7/19/2019

Managing General Affairs (General Affairs Man

09.00 – 16.00 WIB

Perkenalan
Nama
Pengalaman di GA
Pekerjaan saat ini
Alasan pilih General Affairs

Managing General Affairs 2

1
 7/19/2019

Tujuan

1. Peserta memahami tugas dan tanggung jawab seorang GA

2. Peserta dapat mengerti masalah-masalah yang biasa terjadi bagian
divisi GA dan sanggup mengantisipasi dan menyelesaikan masalah-
masalah yang ada.
3. Peserta memiliki skill dalam pengelolaan GA secara profesional
4. Peserta mampu meningkatkan kinerja dari apa yang telah dijalani
5. Peserta dapat merencanakan program GA yang berkesinambungan
6. Lebih memahami arti layanan yang diharapkan oleh
organisasi ( service excellence ) dari General Affairs.

Silabus
1. Tugas dan Tanggung jawab GA serta fungsi dan perannya
2. Key Performance Indikators GA
3. Mengelola kinerja GA
4. Kompetensi GA
5. Area Pengembangan GA untuk mencapai kinerja dan kompetensi
6. Menyusun Action Plan GA
7. Area dan lingkup kerja GA
7.1. Identifikasi area & lingkup kerja GA
7.2. Penetapan area & lingkup kerja From A
to Z 7.3.Menyusun indicator
7.4. Contoh-contoharea & lingkup kerja GA : Building Management, keamanan,
ketertiban, kebersihan, kendaraan, Cleaning Service, Office Boy, Recepsionist dan
operator telepon, serta keluar masuk Tamu, Laundry, Alat Tulis Kantor (ATK),
Outsourcing Management dll
8. Menangani complain
9. Antisipasimasalah

2
 7/19/2019

Mengapa General Affairs?

Anggapan Umum ttg General Affairs?

Anggapan orang GA terhadap pekerjaannya ?

Managing General Affairs 6

3
 7/19/2019

Pengertian
an supporting unit untuk mendukung fungsi unit – unit lainnya agar bisa berjalan sempurna sesuai de

Sebagai supporting unit maka banyak tugas yang harus dikerjakan sehingga

Managing General Affairs 7

Unit Kerja General Affairs

Managing General Affairs 8

4
 7/19/2019

Struktur Organisasi

BOD

OperationalProduction Marketing R&D

Finance / Accounting
HRD&GA Purchasing

Training & Dev

GA HR

Managing General Affairs 9

General Affairs

General Affairs

Cleaning Service
Security Maintenance Administrasi

Managing General Affairs 10

5
 7/19/2019

Tugas dan Tanggung jawab

GA fungsi dan
perannya

• Peran
– Apa yang dimainkan : artis, pelawak dll
– Status atau kedudukan dalam menjalankan hak dan kewajiban, terkait
norma, perbuatan dan perilaku.
– Seseorang yang diberi suatu posisi/jabatan, diharapkan mampu
menjalankan hak dan kewajibannya sesuai harapan
– Contoh: peran TNI sebagai alat negara dibidang pertahanan
• Fungsi
– Bagian dari program, pekerjaan, proses yang dirancang untuk
dijalankan, dengan mengutamakan tujuan atau kegunaan. Dengan
kata lain tujuan jabatan.
– Contoh : sebagai alat negara, TNI berfungsi sebagai penangkal dari
semua ancaman dari luar dan dalam
• Tugas
– Penjabaran dari fungsi, tentang bagaimana fungsi tersebut
dijalankan, bagaimana dilakukan
• Tanggung jawab
– Hasil atau output yang diharapkan dari tugas

Tugas dan Tanggung jawab GA

• Rumus :
– Kata kerja aktif + aktivitas + hasil akhir

6
 7/19/2019

Aktivitas rutin GA

• Kegiatan Harian : Kontrol lapangan, briefing, memeriksa log book, surat

masuk, fax dan menindak lanjuti sesuai keperluan dan urgensi.
Menindak lanjuti pending item sesuai rencana dan urgensi, dll
• Kegiatan Mingguan : Lakukan meeting team mingguan, dengan fokus
pekerjaan minggu yad dan pertanggungan jawaban hasil dan review
minggu yang lalu, meeting koordinasi dengan pihak lain. Buat laporan
hasil kerja mingguan kepada atasan
• Kegiatan Bulanan: Membuat laporan bulanan, memastikan up date
dari berbagai item check SOP yang berbasis bulanan
• Kegiatan Tiga Bulanan : melihat peluang revisi SOP, Hasil
program2 peningkatan proses (efisiensi, dsb), list perijinan, dll
• Kegiatan Enam Bulan : Mendata ulang kelengkapan perijinan dan
berbagai perjanjian yang ada
• Kegiatan Tahunan : Melakukan evaluasi dan kehandalan sistim,
laporan review pihak kedua lain, dll

Key Performance Indicators GA

• Rumus :
– Kata kerja aktif + aktivitas + hasil akhir
• KPI
– Apa indikatornya / kriterianya bila tugas
& tanggung jawab anda selesai /
sukses?
– Apa indikatornya / kriterianya bila hasil akhir
anda sukses?

7
 7/19/2019

Kriteria setiap responsibility dibatasi maksimal 4, umumnya 2-3 kriteria dimana kriteria tersebut dapat mencakup aspek finansial, t

Kriteria digolongkan ke dalam 5 kelompok:

Biaya (cost) : biaya unit, pengeluaran, pembayaran
waktu (time): kecepatan, waktu produksi, batas waktu
Kuantitas (quantity): Laba, income, pangsa pasar, produksi per unit
kualitas (quality) : pelayanan admin, kepuasan pelanggan,
reaksi manusia (human reaction) : keluhan, feedback, Turnover pegawai

PERSONNEL & GA KPIMEASUREMENT 2009 INITIATIVE

Indicator INITIATIVES TARGET 2009 DUE DATE 2009 Score (*ytd)
DEPARTMENT PIC
2008 2009 2010 2011 2012 Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agst Sept Ok Nov Des
t

Personalia & General - % SP1,SP2 & SP3

Affair Key Performance - % Database accuracy
Indicator

8
 7/19/2019

Action plan
PT XYZ ACTIVITY PLAN
1 Januari 2009 - 31 Desember 2009
Tanggal :
Division : Catatan Atasan :
Department :
Section :
Location :
(Karyawan ybs) (Atasan langsung) Atasan dari atasan

ACTIVITY Target DUE DATE JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV DES Estimasi Biaya
NO
(c) (d) (e) (f)

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV DES
Initiatives (a)
'a.1. Aktifitas 1
'a.2. Aktifitas 2
dst…

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV DES

Initiatives (b)
'b1. Aktifitas 1
'b.2. Aktifitas 2
dst…

JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGS SEP OKT NOV DES

Initiatives (c)
'c.1. Aktifitas 1
'c.2. Aktifitas 2
dst…

INDIVIDUAL SCORECARD

Name: Department:
Job Position:

Actual Achievement
No. KPI Target Weight Score
2009 (*ytd)

1 (Key Performance Indicator)1 80%

'- (Initiatives)

2 (Key Performance Indicator)1

'- (Initiatives)

3 (Key Performance Indicator)1

'- (Initiatives)

TOTAL 100%

9
 7/19/2019

Kompetensi GA
DEFINISI KOMPETENSI

Underlying characteristics of individual that is causally related to criterion refer

a job or situation
Spencer & Spencer, 1993

keadaan
Sifat-sifat mendasar dari seseorang yang mampu menunjukkan korelasi dengan kriteria-kriteria kinerj

Kompetensi GA
KOMPETENSI PERFORMANCE

TAHU MAU

Hasil
Cara/Perila-
MAMPU
ku Kerja kerja

Kesempatan Dukungan LINGKUNGA N KERJA

1
 7/19/2019

KARAKTERISTIK KOMPETENSI
⚫
Keterampilan (Skill): Keahlian melakukan suatu
tugas baik secara fisik maupun mental
⚫
Pengetahuan (Knowledge): Ilmu yang dimiliki individu
dalam bidang tertentu.
⚫
Konsep Diri (Self Concept): Persepsi individu
tentang identitasnya termasuk nilai, citra diri.
⚫
Sifat (Traits): Cara khas dalam berperilaku
secara konsisten.
⚫
Motif (Motives): Pemikiran atau niat dasar yang
konstan yang mendorong individu untuk bertindak atau
berperilaku. Ada 3 motif sosial menurut Mc Clelland
yaitu:
⚫ Achievement Motive
⚫ Affiliation Motive
⚫ Power Motive

PSSI vs FC Barca

1
 7/19/2019

Kompetensi Pemain Sepak

Bola

Behavior Competencies Technical Competencies

• Judgment • Tackling Techniques
• Team Work • Heading Techniques
• Initiative • Shooting Techniques
• Dribbling Techniques
Organizational Knowledge
• FIFA rules & regulations
• PSSI rules & regulations
Job Exposure
• National League Experience

Contoh Kompetensi
Kira-kira Manager Apakah Mereka?

Manager A Manager B

o Manajemen Keuangan Ketrampilan o Manajemen Keuangan

o Pendidikan Sarjana Ekonomi Pengetahuan o Pendidikan Sarjana Ekonomi

o Sebagai Ahli Peran Sosial o Sebagai Pemimpin

Konsep Diri
o Senang memecahkan masalah o Suka memotivasi dan mempengaruhi orang lain

Sifat
o Dorongan untuk berprestasi (Need of Achievement) o Dorongan untuk mempengarhui (Need of Influence)
Motif

1
 7/19/2019

Apa saja kompetensi GA?

Area Pengembangan GA - kinerja dan kompetensi

Individual Development Plan (IDP):
1. Non Performer - Masih belum menunjukkan kinerja, kompetensi,
kapabilitas, perilaku yang diharapkan di posisinya saat ini
2. Performer - Sudah menunjukkan kinerja, kompetensi, kapabilitas, perilaku
yang diharapkan di posisinya saat ini, tetapi belum secara terus menerus dan
melebihi
3. High / Star Performer - Sudah bisa menunjukkan kinerja, kompetensi, kapabilitas,
perilaku yang melebihi dari yang diharapkan di posisinya saat ini secara terus
menerus

Dua kategori pertama, IDP disusun oleh atasan. Bentuk developmentnya dirancang untuk
menyelesaikan pekerjaan pada posisi/ role saat ini secara lebih baik.

Kategori ketiga, IDPnya disusun oleh atasan dan Atasannya Atasan untuk melihat potensi
dan aspirasi karyawan sehingga bisa dikembangkan ke posisi/ role yang lebih
beragam/ tinggi.
Bentuk developmentnya dirancang untuk mendapatkan exposure pada pekerjaan yang
berbeda atau lebih tinggi. Kategori ini disiapkan untuk pekerjaan yang lebih tinggi
melalui kesempatan rotasi/ delegasi. Mengapa atasannya atasan dilibatkan? Karena
memiliki wawasan lebih luas tentang kesempatan yang ada (termasuk di luar section
karyawan ybs) untuk menunjang proses rotasi/ assignment yang lebih besar.

1
 7/19/2019

Area dan lingkup kerja GA

Managing General Affairs 28

1
 7/19/2019

Identifkasi & penetapan area & lingkup kerja GA

1
 7/19/2019

Pelanggan anda

Indicators
Customer A Indicators

outcomes

accomplishme
outcomesntoutcomes
Accompli
Customer D Customer B
aktivitas

outcomes Indicators
Indicators Customer C

32

1
 7/19/2019

Memahami keinginan stakeholder

• Apa keinginan stakeholder / karyawan sebagai

pelanggan internal terhadap area pelayanan utama GA
?

• Bagaimana mengevaluasi efektivitas pelayanan tersebut

(voice of customer) ?

• Dan memilih tindakan / respon teknis yang tepat untuk

memenuhi keinginan internal customer tersebut
tersebut ?

1
7/19/2019

1
 7/19/2019

GA Management

Managing General Affairs 37

1
 7/19/2019

SOP
• SOP adalah pedoman Hasil Kerja yang diinginkan,
Proses Kerja yang harus dilakukan
• SOP adalah dokumen tertulis yang memuat
prosedur kerja rinci dan sistimatis
• Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan
konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses
pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada
kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang

2
 7/19/2019

Manfaat SOP

• Mempermudah dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab

• Menghindari terjadi kesalahan dalam proses kerja yg dirancang

• Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses

kerja, tanggung jawab, dan staff terkait dalam proses tersebut

• Mempermudah dalam mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi

proses dalam prosedur kerja

• Meminimalisir terjadinya kesalahan

• Menghemat waktu dalam program training karyawan

Cara membuat SOP

• SOP harus dibuat dengan sederhana, jangan terlalu canggih karena
daya tangkap orang berbeda ketika membacanya
• SOP ditulis dan menjelaskan secara singkar langkah demi langkah
sesuai dengan kebutuhan
• Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan mudah
• Menggunkan kata-kata kerja dlm kalimat aktip (bukan pasip), karena
pembaca SOP diharapkan melakukan sesuatu bukan hanya
mengharap saja, contoh: “Kirim spesifikasi ke vendor”, bukan
“Spesifikasi dikirim ke vendor”
• Menggunakan pernyataan positip, bukan negatip, contoh : “Lengkapi
buku lembar kerja dan kembalikan ke bagian pengadaan”, bukan “
Jangan dikembalikan sbl buku lembar kerja lengkap”
• Menggunakan instruksi yg singkat dan jelas dalam satu kalimat.
Contoh : “Kirim buku ke bagian Pengolahan”.
• Dibuat bagan / alurnya.

2
 7/19/2019

Tahapan pembuatan SOP

• Kumpulkan informasi sejelas dan selengkap mungkin
• Lakukan interview bila diperlukan
• Daftar senua kebutuan. List semua peralatan, hardware dan
soft ware dan kebutuhan lain yg diperlukan
• Cost, hitung biaya yg akan dikeluarkan utk setiap
kemungkinan sistim yg dipilih
• Pilih sistim terbaik sesuai kebutuhan, dgn pertimbangan
atasan, staf, pelanggan dan pihak terkait, bahakan jika perlu
diajak
• Draft SOP, siapkan drfat SOP, lakukan pembahasan dgn team
• Uji coba sistim / SOP
• Minta persetujuan pimpinan terkait

Contoh Area & Lingkup Kerja GA

2
 7/19/2019

Perawatan Bangunan

Managing General Affairs 45

Gedung / Bangunan

• Tuntutan Utama
– Ketersediaan / Kelengkapan
– Kenyamanan
– Keamanan
– Nilai Tambah
– Biaya yang ekonomis

• Hubungan
– Gedung Milik sendiri
– Tenant : adalah pihak yang menyewa gedung (lantai
gedung), sementara Gedung ada pemiliknya dan ada
pengelolanya
– Strata Tittle: Setiap lantai ada pemiliknya

2
 7/19/2019

• Pengertian-pengertian pokok
– Bangunan Gedung: adalah wujud fisik hasil pekerjaan konstuksi
yang menyatu dengan tempat kedudukanya, sebagian atau
seluruhnya berada diatas dan / atau didalam tanah dan / atau air,
yang berfungsi sebagai tempat manusia melakukan kegiatannya,
baik untuk hunian atau tempat tinggal, kegiatan keagamaan,
kegiatan usaha, kegiatan sosial, budaya mapaun kegiatan khusus
– Penyelenggara bangunan gedung adalah kegiatan pembangunan
yang meliputi proses perencanaan teknis dan konstruksi, serta
kegiatan pemanfaatan, pelestarian dan pembongkaran
– Pemanfaatan gedung adalah kegiatan memanfaatkan bangunan
gedung sesuai dengan fungsi yang telah ditetapkan, termasuk
kegiatan pemeliharaan, perawatan dan pemeriksaan secara berkala
– Pemeliharaan adalah kegiatan menjaga kehandalan bangunan
gedung beserta prasarana dan sarananya agar selalu laik fungsi
– Pengguna bangunan gedung adalah pemilik bangunan gedung dan
atau bukan pemilik gedung, yang berdasarkan kesepakatan
dengan pemilik bangunan gedung yang menggunakan dan / atau
mengelola bangunan gedung atau bangunan atau bagian gedung
sesuai dengan fungsi yang ditetapkan

Persyaratan bangunan gedung

1. Setiap bangunan harus memenuhi syarat administratip dan persyaratan

teknis sesuai dengan fungsi bangunan gedung
2. PersyAratan administratip meliputi:
1. persyaratan hak atas tanah (status hak atas tanah, dan / atau izin pemanfaatan
dari pemegang hak atas tanah
2. status kepemilikan bangunan gedung, dan
3. izin mendirikan bangunan serta ijin penggunaan bangunan
3. Persyaratan teknis meliputi:
1. persyaratan tata bangunan:
2. persyaratan peruntukan dan intensitas bangunan gedung: peruntukan lokasi,
kepadatan, ketinggian dan jarak bebas bangunan gedung
3. arsitektur gedung: penampilan, tata ruang dalam, keseimbangan, keserasian dan
keselaran dengan lingkungan sekitar
4. pengendalian dampak lingkungan , untuk gedung-gedung yang akan berdampak
penting terhadap lingkungan
5. persyaratan kehandalan gedung (contd.)

2
 7/19/2019

3. Persyaratan teknis meliputi:

5. Persyaratan kehandalan gedung
1. Keselamatan: kemampuan bangunan gedung untuk mendukung beban muatan
(dihitung berdasarkan fungsi bangunan gedung pada pembebanan maksimum),
serta kemampuan bangunan dalam mencegah dan menanggulangi bahaya
kebakaran (proteksi pasif maupun aktip) , gempa dan bahaya petir, (banjir ??)
6. Kesehatan:
1. sistim penghawaan (tata dan sirkulasi / pertukaran udara) –alami atau
buatan, pencahayaan –alami dan atau buatan termasuk pencahayaan
darurat,
2. sanitasi -memenuhi kebutuhan air bersih, pembuangan air kotor dan atau air
limbah, kotoran dan sampah serta penyaluran air hujan, dan
3. penggunaan bahan bangunan –aman bagi kesehatan dan tdk berdampak
pada lingkungan
7. Kenyamanan:
1. Kenyaman ruang gerak dan hubungan antar ruang
2. Kondisi udara dalam ruang
3. Pandangan
4. Tingkat getaran dan tingkat kebisingan
8. Kemudahan, meliputi :
1. kemudahan ke dan dari gedung (aksesabilitas, fasilitas yang mudah, aman dan nyaman
2. Kelengkapan prsarana dan sarana dalam pemanfaatan gedung: fasilitas umum
seperti ruang ibadah, ruang ganti, rungan bayi, toilet,parkir, tempat sampah dan
fasilitas komunikasi dan informasi

• House Keeping
– Public Area
– Public Utilitas
– Lobby
– Toilet & toiletries
– Land Scaping
– Parking area
– Fasilitas house keeping: Front office, carr call, etc

• Engineering
– AC
– Lift / Escalator
– Plambing
– Fire Protection
– Waste water treatment dan sewage treatment plant
– Building automation system, etc

2
 7/19/2019

Building maintenance

• Usia Pakai (Live Time)

– Peralatan –Alat -Bagian gedung, seperti interior, dsb
• Identifikasi Tingkat Kerusakan
– Ringan –Sedang –Berat
• Skala Prioritas
– Penting / urgent –Segera –Normal
• Cara Penanggulangan
– Memoles –Menambal –Mengecat –Mengganti
• Cara Pencegahan
– Melokalisir kerusakan agar tidak menjadi lebih besar / parah
– Memilih material / alat yang cocok, termasuk teknik alternatip
– Dalam lain-lain sesuai kebutuhan
• Cara Penggantian
– Memperkirakan volume yang harus diganti
– Memperkirakan jenis material yang dipakai
– Memperkirakan waktu dan jangka pelaksanaan
– Metode kerja
• Perawatan Berkala
– Live time (umur material) atau alat, serta –service (perawatan)

Objective
Jumlah kebocoran - tidak ada kebocoran atap Biaya perawatan bangunan maksimal 100jt/tahun
1. Tingkat kebersihan misal Maksimal noda pada lantai, dinding & Plafon adalah 2% dari luas total
2. Suhu dan kelembaban yang nyaman untuk bekerja Tingkat kebisingan
3. Tingkat pencahayaan
4. Lay out ruangan kerja yang optimal agar proses kerja efekti
5.
6.
7.
(terbuka atau setenggah tertutup)
Namun tetap harus ekonomis:
Apa komponen biaya operasional bangunan kantor yang paling besar ?? Sekarang banyak gedung yang m

Managing General Affairs 52

2
 7/19/2019

Perawatan Lantai

Media / cara
Jadwal pembersihan lantai
Penggunaan bahan kimia yang tepat
Preventive maintenance

Kendala
Kotoran yg bandel
Kerusakan alat kerja
Boros dalam penggunaan chemical
Cuaca, terutama saat musim hujan

Efisiensi
Penggunaan detergen yg langsung dr pabrik
Preventive maintenance terutama saat ada kerusakan keramik harus segera ditangani
Managing General Affairs53

Perawatan Dinding Bangunan

Media / cara
Jadwal pembersihan dinding
Penggunaan bahan kimia yang tepat
Preventive maintenance

Kendala
Banyak paku yg menempel
Dinding lembab
Cat kusam & kotor
Keretakan dinding ( penyebab? )
Efisiensi
Penggunaan lukisan / gambar untuk menutupi dinding yg blm diperbaiki
Pemasangan paku / aksesoris dinding perlu pertimbangan yg mendalamManaging General Affairs54

2
 7/19/2019

Jenis dinding

Dinding gypsum
Mempunyai permukaan yg lebih rata & mudah dibentuk tapi tidak bisa dipergunakan untuk memasang aksesori y
Dinding bata
Bisa dipergunakan untuk memasang aksosori yg berat tapi permukaan tidak rata & tergantung dari finishingnya (
Dinding batako
Lebih hemat biaya dibanding bata, bisa dipergunakan untuk memasang aksosori yg berat tapi permukaan tidak ra

Managing General Affairs 55

Jenis Dinding

Dinding keramik
Mudah dalam pemeliharaan tapi sulit bila ada aksori yg harus ditempel ke dinding
Dinding granit / batu alam
Dari sisi estetika lebih menarik tapi mahal dalam biaya investasi & pemeliharaan

Managing General Affairs 56

2
 7/19/2019

Perawatan Atap Bangunan

Pembersihan rutin terutama menjelang musim hujan
Perbaikan rutin ( inspeksi min 1x / bulan )
Saluran air dipastikan tidak tersumbat
Lakukan penggantian atap bila sudah banyak yang berlobang

Managing General Affairs 57

Perawatan atap berdasarkan jenisnya

Genteng
Seng
Asbes (awas isu kesehatan)
Kaca
Beton

Managing General Affairs 58

2
 7/19/2019

Perawatan Taman

Pemotongan rumput ( tidak boleh lebih dari 2 cm )

Buat garis air untuk penahan limbahan tanah saat disiram
Potong dahan / daun yang kering
Pemupukan 2x sebulan ( bergantian antara pupuk kandang & pupuk kimia )

Managing General Affairs 59

Perawatan Peralatan

Managing General Affairs 60

3
 7/19/2019

CCTV

Mekanisme perekaman & media penyimpanan

Pembersihan lensa
Re-place (bila ada pergeseran sudut )
Penggunaan teknologi terkini

Managing General Affairs 61

Jenis CCTV
Analog
Digital
IP ( internet protocol )

Managing General Affairs 62

3
 7/19/2019

Hydrant

Kapasitas tangki ( sesuai UU th 1970 ) :

min. Bisa dipakai 2 jam dengan 2 titik operasional. Pompa dan sumber tenaga harus
Pembersihan box hydrant
Metode perawatan
Perawatan selang hydrant
System auto / manual ( depend on system )

Managing General Affairs 63

APAR
iakan dengan potensi bahaya api (listrik, kimia atau benda padat yang mudah terbakar) –ingat prinsip segi 3 a
kkan di tempat yg mudah terlihat
empel di dinding dengan tinggi + 80 – 100 cm dari lantai / sesuai kesepakatan penghuni gedung
atikan tanggal kadaluarsa
unakan sesuai dengan fungsinya ( type A, B, C )

Managing General Affairs 64

3
 7/19/2019

Type APAR
A= kebakaran pada benda padat
B= Benda cair
C= Listrik

Managing General Affairs 65

ALARM, SMOKE DETECTOR, SPRINGKLER

Inspeksi rutin
Lakukan annual maintenance
Rutin lakukan trial untuk memastikan masih berfungsi normal

Managing General Affairs 66

3
 7/19/2019

Warna Kepala Sprinkler

Jingga -> 57 ⁰C
Merah -> 68 ⁰C
Kuning -> 79 ⁰C
Hijau -> 93 ⁰C
Biru -> 141 ⁰C

Perhatikan Perawatan rutin untuk memastikan sistim bekerja dengan efektip

Managing General Affairs 67

Penangkal Petir
Konvensional / Fraklin
Copper Spit di paling atas bangunan
Sangkar Faraday
Hampir sama dengan Franklin ttp jumlah lebih banyak
Thomas
Lebih efisien ( satu gedung cukup 1 penangkal petir )

Managing General Affairs 68

3
 7/19/2019

Pengelolaan Force Major

Managing General Affairs 69

Banjir
System penanggulangan banjir
Pindahkan barang ke tempat yang aman
Gunakan asuransi
Siapkan tim evakuasi force major
Kenali model, waktu & wilayah banjir

Managing General Affairs 70

3
 7/19/2019

Gambar banjir

71

Managing General

3
 7/19/2019

Wilayah Gempa Bumi

Managing General Affairs 73

3
 7/19/2019

Cara meminimalisasi kerusakan

Gunakan struktur tahan gempa
Bentuk bangunan simetris
Letakkan barang dengan seimbang
Segera lari ke lokasi lapang saat terjadi gempa bumi

Managing General Affairs 75

Angin Topan
Berlindung di tempat yg lapang ( tidak ada bangunan / pohon )
Posisi badan tiarap
Kenali lokasi yg sering dilewati angin topan
Kenali gejala akan terjadi angin topan

Managing General Affairs 76

3
 7/19/2019

Keamanan

Managing General Affairs 77

Tenaga Keamanan
Bentuk fisik proporsional
Punya kemampuan bela diri
Tidak kaku ( saat menghadapi massa )
Dari outsourcing ( flexible )
Dilaksanakan dalam shift
Rutin latihan fisik & keterampilan

Managing General Affairs 78

3
 7/19/2019

Patroli
Alat patroli (amano, Patrol Guard, dll )
Periode pelaksanaan rutin 24 jam ( min 24x/hari )
Patroli ke seluruh lokasi
Periksa seluruh obyek vital
Periksa pintu, kondisi gedung, dll
Dilakukan bergiliran
Laporan ditulis detail & disimpan rapi
Pergunakan kunci / gembok cadangan
Saat malam hari patroli agar dilaksanakan berdua
Pergunakan APD, senter, pentungan, alat komunikasi
Managing General Affairs

79

Alat Komunikasi
Telepon
Handy Talkie
Kentongan
Senter
HP

Managing General Affairs 80

4
 7/19/2019

Komunikasi Lingkungan & Aparat

Gunakan momen/peristiwa sederhana
Bangun komunikasi informal
Komunikasikan perkembangan perusahaan
Berikan sumbangan yang mendidik
Rendah hati, supel, extrovert
Patuhi aturan hukum

Managing General Affairs 81

Penanganan Unjuk Rasa

Managing General Affairs 82

4
 7/19/2019

Jenis – jenis Unjuk Rasa

Internal
Lingkungan sekitar
Pihak ketiga

Managing General Affairs 83

Cara Pencegahan

Pencegahan (komunikasi intensif)

Pendekatan informal leader
Pecahkan massa
Dialog dengan perwakilan massa

Managing General Affairs 84

4
 7/19/2019

Hubungan komunikasi dengan instansi keamanan

Tutup seluruh fasilitas vital
Lakukan negosiasi di tempat yang netral
Perjelas maksud unjuk rasa
Panggil ketua aksi untuk diajak berdialog
Siapkan data – data pendukung
Beri penjelasan secara rinci

Managing General Affairs 85

Outsourcing

Pilih yang berpengalaman

Pilih yang berbadan hukum
Pilih yang berdomisili dekat perusahaan
Biaya tidak terlalu rendah ( standard UMR )
Ambil karyawan dari warga sekitar
Penggunaan alat kerja sesuai dengan standar
Penggunaan seragam kerja sesuai dengan fungsinya

Managing General Affairs 86

4
 7/19/2019

Pelayanan Umum

Managing General Affairs 87

Kurir

Buat jadwal pengantar sesuai tujuan

Pilah dokumen berdasarkan kepentingannya
Lengkapi dengan P3K & alat safety lainnya
Asuransi jiwa

Managing General Affairs 88

4
 7/19/2019

Syarat OB & Kurir

Personel bersih, rapi

Kerja cekatan & tidak serampangan
Selalu stand by di tempat yang disepakati

Managing General Affairs 89

Stationery

Buat permintaan setiap bulan per dept

Buat standard penggunaan ATK
Buat standard merk, jenis & quantity
Pengambilan harus menyerahkan bekas pakai nya

Managing General Affairs 90

4
 7/19/2019

Transportasi

Managing General Affairs 91

Driver

Competency driver
Perawatan kendaraan
Stand by di lokasi driver

Managing General Affairs 92

4
 7/19/2019

Cara uji Driver baru

Penguasaan / pengetahuan ttg jalan

Kemampuan trouble shooting
Kelincahan di jalan
Kemampuan PPPK
Uji di medan berat
Kenyamanan mengemudi
Daya tahan terhadap tekanan pekerjaan

Managing General Affairs 93

Perawatan Kendaraan

Inspeksi harian
Kebersihan mobil selalu terjaga
Perlengkapan K3 selalu tersedia
Preventive maintenance
Gunakan bengkel resmi terutama untuk service besar
Perlengkapan mobil beroperasi normal ( AC, power window )
Aksesori mobil ( tissue, majalah, parfum )

Managing General Affairs 94

4
 7/19/2019

Pengaturan Pemakaian

Gunakan form peminjaman kendaraan

Jangka waktu permintaan kendaraan
Efisiensi perjalanan
Ratio pemakaian BBM vs jarak
Pengisian BBM di pompa bensin resmi (yg ada digital nota)

Managing General Affairs 95

Penanganan Tamu Perusahaan

Managing General Affairs 96

4
 7/19/2019

Greeting

Ramah, sopan & rapi

Mempersilahkan masuk
Body language
Penjelasan secara sekilas
Penggunaan kata – kata yg lugas & tidak bertele tele

Managing General Affairs 97

Fungsi Utama Receptionist

Pintu gerbang “wajah” perusahaan

Menerima, memberi informasi, pesan, surat dan telepon
Menerima tamu, relasi, keluarga karyawan, rekan bisnis

Managing General Affairs 98

4
 7/19/2019

Persyaratan

Persiapan product knowledge, PIC, struktur Org, handset, buku telp, Yellow Pages, info
Kepribadian ramah, luwes, berdandan, body language, kecakapan bahasa, bersih

Managing General Affairs 99

Teknik

Standarisasi penerimaan tamu, greeting telp, transfer, hold

Catat prosedur rutin, kebiasaan, nama, orang, suara dll
Hitung waktu, jmlh telp dan aktivitas selama bekerja
Gunakan program komputer : database, intranet, report activity

Managing General Affairs 100

5
 7/19/2019

Dokumen

Managing General Affairs 101

Internal Memo

Gunakan buku ekspedisi

Selalu catat surat masuk & keluar
Efisiensi waktu & kertas lebih baik mempergunakan email

Managing General Affairs 102

5
 7/19/2019

Eksternal Memo & Fax

Pastikan setiap memo sudah terkirim dengan baik

Tulis tujuan pengirim dengan jelas

Managing General Affairs 103

Fotocopy

Catat penggunaan mesin fotocopy

Setting toner pada posisi low
Jika memungkinkan gunakan kertas bolak balik
Matikan mesin fotocopy saat tidak dipergunakan
Gunakan kertas standar ( A3, A4, legal, Folio dll)
Hindari penggunaan untuk kepentingan pribadi, gunakan password pd mesin fotocopy

Managing General Affairs 104

5
 7/19/2019

Administrasi Umum

Penggunaan Energy ( listrik, telp, air, gas )

Penggunaan stationery
Penggunaan dana taktis
Perlengkapan house hold
Food & Beverage
Penggunaan Fasilitas Umum

Managing General Affairs 105

Energi

Pencatatan pemakaian rutin vs beban terpakai

Penggunaan energi alternatif & efisiensi
Periksa alat ukur ( meteran ) dengan cara kalibrasi

Managing General Affairs 106

5
 7/19/2019

Riwayat Bangunan

Waktu pembangunan
Material yang dipergunakan
Lay out bangunan awal s.d akhir
Fungsi awal bangunan
Supplier
Lay out jaringan telp, data, hydrant, listrik dll

Managing General Affairs 107

Riwayat Peralatan

Waktu pengadaan
Katalog produk
Kartu garansi
Pencatatan jika dianggap aktiva
pengguna

Managing General Affairs 108

5
 7/19/2019

Riwayat Kendaraan
Service ringan
Service besar
Penggunaan ( jarak, tujuan, medan )
Ceklist K3
Penggunaan bahan habis pakai ( tissue, parfum, P3K)

Managing General Affairs 109

Contoh Ceklist K3
Ketebalan ban
Daya pengereman
Lampu lampu
Perangkat keselamatan

Managing General Affairs 110

5
 7/19/2019

Setting Ruang Kerja

Kemudahan dalam bekerja

Ergonomi dalam bekerja
Efisiensi penggunaan ruangan
Artefak jabatan ( standard )

Managing General Affairs 111

Hal-Hal yang “Mengerikan” Seputar Kantor

Hiasan tumbuhan yang tidak pada tempatnya
Leher yg tidak sejajar dg Monitor Monitor yang
“menunduk”

Posisi sinar lampu yg tidak tepat

KeyBoard membentuk sudut dg pergelangan tangan

Menggunakan mouse terlalu jauh, mengakibatkan kejang otot lengan

Punggung yang tidak bersandar

Kaki yang tidak menyentuh lantai

Bantalan yang menekan sisi dalam paha

5
 7/19/2019

Posisi Pengguna Komputer yang IDEAL

Kepala tidak Pandangan yang sejajar dg Tinggi

komputer
Monitor yang sejajar pandangan dan lengan
menunduk

Posisi Bahu
yang santai
Tangan sejajar
Posisi punggung yang tertopang lengan bawah

Atur benda-benda dalam jangkauan

Gunaka bantalan yang lunak untuk menopang paha bagianKaki pada bantalan kaki
bawah

Pencahayaan

Gunakan pencahayaan alami

Hitung ulang penggunaan penerangan listrik
Gunakan penutup jendela yg meredam panas

Managing General Affairs 114

5
 7/19/2019

Estimasi Kekuatan Cahaya

Ruang kerja 700 – 1000 lux

Pabrik jam / peralatan yg kecil 1000 – 5000 lux
Gudang 200 – 300 lux

Managing General Affairs 115

Sirkulasi & Pendingin Udara

Kapasitas pendingin udara

Refresh udara setiap hari
Building syndrome
Exhaust fan / sejenisnya

Managing General Affairs 116

5
 7/19/2019

Cara perhitungan AC
( W x H x I x L x E ) / 60 = kebutuhan BTU
W = panjang ruangan ( ft ) H = Tinggi ruangan (ft)
I= 10 -> berinsulasi / lt. bawah 18 -> tdk berinsulasi / lt atas
L = Lebar ruangan ( ft)
E = dinding terpanjang, 16->utara, 17->timur, 18 ->selatan, 20 ->barat

½ PK = 5000 BTU 1.5 PK = 12.000 BTU

¾ PK = 7000 BTU 2 PK = 18.000 BTU
1 PK = 9000 BTU

Managing General Affairs 117

Contoh
Ruangan ukuran 5.0 x 3.0 m ( 16 ft x 10 ft ) tdk berinsulasi dinding terpanjang menghadap barat dg tinggi plafon 3.0 m
Kebutuhan AC = W = 16 ft
H = 10 ft I= 18
L = 10 ft E = 20
Kebutuhan AC = 16 x 10 x 18 x 10 x 20 = 9.600 BTU = 1 PK

Managing General Affairs 118

5
 7/19/2019

Menghitung beban AC (Cara II )

Kebutuhan AC = P x L x T/3 x 0, 07 = … PK (sat dlm m )

Contoh
Ruangan ukuran 5.0 x 3.0 m dg tinggi plafon 3.0 m Kebutuhan AC = 5 x

Managing General Affairs 119

Yang dirawat dalam M/E

Managing General Affairs 120

6
 7/19/2019

Fungsi Mechanical/Electrical

Merawat fasilitas yang ada

Memasang peralatan yang baru ( scope kecil )
Pengawasan pemasangan fasilitas baru ( scope besar )
Trouble shooting

Managing General Affairs 121

Pompa

Pompa air tanah dangkal

Pompa air tanah deepwell
Pompa transfer
Pompa hydrant
Pompa banjir / summersible pump

Managing General Affairs 122

6
 7/19/2019

Hydrant (keuntungan / kerugian )

Pemakaian 1m3 / menit

Automatic
Manual

Managing General Affairs 123

Genset / Generator

Automatic
Manual
Pemakaian per jam?

Managing General Affairs 124

6
 7/19/2019

AC (pendingin udara)

Split
Window
Cassette
Split duct
AC Central

Managing General Affairs 125

Sumber Air Bersih (keuntungan & kerugian )

Air Tanah dangkal
Air tanah dalam
PAM
WWTP – waste water treatment plant / air proses

Managing General Affairs 126

6
 7/19/2019

Penggunaan air Bersih

Toilet
Taman
Produksi
Hydrant

Managing General Affairs 127

Kebutuhan rata – rata Air bersih

Toilet = 38 lt / hari / unit

Taman = 19 lt / hari / m2
Produksi solid=) Tergantung jenis produksi ( liquid / powder /
Hydrant
= 200 m3 ( cadangan air )

Managing General Affairs 128

6
 7/19/2019

Spare Part yang harus tersedia

Fast moving
Tingkat kepentingan
Consumable
Untuk overhaul

Managing General Affairs 129

Kebakaran

Managing General Affairs 130

6
 7/19/2019

Kenali type api & alat pemadamnya

Selalu pasang no telp pemadam kebakaran di lokasi penting
Hindari merokok / mempergunakan api di lokasi rawan kebakaran
Letakkan APAR di tempat yg strategis
Latih seluruh karyawan cara mempergunakan APAR

Managing General Affairs 131

Tangga Darurat

Lebar minimal 120 cm

Membesar ke arah bawah
Terbuat dari bahan tahan api min 2 jam
Pintu darurat membuka ke arah tangga
Exhaust Fan di bagian atas
Lampu penerangan darurat
Tanda panah menuju tangga darurat

Managing General Affairs 132

6
 7/19/2019

Managing General Affairs 133

Atas pertimbangan kesehatan (hygiene) yang

harus dimiliki setiap karyawan

Tutup Telinga
Helm

Kacamata Sarung tangan

Masker Sepatu

Managing General Affairs 134

6
 7/19/2019

Acara Perusahaan

Managing General Affairs 135

Panitia

Libatkan seluruh bagian ( yg punya hubungan langsung )

Buat time table untuk memudahkan dalam pelaksanaan
Gunakan komunikasi yg efektif & selalu check & recheck
Buat laporan kerja

Managing General Affairs 136

6
 7/19/2019

Susunan Acara

Buat acara yg ringan, menghibur & tidak monoton

Sisipkan acara ringan
Durasi acara tidak bertele – tele

Managing General Affairs 137

Pelaksanaan acara

Gunakan perangkat multimedia

Tata letak panggung & tempat acara yg mewakili tujuan acara
Hindari kekosongan / jeda
Tujuan acara selalu ada dalam satu rangkaian

Managing General Affairs 138

6
 7/19/2019

Pengelolaan Fasilitas Umum

Managing General Affairs 139

Ruang Meeting

Objective
Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
Alat tulis, jam dinding, kalender, furniture siap pakai
System pendingin ruangan, penerangan & elektronic berjalan normal
Jadwal penggunaan teratur rapi
Tersedia air minum saat pelaksanaan meeting

Media
Penyusunan jadwal pemakaian ruangan sesuai order
Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari / setelah meeting
Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan
Perawatan ruangan & peralatan yang ada

Managing General Affairs 140

7
 7/19/2019

Ruang Meeting

Kendala
Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal ( sering bentrok )
Alat tulis tidak tersedia
Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )

Efisiensi
Pencatatan penggunaan alat tulis
Penggunaan kertas bekas pakai
Perawatan AC dilaksanakan rutin
On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak dipergunakan

Managing General Affairs 141

Musholla

Objective
Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
Sound system, jam dinding, kalender, sajadah, mukena, pembatas sholat siap pakai
System pendingin / sirkulasi di ruangan, penerangan & sound system berjalan normal
Jadwal penggunaan teratur rapi

Media
Penyusunan jadwal pemakaian musholla sesuai order
Penyusunan jadwal kebersihan rutin setiap hari / setelah penggunaan
Perapihan ruangan rutin setelah dipergunakan
Perawatan ruangan & peralatan yang ada
Pelaksanaan pencucian sajadah, mukena, pembatas ruangan secara rutin

Managing General Affairs 142

7
 7/19/2019

Musholla

Kendala
Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal ( sering molor)
Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )

Efisiensi
Pencatatan penggunaan
Penggunaan kertas bekas pakai
Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak dipergunakan

Managing General Affairs 143

Toilet

Objective
Ruangan selalu bersih, tidak berbau & lantai kering
Tissue, handsoap & aksesori toilet lainnya siap pakai
System sanitasi, drainase berjalan baik
Jadwal pembersihan toilet rutin minimal perjam
Exhaust fan, hand dryer, kran air berfungsi normal

Media
Penyusunan jadwal checklist pembersihan
Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala ( wastafel, kloset, lantai dll )
Penyediaan material toilet yg tepat waktu

Managing General Affairs 144

7
 7/19/2019

Toilet
Kendala
Penggunaan ruangan tidak sesuai jadwal ( sering molor)
Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )

Efisiensi
Pencatatan penggunaan tissue dll
Volume air dikecilkan
Pemasangan tissue secukupnya
Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak dipergunakan

Managing General Affairs 145

Lobby

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
2. Koran, majalah, sofa / kursi tunggu siap pakai
3. Jika ada LCD TV berfungsi baik
4. Jadwal pembersihan lobby rutin
5. Tersedia air minum / diberikan oleh OB

Media
1. Penyusunan jadwal pembersihan
2. Majalah / koran selalu update terbaru
3. Sofa yg nyaman dipergunakan
4. Display produk tersusun dengan indah

Kendala
1. Sofa terpakai semua karena banyak tamu yg datang
2. Majalah / koran tidak update yg terbaru
3. Respon dari receptionist kurang ramah
Managing General Affairs 146

7
 7/19/2019

Pantry & Janitor

Objective
1. Ruangan selalu bersih, tidak berbau & lantai kering
2. Alat cuci piring / peralatan kebersihan lainnya
siap pakai
3. System sanitasi, drainase berjalan baik
4. Exhaust fan, hand dryer, kran air berfungsi normal
5. Penyusunan barang2 ergonomis

Media
1. Penyusunan jadwal checklist pembersihan
2. Penyusunan jadwal kebersihan rutin secara berkala ( wastafel,
dinding, lantai dll )
3. Penyediaan material yg dipergunakan tepat waktu
4. Tidak meletakkan barang yg tidak terpakai

Managing General Affairs 147

Kendala
Ruangan penuh dg barang tidak berguna
Ruangan tidak siap pakai ( masih belum bersih / rapi )
Menjadi tempat “nongkrong” para cleaning service

Efisiensi
Penggunaan air bersih
Penggunaan material seperlunya
Perawatan perangkat elektronik dilaksanakan rutin
On / off AC , penerangan & peralatan elektronik lainnya saat tidak dipergunakan

7
 7/19/2019

Ruang Kerja
Objective
Ruangan selalu bersih, tidak berbau & nyaman
Tidak berisik & gaduh
Penataan meja kerja ergonomis

Media / cara
Penyusunan jadwal pembersihan
Penataan meja sesuai dengan alur kerja
Tempat sampah, mesin fax, fotocopy, printer diletakkan yg mudah terjangkau
Penggunaan almari arsip secara optimal
Penataan kabel

Managing General Affairs 149

Ruang kerja

Kendala
Suasana gaduh
Kertas / sampah berceceran
Tempat kerja tidak ergonomis

Efisiensi
Penggunaan perangkat secara bersama – sama
Penggunaan mesin fotokopi dg kertas bekas pakai
Printer disetting fast draft

Managing General Affairs 150

7
 7/19/2019

Parkir

Objective
Tersedia ruang parkir yg aman, nyaman
Mudah dalam akses & penggunaan

Media / cara
Membuat garis – garis parkir dg memaksimalkan ruang yang ada
Penentuan prioritas penggunaan parkir ( tenant, direksi, tamu )
Pembuatan rambu – rambu yg mudah dilihat
Permukaan lokasi parkir agar rata & terlindung dari matahari

Managing General Affairs 151

Parkir

Kendala
Lahan yg terbatas
Pemakaian lahan parkir yg tdk optimal
Skala prioritas penggunaan lahan tidak optimal

Efisiensi
Buat papan petunjuk lokasi & penggunaan lahan parkir yg jelas
Optimalkan penggunaan lahan dengan parkir yg berurutan
Petugas parkir yg sigap untuk membantu saat

parkir Managing General Affairs 152

7
 7/19/2019

Parkir Tamu & VVIP

Tempat mudah terjangkau

Rambu terlihat dari pintu masuk
Petugas untuk bantu parkir ( roda 4 )
VVIP diletakkan di lokasi yg dekat pintu masuk
Gunakan kartu parkir

Managing General Affairs 153

Parkir Karyawan
Lokasi yang tersembunyi dari bangunan utama
Roda dua -> Atap, lantai cor beton / paving
Roda empat -> jika dilokasi terbukan usahakan ada pohon pelindung
Parkir direksi di depan bangunan & ada plang nama
Marka parkir terlihat jelas & tidak mengganggu
Penggunaan sticker & karcis parkir
Penitipan helm, jaket

Managing General Affairs 154

7
 7/19/2019

Parkir Kendaraan Ekspedisi

Dipergunakan jalan yang berbeda dengan jalan akses untuk tamu

Driver & kernet selalu memakai sepatu & celana panjang
Disiapkan lokasi untuk istirahat sopir saat loading/unloading
Koordinasi dengan bag Keamanan untuk koordinasi kedatangan kendaraan ekspedisi

Managing General Affairs 155

Kantin
Objective
Tersedia menu yg variatif
Ruangan yg nyaman & bersih
Antrian saat makan maksimal 3 orang

Media / cara
Pengelola kantin diganti setiap 3 bulan atau,
Ada beberapa pengelola kantin dalam waktu yg bersamaan

Managing General Affairs 156

7
 7/19/2019

Kantin
Kendala
Menu yang membosankan
Kantin tidak nyaman & terkesan tidak terawat
Jumlah menu tidak sesuai dengan jumlah yg makan

Efisiensi
Gunakan perangkat multimedia ( TV / DVD Player sehingga suasana terasa nyaman & tenang )
Gunakan sistem self service sehingga karyawan yang makan merasa seperti di rumah sendiri
Usahakan tidak langsung bayar tetapi potong gaji karyawan
Jika memungkinkan gunakan kupon makan sehingga lebih terkendali
Adanya menu tambahan

Managing General Affairs 157

Mess
Objective
Ruangan yg bersih
Fasilitas umum & pendukung di mess tersedia dengan baik

Media / cara
Optimalkan pelaksanaan jadwal penggantian sprei / selimut & toilet
Preventive maintenance untuk perangkat elektronik ( AC / Heater / penerangan )

Managing General Affairs 158

7
 7/19/2019

Mess
Kendala
Tidak ada kepedulian dari penghuni mess
Fasilitas yg tersedia sering rusak / hilang
Ketaatan penghuni terhadap peraturan cukup rendah

Efisiensi
Siapkan TV / majalah / koran di Lobby
Tegas terhadap pelanggaran peraturan
Optimalkan penggunaan ruangan
Matikan perangkat elektronik saat tidak dipergunakan

Managing General Affairs 159

Laundry
Objective
Pakaian yang selesai di laundry dalam keadaan bersih
Tepat waktu

Media / cara
Pengambilan pakaian tepat waktu
Optimalisasi penggunaan mesin cuci / dryer
Berikan target jumlah pakaian yang harus diselesaikan

Managing General Affairs 160

8
 7/19/2019

Laundry
Kendala
Kotoran yg bandel
Kerusakan peralatan
Boros dalam penggunaan deterjen & energi

Efisiensi
Kesiapan listrik, air, & deterjen
Pemisahan antara pakaian luntur & tidak
Preventive maintenance untuk perangkat elektronik
Cadangan peralatan

Managing General Affairs 161

Asuransi

Usahakan satu perusahaan asuransi

Pengalaman yang cukup
Pilih yg all risk, force major & pihak ketiga

Managing General Affairs 162

8
 7/19/2019

Jenis – Jenis Asuransi

Kendaraan bermotor
Produk jadi
Bangunan
Jiwa
Kesehatan

Managing General Affairs 163

Perijinan
Ijin Domisili
H.O ( Undang – undang Gangguan )
Ijin alat angkut & angkat
Ijin bejana tekan
Ijin Generator
Ijin Boiler
SIM untuk forklift / reachtruck
PBB

Managing General Affairs 164

8
 7/19/2019

Service excellence

8
7/19/2019

8
7/19/2019

8
7/19/2019

8
7/19/2019

8
7/19/2019

8
 7/19/2019

Service excellence
Ketrampilan
• Melayani pelanggan; cara memberi salam
• Melaksanakan tugas operasional
• Berkomunikasi secara verbal & non verbal
• Dapat menyelesaikan masalah yang timbul
• Bersikap sopan santun, ramah, expresi
wajah saat melayani

Sikap
• Selalu berada dalam posisi siap membantu
• Ingat pentingnya customer bagi kita -
mereka bukan barang mati, punya
perasaan & emosi
• Saat bertemu customer yang mengesalkan -
ingat kiat “selalu siap membantu” -ingat
untuk bersikap sabar -ingat bahwa customer
bukan “menyerang” kita secara pribadi

8
 7/19/2019

Menangani masalah,
komplain & Keluhan

Identifikasi Cause & Effect Analysis

C = Controllable Factor
CNP N = Noise factor

P P = Procedural factor
C

C C
Problem

P N
P
N All “P” factors must have a standard operating procedure. “C” factors ar
All “N” factors are out of your control or are out of the scope of your project.

Mar 2004 Page 180

9
 7/19/2019

Cause & Effect Analysis

Problem:
40% of Customers didn't pay their last bill
Why?
5% Went Bankrupt

15% Bill Never Received

Why?
80% Incorrect Bill 5% Shipment Short or Damaged
5% Customer Given Rebate
5% Customer Changed Order
85% Pricing Error

Why?
10% Invoice Keypunch Error
20% Different Interpretations of Contract Requirements

70% Contract Not Up-to-Date

Why?

Mar 2004 Page 181

Cause & Effect Analysis

Why?
70% Contract Not Up-to-Date
20% Negotiations Started Late

40% Wait for Internal Approval

Why? 80% Follow up responsibility not clearly designated

40 % No Internal Followup

20% Sales Reps get pulled-off for for other tasks

Mar 2004 Page 182

9
 7/19/2019

Antipasi masalah
control strategy

Control Strategy
Control Mechanisms
Mistake Proofing Robust Process Design
Preventive maintenance plans Checklists
Standard Operating Procedures Automation
Audit Plan
Documentation
Control Plan Report format Process Maps Procedures
Work Instruction

Control Plan
Data collection plans Ongoing Measurements Response Plans

Apr, 2004 GSB Six Sigma Green Belt Training Page 184

9
 7/19/2019

Terima Kasih