MUSYAWARAH ANGGOTA II
KAMADHIS UGM 2020
PROGRAM KERJA KE-5 TAHUN 2020
Dr. Dr. Ir. Effendie Tanumihardja, S.U., M.M. Pratama Dharma Surya Sentiago Husada
NIP 195207031984031002 NIM 18/428360/SA/19307 NIM 19/443930/TK/49126
Mengesahkan,
Direktur Kemahasiswaan UGM,
ii
iii
DAFTAR ISI
BAB IV PENUTUP..............................................................................................................12
iii
BAB I
PENDAHULUAN
1
BAB II
PELAKSANAAN KEGIATAN
2
Penanggung Jawab Khusus : Sylvia
Seksi Acara
Seksi Operasional
Marsellius (20/456372/TK/50502)
3
C. Realisasi Anggaran Biaya
1. Pengeluaran
Harga
Seksi Kebutuhan Jumlah Satuan Total
Satuan
2. Pemasukan
Sumber Pemasukan Jumlah Pemasukan
Dana Universitas Rp 764.000,00
Dana Usaha Rp 0
Total Pemasukan Rp 764.000,00
3. Akumulasi
Total Pemasukan Rp 764.000,00
Total Pengeluaran Rp 764.000,00
Saldo Akhir Rp 0
D. Peserta Kegiatan
Peserta kegiatan pada Musyawarah Anggota II Kamadhis UGM 2020 mempunyai
pendaftar sebanyak 68 orang dengan persentase ketercapaian 35,05% dan yang menghadiri
acara sebanyak 66 orang dengan persentase ketercapaian 34,02%.
4
BAB III
EVALUASI KEGIATAN
A. Ketua Panitia
1. Sebelum Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Ketua Panitia terlambat menanyakan jadwal Rapat Bidang pada tiap seksi
sehingga penjadwalan Rapat Panitia Lengkap terlambat dan banyak panitia yang
telat mengisi daftar presensi serta terkesan mepet.
2) Ketua Panitia meninggalkan ruang Zoom Cloud Meetings pada saat pelaksanaan
geladi bersih diakibatkan pemadaman listrik yang menyebabkan tidak adanya
internet sehingga tidak dapat mengikuti geladi bersih pada bagian Pembawa
Acara.
b. Saran
1) Sebaiknya Ketua Panitia lebih cepat menanyakan jadwal Rapat Bidang masing-
masing seksi agar penjadwalan Rapat Panitia Lengkap bisa segera dilaksanakan.
2) Sebaiknya Ketua Panitia telah mengisi paket kuota terlebih dahulu agar dapat
mengikuti geladi bersih secara keseluruhan.
2. Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Ketua Panitia lupa memberikan salam kepada peserta dan Ketua Umum pada
saat pemberian sambutan sehingga terkesan kurang sopan dan tidak menghargai
peserta serta Ketua Umum.
2) Ketua Panitia lupa untuk mematikan perangkat audio suara sehingga
mengganggu acara pada saat sesi pembacaan Laporan Pertanggungjawaban.
b. Saran
1) Sebaiknya Ketua Panitia menuliskan poin-poin penting yang harus diucapkan
pada saat pemberian sambutan agar tidak ada yang kata-kata penting yang
terlewatkan.
2) Sebaiknya Ketua Panitia mengecek terlebih dahulu apakah perangkat audio telah
dinonaktifkan agar tidak mengganggu jalannya acara.
5
3. Setelah Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) –
b. Saran
1) –
4. Apresiasi
a. Ketua Panitia dapat memimpin Rapat Panitia Lengkap dengan lancar sehingga tidak
ada rapat yang sampai larut malam.
B. Sekretaris dan Bendahara
1. Sebelum Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Sekretaris dan Bendahara tidak menyusun aliran kas sehingga tidak ada rekam
jejak kapan dana masuk dan keluar.
b. Saran
1) Sebaiknya Sekretaris dan Bendahara menyusun aliran kas untuk memudahkan
pengecekan dan pengembalian dana panitia yang terpakai.
2. Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) –
b. Saran
1) –
3. Setelah Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) –
b. Saran
1) –
4. Apresiasi
a. Sekretaris dan Bendahara selalu membuat tautan presensi melalui Google Form pada
setiap rapat sehingga data jumlah peserta yang hadir terekap dengan baik.
b. Sekretaris dan Bendahara berinisiatif membuat Google Drive sehingga notulensi
rapat dan PPT per seksi tersimpan dengan baik.
c. Notulensi dibagikan segera setelah selesai rapat.
6
C. Seksi Acara
1. Sebelum Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Seksi Acara tidak mengonfirmasi jadwal latihan Pembawa Acara kepada
perangkat acara pada Rabu, 20 November 2020 sehingga latihan terlambat
dimulai.
2) Seksi Acara kurang berkoordinasi dengan Dewan Pengurus tahun 2021 tentang
pengisian sesi acara Presentasi Dewan Pengurus tahun 2021 sehingga terjadi
kesalahpahaman saat acara berlangsung.
b. Saran
1) Sebaiknya Seksi Acara mengonfirmasi kembali terkait jadwal latihan Pembawa
Acara kepada perangkat acara sehingga tidak terjadi miskomunikasi.
2) Sebaiknya Seksi Acara lebih memastikan dan berkoordinasi lebih baik ke
pengisi acara agar tidak terjadi kesalahpahaman dan acara dapat berlangsung
secara lancar.
2. Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Pembawa Acara berbicara secara bersamaan saat acara berlangsung yang
menyebabkan kata-kata yang diucapkan menjadi tidak jelas.
b. Saran
1) Sebaiknya Seksi Acara membuat jadwal latihan tambahan untuk Pembawa
Acara agar menambah kenyamanan antar Pembawa Acara.
3. Setelah Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) –
b. Saran
1) –
4. Apresiasi
a. Tata laksana acara dinilai sangat baik oleh peserta. Hal ini dibuktikan melalui
respons positif dari forum aspirasi di mana sebanyak 66,67% peserta menjawab
sangat baik dan 33,33% peserta menjawab baik.
b. Pemimpin dan penerjemah puja bakti dinilai sangat baik oleh peserta. Hal ini
dibuktikan melalui respons positif dari forum aspirasi di mana sebanyak 55,55%
peserta menjawab sangat baik dan 44,45% peserta menjawab baik.
7
D. Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi
1. Sebelum Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi tidak teliti dalam memublikasikan
caption siaran langsung sehingga Seksi Publikasi, Desain dan Dokumentasi
membatalkan pesan tersebut.
2) Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi lalai dalam mengundang peserta ke
dalam Multi-Person Chat pada media sosial LINE sehingga terdapat satu peserta
yang diundang terlambat.
3) Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi tidak teliti dalam mendesain Paritta
Puja Bakti sehingga terdapat satu halaman dari Paritta yang tidak tertutup penuh
oleh latar belakang.
b. Saran
1) Sebaiknya Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi memeriksa kembali
caption yang akan dipublikasi agar caption yang dibagikan sesuai dengan
caption yang telah dibuat.
2) Sebaiknya Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi memeriksa kembali
peserta yang akan diundang dengan data peserta yang mendaftar agar setiap
peserta mendapatkan informasi yang lengkap.
3) Sebaiknya Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi memeriksa kembali hasil
desain yang telah dibuat dengan teliti agar tidak ada cacat desain.
2. Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi terlambat dalam membagikan Paritta
Puja Bakti ke Multi-Person Chat pada media sosial LINE sehingga Paritta Puja
Bakti dibagikan saat Puja Bakti berlangsung.
b. Saran
1) Sebaiknya Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi saling mengingatkan untuk
membagikan Paritta Puja Bakti agar peserta yang tidak memiliki Paritta dapat
membaca Paritta saat Puja Bakti berlangsung.
3. Setelah Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) –
b. Saran
1) –
8
4. Apresiasi
a. Desain poster, latar belakang virtual, dan backdrop Musyawarah Anggota II
Kamadhis UGM 2020 mendapat respon positif dari peserta yang dapat dilihat dari
forum aspirasi dengan penilaian baik sebesar 22,2%, dan sangat baik sebesar 77,8%
untuk poster Open Registration, penilaian baik sebesar 33,3%, dan sangat baik
sebesar 66,7% untuk poster H-3, penilaian baik sebesar 38,9%, dan sangat baik
sebesar 61,1% untuk H-1, penilaian baik sebesar 27,8%, dan sangat baik sebesar
72,2% untuk poster D-day Acara, penilaian baik sebesar 27,8%, dan sangat baik
sebesar 72,2% untuk Siaran Langsung acara, penilaian baik sebesar 38,9%, dan
sangat baik sebesar 61,1% untuk latar belakang virtual, dan penilaian baik sebesar
33,3%, dan sangat baik sebesar 66,7% untuk backdrop acara.
b. Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi berhasil mengabadikan setiap rangkaian
acara dalam bentuk foto dengan lengkap.
c. Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi membuat suatu inovasi yaitu mendesain
backdrop dalam bentuk video.
d. Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi membantu seksi Operasional dalam
membagikan tautan Acara.
E. Seksi Operasional
1. Sebelum Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Seksi Operasional kurang memperhatikan lirik daftar lagu sehingga terputar
kata-kata yang kurang pantas.
b. Saran
1) Sebaiknya Bidang Operasional mengecek kembali lirik daftar lagu yang dibuat
dengan seksama dan meminta pendapat panitia lain terlebih dahulu.
2. Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) Seksi Operasional salah dalam membuat penulisan format nama sehingga
peserta harus mengonfirmasi ke panitia terlebih dahulu dan menunggu format
nama yang baru.
2) Seksi Operasional terlambat memberikan tautan ruang Zoom ke grup panitia
sehingga pengecekan koneksi panitia tidak terlaksana sesuai waktu yang tertera
pada petunjuk teknis.
3) Seksi Operasional menggunakan fitur Lock Meeting Room sehingga peserta yang
ingin bergabung langsung ditolak.
9
4) Seksi Operasional kurang hati-hati dalam mengoperasikan Zoom sehingga tanpa
sengaja mengeluarkan pembawa acara dari ruang zoom sehingga pembawa acara
tidak dapat memasuki ruang Zoom dengan gawai yang sama.
5) Seksi Operasional tidak mengingatkan pimpinan sidang untuk mematikan
notifikasi telepon genggamnya sehingga mengganggu peserta.
6) Seksi Operasional terlambat menyiapkan berkas break backdrop sehingga harus
mengunduh berkas tersebut dan menjeda tampilan gambar altar puja yang
menyebabkan tampilannya sempat hilang.
b. Saran
1) Sebaiknya Seksi Operasional memberi batasan waktu kepada peserta yang
dibuatkan format nama dan mengecek kembali format nama yang akan
dikirimkan ke Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi.
2) Sebaiknya Seksi Operasional membuat pengingat untuk mengirimkan tautan
ruang Zoom atau memberikan tautannya ke grup panitia segera setelah membuat
tautan agar tetap bisa diakses tepat waktu.
3) Sebaiknya Seksi Operasional menggunakan fitur Waiting Room agar peserta
tetap masuk dan menunggu di ruang tunggu Zoom selagi ruang Zoom steril.
4) Sebaiknya Seksi Operasional mengaktifkan fitur “allow removed participant to
rejoin” sebelum dimulainya meeting agar partisipan dapat kembali masuk dalam
ruang meskipun sudah dikeluarkan.
5) Sebaiknya Seksi Operasional mengingatkan pimpinan sidang sebelum acara
dimulai untuk mematikan notifikasi telepon genggamnya dan mengingatkan
kembali ketika terjadi kebocoran audio saat acara berlangsung.
6) Sebaiknya Seksi Operasional menyiapkan berkas yang akan ditayangkan saat
istirahat sebelum acara dan jika harus mengunduh berkas saat share screen,
sebaiknya Seksi Operasional tidak menjeda tayangan.
3. Setelah Pelaksanaan
a. Evaluasi
1) –
b. Saran
1) –
10
4. Apresiasi
a. Seksi Operasional dinilai baik sebagai narahubung berdasarkan penilaian peserta
melalui forum aspirasi dengan penilaian baik sebesar 33,3% dan sangat baik sebesar
66,7%
b. Seksi Operasional dinilai baik dalam mengoperasikan Zoom berdasarkan penilaian
peserta melalui forum aspirasi dengan penilaian baik sebesar 36,36% dan sangat baik
sebesar 63,64%.
c. Seksi Operasional membantu Seksi Publikasi, Desain, dan Dokumentasi dalam
mengundang peserta ke dalam Multi-Person Chat pada media sosial LINE.
11
BAB IV
PENUTUP
12
LAMPIRAN
Foto Dokumentasi Kegiatan
Laporan Ketua Panitia Musyawarah Sambutan Ketua Umum Kamadhis UGM 2020
Anggota II Kamadhis UGM 2020
13
Sesi Pengukuhan Dewan Pengurus Sesi Pembacaan Tata Tertib dan Presensi
Kamadhis UGM 2021
Sesi Pembahasan Laporan Pertanggungjawaban Sesi Penampilan Video dari Angkatan 2020
14
KUITANSI
15
16
17
18
19
20
KUITANSI
Rp 4.000,00
21
22
KUITANSI
Rp 50.000,00
23
24
Daftar Hadir Peserta Musyawarah Anggota II 2020
3 Albert Lonardo A
4 Aliman H
6 Anastasia Angelina H
7 Angela Hermanto H
8 Ani Talia H
9 Calista Luis H
10 Carlen Caroline H
13 Charles H
14 Christina S. H
15 Cindy Laurence H
16 Davin Kurniawan H
17 Dennis Surya H
19 Dila Hargeliana K. H
20 Elvin Tristano H
21 Evelyn Tania H
22 Felicia Irawan A
24 Geraldy Kianta H
25 Ika Novita H
26 Jason Ong H
25
27 Jaysen Brian Susanto H
29 Junika Andiani H
30 Juson H
31 Juve Anthony H
33 Laura Haryo H
35 Leonard Sean H
36 Luis Tanoto H
37 Marsellius H
39 Miko Fernando H
40 Monica Inggrini H
41 Nadya W. H
42 Nini Wijaya H
43 Novirene Tania H
44 Patricia Vianny D. H
45 Pieter Lie H
47 Prayudi Efendy H
48 Riky Martin H
49 Sentiago Husada H
50 Shanty H
51 Shentarya Fitriani H
53 Stephanie Edwina H
54 Sylvia H
26
55 Valerie Prasetya H
56 Veneshia Alison H
57 Vicky Sunjaya H
58 Vincent H
59 Vincent Friando H
60 Vincent Gunawan H
61 Visco Ooinco H
62 Vivin Purnamawati H
63 Wendy Wibowo H
64 William Kosasih H
65 Willy Dinata H
66 Winnie H
67 Wynto H
68 Zulkifli Halim H
Keterangan:
A Absen 2 orang
H Hadir 66 orang
27