Daftar Revisi

Versi PIC Perubahan Tanggal

0.1

0.2

0.3

0.4
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 2 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

LEMBAR INFORMASI DOKUMEN

Nama Dokumen Pembuatan Permintaan Pengadaan (OPEX)

Penggunaan Dokumen User Manual

a. DAFTAR ISI

a. DAFTAR ISI 2

b. PENJELASAN – Pembuatan Permintaan Pengadaan (OPEX) 2

b. PENJELASAN – Pembuatan Permintaan Pengadaan (OPEX)

2
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 3 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Pembuatan Permintaan Pengadaan dilakukan oleh PIC User untuk mengajukan PR

(Purchase Requisition). Dalam proses pembuatan permintaan pengadaan dengan jenis
anggaran Opex, user akan mengisikan Doc Type, Cost Center, Tipe Pengadaan
(Barang/Jasa), Nama Pekerjaan, Durasi Pekerjaan, Hasil yang diharapkan, Unit Teknis,
Item, Lampiran Dokumen (jika diperlukan).

Langkah-langkah untuk membuat permintaan pengadaan di Iproc :

1. Buka URL Iproc, lalu klik tombol Login seperti berikut :

2. Login sebagai PIC User dengan mengisikan username dan password, setelah itu klik
tombol Masuk

Mandatory (M) /
Field Keterangan Optional (O) (O) /
Conditional (C)

Username Nama Pengguna user Iproc Mandatory (M)

Password Password user Iproc Mandatory (M)

3. Selanjutnya Anda akan diarahkan pada halaman Dashboard Iproc, untuk melakukan
Pembuatan Permintaan Pengadaan, pilih modul Procurement, lalu pilih menu PR,
dan klik sub menu Pembuatan PR.

3
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 4 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

4. Pada halaman proses Pembuatan Permintaan Pengadaan, di bagian Headline, pilih

Doc Type dan Tipe Anggaran Opex.

*Doc Type yang dipilih akan mempengaruhi format penomoran PR SAP yang akan
tergenerate.

4
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 5 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

Doc Type Tipe Dokumen PR Mandatory (M)

Tipe Anggaran Tipe Anggaran PR Mandatory (M)

5. Selanjutnya, pilih Cost Center dengan mengklik tombol

6. Pada Data Picker Cost Center, klik cost center yang akan dipilih lalu klik Pilih

7. Pilih Tipe permintaan pengadaan (Barang/Jasa), isikan Nama Pekerjaan sesuai

dengan pengajuan permintaan pengadaan, isikan Durasi Pekerjaan dan pilih satuan
durasi pekerjaan (Hari/Minggu/Bulan/Tahun) dan isikan Hasil yang diharapkan.

5
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 6 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Mandatory (M) / Optional

Field Keterangan
(O) (O) / Conditional (C)

Cost Center Cost Center Anggaran PR Mandatory (M)

Tipe Tipe Pengadaan Mandatory (M)

Judul atau nama pekerjaan

Nama Pekerjaan Mandatory (M)
PR

Target durasi pekerjaan

Durasi Pekerjaan Mandatory (M)
pengadaan

Hasil yang Hasil pekerjaan pengadaan

Optional (O)
diharapkan yang diinginkan

8. Pada bagian Unit Teknis, pilih Divisi UT Utama, selanjutnya klik tombol Tambah UT

Utama

9. Maka akan ditampilkan data dialog untuk memilih nama user yang akan ditambahkan
sebagai UT dan Head UT, dan memilih tipe UT (UT/Head UT). Klik tombol Simpan

6
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 7 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

jika Nama dan Tipe UT sudah dipilih. Untuk Unit Teknis adalah maksimal 2
pelaksana.

Mandatory (M) / Optional

Field Keterangan
(O) (O) / Conditional (C)

Nama yang dipilih sebagai

Nama Mandatory (M)
Unit Teknis

Tipe Unit Teknis

Tipe UT Mandatory (M)
(UT/HeadUT)

10. Setelah di klik Simpan maka data tersimpan ke dalam tabel seperti berikut. Klik
tombol untuk menghapus data.

11. Klik tombol Tambah untuk menambahkan Divisi UT. Pada Divisi UT Kedua,
lakukan hal yang sama dengan sebelumnya. Klik tombol Hapus untuk
menghapus data Divisi UT Kedua.

7
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 8 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

12. Pada bagian Item, klik Tambah Item atau Import Excel Item untuk menambahkan
data item dari template excel yang telah disediakan.

Jika di klik Tambah Item maka akan dialihkan ke data dialog item untuk
melengkapi data item PR. Namun jika di klik Import Excel Item , user dapat
melakukan upload file excel berdasarkan template excel item yang dapat didownload pada
tombol . Lalu klik Selesai untuk memproses excel item.

8
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 9 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Klik tombol atau tombol untuk memilih item barang/jasa yang akan
ditambahkan. Setelah itu maka akan dialihkan ke data picker Komoditi Barang/Jasa, pilih
komoditi Barang/Jasa yang ingin ditambahkan, lalu klik tombol Pilih.

9
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 10 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Setelah item di pilih, maka data Tipe dan Item sudah terisi, selanjutnya isikan Jumlah item,
Satuan item, Harga Satuan item, Sap Purch Group, Sap Plant, Sap Store Location, Sap
Delivery Date, Sap Puch Org., Sap Item Note, Sap Matpo Text, Sap Item Text, dan Sap Gl.

10
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 11 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

Jumlah Jumlah item PR Mandatory (M)

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

Harga Satuan Harga satuan item PR

Mandatory (M)
(Sebelum PPN) sebelum pajak

Purch Group Purch Group item PR Mandatory (M)

Plant Plant item PR Mandatory (M)

11
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 12 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

Store Location Store Location item PR Mandatory (M)

Tracking No Tracking No item PR Mandatory (M)

Delivery Date Delivery Date item PR Mandatory (M)

12
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 13 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

Item Note Keterangan Item PR Mandatory (M)

Matpo Matpo item PR Mandatory (M)

Item Text Keterangan Item PR Mandatory (M)

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

GL GL untuk item PR Mandatory (M)

13
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 14 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

13. Langkah selanjutnya bagian Lampiran Dokumen, klik tombol , maka

selanjutnya adalah mengisi data lampiran berupa Kategori, Dokumen Tipe (Dokumen
Internal), Lampiran, dan Deskripsi.

Jika dibutuhkan untuk melampirkan lampiran lebih dari 1, klik tombol ,

maksimal lampiran yang dapat ditambahkan adalah 10 lampiran dokumen. Anda dapat

menghapus lampiran dokumen dengan klik tombol .

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

14
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 15 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Kategori Kategori lampiran Mandatory (M)

Tipe Dokumen
Dokumen Tipe Mandatory (M)
Internal/Vendor

Lampiran Upload file lampiran Mandatory (M)

Deskripsi Deskripsi dokumen lampiran Optional (O)

14. Langkah selanjutnya bagian Form Komentar, pilih aksi Lanjut untuk melanjutkan ke
proses Persetujuan Permintaan Pengadaan yang akan dilakukan oleh Kepala
Bagian, Kepala Bidang dan Kepala Divisi, sedangkan aksi Simpan Sebagai Draft
untuk menyimpan pengisian sebagai draft pembuatan PR di posisi PIC User.

15. Isikan Komentar, dan lampirkan Lampiran pada form komentar jika dibutuhkan.
Untuk lampiran komentar dapat ditambahkan dengan maksimal 5 lampiran komentar.

Selanjutnya, klik Simpan untuk memproses Permintaan Pengadaan.

Mandatory (M) / Optional (O)

Field Keterangan
(O) / Conditional (C)

Memilih aksi proses

Aksi (Lanjut/Simpan Sebagai Mandatory (M)
Draft)

15
 Nama Dokumen: Pembuatan
Halaman: 16 dari 17
Permintaan Pengadaan (OPEX)

Komentar proses Pembuatan

Komentar Mandatory (M)
Permintaan Pengadaan

16