAHASISWA MUHAMMADIYAH(alamat surel)
Gambar 6. Contoh kepala(Muhammadiyah
surat unit pelaksana
Student teknis berbentuk panitia
Association)
LATIHAN INSTRUKTUR MADYA
pelaksana. DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Gambar 6. Contoh kepala surat unit pelaksana teknis berbentuk panitia pelaksana.
Telp. 081392697974 (Ketua Panitia);
LATIHAN 0895413610129
INSTRUKTUR MADYA (Sekretaris Panitia)
(website)
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (alamat surel)
Telp. 081392697974 (Ketua Panitia); 0895413610129 (Sekretaris Panitia)
I. Format Tanggal Surat DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA
Jalanberbeda
Format tanggal surat Gedongkuning No.130B,
tergantung Kotagede,Untuk
jenis suratnya. D.I.Yogyakarta, 55171
lebih jelasnya dapat
dilihat Telp.
pada tabel 081392697974
di bawah. (Ketua Panitia); 0895413610129 (Sekretaris Panitia)
I. Format Tanggal Surat
Format tanggal surat berbeda tergantung jenis suratnya. Untuk lebih jelasnya dapat
Tabel 5. Tabel perbedaan penulisan tanggal surat menurut jenis suratnya
dilihat
I. Formatpada tabel di bawah.
Tanggal Surat
No. Jenis Surat Komponen Tanggal Posisi Penulisan
Format tanggal
1I. Format surat
Edaran berbeda tergantung
1. Tanggal jenis suratnya. Untuk lebih jelasnya dapat
Tabel 5. Tabel perbedaan
Tanggal penulisan
Surat tanggal surat yang ditulis
menurut jenis suratnya
dilihat pada tabel di bawah. • Sisi kanan kertas di
2 Laporan merupakan tanggal
No. Format tanggal
Jenis Surat surat berbedaKomponentergantung
Tanggaljenis suratnya.
Posisi Untuk
surat. lebih
bawahPenulisan
kop
3 Panggilan pengiriman surat
Tabel1jelasnya dapat dilihat
Edaran pada tabel
1. di bawah.
Tanggal yang ditulis • Tempat dan tanggal
4 5. Tabel perbedaan
Peringatanpenulisan tanggal surat
bukan menurut jenis suratnya
tanggal • Sisi kanan kertas di
2 Laporan merupakan tanggal pembuatan surat
No.5 Pemberian Bantuan
Jenis Surat pembuatanTanggal
Komponen surat. Posisi
bawahPenulisan
kop surat.
3 Panggilan pengiriman surat sejajar dengan
16 Pemberian
Edaran Izin 2. Tempat
1. Tanggal penulisan
yang ditulis • Tempat dan tanggal
4 Peringatan bukan tanggal
surat dicantumkan. • nomor surat.
Sisi kanan kertas di
27 Pemberitahuan
Laporan merupakan tanggal pembuatan surat
5 Pemberian Bantuan pembuatan surat. bawah kop surat.
3 Panggilan sejajar dengan
6 Pemberian Izin 2. pengiriman surat
Tempat penulisan Tempatsurat.
• nomor dan tanggal
4 Peringatan bukan tanggal
suratOrganisasi
dicantumkan.
748 Pemberitahuan
Pedoman Administrasi Dan pembuatan surat
5 Pemberian Bantuan pembuatan surat.
sejajar dengan
6 Pemberian Izin 2. Tempat penulisan
nomor surat.
Tabel 5. Tabel perbedaan penulisan tanggal surat menurut jenis suratnya
1 Edaran
2 Laporan
3 Panggilan 1. Tanggal
4 Peringatan yang ditulis
5 Pemberian Bantuan merupakan • Sisi kanan
tanggal kertas di bawah
6 Pemberian Izin pengiriman kop surat.
7 Pemberitahuan surat bukan • Tempat
8 Peminjaman tanggal dan tanggal
9 Pengantar pembuatan pembuatan surat
10 Pengusulan surat. sejajar dengan
11 Rekomendasi 2. Tempat nomor surat.
12 Permohonan penulisan surat
dicantumkan.
13 Ucapan terima kasih
14 Undangan

1 Mandat
2 Tugas • Tanggal yang
3 Penunjukan ditulis merupakan
4 Pengumuman tanggal • Sisi kanan
5 Keterangan pembuatan surat. kertas, di bawah
6 Pernyataan • Tempat salam penutup.
7 Kuasa penulisan surat
8 Maklumat dicantumkan.
9 Berita Acara

• Tanggal
yang ditulis
1 Keputusan merupakan
tanggal di mana
keputusan/
instruksi yang
• Sisi kanan
ada di dalam
kertas, dibawah
surat ditetapkan.
salam penutup.
• Mencantumkan
2 Instruksi tempat
keputusan/
instruksi yang
ada di dalam
surat ditetapkan.
DPD IMM DIY 49

Tabel 6. Nama-nama bulan dalam hijriah dan masehi.
Hijriah Masehi/Miladiah
Muharam Januari
Safar Februari
Rabiulawal Maret
Rabiulakhir April
Jumadilawal Mei
Jumadilakhir Juni
Rajab Juli
Syakban Agustus
Ramadan September
Syawal Oktober
Zulkaidah November
Zulhijah Desember
Keterangan:
• Angka tahun ditulis lengkap.
• Di akhir tahun hijriah diberi huruf ”H” dengan jarak 1 spasi. Contoh:
1444 H.
• Sedangkan di akhir tahun miladiah diberi huruf ”M” dengan jarak 1
spasi. Contoh: 2022 M.
• Di akhir kalimat tidak perlu diberi tanda titik.
J. Nomor Surat
1. Kata “nomor” tidak disingkat. Huruf awal dari kata “nomor” ditulis
dengan huruf kapital. Setelah kata “nomor” dilanjutkan dengan tanda
titik dua (:).
2. Posisi penulisan nomor surat berbeda tergantung dengan jenis suratnya.
Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel di bawah.

Tabel 7. Perbedaan posisi penomoran surat
Posisi
No. Jenis Surat Posisi Nomor No. Jenis Surat Nomor
Surat
1 Edaran 1 Mandat
2 Laporan 2 Tugas
3 Panggilan 3 Penunjukan
4 Peringatan 4 Pengumuman • Di bawah
Pemberian • Di bawah jenis
5 kop surat. 5 Keterangan
bantuan surat.
6 Pemberian izin • Di bagian 6 Pernyataan • Di bagian
7 Pemberitahuan sisi kiri 7 Kuasa tengah
8 Peminjaman kertas surat. 8 Maklumat surat.
9 Pengantar • Sejajar 9 Berita Acara
10 Pengusulan tanggal 10 Keputusan
11 Rekomendasi pembuatan 11 Instruksi
12 Permohonan surat.
Ucapan terima
13
kasih
14 Undangan
3. Nomor surat terdiri dari nomor urut surat, indeks surat, kode wilayah
dan tahun pembuatan surat yang dipisahkan oleh garis miring (/) tanpa
disela spasi.
4. Di akhir penulisan nomor surat tidak perlu dibubuhi tanda titik (.).
5. Format penomoran surat pada surat-surat pimpinan IMM sebagai
berikut:
a. Nomor urut surat dibuat per periode artinya setiap periode
kepemimpinan berganti maka nomor urut surat dimulai dari awal
(nomor satu). Hal ini demi kepraktisan dan agar jumlah momor
urut relatif kecil.
b. Satu nomor urut surat berlaku untuk satu maksud/tujuan/jenis isi
surat.
c. Apabila surat mempunyai maksud/tujuan/jenis isi surat yang sama
tetapi alamat tujuan surat tidak berbeda maka nomor urut surat
tetap sama.
d. Apabila membuat surat yang mempunyai maksud/tujuan/jenis isi
surat yang sama tetapi alamat tujuan surat berbeda maka nomor
urut surat diganti menjadi nomor urut yang selanjutnya.
e. Indeks surat dalam menurut pedoman administrasi IMM terdiri
dari 2 (dua) komponen, yaitu indeks hubungan lembaga dan
indeks urusan-urusan.
f. Indeks hubungan lembaga berfungsi untuk menunjukkan jenis
lembaga yang menjadi tujuan (penerima) dari surat yang dibuat
DPD IMM DIY 51

oleh pimpinan IMM di masing-masing tingkatan (DPD/PC/PK).
Ketentuan tentang indeks hubungan lembaga di IMM dapat dilihat
pada tabel di bawah.
Tabel 8. Indeks hubungan lembaga.

LEMBAGA CONTOH LEMBAGA KODE
1. Pimpinan dan anggota.
2. PK dan unit pembantu pimpinannya.
Organisasi
3. PC dan unit pembantu pimpinannya. A
Internal IMM
4. DPD dan unit pembantu pimpinannya.
5. DPP dan unit pembantu pimpinannya.
1. Pimpinan Muhammadiyah (PRM, PCM,
PDM, PWM, PP) serta majelis dan
lembaganya.
2. ‘Aisyiyah beserta majelis dan lembaganya.
Muhammadiyah 3. Ikatan Pelajar Muhammadiyah besertanya
dan organisasi lembaganya. B
otonom (ortom) 4. Hizbul Wathan beserta lembaganya.
5. Nasyiatul ‘Aisyiyah beserta lembaganya.
6. Pemuda Muhammadiyah beserta
lembaganya.
7. dsb.
1. Perguruan tinggi Muhammadiyah (PTM)

termasuk rektor, dekan, prodi, biro, dan
lembaganya.
Lembaga
2. Sekolah Muhammadiyah.
Amal Usaha C
3. PKU, rumah sakit, balai pengobatan.
Muhammadiyah
4. BMT.
5. Panti asuhan Muhammadiyah.
6. dsb.

1. Lembaga eksekutif seperti pemerintahan
pusat, pemerintahan provinsi,
pemerintahan daerah, pemerintahan kota,
kecamatan, kelurahan, presiden, gubernur,
bupati, walikota, lurah, camat, RT, RW,
kementerian, depatemen, dan UPTD (Unit
Pelayanan Teknis Daerah).
2. Lembaga legislatif seperti DPR RI, DPRD,
Pemerintahan komisi di DPR RI/DPRD, dan fraksi partai D
di DPR RI/DPRD.
3. Lembaga yudikatif seperti pengadilan,
mahkamah agung, mahkamah konstitusi
dan kejaksaan agung
4. Polisi dan militer.
5. Lembaga independen pemerintah seperti
KPK.
6. dsb.
1. Perusahaan dalam bentuk PT atau CV.

2. Toko atau unit usaha.
3. Restoran/rumah makan.
4. Koperasi.
5. Firma hukum.
Instansi Swasta 6. Serikat dagang.
E
dan Profesi 7. Rumah sakit non amal usaha
Muhammadiyah.
8. Organisasi profesi resmi seperti ISFI
(Ikatan Sarjana Farmasi Indonesia), dan
IAI (Ikatan Akuntan Indonesia).
9. dsb.
1. Partai politik beserta lembaganya.

Organisasi Sosial 2. Lembaga konsultan politik.
F
Politik 3. Lembaga survei politik.
4. dsb.
1. Lembaga swadaya masyarakat.

2. Yayasan.
3. Organisasi keagamaan seperti NU, Persis,
Organisasi HTI.
Kemasyarakatan 4. Organisasi buruh, tani, dan profesi lainnya.
G
dan Sosial 5. Takmir masjid.
Kemasyarakatan 6. Forum komunikasi masyarakat.
7. Paerkumpulan, paguyuban, dan komunitas
lainnya.
8. dsb.
DPD IMM DIY 53

1. Gerakan kemahasiswaan seperti HMI,
PMII, LMND, FMN, dll.
2. Komite Nasional Pemuda Indonesia
(KNPI).
Organisasi 3. Karang Taruna/Pemuda Desa.
Kepemudaan dan 4. Remaja Masjid. H
Kemahasiswaan 5. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM).
6. Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM).
7. Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM).
8. Kelompok Studi Mahasiswa (KSM).
9. dsb.
1. Perseorangan dan organisasi yang
Hubungan Luar
domisilinya/kedudukannya di luar I
Negeri
Indonesia (negara lain).
Lain-lain 1. Lembaga lain yang belum terkategorikan. J
Tabel 9. Indeks urusan-urusan surat.

JENIS KETERANGAN CONTOH KODE
• Surat keputusan
Semua surat
musyawarah.
keputusan,
• Surat mandat
Pengesahan penunjukan, tugas, 1
mengikuti
mandat, kuasa, dan
musyawarah.
perjanjian.
• dsb.
Surat keterangan,
pernyataan,
pemberian izin,
pengusulan, • Surat permohonan
rekomendasi, izin penyelenggaraan
Permusyawa- permohonan, musyawarah.
2
ratan undangan, • Surat undangan
pemberitahuan, peserta musyawarah.
dan pengantar • dsb.
yang berhubungan
dengan kegiatan
musyawarah.

Yang dimaksud
dengan musyawarah
di sini adalah
muktamar, tanwir,
Permusyawa- musyda, musycab,
2
ratan musykom, rapat
pleno pimpinan, rapat
BPH, rapat bidang,
rapat kordinasi
bidang.
• Surat laporan
pelaksanaan kegiatan
musyawarah.
• Surat pengantar
laporan
Surat laporan dan
pertanggungjawaban
Laporan surat pengantar 3
kegiatan.
laporan.
• Surat pengantar
laporan
perkembangan
organisasi.
• dsb.
• Surat instruksi
pelaksanaan hasil
Instruksi, Semua surat instruksi, musyawarah cabang.
Panggilan, perintah, panggilan, • Surat peringatan 4
Seruan. dan peringatan. ketidakaktifan
pimpinan.
• dsb.
• Maklumat aksi
Semua surat
mayday.
maklumat,
• Surat pemberitahuan
Maklumat, pengumuman, edaran,
mekanisme
Pengumuman, surat pemberitahuan
permohonan 5
Tuntunan, dan pengantar
pelantikan PK.
Pedoman yang berhubungan
• Surat pengantar
dengan tuntunan atau
tanfidz.
pedoman organisasi.
• dsb.
DPD IMM DIY 55

Surat keterangan,
pernyataan,
pemberian bantuan.
pemberian izin,
peminjaman,
permohonan,
rekomendasi,
pengusulan,
• Surat izin
undangan, dan
peminjaman kursi
pengantar yang
Perlengkapan kantor sekretariat.
berhubungan dengan 6
dan Hak Milik • Surat pernyataan
perlengkapan
kepemilikan kamera.
dan hak milik
• dsb.
organisasi (inventaris
organisasi) yang
berhubungan dengan
perlengakapan,
fasilitas, sarana,
dan prasarana yang
akan dipakai oleh
organisasi.
Surat keterangan,
pernyataan,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
pengusulan, • Surat pengantar
permohonan, proposal permohonan
rekomendasi, dana.
Usaha
pengantar dan • Surat undangan 7
Keuangan
undangan yang koordinasi
berhubungan dengan bendahara.
pendanaan dan • dsb.
keuangan organisasi
yang berhubungan
dengan tugas-tugas
bendahara.

Surat keterangan,
pernyataan,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
pengusulan,
pendataan organisasi.
permohonan,
Pendataan • Surat pengantar 8
rekomendasi,
survei organisasi.
pengantar dan
• dsb.
undangan yang
berhubungan dengan
aktivitas pendataan
organisasi.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi, • Surat undangan
pemberian bantuan, koordinasi bidang
pemberian izin, organisasi.
pemberitahuan, • Surat pemberitahuan
Keorganisasian 9
undangan, pengantar, pembuatan KTM.
dan permohonan • Surat keterangan
yang berhubungan aktif.
dengan fungsi, • dsb.
tugas, kebijakan dan
program kerja bidang
organisasi.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
• Surat undangan
pemberian bantuan,
koordinasi bidang
pemberian izin,
kader.
pemberitahuan,
undangan, pengantar,
pelaksanaan
Kaderisasi dan permohonan 10
perkaderan.
yang berhubungan
• Surat keterangan
dengan kegiatan/
telah mengikuti
aktivitas perkaderan.
DAD.
Juga berhubungan
• dsb.
dengan fungsi,
kader.
DPD IMM DIY 57

Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin, • Surat undangan
pemberitahuan, koordinasi bidang
Hikmah,
undangan, pengantar, hikmah.
Politik, dan
dan permohonan yang • Surat permohonan 11
Kebijakan
berhubungan dengan audiensi dengan
Publik
kegiatan/aktivitas pemerintahan kota.
sosial politik. • dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
hikmah.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
pemberitahuan,
• Surat undangan
koordinasi bidang
Riset dan dan permohonan
keilmuan.
Pengembangan yang berhubungan 12
• Surat undangan
Keilmuan dengan kegiatan/
sekolah pemikiran.
aktivitas keilmuan
• dsb.
dan pengembangan
intelektual. Juga
berhubungan
dengan fungsi,
keilmuan.

Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
pemberitahuan, • Surat undangan
undangan, pengantar, koordinasi
dan permohonan bidang media dan
Media dan
yang berhubungan komunikasi. 13
Komunikasi
dengan kegiatan/ • Surat audiensi
aktivitas jurnalistik, dengan media massa.
media, dan informasi. • dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
tugas, kebijakan
dan program kerja
bidang media dan
komunikasi.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
• Surat undangan
pemberitahuan,
koordinasi bidang
ekonomi dan
dan permohonan
Ekonomi dan kewirausahaan.
yang berhubungan 14
Kewirausahaan • Surat pemberitahuan
dengan kegiatan/
rekruitmen pengurus
aktivitas ekonomi
BUMI.
dan kewirausahaan.
• dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
tugas, kebijakan
dan program kerja
bidang ekonomi dan
kewirausahaan.
DPD IMM DIY 59

Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberitahuan, koordinasi
undangan, pengantar, bidang social dan
Sosial dan dan permohonan pemberdayaan
Pemberdayaan yang berhubungan masyarakat. 15
Masyarakat dengan kegiatan/ • Surat undangan
aktivitas sosial sekolah
kemasayarakatan. pemberdayaan kritis.
Juga berhubungan • dsb.
dengan fungsi,
sosial pemberdayaan
masyarakat.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
• Surat undangan
pemberian izin,
koordinasi bidang
pemberitahuan,
immawati.
• Surat rekomendasi
dan permohonan
Keimmawatian pengganti bidang 16
yang berhubungan
immawati.
dengan kegiatan/
• Surat undangan acara
aktivitas gender
bidang immawati
dan keimmawatian.
• dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
immawati.

Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
pemberitahuan,
• Surat undangan
koordinasi bidang
Tabligh dan permohonan
tabligh.
dan Kajian yang berhubungan 17
• Surat undangan
Keislaman dengan kegiatan/
kajian keislaman.
aktivitas tabligh dan
• dsb.
kajian keislaman.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
tabligh dan kajian
keislaman.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
• Surat undangan
pemberitahuan,
koordinasi bidang
seni, budaya, dan
dan permohonan
Seni, Budaya, olahraga.
yang berhubungan 18
dan Olahraga • Surat pemberian
dengan kegiatan/
izin tampil wayang
aktivitas seni,
dakwah.
budaya, dan olahraga.
• dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
seni, budaya, dan
olahraga.
DPD IMM DIY 61

Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
undangan, pengantar, lingkungan hidup.
Lingkungan
dan permohonan yang • Surat undangan acara 19
Hidup
berhubungan dengan diskusi lingkungan
kegiatan/aktivitas hidup.
lingkungan hidup. • dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
lingkungan hidup.
Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
pemberian izin,
• Surat undangan
pemberitahuan,
koordinasi bidang
agraria.
Agraria dan permohonan 20
• Surat undangan acara
yang berhubungan
diskusi agraria.
dengan kegiatan/
• dsb.
aktivitas agraria.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
agraria.

Surat keterangan,
pernyataan,
pengusulan,
rekomendasi,
pemberian bantuan,
undangan, pengantar, kesehatan.
Kesehatan dan permohonan • Surat undangan 21
yang berhubungan diskusi tentang
dengan kegiatan/ kesehatan.
aktivitas kesehatan. • dsb.
Juga berhubungan
dengan fungsi,
kesehatan.
Yang tidak dijelaskan

Lain-lain 22
di atas.
Keterangan:
• Dalam penulisan indeks surat antara indeks hubungan kelembagaan
dengan indeks urusan-urusan dipisahkan dengan tanda hubung (-)
tanpa disela spasi.
Tabel 10. Tabel kode wilayah.

WILAYAH KODE WILAYAH KODE
Nangro Aceh Darussalam I Kalimantan Barat XVII
Sumatera Utara II Kalimantan Tengah XVIII
Sumatera Barat III Kalimantan Selatan XIX
Jambi IV Kalimantan Timur XX
Riau V Sulawesi Utara XXI
Bengkulu VI Sulawesi Tengah XXII
Sumatera Selatan VII Sulawesi Selatan XXIII
Lampung VIII Maluku XXIV
DKI Jakarta IX Sulawesi Tenggara XXV
Jawa Barat X Papua XXVI
Jawa Tengah XI Maluku Utara XXVII
Daerah Istimewa Yogyakarta XII Banten XXVIII
Jawa Timur XIII Gorontalo XXIX
Bali XIV Kepulauan Riau XXX
Nusa Tenggara Barat XV Papua Barat XXXI
Nusa Tenggara Timur XVI Bangka Belitung XXXII
DPD IMM DIY 63

K. Aturan Wewenang Penandatanganan
1. Apabila ketua umum berhalangan tetap untuk menandatangani surat
umum atas nama pimpinan dapat digantikan oleh ketua bidang terkait
sesuai urusan surat.
2. Apabila sekretaris umum berhalangan tetap untuk menandatangani
surat umum atas nama pimpinan dapat digantikan oleh sekretaris
bidang terkait sesuai urusan surat.
3. Pergantian penandatangan harus menggunakan aturan penggunaan

kode “atas nama” atau disingkat “a.n”.
4. Sehubungan dengan kelaziman pemakaian pindaian (scan) tanda
tangan, maka sebisa mungkin seluruh surat ditandatangani oleh ketua
umum dan sekretaris umum dengan diketahui oleh kedua belah pihak.
L. Pengecapan
1. Format stempel pimpinan
a. Bentuk bulat telur (oval).
b. Lambang IMM di tengah.
c. Tinta merah tua.
d. Diameter 3 cm dan tinggi 4,4 cm.
e. Tulisan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah melingkar di
bagian atas, sedangkan lingkaran bawah bertuliskan tingkat
kepemimpinan khusus selain DPP, untuk nama wilayah diletakkan
di bagian bawah lambang IMM dengan tulisan lurus.
Gambar 7. Stempel IMM.
2. Format stempel unit pelaksana teknis.

a. Bentuk persegi panjang.
b. Tinta merah tua.
c. Diameter 7 cm dan lebar 4,5 cm.
d. Tulisan nama unit pelaksana teknis.

c. Diameter 7 cm dan lebar 4,5 cm.
d. Tulisan nama unit pelaksana teknis.
Gambar 8. Contoh stempel unit pelaksana teknis.

Gambar 8. Contoh stempel unit pelaksana teknis.
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH DAERAH XX
3. Pengecapan dilakukan di sisi sebelah kanan tanda tangan sekretaris

3. Pengecapan dilakukan
di mana dihasil
sisi pengecapan
sebelah kanan tanda tangan
mengenai sekretaris
sebagian di mana
tanda tangan hasil
(tidak
pengecapan mengenai
menutupisebagian
keseluruhantanda tangan
tanda (tidak
tangan) menutupi keseluruhan tanda
sekretaris.
tangan) sekretaris.
M. Konsideran
M. Konsideran
Konsideran digunakan dalam surat keputusan. Terdiri dari tiga bagian
Konsideranyaitu:
digunakan dalam surat keputusan. Terdiri dari tiga bagian yaitu:
• Menimbang. Berisi uraian tentang pertimbangan-pertimbangan
• Menimbang. Berisi uraian tentang pertimbangan-pertimbangan higga perlu
higga perlu dikeluarkan keputusan.
dikeluarkan• keputusan.
Memperhatiakan. Berisi uraian tentang isi surat yang telah
• Memperhatiakan. Berisipejabat
diterima uraian atau
tentang isi surattentang
penjelasan yang telah diterima pejabat
keadaaan-keadaaan atau
yang
mengakibatkan
penjelasan tentang keluarnya
keadaaan-keadaaan keputusan.
yang mengakibatkan keluarnya keputusan.
• Mengingat. Berisi landasan-landasan hukum atau keputusan-
• Mengingat. Berisi landasan-landasan hukum atau keputusan-keputusan terdahulu.
keputusan terdahulu.
1. Diawali dengan kata “memutuskan” yang ditulis dengan huruf kapital pada posisi rata
1. Diawali dengan kata “memutuskan” yang ditulis dengan huruf kapital
tengah (center).
pada posisi rata tengah (center).
2. Lalu diikuti2.dengan
Lalu kata “menetapkan”
diikuti dengan kata di mana sisi dari bagain
“menetapkan” di manamenetapkan
sisi dari ini ditulis
bagain
dengan huruf kapital.
menetapkan ini ditulis dengan huruf kapital.
3. Selanjutnya diikuti dengan menyebutkan keputusan apa yang
diambil dengan dengan diawali kata-kata pertama, kedua, ketiga, dan
seterusnya.
N. Lain-lain
Hal-hal lain yang belum diatur dalam poin-poin sebelumnya
diberlakukan penyesuaian.
DPD IMM DIY 65

BAB XIV
DAFTAR PIMPINAN
KOMISARIAT DAN CABANG
IKATAN MAHASISWA
MUHAMMADIYAH
Nama Cabang Nama Komisariat Alamat

1. PK IMM FAI UMY
2. PK IMM FT UMY
3. PK IMM FKIK UMY
4. PK IMM FP UMY
Pimpinan Cabang Ikatan
5. PK IMM Fisipol UMY Jl. Sultan Agung
Mahasiswa Muhammadiyah
6. PK IMM FEB UMY No. 14 Kota
Abdul Razak Fakhruddin
7. PK IMM FH UMY Yogyakarta 55171
Kota Yogyakarta
8. PK IMM FIKes UNISA
9. PK IMM Rosyad Sholeh
10. PK IMM FPB UMY
11. PK IMM Vokasi UMY

1. PK IMM FAST UAD
2. PK IMM FKM UAD
3. PK IMM Farmasi UAD
4. PK IMM FTI UAD
5. PK IMM FAI UAD
6. PK IMM FEB UAD
Pimpinan Cabang Ikatan 7. PK IMM Psikologi UAD
8. PK IMM PB2 UAD Jl. Sultan Agung
No. 14 Kota
Djazman Al Kindi 9. PK IMM FH UAD
Yogyakarta 55171
Kota Yogyakarta 10. PK IMM FSBK UAD
11. PK IMM BPP UAD
12. PK IMM Rasyid Ridha
13. PK IMM H.O.S
Tjokrominoto UCY
14. PK IMM JPMIPA UAD
15. PK IMM FK UAD
67
1. PK IMM Ushuluddin dan
Pemikiran Islam UIN
SUKA
2. PK IMM Adab dan Ilmu
Budaya UIN SUKA
3. PK IMM Ilmu Sosial dan
Humaniora UIN SUKA
4. PK IMM Dakwah dan
Komunikasi UIN SUKA
Jl. Laksda
Pimpinan Cabang Ikatan 5. PK IMM Ilmu Tarbiyah Adisucipto No.
Mahasiswa Muhammadiyah dan Keguruan UIN 112B Yogyakarta
Kabupaten Sleman SUKA 55261
6. PK IMM Sains dan
Teknologi UIN SUKA
7. PK IMM Syariah dan
Hukum UIN SUKA
8. PK IMM Ekonomi dan
Bisnis Islam UIN SUKA
9. PK IMM Universitas
Islam Indonesia
10. PK IMM Depok

1. PK IMM Al-Khawarizmi
UGM
2. PK IMM Ibnu Khaldun
Pimpinan Cabang Ikatan UGM
Mahasiswa Muhammadiyah 3. PK IMM Ibnu Al-Baitar TK ABA
Bulaksumur Karangmalang UGM Karangmalang
Kabupaten Sleman 4. PK IMM Ahmad Badawi
UNY
5. PK IMM AR. Sutan
Mansyur UNY

1. PK IMM Buya Hamka
UAD Wates
Pimpinan Cabang Ikatan 2. PK IMM KH Mas Kantor PDM
Mahasiswa Muhammadiyah Mansur UNY Kampus Kabupaten Kulon
Kabupaten Kulon Progo Wates Progo
3. PK IMM Kasman
Singodimedjo

1. PK IMM As-Syifa
2. PK IMM KH. Hisyam
Pimpinan Cabang
Ikatan Mahasiswa 3. PK IMM Ki Hadjar Dewantara Kantor PDM
Muhammadiyah 4. PK IMM Ki Bagus Kabupaten Bantul
Kabupaten Bantul Hadikusumo
5. PK IMM Haji Fachrodin
Koordinator Komisariat
1. Koordinator Komisariat Universitas Muhamamdiyah Yogyakarta
2. Koordinator Komisariat Universitas Ahmad Dahlan
3. Koordinator Komisariat Universitas Islam Negeri Sunan Kalijaga
Yogyakarta
4. Koordinator Komisariat Universitas Gajah Mada
5. Koordinator Komisariat Universitas Negeri Yogyakarta
DPD IMM DIY 69

BAB XV
PROTOKOL ACARA
A. Pelantikan Pimpinan Komisariat

ACARA PENANGGUNGJAWAB
Pembukaan Pembawa Acara
Pembacaan kalam Ilahi Qari
Menyanyikan lagu:
1. Indonesia Raya
Dirigen
2. Mars Muhammadiyah
3. Mars IMM
Acara inti pelantikan:
1. Pembacaan surat keputusan
2. Penyebutan personalia pimpinan
1. Ketua Umum PC IMM
3. Pelantikan dan pengambilan sumpah
2. Sekretaris Umum PC IMM
4. Penandatanganan berita acara pelantikan dan
serah terima jabatan
5. Ikrar komitmen pencegahan kekerasan seksual
Pidato wadak Ketua Umum PK IMM Demisioner
Pidato iftitah Ketua Umum PK IMM Terlantik
Sambutan Ketua Umum PC IMM Pembawa Acara
Pidato amanat PC Muhammadiyah/
Pembawa Acara
Dekan Fakultas
Penutupan Pembawa Acara
B. Pelantikan Pimpinan Cabang

Menyanyikan lagu:
1. Indonesia Raya
Dirigen
3. Mars IMM
Acara inti pelantikan:
1. Pembacaan surat keputusan 1. Ketua Umum DPD IMM DIY
2. Penyebutan personalia pimpinan 2. Sekretaris Umum DPD IMM DIY
3. Pelantikan dan pengambilan sumpah
71
4. Penandatanganan berita acara pelantikan
dan serah terima jabatan
5. Ikrar komitmen pencegahan kekerasan
seksual
Pidato wadak Ketua Umum PC IMM Demisioner
Pidato iftitah Ketua Umum PC IMM Terlantik
Sambutan Ketua Umum DPD IMM DIY Pembawa Acara
Pidato amanat PD Muhammadiyah Pembawa Acara
C. Darul Arqam Madya

Menyanyikan lagu:
1. Indonesia Raya
Dirigen
3. Mars IMM
Laporan Master of Training (MoT) Pembawa Acara
Sambutan Ketua Pelaksana Pembawa Acara
Sambutan Ketua Umum PC IMM Pembawa Acara
Sambutan Ketua Umum DPD IMM DIY Pembawa Acara
Pidato amanat PW Muhammadiyah Pembawa Acara
D. Agenda Kegiatan/Program
Menyanyikan lagu:
1. Indonesia Raya
Dirigen
3. Mars IMM
Laporan Ketua Pelaksana Pembawa Acara
Sambutan Ketua Umum PK/PC/DPD Pembawa Acara
Sambutan Ketua Umum PDM/PWM/Dekan/
Pembawa Acara
Rektor
Pidato amanat Bupati/Walikota/Gubernur Pembawa Acara

BAB XVI
PEDOMAN PEMBUATAN
PROPOSAL
A. Definisi Proposal
Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan
terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal.
B. Jenis-jenis Proposal
Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3 (tiga)
jenis, yaitu: proposal formal, proposal semiformal, dan proposal nonformal.
Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu:
1. Bagian pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul,
surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan
permohonan.
2. Isi proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan,
ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas,
personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan
biaya.
3. Bagian pelengkap penutup yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel,
dan sebagainya.
Proposal semiformal dan nonformal merupakan variasi atau bentuk
lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat
tertentu atau tidak selengkap seperti proposal bentuk formal.
C. Kerangka Proposal
1. Dasar pemikiran à Berisi pokok-pokok pemikiran akan perlunya
melaksanakan kegiatan tertentu.
2. Tujuan à Menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan
dilaksanakan.
3. Jenis kegiatan à Sama dengan bentuk/nama kegiatan. Juga bisa
berupa rangkaian kegiatan.
73
4. Tema kegiatan à Berisi inti-inti kegiatan atau tagline kegiatan.
5. Target/sasaran à Peserta yang akan diikutsertakan dalam kegiatan
tersebut.
6. Waktu dan tempat pelaksanaan à Kapan waktu kegiatan tersebut dan
di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas.
7. Susunan kepanitiaan.
8. Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi
dan bobot orang-orang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam
kegiatan yang direncanakan. Hal ini untuk menjamin kelancaran
jalannya suatu kegiatan.
9. Susunan acara à Harus jelas dan terperinci
10. Anggaran biaya à Penyusunannya harus logis dan realistis, serta harus
memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan.
11. Penutup à Berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan
dengansungguh-sungguh.
D. Isi Proposal
Jenis dari isi proposal ada dua, seperti yang di atas adalah isi proposal
yang berbentuk kompleks, dan yang sederhana meliputi: nama kegiatan
(judul), dasar pemikiran, tujuan diadakannya kegiatan, ruang lingkup,
waktu dan tempat kegiatan, penyelenggara (panitia), anggaran biaya, dan
penutup.
E. Ciri-Ciri Proposal
1. Proposal dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan.
2. Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan.
3. Berisikan tujuan-tujuan, latar belakang acara, dan sebagainya.
F. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

1. Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa
orang yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki
keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan
2. Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang
diperlukan, yaitu berupa bahan-bahan hasil kesepakatan seluruh panitia
3. Menyusun draf proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis.
4. Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas,
direvisi, dan disetujui.

5. Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan
sebagaimana mestinya.
6. Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang
dituju, baik internal maupun eksternal.
G. Tips Membuat Proposal

1. Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan
sisi kualitas.
2. Buatlah desain yang simpel tetapi meaningful.
3. Buatlah tema (theme) desain, supaya dari mulai sampul hingga koten
memiliki kerangka yang sinergis dan estetik.
4. Sampul (cover) adalah pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya,
maka buatlah desain sampul yang menarik (eye catching).
5. Desain halaman konten menyesuaikan tema. Jangan terlalu rumit
(complicated) karena dapat memecah fokus baca. Dalam pewarnaan,
gunakan warna yang halus (soft).
6. Setelah proposal jadi, maka lakukanlah pengecekan (proofread) untuk
menghindari kesalahan penulisan.
DPD IMM DIY 75

BAB XVII
PEDOMAN PEMBUATAN
LAPORAN KEGIATAN
A. Pengertian
Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksanaan
suatu kegiatan yang harus disampaikan kepada pihak-pihak yang
membutuhkan atau yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban.
B. Urgensi Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk:
1. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan. Bahan
penyusunan rencana kegiatan berikutnya.
2. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.
3. Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan, dan lain-lain.
C. Macam Laporan Kegiatan

1. Ditinjau dari cara penyampaian, yakni:
a. Laporan lisan. Yakni laporan yang disampaikan secara lisan.
Biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan
laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon, wawancara,
dan sebagainya.
b. Laporan tertulis. Yakni laporan yang disampaikan secara lengkap
dalam bentuk tulisan.
2. Ditinjau dari bahasa yang digunakan, yakni:
a. Laporan yang ditulis secara populer. Yakni laporan yang
disampaikan dengan menggunakan kata-kata sederhana.
b. Laporan yang ditulis secara ilmiah atau sebagai hasil penelitian.
Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistematis serta logis.
77
3. Ditinjau dari isinya, yakni:
a. Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkaderan, pelaksanaan
seminar, aksi, dan lain sebagainya.
b. Laporan perjalanan, misalnya laporan kunjungan, perjalanan tugas
luar daerah, dan sebagainya.
c. Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan
penggunaan uang.
D. Sistematika Laporan
Hendaknya laporan disampaikan secara lengkap dan dapat menjawab
semua pertanyaan mengenai apa (what), mengapa (why), siapa (who), di
mana (where), kapan (when), dan bagaimana (how). Urutan isi laporan
sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami.
Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut :
1. Pendahuluan
Pada pendahuluan disebutkan tentang:
a. Latar belakang kegiatan.
b. Dasar hukum kegiatan.
c. Apa maksud dan tujuan kegiatan.
d. Ruang lingkup isi laporan.
2. Isi Laporan
Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara
lain:
a. Jenis kegiatan.
b. Tempat dan waktu kegiatan.
c. Petugas atau panitia kegiatan.
d. Persiapan dan rencana kegiatan.
e. Peserta kegiatan.
f. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu
pelaksanaan, urutan fakta dan datanya).
g. Kesulitan dan hambatan.
h. Hasil kegiatan.
i. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang.
3. Penutup
Pada bagian ini disampaikan ucapan terima kasih kepada yang telah
membantu penyelenggaraan kegiatan dan sekaligus permintaan maaf bila
ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat.

E. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Penyusunan Laporan
1. Singkat dan padat.
2. Runtut atau sistematis.
3. Mudah dipahami isinya.
4. Isinya lengkap.
5. Menarik penyajiannya.
6. Berpegangan pada fakta, data, dan persoalannya.
7. Tepat pada waktunya.
F. Lain-lain
1. Dalam laporan dapat dilampirkan foto-foto kegiatan, tanda bukti,
surat-surat keterangan dan sebagainya.
2. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu
pada proposal yang pernah diajukan.
3. Memberikan laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan atau
lembaga yang terkait.
DPD IMM DIY 79

BAB XVIII
PEDOMAN PENGESAHAN,
PELANTIKAN, DAN
SERAH TERIMA JABATAN
BAB 1
PENGESAHAN
Pasal 1
Dewan Pimpinan Pusat
Pengesahan Dewan Pimpinan Pusat IMM dilakukan oleh Pimpinan Pusat
Muhammadiyah dengan ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan muktamar.
2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap,
KTA Muhammadiyah, dan pas foto).
3. Permohonan pengesahan diajukan paling lambat 1 (satu) bulan
setelah muktamar.
4. Apabila sampai satu bulan setelah penyerahan hasil keputusan
muktamar tersebut tidak ada jawaban dari Pimpinan Pusat
Muhammadiyah tanpa disertai alasan yang jelas, maka keputusan
dianggap sah.
Pasal 2
Pengesahan Dewan Pimpinan Daerah dilakukan oleh Dewan Pimpinan
Pusat, setelah disetujui oleh Pimpinan Wilayah Muhammadiyah dengan
ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan musyawarah daerah.
3. Permohonan pengesahan diajukan paling lambat 15 (lima belas) hari
setelah musyawarah daerah.
4. Apabila sampai 15 (lima belas) hari sesudah penyerahan hasil
keputusan musyawarah daerah tersebut belum ada jawaban dan
Dewan Pimpinan Pusat, maka keputusan dianggap sah.
81
Pasal 3
Pimpinan Cabang
Pengesahan Pimpinan Cabang dilakukan oleh Dewan Pimpinan Daerah
dengan setelah disetujui oleh Pimpinan Daerah Muhammadiyah dengan
ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan musyawarah cabang.
2. Melampirkan kelengkapan admistratif pimpinan (biodata lengkap,
setelah musyawarah cabang.
keputusan musyawarah cabang tersebut belum ada jawaban dari
Dewan Pimpinan Daerah, maka keputusan dianggap sah.
Pasal 4
Pimpinan Komisariat
Pegesahan Pimpinan Komisariat dilakukan oleh Pimpinan Cabang dengan
ketentuan:
1. Menyerahkan hasil keputusan musyawarah komisariat.
setelah musyawarah komisariat.
keputusan musyawarah komisariat tersebut belum ada jawaban dari
Pimpinan Cabang, maka keputusan dianggap sah.
BAB II
PELANTIKAN
Pasal 5
Pelaksanaan pelantikan pimpinan masing-masing dilakukan oleh:
1. Dewan Pimpinan Pusat oleh Pimpianan Pusat Muhammadiyah.
2. Dewan Pimpinan Daerah oleh Dewan Pimpinan Pusat.
3. Pimpinan Cabang oleh Dewan Pimpinan Daerah.
4. Pimpinan Komisariat oleh Pimpinan Cabang.
Pasal 6
Pelantikan pimpinan dilaksanakan setelah terbentuk pimpinan lengkap dan
telah disahkan oleh pimpinan yang berwewenang dengan surat keputusan.

Pasal 7
Ikrar Pelantikan
Pelantikan pimpinan dilakukan dengan pembacaan ikrar pelantikan
yang dipimpin oleh yang melantik dan diikuti secara bersama oleh yang
dilantik. Naskah pelantikan sebagaimana dimaksud dalam ketentuan ini
sebagaimana terlampir.
Pasal 8
Setelah pelantikan pimpinan dilanjutkan dengan penandatanganan berita
acara pelantikan yang dibuat oleh pimpinan di atasnya. Naskah berita acara
yang dimaksud sebagaimana terlampir.
DPD IMM DIY 83

BAB XIX
PEDOMAN PERSIDANGAN
BAB I
PENGERTIAN
Pasal 1
1. Persidangan adalah forum pertemuan formal organisasi yang
dijabarkan dalam bentuk rapat.
2. Rapat adalah pertemuan resmi pimpinan organisasi.
BAB II
DASAR DAN TUJUAN
Pasal 2
Persidangan ini didasarkan pada:
1. Anggaran Dasar IMM BAB IV pasal 12 poin a, b, c, d, f.
2. Anggaran Rumah Tangga IMM pasal 24 dan 27 ayat 1, 3, 4, 5.
Pasal 3
Tujuan persidangan adalah untuk mengambil keputusan terhadap sesuatu
yang menyangkut kepentingan organisasi.
BAB III
JENIS DAN MATERI PERSIDANGAN
Pasal 4
Persidangan yang sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1 adalah:
1. Rapat pleno adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan
di tingkat masing-masing bersama dengan ketua umum setingkat di
bawahnya kecuali pimpinan komisariat.
2. Rapat DPP/DPD/PC/PK adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur
pimpinan baik struktur maupun fungsional di tingkat masing-masing.
3. Rapat pimpinan adalah forum pertemuan resmi unsur pimpinan
struktural di tingkat masing-masing.
85
4. Rapat harian adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan
harian di tingkat masing-masing.
5. Rapat koordinasi adalah forum pertemuan resmi ketua-ketua bidang
dengan pimpinan umum di tingkat masing-masing.
6. Rapat bidang adalah forum resmi ketua bidang dengan unsur
departemen dan lembaga fungsional yang berada di bawahnya.
7. Rapat khusus adalah forum pertemuan resmi secara terbatas antara
departemen dan lembaga fungsional yang dibawahinya.
Pasal 5
Materi Persidangan
1. Materi rapat pleno adalah berkenaan dengan kebijakan umum dan
pengembangan organisasi di wilayah kewenangan masing-masing
tingkat pimpinan.
2. Materi rapat DPP/DPD/PC/PK adalah berkenan dengan strategi
dan kebijakan umum pimpinan di tingkat masing-masing tentang
pelaksanaan program kerja.
3. Materi rapat pimpinan adalah berkenaan dengan kebijakan intern
organisasi di tingkat masing-masing.
4. Materi rapat harian adalah berkenan dengan kebijaksanaan pimpinan
terhadap penyelenggaraan rutin organisasi dan masalah yang
berkembang.
5. Materi rapat koordinasi adalah berkenaan dengan evaluasi koordinasi
dan monitoring terhadap pelaksanaan program kerja masing-masing
bidang.
6. Materi rapat bidang adalah berkenaan dengan kebijakan pimpinan
masing-masing bidang terhadap proses operasional program bidang.
7. Materi rapat khusus adalah berkanaan dengan kebijakan dan
penyelenggaraan terhadap masalah-masalah khusus organisasi.
BAB IV
MEKANISME PERSIDANGAN
Pasal 6
Persidangan sah apabila peserta sidang telah diundang secara resmi
pimpinan.
Pasal 7
Yang berhak mengundang setiap persidangan sebagaimana yang dimaksud
dalam pasal 4 adalah:
1. Pimpinan umum organisasi. Kecuali rapat bidang oleh ketua bidang.
2. Dalam keadaan khusus dapat diundang oleh pimpinan yang ditunjuk
dan atau yang dimandatkan olah pimpinan umum masing-masing
tingkat kecuali rapat bidang oleh ketua bidang.

Pasal 8
Setiap persidangan dipimpin oleh seorang ketua dan sekretaris sidang dan
bertanggungjawab terhadap kelancaran persidangan.
Pasal 9
Persidangan sah mengambil keputusan apabila telah diikuti oleh peserta
sidang yang hadir berdasarkan kuorum 1/2 +1.
Pasal 10
Setiap keputusan yang diambil dalam persidangan harus diterima secara
bertanggungjawab oleh seluruh pimpinan yang terkait
Pasal 11
Setiap keputusan yang diambil dalam persidangan harus diketahui oleh
seluruh unsur pimpinan baik lisan maupun tulisan.
Pasal 12
Dalam keadaan khusus atau luar biasa pimpinan dapat mengambil
kebijakan sesuai dengan tingkat wewenang dan urgensi masalah.
Pasal 13
Setiap keputusan yang diambil di luar persidangan yang menyangkut
kebijakan organisasi harus dilaporkan kembali dalam persidangan.
Pasal 14
Setiap persidangan dalam IMM dimulai dengan membaca basmalah dan
ditutup dengan hamdalah.
BAB V
PEMAKAIAN PALU SIDANG
Pasal 15
1. Satu kali ketukan digunakan untuk:
a. Memutuskan suatu ketetapan yang merupakan bagian dari
keseluruhan yang akan diputuskan.
b. Menskorsing sidang dalam waktu 1x15 menit atau 2x15 menit.
c. Memperingatkan peserta sidang.
2. Dua kali ketukan digunakan untuk:
a. Memutuskan suatu ketetapan yang menyeluruh.
b. Menskorsing sidang 1x30 menit atau 2x30 menit.
c. Mencabut skorsing sidang 1x30 menit atau 2x30 menit.
DPD IMM DIY 87

3. Tiga kali digunakan untuk:
a. Membuka dan menutup acara secara resmi.
b. Menskorsing sidang 1x24 jam, 3x24 jam, 3x24 jam atau waktu
yang tidak ditentukan.
BAB VI
PENUTUP
Pasal 16
Pedoman persidangan ini berlaku sejak ditetapkan dan hal-hal lain yang
belum diatur dalam pedoman persidangan ini akan diatur kemudian
dengan tidak bertentangan dengan peraturan di atasnya.

BAB XX
ADMINISTRASI KEUANGAN
A. Mukadimah
Keuangan merupakan hal yang krusial dalam Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah. Keberhasilan kebijakan yang ditetapkan dapat terancam
jika tidak memperhatikan aspek keuangan. Oleh karena itu pengelolaan
keuangan yang baik menjadi hal yang penting demi terwujudnya kondisi
organisasi yang sehat dan bermartabat.
Tidak sedikit organisasi mengalami distabilitas yang penyebab

utamanya adalah keuangan. Berangkat dari hal tersebut, keberadaan
pedoman adiministrasi keuangan menjadi hal yang mendesak untuk
diwujudkan. Mengingat pedoman yang telah ada, belum sepenuhnya
terimplementasi dengan baik. Harapannya, dengan adanya pedoman ini
akuntabilitas pengelolaan keuangan organisasi dapat semakin berkualitas.
Keberhasilan pedoman administrasi keuangan ini sangat ditentukan

oleh sumber daya manusianya, dalam hal ini dikoordinatori oleh bendahara.
Maka kejujuran, ketelatenan, kecermatan, kedisiplinan, inisiatif dan
menjadi syarat yang harus dipenuhi.
B. Landasan
1. Anggaran Dasar IMM Bab VIII Pasal 20 tentang Keuangan.
2. Anggaran Rumah Tangga BAB VII Pasal 29 tentang Keuangan.
3. Mekanisme Kerja Pimpinan Bab IV Pasal 6 tentang Pembagian Tugas
BPH.
4. Mekanisme Kerja Pimpinan Bab VII Pasal 9 tentang Tata Hubungan.
C. Tujuan
Tujuan penyusunan pedoman administrasi keuangan adalah
memberikan acuan bagi badan pimpinan harian (BPH), badan pimpinan
otonom (BPO) dan unit pelaksana teknis (UPT) mengenai pengelolaan
keuangan.
89
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman administrasi keuangan meliputi seluruh tahap
pengelolaan keuangan. Baik BPH, BPO, maupun UPT kecuali pengelolaan
keuangan badan usaha milik ikatan (BUMI). Artinya, pedoman administrasi
keuangan ini tidak memuat acuan untuk mengelola keuangan BUMI.
E. Asas Pengelolaan Keuangan

Keuangan dikelola berdasarkan praktik-praktik organisasi yang
baik dengan berpegang pada asas-asas pengelolaan keuangan. Asas-asas
pengelolaan keuangan tersebut meliputi:
1. Transparan
Keterbukaan antarsemua pimpinan dan anggota untuk mengetahui
dan mendapat akses informasi seluas-luasnya yang benar, jujur, dan tidak
diskriminatif mengenai pengelolaan keuangan dengan tetap memperhatikan
aturan dan norma yang berlaku di Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah dan
Persyarikatan.
2. Akuntabel
Seluruh tahap pengelolaan keuangan harus dapat
dipertanggungjawabkan.
3. Tertib
Yaitu pengelolaan keuangan harus mengacu pada aturan, pedoman,
dan keputusan yang melandasinya.
4. Musyawarah
Yaitu kebijakan keuangan merupakan keputusan kolektif melalui
pembahasan bersama.
F. Pengelolaan Keuangan Ikatan

Keuangan Ikatan adalah semua hak dan kewajiban Ikatan yang berupa
uang. Hak dan kewajiban Ikatan tersebut menimbulkan pendapatan dan
belanja yang perlu diatur dalam pengelolaan keuangan Ikatan.
Secara sederhana tahap-tahap pengelolaan keuangan Ikatan dapat
dilihat pada diagram alir berikut:

Keuangan Ikatan adalah semua hak dan kewajiban Ikatan yang berupa uang. Hak dan
kewajiban Ikatan tersebut menimbulkan pendapatan dan belanja yang perlu diatur dalam
pengelolaan keuangan Ikatan.
Secara sederhana tahap-tahap pengelolaan keuangan Ikatan dapat dilihat pada diagram alir
berikut:
Gambar 6.1. Diagram alir pelaksanaan keuangan.

Gambar 6.1. Diagram alur pelaksanaan keuangan.
Pengelolaan keuangan yang dimaksud terbagi menjadi 2 (dua) yaitu

pengelolaan keuangan pimpinan dan pengelolaan keuangan unit pelaksana
teknis.
1. Pengelolaan Keuangan Pimpinan
Pengelolaan keuangan pimpinan adalah pengelolaan keuangan yang
berada di lingkup pimpinan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah dalam satu
periode. Baik itu badan pimpinan harian (BPH) maupun badan pimpinan
otonom (BPO).
a. Perancangan Pengelolaan Keuangan Pimpinan
Perancangan dalam pengelolaan keuangan pimpinan adalah
membuat rancangan anggaran pendapatan dan belanja Ikatan (RAPBI)
yang disahkan saat musyawarah kerja atau rapat kerja pimpinan.
Istilah-istilah yang digunakan dalam RAPBI adalah:
1) Pendapatan
Pendapatan merupakan semua penerimaan uang yang menjadi
hak ikatan tanpa harus dibayar kembali oleh ikatan, terdiri dari:
a) Uang Pangkal
Uang pangkal merupakan uang yang wajib dibayarkan oleh
calon anggota IMM ketika mengajukan pembuatan kartu
tanda anggota (KTA).
DPD IMM DIY 91

b) Iuran Rutin Pimpinan
Iuran pimpinan merupakan infak dari pimpinan dengan
nominal minimal yang telah disepakati dan dibayarkan
maksimal setiap 1 (satu) bulan sekali.
c) Badan Usaha Milik Ikatan (BUMI)
Merupakan pendapatan yang diperoleh dari keuntungan
BUMI.
d) Uang Pembinaan
Merupakan pendapatan yang berasal dari pihak-pihak
yang bertanggungjawab atas perkembangan organisasi.
Misalnya perguruan tinggi Muhammadiyah (PTM) yang
wajib mendukung perkembangan pimpinan komisariat dan
koordinator komisariat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah,
pimpinan daerah Muhammadiyah (PDM) yang mendukung
pimpinan cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah,
pimpinan wilayah Muhammadiyah (PWM) yang mendukung
DPD IMM DIY dan Pimpinan Pusat Muhammadiyah yang
mendukung Dewan Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah.
e) Kerja Sama atau Kemitraan
Merupakan pendapatan yang diperoleh dari kerja sama yang
telah disepakati, baik dengan perorangan maupun lembaga.
f) Bantuan atau Hibah
Merupakan pendapatan yang berasal dari bantuan atau
sumbangan, baik perorangan maupun lembaga.
g) Sumber lain yang halal dan tidak mengikat

Merupakan pendapatan selain yang disebutkan dalam poin 1
hingga 7, yang tidak bertentangan dengan aturan dan norma
yang berlaku.
2) Belanja
Merupakan semua pengeluaran uang dalam 1 (satu) periode yang
tidak akan diperoleh pembayarannya kembali, terdiri dari:
a) Belanja Sumbangan Wajib
Belanja yang dikeluarkan sebagai persyaratan wajib peserta
dalam suatu forum. Misalnya sumbangan wajib organisasi

(SWO) dalam agenda muktamar, tanwir, musyda, musycab,
lokakarya, pelatihan, dan lain-lain.
b) Belanja Barang
Belanja untuk memperoleh sesuatu benda wujud melalui
penukaran (pembayaran) dengan uang. Misalnya pembelian
alat tulis kantor, pengadaan aset, perlengkapan kegiatan, dan
sebagainya.
c) Belanja Jasa
Pembayaran yang dilakukan atas pemakaian atau penggunaan
sesuatu. Misalnya sewa sekretariat, honorarium narasumber,
sewa perlengkapan, tiket kendaraan, pengelolaan web, dan
sebagainya.
d) Belanja Tak Terduga
Pengeluaran yang tidak direncanakan, di luar ketiga jenis
belanja yang telah disebutkan di atas. Misalnya ganti rugi,
donasi, dan sebagainya.
b. Pelaksanaan Pengelolaan Keuangan Pimpinan

Pelaksanaan pengelolaan keuangan pimpinan harus senantiasa
berpegang pada asas pengelolaan keuangan organisasi. Mekanismenya
dengan menjaga agar tata usaha pengelolaan keuangan berjalan baik.
Yang dimaksud dengan tata usaha adalah urusan tulis menulis dalam
pengelolaan keuangan. Dengan kata lain segala bentuk transaksi
harus tercatat dengan sistematis. Berikut instrumen-instrumen yang
digunakan dalam tata usaha pelaksanaan keuangan pimpinan:
1) Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Ikatan
Sebagaimana telah dijelaskan di atas, RAPBI berlaku untuk 1
(satu) periode kepemimpinan yang dirancang secara rasional
dengan mencantumkan perkiraan minimal pada anggaran
pendapatan dan mencantumkan perkiraan maksimal pada
anggaran belanja. Kerangka rancangan anggaran ini dapat
diperhatikan lebih lanjut dalam lampiran nomor 6 (enam).
2) Perubahan Anggaran dan Belanja Ikatan
RAPBI yang telah ditetapkan dalam musyawarah atau rapat
kerja dimungkinkan untuk dilakukan perubahan. Misalnya
dikarenakan adanya perubahan kebijakan di IMM, baik
di internal pimpinan, atau level pimpinan di atsanya, atau
dikarenakan terjadi peristiwa khusus seperti bencana alam,
DPD IMM DIY 93

krisis politik, krisis ekonomi, dan semacamnya. Dalam
satu periode, hanya diperbolehkan satu kali mengubah
RAPBI. Kerangka perubahan rancangan anggaran ini dapat
diperhatikan lebih lanjut dalam lampiran nomor 7 (tujuh).
3) Catatan Iuran Rutin Pimpinan
Sebagaimana transaksi lain, setiap menerima iuran dari
pimpinan harus tercatat dengan baik. Catatan iuran rutin
pimpinan sebaiknya dijilid bersama RAPBI dan catatan
sirkulasi uang. Kerangka catatan iuran ini dapat diperhatikan
lebih lanjut dalam lampiran nomor 8 (delapan).
4) Buku Tabungan Bank
Merupakan nomor rekening resmi pimpinan, sehingga nama
buku tabungan sudah atas nama IMM. Seluruh transaksi
melalui transfer, sedapat mungkin melalui nomor rekening
resmi IMM. Contoh buku tabungan bank ini dapat diperhatikan
lebih lanjut dalam lampiran nomor 9 (sembilan).
5) Bukti Transaksi
Lampiran yang berfungsi untuk mencatat setiap traksaksi
uang. Bukti transaksi dapat berupa kuitansi atau borang yang
dibuat khusus, dengan wajib membubuhkan stempel pimpinan
dan tanda tangan penerima uang dalam setiap transaksi. Bukti
transaksi ini dapat diperhatikan lebih lanjut dalam lampiran
nomor 10 (sepuluh).
6) Catatan Sirkulasi Uang
Lampiran yang merekam seluruh uang masuk dan uang keluar.
Catatan sirkulasi uang juga digunakan untuk melaporkan
kondisi keuangan secara rutin kepada pimpinan. Catatan
sirkulasi uang maksimal dilaporkan setiap bulan sekali.
Catatan sirkulasi uang ini dapat diperhatikan lebih lanjut
dalam lampiran nomor 11 (sebelas).
7) Surat Pertanggungjawaban Belanja
Surat yang berisi daftar belanja yang dilakukan oleh pimpinan
ketika membelanjakan uang dalam suatu kegiatan bidang
tertentu. Surat pertanggungjawaban ini dapat diperhatikan
lebih lanjut dalam lampiran nomor 12 (dua belas).
8) Realisasi Anggaran dan Belanja Ikatan
Merupakan rincian pendapatan dan belanja selama satu

periode secara faktual yang disampaikan secara lisan dan
tulisan. Realisasi anggaran dan belanja ini dapat diperhatikan
lebih lanjut dalam lampiran nomor 13 (tiga belas).
c. Pertanggungjawban Pengelolaan Keuangan Pimpinan
Pertanggungjawaban pengelolaan keuangan pimpinan merupakan
laporan akhir yang dilakukan oleh bendahara dalam musyawarah
tertinggi dalam IMM (musykom, musycab, musyda, mukatamar).
Laporan disampaikan secara lisan dan tertulis, sekurang-kurangnya
memuat poin-poin berikut:
• Perencanaan
• Realisasi
• Evaluasi
• Saran pengelolaan keuangan untuk periode selanjutnya
Dalam pertanggungjawaban pengelolaan keuangan pimpinan,
data tertulis yang disajikan dibuat sejelas mungkin. Diperbolehkan
untuk menambahkan grafik untuk memudahkan peserta musyawarah
(musyawirin) memahami laporan. Sedapat mungkin tidak ada utang
piutang dalam pimpinan, jika terpaksa dilakukan, urusan utang piutang
tersebut harus sudah selesai ketika periode kepemimpinan berakhir.
2. Pengelolaan Keuangan Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Pengelolaan keuangan UPT adalah pengelolaan keuangan yang berada
di lingkup unit pelaksana teknis atau panitia dalam suatu kegiatan atau
program di bawah bimbingan pimpinan.
G. Laporan Keuangan
Pelaksanaan laporan keuangan menjadi bagian tak terpisahkan dalam
berjalannya organisasi. Hal ini menjadi tanggung jawab bendahara untuk
melaksanakan tugasnya dan dijalankan sesuai dengan aturan-aturan
organisasi yang berlaku. Adapun kelengkapan yang semestinya ada, antara
lain:
1. Kas masuk,
2. Kas keluar,
3. Harian Ikatan,
4. Nota, kwitansi, dan hal lain yang menjadi bukti transaksi pengeluaran
dana.
DPD IMM DIY 95

Mengenai jenis-jenis laporan keuangan sebagai berikut:
1. Laporan bulanan
2. Laporan tahunan sesuai dengan level pimpinan
3. Laporan akhir periode sesuai dengan jenjang level pimpinan
4. Laporan keuangan yang ditandatangani oleh ketua umum atau
bendahara umum
Prinsip prinsip yang dilaksanakan dalam melaksanakan pengeloaan
keuangan adalah sebagai berikut:
1. Perancangan
Perancangan dalam pengelolaan keuangan adalah dengan membuat
estimasi kebutuhan dana yang disahkan oleh seluruh pimpinan atau panitia
pada musyawarah atau rapat sesuai dengan konsep program atau kegiatan
yang telah disepakati.
2. Pelaksanaan
Pelaksanaan pengelolaan keuangan pimpinan atau unit pelaksana teknis
(UPT) juga harus senantiasa berpegang pada asas pengelolaan keuangan
Ikatan. Mekanismenya dengan menjaga agar tata usaha pengelolaan
keuangan berjalan baik. Yang dimaksud dengan tata usaha adalah urusan
tulis menulis dalam pengelolaan keuangan. Dengan kata lain segala bentuk
transaksi harus tercatat dengan sistematis. Berikut instrumen-instrumen
yang digunakan dalam tata usaha laporan keuangan yang belum dijelaskan
dalam tata usaha keuangan sebelumnya:
a. Rancangan Estimasi Dana Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Rancangan dibuat secara rasional dan mencantumkan perkiraan
maksimal dari anggaran belanja. Kerangka rancangan estimasi ini
dapat diperhatikan lebih lanjut dalam lampiran nomor 14 (empat
belas).
b. Bukti Transaksi Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Secara umum tidak ada ketentuan yang membedakan antara bukti
transaksi pimpinan dan bukti transaksi UPT, kecuali stempel yang
digunakan. Dalam bukti transaksi UPT stempel yang digunakan
adalah stempel panitia. Bukti transaksi panitia dibuat terpisah
dengan bukti transaksi milik pimpinan. Bukti transaksi ini dapat
diperhatikan lebih lanjut dalam lampiran nomor 10 (sepuluh).
c. Realisasi Dana Unit Pelaksana Teknis (UPT)
Merupakan rinciaan pendapatan dan belanja UPT dari awal hingga
akhir kegiatan secara faktual yang selanjutnya dihimpun bersama

laporan pertangungjawaban kegiatan. Kerangka realisasi dana ini
dapat diperhatikan lebih lanjut dalam lampiran nomor 15 (lima
belas).
Apabila kegiatan telah selesai, maka pertanggungjawaban
disampaikan pada pihak-pihak yang turut menyokong dan membutuhkan
pertanggungjawaban tersebut. Pengadaan barang atau aset yang dilakukan
oleh UPT, selanjutnya diserahkan kembali kepada pimpinan.
Perlu ditegaskan kembali, dalam pengelolaan keuangan Ikatan, semua
jenis transaksi harus tercatat dan terdokumentasikan. Pastikan bukti-bukti
transaksi tidak hilang dan tersimpan dengan baik. Alangkah lebih baik
jika dibuatkan tempat khusus, atau buku khusus yang digunakan untuk
menempel bukti transaksi.
H. Penutup
Penjelasan pedoman administrasi keuangan Ikatan sebagaimana
diuraikan sebelumnya memberikan gambaran akan pentingnya pengelolaan
keuangan Ikatan dalam penyelenggaraan organisasi yang berkualitas.
Semoga dapat membantu BPH, BPO maupun UPT dalam merencanakan,
melaksanakan, melaporkan dan mempertanggungjawabkan keuangan
Ikatan di atas prinsip transparan, akuntabel, dan tertib.
DPD IMM DIY 97

LAMPIRAN-LAMPIRAN
99
Lampiran 1
NASKAH PELANTIKAN
PIMPINAN CABANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
…………………….. PERIODE ……………….
Sebelum saya bacakan naskah ikrar pelantikan ini, saya hendak bertanya kepada Immawan dan
Immawati sekalian:
1. Apakah Immawan dan Immawati sekalian siap untuk dilantik?
2. Apakah Immawan dan Immawati sekalian siap bertanggung jawab atas sumpah dan janji
yang akan Immawan dan Immawati sekalian ikrarkan?
Atas kesiapan Immawan dan Immawati sekalian, silakan ikuti apa yang saya bacakan.
َٰ
ِ ِ ‫َلل ٱ َّلر ْح َٰم‬
ِ‫ن ٱ َّلر ِح ِيم‬ ِِ َّ ‫بسم ٱ‬
Dengan menyebut nama Allah
Yang Mahapengasih lagi Mahapenyayang.
َّ
ِ‫َٱ ْشه هِد َٱ ْ ِن َلِ ِٱلهِ ِٱ َِل ه‬
‫للا‬
ِِ ‫و َٱ ْشه هِد َٱ َّ ِن همح َّم ًدٱ ر هس ْو ه ِل‬
‫للا‬
Saya bersaksi tidak ada Tuhan selain Allah.
Dan saya bersaksi Muhammad adalah utusan Allah.
ْ
ِِ ّ ‫ت ِب‬
‫اَلل رًّبا و ِب ِاَل ْسال ِ ِم ِد ْي ًنا‬ ِ ‫ر ِض ْي ه‬
‫و ِب همح َّمدِ ن ِب ًّيا ور هس ْو ًَِل‬
Saya rela Allah sebagai Tuhan saya. Saya rela Islam sebagai agama saya.
Dan saya rela Muhammad sebagai nabi dan rasul saya.
Dengan ini saya berjanji:

1. Akan senantiasa patuh dan taat pada perintah Allah dan menjauhi larangan-Nya. Serta
melaksanakan sunah-sunah Rasulullah.
2. Akan senantiasa melindungi dan menjaga nama baik Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
dan Persyarikatan Muhammadiyah.
3. Akan senantiasa patuh dan taat serta tunduk pada aturan yang berlaku di Ikatan,
Persyarikatan, serta Negara Kestuan Republik Indonesia.
4. Akan senantiasa menjalankan amanah kepemimpinan ini dengan sejujur-jujurnya dan
seadil-adilnya.

Lampiran 2

BERITA ACARA PELANTIKAN

………………………….. PERIODE …………….
Pada hari ini, ………..., ………... M atau bertepatan tanggal ………... H bertempat di
………...………... telah dilakukan pelantikan Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa
Muhammadiyah ………...………... periode ………... oleh Dewan Pimpinan Daerah Ikatan
Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta.
Yogyakarta, …………………….. H
………...………... M
Yang melantik,
Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
Daerah Istimewa Yogyakarta periode ………...………...
………...………...………... ………...………...………...
NIA. ………...………... NIA. ………...………...
DPD IMM DIY 101

Yang dilantik,
Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah
………...………... periode ………...
………...………...………... ………...………...………...
NIA. ………...………... NIA. ………...………...
Saksi-saksi
(…………………………………) (…………………………………)

Lampiran 3

BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN

………………………….. PERIODE …………….
Pada hari ini, ………., ……….………. M atau bertepatan tanggal ……….……… H bertempat
di ……….………. telah dilakukan serah terima jabatan oleh Pimpinan Cabang Ikatan
Mahasiswa Muhammadiyah ……….………. periode ………. tertanda ……….………. selaku
Ketua Umum dan ……….………. selaku Sekretaris Umum kepada Pimpinan Cabang Ikatan
Mahasiswa Muhammadiyah ……….………. periode ………. tertanda ……….………. selaku
Ketua Umum dan ……….………. selaku Sekretaris Umum.
Yogyakarta, ……….………. H
……….……… M
Yang menyerahkan,
……….………. periode ……….
……….……….………. ……….……….……….
NIA. ……….………. NIA. ……….……….
DPD IMM DIY 103

Yang menerima,
……….………. periode ……….
……….……….………. ……….……….……….
NIA. ……….………. NIA. ……….……….
Saksi-saksi
(…………………………………) (…………………………………)

Lampiran 4
Pakta Integritas Kader IMM

tentang Komitmen Antikekerasan Seksual
َّ َٰ ْ َّ َّ َٰ
ِ ِ ‫ن ٱلر ِح‬
‫يم‬ ِ ِ ‫َلل ٱلرحم‬
ِِ ‫بسم ٱ‬
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Tempat, Tanggal Lahir :
Alamat Domisili :
Tahun DAD :
Asal Komisariat :
Asal Kampus :
dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama sendiri, menyatakan komitmen saya untuk:
1. Senantiasa memelihara keadilan dengan tidak melakukan diskriminasi dalam bentuk apa
pun terhadap setiap individu dan memberikan ruang aman bagi seluruh kader IMM
khususnya kelompok rentan;
2. Tidak melakukan segala bentuk serangan dan ancaman kekerasan seksual baik di ranah
organisasi, kampus, maupun masyarakat umum;
3. Selalu menyuarakan dukungan pada pencegahan dan penghapusan kekerasan seksual baik
di ranah organisasi, kampus, maupun masyarakat umum;
4. Siap menerima sanksi baik secara administrastif maupun sosial apabila melanggar
komitmen saya di atas.
Yogyakarta,_________________
Saya yang menyatakan,
(__________________________)
DPD IMM DIY 105

Lampiran 5
Naskah Ikrar Pimpinan

tentang Komitmen Pencegahan Kekerasan Seksual
َٰ
ِ ِ ‫َلل ٱ َّلر ْح َٰم‬
ِ‫ن ٱ َّلر ِح ِيم‬ ِِ َّ ‫بسم ٱ‬
Kami Pimpinan Cabang/Komisariat ……………………….berikrar:
1. Bahwa kami akan senantiasa memelihara keadilan dengan tidak melakukan diskriminasi
dalam bentuk apa pun terhadap setiap individu dan memberikan ruang aman bagi seluruh
kader IMM, khususnya kelompok rentan;
2. Bahwa kami berkomitmen penuh untuk tidak melakukan segala bentuk serangan dan
ancaman kekerasan seksual baik di ranah organisasi, kampus, maupun masyarakat umum;
3. Bahwa kami berkomitmen untuk selalu menyuarakan dukungan pada pencegahan dan
penghapusan kekerasan seksual;
4. Kami siap menerima sanksi baik secara administratif maupun sosial apabila melanggar
komitmen kami di atas.
Yogyakarta,_________________
Atas nama seluruh pimpinan,
(__________________________)

Lampiran 6
CONTOH RANCANGAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA IKATAN

DEWAN PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
PERIODE 2021-2023
A. Anggaran Pendapatan
No. Data Anggaran Nominal (Rp)

Internal IMM
a. Iuran Rutin Pimpinan 6.200.000
1 b. BUMI 5.000.000
c.
Total Pendapatan Internal IMM 11.200.000
Pembinaan
2 a. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah 75.000.000
Total Pendapatan Pembinaan 75.000.000
Bantuan
a. LAZISMU PP Muhammadiyah 15.000.000
b. PP Muhammadiyah & ‘Aisyiyah 15.000.000
c. LAZISMU PW Muhammadiyah DIY 15.000.000
3
d. Amal Usaha Muhammadiyah 75.000.000
e. Donatur 25.000.000
f. Pemerintah 50.000.000
Total Pendapatan Bantuan 85.000.000
Kemitraan / Kerjasama
a. Pemerintah 50.000.000
4
b. Swasta 25.000.000
Total Pendapatan Kemitraan 75.000.000
Jumlah Rencana Anggaran Pendapatan 169.700.000
B. Anggaran Belanja
No. Perincian Anggaran Nominal (Rp)

Kesekretariatan
a. Pengadaan Alat Tulis Kantor 2.000.000
1
b. Perawatan Alat Tulis kantor 500.000
Total Kebutuhan Kesekretariatan 2.500.000
Kebendaharaan
a. Pembuatan Nomor Rekening Bank 300.000
2 b. Pengadaan buku-buku kebendaharaan 200.000
c. Pengadaan inventaris kebendaharaan 500.000
d. Pembuatan pedoman administrasi keuangan 500.000
DPD IMM DIY 107

Total kebutuhan Kebendaharaan 1.500.000
Bidang Organisasi
a. Pengadaan Inventaris 10.000.000
b. Rakorda 3.000.000
c. Tanwir 15.000.000
d. Turba 5.000.000
3 e. Data Base Organisasi 500.000
f. Pendirian Cabang bantul 500.000
g. Muktamar 30.000.000
h. Musyawarah Daerah DPD IMM DIY 15.000.000
i. Pelantikan 2.000.000
Total Kebutuhan Bidang Organisasi 81.000.000
Bidang Kader
a. Baitul Arqam Pimpinan DPD IMM DIY 500.000
b. Latihan Instruktur Madya 5.000.000
c. Pembentukan Korps Instruktur Madya 1.000.000
d. Pendampingan Korps Instruktur Madya 1.000.000
e. Penugasan Korps Instruktur Madya untuk
1.000.0000
mengelola DAM
f. Penyusunan SOP DAM 2.000.000
4.
g. Penyusunan SOP LIM 2.000.000
h. Lokakarya Perkaderan IMM DIY 8.000.000
i. Sarasehan Instruktur Se-DIY 1.000.000
j. Rakorda Bidang Kader cabang dan Daerah 100.000
k. Penghimpunan Data Base Kader IMM DIY 100.000
l. Pendampingan (Pemetaan) kader Madya 0
m. Penyelenggaraan Darul Arqam Paripurna 25.000.000
Total Kebutuhan Bidang Kader 30.700.000
Bidang Riset & Pengembangan Keilmuan
a. Silaturrahmi Keilmuan 500.000
b. Silaturrahmi Keilmuan Eksternal 500.000
5 c. Kopi Darat Bidang RPK Se-DIY 500.000
d. Kopi Darat Bidang RPK Se-Indonesia 2.500.000
e. Workshop IMM Studies 10.000.000
Total Kebutuhan Bidang RPK 14.000.000
Bidang Hikmah
a. Koordinasi Ferakan Internal IMM 2.400.000
b. Koordinasi Gerakan Eksternal 500.000
6
c. IMM Merespon 500.000
d. Training Advokasi Kebijakan Publik 10.000.000
Total Kebutuhan Bidang HIkmah 13.400.000
7 Bidang Tabligh & Kajian Keislaman

a. Menyusun Konsep Dakwah IMM DIY 1.000.000
b. Pendataan dan optimalisasi peran Mubaligh
1.000.000
c. Pelatihan Mubaligh Mahasiswa Muhammadiyah 10.000.000
Total Kebutuhan Bidang TKK 12.000.000
Bidang Media & Komunikasi
a. Pembuatan Wesite DPD IMM DIY 1.000.000
8 b. Pembuatan aplikasi Android 2.000.000
c. Pengadaan Kamera 6.000.000
Total Kebutuhan Bidang Media dan Komunikasi 9.000.000
Bidang Ekonomi & Kewirausahaan
a. Pembentukan BUMI 30.000.000
b. Pembentukan Dewan Pengelola BUMI 2.000.000
9 c. Monitoring BUMI 500.000
d. Mendorong PC melakukan pelatihan Enterpreneur 500.000
e. Data Base Warung Muhammadiyah 2.000.000
Total Kebutuhan Bidang Ekowir 35.000.000
Bidang Sosial & Pemberdayaan Masyarakat
a. Diskusi Pemberdayaan masyarakat 4.000.000
10 b. Advokasi Kepentingan Masyarakat 1.000.000
c. Membentuk LPM IMM 2.000.000
Total Kebutuhan Bidang SPM 7.000.000
11 Bidang Seni, Budaya, dan Olahraga
a. Diskusi Budaya 5.000.000
b. Sanggar Merah 10.000.000
c. Liga Futsal 7.500.000
Total Kebutuhan Bidang SBO 27.500.000
Bidang IMMawati
a. Kajian Gender 2.500.000
12 b. Diskuswati 5.500.000
c. Silaturrahmi Tokoh 500.000
Total Kebutuhan Bidang IMMawati 8.500.000
Jumlah Rencana Anggaran Belanja 242.100.000
C. Rekapitulasi
Jumlah Pendapatan Rp 189.700.000

Jumlah Pengeluaran Rp 242.100.000
Selisih Rp 52.400.000
Yogyakarta, 7 Agustus 2022
DPD IMM DIY 109

PIMPINAN
Ketua Umum, Bendahara Umum,
Muh. Akmal Ahsan Wahyu Tri Nur Ahmad Firdaus

NIA. 12.001.4629 NIA. 12.001.3729

Lampiran 7
CONTOH PERUBAHAN RANCANGAN ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA IKATAN

PERIODE 2021-2023
Nominal (Rp) Bertambah (+) Rp /

No. Mata Anggaran
Sebelum Setelah Berkurang (-) Rp
Internal IMM
a. Uang Pangkal (Pembuatan KTA) 500.000 500.000 0
1 b. Iuran Rutin Pimpinan 5.000.000 5.000.000 0
c. BUMI 25.000.000 25.000.000 (+) 5.000.000
Total Pendapatan Internal IMM 10.500.000 10.500.000 (+) 5.000.000
Pembinaan
2 a. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah 75.000.000 70.000.000 (-) 5.000.000
Total Pendapatan Pembinaan 75.000.000 70.000.000 (-) 5.000.000
Bantuan
a. LAZISMU PP Muhammadiyah 15.000.000 15.000.000 0
b. PP Muhammadiyah & ‘Aisyiyah 15.000.000 15.000.000 0
3
15.000.000 15.000.000 0
DPD IMM DIY

c. LAZISMU PW Muhammadiyah DIY
d. Amal Usaha Muhammadiyah 55.000.000 60.000.000 (+) 5.000.000
e. Donatur 25.000.000 30.000.000 (+) 5.000.000
111
112
f. Pemerintah 50.000.000 50.000.000 0
Total Pendapatan Bantuan 85.000.000 95.000.000 (+)10.000.000
a. Pemerintah 50.000.000 50.000.000 0
4
b. Swasta 25.000.000 30.000.000 (+) 5.000.000
Total Pendapatan Kemitraan 75.000.000 80.000.000 0
Jumlah Rencana Anggaran Pendapatan 245.500.000 250.500.000 (+) 5.000.000
B. Anggaran Belanja

No. Perincian Anggaran
Kesekretariatan
a. Pengadaan Alat Tulis Kantor 2.000.000 2.000.000 (+) 500.000
1
Pedoman Administrasi Dan Organisasi

b. Perawatan Alat Tulis kantor 500.000 500.000 0
Total Kebutuhan Kesekretariatan 2.500.000 3.000.000 (+) 500.000
Kebendaharaan
a. Pembuatan Nomor Rekening Bank 300.000 300.000 0
b. Pengadaan buku-buku kebendaharaan 200.000 200.000 0
2
c. Pengadaan inventaris kebendaharaan 500.000 500.000 0
d. Pembuatan pedoman administrasi keuangan 500.000 500.000 0
Total Kebutuhan Kebendaharaan 1.500.000 1.500.000 0
Bidang Organisasi
3
a. Pengadaan Inventaris 10.000.000 10.000.000 0
b. Rakorda 3.000.000 3.000.000 0
c. Tanwir 15.000.000 25.000.000 (+) 10.000.000
d. Turba 5.000.000 5.000.000 0
e. Data Base Organisasi 500.000 500.000 0
f. Pendirian Cabang bantul 500.000 1.000.000 (+) 500.000
g. Muktamar 30.000.000 30.000.000 0
h. Musyawarah Daerah DPD IMM DIY 15.000.000 15.000.000 0
i. Pelantikan 2.000.000 1.500.000 (-)500.000
Total Kebutuhan Bidang Organisasi 81.000.000 91.000.000 (+)10.000.000
Bidang Kader
a. Baitul Arqam Pimpinan DPD IMM DIY 500.000 0 (-)500.000
b. Latihan Instruktur Madya 5.000.000 5.000.000 0
c. Pembentukan Korps Instruktur Madya 1.000.000 500.000 (-)500.000
d. Pendampingan Korps Instruktur Madya 1.000.000 1.000.000 0
e. Penugasan Korps Instruktur Madya pada DAM 1.000.0000 1.000.0000 0
f. Penyusunan SOP DAM 2.000.000 2.000.000 0
4.
g. Penyusunan SOP LIM 2.000.000 2.000.000 0
h. Lokakarya Perkaderan IMM DIY 8.000.000 5.000.000 (-)3.000.000
i. Sarasehan Instruktur Se-DIY 1.000.000 1.000.000 0
j. Rakorda Bidang Kader cabang dan Daerah 100.000 500.000 (+)400.000
DPD IMM DIY

k. Penghimpunan Data Base Kader IMM DIY 100.000 100.000 0
l. Pendampingan (Pemetaan) kader Madya 0 0 0
m. Penyelenggaraan Darul Arqam Paripurna 25.000.000 25.000.000 0
113
Total Kebutuhan Bidang Kader 30.700.000 28.100.000 (-) 2.600.000
114
a. Silaturrahmi Keilmuan 500.000 500.000 0
b. Silaturrahmi keilmuan Eksternal 500.000 500.000 0
5 c. Kopi Darat Bidang RPK Se-DIY 500.000 500.000 0
d. Kopi Darat Bidang RPK Se-Indonesia 2.500.000 2.500.000 0
e. Workshop IMM Studies 10.000.000 10.000.000 0
Total Kebutuhan Bidang RPK 14.000.000 14.000.000 0
Bidang Hikmah
a. Koordinasi gerakan Internal IMM 2.400.000 2.400.000 0
b. Koordinasi Gerakan Eksternal 500.000 500.000 0
6
c. IMM Merespon 500.000 500.000 0
d. Training Advokasi Kebijakan Publik 10.000.000 10.000.000 0

Total Kebutuhan Bidang HIkmah 13.400.000 13.400.000 0
Bidang Tabligh & Kajian Keislaman
a. Menyusun Konsep Dakwah IMM DIY 1.000.000 1.000.000 0
b. Pendataan dan optimalisasi peran Mubaligh 0
7 1.000.000 1.000.000
c. Pelatihan Mubaligh Mahasiswa Muhammadiyah 10.000.000 10.000.000 0
Total Kebutuhan Bidang TKK 12.000.000 12.000.000 0
8 a. Pembuatan Wesite DPD IMM DIY 1.000.000 1.000.000 0
b. Pembuatan aplikasi Android 2.000.000 2.000.000 0
c. Pengadaan Kamera 6.000.000 6.000.000 0
Total Kebutuhan Bidang Media dan Komunikasi 9.000.000 9.000.000 0
a. Pembentukan BUMI 30.000.000 30.000.000 0
b. Pembentukan Dewan Pengelola BUMI 2.000.000 2.000.000 0
9 c. Monitoring BUMI 500.000 500.000 0
d. Mendorong PC melakukan pelatihan Enterpreneur 500.000 500.000 0
e. Data Base Warung Muhammadiyah 2.000.000 2.000.000 0
Total Kebutuhan Bidang Ekowir 35.000.000 35.000.000 0
Bidang Sosial & Pemberdayaan Masyarakat
a. Diskusi Pemberdayaan masyarakat 4.000.000 4.000.000 0
10 b. Advokasi Kepentingan Masyarakat 1.000.000 1.000.000 0
c. Membentuk LPM IMM 2.000.000 2.000.000 0
Total Kebutuhan Bidang SPM 7.000.000 7.000.000 0
Bidang Seni, Budaya, dan Olahraga
a. Diskusi Budaya 5.000.000 5.000.000 0
11 b. Sanggar Merah 10.000.000 10.000.000 0
c. Liga Futsal 7.500.000 7.500.000 0
Total Kebutuhan Bidang SBO 27.500.000 27.500.000 0
Bidang IMMawati
DPD IMM DIY

a. Kajian Gender 2.500.000 2.500.000 0
12
b. Diskuswati 5.500.000 5.500.000 0
c. Silaturrahmi Tokoh 500.000 500.000 0
115
0
116
Total Kebutuhan Bidang IMMawati 8.500.000 8.500.000
Jumlah Rencana Anggaran Belanja 242.100.000 249.000.000 0
C. Rekapitulasi Perubahan RAPBI

Jumlah Pendapatan 245.500.000 250.500.000 (+) 5.000.000
Jumlah Pengeluaran 242.100.000 249.000.000 (+) 6.900.000
Selisih 3.400.000 1.500.000 (-) 1.900.000
PIMPINAN

Muh.Akmal Ahsan Wahyu Tri Nur Ahmad Firdaus, S.E
NIA. 12.001.4629 NIA 12.001.3729
Lampiran 8
CONTOH CATATAN IURAN RUTIN
BADAN PIMPINAN HARIAN DEWAN PIMPINAN DAERAH
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PERIODE 2021-2023
Bulan
No Nama
April 2021 Mei 2021 Juni 2021 Juli 2022
1 Muhammad Akmal Ahsan
2 Rifqi Annafi’
3 Azhar Basyir
4 Muhammad Taufiq Firdaus
5 Haryono Kapitang
6 Muhammad Zulfikar Yusuf
7 Hisyam Abdi El Aziz
8 Dila Farhani Nurrahman
9 Fadhel Akbar Fauzi
10 Abie Dhimas Al Qoni Fatarrudin
11 Manarul Islam
12 Pramudya Ananta
13 Ainul Yaqin Al Barry
14 Muhammad Khakim Abdillah
15 Farhan Aji Dharma
16 Devi Seftiana
17 Itsna Safira Khairunnisaa
18 Muhammad Dzulnafis Tanjung
19 Habib Firmansyah
20 Yeyen Febrilia
21 Fajar Shodiq
22 Aulia Fahurrahman Darwis
23 Laili Isna Fatkhurrahmah
24 Muhammad Fauzan Akhyar L
25 Muqoddarur Rosyadi
26 Ade Ahmad Wijaya
27 Farhad Najib Izzuddin
DPD IMM DIY 117

28 Rahmat Saleh
29 Nur Widyasti Meiliyan
30 Wahyu Tri Nur Ahmad Firdaus
31 Muhammad Afif Fauzy
Keterangan:
Setiap pembayaran ditulis tanggal pembayarannya dan dibubuhi paraf oleh bendahara sebagai
penerima.

Lampiran 9
CONTOH BUKU TABUNGAN

Keterangan:
Jika periode berahir, pimpinan baru tidak perlu membuka nomor rekening baru. Pimpinan baru
hanya perlu registrasi ulang sesuai dengan aturan bank yang bersangkutan.
DPD IMM DIY 119

120
Lampiran 10
CONTOH BUKTI TRANSAKSI UANG IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

Keterangan:
Bukti transaksi atau kuitansi djilid dan dipisahkan antara milik pimpinan dan milik UPT.
Lampiran 11
SIRKULASI KEUANGAN
DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA PERIODE 2021 - 2023
Bulan: ………………………
No. Hari Tanggal Bukti Transaksi Keterangan Debet (Rp) Kredit (Rp) Saldo (Rp)
…………....................., ..... …………………… …………

PIMPINAN
Muh.Akmal Ahsan Wahyu Tri Nur Ahmad Firdaus
DPD IMM DIY

NIA. 12.001.4629 NIA. 12.001.3729
121
Lampiran 12
122
SURAT TANGGUNG JAWAB BELANJA
1. Bidang : ......................................................................................
2. Kegiatan : ......................................................................................
3. Suplai Dana : Rp ................................................................................
No Kebutuhan Bukti Transaksi Frek Satuan Harga (Rp) Jumlah (Rp)

Total
Bukti-bukti transaksi belanja di atas terlampir.

Demikian surat tanggung jawab belanja Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Daerah Istimewa Yogyakarta dibuat dengan
sebenarnya.
Yogyakarta, ...... ........................... ..........

Penanggungjawab Belanja
(............................................................)
Lampiran 13
REALISASI ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA IKATAN

PERIODE 2021-2023
No. Mata Anggaran Nominal (Rp)

Internal IMM
a. Uang Pangkal (Pembuatan KTA) 500.000
1 b. Iuran Rutin Pimpinan 5.000.000
c. BUMI 25.000.000
Total Pendapatan Internal IMM 10.500.000
Pembinaan
2 a. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah 75.000.000
Total Pendapatan Pembinaan 75.000.000
Bantuan
a. LAZISMU PP Muhammadiyah 15.000.000
b. PP Muhammadiyah & ‘Aisyiyah 15.000.000
c. LAZISMU PW Muhammadiyah DIY 15.000.000
3
d. Amal Usaha Muhammadiyah 55.000.000
e. Donatur 25.000.000
f. Pemerintah 50.000.000
Total Pendapatan Bantuan 85.000.000
a. Pemerintah 50.000.000
4
b. Swasta 25.000.000
Total Pendapatan Kemitraan 75.000.000
Jumlah Rencana Anggaran Pendapatan 245.500.000
DPD IMM DIY 123

B. Anggaran Belanja
No. Perincian Anggaran Nominal (Rp)

Kesekretariatan
a. Pengadaan Alat Tulis Kantor 2.000.000
1
b. Perawatan Alat Tulis kantor 500.000
Total Kebutuhan Kesekretariatan 2.500.000
Kebendaharaan
a. Pembuatan Nomor Rekening Bank 300.000
b. Pengadaan buku-buku kebendaharaan 200.000
2
c. Pengadaan inventaris kebendaharaan 500.000
d. Pembuatan pedoman administrasi keuangan 500.000
Total Kebutuhan Kebendaharaan 1.500.000
Bidang Organisasi
a. Pengadaan Inventaris 10.000.000
b. Rakorda 3.000.000
c. Tanwir 15.000.000
d. Turba 5.000.000
3 e. Data Base Organisasi 500.000
f. Pendirian Cabang bantul 500.000
g. Muktamar 30.000.000
h. Musyawarah Daerah DPD IMM DIY 15.000.000
i. Pelantikan 2.000.000
Total Kebutuhan Bidang Organisasi 81.000.000
Bidang Kader
a. Baitul Arqam Pimpinan DPD IMM DIY 500.000
b. Latihan Instruktur Madya 5.000.000
c. Pembentukan Korps Instruktur Madya 1.000.000
d. Pendampingan Korps Instruktur Madya 1.000.000
e. Penugasan Korps Instruktur Madya untuk
4. 1.000.0000
mengelola DAM
f. Penyusunan SOP DAM 2.000.000
g. Penyusunan SOP LIM 2.000.000
h. Lokakarya Perkaderan IMM DIY 8.000.000
i. Sarasehan Instruktur Se-DIY 1.000.000
j. Rakorda Bidang Kader cabang dan Daerah 100.000

k. Penghimpunan Data Base Kader IMM DIY 100.000
l. Pendampingan (Pemetaan) kader Madya 0
m. Penyelenggaraan Darul Arqam Paripurna 25.000.000
Total Kebutuhan Bidang Kader 30.700.000
a. Silaturrahmi Keilmuan 500.000
b. Silaturrahmi keilmuan Eksternal 500.000
5 c. Kopi Darat Bidang RPK Se-DIY 500.000
d. Kopi Darat Bidang RPK Se-Indonesia 2.500.000
e. Workshop IMM Studies 10.000.000
Total Kebutuhan Bidang RPK 14.000.000
Bidang Hikmah
a. Koordinasi gerakan Internal IMM 2.400.000
b. Koordinasi Gerakan Eksternal 500.000
6
c. IMM Merespons 500.000
d. Training Advokasi Kebijakan Publik 10.000.000
Total Kebutuhan Bidang HIkmah 13.400.000
Bidang Tabligh & Kajian Keislaman
a. Menyusun Konsep Dakwah IMM DIY 1.000.000
b. Pendataan dan optimalisasi peran Mubaligh
7 1.000.000
c. Pelatihan Mubaligh Mahasiswa Muhammadiyah 10.000.000
Total Kebutuhan Bidang TKK 12.000.000
a. Pembuatan Wesite DPD IMM DIY 1.000.000
8 b. Pembuatan aplikasi Android 2.000.000
c. Pengadaan Kamera 6.000.000
Total Kebutuhan Bidang Media dan Komunikasi 9.000.000
a. Pembentukan BUMI 30.000.000
b. Pembentukan Dewan Pengelola BUMI 2.000.000
9 c. Monitoring BUMI 500.000
d. Mendorong PC melakukan pelatihan Enterpreneur 500.000
e. Data Base Warung Muhammadiyah 2.000.000
Total Kebutuhan Bidang Ekowir 35.000.000
10 Bidang Sosial & Pemberdayaan Masyarakat
DPD IMM DIY 125

a. Diskusi Pemberdayaan masyarakat 4.000.000
b. Advokasi Kepentingan Masyarakat 1.000.000
c. Membentuk LPM IMM 2.000.000
Total Kebutuhan Bidang SPM 7.000.000
11 Bidang Seni, Budaya, dan Olahraga
a. Diskusi Budaya 5.000.000
b. Sanggar Merah 10.000.000
c. Liga Futsal 7.500.000
Total Kebutuhan Bidang SBO 27.500.000
Bidang IMMawati
a. Kajian Gender 2.500.000
12 b. Diskuswati 5.500.000
c. Silaturrahmi Tokoh 500.000
Total kebutuhan Bidang IMMawati 8.500.000
Jumlah Rencana Anggaran Belanja 242.100.000
C. Rekapitulasi
Jumlah Pendapatan Rp 245.500.000

Jumlah Pengeluaran Rp 242.100.000
Selisih Rp 3.400.000
PIMPINAN
Muh. Akmal Ahsan Wahyu Tri Nur Ahmad Firdaus

NIA. 12.00.4629 NIA 12.001.3729

Lampiran 14
ESTIMASI KEBUTUHAN DANA
Harga Jumlah
No Kebutuhan Frekuensi Satuan
(Rp) (Rp)
Kesekretariatan
a.
b.
1
c.
d.
Sub Total Kesekretarian
Seksi Acara
a.
b.
2
c.
d.
Sub Total Seksi Acara
Seksi Perlengkapan
a.
b.
3
c.
d.
Sub Total Seksi Perlengkapan
Seksi Konsumsi
a.
b.
4
c.
d.
Sub Total Seksi Konsumsi
Seksi Dokumentasi
a.
b.
5
c.
d.
Sub Total Seksi Dokumentasi
DPD IMM DIY 127

Seksi Sponsorship
a.
b.
6
c.
d.
Sub Total Seksi Sponsorsip
Seksi Humas
a.
b.
7
c.
d.
Sub Total Seksi Humas
Total

Lampiran 15
REALISASI DANA
A. Pemasukan
No Sumber Jumlah (Rp)
Total
B. Pengeluaran
Harga Jumlah
No Kebutuhan Frekuensi Satuan
(Rp) (Rp)
Kesekretariatan
a.
b.
1
c.
d.
Sub Total Kesekretarian
Seksi Acara
a.
b.
2
c.
d.
Sub Total Seksi Acara
Seksi Perlengkapan
a.
b.
3
c.
d.
Sub Total Seksi Perlengkapan
Seksi Konsumsi
a.
b.
4
c.
d.
Sub Total Seksi Konsumsi
DPD IMM DIY 129

Seksi Dokumentasi
a.
b.
5
c.
d.
Sub Total Seksi Dokumentasi
Seksi Sponsorship
a.
b.
6
c.
d.
Sub Total Seksi Sponsorsip
Seksi Humas
a.
b.
7
c.
d.
Sub Total Seksi Humas
Total
C. Rekapitulasi
Jumlah Pemasukan Rp ....................................

Jumlah Pengeluaran Rp ....................................
Selisih Rp ....................................

DPD IMM DIY 131

PADPDIMM2 (Pedoman IMM)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PADPDIMM2 (Pedoman IMM)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DPD IMM DIY i

Desain Sampul & Tata Letak:

Dewan Pimpinan Daerah

Menetapkan : KEPUTUSAN DPD IMM DIY TENTANG PENGESAHAN PEDOMAN

Muhammad Akmal Ahsan Farhan Aji Dharma

Dewan Pimpinan Daerah

Assalamu’alaikum, wr., wb.

Dewan Pimpinan Daerah

Ketua Umum, Sekretaris Umum,

Muhammad Akmal Ahsan Farhan Aji Dharma

BAB II PROSEDUR PENDIRIAN KOMISARIAT BARU................. 7

BAB III PROSEDUR PEMEKARAN KOMISARIAT........................ 9

BAB IV PROSEDUR PERUBAHAN NAMA KOMISARIAT............. 11

BAB V PROSEDUR PENDIRIAN CABANG................................ 13

BAB VI PROSEDUR PERMOHONAN PEMBAHARUAN SURAT

BAB VII PROSEDUR PERMOHONAN PELIMPAHAN PIMPINAN

BAB VIII KAIDAH KOORDINATOR KOMISARIAT (KORKOM).......19

BAB IX PROSEDUR PENGAJUAN PEMBUATAN KARTU

BAB X PROSEDUR PEMBENTUKAN KEPANITIAAN.................25

BAB XII KEARSIPAN...............................................................35

BAB XIII SURAT-MENYURAT....................................................37

BAB XIV DAFTAR PIMPINAN KOMISARIAT DAN CABANG

BAB XVI PEDOMAN PEMBUATAN PROPOSAL............................73

BAB XVII PEDOMAN PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN.............77

BAB XVIII PEDOMAN PENGESAHAN, PELANTIKAN, DAN

BAB XIX PEDOMAN PERSIDANGAN..........................................85

BAB XX ADMINISTRASI KEUANGAN...................................... 89

Permusyawaratan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) terdiri dari

1. Teknis Pra Pelaksanaan Musyawarah Komisariat

2 Tanfidz Keputusan Muktamar XIX Kendari tahun 2021.

2 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

DPD IMM DIY 3

2. Pelaksanaan Musyawarah Cabang

4 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

DPD IMM DIY 5

D. Musyawarah Luar Biasa

4 Tanfidz Keputusan Muktamar XIX Kendari tahun 2021.

6 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

1. Pendirian komisariat baru di IMM DIY merupakan bentuk pendirian

8 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

1. Usulan pemekaran komisariat merupakan inisiatif dari pimpinan

10 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

1. Pengajuan perubahan nama komisariat harus dengan motif yang benar,

1. Pengajuan pendirian pimpinan cabang baru harus membuat

14 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

16 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

1. Usulan pelimpahan pimpinan komisariat merupakan inisiatif dari

18 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

20 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

DPD IMM DIY 21

Kartu tanda anggota (KTA) IMM berdasarkan aturan dalam Anggaran

B. Mekanisme Pembuatan KTA

24 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

1. Setiap pelaksanaan agenda program atau kegiatan yang membutuhkan

5. Setiap hal yang berkaitan dengan konsep dan teknis pelaksanaan

26 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

28 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

c. Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus

DPD IMM DIY 29

3. Buku Agenda Surat Masuk

30 Pedoman Administrasi Dan Organisasi

DPD IMM DIY 31

Hari, Tanggal: Tempat:

6. Buku Presensi Rapat/Sidang