03 SKI P01 05 MM User Manual Vendor Master
03 SKI P01 05 MM User Manual Vendor Master
Halaman: 1 dari 30
Nomor Dokumen: 003
DAFTAR ISI
Vendor Master Data berisikan data atau informasi tentang satu vendor tertentu
yang dibuat di sistem SAP ECC6. Akan ada beberapa account group vendor yang
dibuat di sistem SAP mengikuti account group vendor yang di definisikan di FI.
Account group ini salah satunya befungsi untuk assignment nomor range dari
vendor. Sehingga dengan mudah diketahui suatu vendor dikelompokkan ke dalam
grup tertentu. Ada tiga kelompok/area data yang akan menyimpan data/informasi
suatu vendor:
a. General Data
Area data ini berisikan informasi mengenai data umum suatu vendor, misal
alamat vendor, nomor telepon, language communication yang digunakan, dll.
Semua vendor harus memiliki general data ini.
b. Company Code Data
Area data ini berisikan informasi mengenai data akunting untuk suatu vendor,
misal reconcilliation account (G/L untuk account payable), payment method, dll.
c. Purchasing Data
Area data ini berisikan informasi mengenai data purchasing untuk suatu
vendor, misal default currency yang digunakan untuk bertransaksi dengan
vendor bersangkutan, sales person, default term of payment, schema group
vendor (penentuan struktur harga pembelian) dll. Area purchasing data ini hanya
dibuat jika transaksi terhadap vendor bersangkutan menggunakan sub modul
purchasing yang ada di modul MM.
Account Group vendor yang digunakan di PIHC, yaitu:
1. AP01 (Rekanan Dalam Negeri)
Vendor dalam negeri
2. AP02 (Rekanan Luar Negeri)
Vendor luar negeri
3. Anak Perusahaan (Afiliasi)
Vendor anak perusahaan atau afiliasi yang termasuk ke dalam Pupuk Indonesia
Holding Company
Tabel 1.1 Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master
4. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan Address
berikut. Isikan field-field sesuai table 1.2.
Tabel 1.2 Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master -
Address
5. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan Control
berikut. Isikan field-field sesuai table 1.3.
Tabel 1.3. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master -
Control
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
6. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan Payment
Transaction berikut. Isikan field-field sesuai table 1.4.
a b c d e
Tabel 1.4. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Payment Transaction
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Country Diisi dengan Kode Country Bank M
b Bank Key Diisi dengan Kode Bank M
Diisi dengan Nomor Bank Account (Nomor
c Bank Account M
Rekening Bank)
d Account Holder Diisi dengan nama pemilik Akun Bank M
e Bank Transfer Diisi dengan Tipe Partner Bank M
7. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan Contact
Person berikut. Isikan field-field sesuai table 1.5.
a b c
Tabel 1.5. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Contact Person
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Name Diisi dengan nama contact person O
Diisi dengan nama departemen contact
b Department O
person
c Function Diisi dengan fungsi organisasi atau jabaran O
8. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan
Accounting Information berikut. Isikan field-field sesuai table 1.6.
a
b
Tabel 1.6. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Accounting Information
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
Reconciliation
a Diisi dengan nomor Reconcilliation Account M
Account
Cash
b management Diisi dengan kode Cash Management Group M
group
9. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan Payment
Transaction berikut. Isikan field-field sesuai table 1.7
Tabel 1.7. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Payment Transaction
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Payment Terms Diisi dengan Metode Waktu Pembayaran M
Payment
b Diisi dengan Metode Pembayaran M
Methoods
10. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan
Correspondence Accounting berikut. Tidak ada field yang diisi pada view
Correspondence Accounting. Tekan Enter untuk menuju view selanjutnya.
11. Setelah tekan Enter muncul tampilan Withholding Tax Accounting berikut. Isikan
field-field sesuai table 1.8, serta tick kolom Liable
a
b c
d
b
Nama Dokumen: SKI-P01-05-MM-UM-Vendor Master
Halaman: 12 dari 30
Nomor Dokumen: 003
Tabel 1.8. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Withholding Tax Accounting
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a WH Tax Country Diisi dengan kode Withholding Tax Country M
Withholding tax
b Diisi dengan kode Purchasing Group M
type
Withholding tax
c Diisi dengan kode withholding tax M
code
d Liable Diisi dengan tanda centang M
12. Setelah field terisi, tekan tombol Enter. Setelah itu akan muncul tampilan
Purchasing Data berikut. Isikan field-field sesuai table 1.9.
Tabel 1.9. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Purchasing Data
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Order currency Diisi dengan kode order currency M
Terms of
b Diisi dengan kode Terms of Payment M
Payment
c Acc with Vendor Diisi dengan kode vendor lama M
GR-Based Inv.
D Diisi dengan kode centang M
Verif.
Srv-Based Inv.
e Diisi dengan kode centang M
Ver
13. Setelah field terisi, tekan Enter kemudian muncul view Partner Function berikut.
Isi field sesuai dengan Tabel 1.10.
Tabel 1.10. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Partner Function
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
Partner Function Diisi dengan Partner Function Vendor
a M
Vendor (Lampiran B)
14. Setelah field terisi, tekan Icon . Setelah itu akan muncul tampilan
Additional Field berikut. Isikan field-field sesuai table 1.11.
b
Nama Dokumen: SKI-P01-05-MM-UM-Vendor Master
Halaman: 15 dari 30
Nomor Dokumen: 003
Tabel 1.11. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Additional Data
Mandatory (M) /
Nomo
Group Field Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Additional Data KTP Diisi dengan Nomor KTP M
Diisi dengan Nomor Perusahaan
PKP M
Kena Pajak
Nomor Diisi dengan Nomor Surat Izin
M
SIUP/PMA Usaha Pertambangan
Tanggal Akhir Diisi dengan Tanggal berlaku Surat
M
Berlaku SIUP Izin Usaha Pertambangan
Diisi dengan Nomor Surat Izin Jasa
No SIUJK M
Konstruksi
Tanggal Akhir Diisi dengan Tanggal berlaku Surat
M
Berlaku SIUJK Izin Jasa Konstruksi
Diisi dengan Nomor Tanda Daftar
No TDP M
Perusahaan
Tanggal Akhir Diisi dengan Tanggal berlaku Tanda
M
Berlaku TDP Daftar Perushaan
Diisi dengan Nomor surat
No SITU M
keterangan domisili
Tanggal Akhir Diisi dengan Tanggal berlaku surat
M
Berlaku SITU keterangan domisili
Diisi dengan nomor Surat
SKF O
Keterangan Fiskal
Pakta Integritas Diisi dengan Tanda Centang M
Diisi dengan Tanggal
Validity Pakta
berlaku/update terbaru dari Pakta M
Integritas
Integritas
Diisi dengan Status Vendor (Active,
Vendor Status M
Inactive, Suspend, Blocked)
Vendor Status Diisi dengan Tanggal berlaku status
M
Validity Start vendor dimulai
Vendor Status Diisi dengan Tanggal berlaku status
M
Validity End vendor berakhir
Bidang Bidang
Diisi dengan bidang kemampuan
b Kemampuan Kemampuan M
suplai barang dan jasa 1
Supply Supply 1
Vendor Type 1 Diisi dengan kode tipe vendor M
Data Fasilitas/ Diisi dengan data fasilitas /
c Jasa O
Peralatan (Jasa) pelaratan untuk vendor jasa
Data Personil/
Diisi dengan data personil / tenaga
Tenaga Ahli O
ahli untuk vendor jasa
(Jasa)
Data Diisi dengan data pengalaman
O
Pengalaman vendor
15. Setelah semua field selesai diisi, tekan tombol Save . Setelah itu akan muncul
tampilan berikut. Proses Pembuatan Vendor Master telah selesai.
b
c
Tabel 1.12. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP untuk extend Vendor Master
Note:
Jika Vendor A memiliki kantor pusat di Jakarta, kemudian memiliki kantor cabang di
Surabaya, kedua vendor ini di-maintain secara berbeda di SAP.
3. Isi field Vendor dengan nomor Vendor yang hendak dirubah. Tick View yang ingin
diubah
6. Jika sudah melakukan perubahan, tekan tombol Save . Setelah itu akan muncul
tampilan berikut.
Note:
Jika data vendor yang akan diubah terkait company code/purchasing
organization, maka field company code/purchasing organization di Initial
Screen Change Vendor perlu untuk diisi
3. Isi field Vendor dengan nomor vendor, Kode Company Code, Kode Purchasing
Organization, serta tick view vendor yang hendak ditampilkan
6. Jika sudah melihat vendor master, tekan tombol Back untuk kembali ke menu
awal. Transaksi display vendor selesai dilakukan.
Tabel 4.1. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor Master –
Vendor Changes
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Vendor Diisi dengan kode Vendor M
b Company Code Diisi dengan kode Company Code
c Purchasing group Diisi dengan kode Purchasing Group M
4. Klikk Enter, kemudian muncul layar berikut. Klik pada field yang ingin dilihat
perubahannya. Atau klik ikon untuk melihat semua perubahan terhadap
vendor tersebut
b
c
Tabel 5.1. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam pembuatan Vendor
Master – Block/Unblock Vendor
Mandatory (M)
/ Optional
Nomo
Field Keterangan (O) /
r
Conditional
(C)
a Vendor Diisi dengan kode Vendor M
b Company Code Diisi dengan kode Company Code M
Mandatory (M)
/ Optional
Nomo
Field Keterangan (O) /
r
Conditional
(C)
Purchasing Diisi dengan kode Purchasing
c M
Organization Organization
4. Tekan Enter, kemudian Tick kategori Posting Block maupun Purchasing Block
yang ingin diberlakukan atas vendor bersangkutan . Selanjutnya pilih fungsi block.
b
c
Tabel 6.1. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP untuk Flag for Deletion Vendor
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Vendor Diisi dengan kode Vendor M
b Company Code Diisi dengan kode Company Code M
Purchasing
c Diisi dengan kode Purchasing Organization M
Organization
4. Tekan Enter, kemudian Tick kategori Deletion yang ingin diberlakukan atas vendor
bersangkutan .
Note:
Perbedaan antara block dengan flag for deletion yaitu.
Block/Unblock digunakan agar vendor tidak bisa digunakan untuk
menjalankan transaksi di SAP dengan alasan tertentu, misalnya PO Blocked.
Flag for Deletion hanya memberikan peringatan (warning) jika vendor sudah
di-delete namun tidak menghalangi untuk menjalankan transaksi di SAP.
Tabel 7.1. Cara pengisian kolom-kolom di sistem SAP dalam List Vendor Master
Mandatory (M) /
Nomo
Field Keterangan Optional (O) /
r
Conditional (C)
a Vendor Diisi dengan kode Vendor O
Purchasing
b Diisi dengan kode Purchasing Organization M
organization
c Account Group Diisi dengan kode Account Group O
5. Jika sudah selesa, klik ikon Back untuk kembali ke halaman awal. Transaksi
selesai dilakukan.
Tipe Vendor
No Account Deskripsi Penggunaan
Group
1 AP01 Rekanan Dalam Negeri Vendor dalam negeri
2 AP02 Rekanan Luar Negeri Vendor luar negeri
Vendor anak perusahaan atau afiliasi
3 AP04 Anak Perusahaan (Afiliasi) yang termasuk ke dalam Pupuk
Indonesia Holding Company
Partner
No Deskripsi Penggunaan
Function
1 OA Ordering Address Alamat Order Partner Function Vendor
2 VN Vendor Alamat Vendor
Alamat Penagihan Partner Function
3 PI Invoicing Party
Vendor
Alamat Supplier barang Partner Function
4 GS Goods Supplier
Vendor