PANDUAN KEMITRAAAN

PANDUAN
KEMITRAAN

SEAMEO REFCON
 Seameo Recfon
http://www.seameo-recfon.org/

Jln. Utan Kayu Raya No.1A

Utan Kayu Utara, Kec. Matraman
Jakarta Timur 13120
Indonesia

+62-21 22116225
information@seameo-recfon.org

PANDUAN KEMITRAAAN
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .........................................................................................................................................3
DAFTAR GAMBAR ..............................................................................................................................4
DAFTAR TABEL ...................................................................................................................................5
KATA PENGANTAR .............................................................................................................................7
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................................8
1.1 Visi, Misi, 3rd 5YDP SEAMEO RECFON dan SDGs .................................................................. 8
1.2 Mencapai Visi, Misi dan 3rd 5YDP Melalui Kemitraan Yang Kuat ........................................ 13
1.3 Tujuan dan topik yang dibahas dalam Buku Pegangan Kemitraan ..................................... 15
BAB II PRINSIP KEMITRAAN ............................................................................................................. 17
2.1 Kemitraan, Kategori Kemitraan, Pemangku Kepentingan Kemitraan................................. 17
2.2 Karakteristik dan Prinsip Inti Kemitraan yang Berhasil ...................................................... 30
BAB III TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN ................................................................................ 38
3.1 Tahap Titik Masuk (Entry Point)........................................................................................ 38
3.2 Tahap 1: Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan ..................................... 42
Alat 1: Alat Identifikasi Calon Mitra ........................................................................................ 48
Alat 2 : Seleksi Calon Mitra Prospektif .................................................................................... 53
Alat 3 : Daftar Cek Perjanjian Kemitraan ................................................................................ 57
3.3 Tahap 2: Pengelolaan dan Pemeliharaan Kemitraan ......................................................... 60
Alat 4: Alternatif untuk Memecahkan Masalah Kemitraan ..................................................... 63
Alat 5: Mengelola Ketidakseimbangan Kekuatan di Antara Para Mitra ................................... 70
3.4 Tahap 3: Peninjauan Ulang & Revisi Kemitraan ................................................................ 75
Alat 6 Pemeriksaan Kesehatan Kemitraan .............................................................................. 78
3.5 Tahap 4: Penutupan, Negosiasi Ulang dan Meneruskan Kemitraan .................................. 83
3.5 Referensi Alat Bantu ........................................................................................................ 85
LAMPIRAN ....................................................................................................................................... 89
Lampiran 1: Panduan Identifikasi dan Pengelolaan Resiko Kemitraan..................................... 89
Lampiran 2: Panduan Negosiasi Perjanjian Kemitraan Berdasarkan Prinsip ............................ 92
Lampiran 3: Panduan Managemen dan Komunikasi yang Efektif dalam ................................. 98
Panduan Manajemen dan Komunikasi Yang Efektif dalam Kemitraan .................................... 98
Lampiran 4: Panduan Pemantauan dan Pelaporan Kemitraan .............................................. 103
Panduan Pemantauan dan Pelaporan Kemitraan ................................................................. 103

PANDUAN KEMITRAAAN
 DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Kerangka FYDP Ketiga SEAMO RECFON ........................................................................................ 10
Gambar 1.2 Program Unggulan SEAMO RECFON Berdasarkan Pendekatan Umur............................................ 10
Gambar 1.3 Sustainable Development Goals .................................................................................................. 12
Gambar 1.4 Kemitraan dalam Mewujudkan Visi Dan Misi SEAMO RECFON ..................................................... 14
Gambar 2.1 Konsep Pendekatan Helix dengan Potensi Kontekstualisasi di SEAMO RECFON ............................ 20
Gambar 2.2 Tiga Prinsip Inti Kemitraan yang Berhasil ..................................................................................... 31
Gambar 3.1 Siklus Kemitraan: Terdiri dari 4 Tahap dan 1 Titik Masuk (Entry Point).......................................... 38
Gambar 3.2 Siklus Kemitraan Tahap 1: Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan ........................................ 42
Gambar 3.3 Empat Tahapan Kemitraan di Tahap 1 untuk 2 Kasus Titik Masuk. ................................................ 43
Gambar 3.4 Siklus Kemitraan Tahap 2: Pengelolaan & Pemeliharaan Kemitraan ............................................. 60
Gambar 3.5 Siklus Kemitraan Tahap 3: Peninjauan Ulang & Revisi Kemitraan .................................................. 75
Gambar 3.6 Siklus Kemitraan Tahap 4: Penutupan, Negosiasi Ulang, dan Meneruskan Kemitraan. .................. 83
Gambar 3.7 Pihak-pihak yang akan Menerima Risiko. ..................................................................................... 90

PANDUAN KEMITRAAAN
 DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Gambaran Isi Buku Panduan Kemitraan............................................................................. 16
Tabel 2.1 Definisi Praktis Kemitraan. (Local Partnering Practice)....................................................... 18
Tabel 2.2 Ragam Sumberdaya yang Mungkin Dibutuhkan dalam Kemitraan. .................................... 19
Tabel 2.3 Pendekatan Helix dalam Mengklasifikasi Kemitraan. ......................................................... 21
Tabel 2.4 Para Pemangku Kepentingan, Ragam Aset dan Potensi Kemitraan .................................... 23
Tabel 2.5 Tipe Kemitraan Berdasarkan Kontribusi yang Diberikan oleh Mitra.................................... 24
Tabel 2.6 Lingkungan Pendukung Kemitraan, Tantangan/Peluangnya. .............................................. 26
Tabel 2.7 Biaya Koordinasi dan Biaya Implementasi Kemitraan ......................................................... 29
Tabel 2.8 Risiko dari Kemitraan ........................................................................................................ 29
Tabel 2.9 Karakteristik Kemitraan yang Berhasil ............................................................................... 30
Tabel 2.10 Efek Ketidaksetaraan dalam Kemitraan ........................................................................... 32
Tabel 2.11 Ciri-Ciri Dinamika Kekuatan /Kesetaraan Yang Sehat dan yang Bermasalah ..................... 33
Tabel 2.12 Efek Dari Tingkat Transparansi/Kepercayaan/Trust di Antara Para Mitra Kemitraan. ....... 34
Tabel 2.13 Elemen Pembentuk Kepercayaan/Trust dalam Kemitraan ............................................... 34
Tabel 2.14 Indikasi/Gejala Kemitraan Berdasarkan Tingkat Kepercayaan di Antara Para Mitra .......... 35
Tabel 2.15 Jenis Akuntabilitas yang Diperlukan dalam Kemitraan. .................................................... 35
Tabel 2.16 Manfaat/Keuntungan/Kepentingan Bagi/dari Para Mitra dalam Kemitraan ..................... 36
Tabel 2.17 Daftar Periksa Ringkas Ciri-Ciri Keberadaan 3 Prinsip Dasar Kemitraan ............................ 37
Tabel 3.1 Pemicu Terbentuknya Kemitraan ...................................................................................... 39
Tabel 3.2 Kasus Titik Masuk Kemitraan di SEAMO RECFON. .............................................................. 40
Tabel 3.3 Tingkat Transparansi, Mutualitas dan Kesetaraan Pada Tahap Titik Masuk. ....................... 41
Tabel 3.4 Tahapan dan Tindakan pada Tahap 1 ................................................................................ 43
Tabel 3.6 Langkah Kunci pada Tahap 1.1 .......................................................................................... 49
Tabel 3.7 Daftar Informasi yang Diperlukan untuk Perjanjian Kemitraan........................................... 57
Tabel 3.8 Perbedaan Memorandum of Agreement (Moa) dan (Mou) ............................................... 59
Tabel 3.9 Langkah-Langkah yang Perlu Dilakukan pada Tahap 2. ...................................................... 61
Tabel 3.10 Lima Pertimbangan Teknis dan Kemitraan yang Perlu Dijalankan Bersamaan .................. 61
Tabel 3.11 Prinsip-prinsip dalam Penyelesaian Masalah. .................................................................. 64
Tabel 3.12 Masalah Umum Kemitraan dan Kiat Penanganannya. ...................................................... 65
Tabel 3.13 Prinsip Negosiasi untuk Solusi Terhadap Masalah yang Dihadapi dalam Kemitraan.......... 69
Tabel 3.14 Tindakan yang Perlu Dilakukan pada Tahap Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan ....... 76
Tabel 3.15 Saran Tindakan pada Tahap 3 untuk yang Bersesuaian dengan Prinsip Inti Kemitraan. ........... 77
Tabel 3.16 Kriteria Utama Pemeriksaan Kesehatan ........................................................................... 79
Tabel 3.17 Tiga Tahapan Pelaksanaan Pemeriksaan Kesehatan Kemitraan ........................................ 80
Tabel 3.18 Langkah-langkah yang Perlu Dilakukan pada Tahap 4. ..................................................... 84
Tabel 3.19 Daftar Referensi Alat Kemitraan ...................................................................................... 85
Tabel 3.20 Prinsip Kemitraan dan Implikasi Negosiasi yang Perlu Dilakukan...................................... 95
Tabel 3.21 Panduan dalam Membuat Lokakarya Kickoff ................................................................... 99
Tabel 3.22 Kerangka Evaluasi Hasil/Sasaran Kemitraan ................................................................... 105

PANDUAN KEMITRAAAN
 DAFTAR ALAT
Alat 1.1 Daftar Cek Titik Kritis Tahap 1. ............................................................................................ 47
Alat 1.1.1 Tujuan Kemitraan dan Hasil yang Diinginkan Dari Kemitraan .......................... 50
Alat 1.1.2 Pemetaan Pemangku Kepentingan ................................................................. 51
Alat 1.1.3 Daftar Cek Calon Mitra Potensial. ................................................................... 52
Alat 1.1.4 Ringkasan Hasil Analisis Mengenai Calon Mitra Potensial................................ 53
Alat 1.2.1: Penilaian Kesesuaian Seameo Recfon dengan Calon Mitra ............................. 54
Alat 1.2.1 Penilaian Kesesuaian dengan Calon Mitra ....................................................... 54
Alat 1.2.2 Karakteristik Calon Mitra Dasar Pemilihan Calon Mitra untuk Masuk Tahap 1.3 .... 56

Alat 2.1 Daftar Periksa Titik Kritis Pada Tahap 2 ............................................................................... 62

Alat 3.1 Daftar Periksa Titik Kritis Tahap 3 ........................................................................................... 77

Alat 3.2 Template Indikator Pemeriksaan Kesehatan Kemitraan ...................................................... 82

Alat 4.1 Daftar Periksa Titik-Titik Kritis Tahap 4. ............................................................................... 84

PANDUAN KEMITRAAAN
 KATA PENGANTAR
Kemitraan yang solid sangat diperlukan dalam menangani permasalahan pangan dan gizi di
masyarakat. Kemitraan bertujuan untuk membangun dan mempertahankan kerja sama yang
harmonis antar-mitra dalam hal pembagian peran dan tanggung jawab yang tepat dan pemanfaatan
sumber daya secara efisien dan efektif. Oleh karena itu, kemitraan perlu direncanakan secara
matang dengan strategi yang tepat dan evaluasi berkala sehingga dapat membawa hasil positif baik
bagi penerima manfaat, sasaran maupun organisasi mitra pelaksana kegiatan.
Sebagai organisasi regional di bidang pangan dan gizi, SEAMEO RECFON membangun
kemitraan dengan berbagai institusi/lembaga pemerintah, non-pemerintah, akademisi, profesional,
dan organisasi nasional serta internasional untuk menjalankan mandat kami melalui program
unggulan yang kami miliki. Dengan mengacu pada konsep gizi daur hidup, saat ini program unggulan
kami mencakup tiga kelompok usia, yaitu: Anakku Sehat dan Cerdas (Early Childhood Care, Nutrition
and Education - ECCNE) untuk kelompok usia balita, Gizi untuk Prestasi (Nutrition Goes to School -
NGTS) untuk anak sekolah dan remaja, dan Gizi untuk Produktivitas (Nutrition Goes to Workplace _
NGTW) untuk kelompok usia produktif di institusi kerja. Kemitraan yang kami laksanakan
diformalkan melalui Nota Kesepahaman yang disertai dengan dokumen Perjanjian Kerja sama dan
kerangka kerja kegiatan kerja sama.
Dalam pelaksanaan berbagai kegiatan bersama mitra selama ini, kami menghadapi
tantangan sekaligus pembelajaran dalam proses kemitraan. Tantangan dan pembelajaran ini terkait
dengan berbagai aspek kemitraan dari tahap inisiasi kerja sama hingga pelaksanaan dan evaluasi baik
dalam hal administrasi, teknis, dan sumber daya. Sehubungan dengan hal tersebut dan pentingnya
aspek kemitraan dalam kegiatan SEAMEO RECFON ke depan sebagaimana tertuang dalam Rencana
Pengembangan Lima Tahun SEAMEO RECFON 2021-2025 ketiga (5YDP ke-3), tim SEAMEO RECFON
menyusun “Buku Panduan Kemitraan”.
Buku panduan ini berisi alasan/rasional dan tujuan kami untuk membangun kemitraan,
konsep dan prinsip dinamika kemitraan, manajemen, pemantauan dan evaluasi, dan keberlanjutan.
Panduan ini juga menyertakan beberapa alat/instrument yang relevan untuk digunakan dalam
beberapa penilaian kemitraan. Sebagai panduan internal dalam bermitra, buku ini akan menjadi
rujukan untuk menghasilkan perencanaan kemitraan strategis yang terstruktur, komprehensif dan
mampu laksana agar praktik kemitraan antara kami dan para mitra menjadi lebih baik dalam bekerja
bersama mewujudkan program-program yang direncanakan.

PANDUAN KEMITRAAAN
 PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Visi, Misi, 3rd 5YDP SEAMEO RECFON dan SDGs

SEAMEO RECFON merupakan lembaga dengan Visi dan Misi yang mendukung pelaksanaan SDGs,
oleh karena itu berkaitan dengan pencapaian tujuan-tujuan SDGs SEAMEO RECFON mempunyai dua
hal yang menjadi dasar pertimbangan, yaitu 1) bagaimana mengembangkan program yang unggul
dan mempunyai relevansi dengan pencapaian tujuan SDGs, dan 2) bagaimana mengembangkan
kemitraan strategik, keterlibatan pemangku kepentingan, dan jaringan dalam pelaksanaan program
kegiatannya (SEAMEO Srategic Plan, 2021 – 2030).

Sebagai organisasi regional, SEAMEO RECFON diharapkan dapat berkontribusi pada pencapaian
protokol dan prioritas global dan regional yang ada. Ini termasuk Tujuan Pembangunan
Berkelanjutan (SDG), dan 7 Area Prioritas SEAMEO di bidang pendidikan, sains, dan budaya. Sebagai
pusat regional untuk pangan dan gizi, SEAMEO RECFON diharapkan dapat menyelaraskan program
dan kegiatannya dengan SDG 2 (Mengakhiri kelaparan, mencapai ketahanan pangan dan
meningkatkan gizi serta mempromosikan pertanian berkelanjutan), SDG 3 (Memastikan hidup sehat
dan meningkatkan kesejahteraan bagi semua usia), SDG 6 (Memastikan Air Bersih dan Sanitasi) dan
SDG 17 (Pembangunan berkelanjutan melalui kemitraan global).

Sesuai dengan Visi, Misi dan 3rd 5YDP SEAMEO RECFON dan juga di dalam pencapaian tujuan-tujuan
SDG, dalam hal ini kemitraan merupakan sokoguru pelaksanaan program-program yang
direncanakan dapat berjalan dengan baik, dan kemitraan adalah mandat SEAMEO RECFON di dalam
menjalankan program-programnya. Mandat kemitraan SEAMEO RECFON bertujuan untuk mensiner-
.

gikan upaya SEAMEO RECFON dengan lembaga-lembaga yang berpikiran sama untuk meningkatkan
kualitas hidup para pemangku kepentingan SEAMEO RECFON dengan menerapkan intervensi pangan
dan gizi yang relevan. SEAMEO RECFON bermitra dengan pemerintah, non-pemerintah, akademisi,
sipil, dan lembaga pembangunan regional dan internasional untuk mencapai tujuan ini.

Penekanan pentingnya kemitraan dalam Visi, Misi dan 3rd 5YDP SEAMEO RECFON terlihat dari pe-
nambahan flagship yaitu Gizi untuk Produktivitas, perluasan area kegiatan di wilayah Asia Tenggara
selain penguatan kegiatan di Indonesia, serta penambahan tipe institusi yang akan menjadi target
mitra SEAMEO RECFON di mana sektor swasta serta organisasi masyarakat juga menjadi mitra
potensial di samping institusi pemerintah dan akademisi.

Berbagai pembelajaran termasuk tantangan dan peluang, ditemui oleh SEAMEO RECFON dalam
menjalin kemitraan untuk kegiatan penelitian, pelatihan, serta pengembangan masyarakat.
Beberapa tantangan tersebut misalnya bagaimana mendorong inisiatif dan partisipasi aktif mitra,
skema resources sharing yang tepat, perlunya profesionalisme yang lebih baik dalam menjalankan
peran dan tanggung jawab sesuai kesepakatan, serta belum adanya skema monitoring dan evaluasi
kemitraan yang terstruktur.

Pembelajaran tersebut serta pentingnya aspek kemitraan dalam kegiatan SEAMEO RECFON ke depan
seperti yang tercantum di dalam Rencana Lima Tahun SEAMEO RECFON 2021-2025 yang ketiga (the
3rd 5 Year Development Plan/5YDP) yang mulai diterapkan sejak Januari 2021, menunjukkan perlu-
nya suatu panduan kemitraan serta perencanaan strategi kemitraan yang terstruktur, menyeluruh
dan mampu laksana agar program-program yang direncanakan dapat berjalan dengan baik. Oleh
8
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

karena itu disusun sebuah panduan dan strategi serta skema monitoring dan evaluasi kemitraan bagi
SEAMEO RECFON yang merujuk pada Visi, Misi dan 5YDP SEAMEO RECFON. Panduan dan strategi ini
akan menjadi dokumen acuan sebagai bentuk penguatan kemitraan yang sudah ada saat ini.

Visi SEAMEO RECFON

SEAMEO RECFON membayangkan dirinya menjadi “Pusat Keunggulan untuk membangun kapabilitas
dalam makanan dan gizi untuk semua negara di Asia Tenggara.”

Sebagai Pusat Keunggulan, SEAMEO-RECFON mempunyai harapan untuk melihat dirinya berperan
dalam memberdayakan setiap pemangku kepentingan di tingkat individu, institusi, dan masyarakat
untuk mengatasi masalah pangan dan gizi melalui intervensi program yang tepat yang diberikan
kepada mereka.

Visi ini menjadi kenyataan jika para pemangku kepentingan di SEAMEO-RECFON mampu
membangun ketahanan mereka dari masalah makanan dan gizi sehari-hari dan menerapkan
perubahan yang efektif kapan pun diperlukan dalam konteks tertentu untuk memperbaiki situasi
mereka saat ini.

Misi SEAMEO RECFON

Untuk mencapai visinya dalam lima tahun ke depan, SEAMEO RECFON berkomitmen untuk
menyediakan pilihan pengembangan pangan dan gizi untuk kualitas hidup yang lebih baik bagi
semua orang di Asia Tenggara sebagai misinya.

Pusat akan mengoptimalkan mandatnya dalam pelatihan dan pendidikan, penelitian, peningkatan
kapasitas, pengembangan masyarakat, penyebaran informasi, dan kemitraan untuk mendistribusikan
produk dan layanan inovatif di bidang pangan dan gizi yang dapat memfasilitasi pengambilan
keputusan para pemangku kepentingan untuk mencapai kualitas hidup yang lebih baik bagi diri.

Tujuan Umum SEAMEO RECFON

Tujuan keseluruhan SEAMEO RECFON untuk lima tahun ke depan adalah untuk mempromosikan
kualitas hidup bagi para pemangku kepentingan di berbagai tingkatan melalui program dan kegiatan
pangan dan gizi multi-sektor dan inklusif yang sesuai dengan konteks tertentu di Asia Tenggara.

Tujuan ini menyoroti pentingnya peran pangan dan gizi dalam berbagai tahapan kehidupan individu,
yang juga merupakan bagian dari institusi dan masyarakat, dalam menjalankan rutinitas sehari-hari.
Tujuan ini juga harus memperhatikan bagaimana cara mempengaruhi perilaku individu, lembaga dan
masyarakat untuk berpartisipasi dan berkomitmen untuk mengadopsi gaya hidup sehat setelah
menerima intervensi pengembangan pangan dan gizi berbasis ilmu pengetahuan yang tepat.

Tujuan ini diringkas dalam akronim untuk mudah diingat, yaitu, MINDFUL atau Multi-sectoral and
Inclusive Nutritional Development for Upholding Life. Hal ini diilustrasikan dalam kerangka di
bawah ini. Tujuan SEAMEO RECFON diwujudkan melalui kemitraan dengan berbagai pemangku
kepentingan yang terkait.

9
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

Gambar 1.1 Kerangka FYDP Ketiga SEAMEO RECFON

Program Unggulan SEAMEO RECFON Dalam 3rd 5YDP

Dalam lima tahun ke depan, SEAMEO RECFON akan terus mengadopsi pendekatan rentang hidup
untuk pangan dan gizi. Pusat tersebut akan memperkuat program unggulannya yang sudah ada
tentang Perawatan Anak Usia Dini, Gizi dan Pendidikan (ECCNE) dan Gizi Menuju Sekolah (NGTS),
tetapi pada saat yang sama akan menjalankan program unggulan baru tentang gizi kerja yang akan
dikenal sebagai Nutrition Goes to Tempat Kerja (NGTW). Ketika individu menjalani tahap kehidupan
yang berbeda, kebutuhan makanan dan gizi mereka juga berubah tergantung pada kebiasaan makan
dan gaya hidup yang mereka peroleh, dan lingkungan tempat mereka tinggal. Advokasi
berkelanjutan tentang makanan dan gizi yang tepat menggunakan pendekatan dan intervensi yang
tepat melalui SEAMEO RECFON. Oleh karena itu, program unggulan ini sangat penting untuk
memastikan kehidupan yang sehat dan berkualitas untuk menopang kehidupan seseorang.

Gambar 1.2 Program Unggulan SEAMEO RECFON Berdasarkan Pendekatan Umur

terhadap Pangan dan Gizi Melalui Pendekatan Berbasis Pangan

Melalui Program Unggulan ini, SEAMEO RECFON melaksanakan program dan kegiatannya dengan
pendekatan multi sektor dan inklusif melalui kerja sama dengan para mitra baik di tingkat lokal,
nasional maupun regional dengan berbagai pihak, baik dari Akademisi, Pemerintah maupuan CSO.
Oleh karena itu SEAMEO RECFON perlu membina kemampuan di dalam mengembangkan dan
membina kemitraan dengan berbagai pihak.

10
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

Kemitraan Dalam Pelaksanaan Sustainable Development Goals / SDGs & Area

Prioritas SEAMEO

Berbeda dari pendahulunya Millenium Development Goals (MDGs), SDGs dirancang dengan
melibatkan seluruh aktor pembangunan, baik itu Pemerintah, Civil Society Organization (CSO),
sektor swasta, akademisi, dan sebagainya, oleh karena itu kemitraan menjadi salah satu tujuan dari
SDGs. Partisipasi para pihak melalui kemitraan merupakan instrumen penting dalam pelaksanaan
SDGs. Hal ini mendorong seluruh pemangku kepentingan untuk mengawali pelaksanaan Kemitraan
dalam skala nasional dan lokal. Kemitraan dipandang sebagai metode kerja, pendekatan, dan
kelembagaan yang relevan dikembangkan. Selain itu, kemitraan dapat mempercepat dan
memperluas cakupan program dan hal-hal yang telah dilakukan untuk mencapai Tujuan SDG (UNU-
IAS and UNESCAP, 2018; HUMBOLDT-VIADRINA Governance Platform GmbH, 2017).

PBB mendefinisikan kemitraan sebagai “hubungan antara berbagai pihak, pemerintah dan non-
pemerintah, yang bersifat sukarela dan kolaboratif di mana seluruh pemangku kepentingan setuju
untuk bekerja sama mencapai tujuan bersama atau menjalankan kegiatan dan berbagi resiko,
tanggungjawab, sumber daya dan keuntungan bersama”. Menurut The Partnership Resource Center,
kemitraan merupakan manifestasi dari pertemuan akan ketertarikan minat, pendekatan dan sumber
daya yang saling melengkapi dan nilai-nilai bersama yang dilandasi oleh mutualitas. Promoting
Effective Partnering mendefinisikan kemitraan sebagai “relasi kerja sama sukarela di antara berbagai
pihak di mana seluruh peserta sepakat untuk bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama atau
untuk menjalankan tugas tertentu dan membagi risiko, tanggung jawab, sumber daya dan manfaat.”
Beisheim dan Simon (2017) berpendapat bahwa kerja sama dengan menggunakan metode
Kemitraan dapat memberikan manfaat dalam pelaksanaan pembangunan termasuk SDG. Manfaat
itu antara lain adalah: (a) Kemitraan Multipihak dapat bergerak lebih leluasa dan fleksibel karena
tidak dibatasi oleh kerangka kerja birokratis; (b) Kemitraan dapat menghimpun sumber daya yang
tidak terbatas pada sumber dana, tetapi juga pengetahuan, kaum ahli, dan sebagainya; (c) melalui
Kemitraan dimungkinkan adanya solusi-solusi inovatif yang belum tentu dapat diperoleh para pihak
jika bekerja sendiri; (d) Kemitraan dapat mendorong penambahan investasi dan sumber dana untuk
memperkuat skala penyelesaian masalah.

SEAMEO RECFON sebagai lembaga yang mendukung pelaksanaan SDGs, maka dalam pencapaian
tujuan-tujuan SDGs, SEAMEO RECFON ditantang untuk dapat mengembangkan program yang unggul
dan relevan dengan tujugan SDGs, serta mempunyai kemampuan untuk mengembangaan kemitraan
yang strategik dengan berbagai pemangku kepentingan dan mengembangan jaringan yang dapat
mendukung pelaksanaan program. Pendekatan kemitraan multi pihak yang dilakukan oleh SEAMEO
RECFON perlu dibina secara efektif sehingga dapat mendukung pencapaian pelaksanaan SDGs,
khususnya di dalam tujuan yang terkait pencapaian ketahanan pangan, gizi dan dukungan terhadap
kualitas hidup yang sehat.

Secara lebih khusus, sebagai pusat regional SEAMEO, SEAMEO RECFON diharapkan dapat
berkontribusi pada pencapaian SDG 4 (Memastikan pendidikan berkualitas yang inklusif dan merata
dan mempromosikan pembelajaran sepanjang hayat) dan Area Prioritas SEAMEO dalam Pendidikan
khususnya Prioritas No. 1 (Pendidikan dan Penitipan Anak Usia Dini), No 2 (Mengatasi Hambatan
Inklusi), Bidang Prioritas dalam Ilmu No 5 (Ketahanan Pangan dan Gizi dan Pertanian Presisi), serta
No 6 (Mempromosikan Harmonisasi di Perguruan Tinggi dan Penelitian).

11
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

Gambar 1.3 Sustainable Development Goals

Pendekatan Pembangunan Transformasional Dalam Kemitraan

Di dalam Pendekatan Pembangunan Tradisional selama ini, pembangunan membutuhkan aliran

sumber daya eksternal yang berkelanjutan untuk terus meningkatkan kehidupan masyarakat
(misalnya melalui penyediaan kesehatan yang lebih baik, pendidikan, dll.) atau untuk melestarikan
lingkungan. Sedangkan Pendekatan Pembangunan Transformasional, sebaliknya, bertujuan untuk
mengubah aliran sumber daya eksternal yang tidak bisa terus menerus ada yang (dalam hal
ekonomi, sosial atau penggunaan sumber daya alam) menjadi situasi berkelanjutan (atau setidaknya
lebih berkelanjutan). Dengan kata lain, pendekatan ini mencoba untuk mengatasi penyebab yang
mendasarinya dan membuat warisan yang mandiri dan tangguh yang tidak membutuhkan atau
sedikit membutuhkan masukan eksternal secara terus menerus.

Laporan Pembangunan Berkelanjutan Global 2019, yang disiapkan oleh sekelompok ilmuwan
independen, menyajikan penilaian obyektif tentang kekurangan dunia dan apa yang perlu dilakukan.
Laporan ini menyoroti titik masuk sentral untuk transformasi di seluruh 17 Tujuan Pembangunan
Berkelanjutan.

Pembangunan tradisional sering kali difokuskan pada pemberian kepada 'penerima manfaat' –
mereka yang menerima manfaat dari praktik pembangunan. Dalam pengembangan
transformasional, orang dan organisasi dipandang sebagai bagian penting dari sistem yang akan
diubah, dan karenanya dianggap sebagai mitra penting dalam transformasi, dan yang pasti sebagai
bagian dari solusi menyeluruh. Misalnya, kemitraan yang membantu mewujudkan rantai pasokan
yang lebih berkelanjutan melalui peningkatan kualitas bahan pangan dari para petani kecil yang
menguntungkan kepada setiap komponen rantai nilai, mulai dari produsen, hingga pedagang akhir.

Dalam SDGs, kita semua adalah mitra dan kita semua adalah penerima manfaat.

12
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

Tidak semua perkembangan dapat atau harus bersifat transformasional. Dalam situasi kemanusiaan
atau rapuh, perkembangan transformasional mungkin tidak tepat atau bahkan tidak mungkin. Di
tempat lain, beberapa masalah sering kali terlalu kompleks untuk pendekatan transformasional, atau
kebutuhan mendesak bisa terlalu besar dan terlalu mendesak untuk menunggu solusi jangka
panjang, sehingga pendekatan tradisional tetap diperlukan untuk mendukung mereka yang paling
kekurangan atau rentan dalam waktu dekat.

Pendekatan kemitraan yang dilakukan di dalam hal ini mengarah kepada pendekatan pembangunan
yang bersifat sistem, jangka panjang, berkelanjutan dan dapat dilakukan secar adil terhadap semua
pihak yang terlibat. Pendekatan pembangunan transformasional dengan melibatkan berbagai
pemangku kepentingan untuk bekerja sama di dalam sebuah kemitraan merupakan cara yang paling
tepat untuk mendukung tercapainya SDGs. Dalam hal ini, pendekatan pembangunan transformasinal
ini adalah pendekatan utama yang dilakukan oleh SEAMEO RECFON, yang secara tegas dinyatakan di
dalam tujuannya, yaitu MINDFUL atau Multi-sectoral and Inclusive Nutritional Development for
Upholding Life, yaitu pencapaian tujuan di dalam pembangunan pangan dan gizi melalui pendekatan
melibatkan kemitraan dengan multi pihak/sektor serta dilakukan secara inklusif kepada setiap level
pemangku kepentingan yang berbeda-beda.

1.2 Mencapai Visi, Misi dan 3rd 5YDP Melalui Kemitraan Yang Kuat
SEAMEO RECFON didirikan dengan visi untuk menjadi pusat pengembangan sumber daya manusia
dibidang pangan dan gizi di Asia Tenggara. SEAMEO RECFON mempunyai misi untuk melakukan
penelitian, pelatihan, peningkatan kapasitas, dan penyebaran informasi pangan dan gizi melalui
kemitraan untuk pengembangan sumber daya manusia yang berkelanjutan.

SEAMEO RECFON bekerja berdasarkan nilai-nilai utama, di mana integritas, keunggulan perjuangan,
komitmen, kerja tim, penghormatan pada keberagaman budaya, dan kemitraan terdapat di
dalamnya. Selain bekerja berdasarkan nilai-nilai utama organisasi, SEAMEO RECFON juga telah
menetapkan strategi dalam meraih visi dan misi yang telah ditentukan, yaitu memaksimalkan
jaringan alumni, kemitraan, dan kolaborasi, mendorong kebijakan terhadap kesehatan dan gizi di
pemerintah daerah, beradaptasi dengan situasi global yang berubah, menggunakan ilmu
pengetahuan dan teknologi terbaru dan tepat guna, pembelajaran para staf secara
berkesinambungan, dan beroperasi pada tata kelola dan keuangan yang baik.

SEAMEO RECFON berfokus pada 6 bidang area utama yang menjadi program dan kegiatannya, yaitu
Capacity Building / Seminar & Workshop, Pengembangan Masyarakat, Penelitian & Konsultansi,
Program Pelatihan Bergelar, Manajemen Pengetahuan dan Dukungan Terhadap Kebijakan.
Di dalam pencapaian Misi, Misi dan 5YDP SEAMEO RECFON memerlukan sebuah kemitraan yang
kuat dengan semua pihak yang berkepentingan. SEAMEO RECFON dalam hal ini mengemban mandat
kemitraan yang bertujuan untuk mensinergikan upaya organisasi dengan lembaga-lembaga yang
berpikiran sama untuk meningkatkan kualitas hidup para pemangku kepentingan dengan
menerapkan intervensi pangan dan gizi yang relevan berdasarkan nilai-nilai utama organisasi dan
area utama program dan kegiatan organisasi. Kemitraan merupakan sebuah keharusan bagi SEAMEO
RECFON di dalam upaya pencapaian visi dan misinya.

Kemitraan Dalam Mewujudkan Visi dan Misi SEAMEO RECFON

Pencapaian Visi dan Misi SEAMEO RECFON tidak hanya tergantung pada SEAMEO RECFON tetapi
juga pada kinerja para mitranya, oleh karena itu RECFON perlu memiliki kemampuan membangun
kemitraan untuk tujuan yang diharapkan. Secara khusus tantangannya adalah bagaima program-
13
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

program unggulan SEAMEO RECFON, yaitu seperti ECCNE Program, NGTS Program, dan NGTW
Program dapat dilaksanakan melalui kemitraan dengan berbagai pemangku kepentingan yang
terkait, sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan, terjadi sebuah transformasi secara sistem,
sehingga memberikan dampak kepada semua pihak yang terlibat secara berkelanjutan.

Gambar 1.4 Kemitraan dalam Mewujudkan Visi dan Misi SEAMEO RECFON

Kapabilitas Dalam Kemitraan

Berdasarkan statement Visi dan Misi SEAMEO RECFON, kebijakan lembaga yang sangat mendukung
adanya kemitraan dengan berbagai pemangku kepentingan, oleh karena itu supaya kemitriaan dapat
berjalan sebagai yang diharapkan, maka perlu adanya beberapa hal yang menjadi perhatian, yaitu
antara lain :
1) Organisasi dengan pengetahuan dan keterampilan bermitra,
2) Organisasi yang cocok untuk bermitra,
3) Platform/mekanisme yang secara sistematis mengkatalisasi kemitraan, dan
4) Kemitraan yang dibangun dengan standar praktik yang baik

Untuk mencapai hal di atas perlu SEAMEO RECFON membangun kepabilitas di dalam kemitraan,
sehingga kemitraan dapat berjalan dengan baik. Kapabilitas kemitraan terdiri dari:
1) kemampuan organisasi untuk mengembangkan dirinya sebagai mitra yang baik,
2) kemampuan untuk mengelola dinamika kemitraan, dan
3) kemampuan untuk memberdayakan mitra untuk menjadi mitra yang setara dan efektif dalam
kemitraan masing-masing.
4) Kemampuan untuk mengembangkan komunikasi secara perorangan dan organisasi untuk
mendukung keberlangsungan kemitraan.

Setiap kemitraan selalu mengalami dinamika kemitraan yang dapat digambarkan di dalam gambar di
bawah ini. Kemampuan untuk mengelola sebuah kemitraan multipihak mempunyai peran yang
sangat penting di dalam keberlangsungan dan keefektifan sebuah kemitraan supaya memberikan
dampak seperti yang diharapkan. Oleh karena itu SEAMEO RECFON secara organisasi maupun
individu harus mempunyai kemampuan untuk mengelola sebuah dinamika kemitraan yang
merupakan hubungan dinamis di antara pihak-pihak yang berbeda dan beragam sehingga terjadi
sebuah relasi yang saling menguntungkan dan berdampak; bagaimana relasi-relasi antara pihak yang
terlibat dapat menghasilkan tujuan yang sama, pemahaman bersama secara rasional, adanya
pembagian kerja berdasarkan keunggulan masing-masing mitra serta relasi dapat saling memberikan
pengaruh timbal balik yang positif dan seimbang.

14
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

1.3 Tujuan dan topik yang dibahas dalam Buku Pegangan Kemitraan

Tujuan Buku Panduan ini adalah untuk menyampaikan tentang bagaimana mengelola kemitraan
multi-stakeholder sehingga memberikan dampak yang mendukung pencapaian tujuan-tujuan
organisasi, dan buku Buku Panduan ini juga memberikan panduan yang jelas dan praktis tentang
bagaimana membangun kolaborasi yang kuat dan efektif.

Buku Panduan memberikan gambaran mengenai prinsip-prinsip mendasar dari sebuah kemitraan
yang baik dan bagaimana sebuah proses kemitraan dilakukan – mulai dari keterlibatan para
pemangku kepentingan pada saat dimulainya sebuah kemitraan – kemudian tahap mengembangkan
kemitraan dan tahap untuk menjaga sebuah kemitraan sehingga dapat secara maksimal memberikan
dampak. Buku Panduan memberikan kerangka kerja yang menolong organisasi memahami,
mengidentifikasi, dan memilih bentuk kolaborasi yang paling tepat, Buku Panduan ini juga
memberikan serangkaian alat yang mendukung organisasi secara bertahap dalam mengembangkan
dan mengelola sebuah kemitraan. Buku ini juga memberikan panduan tentang aspek kemitraan yang
lebih mendalam, lebih rumit, namun penting terkait dengan dinamika kemitraan – termasuk di
dalamnya mengenai trust/kepercayaan, power balance, dan tantangan kerja yang muncul dari
berbagai budaya organisasi.

Buku panduan ini menyatukan pengalaman terbaik dari SEAMEO RECFON dan para mitranya selama
ini setelah sekian lama bekerja sama di dalam berbagai bidang yang terkait dengan aspek gizi.

Hal yang perlu diberi perhatian adalah bahwa semua kemitraan mempunyai konteks berbeda dan
unik. Buku Panduan memberikan gambaran besar tentang hal-hal yang perlu diperhatikan, namun
tetap diperlukan penyesuaian sesuai dengan situasi kemitraan yang sedang dihadapi.

Buku Panduan ini terdiri dari 3 bab, di mana isi dari masing-masing bab adalah sebagaimana
digambarkan pada tabel berikut.

15
PANDUAN KEMITRAAN
 PENDAHULUAN

Tabel 1.1 Gambaran Isi Buku Panduan Kemitraan

Bab Penjelasan
Bab I: Bagian ini akan menjelaskan latar belakang pembuatan buku panduan ini. Alasan
Pendahuluan dan konteks dan mengapa buku panduan kemitraan menjadi penting bagi SEAMEO
RECFON dalam mencapai Visi, Misi dan Tujuannya.

Bab II: Prinsi- Bagian ini menggambarkan prinsip-prinsip dasar dari sebuah kemitraan yang
prinsip Dasar berhasil. Titik-titik kritis apa saja yang harus diperhatikan serta saran-saran
Kemitraan berdasarkan pengalaman-pengalaman yang ada sehubungan dengan pelaksanaan
kemitraan supaya kemitraan yang dilaksanakan dapat berjalan dengan baik.

Bab III: Bagian ini memberikan pandean bagaimana sebuah kemitraan terbentuk, dimulai
Mengelola serta dikelola sehingga dapat mencapai tujuan kemitraan yang diharapkan. Alat-alat
Kemitraan (tool) yang dibutuhkan dalam mengelola kemitraan disertakan pada setiap tahapan
yang ada. Pemahaman tentang dinamika yang ada pada setiap tahapan kemitraan
serta ketersediaan alat-alat (tool) yang sesuai diharapkan menjadi pemandu dalam
melaksanakan kemitraan yang berhasil.

Lampiran: Bagian ini berisi materi-materi tambahan sebagai kelengkapan jika dibutuhkan
untuk melakukan telaah lebih dalam sehubungan dengan materi-materi yang
dipaparkan pada bagian isi dari buku panduan.

16
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

BAB II PRINSIP KEMITRAAN

2.1 Kemitraan, Kategori Kemitraan, Pemangku Kepentingan Kemitraan
SEAMEO RECFON di dalam menjalankan kemitraan sebagai pilar utama di dalam pelaksanaan
programnya dituntut untuk dapat melakukan identifikasi berbagai kategori dan spektrum kemitraan
yang ada, sehingga program-program yang sedang dan akan dilakukan tidak hanya mengatasi gejala
saja, melainkan menyelesaikan akar masalah, serta berfokus secara luas pada tujuan isu yang lebih
besar dan memberikan perubahan mendasar yang dibutuhkan oleh masyarakat.

Definisi Kemitraan

Panduan ini mendefinisikan kemitraan sebagai bentuk kerja sama yang berlandaskan kesepakatan
sukarela, saling membutuhkan, kebersamaan dan partisipasi aktif dari pemangku kepentingan yang
berasal dari berbagai spektrum institusi, baik pemerintah, sektor bisnis, akademisi, serta masyarakat
sipil dan LSM (NGO) dan pihak-pihak lain yang memiliki kepentingan langsung dalam isu yang
dikerjasamakan. Kemitraan dapat berupa kemitraan yang formal atau informal tergantung
keberadaan, tipe dan isi klausul perjanjian kerja sama dan tipe kelembagaan yang diputuskan
bersama. Kemitraan merupakan bentuk kerja sama di mana seluruh pemangku kepentingan
menanggung risiko secara bersama-sama dan menggabungkan sumber daya manusia, finansial,
pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki untuk memaksimalkan potensi dalam mencapai tujuan
bersama. Kemitraan dapat beroperasi pada berbagai tingkat di tataran global, regional, nasional dan
lokal. Kemitraan memiliki beberapa nama lain dalam berbagai kajian. Dalam bahasa Inggris,
kemitraan yang melibatkan banyak pihak dimaknai antara lain sebagai: multi-actor platforms, cross-
sector partnership, multi-stakeholder initiative, multi-stakeholder processes.

Definisi Praktis dari kemitraan di dalam buku panduan ini mengacu kepada definis yang
dikemangkan oleh Local Partnering Practice, yang mengatakan :

“A partnership is an active relationship between two or more organisations which has reached a defined
stage of co-operation. This is outlined and governed by an agreement whereby they agreeto combine their
resources and expertise to carry out a specific set of activities in order to achieve a specific outcome. Both
benefits and risks are shared between partners in what is often a process of co-creation.”(Local Partnering
Practice).

Atau yang artinya “Kemitraan adalah hubungan aktif antara dua atau lebih organisasi yang telah
mencapai tahap kerja sama yang ditentukan. Hal ini diuraikan dan diatur oleh kesepakatan di mana
mereka setuju untuk menggabungkan sumber daya dan keahlian mereka untuk melaksanakan
serangkaian kegiatan tertentu untuk mencapai hasil tertentu. Baik manfaat maupun risiko dibagi di
antara mitra dalam apa yang sering kali merupakan proses penciptaan bersama.” (Local Partnering
Practice)

17
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Tabel 2.1 Definisi Praktis Kemitraan. (Local Partnering Practice)

Hubungan aktif antara Kemitraan membutuhkan partisipasi berkelanjutan serta kepemilikan oleh
dua atau lebih semua anggota kemitraan.
organisasi atau
kelompok

yang telah mencapai Partisipasi dapat termasuk: kontribusi bagi pelaksanaan aktivitas sehari-
tahap kerja sama yang hari kemitraan; dukungan fasilitasi terhadap proses-proses dalam
ditentukan kemitraan

Ini digariskan oleh Kesepakatan yang dinyatakan dengan sangat jelas antara anggota adalah
kesepakatan di mana bagian penting dari membuat kemitraan berhasil. Perjanjian ini
mereka setuju untuk mendefinisikan tanggung jawab dan harapan dan menyediakan dokumen
menggabungkan untuk memandu dan membantu jika ada kesulitan. Membangun
sumber daya dan kesetaraan membutuhkan kelompok untuk berkontribusi. Kontribusi
keahlian mereka mereka bisa dari jenis dan kuantitas yang sangat berbeda, tetapi kemitraan
tumbuh subur pada setiap orang yang membawa sesuatu yang signifikan
untuk dibagikan dalam grup.

Untuk melakukan semacam rencana dan hasil yang diantisipasi. Keduanya dapat
serangkaian kegiatan dinegosiasikan kembali berdasarkan peristiwa dan pembelajaran, tetapi
tertentu untuk perlu ada kesepakatan dan kejelasan tentang apa yang akan dilakukan.
mencapai hasil tertentu Harus jelas bagaimana setiap anggota akan mendapatkan keuntungan,
dengan manfaat serta bagaimana tujuan bersama akan dicapai.
bersama

dan risiko bersama Tidak ada jaminan bahwa semuanya akan baik-baik saja! Anggota harus
menerima bahwa mereka berbagi risiko; anggota kemitraan perlu bekerja
untuk memastikan risiko dibagi sesuai dengan itu.

dalam proses Co-creation membawa sinergi dan memungkinkan anggota untuk dapat
penciptaan bersama bermimpi, mengembangkan dan merancang kemungkinan yang tidak
mungkin dilakukan sebelumnya. Pada akhirnya kemitraan dapat mencapai
dampak yang jauh lebih besar daripada yang dapat dicapai oleh anggota
mana pun sendiri.

Kemitraan mensyaratkan adanya kontribusi sumber daya dari masing-masing mitra sebagaimana
yang disepakati. Berikut adalah beberapa alternatif sumber daya yang dapat dikontribusikan dalam
kemitraan.

18
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Tabel 2.2 Ragam Sumberdaya yang mungkin dibutuhkan dalam Kemitraan.

Jenis Sumber Daya Keterangan

Sumberdaya Manusia
Sumberdaya Sosial
Orang – sumber daya manusia
Keterampilan, kompetensi, keahlian, pengetahuan, pelayanan,
kemampuan bekerja; kesehatan yang baik
Komunitas dan cara kerjanya
Jaringan, koneksi dan akses, kredibilitas, lisensi legal, saluran
komunikasi, keanggotaan kelompok, kepatuhan terhadap aturan,
norma dan sanksi, hubungan kepercayaan dan timbal balik.

Sumberdaya Natural Segala sesuatu di lingkungan yang tidak dibangun atau berasal dari
manusia

Semuanya berdasarkan stok sumber daya lokal: tanah, tanah, hutan,

pohon, sumber daya laut/liar, air, kualitas udara, perlindungan erosi,
asimilasi limbah, dan perlindungan badai.

Sumberdaya Material Segala sesuatu yang dirancang atau dibangun; itu harus nyata

Produk, akomodasi, bangunan, jalan, barang, peralatan, transportasi,

peralatan dan teknologi.

Sumberdaya Finansial Semua bentuk uang, termasuk akses ke simpan pinjam.

Kemitraan sebagai Kekuatan Besar dalam Pembangunan

Program-program yang sudah dijalankan SEAMEO RECFON selama ini selalu melibatkan mitra atau
berbentuk kemitraan. Program-program tersebut tidak dapat dilaksanakan jika hanya dijalankan oleh
SEAMEO RECFON sendiri. Dengan kesadaran bahwa kemitraan memiliki pengaruh yang besar
terhadap keberhasilan pelaksanaan program sebagaimana sudah dialami selama ini, maka tantangan
untuk seluruh bagian di dalam SEAMEO RECFON adalah: bagaimana SEAMEO RECFON dapat
berkolaborasi terus secara sistematis di berbagai sektor masyarakat untuk mewujudkan visi, misi dan
tujuan yang ingin dicapai melalui kemitraan. Pemahaman yang lebih baik dalam mengembangkan
dan mengelola kemitraan menjadi kebutuhan penting bagi SEAMEO RECFON baik sekarang apalagi
masa depan mengingat tantangan yang semakin besar dalam mencapai visi, misi dan tujuan yang
sudah ditetapkan. Studi lebih lanjut mengenai kemitraan sebagai kekuatan dapat dirujuk pada
referensi berikut. (Kemitraan sebagai kenormalan baru merupakan terminologi yang diungkapkan
oleh Dr Darian Stibbe, Executive Director, The Partnering Initiative (TPI), dalam artikel yang berjudul
“Collaboration is the ‘new normal’, 2015,)

Pendekatan Helix dalam Kemitraan

SEAMEO RECFON sebagai lembaga yang berbasis pengetahuan dan inovasi perlu melakukan
eksplorasi dengan berbagai mitra strategis sehingga dapat melakukan percepatan atas
perkembangan kemajuan program serta dapat menciptakan sebuah ekosistem yang berbasis
pengetahuan dan inovasi yang memiliki potensi untuk mengatur, mendidik, mengintegrasikan dan
membangun masyarakat di masa depan.

19
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Salah satu model kemitraan yang sesuai dengan SEAMEO RECFON adalah pendekatan Helix. Selama
ini pendekatan Helix yang paling banyak digunakan adalah Model Triple Helix yang menggambarkan
jaringan kolaborasi antara pemerintah, perguruan tinggi dan dunia usaha/industri. Model ini banyak
digunakan di negara industri atau negara maju, namun seiring perjalanan waktu ternyata masih
banyak perdebatan apakah model Triple Helix adalah model yang ideal untuk sistem inovasi di
negara berkembang. Hal ini wajar, sebab negara berkembang memiliki berbagai problem dalam
negeri yang harus ditangani, terutama masalah kesejahteraan masyarakat. Dalam hal ini Model
Triple Helix dianggap belum sempurna karena belum memiliki elemen pelibatan aktif masyarakat
sipil. Padahal, masyarakat sipil (civil society) memiliki potensi sebagai subjek atau pemberi kontribusi
dalam sebuah sistem inovasi. Masyarakat sipil juga sebagai pihak yang paling mengetahui kondisi
sosial ekonomi di sekitar wilayahnya, sehingga kemudian lahir konsep Quadruple Helix.

Gambar 2.1 Konsep Pendekatan Helix dengan Potensi kontekstualisasi di SEAMEO RECFON

Konsep Quadruple Helix merupakan pengembangan Triple Helix dengan mengintegasikan civil
society serta mengintegrasikan inovasi dan pengetahuan (Oscar, 2010). Quadruple Helix Innovation
Theory merupakan kolaborasi empat sektor yaitu: government, business, academee dan civil society,
termasuk media, yang berperan mendorong tumbuhnya inovasi.

Dengan berbagi latar belakang stakeholder maka model pendekatan helix yang dibutuhkan akan
sangat tergantung dengan nilai yang ingin dicapai serta sumber daya yang dimiliki oleh masing-
masing stakeholder di dalam menjalin kemitraan. Secara khusus setiap stakeholder yang ada,
seperti pemerintah, akademisi, industri, dan masyarakat sipil (media masa, organisasi
kemasyarakatan, komunitas, dsb.) dan lingkungan hidup dipandang sebagai aktor kunci di dalam
mempromosikan pendekatan yang demokratis untuk inovasi, di mana pembangunan dan
pengambilan keputusan dihadapkan pada umpan balik dari pemangku kepentingan utama,
sehingga dapat dihasilkan kebijakan dan praktik yang akuntabel secara sosial.

20
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Tabel 2.3 Pendekatan Helix dalam mengklasifikasi Kemitraan.

Tipe
Pendekatan Double Helix Triple Helix Quadruple Helix Quintuple/Penta Helix
Helix:
minimum 2 minimum 3 minimum 4 kelompok minimum 4 kelompok
kelompok kelompok pemangku kepentingan pemangku kepentingan
pemangku pemangku yang berbeda, di mana yang berbeda ditambah
kepentingan yang kepentingan yang salah satu kelompok dengan kontribusi
Jumlah
berbeda sepakat berbeda sepakat pemangku kepentingan lingkungan hidup
Pemangku
untuk bermitra untuk bermitra tersebut adalah sepakat untuk bermitra
Kepentingan
dalam mencapai dalam mencapai masyarakat/civil society, dalam mencapai tujuan
yang
tujuan yang tujuan yang sepakat untuk bermitra yang disepakati oleh
bermitra:
disepakati oleh disepakati oleh dalam mencapai tujuan masing-masing mitra.
masing-masing masing-masing yang disepakati oleh
mitra. mitra. masing-masing mitra.

membangun membangun membangun sinergi membangun sinergi

sinergi di antara sinergi diantara 3 diantara 4 kelompok diantara 4 mitra
2 kelompok kelompok pemangku kepentingan ditambah kontribusi
pemangku pemangku untuk melakukan lingkungan hidup untuk
kepentingan kepentingan perubahan pada skala melakukan
Tujuan
untuk melakukan untuk melakukan luas (nasional dan transformasi sistem
Kemitraan:
perubahan pada perubahan pada regional) pada skala luas
skala terbatas. skala menengah (nasional, regional,
(seluruh kota dunia)
atau provinsi)

solusi terbatas, solusi terbatas, solusi komprehensif, solusi komprehensif,

jangka pendek, jangka jangka panjang, pada jangka panjang, pada
pada area sampel menengah, pada area nasional atau area nasional, regional
Solusi yang
beberapa sekolah regional atau bahkan dunia
ditawarkan:
di suatu kota
atau provinsi

21
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Peran dan kontribusi pemangku kepentingan yang berbeda

Sesuai dengan Visi, Misi dan 5FYD, SEAMEO RECFON mempunyai peran dan kontribusi yang khas dan
khusus di dalam sebuah kemitraan. Kemampuan untuk melakukan kolaborasi dengan berbagai
lembaga/organisasi yang juga mempunyai prioritas, nilai, dan atribut yang berbeda-beda perlu terus
dipelihara dan dikembangkan. Di dalam sebuah kemitraan, selain membawa hal yang bersifat umum,
setiap pemangku kepentingan membawa sumber daya, kompetensi, dan aspirasi yang berbeda dan
yang berpotensi untuk disatukan menjadi visi bersama.

Di bawah ini diberikan gambaran umum tentang masing-masing jenis pemangku kepentingan utama:
peran sosial mereka, apa yang berpotensi mereka bawa ke dalam kemitraan, bagaimana tatakelola
mereka, beberapa isu utama yang perlu dipertimbangkan ketika bekerja dengan mereka sebagai
mitra, dan bagaimana berhubungan dengan mereka. Informasi ini dapat menjadi indkasi dan perlu
diadaptasi sesuai konteks kebutuhan organisasi.

SEAMEO RECFON diharapkan dapat memposisikan secara khusus peran dan kontribusi yang dapat
ditawarkan kepada para pemangku kepentingan yang lain, sehigga dapat tercipta kolaborasi yang
memberikan dampak dan nilai.

Para pemangku kepentingan di dalam pembangunan secara umum dapat dikelompokkan dalam
kategori berikut ini, yaitu kelompok akademisi, CSO, sektor swasta, filantropi, dan sejumlah
perguruan tinggi yang telah membentuk Pusat Studi Pembangunan, media, masyarakat adat,
anggota parlemen, serikat pekerja.

22
PANDUAN KEMITRAAN

Tabel 2.4 Para Pemangku Kepentingan, Ragam Aset Dan Potensi Kemitraan
Pemangku Kepentingan
Pemerintah
Akademisi
CSO
Masyarakat/Komunitas
(Anggota Parlemen, Asosiasi Profesi,
KADIN, Ormas, dll)
Sektor Swasta
Organisasi Internasional/
Development Partners
Media (surat kabar,
perusahaan penyiaran TV & radio, ●
media sosial, influencer )
Serikat Pekerja
PRINSIP KEMITRAAN
Tipe Kemitraan berdasarkan
Ragam Aset dan Potensi Peran dan Kontribusi yang
bisa diberikan
● Penetapan prioritas dan alokasi anggaran
● Pengembangan program
● Penyediaan kebijakan dan aturan yang mendukung
kemitraan
● Penyediaan data-data pembangunan (capaian dan defisit) ● Kemitraan pengetahuan
● Lebih mengetahui konteks dan melokalkan ● Kemitraan pelaksanaan
● Mengelola dana dan personalia ● Kemitraan Pendanaan
● Terbiasa melaksanakan program sendiri atau pengadaan
barang dengan swasta
● Penelitian-pemantauan
● Penguatan kapasitas ● Kemitraan pengetahuan
● Menjadi provider penelitian untuk pemerintah dan swasta ● Kemitraan standardisasi
● Pendampingan pemerintah ● Kemitraan pelaksanaan
● Pendidikan SDG
● Fasilitator kemitraan
● Diseminasi informasi–membangun pemahaman publik
● Kemampuan teknis program delivery
● Kemampuan pendampingan dan capacity building ● Kemitraan pengetahuan
untuk kemitraan yang melibatkan masyarakat ● Kemitraan standardisasi
● Pemantauan program ● Kemitraan Pelaksanaan
● Pemantauan proses kemitraan–akuntabilitas
● Mengelola advokasi dan kampanye sosial
● Pengalaman advokasi-perubahan kebijakan
● Fasilitator kemitraan
● Target sasaran kemitraan yang memahami konteks lokalitas ● Kemitraan pengetahuan
dan kebutuhan di lapangan
● Dukungan pelaksanaan kerja sama di lapangan ● Kemitraan pelaksanaan
● Kemampuan delivery
● Kemampuan jaringan dan pemahaman value chains ● Kemitraan standardisasi
untuk kemitraan pelaksanaan ● Kemitraan pelaksanaan
● Advokasi dan diseminasi ● Kemitraan pendanaan
● Penguatan kapasitas
● Dukungan dana dan mengelola dana CSR
● Berkaitan dan bekerja sama dengan berbagai pihak
● Kemitraan pengetahuan
● Dukungan dana ● Kemitraan standardisasi
● Penguatan kapasitas melalui pendampingan, ● Kemitraan pelaksanaan
pemahaman isu, dan jaringan
● Penguatan organisasi kemitraan ● Kemitraan pendanaan
● Fasilitator kemitraan
● akses yang dipercaya oleh pemirsanya ● Kemitraan pengetahuan
● pemahaman yang kuat mengenai pemirsa/pendengar ● Kemitraan pelaksanaan
yang menjadi pelanggannya
kompetensi dalam melakukan pemasaran dan promosi
yang akan sangat membantu dalam pelaksanaan
advokasi program
● kompetensi dalam melakukan advokasi ● Kemitraan pengetahuan
● posisi tawar yang kuat terhadap perusahaan ● Kemitraan pelaksanaan
untuk memperjuangkan keadilan bagi para pekerja
● akses yang dipercaya oleh anggota-anggotanya
23
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Seluruh pemangku kepentingan memiliki peran penting dalam Kemitraan. Masing-masing memiliki
ide dan gagasan, cara dan metode, pengalaman, jaringan kerja, aset sosial, modal sosial, dan
keahlian. Secara lebih khusus, di dalam sebuah kemitraan dengan berbagai pihak, SEAMEO SEAMEO
RECFON perlu memiliki kemampuan untuk merangkum dan menghimpun para pemangku
kepentingan ini sebagai sebuah modal sosial dalam satu tujuan dan satu komitmen untuk
pelaksanaan visi, misi dan tujuan SEAMEO RECFON.

Tabel 2.5 Tipe Kemitraan berdasarkan Kontribusi yang diberikan oleh Mitra.

Peran atau Kontribusi

Tipe Kemitraan Contoh Kemitraan Bentuk Kegiatan
dalam Kemitraan
Pokja ECCNE, POKJA SEA Laporan,
Para mitra berminat
SBNP dan Indo SBNP, Konferensi,
untuk berkontribusi
Penelitian SEAMEO Jurnal,Website,
dalam menghasilkan
RECFON yang bermitra Pemeringkatan
dan membagi
dengan Universitas dan
Kemitraan pengetahuan kepada
Akademisi UN Sustainable
Pengetahuan publik untuk perbaikan
Development Solutions
kebijakan publik
Network
maupun perbaikan
kondisi masyarakat
secara langsung
Kemitraan Pembuatan Penetapan
Modul Ajar, Kurikulum , standar,
silabus pelatihan, Sertifikasi,
sertifikasi Pelaporan,
guru/professional, Penilaian atau
Para mitra berminat
Rekomendasi PGS-PL yang review
untuk berkontribusi
diendorse oleh BKKBN-
dalam menghasilkan,
KEMENKES, MENKO PMK ;
membagi,
Kemitraan Laboratorium Penelitian
mensosialisasikan
Standardisasi Kandungan Gizi yang
standard kepada publik
dikelola SEAMEO RECFON
untuk perbaikan
untuk melaporkan
standard yang berlaku
kandungan gizi pada
bagi publik
makanan memiliki potensi
untuk bermitra dengan
Industri dalam hal
sertifikasi pemenuhan
kandungan gizi.

24
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Peran atau Kontribusi

Tipe Kemitraan
dalam Kemitraan
Para mitra berminat
untuk berkontribusi
dalam melaksanakan
program-program di
lapangan karena
Kemitraan Pelaksanaan memiliki kompetensi
implementasi,
kompetensi teknis dan
kearifan lokal untuk
program kemitraan
yang akan dijalankan.
Contoh Kemitraan Bentuk Kegiatan
Pelaksanaan Program Rencana Aksi,
ECCNE, NGTS yang bekerja Partisipasi
sama dengan Universitas; Kelompok
Pelaksanaan Program Pemangku
NGTW yang akan bekerja Kepentingan
sama dengan Universitas dalam
dan Bisnis/Industri pelaksanaan
program

Dukungan dana.
Para mitra berminat
untuk berkontribusi
dalam pendanaan bagi
pelaksanaan program-
program kemitraan.
Mitra yang memiliki
Kemitraan Pendanaan
tata nilai yang sejalan
dengan program
kemitraan yang akan
dibuat namun
kontribusi utamanya
adalah memberi dana.

Informasi lebih detail sehubungan dengan jenis-jenis pemangku kepentingan dan ragam asset dan
potensi yang bisa dibawa ke dalam kemitraan dapat dipelajari lebih lanjut pada bagian Lampiran dari
Panduan ini.

Lingkungan Pendukung

Kemitraan membutuhkan lingkungan pendukung atau enabling environment yang memiliki peran
penting dalam keberhasilan pelaksanaan dan pengembangan kemitraan. Lingkungan pendukung
yang diperlukan bagi kemitraan yang akan dijalankan dapat diidentifikasi melalui pertanyaan-
pertanyaan berikut:

1) Sejauh mana peran serta para pemangku kepentingan termasuk dunia usaha dan masyarakat
sipil dapat dikembangkan;
2) Sejauh mana peran Pemerintah Daerah dapat dioptimalkan dalam pencapaian Visi, Misi dan
5FYD SEAMEO SEAMEO RECFON;
3) Sejauh mana kualitas dan ketersediaan data yang terkait dengan pencapaian Visi, Misi dan
5FYD SEAMEO SEAMEO RECFON dapat ditingkatkan dan menjadi terbuka bagi semua
pemangku kepentingan yang potensial; dan
4) Sejauh mana dukungan nyata bagi seluruh pemangku kepentingan dapat disiapkan dan
diselenggarakan, termasuk melalui bentuk-bentuk partisipasi yang lain.

25
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Pengalaman kemitraan menunjukkan bahwa suksesnya pelaksanaan kemitraan membutuhkan

lingkungan pendukung yang memaksimalkan potensi kemitraan. Ada empat komponen penting dari
lingkungan pendukung yang saling terkait agar kemitraan dapat berjalan dengan baik. Keempat
komponen tersebut adalah:

Tabel 2.6 Lingkungan Pendukung Kemitraan, Tantangan/Peluangnya.

Lingkungan
Pendukung Contoh Pengalaman SEAMEO Tantangan sekaligus
Arti dan Manfaat
(enabling RECFON Peluang
environment)
Bagaimana untuk
Dukungan dan komitmen
terus mendapatkan
pengambil kebijakan
dukungan politik dari
politik berperan penting
Pemerintah di
Dukungan untuk membangun Dukungan Politik dari
kawasan Asia
dan struktur kelembagaan Pemerintah dikawasan Asia
Tenggara sehingga
Komitmen kemitraan yang kuat dan Tenggara dalam menjalankan
program-program
Politik stabil. Dukungan dapat Program ECCNE, NGTS, NGTW
SEAMEO RECFON
berbentuk kebijakan dan
dapat diterapkan di
penyediaan insentif yang
seluruh Asia
mendukung kemitraan.
Tenggara.
Platform adalah "ruang"
untuk mengkoordinasikan
kemitraan di lokasi dan
sektor yang berbeda.
Platform kemitraan
memungkinkan adanya
pendampingan dalam Bagaimana untuk
perencanaan, melakukan scaling-
pembentukan up di wilayah yang
kelembagaan dan struktur ada sekarang serta
Program ECCNE, NGTS dan
Platform tata kelola kemitraan, meningkatkan
NGTW telah dan akan
Kemitraan perencanaan mekanisme jumlah wilayah dan
menjadi Platform Kemitraan
Nasional dan pengawasan, evaluasi dan jumlah penerima
dalam mengatasi Isu-isu yang
Daerah pembelajaran. Platform manfaat dari
berhubungan dengan gizi.
kemitraan juga dapat Program-program
berperan dalam SEAMEO RECFON
meningkatkan kapasitas yang telah menjadi
pemangku kepentingan Platform Kemitraan.
untuk pemberdayaan.
Platform kemitraan dapat
berupa jaringan
(network), sekretariat,
dan lembaga independen
khusus.

26
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Lingkungan
Pendukung Contoh Pengalaman SEAMEO Tantangan sekaligus
Arti dan Manfaat
(enabling RECFON Peluang
environment)
Mekanisme pendanaan
Mekanisme Pendanaan yang
yang stabil dan Bagaimana menjaga
diusahakan oleh SEAMEO
berkelanjutan menjadi sumber pendanaan
RECFON dan masing-masing
Mekanisme pendukung yang penting yang sudah ada dan
Mitra membuat Program
Investasi dan dalam menjalankan terus
ECCNE dan NGTS terus
Pendanaan kemitraan, sehingga mengembangkan
terpelihara dan bahkan
kemitraan dapat sumber-sumber
berkembang ke Program
dipelihara dan pendanaan baru.
NGTW.
dikembangkan

Peraturan/Kesepakatan yang
dibuat pada tingkat kawasan
Peraturan Pemerintah oleh Asia Tenggara menjadi
Ketersediaan dasar yang sangat kuat bagi Bagaimana SEAMEO
yang mendukung
Peraturan keberlangsungan SEAMEO RECFON dapat
Kemitraan akan
yang RECFON dalam mengatasi memiliki legalitas
mendorong partisipasi
mendukung masalah-masalah sehubungan yang kuat sebagai
aktif seluruh kelompok
Kemitraan dengan gizi. Namun legalitas Organisasi Regional.
pemangku kepentingan.
SEAMEO RECFON yang kurang
kuat sebagai Organisasi
Regional memberi pengaruh
yang kurang baik dalam
menginisiasi kemitraan.

Pada umumnya, pemangku kepentingan berkontribusi menyediakan anggaran awal untuk

operasionalisasi kemitraan. Ada tiga tipe mekanisme pendanaan kemitraan:

 Pendanaan terpisah: tiap-tiap pemangku kepentingan bersepakat untuk menggunakan

anggaran sendiri untuk melaksanakan kegiatan kemitraan yang berada dalam tanggung
jawabnya. Untuk model pendanaan ini mitra kerja/ pemangku kepentingan sebaiknya
memastikan perencanaan bersama-sama termasuk soal keterbukaan informasi.
 Pendanaan kolektif (co-funding): pemangku kepentingan bersepakat untuk menyediakan
anggaran untuk membiayai kegiatan kemitraan bersama-sama. Model pendanaan ini
membutuhkan perjanjian sebagai dasar pendanaan kolektif.
 Anggaran bersama (common fund): pemangku kepentingan bersepakat untuk membuat
anggaran bersama di mana penggunaan anggaran harus diputuskan bersama-sama. Dalam
model pendanaan ini, dana yang dikumpulkan diserahkan kepada lembaga kemitraan sehingga
dibutuhkan dukungan kerangka regulasi (peraturan dan kebijakan). Sampai saat ini mekanisme
seperti ini belum dilaksanakan di SEAMEO RECFON namun patut dipertimbangkan sebagai
alternatif di masa mendatang.

27
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Nilai Tambah (value) dalam Kemitraan

Keterlibatan dalam kemitraan memerlukan energi untuk menjalaninya, sehingga perlu memiliki
motivasi dan tekad yang kuat, apalagi jika kemitraan yang dijalani adalah kemitraan multi-pihak.
Pendorong utama untuk bekerja melalui kemitraan multi pihak adalah penggabungan sumber daya
organisasi sehingga organisasi dapat memberikan jauh lebih banyak daripada yang dapat dilakukan
sendiri. Kemitraan harus dapat memberikan lebih dari jumlah bagian-bagian penyusunnya. Selain itu,
setiap kemitraan harus menciptakan nilai bersih untuk setiap mitra – jika tidak, tidak ada insentif
untuk keterlibatan yang berkelanjutan bagi mitra-mitra yang terlibat.

Nilai tambah (value) dari Kemitraan secara garis besar dapat dikategorikan sebagai berikut:
1) Nilai tambah kemitraan secara keseluruhan. Bagaimana dengan bekerja sama, para mitra
dapat menciptakan nilai tambah yang signifikan terhadap tujuan kemitraan;
2) Nilai tambah yang tercipta bagi setiap mitra. Bagaimana masing-masing mitra dapat
memperoleh hasil maksimal dari kemitraan – tidak dengan mengorbankan mitra lain, tetapi
melalui win-win, saling menguntungkan (yaitu semakin satu mitra diuntungkan, semakin
banyak yang lain juga diuntungkan).
Oleh karena itu, inisiasi kemitraan dapat mulai dilakukan apabila:
 Ada kepentingan yang beririsan antara organisasi dan kompatibilitas kepentingan serta
kompetensi yang memadai di antara para mitra;
 Ada keuntungan kolaboratif yang jelas (sehingga memberikan alasan kuat untuk bermitra)
yang akan menghasilkan nilai tambah kemitraan yang signifikan;
 Ada manfaat bersih dari kemitraan (yaitu manfaat setelah dikurangi semua biaya input dan
biaya transaksi).

Kemitraan harus dikembangkan dan dijalankan dengan memaksimalkan nilai yang dapat dihasilkan
dari manfaat kolaboratif diantara mitra-mitra. Di dalam konteks SEAMEO RECFON; secara tidak
langsung Visi, Misi dan 3rd 5FYD SEAMEO RECFON yang dijalankan di dalam kemitraan, juga akan
menjadi jiwa dalam kemitraan yang akan dilaksanakan, sehingga selain SEAMEO SEAMEO RECFON
maka para organisasi mitra akan mendapat manfaat dari kemitraan yang dilakukan. Telaah lebih
lanjut mengenai nilai tambah kemitraan dapat dirujuk pada THE SDG PARTNERSHIP GUIDEBOOK: A
practical guide to building high- impact multi-stakeholder partnerships for the Sustainable
Development Goals, Darian Stibbe and Dave Prescott, The Partnering Initiative and UNDESA 2020.

Menimbang Biaya Kemitraan

Selain menilai manfaat yang diharapkan dari kemitraan, penilaian harus dilakukan sehubungan
dengan kemungkinan biaya yang diperlukan. Selain biaya pelaksanaan proyek biasa, akan ada biaya
transaksi kemitraan yang dibutuhkan. Pengelolaan kemitraan pasti akan melibatkan penambahan
waktu dari staf, misalnya: untuk bernegosiasi, mengembangkan kemitraan serta mengelola
hubungan dengan mitra. Kemitraan, ada kemungkinan, akan membutuhkan biaya 'sulit' seperti
perjalanan tambahan, fasilitasi eksternal dan biaya pertemuan tambahan jika kemitraan mengalami
kondisi yang kurang baik, serta biaya tidak nyata seperti modal sosial dan politik.

Alat-alat penolong dalam panduan ini dapat dipakai untuk menilai potensi nilai strategis yang akan
diperoleh dari kemitraan, dan melacak sejauh mana para mitra menyadari nilai tersebut.

28
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Tabel 2.7 Biaya Koordinasi dan Biaya Implementasi Kemitraan

BIAYA KOORDINASI BIAYA IMPLEMENTASI

Waktu Staf Dana Tidak Langsung

Kemitraan membutuhkan jumlah waktu yang Semua waktu staf Uang dan lainnya Modal sosial dan
signifikan, baik untuk memulainya maupun ditambah overhead yang sumber daya politik
dalam mengelolanya, membutuhkan waktu, staf, diperlukan dalam dengan yang digunakan
modal sosial dan politik dan dana dalam implementasi program nilai finansial (mis. dalam
melakukan koordinasi dengan para mitra. kemitraan. perjalanan, ruang implementasi
kantor, program
peralatan dll) dalam kemitraan.
implementasi
program kemitraan.

Risiko dari Kemitraan

Penilaian resiko (risk assessment) sering terabaikan oleh karena adanya semangat yang besar untuk
menjalankan kemitraan oleh karena adanya potensi yang besar yang dapat dicapai jika melakukan
kemitraan. Para mitra sebaiknya saling mendorong supaya masing-masing pihak, sedini mungkin,
melakukan penilaian resiko terhadap rencana kemitraan yang akan dilakukan dan sejauh mungkin
mengkomunikasikan dengan para mitra seandainya mendapatkan resiko-resiko yang perlu dimitigasi.
(the partnering tool box)

Resiko organisasi dalam melakukan kemitraan dapat mencakup beberapa bidang berikut:

Tabel 2.8 Risiko dari Kemitraan

Risiko dari Kemitraan Penjelasan

Dampak reputasi semua organisasi dan institusi menghargai
reputasi mereka dan akan prihatin tentang
apakah reputasi itu dapat rusak baik oleh fakta
kemitraan itu sendiri atau oleh kehancuran di
masa depan jika kemitraan gagal.

Hilangnya otonomi bekerja dalam kolaborasi pasti berarti kurang

kemandirian untuk setiap organisasi di bidang
kerja bersama.

Konflik kepentingan baik pada tingkat strategis atau operasional,

komitmen kemitraan dapat menimbulkan
loyalitas yang terbagi dan/atau perasaan
terdorong untuk menerima kompromi yang
tidak nyaman.

Menguras sumber daya kemitraan biasanya membutuhkan investasi

'ujung depan' yang berat (terutama waktu),
sebelum tingkat 'pengembalian' yang sesuai

29
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Risiko dari Kemitraan Penjelasan

Tantangan implementasi setelah kemitraan terbentuk dan sumber daya
diperoleh, akan ada serangkaian komitmen baru
dan tantangan lain untuk setiap organisasi mitra
saat kemitraan bergerak ke implementasi
proyek

2.2 Karakteristik dan Prinsip Inti Kemitraan yang Berhasil

2.2.1 Karakteristik Kemitraan yang Berhasil

Kemitraan yang berhasil memiliki beberapa karakteristik utama. Pemahaman akan karakteristik
utama ini akan sangat membantu dalam menilai keberhasilan dari kemitraan yang dilakukan.
Kemitraan yang berhasil memiliki salah satu, sebagian atau semua karakteristik utama berikut,
yaitu:(the partnering toolbook).

Tabel 2.9 Karakteristik Kemitraan yang Berhasil

Karakteristik Kemitraan yang Berhasil penjelasan

Kemitraan melakukan apa yang ingin proyek atau program kegiatan telah mencapai tujuan
dilakukan yang telah disepakati sebelumnya

Kemitraan ini memiliki dampak di luar ada pengakuan pencapaian dari penerima manfaat
kelompok pemangku kepentingan proyek, orang lain utama dan/atau masyarakat luas
langsungnya

Kemitraan ini berkelanjutan dan baik melalui keterlibatan berkelanjutan dari organisasi
swakelola mitra atau melalui mekanisme mandiri yang
menggantikan kemitraan, memungkinkan mitra untuk
beralih ke hal lain
Kemitraan memiliki 'nilai tambah' di organisasi mitra telah menetapkan cara baru untuk
mana masing-masing mitra telah bekerja dengan sektor lain dan/atau telah
memperoleh manfaat yang signifikan memperbaiki sistem dan gaya operasional mereka
sendiri

30
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

2.2.2 Prinsip Inti Kemitraan yang Berhasil

Berdasarkan pengalaman kemitraan internasional, ada tiga prinsip inti yang mendasari setiap
kemitraan yang sukses.

Gambar 2.2 Tiga Prinsip Inti Kemitraan yang Berhasil

Ketiga prinsip dasar dari kemitraan yang berhasil adalah adanya kesetaraan/equity, transparansi
/transparency serta kepentingan bersama/mutual interest.

a. Kesetaraan (Equity)

Equity/Kesetaraan adalah setara walaupun para mitra membawa sumber daya yang berbeda-beda
tetapi sumber daya yang dibawa para mitra ke dalam kemitraan adalah sumberdaya yang berharga
(baik finansial, teknis, modal sosial sebagaimana ditunjukkan pada Tabel 2.2) untuk keberhasilan
kemitraan. Para mitra harus saling menghormati dan berinvestasi dalam kemitraan serta memiliki
peran yang tepat dalam pengambilan keputusan. Kemitraan bukan tentang hierarki atau hubungan
komisaris/konsultan, tetapi tentang tanggung jawab bersama dan pertanggungjawaban bersama.

Kesetaraan menyiratkan hak yang sama untuk membuat keputusan dan merupakan sebuah validasi
atas kontribusi yang tidak dapat diukur hanya dengan uang tunai, nilai atau profil publik.

Mengatasi ketidaksetaraan dan mempertahankan kesetaraan dalam kemitraan adalah sangat

penting untuk memastikan supaya kemitraan berfungsi efektif. Jika ketidaksetaraan dibiarkan tidak
tertangani, maka ketidaksetaraan dapat memberikan efek yang negative bagi pelaksanaan
Kemitraan. Beberapa Efek negative ketidaksetaraan dalam Kemitraan dijelaskan pada Tabel 2.10.

31
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Tabel 2.10 Efek Ketidaksetaraan dalam Kemitraan

Efek Ketidaksetaraan Penjelasan

Menghasilkan pengambilan Keputusan kemitraan harus dibuat berdasarkan informasi terbaik

keputusan yang lebih buruk dan pengalaman yang tersedia. Ketidaksetaraan dapat
mengakibatkan saran dari mitra yang dianggap kurang berdaya
tetapi sebenarnya memiliki pengetahuan terbaik, akan tidak
diabaikan semata-mata karena dianggap tidak memiliki kekuasaan
yang setara.
Mengurangi komitmen Jika mitra merasa tidak dianggap setara, atau merasa bahwa mitra
lain yang membuat keputusan dan bukan mitra tersebut sendiri,
misal keputusan tentang bagaimana sumber daya yang perlu dibawa
ke dalam kemitraan, maka hal itu akan menyebabkan level
komitmen, dan kemauan untuk berinvestasi dalam kemitraan
menjadi berkurang.
Meningkatkan risiko tidak Kemitraan adalah tentang menciptakan nilai untuk semua mitra. Jika
berkelanjutannya kemitraan ada ketidaksetaraan baik selama negosiasi, atau selama
pelaksanaan, maka sebagian mitra akan tidak mendapatkan cukup
manfaat dari kemitraan sehingga mitra tersebut pada akhirnya akan
menarik diri dari kemitraan yang sedang dirintis atau dilaksanakan.
Jika salah satu mitra tidak adil dan diuntungkan secara tidak
proporsional, maka hal itu akan menyebabkan situasi yang buruk di
dalam kemitraan.

Dinamika kekuasaan yang sehat dalam kemitraan adalah ketika ada rasa kesetaraan yang kuat yaitu:
ketika semua mitra memiliki sumber daya yang memadai untuk, dan terlibat penuh dalam,
pengambilan keputusan dan kegiatan utama.

Meskipun biasanya kita dapat mempertimbangkan uang sebagai sumber kekuatan/sumber daya
kritis, kenyataan menunjukkan bahwa sumber kekuatan/sumberdaya untuk kemitraan itu berasal
dari berbagai sumber (lihat Tabel 2.2). Organisasi masyarakat sipil yang secara kontribusi berupa
dana kecil namun memiliki sumber daya penting – yaitu misalnya: kepercayaan masyarakat
setempat, yang mana jikalau tanpa sumber daya tersebut, kemitraan yang akan dilaksanakan
mungkin akan gagal.

Salah satu tantangan utama untuk menciptakan kesetaraan di dalam kemitraan berada di sekitar
persepsi kekuasaan. Mitra 'lebih lemah' tidak menghargai dan menyadari kekuatan yang sebenarnya
mereka memiliki (termasuk dalam banyak kasus, kemampuan untuk meninggalkan/tidak melibatkan
diri dalam kemitraan) dan perasaan kurang percaya diri dalam berdiskusi. Dan mitra 'lebih kuat' tidak
menghargai betapa pentingnya semua mitra untuk kemitraan, atau memahami sifat kemitraan
sukarela, dan melanjutkan gaya komando dan kontrol perilaku.

Untuk membantu memastikan keadaan yang lebih adil dalam bermitra, penting disadari bahwa
semua mitra memahami sumber kekuatan/sumberdaya mereka sendiri. Mereka yang merasa tidak
berdaya harus tetap memiliki kejelasan tentang sumber daya yang akan mereka bawa ke dalam
kemitraan. Mitra di posisi yang lebih kuat harus waspada terhadap diri mereka sendiri dan
bagaimana mereka berperilaku dan memastikan bahwa mereka tidak menggunakan kekuasaan
mereka sehingga merugikan pihak lain atau pihak yang selama ini telah menjadi mitra. Mitra dengan

32
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

sumberdaya yang lebih “besar” perlu mengambil langkah untuk membangun rasa percaya diri mitra
yang ‘lebih kecil’ dan berusaha melibatkan semua mitra yang ada dalam kemitraan. Tanda-tanda ada
atau tidak adanya dinamika kesetaraan yang sehat di dalam kemitraan dapat dilihat pada Tabel 2.11.

Tabel 2.11 Ciri-ciri Dinamika Kekuatan /Kesetaraan yang Sehat dan yang Bermasalah

• Diskusi topik sensitif dapat dilakukan

secara penuh dan terbuka, betapapun
Tanda-tanda dinamika kekuatan/kesetaraan menantangnya, terutama seputar
yang sehat di sebuah kemitraan penganggaran aktivitas program.
• Orang dengan keterampilan yang paling
relevan dan pengalaman pada hal
tertentu dapat memimpin diskusi, bukan
orang yang mewakili organisasi yang
terbesar.
• Ada penolakan kolektif jika donor
membuat tuntutan yang tidak realistis
pada sebuah kemitraan.
• Ketidakseimbangan kekuatan atau
ketidaksetaraan dibahas secara terbuka
sebelum mereka menjadi masalah.

Tanda-tanda dinamika kekuatan/kesetaraan • Diskusi topik sensitif tidak dapat dilakukan

yang bermasalah dalam kemitraan secara penuh dan terbuka.
• Orang-orang tertentu saja yang memimpin
diskusi dan bukan orang dengan
keterampilan yang paling relevan.
• Ada penerimaan kolektif jika donor
membuat tuntutan yang tidak realistis
pada sebuah kemitraan.
• Ketidakseimbangan kekuatan atau
ketidaksetaraan tidak dibahas secara
terbuka sehingga suatu saat menjadi
masalah dan berakibat buruk bagi
kemitraan.

b. Transparansi (Transparency)

Organisasi harus terbuka sejak awal tentang apa yang ingin mereka capai dari kemitraan. Kejujuran
dan keterbukaan dalam setiap hubungan kerja (termasuk kemitraan) akan membangun kepercayaan
dan membantu memastikan akuntabilitas.

Keterbukaan dan kejujuran dalam hubungan kerja adalah prasyarat terciptanya kepercayaan yang
oleh banyak orang dilihat sebagai hal yang penting dari kemitraan yang sukses. Hanya dengan kerja
yang transparan, kemitraan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan kepada pemangku
kepentingan lainnya.

Sebuah ungkapan mengatakan bahwa kemitraan ‘bergerak seirama dengan meningkatnya

kepercayaan’.

33
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Tabel 2.12 Efek dari Tingkat Transparansi/Kepercayaan/Trust di antara Para Mitra di dalam
Kemitraan.

Efek Positif dari Kemitraan yang
memiliki tingkat transparansi/keper-
cayaan/trust tinggi di antara para
mitranya
 secara signifikan mengurangi biaya transaksi;
 memfasilitasi pertukaran pengetahuan secara cepat;
 menyediakan mekanisme untuk antisipasi tantangan
dimasa depan (seperti kepergian personel kunci);
 secara cepat dapat melakukan koreksi ketika masalah
muncul;
 jika kemitraan menghadapi tantangan maka semakin
banyak komitmen akan tersedia dari setiap mitra untuk
menemukan solusi dan bergerak maju.

Efek Negatif dari Kemitraan yang
memiliki tingkat transparansi/keper-
cayaan/trust rendah di antara para
mitranya
 lingkungan kerja menjadi tidak efisien karena ada
kecurigaan;
 meningkatkan biaya transaksi sehingga biaya kemitraan
menjadi lebih mahal; dan
 memberikan dampak atau efek yang buruk terhadap
semangat kerja.

Menginvestasikan waktu dan tenaga dalam membangun hubungan diantara orang-orang kunci yang
terlibat dalam kemitraan akan menuai banyak manfaat selama fase implementasi. Hal ini dapat
dilakukan melalui beberapa pengaturan dan melalui berbagai bentuk komunikasi yang akan menjadi
unik kepada masing-masing kemitraan.

Kata 'kepercayaan'/trust memiliki elemen-elemen pembentuk. Empat elemen pembentuk keperca-

yaan/trust yang relevan dengan kemitraan adalah:

Tabel 2.13 Elemen Pembentuk Kepercayaan/Trust dalam Kemitraan

Elemen Kepercayaan/Trust Penjelasan

Kompetensi mitra benar-benar mampu melakukan apa yang mereka katakan
bahwa mereka mampu lakukan.
Keandalan mitra hampir selalu melakukan sebagaimana apa yang dijanjikan baik
dari segi waktu, jumlah dan kualitas.
Melakukan hal yang benar mitra bertindak untuk kepentingan terbaik kemitraan.
Transparansi / Kejujuran mitra bersikap terbuka dan jujur tentang motivasi, hambatan,
kekuatan dan kelemahan yang mereka miliki serta hal lain
sehubungan dengan kemitraan yang akan atau sedang dijalankan.

Saat mengembangkan kemitraan baru, rekam jejak atau rujukan yang dapat dibuktikan oleh
perantara terpercaya akan memengaruhi tingkat kepercayaan.

Kepercayaan dalam kemitraan, seperti dalam setiap hubungan, membutuhkan waktu dan usaha
untuk membangunnya, dan bisa hilang dengan sangat cepat oleh karena satu tindakan yang tidak
konsisten atau karena ada masalah sehubungan dengan transparansi atau keandalan. Berperilaku
konsisten, memenuhi kewajiban dan memenuhi tenggat waktu, berkomunikasi secara terbuka, dan
berbagi keraguan dan tantangan daripada mencoba menyembunyikannya, akan membantu menjaga
kepercayaan dalam kemitraan.

34
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Mungkin berlawanan dengan intuisi, pengalaman menunjukkan bahwa meskipun sangat membantu,
kepercayaan bukanlah prasyarat untuk kemitraan dapat dimulai. Kepercayaan tidak dibangun di
dalam teori, atau melalui retorika, tetapi melalui aksi bersama yang berhasil. Dengan mengambil
risiko dan bekerja sama – meskipun baru dimulai pada hal-hal kecil yang tidak membutuhkan
komitmen yang signifikan – kepercayaan itu dapat dibangun dan memungkinkan kemitraan untuk
menghadapi yang lebih besar, dan memerlukan tindakan yang lebih menantang.

Tabel 2.14 Indikasi/Gejala Kemitraan berdasarkan tingkat Kepercayaan di antara Para Mitra dalam
Kemitraan.

Gejala atau indikasi kemitraan yang
mempunyai tingkat kepercayaan
rendah di antara para mitranya
Gejala atau indikasi kemitraan yang
mempunyai tingkat kepercayaan
tinggi di antara para mitranya
 Semua orang ingin disertakan dalam setiap keputusan, tidak peduli
seberapa sepele;
 Orang tidak percaya pada kata-kata mitra, dan ada tuntutan
konstan untuk bukti kuat, tidak peduli bagaimana tidak realistisnya
tuntutan tersebut;
 Ide-ide baru diperlakukan dengan sinis dan kecurigaan;
 Para mitra atau sebagian mitra memiliki akuntabilitas yang tidak
memadai;
 Saat segala sesuatunya tidak berjalan dengan sempurna sesuai
rencana atau kesalahan terjadi, maka yang terjadi adalah saling
menyalahkan.
 Semangat keingintahuan atau penyelidikan yang tinggi terhadap
masalah yang dihadapi, dan tidak ada kecurigaan;
 Ada toleransi jika ada kesalahan serta mencari solusi dan bukan
mencari “kambing hitam”;
 Mengembangkan mode standard yang disepakati secara kolektif
ketika ada masalah yang harus dipecahkan,
 Para mitra memiliki akuntabilitas tinggi,
 Ada humor dan energi yang baik dalam diskusi.

Kemitraan bekerja dengan baik ketika para mitra menerapkan dua konsep akuntabilitas.

Tabel 2.15 Jenis akuntabilitas yang diperlukan dalam Kemitraan.

Jenis Akuntabilitas Penjelasan

akuntabilitas bersama (mutual Para mitra saling bertanggung jawab satu sama lain untuk
accountability) memenuhi komitmen masing-masing mitra
akuntabilitas kolektif Para mitra secara kolektif/bersama-sama berkomitmen dan
(collective accountability) bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan keseluruhan
kemitraan

Akuntabilitas bersama (mutual accountability) dalam kemitraan mensyaratkan para mitra harus
saling bertanggungjawab satu terhadap yang lain, di mana ada kesadaran untuk mengatasi risiko
bersama dan mendapatkan manfaat bersama. Jika mitra setuju untuk menyelesaikan suatu tugas
dan ternyata gagal untuk melakukannya, harus ada konsekuensinya. Tetapi arti ‘konsekuensi’
berbeda dari kontrak transaksional, di mana salah satu pihak mungkin menahan pembayaran untuk
pekerjaan yang tidak selesai. Pendekatan yang lebih halus diperlukan untuk mengatasi tidak
terselesaikannya pekerjaan di suatu kemitraan, di mana alasannya mungkin termasuk: kurangnya

35
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

kapasitas, kurangnya pemahaman, politik internal atau pergantian personel, atau harapan yang
berbeda.

Akuntabilitas kolektif (collective accountability) dalam kemitraan mensyaratkan semua mitra harus
bertanggung jawab secara kolektif untuk kemitraan secara keseluruhan. Tanggungjawab tersebut
dilaksanakan baik dengan adanya persyaratan akuntabilitas formal atau tanpa persyaratan formal
(misalnya terhadap sebuah donor yang menyediakan dana untuk kemitraan). Hal ini berarti tidak
hanya menyelesaikan komitmen diri sendiri, tetapi juga untuk melihat keluar dan mendukung mitra
lain yang mungkin sedang berjuang untuk menyelesaikan komitmennya.

c. Keuntungan/Manfaat/Kepentingan Bersama (Mutual Interest)

Keuntungan/manfaat/kepentingan bersama adalah prinsip inti ketiga dari kemitraan. Jika semua
mitra diharapkan untuk berkontribusi, maka para mitra tersebut juga berhak mendapatkan manfaat
dari kemitraan.
Kemitraan yang sehat akan memberi manfaat khusus untuk masing-masing mitra dan manfaat yang
umum bagi semua mitra dan bagi pemangku kepentingan lainnya. Hanya dengan cara ini kemitraan
akan memastikan komitmen kemitraan yang berkelanjutan.

Memastikan saling menguntungkan juga merupakan tantangan diantara para mitra apalagi jika ada
ketidakseimbangan kekuatan yang signifikan, yaitu di mana salah satu mitra memiliki akses ke
sumber daya vital (pendanaan, informasi atau hubungan) dibandingkan mitra lainnya. Situasi saling
menguntungkan akan tercipta ketika semua mitra telah sangat jelas satu sama lain tentang sumber
daya yang akan dikontribusikan ke dalam kemitraan, serta manfaat yang akan didapatkan dari
kemitraan bagi masing-masing mitra. Daftar sumber daya yang dapat dikontribusikan ke dalam
kemitraan dapat diihat pada Tabel 2.2; sedangkan manfaat dari kemitraan dapat dilihat pada Tabel
2.16.(Learning in Partnership).

Tabel 2.16 Manfaat/Keuntungan/Kepentingan bagi/dari Para Mitra dalam Kemitraan

Manfaat/Keuntungan/Kepentingan
Penjelasan
dari Kemitraan

Untuk mengakses sumber daya, termasuk pengetahuan,

yang tidak dapat dicapai dengan cara lain. Untuk
Mengakses sumber daya
memperoleh sumber daya dan keterampilan yang tidak
tersedia di rumah

Untuk menyediakan lebih banyak layanan, proses, metode

Efektivitas
pengiriman, dll

Untuk menurunkan biaya, buat rasio output/input yang

Efisiensi
lebih tinggi atau tingkatkan skala atau cakupan ekonomi

Legitimasi Untuk meningkatkan reputasi dan kredibilitas

Stabilitas Untuk mengatasi ketidakpastian melalui pembagian risiko

Kebutuhan Mematuhi undang-undang mandat, peraturan, dll

36
PANDUAN KEMITRAAN
 PRINSIP KEMITRAAN

Manfaat/Keuntungan/Kepentingan
Penjelasan
dari Kemitraan

Untuk mengejar tujuan dan sasaran bersama atau saling

Memenuhi Kepentingan Organisasi
menguntungkan yang tidak akan dapat dicapai

Untuk menciptakan pengetahuan baru atau mentransfer

Kesempatan belajar
pengetahuan yang sudah ada

Mengembangkan keterkaitan dan mempertahankan atau

‘Jangkauan’ yang lebih besar
meningkatkan pengaruh dan dampak

2.2.3 Daftar Periksa Singkat – 3 Prinsip Dasar Kemitraan

Ketiga Prinsip Dasar Kemitraan perlu dibuat, dipelihara/dikelola serta dikembangkan sepanjang
tahapan kemitraan. Berikut adalah cara praktis untuk memeriksa secara cepat apakah ketiga prinsip
dasar tersebut ada atau tercipta di sepanjang tahapan kemitraan.

Tabel 2.17 Daftar Periksa Ringkas Ciri-ciri Keberadaan 3 Prinsip Dasar Kemitraan di dalam
Kemitraan (Local Partnering in Practice)

Ciri-ciri Keberadaan 3 Prinsip Dasar Kemitraan di dalam sebuah Kemitraan

PRINSIP DASAR PERILAKU/AKSI YANG TERLIHAT: HASIL YANG TERJADI DARI PERILAKU/AKSI
YANG TERLIHAT:
• Komitmen terbuka terhadap • Komitmen sepanjang masa proyek
kemitraan. bersama dan lebih banyak kesempatan
KEUNTUNGAN untuk bekerja sama dalam proyek
BERSAMA bersama di masa depan.
• Calon mitra dapat menjelaskan apa
yang mereka dapatkan dari kemitraan.

• Rasa hormat tumbuh di antara mitra. • Sumber daya dan keahlian baru
'dibuka' dengan saling menghormati.
• Mitra dapat mengidentifikasi sumber
daya mereka sendiri dan mulai
EKUITAS menggunakan sumber daya tertentu.

• Kepemilikan: calon mitra berbicara

tentang 'kami' dan bukan hanya ‘kami’
dan ‘Anda’.
• Mitra menjelaskan dengan jelas • Kepercayaan tumbuh, artinya
harapan dan kendala mereka. kemitraan dapat mengatasi masalah
TRANSPARANSI buruk.
• Kesediaan untuk menerima saran dan
memberikan kredibilitas kepada orang
lain.
• Tidak ada tuduhan agenda
tersembunyi.

37
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Bab III TAHAPAN PELAKSANAAN

KEMITRAAN
Karakteristik kemitraan yang berhasil serta faktor-faktor yang mempengaruhinya sudah dijelaskan
pada Bab 2. Pada Bab 3 akan dijelaskan cara supaya faktor-faktor keberhasilan tersebut dapat
diterapkan pada tahapan-tahapan kemitraan yang dijalankan sehingga kemitraan yang dilakukan
oleh SEAMEO RECFON dapat berjalan dengan baik.

Kemitraan itu pada dasarnya penuh dinamika, oleh karena itu perlu dikembangkan dan dikelola
secara sistematis. Siklus Kemitraan di bawah ini merangkum pemahaman tentang berbagai tahapan
dalam sebuah siklus kemitraan. Tahapan di dalam gambar 3.1 di bawah ini adalah sebagai sebuah
model/skema yang bersifat umum karena kemitraan pada dasarnya bersifat evolusioner dan dinamis
sehingga tahapan dalam proses kemitraan ini bukanlah sesuatu hal yang kaku/rigid, namun tahapan-
tahapan ini sangat berharga dan dapat menjadi kerangka kerja dalam memulai/inisiasi, mengelola
serta menutup/melanjutkan sebuah kemitraan.

Gambar 3.1 Siklus Kemitraan: Terdiri dari 4 Tahap dan 1 Titik Masuk (entry point)

Gambar 3.1 di atas, menunjukkan siklus hidup kemitraan secara umum.

3.1 TAHAP TITIK MASUK (entry point)

Tahap Titik Masuk adalah titik awal mula adanya ketertarikan untuk bermitra. Pada tahap ini belum
dilakukan komunikasi langsung di antara pihak-pihak yang akan bermitra namun masing-masing
pihak yang akan bermitra sudah mendapatkan informasi awal tentang calon mitra dan tentang
program atau kompetensi yang dimiliki olah calon mitra, namun analisis internal yang lebih detail

38
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

terhadap calon mitra belum dilakukan. Titik masuk dalam bermitra atau kebutuhan untuk bermitra
dapat berasal dari beberapa kondisi pemicu yang beragam, beberapa di antaranya digambarkan
pada tabel berikut:

Tabel 3.1 Pemicu Terbentuknya Kemitraan

NO PEMICU KEMITRAAN CONTOH

1 Upaya yang belum berhasil baik untuk Global Water Partnership, yang
memecahkan masalah atau memenuhi merupakan jaringan aksi global untuk
kebutuhan dengan menggunakan pendekatan memajukan pengelolaan dan tata kelola
konvensional, atau perasaan frustrasi kolektif sumber daya air.
dengan kondisi status quo, yang mengarah pada
tekad untuk melakukan sesuatu secara berbeda;

2 Visi dari individu/organisasi yang mempunyai Kepala Daerah dari kota/kabupaten yang
pengaruh, yang dapat melihat adanya peluang, bermitra dengan SEAMEO RECFON dalam
serta tahu bahwa visi tersebut tidak dapat dicapai program NGTS dan ECCNE
sendiri kecuali melakukan kemitraan dengan
pihak lain;

3 Rencana nasional yang mendapatkan dukungan Kemitraan dalam mengatasi masalah

politik namun tidak dapat dilaksanakan melalui Stunting, yang merupakan masalah
pendekatan pembangunan yang tanpa nasional.
kemitraan;

4 Diskusi informal antar individu atau organisasi, Kemitraan SEAMEO RECFON dengan
atau dalam suasana yang lebih disengaja seperti beberapa Kota/Kabupaten yang diawali
di dalam pertemuan-pertemuan yang bersifat dengan diskusi pada waktu
akademik; Seminar/Workshop sehubungan dengan
program-program SEAMEO RECFON.

5 Usulan dari organisasi yang sebelumnya telah Kemitraan SEAMEO RECFON dengan
bekerja dalam kemitraan dan kemudian ingin Lembaga Donor, UNICEF, GIZ, serta
melakukan pengembangan dari program Lembaga-lembaga lain dalam
sebelumnya atau sesuatu yang baru. mengembangkan program yang sudah ada
atau dalam membuat inisistif-inisiatif
baru.

Pada kasus SEAMEO RECFON, titik masuk ke dalam kemitraan diawali atau terjadi dalam bentuk 2
kasus:

39
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tabel 3.2 Kasus Titik Masuk Kemitraan di SEAMEO RECFON.

Kasus di Tahap Asal Inisiatif Awal Keterangan

Titik Masuk Kemitraan
Kasus I: Calon Mitra Calon Mitra memiliki informasi awal mengenai
program-program SEAMEO RECFON, kemudian
berinisiatif melakukan komunikasi dengan SEAMEO
RECFON dan mengajukan diri untuk menjadi mitra
dalam program-program SEAMEO RECFON.

Kasus II: SEAMEO RECFON SEAMEO RECFON melakukan identifikasi awal

terhadap Calon Mitra Strategis, kemudian SEAMEO
RECFON melakukan inisiatif komunikasi dan
pendekatan kepada Calon Mitra Strategis tersebut
untuk menjadi Mitra dalam program-program yang
dilaksanakan oleh SEAMEO RECFON.

Kondisi awal pada Titik Masuk yang berbeda, sebagaimana digambarkan pada Tabel 3.2 di atas,
memerlukan perlakuan yang berbeda pula dalam mengelola kemitraan yang akan dijalankan.
Perbedaan cara penanganan kemitraan untuk 2 kasus yang berbeda tersebut didasarkan pada
realita/fakta sehubungan dengan 3 faktor utama keberhasilan kemitraan. Tabel 3.3 berikut
menggambarkan tingkat transparansi, mutualitas, dan kesetaraan dari masing-masing pihak kepada
pihak lainnya untuk 2 kasus yang berbeda tersebut pada Tahap Titik Masuk .

40
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tabel 3.3 Tingkat Transparansi, Mutualitas dan Kesetaraan pada Tahap Titik Masuk untuk 2 kasus yang berbeda yang terjadi di SEAMEO RECFON.

Catatan: Tahap 1* adalah Tahap Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan.

41
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Bagian berikut adalah hal-hal apa saja yang perlu dilakukan oleh SEAMEO RECFON dalam pada
tahap-tahap selanjutnya setelah Tahap Titik Masuk, tentunya dengan melihat dua kasus Titik Masuk
yang berbeda di atas. Pertama-tama adalah apa saja yang perlu dilakukan pada Tahap 1: Tahap
Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan.

Kemitraan secara umum cenderung dapat bekerja dengan baik ketika dimulai dengan adanya
kebutuhan/masalah/peluang dan kemudian para mitra yang terkait dengan kebutuhan
/masalah/peluang tersebut sepakat untuk menyelesaikannya berdasarkan sumber daya utama dan
wawasan yang mereka miliki untuk dikontribusikan bagi penyelesaian masalah yang ada.

3.2 TAHAP 1: PENJAJAKAN DAN PEMBANGUNAN KESEPAKATAN

KEMITRAAN

Gambar 3.2 Siklus Kemitraan Tahap 1: Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan

3.2.1 Tahap Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan

Tahap Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan melibatkan analisis internal yang lebih
dalam mengenai calon mitra, setelah mendapatkan informasi awal mengenai calon mitra pada tahap
Titik Masuk. Pada tahap ini dilakukan pelibatan pemangku kepentingan utama dari Calon Mitra
untuk bersama-sama dengan SEAMEO RECFON membangun pemahaman penuh tentang masalah,
mengidentifikasi pemangku kepentingan lain yang mungkin menjadi mitra, dan kemudian melakukan
proses diskusi, komunikasi yang intensif serta negosiasi untuk bersama-sama mengembangkan
kemitraan yang menciptakan nilai tambah.

Perjalanan ini – yang dapat memakan waktu yang lama tergantung pada kompleksitas kemitraan –
mewakili perubahan bertahap dari 'berbicara' menjadi 'melakukan'. Perjalanan dari “berbicara”
menjadi melakukan melalui tahapan sebagaimana digambarkan pada Gambar 3.3.

42
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Gambar 3.3 Empat Tahapan Kemitraan di Tahap 1 untuk 2 Kasus Titik Masuk yang Berbeda.

3.2.2 Langkah-langkah pada Tahap Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan

Kemitraan

Langkah-langkah yang harus dilakukan di dalam Tahap I ini adalah kegiatan penelitian internal
mengenai calon mitra dan diskusi secara internal maupun diskusi dengan mitra yang prospektif.
Rangkaian Tahapan yang ada pada Tahap I, terdiri dari 4 tahap sebagaimana digambarkan pada
Tabel 3.4 berikut.

Tabel 3.4 Tahapan dan Tindakan pada Tahap 1

Tahap I: Kegiatan/Tindakan yang perlu dilakukan oleh SEAMEO

Penjajakan RECFON
dan
Pembangunan Alat Bantu (Tools)
KASUS I (Calon Mitra KASUS II (SEAMEO RECFON
Kesepakatan
sebagai inisiator) sebagai inisiator)
Kemitraan
Tahap 1.1:  Memetakan konstituen Alat 1:
Penelitian dari berbagai pemangku MENGIDENTIFIKASI
Internal kepentingan (peta CALON MITRA
terhadap pemangku kepentingan)
Calon Mitra dengan mengeksplorasi
Strategis kebutuhan, minat, dan
motivasi mereka
 Berkonsultasi secara
informal dengan
pemangku kepentingan
terpilih, dan
kemungkinan penyedia
sumber daya eksternal
untuk mengeksplorasi
43
PANDUAN KEMITRAAN

 Identifikasi jenis
Tahap 1.2:  Lakukan kontak awal  Lakukan kontak awal
Klarifikasi dengan Calon Mitra
Identitas & yang melamar untuk
Kapasitas menjadi Mitra sehingga
Calon Mitra mendapat informasi
yang lebih baik dan
dapat memahami
budaya kerja, strategi,
kebutuhan dan tujuan
mereka serta untuk
menilai minat,
kecocokan dan
kapasitas  Jika Calon Mitra
 Undang Calon Mitra
tersebut ke pertemuan
awal sehingga terjalin
komunikasi yang lebih
intens dan dapat
dilakukan klarifikasi
kondisi Calon Mitra.
 Lakukan penilaian
internal sederhana
sebelum memasuki
tahapan negosiasi
untuk memverifikasi
pemahaman Calon
Mitra mengenai hal-hal
berikut:
 Manfaat, tujuan yang
diinginkan, hasil dan
risiko (bersama dan
untuk masing-masing
organisasi):
pengembangan
44
PANDUAN KEMITRAAN
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
potensi untuk
penyelarasan dengan
tujuan proyek dan
faktor eksternal lainnya,
seperti waktu dan
inisiatif lain yang ada
atau yang direncanakan
organisasi mitra apa
yang akan menambah
nilai kemitraan seperti
atribut unik,
keterampilan, jaringan,
dll.: ingat untuk
menjelajahi berbagai
opsi dari kontak yang
ada dan yang baru.
Alat 2: SELEKSI
dengan Calon Mitra CALON MITRA
yang disasar sehingga PROSPEKTIF
SEAMEO RECFON dapat
berbagi informasi
mengenai SEAMEO
RECFON dan
menyampaikan
undangan dari SEAMEO
RECFON kepada Calon
Mitra untuk bekerja
sama.
tersebut tertarik
dengan undangan yang
disampaikan maka
undang Calon Mitra
tersebut ke pertemuan
awal sehingga terjalin
komunikasi yang lebih
intens dan SEAMEO
RECFON dapat
memberikan
pemahaman mengenai
program, kompetensi,
budaya kerja, strategi,
kebutuhan dan tujuan
yang dimiliki. Pada
tahap ini tujuannya
adalah untuk membuat
Calon Mitra yang
disasar memiliki
kesediaan untuk
bermitra dengan
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

kapasitas; transfer SEAMEO RECFON

pengetahuan; uang;  Lakukan penilaian
reputasi; penentuan internal sederhana
posisi; advokasi; dll sebelum memasuki
 Perkiraan biaya dan tahapan negosiasi untuk
sumber daya yang memverifikasi
tersedia dan yang pemahaman Calon
dibutuhkan untuk Mitra mengenai hal-hal
diinvestasikan: sumber berikut:
daya manusia,  Manfaat, tujuan yang
keuangan dan teknis; diinginkan, hasil dan
kontak; jaringan; risiko (bersama dan
modal sosial lainnya. untuk masing-masing
 Hal-hal teknis organisasi):
mengenai program pengembangan
yang akan kapasitas; transfer
dilaksanakan: tata pengetahuan; uang;
kelola proyek, reputasi; penentuan
kerangka waktu, pola posisi; advokasi; dll
komunikasi, dll.  Perkiraan biaya dan
sumber daya yang
tersedia dan yang
dibutuhkan untuk
diinvestasikan: sumber
daya manusia,
keuangan dan teknis;
kontak; jaringan; modal
sosial lainnya.
 Hal-hal teknis mengenai
program yang akan
dilaksanakan: tata
kelola program,
kerangka waktu, pola
komunikasi, dll.

Tahap 1.3:  Hal-hal yang perlu dinegosiasikan (dibuat

Negosiasi kesepakatannya dalam bentuk Kesepakatan Prinsip)
Kesepakatan adalah:
Prinsip  Aturan pengambilan keputusan dalam kemitraan
(Principal  Kerangka waktu untuk implementasi
Agreement)  Kode etik dan prinsip kemitraan yaitu: kesetaraan,
transparansi/trust, serta mutualitas
 Tata kelola komunikasi: diantara mitra, diantara mitra
dengan pihak luar, diantara pihak internal setiap mitra
 Indikator untuk peninjauan (review), pemantauan
(monitoring) serta evaluasi (evaluation)
 Diskusikan kemungkinan risiko dan tantangan dan
jelajahi bersama bagaimana kemitraan dapat
mengurangi risiko ini
 Transparan tentang asumsi apa pun dan identifikasi
aspek yang tidak dapat dinegosiasikan untuk setiap
45
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

mitra
Tahap 1.4:  Memastikan bahwa hal-hal penting yang akan Alat 3: DAFTAR
Penyusunan dilakukan tercantum dalam dokumen Perjanjian PERIKSA
Perjanjian Kemitraan. PEMBUATAN
Kemitraan  Memastikan bahwa Perjanjian Kemitraan mendorong PERJANJIAN
komitmen, akuntabilitas, dan juga fleksibilitas KEMITRAAN
 Memastikan bahwa Perjanjian harus dapat diterima
oleh semua pihak dalam kemitraan.

Secara umum, kemitraan yang solid dan menghasilkan nilai, lebih mungkin terjadi ketika semua
mitra dapat duduk bersama dengan sikap lebih fokus pada memberi daripada menerima – yaitu
berpikir "apa yang bisa saya bawa" ke kemitraan dan "apa yang bisa kita lakukan bersama"
daripada "apa yang bisa saya dapatkan dari kemitraan tersebut".

3.2.3 Titik Kritis pada Tahap Penjajakan dan Pembangunan Kesepakatan Kemitraan

Pada tahap ini ada beberapa titik kritis atau isu utama yang harus dijawab dan dipastikan sampai
akhirnya perjanjian kemitran secara resmi ditandatangani. Isu-isu utama tersebut dapat dilihat pada
table di bawah ini.

46
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

ALAT 1.1 Daftar Cek Titik Kritis Tahap 1.

No Daftar Cek Titik Kritis Tahap 1 Ya Sebagian Tidak

1 Ada alasan dan tujuan yang jelas untuk kemitraan
Kemitraan akan menambah nilai yang jelas bagi kedua belah
2
pihak, mengingat biaya kemitraan
3 Tidak ada risiko reputasi yang signifikan bagi salah satu pihak
Ada keselarasan pada nilai, tujuan, dan sasaran yang mendasari
4
para mitra
5 Hasil nyata yang jelas dari kemitraan dapat diidentifikasi
Mitra memiliki waktu dan sumber daya keuangan untuk
6
berkomitmen memberikan sumber daya kemitraan
Mitra memiliki kemampuan - dalam bentuk pengetahuan,
7 keterampilan, struktur organisasi, dan pengalaman - untuk
memberikan hasil yang diharapkan
8 Perjanjian kemitraan dikembangkan dan ditandatangani
Ada rencana tindakan untuk memandu penyampaian hasil yang
9
diharapkan
Mitra yang cukup diberdayakan dan dimampukan untuk dapat
10
berkontribusi pada kemitraan
Adanya komitmen dari pimpinan dan adanya perwakilan/PIC
11
yang memiliki pola pikir dan keahlian dalam urusan.
12 Adanya dan transparansi.

Jika semua isu yang ada pada Alat 1.1 tersebut kondisinya adalah YA, maka Tahap 1 dari Kemitraan
sedang berjalan sebagaimana yang diharapkan. Jika ada isu yang jawabannya adalah SEBAGIAN atau
TIDAK, maka Tahap 1 belum berjalan sebagaimana yang diharapkan. Langkah-langkah perbaikan
perlu dilakukan supaya Tahap 1 berjalan sebagaimana yang diharapkan. Perkembangan kemitraan di
Tahap 1 akan sangat mempengaruhi perkembangan kemitraan di tahap-tahap berikutnya. Jika Tahap
1 berjalan dengan baik maka tahapan kemitraan berikutnya akan memiliki dasar yang kuat.
Sedangkan jika Tahap 1 belum berjalan dengan baik, sebaiknya hal-hal di Tahap 1 yang masih
bermasalah segera diselesaikan terlebih dahulu sebelum kemitraan melangkah ke tahap berikutnya.

Catatan:

Penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa topik dalam Tahap 1 dapat dilihat pada bagian Lampiran
1: Panduan Identifikasi dan Pengelolaan Resiko Kemitraan dan Lampiran 2: Panduan Negosiasi
Perjanjian Kemitraan Berdasarkan Prinsip Kemitraan dari Handbook ini.

47
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.2.4 Alat Bantu (Tool) Tahap Penjajakan dan Pembangunan Kemitraan

ALAT 1: ALAT IDENTIFIKASI CALON MITRA

TUJUAN ALAT

Untuk mengidentifikasi Calon Mitra SEAMEO RECFON.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Saat mencari mitra baru pada Tahap 1.1 Penelitian Awal secara Internal oleh SEAMEO RECFON
terhadap Calon Mitra Strategis yang ingin di-“approach” oleh SEAMEO RECFON.

Alat ini dapat membantu untuk mengidentifikasi Calon Mitra yang diperlukan untuk mencapai tujuan
dan sasaran SEAMEO RECFON. Kejelasan tentang apa yang ingin dicapai—strategi—adalah titik awal,
dan perlu dilakukan sebelum identifikasi mitra.

Alat ini digunakan pada langkah pertama dalam Tahap 1.1.

Perlu meluangkan waktu untuk mencari informasi sebanyak mungkin sehingga mendapatkan
keputusan yang tepat, termasuk melakukan penelitian untuk mengkonfirmasi 'rekam jejak'
organisasi. Ini dapat dilakukan dengan membaca laporan tahunan mereka, melihat situs web
mereka, melakukan kunjungan 'pencarian fakta' dan/atau menanyakan pandangan mereka kepada
orang lain yang mengetahui sejarah organisasi. Dialog pendahuluan kemudian dapat diatur dengan
anggota staf senior dari organisasi calon mitra. Pada tahap ini para calon mitra belum saling untuk
kemitraan - tetapi dapat memberikan kesempatan yang berguna bagi pihak-pihak yang akan
bermitra untuk menilai, pada tahap awal, apakah rencana kemitraan dengan calon mitra yang dituju
akan dilanjutkan atau tidak. Tahap ini dapat mengatasi kekhawatiran salah satu pihak dan
mengklarifikasi potensi konflik kepentingan yang mungkin ada.

LANGKAH-LANGKAH KUNCI PADA TAHAP 1.1

Alat ini melalui tiga langkah kunci Untuk beberapa situasi, mungkin sangat jelas dengan siapa akan
melakukan kemitraan. Namun dalam kasus lain—misalnya, saat menyiapkan proyek untuk
implementasi program di negara baru atau area baru atau keterlibatan global—mungkin diperlukan
proses yang lebih ketat untuk mengidentifikasi dan memilih mitra yang tepat. Dalam semua kasus,
akan sangat berharga untuk memeriksa apakah telah memberikan perhatian yang cukup pada
masing-masing dari tiga langkah berikut:

48
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tabel 3.6 Langkah Kunci pada Tahap 1.1

No Langkah-langkah Kunci Penjelasan Alat Bantu

1 Tahu apa yang ingin capai Menuliskan dengan spesifik Alat 1.1.1.Tujuan Kemitraan
tujuan yang ingin dicapai dan dan Hasil yang diinginkan
hasil yang diinginkan dari
kemitraan yang akan dilakukan.

2 Memetakan pemangku Mengidentifikasi pemangku Alat 1.1.2 Pemangku

kepentingan untuk kepentingan yang strategis dan Kepentingan
mengidentifikasi mitra potensial untuk diajak menjadi
potensial mitra.

3 Memilih Calon Mitra untuk
masuk pada Tahap 1.2
Memilih Calon Mitra yang paling Alat 1.1.3. Memilih Calon
sesuai yang akan di-“approach”. Mitra Potensial
Pendekatan (approach) kepada
Calon Mitra terpilih, dilakukan
dengan komunikasi langsung
secara intensif untuk
mendiskusikan segala hal yang
berkaitan dengan kemitraan yang
akan dilaksanakan.

LANGKAH KUNCI 1: KETAHUI APA YANG INGIN DICAPAI PARA MITRA

SEAMEO RECFON perlu sejelas mungkin mencantumkan peran kemitraan untuk mencapai tujuan
dan sasaran. Dengan demikian hal ini dapat memberikan panduan apakah bidang utama untuk
kemitraan SEAMEO RECFON telah dipertimbangkan.

Lembar kerja di bawah ini menyediakan kerangka kerja sederhana untuk mengidentifikasi hasil atau
hasil yang diinginkan dalam kaitannya dengan setiap tujuan kemitraan SEAMEO RECFON, dan
kemudian menilai persyaratan kemitraan.

49
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

ALAT 1.1.1 TUJUAN KEMITRAAN DAN HASIL YANG DIINGINKAN DARI KEMITRAAN

Cara SEAMEO RECFON

Tujuan Kemitraan SEAMEO Hasil yang diinginkan
bermitra untuk mencapai
RECFON SEAMEO RECFON
hasil tersebut?

LANGKAH KUNCI 2: MEMETAKAN PEMANGKU KEPENTINGAN

Dengan mempertimbangkan tujuan kemitraan SEAMEO RECFON, pertimbangkan semua pemangku

kepentingan yang berbeda yang berpotensi menjadi mitra yang baik. Para pemangku kepentingan
adalah siapa saja yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh suatu isu, baik secara positif
maupun negatif. Pemetaan pemangku kepentingan akan memungkinkan para mitra untuk secara
sistematis mengidentifikasi semua pemangku kepentingan yang tertarik atau menarik, dan
membantu para mitra memulai mendefinisikan peran potensial yang mungkin diambil oleh masing-
masing pemangku kepentingan dalam konteks tujuan SEAMEO RECFON.

Keterangan mengenai Pemangku Kepentingan:

Pemangku  Para pihak yang kepentingannya dipengaruhi oleh masalah/isu

Kepentingan: tersebut atau mereka yang aktivitasnya sangat mempengaruhi
masalah isu tersebut;
 Para pihak yang memiliki berbagai jenis sumber daya (keuangan,
pengaruh, keahlian) yang dibutuhkan untuk perumusan dan
implementasi strategi;
 Para pihak yang mengendalikan implementasi yang relevan
"instrumen" (biasanya sektor publik).

Pemetaan pemangku kepentingan memberikan pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi

semua pihak yang tertarik/mempunyai pengaruh dan dapat membantu membedakan peran masing-
masing pihak dalam kemitraan. Awalnya, informasi yang tersedia akan terbatas dan pemetaan perlu
disesuaikan apabila informasi sudah semakin memadai.

50
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

ALAT 1.1.2 PEMETAAN PEMANGKU KEPENTINGAN

Pemangku Perkiraan Perkiraan Perkiraan Perkiraan

Kepentingan (estimation)* Minat Pengaruh dan Tantangan
Karakteristik (perkiraan peran sumber daya (misalnya,
(jenis organisasi, dalam kemitraan) (kontribusi pada kekuasaan
ukuran, dan hasil kemitraan pengambilan
mandat) yang sukses) keputusan
terbatas, biaya
dibandingkan
manfaat)

Catatan:* digunakan kata Perkiraan (estimation), karena informasi mengenai Calon Mitra masih
berdasarkan informasi awal dan pada Tahap 1.1 belum dilakukan komunikasi yang intensif dengan
Calon Mitra.

LANGKAH KUNCI 3: MEMILIH CALON MITRA UNTUK MASUK KE TAHAP 1.2

Setelah mengetahui dengan jelas tentang strategi kemitraan yang akan dijalankan dan telah
melakukan identifikasi awal mengenai pemangku kepentingan, calon mitra dan peran para
pemangku kepentingan tersebut, langkah selanjutnya adalah memilih calon mitra yang akan di-
approach untuk masuk pada Tahap 1.2. Tabel di bawah ini memberikan kriteria untuk memilih mitra
yang akan di-approach. Penilaian terhadap kriteria-kriteria yang ada pada Alat 1.1.3 menggunakan
data awal yang dimiliki oleh SEAMEO RECFON mengUenai Calon Mitra tersebut. Jika berdasarkan
data awal Calon Mitra tersebut memenuhi syarat maka akan masuk ke Tahap 1.2: Tahap Klarifikasi
Identitas dan Kapasitas Mitra.

Calon-calon mitra yang ada dinilai berdasarkan kriteria-kriteria yang ada pada Alat 1.1.3 dibawah ini.
Mitra strategis harus mendapat skor sebagian besar hijau. Jika mitra dipandang sangat penting bagi
SEAMEO RECFON tetapi mendapat skor merah atau kuning, maka perlu bantuan diberikan kepada
calon mitra tersebut sehingga dapat memenuhi kriteria-kriteria yang diharapkan. Bantuan kepada
calon mitra memiliki berbagai macam bentuk, misalnya setelah Alat 1.1.2 berikut digunakan maka di
dapatkan hasil di mana pada poin no.7 yaitu kondisi komitmen calon mitra untuk bekerja sama
secara kolaboratif masih berwarna kuning atau ragu-ragu, maka SEAMEO RECFON dapat mengajak
audiensi calon mitra tersebut dengan mitra lain yang sudah terbukti memiliki komitmen yang kuat
untuk menjalankan kemitraan secara kolaboratif, sehingga dengan adanya proses tukar menukar
pengalaman dengan mitra juara, komitmen calon mitra tersebut dapat meningkat menjadi
yakin/positif atau berwarna hijau.

51
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Alat 1.1.3 Daftar Cek Calon Mitra Potensial.

NAMA CALON MITRA:

No Keterangan NA
- +/- +
1 Calon Mitra adalah sangat penting bagi SEAMEO RECFON untuk
mewujudkan misi atau program di daerah tertentu. • • • •

2 Sejauh mana ada manfaat timbal balik yang signifikan bagi Calon
Mitra dan bagi SEAMEO RECFON. • • • •

3 Calon Mitra adalah penting atau sangat penting untuk mewujudkan

satu atau lebih dari tujuan kemitraan SEAMEO RECFON • • • •

4 Calon Mitra adalah kunci untuk mewujudkan visi dan misi SEAMEO
RECFON • • • •

5 Calon Mitra memiliki rekam jejak keberhasilan bermitra dengan

SEAMEO RECFON • • • •

6 Calon Mitra adalah mitra baru dengan potensi yang signifikan

• • • •
7 Calon Mitra memiliki komitmen, motivasi dan keinginan untuk
bekerja sama dengan SEAMEO RECFON secara kolaboratif • • • •

8 Calon Mitra memiliki keterkaitan dengan mitra-mitra SEAMEO

• • • •
RECFON lainnya
9 Calon Mitra memiliki kesesuaian proses operasional dan modalitas
kerja dengan SEAMEO RECFON • • • •

10 Staf calon mitra memiliki kemampuan dan motivasi untuk

mewujudkan kemitraan • • • •

11 Ada dukungan dari pimpinan atau manajemen senior di lembaga

calon mitra. • • • •

12 Calon Mitra memiliki reputasi yang baik dengan komunitas lainnya

dalam hal standar dan praktik integritas dan kolaborasi. • • • •

Jumlah

* (NA): tidak berlaku, merah: lemah, kuning: memadai, atau hijau: kuat.

Setelah selesai, jumlahkan poin dari Calon Mitra yang dinilai. Skor mencerminkan perkiraan
sementara tingkat kesiapan Mitra. Hasil penilaian dari calon-calon mitra kemudian dapat dilakukan
tabulasi untuk melihat gambaran lebih lengkap dari seluruh calon mitra yang ada. Calon Mitra yang
lolos Tahap 1.1 akan masuk ke Tahap 1.2 yaitu Tahap Klarifikasi Identitas dan Kapasitas Calon Mitra.

52
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Pada Tahap 1.2, SEAMEO RECFON akan melakukan komunikasi intensif dengan Calon Mitra yang
lolos seleksi Tahap 1.1 untuk mengklarifikasi Identitas dan Kapasitas Calon Mitra.

Alat 1.1.4 Ringkasan Hasil Analisis Mengenai Calon Mitra Potensial.

Calon Mitra Perkiraan Area yang Perkiraan Area yang Perkiraan Area yang
menjadi Kekuataan menjadi Minat memerlukan data
lebih

Setelah melakukan penilaian berdasarkan Alat 1 ini, maka akan didapatkan

beberapa calon yang sudah diidentifikasikan untuk dilakukan klarifikasi pada
Tahap 1.2 dengan menggunakan Alat 2.

ALAT 2 : SELEKSI CALON MITRA PROSPEKTIF

TUJUAN ALAT

Untuk menilai kecocokan antara SEAMEO RECFON dan calon mitra, dan untuk memahami kekuatan
dan keterbatasan calon mitra melalui komunikasi langsung yang intensif, sebelum mengambil
keputusan untuk membuat kesepakatan kemitraan. Alat ini digunakan pada calon mitra yang lolos
dari Tahap 1.1, atau untuk Kasus 1: di mana calon mitra yang melakukan approach kepada SEAMEO
RECFON.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Pada Tahap 1.2 Klarifikasi Identitas dan Kapasitas Calon Mitra.

PANDUAN PENGGUNAAN ALAT

Alat ini dapat membantu untuk menilai kecocokan antara SEAMEO RECFON dan mitra, dan untuk
memverifikasi bahwa mitra memiliki kemampuan dan profil yang diperlukan untuk memenuhi
persyaratan kemitraan.

53
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Bagian pertama dari alat ini menilai kecocokan antara SEAMEO RECFON dan calon mitra, sedangkan
bagian kedua melihat lebih detail karakteristik calon mitra. SEAMEO RECFON akan memerlukan
informasi dan data serupa tentang calon mitra untuk kedua bagian penilaian.

ALAT 1.2.1: PENILAIAN KESESUAIAN SEAMEO RECFON DENGAN CALON MITRA

Alat 1.2.1 Penilaian Kesesuaian dengan Calon Mitra

No Bidang Kesesuaian yang Penjelasan - +/- + Isu2 yang perlu

perlu diperhatikan diperhatikan dan
bagaimana
mengantisipasinya

1 Program Program – apa yang ingin

dicapai oleh para mitra secara
bersama (Visi, Tujuan, Nilai,
Teori Perubahan, SDM):

 Visi bersama dan

seperangkat nilai bersama
untuk kemitraan yang
akan dilaksanakan
 Cara yang disepakati
tentang bagaimana para
mitra percaya bahwa
intervensi mereka akan
mengarah pada
perubahan
 Kesepakatan tentang
tujuan atau hasil yang
ingin dicapai
 Saling melengkapi sumber
daya keuangan, manusia,
dan teknis

2 Sistem dan Struktur Sistem dan struktur internal –

Internal bagaimana organisasi
berfungsi (aspek hukum,
pengambilan keputusan,
penanggung jawab)

 Mekanisme hukum dan

tata kelola yang
memungkinkan
terbentuknya kemitraan
 Kecepatan pengambilan
keputusan dan

54
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

No Bidang Kesesuaian yang Penjelasan - +/- + Isu2 yang perlu

perlu diperhatikan diperhatikan dan
bagaimana
mengantisipasinya

penyelarasan
kesepakatan kerja sama
(sering menjadi masalah
dengan aktor sektor
pemerintah)
 Persyaratan dan proses
pengadaan yang
disepakati.

3 Hubungan Eksternal Hubungan eksternal –

bagaimana organisasi
memprofilkan diri mereka
sendiri dan berhubungan
dengan orang lain (penguatan
dan resiko aspek citra program
dalam hubungan dengan
pemangku kepentingan yang
lain)

 Kemitraan yang
direncanakan akan baik
untuk profil publik setiap
mitra dan tidak memiliki
risiko reputasi
 Kemitraan memperkuat
jaringan yang lebih luas
untuk setiap mitra
 Kemitraan tidak akan
bertentangan dengan
atau mengganggu
kemitraan penting lainnya

Jika ketiga jawaban tersebut positif, kemungkinan besar SEAMEO RECFON dan mitra akan dapat
bekerja sama dengan baik. Jika hasil penilaian di atas telah menyimpulkan bahwa SEAMEO RECFON
dan calon mitra akan cocok dan kemungkinan besar dapat bekerja sama dengan baik maka langkah
selanjutnya adalah melakukan penilaian akhir yang lebih rinci tentang kesesuaian mitra untuk
SEAMEO RECFON.

Lembar kerja di bawah ini adalah untuk penggunaan internal, untuk menilai nilai (value), risiko (risk),
dan implikasi (implication) dari kemitraan.

55
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Alat 1.2.2 Karakteristik Calon Mitra Sebagai Dasar Pemilihan Calon Mitra untuk masuk pada Tahap 1.3

ALAT 1.2.2: Daftar Cek

Tidak dapat diterima Diterima
Karakteristik Calon
Mitra Dapat diterima denganpenyesuaian
Informasi tidak cukup

Area Penilaian

1 Mitra yang dapat diterima, lolos uji Tahap

1.1 (termasuk ujituntas)

2 Kemitraan sesuai dengan mpara

mitratorganisasi dan bersifat strategis

3 Kemitraan memberikan nilai/dampak yang

signifikan

4 Biaya yang dapat diterima dalam

kaitannya dengan nilai yang diperoleh

5 Implikasi dapat diterima

6 Risiko sangat rendah atau dimitigasi

dengan baik

7a Sumber daya keuangan yang cukup untuk

diterapkan

7b Tersedia sumber daya/kapasitas internalyang

memadai

7c Dukungan yang cukup dari staf / divisi /kantor

negara yang relevan

8 Ukuran keberhasilan yang jelas bagi

organisasi

Setelah penilaian mitra prospektif maka didapatkan calon yang memenuhi

kriteria untuk dapat ditindaklanjuti dengan kegiatan negosiasi dan
pembuatan perjanjian kemitraan (Alat 3).

56
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

ALAT 3 : DAFTAR CEK PERJANJIAN KEMITRAAN

TUJUAN ALAT

Untuk memberikan panduan dalam proses pembuatan perjanjian kemitraan.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Selama Tahap 1.4 Penyusunan Perjanjian Kemitraan, ketika ada kesepakatan prinsip untuk bermitra di kedua
belah pihak dan menjadi perlu untuk lebih spesifik tentang apa yang akan dicapai bersama dan bagaimana
kemitraan akan berfungsi.

DAFTAR INFORMASI YANG DIBUTUHKAN DALAM PEMBUATAN MOU

Tabel 3.7 Daftar Informasi yang diperlukan untuk Perjanjian Kemitraan.

Gambaran Umum Implikasi Kepraktisan

 Konteks
 Visi, misi, tujuan dan kegiatan
 Peran organisasi yang
diharapkan
 Pendekatan alternatif
non- kemitraan (jika
berlaku)
 Mengapa bermitra
memanfaatkan sumber daya;
menggabungkan sumber daya
untuk berinovasi; mengatasi
kompleksitas / transformasi?
Manfaat / nilai
Memahami semua bentuk nilai
bagi organisasi:
 Kontribusi untuk misi /
dampak bagi penerima
manfaat utama
 Peningkatan kapasitas
untuk menyampaikan
 Peningkatan
keahlian/pengetahuan teknis
 Sumber daya / dana
tambahan
 Kreativitas / inovasi /
keberlanjutan
 Pemosisian / visibilitas
 Manfaat politik
 Branding/reputasi positif
 Pengaruh
 Apa preseden (jika ada)  Sumber pendanaan
yang ditetapkan? untuk implementasi
 Kewajiban / komitmen  Dukungan internal dari
yang dibuat – apakah staf/kantor terkait
ada 'strategi keluar'?  Sumber daya yang cukup
 Efek pada hubungan/reputasi yang dapat dikomitmenkan
lain
 Potensi konsekuensi yang  Keterampilan dan
– kompetensi internal yang
tidak diinginkan
memadai untuk disampaikan
 Akuntabilitas
Risiko Evaluasi
Seiring dengan potensi manfaat,  Ukuran keberhasilan yang
organisasi perlu menilai risiko jelas dari perspektif
untuk dan mempertimbangkan organisasi
cara untuk mengurangi risiko
tersebut. Perhatikan bahwa risiko  Masalah luar biasa dan
di bawah ini adalah risiko yang langkah selanjutnya
berkaitan dengan kemitraan itu
sendiri. Juga akan ada risiko yang  Menguraikan keputusan /
tindakan lebih lanjut apa
terkait dengan proyek.
yang direkomendasikan,
 Melampaui mandat
oleh kapan dan oleh
 Hilangnya fokus program siapa
 Duplikasi upaya
 Kemampuan untuk
memenuhi komitmen
 Memberdayakan orang lain
tanpa legitimasi
57
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

 Akses ke jaringan/konstituen  Implikasi keuangan

baru  Kurangnya kapasitas yang
 Menjadikan organisasi memadai untuk
semakin menjadi 'mitra menyampaikan
pilihan'  Investasi jangka panjang
 Interferensi dengan sistem
alam / mendistorsi pasar
 Mengkompromikan
netralitas atau
independensi / masalah
reputasi
 Hilangnya otonomi pada
isu-isu kunci
 Risiko terhadap hubungan
yang ada
Calon mitra Biaya Kecocokan
 Kepentingan/prioritas mitra  Analisis transaksi,  Dengan mandat organisasi
 Komitmen dan harapan mitra implementasi, dan  Dengan strategi organisasi
 Uji kelayakan kemungkinan biaya yang  Dengan program /
 Pengalaman kerja mitra berlebihan kewajiban / kemitraan
sampai saat ini lainnya saat ini

Selesai ditandatanganinya perjanjian kemitraan, maka langkah selanjutnya

adalah tahap implementasi yaitu ke Tahap 2: Pengelolaan dan
Pemeliharaan Kemitraan (Alat 4, 5, 6).

58
PANDUAN KEMITRAAN

Tabel 3.8 Perbedaan Memorandum of Agreement (MoA) dan Memorandum of Understanding (MoU)
Karakteristik Memorandum of Agreement (MoA)
Konsekuensi Legal Menciptakan konsekuensi legal.
Isi Menjelaskan secara detail: tujuan,
area dan bentuk kemitraan, jangka
waktu kemitraan, bentuk
komunikasi yang akan dilakukan
selama pelaksanaan kemitraan,
pelaporan, hak cipta dan jumlah
pendanaan yang akan
dikontribusikan jika memang ada.
Pada MoA, jumlah personil dan
dana yang akan dikontribusikan
dinegosiasikan , disepakati dan
dituliskan di dalam MoA.
Waktu Terikat waktu. Durasi bisa panjang
atau pendek bergantung kepada
program yang disepakati untuk
dilakukan.
Persetujuan Oleh Wakil Presiden (jika lintas
departemen), atau Kepala
Departemen.
Tanda tangan Kepala Departemen terkait, atau
Wakil Presiden (jika lintas
departemen), berwenang
menandatangani.
59
PANDUAN KEMITRAAN
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
Memorandum of Understanding
(M0U)
Tidak menciptakan konsekuensi legal
apa pun.
Ekspresi umum dari niat dan
kesamaan pandangan untuk bekerja
sama serta mengidentifikasi area
kolaborasi yang potensial. Ini
menegaskan minat organisasi untuk
mengembangkan kemitraan secara
umum atau garis besar, tetapi tidak
membuat komitmen detail/rinci.
Sebagaimana daaftar yang ada pada
Tabel 3.13. Contoh: pada MoU
tertulis sepakat bekerja sama dan
berkontribusi dengan memberikan
sumber daya jaringan, sumber daya
manusia dan dana, namun belum
dijelaskan secara rinci jumlah orang,
jumlah dana yang akan
dikontribusikan.
Mungkin atau mungkin tidak terikat
waktu. Durasi lebih panjang
Oleh Dewan Pimpinan Organisasi
Pimpinan Tertinggi Organisasi.
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.3 TAHAP 2: PENGELOLAAN, DAN PEMELIHARAAN KEMITRAAN

Gambar 3.4 Siklus Kemitraan Tahap 2: Pengelolaan & Pemeliharaan Kemitraan

3.3.1 Tahap Pengelolaan dan Pemeliharaan Kemitraan

Kemitraan sering menemukan banyak tantangan dalam Tahap 2. Cukup sering dipahami bahwa tindakan
bermitra adalah seperti ungkapan “belajar sambil melakukan” karena mitra mungkin belum pernah bekerja
sama sebelumnya; namun, begitu kemitraan mulai diterapkan, pekerjaan ini harus dikelola secara baik.

Oleh karena itu kemitraan memerlukan sebuah struktur tata kelola, kepemimpinan, manajemen, operasional
dan pelaporan sehingga dapat membantu di dalam pengambilan keputusan dan menerapkannya dengan
baik serta memastikan bahwa kemitraan berjalan pada jalurnya. Mengelola kemitraan lebih dari hanya
mengelola sebuah manajemen proyek, namun membutuhkan kemampuan untuk mengelola kontribusi dari
beberapa organisasi, di mana setiap organisasi memiliki control sendiri terhadap organisasinya, serta
mengelola hubungan antara mitra.

60
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.3.2 Langkah-langkah pada Tahap Pengelolaan dan Pemeliharaan Kemitraan

Tabel 3.9 Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada Tahap 2.

Kegiatan/Tindakan yang perlu dilakukan:

 menetapkan tata kelola dan akuntabilitas,

 menetapkan tata kelola operasional kemitraan,
 mengalokasikan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk
keberhasilan pelaksanaan kemitraan (atau memobilisasi sumber daya dari sumber eksternal jika
diperlukan),
 melaksanakan Kick-off kegiatan kemitraan,
 menerapan tata kelola dan melaksanakan kegiatan kemitraan sebagaimana yang telah disepakati.

Alat Bantu (Tools): Alat 4: ALTERNATIF UNTUK PEMECAHAN MASALAH DALAM KEMITRAAN; dan

Alat 5: MENGELOLA KETIDAKSEIMBANGAN KEKUATAN DIANTARA PARA MITRA

Kemitraan bukan semata-mata melakukan pekerjaan teknis tetapi supaya berjalan dengan baik, kemitraan
perlu selalu pada saat yang sama mengembangkan hubungan yang baik dengan mitra. Tabel berikut ini
memberikan praktek baik mengenai kepedulian terhadap urusan teknis dalam kemitraan dan pada saat yang
sama tetap peduli dengan urusan relasi dengan mitra.

Tabel 3.10 Lima Pertimbangan Teknis dan Kemitraan yang perlu dijalankan bersamaan supaya Kemitraan
dapat Berjalan

Masalah Bisnis & Teknis Kepedulian Kemitraan KARENA

Menentukan pengaturan bisnis DAN mengembangkan … mitra perlu memperlakukan satu
yang tepat hubungan kerja yang tepat sama lain dengan baik, dengan rasa
hormat dan mendengarkan.

Penjelasan: Rencana dan tanggung jawab masing-masing mitra penting, tetapi hubungan antara semua
individu dalam kemitraan sama pentingnya. Transparansi dan kepercayaan berjalan beriringan untuk
memungkinkan kesuksesan.

Menciptakan tujuan pengukuran DAN membuat pengukuran … mitra mengukur apa yang
berarti mereka hargai, dan mitra yang baik
menghargai kemitraan mereka.

Penjelasan: Mengakhiri pengukuran (keluaran dan hasil) penting, tetapi begitu juga efek kemitraan
pada masing-masing mitra. Karena kemitraan itu penting, ingatlah untuk mengukur kinerja mitra dan
proses kemitraan.

Menyadari perbedaan yang DAN merangkul perbedaan … perbedaan adalah sumber utama
dapat menghentikan kita inovasi dan nilai.
kemitraan

61
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Masalah Bisnis & Teknis Kepedulian Kemitraan KARENA

Penjelasan: Perbedaan budaya, nilai, dan praktik kerja semua dapat ditekankan ketika menafsirkan
dan melaksanakan rencana Ini mungkin berarti komunikasi dan pemahaman bersama menjadi sangat
sulit. Ini adalah waktu untuk mengingat bahwa perbedaan – kekuatan yang berbeda – yang
menyatukan mitra.

Membangun sistem dan struktur DAN memungkinkan perilaku … keberhasilan tergantung pada
formal manajemen aliansi kolaboratif orang yang memilih untuk bekerja
sama, bukan hanya mengikuti
aturan.

Penjelasan: Keberhasilan kemitraan tergantung pada individu yang memilih untuk bekerja sama,
memberikan waktu dan energi untuk mewujudkannya. Hal ini terjadi ketika manajer mendukung dan
mendorong perilaku kemitraan yang baik, daripada kemitraan yang memaksakan proses struktural.

Mengelola hubungan eksternal DAN mengelola pemangku … di bawah informasi pemangku

dengan mitra kepentingan internal para kepentingan internal dapat
mitra menghentikan perilaku kemitraan
yang baik, dan mencegah
kemitraan dari berhasil.

Penjelasan: Kolaborator – individu dan perwakilan yang melakukan kerja kemitraan – mungkin
memiliki hubungan yang baik, pemahaman bersama, dan bahkan produktivitas. Tetapi para manajer
dan pemangku kepentingan internal lainnya mungkin masih berjuang untuk memahami atau tidak
percaya. Perwakilan organisasi perlu meluangkan waktu dan berhati-hati untuk membawa dan
mempertahankan pemangku kepentingan internal.

3.3.3 Titik Kritis Tahap Pengelolaan, dan Pemeliharaan Kemitraan

Titik kritis pada tahap Pengelolaan dan Pemeliharaan diuraikan pada Alat 1.1.2 berikut. Jika semua isu yang
ada pada Alat 1.1.2 tersebut kondisinya adalah YA, maka Tahap 2 dari Kemitraan sedang berjalan
sebagaimana yang diharapkan. Jika ada isu yang jawabannya adalah SEBAGIAN atau TIDAK, maka Tahap 2
belum berjalan sebagaimana yang diharapkan. Langkah-langkah perbaikan perlu dilakukan supaya Tahap 2
berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Alat 2.1 Daftar Periksa Titik Kritis pada Tahap 2

No Daftar Periksa Titik Kritis Tahap 2 Ya Sebagian Tidak

Kemitraan mendapat dukungan dari orang-orang yang bertanggung
1
jawab atau manajer senior dalam organisasi

Staf yang mengembangkan dan mengelola kemitraan memahami dan

2
dapat menerapkan prinsip-prinsip dasar kemitraan yang baik

Staf khusus dialokasikan sebagai orang yang bertanggung jawab atau

3
sebagai titik kontak untuk kemitraan

Catatan: Penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa topik dalam Tahap 2 dapat dilihat pada bagian Lampiran
3: Panduan Management dan Komunikasi yang Efektif dalam Kemitraan dari Handbook ini.
62
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.3.4 Alat Bantu (Tool) Tahap Pengelolaan dan Pemeliharaan Kemitraan

ALAT 4: ALTERNATIF untuk memecahkan masalah kemitraan

TUJUAN ALAT

Untuk memberikan bantuan jika ada tantangan yang harus dihadapi selama kemitraan.

WAKTU PENGGUNAAN

Pada Tahap 2: Pengelolaan dan Pemeliharaan Kemitraan, ketika ada kondisi yang tidak berjalan sesuai
rencana.

PANDUAN PENGGUNAAN ALAT

Alat ini membantu untuk mengatasi masalah dan tantangan umum yang dapat muncul dalam pekerjaan
sehari-hari dalam kemitraan.

Meskipun alat ini menawarkan saran pemecahan masalah dalam kemitraan, penting untuk juga mencoba
mencegah situasi terjadinya masalah. Alat 1, 2, dan 3, dirancang untuk memberikan dasar yang kuat bagi
praktik kemitraan yang baik dan, jika diterapkan dengan baik, akan secara signifikan mengurangi risiko
masalah dan konflik kemitraan.

Namun, jika masalah memang muncul, para mitra harus merundingkan jalan ke depan untuk mencari solusi
bagi kemitraan.

Tantangan dan masalah adalah bagian yang normal dan alamiah dari setiap perjalanan kemitraan. Ketika
menghadapi masalah seperti itu, semakin tinggi tingkat kepercayaan dan kekuatan hubungan, semakin besar
komitmen untuk menemukan solusi dan bergerak maju. Pada saat yang sama, cara mitra menghadapi
tantangan berpotensi membangun hubungan (dan berpotensi menghasilkan perubahan yang membuat
kemitraan menjadi lebih sehat dalam jangka panjang), atau pada akhirnya dapat merusak atau bahkan
menghancurkan kolaborasi.

63
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan di dalam menyelesaikan permasalahan adalah :

Tabel 3.11 Prinsip-prinsip dalam Penyelesaian Masalah.

No Prinsip dalam menghadapi Penjelasan

Masalah
1 Hindari Budaya Menyalahkan Jika para mitra yakin bahwa setiap mitra sebagian atau
sepenuhnya bertanggung jawab atas masalah (misalnya, para
mitra gagal memenuhi komitmen atau membuat kesalahan),
terima tanggung jawab dan bersikap transparan tentang hal
itu. Jika masalah telah muncul di domain mitra, sebagai
pengakuan atas rasa hormat kepada mereka, jangan langsung
menyalahkan mitra, tetapi tetap berpikiran terbuka.

2 Ciptakan Pemahaman Bersama Membangun pemahaman bersama melibatkan kerja sama

mengenai Masalah yang ada
3 Jadikan masalah yang ada menjadi Dengan mengatasi masalah bersama, bersikap terbuka, positif,
masalah bersama dan cari solusi dan berwawasan ke depan, para mitra mungkin datang dengan
secara bersama
dengan mitra untuk bersama-sama mencoba menggabungkan
'jalur' pengamatan, interpretasi, dan pemahaman masing-
masing mitra sebanyak mungkin:
 Bangun kesepakatan umum sebanyak mungkin pada data
yang dapat diamati (menggabungkan lingkaran kiri);
 Tantang semua asumsi – baik asumsi mitra maupun diri-
sendiri untuk menghindari penambahan informasi yang
salah;
 Pahami konteks/pengalaman dan cara pandang mitra
untuk memahami bagaimana cara pandang yang berbeda
dapat menyebabkan perbedaan pemahaman;
 Sampailah pada pemahaman bersama sejauh yang bisa
tentang akar penyebab masalah dan di mana ada ketidak-
setujuan, miliki kejelasan tentang apa yang tidak disetujui
dan mengapa.
solusi yang lebih inovatif, membawa sumber daya tambahan
atau bahkan sepenuhnya mendesain ulang elemen kemitraan
itu sendiri untuk mengatasi masalah mendasar.

4 Belajar dari Pengalaman Menerapkan langkah-langkah (misalnya sistem peringatan dini

sebelumnya yang lebih kuat, komunikasi) untuk menghindari masalah
serupa terjadi di masa depan

64
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

TUJUH SITUASI UMUM PEMECAHAN MASALAH DALAM KEMITRAAN

Tujuh tantangan dan cara menghadapinya yang diuraikan di bawah ini telah diidentifikasi dari pengalaman
banyak pihak yang mengelola kemitraan. Menyadari tantangan ini sejak awal juga akan membantu para
mitra untuk mengambil langkah persiapan dan atau menghindarinya.

Tabel 3.12 Masalah Umum Kemitraan dan Kiat Penanganannya.

1. Bagaimana jika mitra tidak memenuhi harapan?

Masalah Kiat Untuk Menangani Masalah

 Meskipun mitra antusias selama Tahap I
Penjajakan dan Pembangunan, namun dalam
tahap selanjutnya energi tampaknya
berkurang.
 Hal Ini berbahaya bagi kemitraan, karena
membahayakan penyampaian hasil yang
diharapkan.
 Pertama-tama: diagnosa. Apakah ini muncul
karena para mitra salah menilai komitmen
mitra terhadap kemitraan dalam Tahap
Penjajakan dan Pembangunan? Apakah
karena kurangnya kapasitas untuk
menyampaikan? Apakah staf kunci berubah,
yang mengarah ke masalah kontinuitas? Atau
apakah ada perubahan dalam konteks
eksternal, yang membuat mitra menilai
kembali nilai dan prioritas kemitraan?
 Mengatasi kurangnya komitmen dengan
cepat.
 Mulailah dengan sekelompok kecil anggota
yang berkomitmen yang dapat menunjukkan
bahwa mereka dapat mencapai target.
 Ada kemungkinan bahwa tujuan dan rencana
kerja awal tidak cukup jelas, tidak dipahami
secara umum, atau tidak dikomunikasikan
secara efektif. Jika belum, segera formalkan
komitmen dengan cara:
 Mendefinisikan ulang tujuan yang jelas dan
hasil yang diharapkan.
 Menentukan nilai tambah yang jelas dan
pengembalian kemitraan.
 Bekerja sama secara partisipatif.
 Mendapatkan komitmen pada sumber daya
ketika rencana aksi didefinisikan;
 Periksa apakah setiap organisasi memiliki
kemampuan untuk bermitra, dan lakukan
pelatihan atau pembinaan yang meringankan.

2. Bagaimana jika tidak ada rencana tindakan yang dikembangkan untuk mendukung niat baik yang
lebih tinggi untuk bermitra?

Masalah Kiat Untuk Menangani Masalah

 Kemitraan dengan visibilitas tinggi, yang  Periksa apakah komunikasi antara pemrakarsa
sering diluncurkan dengan staf senior di kemitraan global dan negara atau wilayah
65
PANDUAN KEMITRAAN

acara-acara global, dapat mengalami
kesulitan mempertahankan momentum
secara lokal.
 Ini berbahaya bagi kemitraan, karena
membahayakan penyampaian hasil yang
diharapkan. Reputasi mereka yang setuju
untuk bermitra mungkin berisiko karena
ambisi tidak terwujud
3. Bagaimana jika staf penting meninggalkan organisasi?
Masalah
 Pergantian staf adalah fakta kehidupan bagi
semua orang.
 Jika terjadi dalam skala besar, atau pada saat
yang kritis dalam kemitraan, itu menciptakan
risiko bagi kemitraan yang perlu ditangani.
4. Bagaimana jika eksternalitas mengganggu rencana kerja kemitraan?
Masalah
 Tidak peduli seberapa baik rencana
kemitraan para mitra dinegosiasikan dan
ditulis, peristiwa yang mengganggu dapat
66
PANDUAN KEMITRAAN
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
dalam SEAMEO RECFON sudah memadai.
 Berusaha menerjemahkan tujuan kemitraan
secara keseluruhan ke dalam konteks lokal:
apa untungnya bagi mereka?
 Dengarkan umpan balik dari perspektif lokal
tentang mengapa segala sesuatunya tidak
bergerak. Kurangnya pelaporan tidak berarti
tidak ada umpan balik atau pelajaran yang
bermanfaat.
 Terbuka terhadap kemungkinan bahwa ide
kemitraan global belum cukup diuji dan
divalidasi secara lokal. Menciptakan
kepemilikan lokal adalah prioritas. Tanyakan:
‘Dalam kondisi apa kemitraan ini akan
memberikan nilai bagi para mitra?
Kiat Untuk Menangani Masalah
 Mendiagnosis apakah kepergian staf kunci
adalah suatu kebetulan, atau sinyal bahwa
ada masalah mendasar yang harus ditangani
dengan mitra atau dalam kemitraan.
 Ciptakan kebiasaan mendokumentasikan
secara efektif: jangan hanya memasukkan hal-
hal yang esensial, tetapi juga mencatat hal-hal
informal, seperti akses ke jaringan mitra
tertentu.
 Mempromosikan kepemimpinan kolaboratif
untuk kemitraan. Hal ini memungkinkan
tanggung jawab untuk dibagi di antara banyak
orang, mengurangi risiko runtuh jika orang
penting pergi; itu juga meningkatkan
kepemilikan dan membawa lebih banyak
sumber daya dan gaya kepemimpinan ke
dalam kemitraan.
Kiat Untuk Menangani Masalah
 Periksa dengan para mitra apakah
eksternalitas ini merupakan alasan untuk
menunda kemitraan, atau apakah solusi yang

terjadi.
 Apakah bencana ini alami atau buatan
manusia, mereka dapat menyebabkan
gangguan pada kemitraan para mitra.
5. Bagaimana jika kinerja staf yang buruk perlu ditangani?
Masalah
 Jika mitra kurang berprestasi karena kinerja
staf yang buruk, hal itu menempatkan hasil
kemitraan dalam risiko.
 SEAMEO RECFON perlu menghormati
otonomi dan mandat mitra, sehingga tidak
dapat secara langsung mencampuri urusan
kepegawaian internal.
6. Bagaimana jika para mitra mencurigai adanya pelanggaran serius terhadap Kode Etik?
Masalah
 Para mitra mencurigai salah satu mitra
melakukan korupsi, atau melakukan
pelanggaran serius terhadap Kode Etik
67
PANDUAN KEMITRAAN
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
mungkin dilakukan.
 Menyesuaikan rencana kerja dan harapan
untuk menghindari kebingungan dan
memberikan kejelasan kepada mitra, yang
sudah menghadapi peningkatan stres akibat
peristiwa tersebut.
 Diskusikan apakah peristiwa eksternal
merupakan alasan untuk mengalihkan fokus
kemitraan untuk menanggapi kebutuhan
mendesak masyarakat pedesaan. Ini bisa
menjadi akal sehat, tetapi mungkin juga
merupakan pilihan etis yang disukai.
Kiat Untuk Menangani Masalah
 Periksa apakah kinerja buruk yang dirasakan
disebabkan oleh ketidakmampuan atau
keengganan. Keengganan mungkin bersifat
pribadi (“Saya tidak menyukai pekerjaan
saya”), atau lebih sistemik (“Bos atau
organisasi saya memberi tahu saya untuk
tidak memprioritaskan kemitraan ini”).
 Tergantung pada konteks budaya, selalu ada
pilihan diplomatik untuk memberi tahu mitra
tentang kinerja yang buruk. Hindari
konfrontasi langsung.
 Diskusikan kinerja yang buruk dengan
supervisor dengan cara yang halus. Misalnya:
“Anggota Anda sangat baik, tetapi dia sangat
sibuk. Bisakah Anda mengirim seseorang
untuk membantunya memberikan perhatian
pada proyek ini? ”
 Cobalah untuk menghindari keluhan dan gosip
dalam kemitraan. Hal ini menciptakan sikap
negatif berupa pengalihan kesalahan dan
penghindaran tanggung jawab.
Kiat Untuk Menangani Masalah
 Jangan mencoba mengatasi masalah ini
sendirian. Beri tahu supervisor mitra tersebut
dan buat rencana tindakan.
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

SEAMEO RECFON.  Tetap dekat dengan prosedur yang ditetapkan

 SEAMEO RECFON perlu melindungi SEAMEO RECFON. Mulai di sini.
operasinya dari risiko yang terkait dengan
pelanggaran tersebut.

7. Bagaimana jika ada masalah dengan pengakuan mitra?

Masalah Kiat Untuk Menangani Masalah

 Semua mitra peka untuk dilihat dan diakui
atas kontribusi mereka terhadap kemitraan.
 Logo dan visibilitas dalam laporan dan acara
merupakan sumber utama konflik dalam
kemitraan.
 Pengakuan mitra juga dapat menyangkut
mitra yang tidak merasa terlibat dalam
pengambilan keputusan.
 Buat kesepakatan yang jelas sebelumnya
dengan memasukkan strategi komunikasi
dalam setiap perjanjian kemitraan (lihat Alat
4, Menegosiasikan dan Mendokumentasikan
Perjanjian Kemitraan) dan menggunakan Alat
6, Manajemen dan Komunikasi Kemitraan
yang Efektif.
 Sejak awal, diskusikan dengan mitra item
mana yang harus dikomunikasikan sebagai
kemitraan, dan bahasa apa yang harus
digunakan.
 Tetapkan aturan pengambilan keputusan yang
jelas: apa yang diputuskan SEAMEO RECFON?
Apa yang kita putuskan sebagai kemitraan?
Apa yang kita putuskan sendiri?

Menegosiasikan jalan ke depan

Dalam salah satu situasi di atas, para pihak harus menegosiasikan jalan ke depan untuk keberlanjutan
kemitraan.

Sebuah karya klasik dalam bidang negosiasi adalah Getting to Yes: Negotiating Agreement without Give In
oleh Roger Fisher, William L. Ury, dan Bruce Patton. Berikut adalah ringkasan singkat dari apa yang oleh para
penulis ini disebut "negosiasi berprinsip": sebuah cara untuk mencapai kesepakatan tanpa membahayakan
hubungan.

68
PANDUAN KEMITRAAN

Tabel 3.13 Prinsip Negosiasi untuk Solusi terhadap Masalah yang dihadapi dalam Kemitraan.
No Prinsip Menegosiasikan
Maju
1 Pisahkan Orang dari Masalah
2 Fokus pada maksud dan bukan pada
Posisi
3 Hasilkan berbagai Opsi
membuat Kesepakatan
4 Kesepakatan dibuat berdasarkan
Kriteria Obyektif
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
Langkah Penjelasan
• Sebagian besar konflik didasarkan pada interpretasi
fakta yang berbeda. Sangat penting bagi kedua belah
pihak untuk memahami sudut pandang pihak lain.
• Para pihak harus mengakui bahwa ada emosi tertentu,
bahkan ketika mereka tidak melihat perasaan itu sebagai
hal yang wajar.
• Pendengar harus memberikan perhatian penuh kepada
pembicara, sesekali meringkas poin pembicara untuk
mengkonfirmasi pemahaman mereka. Pembicara harus
mengarahkan pembicaraan mereka ke pihak lain dan
tetap fokus pada apa yang mereka coba komunikasikan.
• Mendefinisikan masalah dalam hal posisi berarti bahwa
setidaknya satu pihak akan “kehilangan muka” dalam
perselisihan tersebut. Ketika suatu masalah didefinisikan
berdasarkan kepentingan masing-masing pihak, sering
sulit untuk menemukan solusi yang memenuhi
kepentingan kedua belah pihak.
sebelum • Hindari jatuh ke dalam mentalitas menang-kalah; fokus
pada kepentingan bersama.
• Ketika kepentingan para pihak berbeda, carilah pilihan-
pilihan di mana perbedaan-perbedaan itu dapat dibuat
selaras, atau bahkan saling melengkapi. Kunci untuk
mendamaikan kepentingan yang berbeda adalah untuk
mencari item yang berbiaya rendah untuk para mitra
dan manfaat yang tinggi untuk mereka, dan sebaliknya.
• Keputusan berdasarkan standar yang wajar
memudahkan para pihak untuk menyetujui dan menjaga
hubungan baik mereka.
• Kriteria harus sah dan praktis. Temuan ilmiah, standar
profesional, dan preseden hukum adalah kemungkinan
sumber kriteria objektif.
69
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tetapkan alternatif terbaik untuk kesepakatan yang dinegosiasikan sebelum melakukan negosiasi. Alasan
bernegosiasi adalah untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik daripada hasil yang dapat diperoleh tanpa
bernegosiasi.

Tahap ini adalah merupakan tahap yang pasti akan dilewati di dalam
kemitraan, bagaimana menyelesaikan masalah di dalam kemitraan dengan
cara yang baik, melalui komunikasi dan melakuan penyesuaian/negosiasi
solusi supaya kemitraan dapat berjalan dengan mulus. Dari sini dapat
melangkah ke Alat 5, jika dibutuhkan atau langsung ke Alat 6 dan 7.

ALAT 5: Mengelola ketidakseimbangan kekuatan di antara para mitra

TUJUAN ALAT

Alat ini membantu para mitra mengenali, mengidentifikasi, dan mengeksplorasi sumber kekuatan dan
merancang mekanisme yang tepat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakseimbangan kekuatan.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Alat ini dapat digunakan pada Pertengahan Tahap 2 dan atau Tahap 3, yaitu ketika dilihat ada situasi di
mana seperti ada ketidakseimbangan kekuatan ketika kemitraan sedang berjalan.

KETIDAKSEIMBANGAN KEKUATAN

Ketidakseimbangan kekuatan diekspresikan ketika satu mitra (atau sekelompok mitra) mampu mendominasi
pengambilan keputusan atau sebaliknya, menegaskan kekuasaan dengan cara yang merugikan mitra lain
atau tidak dalam kepentingan terbaik untuk mencapai tujuan kemitraan.

Salah satu prinsip inti kemitraan adalah kesetaraan yaitu gagasan bahwa semua mitra berkomitmen untuk
memberikan sumber daya dan membawa sesuatu yang penting untuk kemitraan. Jika ada
ketidakseimbangan kekuatan yang mengarah kepada ketidaksetaraan maka hal tersebut akan berakibat
buruk bagi kemitraan sehingga harus dicari solusinya.

70
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Peniliaian Keseimbangan Kekuatan

Sumber kekuatan berasal dari berbagai macam faktor. Tidak ada kemitraan yang berharap untuk
memiliki keseimbangan di setiap faktor individu (setelah semua, setiap mitra individu berbeda) tetapi
harapannya adalah 'perasaan' (seseorang tidak dapat secara matematis rata-rata karena sumber
kekuatan tidak dapat dibandingkan secara langsung seperti untuk suka) untuk perkiraan keseimbangan
rata-rata di semua faktor.
Mitra 1 Mitra 2
[0-5] [0-5]
SUMBERDAYA KUNCI
Memberikan jumlah dana yang tidak proporsional
untukkemitraan
Memegang sumber daya / pengetahuan / modal
sosialdll. yang penting untuk kemitraan
POSISI
Mitra berada dalam posisi untuk dapat pergi
(kemitraan tidak begitu penting bagi mereka) atau
dengan mudah
menemukan mitra alternatif
Otoritas formal
PENGARUH MANUSIA / BUDAYA ORGANISASI
Daya diskursif / kemampuan untuk berkomunikasi
danmembujuk
Senioritas / jumlah perwakilan pada pertemuan
Kelincahan/fleksibilitas dalam mengambil keputusan
danbergerak cepat

71
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Apakah kita bermasalah dengan ketidakseimbangan kekuatan?

Sementara penilaian di atas dapat memberikan nuansa teoretis atau 'buku' untuk keseimbangan,
kenyataannya adalah bahwa meskipun ada ketidakseimbangan yang nyata, mungkin saja mitra
tidak mengerahkan kekuatan mereka, ketidakseimbangan tidak pernah terwujud dan tidak ada
masalah yang ditimbulkan. Juga, bahkan jika ada keseimbangan yang masuk akal dari kekuatan
'buku', persepsi tentang kekuatan bisa sama pentingnya dengan kenyataan, dan dapat ditegaskan
dengan tidak membantu. Penilaian di bawah ini berusaha untuk memeriksa apakah ada
ketidakseimbangan kekuatan aktual atau yang dirasakan yang sedang dimanifestasikan.

PERTANYAAN PENILAIAN YA/TIDAK CATATAN

Apakah para mitra merasa kemitraan tidak adil
untuk
memberikan manfaat yang menguntungkan salah
satumitra?
Apakah para mitra merasa salah satu mitra
mendominasipengambilan keputusan kemitraan?
Apakah para mitra merasa sudut pandang mitra
tidakdidengar/dipertimbangkan dengan benar?
Apakah ada mitra yang menunjukkan tanda-tanda
ketidakberdayaan?
Misalnya. tidak menghadiri, atau diam, pada
pertemuan

72
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Bagaimana kita dapat mengelola/mengurangi ketidakseimbangan?

Tahap Pertanyaan Penilaian Langkah-langkah yang harus diambil untuk
Penjajakan dan mengelola/mengurangi ketidakseimbangan
pembangunan

Memastikan Siapa (dan siapa yang Bertanggung jawab atas pilihan Anda: waspadai
pilihan atas batas tidak) terwakili dalam dan buat secara eksplisit pilihan batas yang para
kemitraan yang kemitraan? mitra buat dan implikasi yang dihasilkan terkait
dibuat Siapa (dan siapa yang siapa yang disertakan /dikecualikan dan suara
tidak) diwakili dalam siapa yang didengar
berbagai komite dan Buat struktur tata kelola yang memastikan
rapat? perwakilan yang tepat dan berbagi kekuasaan
Bagaimana keputusan Buat struktur dan mekanisme pengambilan
dibuat? keputusan yang mengakui dan berbagi kekuasaan
Bagaimana informasi Tentukan peran dan tanggung jawab masing-
dibagikan? masing mitra (sejelas mungkin pada setiap tahap)
Pastikan peserta dengan tingkat senioritas yang
sama, yang mampu membuat keputusan atas
nama organisasi mereka, ada di meja

Jelajahi dan Apa yang dibawa masing- Tetapkan dan buat secara eksplisit sumber daya
tunjukkan sumber masing mitra ke meja? unik yang dibawa setiap mitra ke meja
daya yang unik Mengakui di mana mitra membawa pengetahuan
dan berharga dari teknis atau
semua mitra sosial tertentu yang harus menjadi yang
terpenting dalam pengambilan keputusan

MENGELOLA DAN MEMELIHARA

Mengakui sumber Sumber kekuatan apa Akui dan jelajahi berbagai sumber
kekuatan dan yang dimiliki masing- kekuatan/dinamika kekuatan dalam kemitraan
dinamika masing mitra? Kembangkan pola pikir kemitraan di antara semua
kekuatan dalam anggota, yang didukung oleh:
kemitraan kerendahan hati untuk menyadari bahwa orang
lain mungkin memiliki pengetahuan / sumber daya
yang lebih tepat
kemampuan untuk menyeimbangkan dan
terkadang menekan ambisi individu dengan ambisi
kemitraan
kesediaan untuk melepaskan kendali dan otonomi
pengambilan keputusan

73
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Kelola Apa dinamika kekuasaan Bangun kepercayaan mitra dengan kekuatan yang
ketidakseimbanga yang eksplisit dan jelas di kurang nyata/dirasakan dengan mendukung
n daya secara antara para mitra? mereka dalam mengidentifikasi, memiliki, dan
aktif menggunakan sumber kekuatan mereka jika/bila
perlu
Dukung pihak-pihak yang lebih kuat (baik yang
nyata atau yang dirasakan) untuk menghargai apa
yang dibawa oleh mitra lain dan bagaimana
pendekatan kolaboratif menguntungkan mereka
Mendukung mitra yang lebih kuat untuk
mengadopsi perilaku yang memberdayakan orang
lain
Dalam rapat:
Pastikan informasi didistribusikan terlebih dahulu
untuk melayani peserta yang mungkin perlu
berkonsultasi secara internal atau untuk berefleksi
agar dapat bereaksi dan berkontribusi secara aktif
Pastikan suara semua orang didengar dan dorong
mereka yang lebih
pendiam atau mereka yang memiliki kekuatan
kurang nyata/dirasakan untuk mengekspresikan
diri

Mengatasi Bagaimana ini Identifikasi kapan dinamika kekuatan tertentu

ketidak- diungkapkan?Melalui menjadi masalah
seimbangan daya individu? Melalui Rancang intervensi yang tepat untuk
yang bermasalah interaksi? mengatasinya

PENUTUPAN, NEGOSIASI ULANG, DAN MELANJUTKAN KEMITRAAN

Pahami Pahami kapan / kapan Kembangkan keterampilan analisis kritis untuk

kapan/kapan tidakmelanjutkan menilai kapan dan kapan tidak bermitra
tidak kemitraan dan Identifikasi opsi alternatif untuk berpartisipasi
melanjutkan pertahankan kemampuan dalam kemitraan
kemitraan dan para mitra untuk pergi Pertahankan kemampuan untuk menjauh
pertahankan
kemampuan para
mitra untuk pergi

Dari Alat 5, perjalanan kemitraan dapat bergerak ke tahapan selanjutnya,

yaitu Tahap 3 Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan.

74
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.4 TAHAP 3: PENINJAUAN ULANG & REVISI KEMITRAAN

Gambar 3.5 Siklus Kemitraan Tahap 3: Peninjauan Ulang & Revisi Kemitraan

3.4.1 Tahap Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan

Kemitraan yang terpelihara dengan baik mencakup budaya dan proses pemantauan, evaluasi dan revisi
yang dilakukan secara berulang dan konstan (tahap 3) – memantau kemajuan dalam pencapaian tujuan,
memonitor kesehatan kemitraan, dan membuat perubahan yang diperlukan untuk menjaga kemitraan
tetap pada jalurnya.

Bekerja dalam kemitraan berbeda dengan hubungan berdasarkan kontrak dan ini mempengaruhi cara
bagaimana kemitraan perlu ditinjau dan dievaluasi. Tinjauan dan evaluasi kemitraan harus partisipatif
mencerminkan pengalaman dan pandangan semua mitra dan berkelanjutan.

Tujuan utama dari pemantauan dan tinjauan adalah untuk memberikan informasi yang berguna kepada
pihak-pihak yang bermitra dan pemangku kepentingan yang berhubungan untuk menginformasikan
pengambilan keputusan serta memandu kemitraan jika perlu beradaptasi dan berubah.

3.4.2 Langkah-langkah pada Tahap Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan

Secara kolektif secara keseluruhan, direkomendasikan tiga elemen untuk dipantau dan ditinjau, yang
semuanya harus digunakan untuk mengulangi kemitraan secara cerdas.

75
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tabel 3.14 Tindakan yang perlu dilakukan pada Tahap Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan

No Aspek yang Catatan

ditinjau ulang

1 Efisiensi o Fokus peninjauan adalah seberapa baik kemitraan itu diatur dan
kemitraan dijalankan, dan kesehatan hubungan di antara para mitra.
o Ciri kemitraan yang efisien adalah memiliki komunikasi yang kuat,
hubungan yang sehat, manajemen yang efektif.
o Jika ditemukan ketidakefisienan maka perlu dilakukan
Revisi/Perbaikan.
2 Efektivitas dari o Fokus peninjauan adalah ketercapaian tujuan kegiatan dari yang
pekerjaan yang direncanakan, yang terlihat dari hasil dan dampak kegiatan
dilakukan dalam o Jika ditemukan ketidakefektifan dalam pekerjaan maka perlu dilakukan
kemitraan revisi/perbaikan

3 Nilai tambah o Fokus peninjauan adalah sejauh mana proses kemitraan menambah
kemitraan nilai dengan mencapai hasil yang tidak dapat dicapai secara mandiri.
o Jika ditemukan nilai tambah yang belum sesuai harapan maka
pelaksanaan program kemitraan harus direvisi
Alat Bantu: Alat 6: PEMERIKSAAN KESEHATAN KEMITRAAN.

76
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tabel 3.15 Saran Tindakan pada Tahap 3 untuk yang bersesuaian dengan Prinsip Inti Kemitraan.

No Prinsip Inti Saran Tindakan pada Tahap 3 yang bersesuaian dena Prinsip Inti
Kemitraan Kemitraan
Masing-masing harus mendapatkan nilai yang jelas melalui kemitraan
KEUNTUNGAN
1 dan penting untuk mengidentifikasi manfaat khusus ini untuk masing-
BERSAMA
masing mitra

sejauh mungkin, semua mitra akan berkontribusi secara berarti untuk

2 EKUITAS
merencanakan, melakukan, menganalisis, dan menggunakan temuan
dari kesepakatan yang disepakati

data dan analisis mengenai proyek bersama dan kontribusi mitra (atau
3 TRANSPARANSI
kesulitan), harus terbuka untuk semua mitra (dan juga untuk berbagai
kelompok yang menjadi tanggung jawab kemitraan dan mitra).

Melalui proses sebagaimana dijelaskan pada Alat 1.1.4 para mitra menjadi lebih memahami perilaku dari
masing masing mitra di dalam kemitraan, yang nantinya dapat menjadi pertimbangan masing-masing
mitra untuk memperbaiki kinerjanya. Para mitra dapat merevisi rencana yang akan dilakukan, jenis dan
besarnya kontribusi yang akan diberikan supaya kemitraan yang sedang dijalankan dapat berjalan
sebagaimana yang diharapkan.

3.4.3 Titik Kritis Tahap Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan

Pada tahap ini ada beberapa titik kritis atau isu-isu utama yang harus dijawab yaitu:

ALAT 3.1 Daftar Periksa Titik Kritis Tahap 3

No Daftar Periksa Titik Kritis Tahap 3 Ya Sebagian Tidak

Ada komunikasi terbuka dan jujur yang teratur antara para

1 mitra tentang kemajuan kemitraan dan setiap masalah yang
muncul

Ada tinjauan kemitraan terstruktur reguler (“pemeriksaan

2 kesehatan”) yang menilai kinerja kemitraan terhadap
perjanjian kemitraan dan rencana aksi

3 Ada pelaporan reguler dan transparan tentang kemitraan

Jika kondisi dari ketiga pernyataan mengenai kemitraan dalam daftar periksa pada Alat 1.2.1 adalah YA,
maka kondisi kemitraan pada Tahap 3 sesuai dengan yang diharapkan, namun jika ada kondisi
pernyataan mengenai kemitraan yang SEBAGIAN atau TIDAK maka kondisi kemitraan pada Tahap 3
belum sebagaimana yang diharapkan. Tindakan perbaikan perlu dilakukan untuk membuat kemitraan
berjalan sebagaimana yang diharapkan.
77
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Catatan:
Penjelasan lebih lanjut mengenai beberapa topik dalam Tahap 3 dapat dilihat pada bagian Lampiran 4
dari Handbook ini. yang berjudul Panduan Pemantauan dan Pelaporan Kemitraan

3.4.4 Alat Bantu (Tool) Tahap Peninjauan Ulang dan Revisi Kemitraan

ALAT 6 PEMERIKSAAN KESEHATAN KEMITRAAN

TUJUAN ALAT

Untuk meningkatkan kualitas kemitraan dan untuk menetapkan gambaran reguler tentang berfungsinya
kemitraan.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Selama Tahap 3 ketika para mitra meninjau kembali kemitraan yang ada. Ini merupakan tambahan
untuk proses tinjauan regular yang sebelumnya sudah dimiliki SEAMEO RECFON.

PANDUAN PENGGUNAAN ALAT

Alat ini dapat membantu untuk meninjau ulang kemitraan secara teratur. Alat ini memberikan
serangkaian kriteria dan proses untuk melakukan pemeriksaan kesehatan dengan para mitra.

Penggunaan alat ini adalah praktik baik bagi para mitra untuk secara teratur meninjau kemitraan. Hasil
dari Pemeriksaan Kesehatan Kemitraan akan menetapkan landasan bersama tentang apa yang bekerja
dengan baik dan apa yang tidak, untuk selanjutnya didiskusikan secara terbuka.. Alat ini berguna untuk
membantu para mitra dalam memprioritaskan tindakan yang akan diambil pada periode berikutnya, dan
untuk menyesuaikan strategi atau rencana jika diperlukan.

KRITERIA UNTUK MENILAI KESEHATAN KEMITRAAN

Sembilan kriteria utama dan pertanyaan terkait untuk memeriksa kesehatan kemitraan pada Tabel A.14
di bawah ini, mengacu pada prinsip kemitraan. Kriteria-kriteria tersebut mencakup tercapainya harapan
kemitraan, mekanisme, proses, dan hubungan yang diperlukan untuk kemitraan yang efektif.

Kriteria-kriteria ini dapat disesuaikan dalam jumlah dan sifatnya untuk memenuhi kebutuhan khusus
dari kemitraan tertentu. Sebaiknya diskusikan kriteria-kriteria ini pada Tahap 1.3., dan untuk disepakati
dengan calon mitra, sehingga calon mitra sepakat di awal mengenai penilaian kriteria penilaian kinerja
kemitraan yang akan dijalankan.

78
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Tabel 3.16 Kriteria Utama Pemeriksaan Kesehatan

No Kriteria Utama Poin-poin sehubungan dengan Kriteria Utama

Tujuan, nilai, dan tujuan kemitraan diartikulasikan dengan jelas,

1 Tujuan
disepakati, dan masih relevan

2 Hasil Kemitraan memberikan hasil dan dampak yang diharapkan

Para mitra menerima nilai tambah dari keterlibatan dalam

3 Nilai
kemitraan

Peran, tanggung jawab, dan proses kerja disepakati dan

4 Tata Kelola didokumentasikan dengan jelas, dan hal-hal tersebut diikuti oleh
para mitra.

Kemitraan dipimpin dengan cara yang efektif, responsif, dan

5 Kepemimpinan
fleksibel oleh Pimpinan Pelaksanaan Kemitraan yang disepakati

Ada komitmen, keterlibatan, dan kepercayaan yang cukup dari

6 Keterlibatan
organisasi mitra

Tersedia sumber daya, fasilitas keuangan dan sumber daya manusia

7 Sumber Daya
yang memadai agar kemitraan dapat memenuhi harapan.

Kemitraan dilaksanakan dengan adil, transparan, dan akuntabel

8 Kesetaraan
untuk semua mitra.

Proses-proses komunikasi, perencanaan, pengembangan tim,

9 Proses pertemuan, dan pemantauan dilaksanakan dengan memadai dan
efektif.

MELAKUKAN PEMERIKSAAN KESEHATAN

Pemeriksaan kesehatan dapat berkisar dari sesi satu jam sebagai bagian dari pertemuan rutin yang
direncanakan dengan mitra hingga pelaksanaan peninjauan tahunan yang lebih substansial yang dapat
memakan waktu hingga satu hari penuh. Apa yang dibutuhkan akan tergantung pada ruang lingkup
pekerjaan, kompleksitas kemitraan, dan sejauh mana masalah yang muncul.

Disarankan agar semua anggota kemitraan melakukan pemeriksaan kesehatan kemitraan secara
bersama setidaknya setiap tahun. Gunakan kriteria dan template pemeriksaan kesehatan untuk
melakukan penilaian.

Proses indikatif untuk pemeriksaan kesehatan adalah sebagai berikut:

1) Setuju dengan mitra pada tanggal, durasi, dan siapa yang akan berpartisipasi.
2) Menyetujui kriteria yang akan digunakan untuk melakukan pemeriksaan kesehatan.
3) Mulailah pertemuan pemeriksaan kesehatan dengan kegiatan pelibatan dan "pemanasan" yang
membuat orang nyaman dan berbicara satu sama lain.

79
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

4) Mintalah para mitra untuk merenungkan apa yang menjadi keberhasilan dan kekurangan dari
kemitraan yang sedang dijalankan serta di mana para mitra melihat tantangan yang ada bagi
kemitraan.
5) Gunakan template pemeriksaan kesehatan di bawah ini untuk mendapatkan refleksi individu
tentang bagaimana para mitra melihat kemitraan, menurut kriteria pemeriksaan kesehatan.
6) Periksa peringkat yang lebih tinggi dan lebih rendah, perbedaan persepsi, dan alasannya.
7) Menyetujui tindakan apa pun yang perlu diambil untuk meningkatkan kemitraan

TAHAPAN PEMERIKSAAN KESEHATAN KEMITRAAN

Kerangka kerja dalam melakukan pemeriksaan kesehatan kemitraan terdiri dari tiga tahapan yang dapat
dirangkum di dalam tabel berikut :

Tabel 3.17 Tiga Tahapan Pelaksanaan Pemeriksaan Kesehatan Kemitraan

Pra Lokakarya Lokakarya Paska Lokakarya

Minta semua mitra untuk Peserta menyetujui 'aturan Melakukan tindakan yang
melengkapi daftar periksa di dasar' untuk mendorong disepakati, berunding dengan
bawah ini, dengan keterbukaan dan partisipasi, mitra, menjaga semua
memberikan pendapat dengan memperjelas bahwa informasi tentang kemajuan;
mereka tentang posisi tinjauan tersebut tidak tentang
kemitraan relatif terhadap penilaian atau kesalahan, tetapi
setiap aspek praktik baik kesempatan positif untuk
dalam kemitraan: mengangkat masalah, belajar Konfirmasikan dengan mitra
bersama, dan meningkatkan bahwa aspeknya telah
kemitraan; meningkat.

Hijau – tidak ada

kekhawatiran;
Kuning – ada kekhawatiran;
Merah – perlu perhatian
serius
Presentasikan analisis daftar
periksa, bicarakan bersama
melalui setiap aspek kemitraan
dan pengalaman positif atau
tantangan yang mungkin
dihadapi mitra di sekitarnya;

Analisis hasil dilakukan

melalui sebuah diskusi di
Bertujuan untuk sepenuhnya
dalam format sebuah
memahami dan menghargai
lokakarya.
perspektif lintas organisasi atau
sumber keragaman lainnya;

Bicarakan bagaimana setiap

aspek kemitraan dapat
ditingkatkan lebih lanjut atau
ditingkatkan secara bermakna
80
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Pra Lokakarya Lokakarya Paska Lokakarya

untuk kepuasan semua mitra,

dan memprioritaskan hal
tersebut. Perhatikan poin-poin
yang memiliki hasil merah,
karena menunjukkan perlu
perhatian serius. Perhatikan
pula poin-poin yang
menunjukkan warna kuning
karena berarti ada kekhawatiran
bahwa pada poin tersebut ada
masalah yang harus diperbaiki.

-Jika poin-poin dalam daftar

menunjukkan warna hijau
dibawah 60% maka perlu
mempertimbangkan untuk
mengakhiri kemitraan.

-Jika warna hijaunya antara

60%-80% maka perlu bekerja
serius untuk memperbaiki
kemitraan yang sedang
dijalankan sehingga kemitraan
dapat berkembang kearah yang
diharapkan dan,

-jika warna hijau mendominasi

poin-poin dalam lembar cek
hingga mencapai 80% atau lebih,
maka kemitraan sangat layak
untuk diteruskan dengan
melakukan perbaikan-perbaikan
pada 20% poin-poin yang belum
berwarna hijau.

Tentukan tindakan apa yang

harus dilakukan, oleh siapa (bila
memungkinkan oleh lebih dari
satu mitra) dan kapan.

81
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

ALAT 3.2 TEMPLATE INDIKATOR PEMERIKSAAN KESEHATAN KEMITRAAN

KEPEMIMPINAN
Tujuan kemitraan diartikulasikan dengan baik, termasuk secara eksternal • • •
Para Mitra termotivasi dan terinspirasi menuju tujuan bersama • • •
Para Mitra merasa diberdayakan dan dimampukan • • •
Benturan kepentingan dikelola secara efektif • • •

KEHADIRAN
Para Mitra secara teratur dan konsisten hadir di pertemuan • • •
Kehadiran dari pihak para mitra diwakili oleh level manajemen yang sesuai • • •

KECUKUPAN SUMBER DAYA – kemitraan memiliki akses yang memadai ke:

Keterampilan umum, misalnya: keterampilan komunikasi dan organisasi • • •
Keterampilan teknis • • •
Pengalaman dan kompetensi bermitra dan pengalaman yang relevan lainnya • • •
Fasilitas, mis. kantor dan ruang pertemuan, peralatan • • •
Sumber daya keuangan atau sumberdaya lain yang mendukung kemitraan • • •
Jaringan atau lingkup pengaruh yang penting • • •
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB
Tujuan kemitraan diartikulasikan dengan baik, termasuk secara eksternal • • •
Para Mitra termotivasi dan terinspirasi menuju tujuan bersama • • •
Para Mitra merasa dilibatkan dan diaktifkan • • •
PROSES PERTEMUAN
Rapat terjadi dengan frekuensi yang sesuai kebutuhan kemitraan • • •
Pengaturan agenda dan pengaturan logistik pertemuan memastikan inklusivitas semua mitra • • •
Rapat didokumentasikan dengan tepat dan notulen diedarkan • • •
Pertemuan ditindaklanjuti dengan tindakan • • •
82
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.5 TAHAP 4: PENUTUPAN, NEGOSIASI ULANG DAN MENERUSKAN

KEMITRAAN

Gambar 3.6 Siklus Kemitraan Tahap 4: Penutupan, Negosiasi Ulang dan Meneruskan Kemitraan.

3.5.1 Tahap Penutupan, Negosiasi Ulang dan Meneruskan Kemitraan

Tahap ini sangat tergantung pada bagaimana pengalaman yang didapat selama kemitraan berlangsung,
Mitra-mitra yang ada dalam kemitraan mungkin memutuskan untuk menutup (baik karena telah
menyelesaikan tugasnya atau karena kemitraan yang sudah berjalan tidak memberikan nilai yang
cukup), meneruskan, melembagakan kegiatannya ke dalam salah satu mitra atau organisasi baru,
meningkatkan aktivitasnya, mengarahkan kembali upayanya, atau membayangkan kembali program
kegiatan dengan perubahan mitra.

Pada fase akhir siklus, para mitra perlu memutuskan mengenai langkah selanjutnya dari kemitraan.
Dalam semua situasi, para mitra harus mendiskusikan langkah selanjutnya bersama-sama, menyepakati
jalan ke depan dan bagaimana hal ini akan dikomunikasikan secara eksternal dan bagaimana
pengalaman dan pembelajaran akan dibagikan.

83
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

3.5.2 Langkah-langkah pada Tahap Penutupan, Negosiasi Ulang dan Meneruskan

Kemitraan

Tabel 3.18 Langkah-langkah yang perlu dilakukan pada Tahap 4.

Kegiatan/Tindakan yang perlu dilakukan pada Tahap 4

Untuk kasus: Negosiasi Ulang Kemitraan

 Melanjutkan pekerjaan sebagaimana yang telah dilakukan tetapi dengan fokus dan ruang lingkup
yang dinegosiasikan ulang – merujuk pada awal proses

Untuk Kasus: Meneruskan Kemitraan

 Membangun struktur dan mekanisme yang tepat untuk memastikan komitmen dan
kesinambungan jangka panjang, misal dengan penyesuaian peran dalam perpanjangan kolaborasi.

Untuk Kasus: Penutupan Kemitraan

 Mengkomunikasikan pembelajaran dan dampak dari kemitraan yang sudah dilakukan.
 Dalam kasus ini maka pihak yang akan memutuskan hubungan kemitraan mengkomunikasikan
hasil pembelajarannya sebagai dasar dalam pemutusan kemitraan.

Alat Bantu (Tools): ALAT 4.1 Daftar Periksa Titik-titik Kristis Tahap 4.

3.5.3 Titik Kritis Tahap Penutupan, Negosiasi Ulang dan Meneruskan Kemitraan

Pada tahap ini ada beberapa titik kritis atau isu-isu utama yang harus dijawab dan dipastikan dalam
menentukan apakah sebuah kemitraan yang sudah berlangsung akan diteruskan, dinegosiasi ulang
ataupun ditutup. Isu-isu utama yang perlu dipertimbangkan adalah:

ALAT 4.1 Daftar Periksa Titik-titik Kritis Tahap 4.

No Daftar Periksa Titik-titik Kristis Tahap 4 YES PARTLY NO

Tugas yang diembankan di dalam kemitraan sudah selesai dengan baik

1
sebagaimana yang disepakati.

Tugas yang diembankan di dalam kemitraan memberikan nilai tambah

2
yang cukup sebagaimana yang diharapkan.

Diperoleh pengalaman kemitraan yang memadai di dalam hal

3 pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah-masalah yang muncul
selama proses kemitraan berjalan.

Tercipta komunikasi yang baik dan sehat serta terbentuknya proses

4 pembelajaran bersama yang memberikan manfaat bagi pihak-pihak yang
bermitra.

84
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Jika kondisi dari keempat pernyataan mengenai kemitraan dalam daftar periksa pada Tabel 3.13 adalah
YA, maka kondisi kemitraan pada Tahap 4 sesuai dengan yang diharapkan, namun jika ada kondisi
pernyataan mengenai kemitraan ternyata SEBAGIAN atau TIDAK maka kondisi kemitraan pada Tahap 4
belum sebagaimana yang diharapkan. Jika semua jawaban penilaian titik-titik kritis di atas ternyata
jawaban nya adalah TIDAK, maka hal tersebut adalah tanda untuk segera mengakhiri kemitraan yang
ada. Tindakan yang tepat perlu dilakukan oleh karena Tahap 4 adalah tahap terakhir dari kemitraan.
Pembelajaran-pembelajaran yang ada perlu didokumentasikan sehingga menjadi masukan bagi
pelaksanaan kemitraan berikutnya.

3.5 REFERENSI ALAT BANTU

Berikut ini adalah daftar referensi yang bisa digunakan untuk pendalaman lebih jauh dari beberapa Alat
Kemitraan.

Tabel 3.19 Daftar Referensi Alat Kemitraan

Sumber Keterangan Alat Bantu (Tool)

Gormley, W. & Guyer-Miller, L.
(2007) Capacity Project Toolkit:
Partnership Building.TRG, USAID.
capacity project partnership
building toolkit.pdf
Tennyson, R. (2003) The
Partnering Toolbook. IBLF, GAIN.
PartneringToolbook.pdf
Gormley, W. & Guyer-Miller, L.
(2007) Capacity Project Toolkit:
Partnership Building.TRG, USAID.
capacity project partnership
building toolkit.pdf
ALPI (2006) Ensuring successful
partnerships: a toolkit. ALPI. ALPI
Partnership Toolkit.pdf
Frearson, A. (2002) Partnership
Self-Assessment Toolkit. East
Leeds Primary Care Trust. Anna
Frearson Partnership Self
Assessment Tool.pdf
Organisasi harus terlibat dalam pemikiran kritis & Tool 1: Assessing
strategis yang ketat sebelum menyetujui untuk Partnership Readiness
bergabung dengan sebuah kemitraan. Sumber
daya manusia & keuangan suatu organisasi harus
difokuskan dengan hati-hati untuk mencapai
maksud & tujuan organisasi itu. Apakah akan
bergabung atau tidak dengan aliansi sering
merupakan keputusan yang sulit untuk dibuat.
Alat ini memungkinkan eksplorasi & Tool 2: Coherence
perbandingan timbal balik dari: niat pemimpin
individu, komitmen sikap, & perilaku; Pola pikir,
nilai & norma, & struktur, sistem & strategi
kemitraan
Kemitraan yang paling efektif adalah kemitraan Tool 2: Identifying
yang menyatukan organisasi & orang-orang mitra Promising Partners
terbaik. Penting untuk mengidentifikasi jenis
organisasi mitra yang paling baik untuk saling
melengkapi untuk mengatasi tantangan yang
ada.
Sebuah penilaian diri kualitas hubungan Partnership Assessment &
kemitraan dari perspektif mitra. Analisis Monitoring Tool
menggunakan bukti fakta & contoh yang
dihasilkan selama kemitraan untuk menentukan
kinerjanya, sekaligus meningkatkan pemahaman
kolektif mitra tentang kemitraan yang efektif.
Penggunaan alat ini secara berkala akan
membantu memandu & melacak kemajuan
dalam hubungan kemitraan saat mereka
berkembang.
Daftar periksa yang akan membantu menyoroti Partnership Self-
kekuatan & kelemahan kemitraan yang ada & Assessment Tool
memberikan beberapa ide untuk meningkatkan
efektivitasnya. Ini adalah gambaran singkat &
prompt untuk diskusi. Diselesaikan oleh
beberapa mitra & kemudian tindakan
didiskusikan & disetujui oleh seluruh kemitraan.
85
PANDUAN KEMITRAAN

Sumber
Morton, L. (2000) Purposeful
Partnerships in the Community
Interest. Iowa State University
Extension. PM1844.pdf
Ziegler, S. (2008) Capacity
development and partnership.
Ziegler, S. (2008) Capacity
development and partnership.
Ziegler, S. (2008) Capacity
development and partnership.
Johnson, A.E. (2010)
Collaboration Toolkit. CafE. CAfE
Collaboration Toolkit.pdf
Ziegler, S. (2008) Capacity
development and partnership.
Darian Stibbe, Stuart Reid and Julia
G,t The Partnering Initiative
(2018), Maximising the impact of
partnerships for the SDGs
A practical guide to partnership
value creation
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
Keterangan Alat Bantu (Tool)
Latihan dapat diulang di masa depan sebagai
mekanisme review untuk menunjukkan
perbaikan.
Gunakan Alat untuk membantu para mitra Partnerships &
memahami kekuatan & kelemahan kolaborasi. Collaboratives: Diagnostic
Evaluasi bagaimana kelompok para mitra Tool for Evaluating Group
berfungsi dengan melihat bagian yang berbeda Functioning
dari proses kelompok. Jika para mitra frustrasi,
anggota lain mungkin juga. Mintalah setiap
anggota untuk menilai apa yang terjadi dalam
kelompok. Kemudian lakukan diskusi kelompok
"waktu istirahat" tentang apa yang terjadi & apa
yang harus dilakukan.
Peserta menilai tingkat pengaruh & jenis sikap Stakeholder Mapping
semua pemangku kepentingan, & kemudian
menempatkannya dalam matriks analitis.
Peta kekuatan menunjukkan pemangku Power Mapping
kepentingan yang dapat mendukung suatu
proyek, mereka yang netral & mereka yang dapat
secara aktif menentang suatu program/proyek
atau suatu tindakan.
Mengidentifikasi pemangku kepentingan, kriteria Identifying stakeholders,
peringkat, & kemudian peringkat analitis; berikan criteria for ranking, &
contoh kriteria then analytically ranking;
gives examples of criteria
Untuk mempersiapkan aliansi yang efektif, para Organizational Asset
mitra harus mengidentifikasi aset & kemampuan Inventory
yang dapat dibawa organisasi calon mitra ke
aliansi. Para mitra juga dapat mengidentifikasi
kekurangan para mitra & mengidentifikasi apa &
bagaimana kemitraan dapat memperkuat posisi
para mitra.
Alat ini mengajukan pertanyaan kunci untuk Analysis & management
memungkinkan diskusi tentang potensi risiko, of risks
probabilitas & tingkat keparahannya; bertujuan
untuk pertukaran & perdebatan antara orang-
orang yang bersangkutan. Angka-angka mungkin
berfungsi sebagai indikator, tetapi angka-angka
itu sendiri tidak pernah menjadi tujuan.
Tujuan dari buku panduan ini adalah untuk Value Creation.Tool
mendukung organisasi dan kemitraan untuk
memaksimalkan nilai yang diciptakan oleh
kolaborasi menuju SDG.
Buku panduan mendekonstruksi apa arti "nilai"
dan jenis nilai yang dapat diciptakan oleh
kemitraan. Buku ini juga mengeksplorasi
berbagai kemitraan yang dapat dibentuk dan
bagaimana sifat kemitraan mempengaruhi jenis
86
PANDUAN KEMITRAAN
 TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN

Sumber Keterangan Alat Bantu (Tool)

nilai yang diciptakan untuk mitra dan penerima
manfaat.

Dave Prescott dan Darian Stibbe, Panduan praktis untuk membangun kemitraan Tool 1: Stakeholder
The Partnering Initiative dan multi-pemangku kepentingan yang berdampak mapping
UDESA (2020), THE SDG tinggi untuk Pembangunan Berkelanjutan
PARTNERSHIP GUIDEBOOK Tool 2: Partnering
agreement template

Tool 3: Internal
prospective partnership
assessment

Tool 4: Value assessment

framework

Tool 5: Troubleshooting

Tool 6: Managing power

imbalances

Tool 7: Partnering
healthcheck

Dave Prescott dan Darian Stibbe,
The Partnering Initiative, 2017,
Better Together Unleashing the
Power of the Private Sector to
Tackle Non-Communicable
Diseases
Buku panduan untuk kolaborasi antara organisasi 1 Stakeholder mapping
nirlaba dan bisnis. Buku panduan ini sendiri
merupakan hasil kerja sama lintas sektoral antara 2 Resource mapping
The Partnering Initiative, UICC, dan Bupa,
bersama dengan NCD Alliance dan organisasi 3 Concept note template
anggota UICC. Namun demikian, pandangan yang
diungkapkan dalam buku panduan adalah dari 4 Partnering planning
penulis dan tidak mencerminkan pandangan dari
organisasi yang terlibat. 5 Internal prospective
partnership assessment

6 Collaboration
agreement template

7 Building blocks of
partnership structure

8 Identifying and
managing risk

9 Managing conflicts of
interest

10 Partnership health
check

11 Managing power
imbalances

87
PANDUAN KEMITRAAN

Sumber
Dave Prescott, Katie Fry Hester,
Darian Stibbe, 2015, Zambia
Partnering Toolbook : An essential
guide to win-win collaboration for
sustainable development
Creative Research and Evaluation
Centre, CARE UGANDA, 2011,
Partnership Strategy.
TAHAPAN PELAKSANAAN KEMITRAAN
Keterangan Alat Bantu (Tool)
12 Troubleshooting
Buku panduan ini dirancang untuk mendukung 1 Partner assessment
penyerapan dan penyampaian kemitraan yang form
2 Concept note template
berkontribusi pada pembangunan berkelanjutan 3 Strategic alignment
di Zambia. Ini memberikan alasan untuk checklist
membentuk kemitraan ini dan menawarkan 4 Partnership planning
berbagai alat praktis yang dapat membantu 5 Resource mapping
orang bekerja dalam kemitraan secara lebih 6 Building blocks of
efektif. Buku panduan ini mendukung pekerjaan partnership structure
Zambia Business in Development Facility. Ini 7 Partnership agreement
mengacu pada pengalaman internasional dari scorecard
The Partnering Initiative.
Panduan tentang bagaimana CARE UGANDA Partnering process
bekerja dengan orang lain dalam pendekatan
program
88
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

LAMPIRAN
LAMPIRAN 1: PANDUAN IDENTIFIKASI DAN PENGELOLAAN RESIKO
KEMITRAAN

Panduan Identifikasi dan Pengelolaan Risiko Kemitraan

TUJUAN

Alat untuk mengidentifikasi, memprioritaskan, dan mengurangi resiko dalam kemitraan.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Selama Tahap Penjajakan dan Pembangunan kemitraan, ketika ada sudah ada kesepakatan untuk
bermitra di kedua belah pihak dan menjadi perlu untuk lebih spesifik tentang resiko-resiko kemitraan
yang harus dikelola bersama. Alat ini dapat digunakan sebagai bahan referensi lebih lanjut mengenai
resiko dalam kemitraan.

Sebuah kemitraan dapat menghasilkan hasil yang luar biasa tetapi manfaatnya dapat datang dengan
potensi risiko yang cukup besar bagi masing-masing mitra dan juga risiko kepada hasil yang diinginkan.
Keberhasilan kemitraan bergantung pada semua mitra yang berbagi pemahaman tentang risiko, dan
bekerja bersama untukmenguranginya.

Setiap mitra perlu menilai risiko dan manfaat yang mungkin timbul karena keterlibatan mereka dalam
sebuah kemitraan. Fakta yang ada, setiap mitra perlu memahami potensi risiko dan manfaatnya ketika
benar-benar berkomitmen untuk membuat kerja sama dengan prinsip 'saling menguntungkan'.
Sementara itu pada umumnya setiap mitra percaya bahwa risiko terhadap organisasi mereka lebih besar
daripada siapa pun, padahal yang perlu diberi perhatian lebih adalah bahwa sebagian besar kategori
risiko berlaku sama untuk semua mitra.

Risiko organisasi untuk setiap mitra dalam kemitraan yang perlu menjadi pertimbangan adalah sebagai
berikut :
 Dampak Terhadap Reputasi – semua organisasi dan lembaga sangat menghargai reputasi mereka
dan memberikan perhatian yang sangat besar apakah reputasinya dapat rusak karena kemitraan
tersebut atau apakah mempengaruhi reputasi organisasi apabila dimasa depan kemitran tidak
berjalan dengan baik.
 Kehilangan Otonomi – bekerja sama dalam sebuah kemitraan tidak bisa tidak mengurangi
independensi darisetiap mitra yang terlibat di dalam pekerjaan bersama tersebut.
 Konflik Kepentingan – sebuah komitmen kemitraan pada tingkat strategik atau operasional dapat
memunculkan adanya konflik di dalam loyalitas dan/atau semacam dorongan perasaan untuk
menerimakompromi dengan tidak nyaman.
 Pengurasan Sumberdaya – kemitraan pada umumnya membutuhkan investasi sumberdaya,
khususnyawaktu.
 Tantangan Implementasi – ketika sebuah kemitraan dimulai dengan kebutuhan sumberdaya yang
dibutuhkan sesuai dengan komitmen organisasi maka tantangan berikutnya bagi setiap mitra
adalah dalampelaksanaan kemitraan.
 Dan lain-lain.

89
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Menyertakan penilaian risiko dan proses manajemen yang eksplisit dalam pendekatan kemitraan dapat
menciptakan peluang, di sepanjang siklus kemitraan, untuk diskusi terbuka tentang potensi risiko,
dampaknya,dan kemungkinannya.

Alat ini dirancang untuk memberikan gambaran umum tentang penilaian dan manajemen risiko, dan
proses sederhana untuk menerapkannya pada organisasi dan kemitraan. Ini menetapkan proses empat
langkah dimana risiko diidentifikasi, diprioritaskan dan dimitigasi.

Gambar 3:7 Pihak-pihak yang akan menerima risiko.

Kategori risiko

Penting untuk membedakan berbagai cara untuk memfokuskan penilaian risiko ketika berhadapan
dengan risiko-risiko yang mengancam:
 Tujuan masing-masing organisasi mitra;
 Kemitraan itu sendiri (“BAGAIMANA”); dan
 Hasil kemitraan (“APA”).

Penilaian dan manajemen risiko dapat dilakukan untuk masing-masing kategori risiko.Proses untuk
menilai risiko tetap sama ketika diterapkan pada konteks yang berbeda, namun teknik yang digunakan
dapat bervariasi sesuai dengan konteks, dan pendekatan kolaboratif yang lebih terbuka mungkin
diperlukan untuk melibatkan semua mitra dalam proses.

Apa yang dimaksud dengan penilaian dan manajemen risiko?

Risiko dapat didefinisikan sebagai setiap peristiwa atau kondisi yang mengancam keberhasilan realisasi
tujuan kemitraan atau organisasi mitra individu. Risiko umum untuk keberhasilan kemitraan termasuk
ketidakseimbangan kekuasaan dan konflik kepentingan.

Penilaian dan manajemen risiko dimulai segera setelah masing-masing mitra mulai mempertimbangkan
untuk menjalin kemitraan dan berlanjut secara iteratif di seluruh siklus kemitraan, dan mereka terkait
erat dengan metrik kinerja serta biaya dan manfaat yang disepakati.

90
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Pendekatan manajemen risiko yang kuat mencakup empat langkah:

1. Mengidentifikasi risiko
2. Menilai dampak dan probabilitas risiko
3. Merencanakan tindakan mitigasi
4. Memantau dan mengelola risiko Masing-masing langkah dijelaskan di bawah ini.

Mengidentifikasi risiko

Setelah memutuskan fokus penilaian risiko para mitra (misalnya organisasi para mitra, kemitraan, hasil
pengembangan, dll), langkah pertama adalah mengidentifikasi daftar risiko yang akan dievaluasi.
Prosesnya dapat dimulai dengan mendorong diskusi tentang kategori risiko yang diperkenalkan dalam
buku panduan. Proses ini diikuti dengan pengembangan risiko tambahan, sampai ide-ide kelompok
terwakili secara memadai. Ini membentuk dasar dari daftar risiko yang akan berfungsi sebagai referensi
di seluruh siklus hidup kemitraan.

Menilai dan memprioritaskan risiko

Risiko yang diidentifikasi pada Langkah 1 kemudian dipetakan dalam matriks 2x2 untuk menangkap
besarnya dampak risiko terhadap tujuan kemitraan dan kemungkinan terjadinya peristiwa atau kondisi
risiko. Risiko yang masuk dalam kuadran Dampak Tinggi/Probabilitas Tinggi harus dipertimbangkan
sebagai prioritas tertinggi untuk upaya mitigasi untuk mengurangi dampak, probabilitas, atau keduanya.
Risiko yang masuk ke dalam salah satu dari kuadran Tinggi/Rendah membentuk kategori prioritas
sedang untuk mitigasi, dan risiko di kuadran Rendah/Rendah mungkin perlu dipantau tetapi tidak
mungkin perlu dikelola secara aktif.

Merencanakan tindakan mitigasi

Dimulai dengan risiko prioritas tertinggi, risiko sekarang didekonstruksi menjadi faktor risiko, yaitu
tindakan spesifik, kelambanan, dan perubahan kondisi, dan lain-lain. yang bersama-sama mewakili
sumber risiko. Setelah serangkaian faktor risiko yang kuat telah dikembangkan untuk suatu risiko,
tindakan dapat diidentifikasi untuk mengurangi dampak peristiwa risiko jika itu terjadi; mengurangi
kemungkinan terjadinya risiko; atau keduanya. Tindakan ini, pihak yang bertanggung jawab, dan jadwal
yang disepakati semuanya dapat diintegrasikan ke dalam daftar risiko atau di dalam bagian mitigasi
risiko dari rencana manajemen proyek.

Memantau dan mengelola risiko

Setelah risiko diidentifikasi, dinilai dan dimitigasi, penting untuk secara teratur meninjau dan
mengevaluasi risiko dan kegiatan mitigasi.

91
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

LAMPIRAN 2: PANDUAN NEGOSIASI PERJANJIAN KEMITRAAN

BERDASARKAN PRINSIP KEMITRAAN

TUJUAN

Untuk memandu para mitra melalui proses negosiasi, persetujuan, dan pendokumentasian kemitraan
yang prospektif.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Selama Tahap I Penjajakan dan Pembangunan, ketika kesepakatan prinsip untuk bermitra di kedua belah
pihak sudah terbentuk dan menjadi perlu untuk lebih spesifik membuat perjanjian kemitraan yang lebih
mengikat.

MENJAMIN KOMITMEN MITRA

Kemitraan tidak lebih dari sekadar dialog sampai mereka yang terlibat membuat komitmen nyata untuk
berkolaborasi. Komitmen semacam itu biasanya dicatat dalam beberapa bentuk Perjanjian Kemitraan
atau Nota Kesepahaman. Perbedaan antara perjanjian dan kontrak adalah bahwa perjanjian biasanya:
 Tidak mengikat secara hukum
 Dikembangkan dan disepakati antara para pihak secara setara
 Dapat dinegosiasi ulang dengan mudah
 Terbuka (meskipun terkadang serangkaian perjanjian jangka pendek lebih tepat daripada yang
terbuka)
 Dimasukkan secara sukarela
Mitra yang efektif menciptakan 'kesepakatan untuk bekerja sama' dan ini hal yang mereka butuhkan
untuk mulai bekerja sama dengan baik. Pada tahap selanjutnya mungkin perlu untuk membuat kontrak
yang mengikat secara hukum untuk melaksanakan proyek skala besar atau kompleks; untuk menangani
jumlah dana yang lebih besar atau untuk mendaftar sebagai bentuk 'lembaga' baru. Tetapi Perjanjian
Kemitraan biasanya merupakan langkah pertama dan dalam banyak kasus mungkin cukup untuk
mengonfirmasi dan mengkonsolidasikan kemitraan jangka menengah hingga jangka panjang.

NEGOSIASI BERBASIS MINAT

Mengamankan kesepakatan membutuhkan negosiasi. Yang diperlukan adalah kesempatan agar
kepentingan-kepentingan yang mendasari semua pihak dapat ditarik keluar dan didiskusikan secara
terarah yang bertujuan untuk membangun konsensus dan saling melengkapi dari aspirasi yang beragam.

INGAT
Negosiasi berbasis minat paling baik dilakukan ketika mereka yang terlibat:
 Dengarkan baik-baik
 Ajukan pertanyaan terbuka (bukan tertutup)
 Ringkaslah apa yang telah dikatakan untuk melihat apakah mereka telah memahaminya dengan
benar dan
 Setuju untuk tidak setuju bila perlu untuk memajukan diskusi

92
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

BAGAIMANA ALAT INI DAPAT MEMBANTU PARA MITRA

Alat ini memberikan tip tentang cara mengembangkan perjanjian kemitraan, dan menyediakan template
yang mencakup aspek terpenting untuk dipertimbangkan.

Template perjanjian kemitraan dapat digunakan secara fleksibel dalam berbagai cara. Ini dapat
digunakan secara informal sebagai daftar periksa aspek-aspek untuk didiskusikan ketika mulai bekerja
dengan mitra. Ini dapat digunakan untuk mengembangkan negosiasi, tertulis, dan menandatangani
perjanjian kemitraan. Ini dapat melengkapi, misalnya, perjanjian hibah atau kontrak tingkat proyek.
Sebagai alternatif, template dapat digunakan sebagai panduan untuk aspek-aspek yang perlu
dipertimbangkan ketika mengembangkan kontrak dan MoU yang terkait dengan kemitraan. Ini juga
dapat digunakan untuk membantu memperjelas harapan dan pengaturan kerja dengan departemen
atau unit pemerintah yang berbeda ketika melaksanakan proyek negara.

Apa itu perjanjian kemitraan?

Perjanjian kemitraan menciptakan pemahaman bersama antara mitra tentang mengapa mereka ingin
bermitra, apa yang ingin mereka capai bersama, dan bagaimana mereka perlu bekerja sama agar hal ini
dapat diwujudkan.

Perjanjian kemitraan yang baik akan mencakup aspek kemitraan yang “lebih lunak”, seperti nilai-nilai
yang mendasari, pengaturan tata kelola, mekanisme komunikasi, dan proses penyelesaian sengketa,
yang umumnya tidak tercakup dengan baik dalam kontrak atau Nota Kesepahaman (MoU). Perjanjian
kemitraan yang terdokumentasi dapat menjadi pelengkap yang berharga bagi aspek-aspek kemitraan
yang mengikat secara hukum yang tercakup dalam kontrak atau MoU.

Alat ini melengkapi proses SEAMEO RECFON ini. Pesan utamanya adalah jangan terburu-buru
mengembangkan MoU dengan mitra sampai ada kejelasan tentang apa yang akan dicapai dan keyakinan
bahwa kemitraan akan berhasil.

Proses mengembangkan perjanjian kemitraan sama pentingnya dengan apa yang tertulis di atas kertas.
Mengembangkan kesepakatan adalah kunci untuk membangun hubungan, menciptakan kepercayaan,
dan memperjelas harapan. Maksud dari perjanjian kemitraan adalah untuk menempa dasar bagi mitra
untuk bekerja sama dalam saling mendukung, menghormati, terbuka, dan jujur. Perjanjian kemitraan
membantu menghindari konflik selama implementasi dan kebutuhan untuk menggunakan mekanisme
hukum untuk penyelesaian sengketa.

Pastikan kemitraan diatur untuk memberikan hasil.

Dalam membangun kemitraan, berikan perhatian pada apa yang dibutuhkan untuk membuat mereka
berhasil dan memberikan hasil. Terburu-buru untuk mengembangkan MoU mungkin bukan jalan awal
yang terbaik. Organisasi sering tertarik untuk mengembangkan MoU; namun pengalaman SEAMEO
RECFON adalah bahwa, dengan sendirinya, ini sering kali tidak mengarah pada kemitraan yang
berorientasi pada hasil. Sebaliknya, fokuslah untuk mengidentifikasi hasil yang akan dicapai dan
tindakan serta sumber daya yang dibutuhkan. Mungkin lebih baik untuk beroperasi secara informal pada
periode awal, dengan fokus pada mengembangkan rencana aksi, untuk melihat apakah ada momentum
dan komitmen yang cukup sebelum pindah ke formalisasi kemitraan.

93
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

FOKUS PADA TIGA PERTANYAAN PANDUAN

Satu aturan sederhana untuk memastikan mitra bekerja sama secara efektif adalah dengan menjelaskan
MENGAPA, APA, dan BAGAIMANA bermitra. Dalam menyiapkan kemitraan, fokuslah pada pertanyaan-
pertanyaan berikut.

MENGAPA kita ingin bermitra?

Penting untuk memahami bagaimana tujuan keseluruhan SEAMEO RECFON dan mitra potensial
menyelaraskan dalam hal visi untuk pengembangan, tujuan organisasi, dan nilai-nilai yang
mendasarinya. Penting juga untuk memahami bagaimana SEAMEO RECFON dan mitra dapat saling
melengkapi dalam sumber daya, kapasitas, keahlian, dan profil. Tidak perlu ada yang sempurna; namun,
pemahaman di awal di mana ada kecocokan dan di mana mungkin ada perbedaan atau potensi
ketegangan akan membantu proses kemitraan. Beberapa dari analisis ini telah dilakukan selama Tahap I
Penjajakan dan Pembangunan (Lihat ALAT 2 dan 3). Namun, itu penting untuk mengungkapkan aspek-
aspek ini dengan calon mitra.

APA YANG INGIN KITA CAPAI?

Ini adalah hal yang wajar, tetapi kemitraan harus sejelas mungkin tentang apa yang akan dicapai
bersama. Organisasi dengan visi dan tujuan yang sama menurut saya itu adalah "ide bagus" untuk
bekerja sama, tetapi jika ini tidak diterjemahkan ke dalam tujuan dan rencana aksi yang jelas, hasilnya
sedikit. Menjadi eksplisit tentang apa yang akan dicapai bersama adalah dasar untuk dapat
menegosiasikan bagaimana kemitraan akan beroperasi dan siapa yang akan berkontribusi apa.

BAGAIMANA KITA PERLU BEKERJA SAMA UNTUK MENCAPAI TUJUAN BERSAMA KITA?

Ini menjelaskan rincian tentang bagaimana mitra akan bekerja sama untuk mencapai hasil yang
diinginkan, dan untuk memastikan semangat kolaborasi yang baik. Ini mencakup masalah masukan
sumber daya, tata kelola, pengambilan keputusan, perencanaan dan komunikasi proses, kesepakatan
atas branding, dan bagaimana pekerjaan kemitraan akan diprofilkan secara eksternal.

IKUTI PRINSIP-PRINSIP KEMITRAAN YANG EFEKTIF

Sejak awal, pertimbangkan prinsip-prinsip kemitraan yang diperlukan untuk kemitraan yang efektif.
Tahap negosiasi adalah saat yang kritis untuk meletakkan dasar bagi hubungan baik. Dalam Kemitraan.

Di bawah ini, para mitra akan menemukan beberapa petunjuk untuk mempraktikkannya guna
meningkatkan kualitas kemitraan SEAMEO RECFON.

94
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Tabel 3.20 Prinsip Kemitraan dan Implikasi Negosiasi yang perlu dilakukan

Prinsip Kemitraan Implikasi untuk menegosiasikan kemitraan

1. Terlibat dari semangat kebersamaan
Kedua belah pihak harus dapat memperoleh
manfaat dari kemitraan dan merasa bahwa
kebutuhan, masalah, dan perspektif mereka
dihormati oleh pihak lain.
• Masuki posisi mitra untuk memahami perspektif
mereka secara mendalam.
• Bersikaplah eksplisit dan terbuka tentang apa
yang diinginkan setiap mitra dari kemitraan dalam
hal sumber daya, profil, dan akses ke pengetahuan
dan keahlian.

2. Memanfaatkan proses kemitraan yang efektif Bersikaplah visioner tentang apa yang dapat
dan efisien diberikan kemitraan kepada kedua belah pihak.

Ketahuilah bahwa kemitraan dibentuk oleh praktik • Jelajahi dengan cermat strategi apa yang
banyak staf di banyak tempat diperlukan agar kemitraan dapat memberikan hasil
bagi kedua belah pihak.
departemen organisasi, dan bahwa ini
memerlukan pengoptimalan, koordinasi, dan • Kaji potensi risiko untuk kemitraan dan sepakati
pengembangan kapasitas yang berkelanjutan. bagaimana merespons jika risiko itu terjadi.

3. Ciptakan budaya organisasi untuk bermitra Diskusikan bagaimana proses organisasi—seperti

Membuat proses organisasi cukup fleksibel untuk
bekerja secara kolaboratif dengan orang lain,
mengembangkan staf "lunak"
keterampilan” untuk keterlibatan mitra yang baik,
dan memastikan dukungan manajemen
siapa yang membuat keputusan, pengadaan, dan
persyaratan pelaporan—dapat berdampak pada
kemitraan, dan pertimbangkan bagaimana
menanggapinya.
• Libatkan kepemimpinan atau manajemen dalam
proses negosiasi

• Memiliki rencana untuk pelatihan staf dan

pengembangan kapasitas dalam bermitra

4. Pastikan kesetaraan, transparansi, dan Berhati-hatilah agar kekuasaan, pengaruh, atau

akuntabilitas Pastikan bahwa checks and balances pendanaan organisasi seperti SEAMEO RECFON
ada, dan dipatuhi, sehingga pilihan kemitraan tidak secara tidak sengaja memaksa organisasi
dibuat secara inklusif dan transparan. menjadi kemitraan yang mereka rasa tidak adil.

• Pastikan bahwa alasan untuk bermitra,

pengaturan pendanaan, dan pengambilan
keputusan sepenuhnya transparan.

• Pastikan ada mekanisme pemantauan dan

umpan balik yang membantu membuat mitra

95
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Prinsip Kemitraan Implikasi untuk menegosiasikan kemitraan

bertanggung jawab satu sama lain.

5. Memiliki pendekatan yang strategis, fleksibel, • Gunakan alat, pedoman, dan tip dalam Toolkit ini
responsif untuk mengoptimalkan proses kemitraan

Perjelas tujuan keseluruhan kemitraan dan sadari

bahwa keadaan dapat berubah, jadi tanggaplah
terhadap peluang dan masalah yang muncul.
Jangan mengikat kemitraan dalam kontrak yang
tidak fleksibel.

TATA KELOLA DAN AKUNTABILITAS

Bahkan pada tahap awal, kemitraan perlu memiliki struktur tata kelola untuk memastikan bahwa
pengambilan keputusan, pengelolaan dan pengaturan pembangunan sesuai dan beroperasi secara
efektif.

Mitra sering mendapati diri mereka bertanggung jawab kepada sejumlah 'pemangku kepentingan' yang
berbeda termasuk:

 Penerima manfaat proyek kemitraan

 Donor eksternal (non-mitra) (yang masing-masing akan memiliki persyaratan pelaporan sendiri)
 Organisasi mitra individu (yang masing-masing akan memiliki sistem akuntabilitas dan tata kelola
sendiri)
 Satu sama lain sebagai rekan mitra

Prosedur tata kelola dan akuntabilitas perlu disepakati dan diletakkan di jantung Perjanjian Kemitraan.

Perjanjian Kemitraan selalu diperlukan untuk menghindari kesalahpahaman dan konflik di kemudian
hari. Sebagian besar kemitraan dimulai secara informal dan tumbuh semakin formal seiring waktu
karena program kerja mereka menjadi lebih kompleks dan lebih intensif sumber daya.

KEMBANGKAN PROSES NEGOSIASI YANG JELAS

Pikirkan proses dan waktu yang diperlukan untuk bernegosiasi dan menyepakati kemitraan. Sedikit lebih
banyak upaya dan perhatian terhadap detail dalam Tahap Menyiapkan dapat membayar dividen yang
signifikan di kemudian hari dalam hal efektivitas kemitraan, dan dalam menghindari kesalahpahaman
yang merusak. Waktu yang dibutuhkan akan bergantung pada seberapa baik para mitra mengenal calon
mitra dan riwayat kerja sama dengan calon mitra tersebut.

Struktur yang membantu untuk merundingkan kemitraan adalah dengan mengerjakan pertanyaan
MENGAPA, APA, dan BAGAIMANA di atas. Rancangan perjanjian kemitraan di bawah ini juga mengikuti
alur ini dan dapat digunakan sebagai panduan untuk diskusi dan negosiasi.

96
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Ingatlah bahwa tujuan dari proses negosiasi bukan hanya untuk mencapai kesepakatan tertulis.
Menciptakan pemahaman di antara mitra, dan membangun hubungan dan kepercayaan, sama
pentingnya, dan sangat penting untuk manajemen kemitraan jangka panjang. Sebisa mungkin, cobalah
untuk melibatkan para manajer organisasi mitra dan mereka yang akan terlibat dalam mewujudkan
kemitraan dalam proses negosiasi.

Para mitra dapat memilih untuk mengadakan serangkaian pertemuan atau bekerja melalui negosiasi
dalam satu lokakarya. Secara umum, akan lebih baik untuk mengembangkan perjanjian kemitraan dalam
jangka waktu yang lebih lama sehingga gagasan dan kesepakatan dapat diperiksa dan dipertimbangkan
oleh masing-masing mitra.

LANGKAH-LANGKAH INTERNAL UNTUK MERUNDINGKAN KEMITRAAN

Langkah 1: Awal Kemitraan - Ketika peluang kemitraan diidentifikasi, pencetus harus menghubungi
pimpinan untuk meminta nasihat mereka tentang apakah suatu perjanjian diperlukan dan, jika
demikian, tentang jenis apa yang paling tepat.

Langkah 2: Uji Tuntas - Untuk kemitraan baru apa pun, disarankan agar pencetus melakukan penilaian
uji tuntas terhadap mitra.

Langkah 3: Mengembangkan dan Menegosiasikan Perjanjian – Divisi asal biasanya memimpin negosiasi
substantif perjanjian dengan dukungan dari pimpinan lembaga dalam menyusun perjanjian. Sementara
SEAMEO RECFON dan mitra bekerja untuk mencapai kesepakatan pada draf teks, mereka sering kali
perlu meminta izin internal dari draf perjanjian dari otoritas masing-masing.

Langkah 4: Izin dan Persetujuan – Dilakukan melalui Memo Keputusan untuk diserahkan kepada
pimpinan lembaga mitra dengan ijin dari pimpinan SEAMEO RECFON.

Langkah 5: Tanda tangan - SEAMEO RECFON dan mitra akan menyetujui modalitas penandatanganan
(bersama-sama secara langsung, melalui surat, atau melalui solusi tanda tangan digital perusahaan).
SEAMEO RECFON atau mitra menandatangani dua salinan terlebih dahulu dan mengirimkannya ke mitra
untuk tanda tangan balasan.

Perjanjian kemitraan yang ideal dirancang untuk menangkap semangat kerja sama yang telah disepakati
dan dibuat secara bersama (tidak dipaksakan oleh satu atau mitra lain). Kesepakatan semacam itu dapat
dipecah menjadi perjanjian kemitraan yang menyeluruh dan didukung bentuk kesepakatan atau kontrak
lain untuk pelaksanaan kegiatan tertentu, atau untuk transfer sumber daya keuangan. Idealnya
kesepakatan menjadi ekspresi dari visi, aspirasi, hasil yang diharapkan dari kemitraan baik dari
perspektif masing-masing mitra, dan secara kolektif, bukan hanya sebagai alat kontrol.

Sebuah perjanjian kemitraan berfungsi untuk menangkap semangat kemitran dan biasanya berfokus
pada cara untuk mencapai misi bersama dan hasil dari kemitraan. Ini adalah komitmen untuk saling
berbagi dalam mengejar prestasi dengan segala tantangan yang menyertainya. Perjanjian kemitraan
memberikan panduan kepada para mitra di saat-saat baik dan buruk, dan memberi tuntunan untuk
mencapai tujuan yang lebih tinggi dan mengingatkan semua orang bahwa aliansi didirikan atas dasar
kepercayaan, dan kerja sama untuk mencapai kebaikan yang lebih besar.

Perjanjian kemitraan dapat bersifat informal seperti percakapan eksplisit dan jabat tangan atau
sebagaimana ditentukan sebagai kontrak yang sah dan mengikat antara mitra. Apa pun bentuk
97
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

perjanjian kemitraan, periksa perjanjian kemitraan berdasarkan kriteria berikut untuk memastikan
kemitraan telah menyertakan semua yang dibutuhkan untuk menjadi panduan dalam segala situasi yang
terjadi, baik dalam keadaan baik seperti yang diharapkan, maupun dalam keadaan yang buruk, seperti
yang tidak diharapkan.

Akan ada berbagai bentuk perjanjian yang terkait dengan kemitraan:

 Perjanjian kemitraan – tidak mengikat secara hukum, kesepakatan niat untuk menangkap nilai,
visi, dan semangat kolaborasi dan mengabadikan prinsip-prinsip kemitraan
 Kontrak – perjanjian yang mengikat secara hukum, terkadang bilateral dan biasanya termasuk
aliran keuangan dan akuntabilitas yang disyaratkan oleh aturan pendanaan (mungkin mirip
dengan kontrak layanan)
 Rencana Kerja - terus mengulangi rencana proyek dengan kegiatan, jadwal, keluaran/hasil yang
jelas dan terukur, dan indikator kinerja.
 Dengan mencoba untuk menanamkan prinsip-prinsip kemitraan inti kesetaraan, saling
menguntungkan dan transparansi ke dalam perjanjian, proses itu sendiri dapat membantu
mendorong hubungan transaksional menjadi lebih dari sebuah kemitraan.

LAMPIRAN 3: PANDUAN MANAGEMEN DAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

DALAM KEMITRAAN

PANDUAN Manajemen dan komunikasi yang efektif DAlam kemitraan

TUJUAN

Meletakkan dasar-dasar untuk pelaksanaan kemitraan yang efektif dan komunikasi yang terbuka.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Para mitra memiliki perjanjian kemitraan dan siap untuk mulai bekerja dengan mitra.

BAGAIMANA ALAT INI DAPAT MEMBANTU PARA MITRA

Langkah-langkah dalam Tahap I – Penjajakan dan Pembangunan Kemitraan dapat memakan waktu.

Dapat dimengerti bahwa mitra akan ingin menyelesaikan segala sesuatunya secepat mungkin. Namun,
meluangkan sedikit waktu ekstra untuk memastikan dasar-dasar kemitraan yang baik sudah ada akan
memuluskan implementasi dan, bersama dengan perjanjian kemitraan yang dikembangkan dengan baik,
dapat membantu menghindari masalah.

Alat ini memberikan ide dan tip untuk mengatur agar implementasi berhasil: bagaimana memulai
dengan awal yang baik, bagaimana mengembangkan rencana kerja, dan bagaimana mengembangkan
hubungan yang baik antara SEAMEO RECFON dan mitranya. Dengan kata lain, alat ini membantu para
mitra berinvestasi dalam manajemen dan komunikasi yang baik praktik yang akan mengarah pada
komitmen berkelanjutan untuk menghasilkan kemitraan. Aspek pendanaan dan administrasi operasi
SEAMEO RECFON memakan waktu, dan staf sering berada di bawah tekanan. Pesan utama dari alat ini
adalah “jangan mengambil jalan pintas untuk meletakkan fondasi untuk manajemen kemitraan yang
98
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

efektif”. Melakukan hal itu kemungkinan akan menghabiskan lebih banyak waktu di kemudian hari.
Sebelum mulai melakukan verifikasi apakah ada kemitraan yang ada di Divisi SEAMEO RECFON lain. Para
mitra dapat memperoleh umpan balik yang berguna dari rekan yang dikenal.

Tabel 3.21 Panduan dalam membuat Lokakarya KickOff

Siapa yang harus diundang? Cobalah untuk memastikan bahwa perwakilan

senior dari mitra dan mereka yang akan
melaksanakan kemitraan hadir. Ini adalah
kesempatan penting untuk membuat semua
orang pada halaman yang sama dan
menunjukkan komitmen.

Apa yang harus menjadi agenda? Agenda pertemuan kick-off membutuhkan tiga
elemen utama:

• Apresiasi capaian dan promosi:

- mengakui upaya sejauh ini
- Menandatangani perjanjian, jika sesuai
- menginformasikan kemitraan kepada orang
lain, termasuk melalui media sosial
• Membangun hubungan:
- saling mengenal
- berbagi harapan dan harapan untuk kemitraan

• Perencanaan pelaksanaan program:

Siapa yang memimpin atau memfasilitasi?
- mengklarifikasi rencana aksi
- menyelesaikan strategi komunikasi
- melanjutkan implementasi
Persiapkan lokakarya bersama dan pastikan cara
pelaksanaannya memberikan profil kepada
semua mitra.

Di mana? Pikirkan tentang lokasi netral dengan akses yang

baik ke semua mitra. Atur tempat dengan cara
yang mendorong interaksi dan menghindari
pengaturan pertemuan formal.

MEMULAI DENGAN BAIK MELALUI LOKAKARYA KICK-OFF

Pertemuan awal yang terencana dengan baik yang melibatkan mereka yang akan berperan dalam
implementasi kemitraan akan sangat membantu memastikan bahwa Tahap implementasi dimulai
dengan baik. Tabel di bawah ini memberi beberapa petunjuk untuk dipertimbangkan.

99
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Gunakan tabel di bawah ini untuk memeriksa apakah para mitra mengoptimalkan acara ini agar
kemitraan berjalan dengan lancar sejak dini.

BANGUN HUBUNGAN PRIBADI DAN CIPTAKAN INSENTIF UNTUK KETERLIBATAN

Staf para mitra tidak perlu menjadi sahabat terbaik, tetapi berinvestasi dalam mengembangkan
hubungan pribadi akan menghasilkan komunikasi yang lebih baik dan kemitraan yang lebih
berkomitmen.

Berikut adalah beberapa tips:

 Jangan menganggap remeh hubungan pribadi dalam kemitraan: pikirkan secara sadar tentang
apa yang dibutuhkan untuk membuatnya berhasil.
 Membangun rasa nilai-nilai dasar bersama dan komitmen. Jika staf dari masing-masing mitra
merasa "hati berada di tempat yang tepat", akan lebih mudah untuk mendekati dan mengatasi
kesulitan yang mungkin muncul.
 Pikirkan tentang apa arti kemitraan bagi mereka yang terlibat langsung. Organisasi dan
kemitraan berhasil ketika ada tumpang tindih yang baik antara kebutuhan dan kepentingan
individu dan upaya kolektif.
 Secara teratur tanyakan bagaimana perasaan mereka tentang kemitraan, apa yang mereka
nikmati, apa yang membuat mereka frustrasi, dan apa ide mereka untuk masa depan. Orang-
orang suka merasa bahwa mereka didengar dan pendapat mereka dihargai.
 Secara pribadi dan publik, akui upaya orang-orang yang bekerja dalam kemitraan.
 Orang pada umumnya termotivasi oleh tujuan, perasaan bahwa mereka berhasil dan perasaan
bahwa mereka memiliki otonomi. Bekerja menuju kemitraan yang memberikan ini untuk semua
orang yang terlibat.

Kemitraan di mana SEAMEO RECFON terlibat sering bekerja menuju “perubahan sistem” yang lebih
besar. Perubahan seperti itu mungkin menantang atau menantang bagi orang-orang. Dalam keadaan
seperti itu, mungkin perlu berpikir untuk menggunakan proses khusus dan fasilitator yang terampil
untuk membantu membuka hati dan pikiran orang untuk memikirkan kembali asumsi dan cara
pengoperasian yang mapan. Ingatlah bahwa kerja kemitraan, terlepas dari niat baik, mungkin sering
berada di luar tanggung jawab organisasi langsung orang, deskripsi pekerjaan, dan insentif kinerja, baik
di dalam SEAMEO RECFON maupun di dalam organisasi mitra. Oleh karena itu, penting untuk
memikirkan apa yang akan memotivasi orang untuk membuat prioritas dalam upaya kemitraan.

MEMPERJELAS RENCANA KERJA DAN KOMITMEN

Setelah kemitraan berjalan, mungkin masih ada ketidakjelasan tentang apa yang diharapkan dari siapa
dan kapan, bahkan jika ada perjanjian kemitraan yang jelas. Hal ini dapat mengakibatkan harapan yang
salah, mengarah ke frustrasi awal, bukan kesuksesan. Jadi, investasikan sedikit waktu ekstra itu untuk
memastikan kejelasan peran, tanggung jawab, dan rencana kerja di tahap awal kemitraan.

Pertimbangkan hal berikut:

• Bagikan dokumen. Ini terdengar jelas, tetapi banyak kebingungan dan bahkan ketidakpercayaan
dapat muncul jika mitra tidak benar-benar berada di halaman yang sama.

100
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

• Meninjau pengambilan keputusan dan tata kelola. Pastikan ada otoritas pengambilan
keputusan yang jelas dalam kemitraan. Tinjau perjanjian kemitraan dan pastikan ada kejelasan
antara pedoman strategis (pengawasan formal dari dewan atau komite) dan kepemimpinan
operasional (sekretariat, pengambilan keputusan sehari-hari, dan tanggung jawab untuk
penyampaian rencana kerja).
• Memiliki rencana aksi yang disepakati. Pastikan jelas apa yang perlu dilakukan dan bahwa
peran dan tanggung jawab dipahami. Keberhasilan awal berdasarkan perencanaan yang baik
penting untuk membangun kepercayaan diri dan menjaga komitmen.
• Menyelaraskan komitmen. Memastikan ada pemahaman penuh di semua pihak tentang apa
yang telah ditandatangani oleh mitra, dan apa yang diharapkan dari satu sama lain. Periksa
apakah orang merasa nyaman dan mampu memenuhi komitmen ini. Adalah penting bahwa
setiap orang menjadi jelas tentang apa yang orang lain lakukan untuk diri mereka sendiri. Jangan
lupa juga untuk menyebutkan nama masing-masing mitra dan hargai nilai yang mereka bawa ke
seluruh kemitraan.
• Menyetujui pengambilan keputusan dan tata kelola. Struktur tata kelola yang efektif harus
mencakup otoritas pengambilan keputusan yang jelas dalam kemitraan. Bedakan antara
panduan strategis (pengawasan formal dari dewan atau komite) dan kepemimpinan operasional
(sekretariat, pengambilan keputusan sehari-hari, dan tanggung jawab untuk penyampaian
rencana kerja).

Jelajahi prinsip dan nilai yang mendasarinya. Diskusi langsung tentang hasil dapat secara tak terduga
mengungkapkan perbedaan prinsip dan nilai di antara mitra. Ini bukan alasan untuk khawatir: pada
kenyataannya, itu harus diharapkan. Bersiaplah untuk menjelaskan mengapa kemitraan ini penting bagi
SEAMEO RECFON, dan bersiaplah untuk mendengarkan alasan mitra lain untuk bermitra—yang bisa
sangat berbeda.

Definisikan maksud dan tujuan kemitraan SEAMEO RECFON untuk memperjelas kepentingan, tujuan,
dan prinsip khusus SEAMEO RECFON di dalam bermitra. Lihat Alat 1 untuk bantuan dalam
mengartikulasikan dan memprioritaskan tujuan ini untuk kemitraan.

TETAPKAN KOMUNIKASI KEMITRAAN DAN JADWAL PERTEMUAN

Berkomunikasi, berkomunikasi, berkomunikasi! Ini mungkin tampak jelas, tetapi sering kali hal itu tidak
terjadi sampai ada masalah.

Menyetujui kebutuhan komunikasi: Pastikan ekspektasi jelas bagi semua orang tentang siapa yang perlu
berkomunikasi dengan siapa, melalui media apa, dan seberapa sering.

Buat jadwal rapat yang jelas: Frekuensi dan sifat rapat akan tergantung pada sifat pekerjaan. Tetapi
pertimbangkan setidaknya pertemuan triwulanan dan tinjauan menyeluruh setiap enam atau dua belas
bulan. Pastikan pertemuan direncanakan dalam agenda orang.

Perjelas media komunikasi: Bagaimana mitra ingin dikomunikasikan tentang berbagai jenis masalah?
Periksa apa yang berhasil untuk orang-orang—tatap muka, online, atau tertulis?

101
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Proaktif di dalam komunikasi: Hubungi mitra secara teratur atau email untuk melihat bagaimana
keadaannya, berikan umpan balik, dan periksa apakah mereka memerlukan dukungan atau bimbingan.

Jadilah kreatif: Cobalah untuk membuat keterlibatan kemitraan menyenangkan dan bermanfaat.
Sertakan kegiatan sosial, buat pertemuan menjadi interaktif dengan masukan dari semua orang, lakukan
kunjungan lapangan bersama, dan pikirkan tentang bagaimana mengomunikasikan kemajuan dengan
cara yang menarik secara visual.

TETAPKAN RENCANA KOMUNIKASI EKSTERNAL

Memprofilkan kemitraan dan pekerjaannya kepada audiens eksternal akan menjadi penting bagi banyak
kemitraan. Tapi ini bisa menjadi masalah sensitif jika mitra tidak merasa mereka cukup diakui, atau
protokol komunikasi mereka sendiri tidak dipatuhi. Beberapa aspek komunikasi eksternal mungkin telah
tercakup dalam perjanjian kemitraan, tetapi mereka perlu diklarifikasi dan diterapkan sejak awal dalam
kemitraan.

• Menyetujui judul proyek/merek/brand: Putuskan bagaimana kemitraan akan diberi merek dan
bagaimana logo dan merek mitra akan digunakan.
• Tetapkan protokol: Pastikan jelas bagi semua orang yang bertanggung jawab atas komunikasi
eksternal, dan mitra mana yang perlu dikonsultasikan sebelum rilis informasi kepada publik.
• Kembangkan rencana komunikasi: Sejak dini, dan lagi kapan pun sesuai, kembangkan rencana
untuk komunikasi eksternal yang menggambarkan khalayak, tujuan komunikasi, tanggung
jawab, media yang akan digunakan (website, media sosial, siaran pers, radio, dll), dan pesan
utama yang akan dikomunikasikan.
• Perangkat komunikasi SEAMEO RECFON: Untuk mengubah organisasi untuk melakukan
pekerjaan ini secara lebih efektif, efisien, dan dalam skala yang lebih besar, maka
memanfaatkan segala media komunikasi adalah faktor yang sangat penting. Komunikasi adalah
kunci untuk pekerjaan itu dan, oleh karena itu, perangkat telah dibuat untuk membantu kita
semua menyelesaikan pekerjaan. Kembangkan kapasitas yang diperlukan

MERANCANG KEGIATAN PENGEMBANGAN KAPASITAS:

Sangat penting bahwa mereka yang mengimplementasikan kemitraan memiliki kemampuan untuk
melakukannya. Jangan anggap remeh: tujuan inti SEAMEO RECFON adalah mengembangkan kapasitas
mitranya.

Menyelesaikan pemindaian kemampuan: Di awal kemitraan, bekerja dengan mitra untuk menilai
dengan cepat kapasitas dan keterampilan yang dibutuhkan untuk memberikan bagian yang berbeda dari
program kerja. Jelajahi di mana setiap mitra memiliki keterampilan untuk berkontribusi dan di mana
kemampuan baru mungkin perlu dikembangkan. Lihat bagian Sumberdaya di bawah ini untuk panduan
lebih lanjut.
Kembangkan rencana untuk mengisi celah kekurangan yang terungkap. Ingatlah bahwa menyatukan
mitra untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan baru dapat menjadi cara yang baik untuk
membangun hubungan dan pemahaman, dan memberikan insentif bagi staf untuk terlibat dalam
kemitraan.

Pastikan keseimbangan keterampilan lunak dan teknis: Untuk memberikan hasil, mereka yang bekerja
dalam kemitraan akan membutuhkan keseimbangan yang baik antara keterampilan teknis dan
keterampilan lunak, seperti komunikasi, manajemen, kepemimpinan, dan kemitraan.

102
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Pertimbangkan lokakarya pelatihan tentang kemitraan: Mungkin bermanfaat untuk membawa orang-
orang inti yang terlibat dalam kemitraan bersama untuk pelatihan tentang kemitraan yang mencakup
banyak aspek yang disajikan dalam buku paduan ini. Ini bisa menjadi cara yang baik untuk menetapkan
pemahaman bersama dan meletakkan dasar bagi soft skill yang dibutuhkan agar kemitraan dapat
berjalan, sementara pada saat yang sama membangun hubungan dan kepercayaan.

SETUJU TENTANG CARA BELAJAR DARI PENGALAMAN

Menjadi eksplisit tentang perlunya refleksi dan belajar bersama akan memudahkan mitra untuk
menempatkan kekhawatiran tentang implementasi di atas meja dan kemitraan untuk secara konstruktif
menemukan solusi untuk masalah yang muncul.

Membangun “budaya belajar”: Di seluruh kemitraan, bangun budaya berbagi ide dan pengalaman,
menyampaikan keprihatinan, dan menerima bahwa masalah dan tantangan tidak dapat dihindari.
Khususnya, ketika salah satu mitra berada dalam hubungan pendanaan dengan yang lain (seperti yang
sering terjadi pada SEAMEO RECFON), berhati-hatilah dalam menciptakan situasi di mana kesulitan yang
muncul "tersembunyi" sampai menjadi masalah besar.

Pastikan sistem pemantauan yang baik: Pembelajaran membutuhkan informasi yang baik tentang apa
yang sedang dicapai dan mengapa ada keberhasilan untuk kegagalan. Mitra perlu menyepakati
bagaimana kemitraan akan dipantau dan ditinjau, dan mereka perlu menerapkan mekanisme yang
efektif untuk melakukannya (Alat 9).

Lakukan pemeriksaan kesehatan secara teratur: para mitra harus menerapkan proses tinjauan rutin
untuk memeriksa kemajuan kemitraan (lihat Alat10). Pada Tahap awal, dan selama masa yang lebih
sulit, ini mungkin perlu lebih teratur, tetapi proses peninjauan yang baik harus dilakukan setidaknya
setiap tahun. Ini harus difasilitasi dengan cara yang terbuka dan menarik yang mendorong
pembelajaran.

LAMPIRAN 4: PANDUAN PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMITRAAN

Panduan Pemantauan dan Pelaporan Kemitraan

TUJUAN

Memberikan panduan tentang cara memantau kemitraan untuk meningkatkan kinerjanya dan untuk
memenuhi persyaratan pelaporan SEAMEO RECFON.

KAPAN MENGGUNAKANNYA

Gunakan alat ini saat mulai menerapkan sistem pemantauan untuk kemitraan, dan saat perlu
melaporkan. Namun, masalah pemantauan harus diingat sejak awal proses kemitraan.

BAGAIMANA ALAT INI DAPAT MEMBANTU PARA MITRA

Alat ini memberikan panduan tentang apa yang harus dipantau dalam kemitraan, cara mengatur
pemantauan dengan mitra, cara menggunakan pemantauan untuk meningkatkan kemitraan, dan

103
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

bagaimana melaporkan kemitraan dalam sistem SEAMEO RECFON. Alat ini tertaut ke ALAT 10,
pemeriksaan kesehatan kemitraan.

Pemantauan dan pembelajaran yang efektif dalam kemitraan adalah bagian penting dalam menerapkan
prinsip kemitraan yang baik. Proses pemantauan dan peninjauan yang baik yang dikembangkan bersama
mitra akan memungkinkan untuk lebih strategis dan responsif, bekerja secara kolaboratif, transparan,
dan akuntabel, serta meningkatkan budaya kemitraan yang efektif. Berinvestasi dalam sistem
pemantauan yang sederhana, jelas, dan efektif akan membantu kemitraan menjadi lebih efektif dan
berorientasi pada hasil.

SEAMEO RECFON perlu melakukan pelaporan yang lebih komprehensif tentang bagaimana kemitraan
memungkinkannya mewujudkan misi dan hasilnya. Untuk melakukan ini secara efektif memerlukan
masukan dari mereka yang bertanggung jawab atas kemitraan. Alat ini menguraikan harapan untuk
pelaporan tersebut, dan menjelaskan bagaimana hal itu harus dilakukan dalam kerangka manajemen
hasil dan sistem informasi SEAMEO RECFON.

APA ELEMEN KUNCI DARI PROSES PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMITRAAN?

Pemantauan, evaluasi, dan pelaporan kemitraan pada dasarnya tidak berbeda dengan pemantauan,
evaluasi, dan pembelajaran (MEP) dari setiap proyek atau program. Prinsip dan pendekatan yang sama
berlaku. Pemantauan dan pelaporan kemitraan dapat diintegrasikan ke dalam MEP dari proyek atau
program yang lebih luas.

Pemantauan dan pelaporan kemitraan perlu dikembangkan di sekitar lima elemen kunci berikut:

1. Identifikasi pertanyaan, indikator, dan kriteria pemantauan dan tinjauan: Titik awalnya adalah
bagi anggota kemitraan untuk menyepakati apa yang perlu dipantau untuk menilai kinerja
kemitraan dan memverifikasi bahwa kemitraan tersebut memenuhi harapan dan hasil yang
diinginkan. Ini umumnya akan melibatkan pengumpulan kumpulan informasi kualitatif dan
kuantitatif (lihat bagian selanjutnya untuk detail tentang apa yang harus dipantau)
2. Mengembangkan dan menerapkan mekanisme pemantauan: Setelah mengetahui informasi apa
yang dibutuhkan, cari tahu bagaimana informasi itu akan dikumpulkan, disusun, dianalisis, dan
dibagikan, dan tentukan siapa yang bertanggung jawab atas hal ini..
3. Menggunakan informasi pemantauan untuk meninjau kinerja kemitraan dan melakukan
pemeriksaan kesehatan: Tujuan utama pemantauan kemitraan adalah untuk memverifikasi
bagaimana perkembangan kemitraan, untuk mendapat pembelajaran, dan mengidentifikasi
bagaimana perbaikan dapat dilakukan. Pemantauan dilakukan melalui diskusi dengan mitra
secara rutin. Disarankan untuk melakukan “pemeriksaan kesehatan” kemitraan terstruktur
setahun sekali dengan merujuk pada Alat 9.
4. Gunakan hasil pemantauan dan tinjauan untuk meningkatkan kemitraan: Pastikan para mitra
melakukan lingkaran penuh. Gunakan informasi yang dihasilkan dari pemantauan dan wawasan
yang dihasilkan dari proses peninjauan untuk mengambil keputusan dalam kemitraan untuk
meningkatkan cara kerjanya dan hasil yang diberikannya.
5. Gunakan pemantauan dan hasil untuk mempromosikan dan merayakan kemitraan: Jangan lupa
untuk menggunakan pencapaian kemitraan ini untuk mempromosikan program SEAMEO
RECFON dan mitra. Juga, perlu ada cara untuk mengapresiasi diri sendiri (SEAMEO RECFON) dan
mitra untuk capaian kemitraan tersebut.
104
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

IKHTISAR MEKANISME PEMANTAUAN DAN PELAPORAN KEMITRAAN

Penting bagi para mitra untuk memahami persyaratan pemantauan dan pelaporan kemitraan dan
mekanisme untuk proses bisnis SEAMEO RECFON yang terhubung ke kemitraan.

Untuk memungkinkan pelaporan yang lebih baik tentang hasil kemitraan, identifikasi mitra dan tujuan
kemitraan telah diperkuat di seluruh proses bisnis SEAMEO RECFON. Mekanisme ini memungkinkan
kejelasan yang lebih besar tentang bagaimana kemitraan berkontribusi untuk mencapai misi SEAMEO
RECFON dan memberikan dasar untuk penilaian yang lebih baik tentang sejauh mana kemitraan
memenuhi harapan.

Tabel 3.22 Kerangka Evaluasi Hasil/Sasaran Kemitraan

Hasil/sasaran Apa yang harus dipantau

Hasil Dampak negara dalam Peningkatan jangkauan dan dampak yang dapat dimiliki
skala besar SEAMEO RECFON di dalam pembangunan di bidang gizi
kemitraan melalui kemitraan yang memanfaatkan sumber daya
keuangan dan memperluas kapasitas implementasi
negara

Pengaruh pada Kemitraan SEAMEO RECFON mendukung

lingkungan yang pembangunan masyarakat di dalam bidang gizi seperti
mendukung kebijakan mengenai gizi, keterlibatan para mitra dalam
pelaksanaan program sehubungan dengan gizi.

Mitra yang cakap dan Para mitra yang yang bermitra dengan SEAMEO
efektif RECFON, menjadi lebih mampu untuk mendukung
pembangunan masyarakat dalam bidang gizi, dapat
melaksanakan program secara efektif dan
berkelanjutan.

Tujuan Mempengaruhi kebijakan Kemitraan memungkinkan SEAMEO RECFON untuk

dan agenda memiliki efek yang lebih besar dalam membawa
kemitraan
pembangunan perubahan kebijakan dan agenda pembangunan yang
lebih mendukung peningkatan gizi mayrakat.

Memanfaatkan sumber Sejauh mana kemitraan meningkatkan skala sumber

daya keuangan daya yang digunakan untuk melaksanakan proyek dan
program gizi mayarakat

Mengaktifkan SEAMEO RECFON bekerja dengan platform tingkat

pembangunan yang nasional, koalisi, dan kemitraan lainnya untuk
mendukung pendekatan pembangunan untuk masalah
105
PANDUAN KEMITRAAN
 LAMPIRAN

Hasil/sasaran Apa yang harus dipantau

terkoordinasi gizi yang didukung oleh koordinasi yang efektif diantara
organisasi pembangunan

Pengetahuan dan Inovasi Kemitraan dengan lembaga pengetahuan—termasuk

Pialang universitas, dan pusat penelitian gizi nasional—
memungkinkan SEAMEO RECFON untuk mencapai
jangkauan dan dampak melalui teknologi baru, praktik
manajemen, pendekatan komunikasi, dan kebijakan
berbasis bukti.

Memperkuat keterlibatan Bagaimana keterlibatan dengan sektor swasta

sektor swasta membantu menciptakan kemajuan yang sesuai dengan
tujuan SEAMEO RECFON.

Meningkatkan visibilitas Cara kemitraan—termasuk partisipasi dalam platform

multistakeholder—memungkinkan SEAMEO RECFON
untuk mencapai visibilitas yang lebih besar pada skala
nasional, regional, atau global untuk pekerjaan yang
dilakukannya dan masalah yang dipromosikannya.

106
PANDUAN KEMITRAAN