Tatacara Pengurusan Aset Alih Upm

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
(Kelulusan Lembaga Pengarah Ke 135 (Minit 135/03)
AM 2.1 Pendahuluan
1 Tujuan 1
2 Aset Alih UPM 1
3 Kumpulan Aset Alih 1
4 Pusat Rujukan Maklumat 2
1. Tujuan
Tatacara Pengurusan Aset Alih UPM ini adalah bertujuan untuk menguruskan Harta Modal dan Inventori yang meliputi
Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan Penyelenggaraan, Pindahan, Pelupusan,
Kehilangan dan Hapus Kira
2. Aset Alih UPM
Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara
mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain.
3. Kumpulan Aset Alih
Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-
3.1 Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM3,000 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) atau lebih setiap satu unit dengan
jangka hayat melebihi 1 tahun
3.2 Inventori (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)
Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 1/64

Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM3,000 (Ringgit Malaysia Tiga Ribu) setiap satu unit
dengan jangka hayat melebihi 1 tahun
3.3 Pengkelasan Semula Aset Alih
(a) Perakuan :Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti (JKPAU)
(b) Kelulusan : Jawatankuasa Pengurusan Universiti
4. Pusat Rujukan Maklumat
Menggunakan kod aset alih sedia ada di UPM seperti Kenderaan/Jentera/Kelengkapan Pejabat /Elektronik /Elektrik
/Penyiaran /Fotografi /Pertahanan/Bekalan Air dan Elektrik/ Keselamatan/ Kebersihan/ Kesihatan/ Penyelidikan dan lain-
lain/Inventori

AM 2.2 Penerimaan
1 Objektif Penerimaan 3
2 Pelantikan Pegawai Penerima 3
3 Peraturan Penerimaan 4 & Lampiran B1
4 Pengujian Kualiti 5
1 Objektif Penerimaan
Objektif penerimaan adalah seperti berikut:-
1.1 Memastikan setiap Aset Alih yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan;
1.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan
1.3 Memastikan Aset Alih diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan
2 Pelantikan Pegawai Penerima
2 kategori pegawai iaitu:
2.1 Pegawai Penerima untuk penerimaan harta modal dan inventori teknikal atau bukan teknikal adalah
pemohon/pengguna/pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua PTJ
2.2 Pegawai Pengesah Terimaan adalah seperti berikut:
(a) Inventori teknikal atau bukan teknikal adalah Pegawai Tadbir PTJ
(b) Harta modal bukan teknikal adalah Pegawai Tadbir PTJ

(c) Harta Modal teknikal adalah pegawai mengikut jawatan/bidang kepakaran seperti Lampiran B(i)
3. Peraturan Penerimaan
Peraturan ini merangkumi penerimaan aset melalui pembelian, hadiah, lucut hak dan pindahan. Langkah-langkah
penerimaan adalah seperti berikut:-
3.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan aset tersebut menepati spesifikasi
yang ditetapkan
3.2 Bagi Harta Modal Teknikal, penerimaan dan pemeriksaan hendaklah dilakukan oleh pegawai-pegawai yang
memiliki kepakaran dalam bidang-bidang berkaitan
3.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-
3.3.1 Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul;
3.3.2 Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan
penerimaannya
3.3.3 Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen penerimaan seperti nota
serahan/ hantaran hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara
diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji’;
3.3.4 Pengesahan penerimaan dibuat oleh Pegawai Pengesah Terimaan pada dokumen berkaitan
3.3.5 Borang Laporan Terimaan Aset Alih Universiti mengikut format sedia ada UPM hendaklah disediakan oleh
Pegawai Penerima jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi;
3.3.6 Borang tersebut yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua PTJ/ Bahagian/ Seksyen/ Unit/
Pegawai Aset hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal;

3.3.7 Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan
penyelenggaraan, jika ada; dan
3.3.8 Bagi aset yang diterima daripada pembekal melalui kontrak pusat atau perolehan secara berpusat,
Pegawai Penerima di peringkat Cawangan/ Negeri/ Daerah hendaklah dibekalkan sesalinan dokumen-
dokumen seperti Pesanan Rasmi , Nota Serahan, Inbois, Surat Jaminan dan dokumen-dokumen lain
yang berkaitan untuk tujuan pengesahan
4 Pengujian Kualiti
4.1 Kualiti Aset Alih yang diterima melalui pembelian dari sesuatu kontrak hendaklah menepati spesifikasi dalam
perjanjian. Pegawai Penerima hendaklah memastikan perkara-perkara berikut dipatuhi:-
4.2 Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;
4.3 Aset Alih yang telah diterima hendaklah dihantar ke agensi teknikal untuk diuji
4.4 Aset Alih yang tidak menepati kualiti hendaklah dikembalikan; dan
4.5 Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak

AM 2.3 Pendaftaran
1 Objektif Pendaftaran 7
2 Tempoh Pendaftaran 7
3 Aset Alih Yang Perlu Didaftarkan 7
4 Aset Alih Yang DIbekalkan Bersekali Dengan Bangunan 7
5 Aset Alih Yang DIsewa Beli 7
6 Aset Alih Yang Disewa 8
7 Aset Alih Lucut Hak 8
8 Penempatan Aset Alih Ke PTJ Lain Atau Luar Premis UPM 9
9 Tatacara Pendaftaran Aset Alih 9
10 Senarai Aset Alih Di Lokasi 13 & Lampiran B2
11 Aset Alih Yang Diterima Tanpa Penempatan 14
12 Aset Alih Yang Hendak DIjadikan Komponen Kepada Aset Alih Yang Lain 14
13 Laporan Kedudukan Aset Alih 14 & Lampiran B3
14 Carta Alir Dan Proses Kerja Pendaftaran Jadual 1 dan 2

1. Objektif Pendaftaran
Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk:-
1.1 Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;
1.2 Memudahkan pengesanan dan pemantauan;
1.3 Membolehkan keadaan aset diketahui; dan
1.4 Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.
2. Tempoh Pendaftaran
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
3. Aset Alih Yang Perlu Didaftarkan
Aset Alih yang diterima melalui pembelian dengan wang kerajaan, yang disewa beli dengan wang kerajaan, yang diterima
melalui hadiah, pindahan dan melalui proses perundangan atau perjanjian hendaklah didaftarka
4. Aset Alih Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan
Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan bangunan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini
5. Aset Alih Yang Disewa Beli
Aset Alih yang disewa beli hendaklah didaftarkan berdasarkan kepada terma dan syarat yang terkandung di dalam
perjanjian sewa beli iaitu:-
5.1 Didaftarkan semasa diterima jika di dalam perjanjian sewa beli dinyatakan Aset Alih tersebut telah menjadi milik
Jabatan/ PTJ bermula tarikh penerimaan/ penyerahan.

5.2 Didaftarkan selepas tamat tempoh perjanjian jika di dalam perjanjian sewa beli dinyatakan Aset Alih tersebut
menjadi milik UPM selepas sesuatu tempoh perjanjian dan senarai Aset Alih yang disewa beli hendaklah
disediakan semasa diterima oleh PTJ/ Jabatan bagi tujuan rekod
5.3 Harga Aset Alih adalah berdasarkan dokumen perjanjian
6 Aset Alih Yang Disewa
Aset Alih yang disewa daripada syarikat/ pembekal/ pengilang seperti mesin fotostat, kenderaan dan sebagainya tidak
perlu didaftarkan di bawah tatacara ini. Satu senarai aset alih yang disewa hendaklah disediakan oleh Jabatan/ PTJ bagi
tujuan rekod.
7 Aset Alih Lucut Hak
7.1 Pusat Tanggungjawab yang bercadang untuk menggunakan aset-aset lucut hak dikehendaki mendapatkan
kelulusan Kastam Diraja Malaysia dan Jawatankuasa Pengurusan Universiti dan didaftarkan.
7.2 Aset lucut hak yang tertakluk di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab kuasa-kuasa tertentu untuk
menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi maksud Akta tersebut sahaja
7.3 Dokumen yang perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk mengguna semula aset
lucut hak seperti berikut:-
(a) Salinan Perintah Lucut Hak Mahkamah atau kelulusan Kuasa Melulus Pelucutan Hak di bawah Akta
tertentu;
(b) Gambar Aset Alih lucut hak;
(c) Butiran dan keterangan Aset Alih lucut hak (nombor pendaftaran bagi kenderaaan, tahun dibeli, harga
perolehan asal, nilai semasa dan model);
(d) Surat permohonan daripada agensi pemohon; dan

(e) Pengesahan peruntukan sedia ada mencukupi untuk menampung kos penggunaan dan
penyelenggaraan Aset Alih tersebut
7.4 Aset Alih Lucut Hak yang diluluskan untuk kegunaan PTJ/Jabatan hendaklah didaftarkan mengikut tatacara ini.
8 Penempatan Aset Alih Ke PTJ Lain atau Luar Premis UPM
Aset Alih yang dibeli oleh PTJ untuk di tempatkan kepada PTJ yang lain atau luar premis UPM yang tidak melibatkan
penukaran hak milik maka tindakan berikut hendaklah dilaksanakan:-
8.1 PTJ yang membuat pembelian Aset Alih hendaklah mendaftarkan Aset Alih tersebut dalam Daftar Aset Alih Harta
Modal Sistem FAMS dan Daftar Aset Alih Inventori Sistem FAMS. Nombor Siri Pendaftaran PTJ yang mendaftar
adalah kekal kerana Aset Alih tersebut milik PTJ asal;
8.2 Salinan Daftar Aset Alih Harta Modal Sistem FAMS dan Daftar Aset Alih Inventori Sistem FAMS hendaklah
diserahkan kepada PTJ penerima
8.3 PTJ penerima hendaklah membuat penempatan ke atas Aset Alih dan menyediakan Senarai Aset Mengikut
Lokasi secara berasingan;
8.4 PTJ penerima tidak perlu mendaftarkan semula Aset Alih tersebut; dan
8.5 Semua urusan pengurusan Aset Alih termasuk penyelenggaraan, pemeriksaan, pelupusan dan hapus kira
kehilangan adalah di bawah tanggungjawab PTJ yang mendaftar.
9 Tatacara Pendaftaran Aset Alih
9.1 Dokumen Rujukan
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

(a) Aset Yang Dibeli:-
(i) Pesanan Rasmi Universiti;
(ii) Nota Serahan;
(iii) Invois;
(iv) Dokumen Kontrak;
(v) Kad Jaminan;
(vi) Manual Pengguna; atau
(vii) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
(b) Aset yang disewa beli:-
(i) Surat Ikatan Perjanjian; atau
(ii) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
(c) Aset yang diterima daripada pelbagai sumber lain untuk didaftarkan:-
(i) Salinan Daftar Harta Modal atau Daftar Inventori jika aset diterima secara pindahan atau melalui
serahan;
(ii) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuat kuasa berserta
maklumat lengkap aset berkaitan;
(iii) Salinan Perintah Lucut Hak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucut Hak Mahkamah;

(iv) Salinan dokumen-dokumen pembelian sekiranya diterima melalui agihan atau apa-apa kelulusan
khas; atau
(v) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
9.2 Dokumen Pendaftaran
(a) Semua PTJ hendaklah menggunakan Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS).
(b) Borang yang digunakan bagi pendaftaran adalah seperti berikut:-
(i) Daftar Aset Alih Harta Modal dicetak dari Sistem FAMS; atau
(ii) Daftar Aset Alih Inventori dicetak dari Sistem FAMS.
9.3 Butiran Maklumat
Butiran maklumat di dalam Daftar Aset Alih FAMS hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat.
9.4 Tandatangan Ketua Jabatan di Daftar Aset Alih FAMS
(a) Ketua PTJ/ Bahagian/ Seksyen/ Unit hendaklah menyemak dan mengesahkan maklumat yang terdapat
dalam Daftar Aset Alih Harta Modal Sistem FAMS dan Daftar Aset Alih Inventori Sistem FAMS sebelum
menandatangani di ruangan tersebut.
(b) Ketua PTJ/ Bahagian/ Seksyen/ Unit adalah dipertanggungjawabkan untuk menandatangani Daftar Aset
Alih Harta Modal Sistem FAMS dan Daftar Aset Alih Inventori Sistem FAMS bagi pihak terdahulu atau
sebelumnya untuk daftar yang belum ditandatangani.
9.5 Pelaksanaan Pendaftaran Aset Alih
(a) Pendaftaran Aset Alih dilaksanakan oleh Pejabat Bursar melalui sistem pengurusan aset Universiti (Sistem
FAMS) dengan integrasi sistem kewangan Universiti.

(b) Daftar Aset Alih FAMS dicetak oleh PTJ dari Sistem FAMS.
9.6 Anggaran Nilai Semasa
Anggaran nilai semasa hendaklah dikemaskini di Daftar Aset Alih Harta Modal Sistem FAMS dan Daftar Aset Alih
Inventori Sistem FAMS pada setiap akhir tahun mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan
Negara Malaysia (JANM).
9.7 Penyediaan Senarai Daftar Aset Alih FAMS Harta Modal Dan Inventori
(a) Senarai Daftar Harta Modal dan Inventori disediakan oleh Pejabat Bursar dan diedarkan kepada PTJ
setiap tahun
9.8 Pengemaskinian Daftar Aset
Daftar aset hendaklah dikemas kini apabila berlaku perkara-perkara berikut:
(a) Perubahan penempatan;
(b) Perubahan nama pegawai penempatan;
(c) Penambahan/penggantian/naik taraf aset;
(d) Pemeriksaan aset;
(e) Pelupusan/ Pindahan; dan
(f) Hapuskira
9.9 No Siri Pendaftaran
Nombor pendaftaran aset alih dijana melalui Sistem FAMS Universiti

9.10 Pelabelan Aset
9.10.1 Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel atau mengecat atau mencetak
timbul bagi menunjukkan tanda PTJ yang berkenaan di tempat yang bersesuaian pada aset berkenaan.
Nombor pendaftaran aset alih dijana melalui Sistem FAMS Universiti dan label barkod dilekatkan pada
aset berkenaan
9.10.2 Bagi aset yang digunakan bagi tujuan penyamaran dan risikan hendaklah dilabelkan di tempat yang tidak
mudah dilihat.
9.10.3 Bagi aset yang sukar atau tidak praktikal untuk dilabel seperti keadaan fizikalnya kecil, tidak melekat,
mudah rosak, kerap dicuci dan disteril atau aset tersebut digunakan dalam air dan seumpamanya
menyebabkan label tertanggal dikecualikan daripada pelabelan. Nombor siri pendaftaran dicatat pada
Lokasi Penyimpanan Aset berkenaan mengikut kesesuaian
9.10.4 Bagi memudahkan urusan pengesanan dan pelupusan, aset yang dibeli/ diterima bersama induk maka
komponen/ aksesori yang dibekalkan bersama Harta Modal tersebut hendaklah direkodkan bersekali
sebagai satu set aset alih
10 Senarai Aset Alih Di Lokasi
10.1 Senarai aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan Senarai
Aset Alih Di Lokasi mengikut format sedia ada UPM dalam dua (2) salinan;
10.2 Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan dipamerkan di
lokasi. Bagi aset yang kerap berlaku perubahan penempatan dan sukar untuk dikawal pergerakannya seperti kerusi/
meja di dalam kelas, Senarai Aset Alih Di Lokasi tidak perlu dipamerkan. Walau bagaimanapun Pegawai Aset
hendaklah memastikan aset tersebut berada di pejabat berkenaan pada setiap masa
10.3 Senarai Aset Alih Di Lokasi hendaklah dikemas kini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti,
lokasi aset, pegawai penempatan, pindahan, pelupusan dan hapus kira; dan

10.4 Senarai Aset Alih Di Lokasi hendaklah dikepilkan bersekali dengan nota serah tugas pegawai berkenaan apabila
berlaku pertukaran/ persaraan dan sebagainya. Pegawai yang mengambil alih hendaklah menyemak dan
mengesahkan aset di penempatan tersebut.
11 Aset Alih Yang Diterima Tanpa Penempatan
Aset Alih yang diterima tanpa penempatan hendaklah didaftarkan di dalam Daftar Aset Alih Harta Modal Sistem FAMS dan
Daftar Aset Alih Inventori Sistem FAMS dan Senarai Aset Alih Di Lokasi. Ruangan penempatan hendaklah ditandatangani
oleh Pegawai Aset atau pegawai bertanggungjawab di lokasi. Apabila Aset Alih tersebut telah ditentukan penempatan
sebenarnya, maka perubahan penempatan pada Daftar Aset Alih Harta Modal Sistem FAMS dan Daftar Aset Alih Inventori
Sistem FAMS dan Senarai Aset Alih Di Lokasi hendaklah dikemas kini.
12 Aset Alih Yang Hendak Dijadikan Komponen Kepada Aset Alih Yang Lain
Aset Alih yang hendak dijadikan komponen kepada Aset Alih yang lain hendaklah didaftarkan di dalam Sistem Pengurusan
Aset Tetap UPM (FAMS) dan akan disangkutkan (attach) pada Aset Alih yang lain tersebut.
13 Laporan Kedudukan Aset Alih
Laporan Tahunan Harta dan Modal dan Inventori mengikut format sedia ada UPM hendaklah disediakan dan dikemukakan
seperti berikut:-
13.1 Laporan Tahunan Harta dan Modal dan Inventori disediakan oleh Pejabat Bursar;
13.2 Laporan dikemukakan kepada Naib Canselor untuk tanda tangan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Dilaporkan di
dalam JKPAU dan JPKA Universiti setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar
14 Carta Aliran Dan Proses Kerja Pendaftaran
Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran Aset Alih Universiti adalah seperti di Jadual 1 dan Jadual 2.

AM 2.3 Penggunaan,Penyimpanan dan Pemeriksaan
1 Objektif 16
2 Penggunaan 17
3 Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih 17 & Lampiran B4
4 Aduan Kerosakan Aset Alih 18 & Lampiran B5
5 Penyimpanan Aset Alih 18
6 Pemeriksaan Aset Alih 19
7 Tugas-tugas Pegawai Pemeriksa Aset Alih 20
8 Laporan Pemeriksaan Aset Alih 21 & Lampiran B6,B7
9 Sijil Pemeriksaan Aset Alih 21 & Lampiran B8
10 Carta Alir Dan Proses Kerja Pemeriksaan Aset Alih Jadual 3 dan 4
1 Objektif
Semua Aset Alih Universiti hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap,mahir dan teratur bagi tujuan:
1.1 Mengurangkan pembaziran;
1.2 Menjimatkan kos;
1.3 Mencapai jangka hayat;

1.4 Mencegah penyalahgunaan;
1.5 Mengelakkan kehilangan
2 Penggunaan
Penggunaan Aset Alih Universiti hendaklah mematuhi peraturan berikut:-
2.1 Bagi tujuan rasmi sahaja
2.2 Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan pengguna
2.3 Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan jika perlu
2.4 Hendaklah direkodkan penggunaannya; dan
2.5 Aduan mengenai kerosakan aset hendaklah dilaporkan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih mengikut
format sedia ada UPM
3 Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih
3.1 Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih hendaklah menggunakan Borang Permohonan Pinjaman Dan Pergerakan Aset
Alih mengikut format sedia ada UPM
3.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua PTJ/ Pegawai Aset/
Pegawai-Pegawai Lain yang diberi kuasa oleh Ketua PTJ. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik
selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal
3.3 Pinjaman Aset Alih kepada orang awam/ golongan sasar hendaklah menggunakan Borang Permohonan
Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih mengikut format sedia ada UPM dan tertakluk kepada syarat-syarat yang
ditetapkan oleh PTJ/Jabatan.

3.4 Aset Alih yang diserahkan kepada anggota penguatkuasaan untuk tujuan operasi boleh direkodkan di Borang
Permohonan Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih atau menggunakan format borang yang disediakan oleh Jabatan/
PTJ masing-masing. Maklumat yang perlu ada dalam borang tersebut antaranya:-
3.4.1 Keterangan Aset Alih:-
(i) kuantiti dipinjam;
(ii) tarikh dipinjamkan dan dipulangkan;
(iii) nama dan tandatangan peminjam;
(iv) nama dan tandatangan pegawai yang meluluskan; dan
(v) syarat-syarat pinjaman jika berlaku kerosakan, kehilangan dan seumpamanya.
3.4.2 Satu senarai Aset Alih yang telah diserahkan kepada anggota penguatkuasaan hendaklah disediakan bagi
tujuan pemantauan dan rekod.
3.5 Peraturan mengenai Penggunaan, Pengurusan dan Penyelenggaraan Kenderaan adalah mengikut peraturan
berkuat kuasa
4 Aduan Kerosakan Aset Alih
Aduan mengenai kerosakan Aset Alih hendaklah dilaporkan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih seperti
format sedia ada UPM. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih hendaklah mendapat kelulusan pegawai yang
bertanggungjawab sebelum penyelenggaraan dilaksanakan
5 Penyimpanan Aset Alih

5.1 Aset Alih hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang
bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya
kerosakan atau kehilangan Aset Alih.
5.2 Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan Aset Alih tersebut adalah bertanggungjawab
terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan Aset Alih di bawah tanggungjawabnya.
5.3 Aset Alih yang menarik perhatian atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan hendaklah sentiasa
di bawah kawalan yang maksima
6 Pemeriksaan Aset Alih
6.1 Pemeriksaan Aset Alih dilakukan ke atas:-
6.1.1 Fizikal
6.1.2 Rekod
6.1.3 Penempatan
6.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:-
6.2.1 Mengetahui keadaan dan prestasinya
6.2.2 Memastikan setiap Aset Alih mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini; dan
6.2.3 Memastikan setiap Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar.
6.3 Pelantikan Pegawai Pemeriksa
Bursar/Ketua PTJ hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17
dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di atas nama jawatan seperti berikut:

6.3.1 Bursar : lantikan untuk pemeriksaan Harta Modal
6.3.2 Ketua PTJ : lantikan untuk pemeriksaan Inventori
6.3.3 Bagi PTJ di luar negara Pegawai Pemeriksa hendaklah dilantik oleh Ketua Perwakilan/ Ketua PTJ masing-
masing
6.4 Tempoh Pemeriksaan
6.4.1 Pemeriksaan ke atas semua Harta Modal hendaklah dilaksanakan seratus peratus (100%) dan
pemeriksaan boleh dilaksanakan sepanjang tahun pada tahun semasa secara berperingkat
6.4.2 Pemeriksaan ke atas Inventori hendaklah dilaksanakan mengikut skop yang ditentukan oleh BPA dan
pemeriksaan boleh dilaksanakan sepanjang tahun pada tahun semasa secara berperingkat
7 Tugas-Tugas Pegawai Pemeriksa Aset Alih
Tugas-tugas Pegawai Pemeriksa Aset Alih adalah seperti berikut:-
7.1 Melaksanakan pemeriksaan mengikut jadual dan lokasi yang ditetapkan oleh Unit Pengurusan Aset PTJ;
7.2 Memaklumkan tarikh pemeriksaan kepada Jabatan;
7.3 Pegawai Pemeriksa hendaklah menggunakan Borang Pemeriksaan Aset Alih mengikut format UPM ;
7.4 Memeriksa Aset Alih dan rekod yang berkaitan dan pemeriksaan boleh dilaksanakan sepanjang tahun pada tahun
semasa secara berperingkat
7.5 Melengkapkan semua maklumat di Borang Pemeriksaan Aset Alih mengikut format UPM dan mencatatkan tarikh
pemeriksaan; dan

7.6 Menandatangani Borang Pemeriksaan Aset Alih mengikut format UPM dan mengemukakan kepada Unit
Pengurusan Aset (UPA).
8 Tanggungjawab Ketua Jabatan
Ketua Pusat Tanggungjawab membuat cadangan hapuskira pada borang pemeriksaan dengan justifikasi munasabah untuk
pertimbangan Kuasa Melulus
9 Laporan Pemeriksaan Aset Alih
9.1 Laporan Pemeriksaan Aset Alih yang menggunakan format UPM hendaklah disediakan oleh Pejabat Bursar untuk
dilaporkan dalam Mesyuarat JKPAU
9.2 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal mengikut format sedia ada
UPM dan Laporan Pemeriksaan Inventori mengikut format sedia ada UPM kepada Ketua PTJ di mana pemeriksaan
tersebut dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pemeriksaan
9.3 Ringkasan Laporan Tahunan Pemeriksaan Aset Alih dikemukakan oleh Pejabat Bursar kepada Naib Canselor untuk
tanda tangan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Dilaporkan di dalam JKPAU dan JPKA Universiti setiap suku tahun
oleh Pejabat Bursar
10 Sijil Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori
10.1 Ketua PTJ hendaklah menyediakan Sijil Pemeriksaan Aset Alih yang menggunakan format UPM setelah
pemeriksaan selesai dilaksanakan pada tahun semasa
10.2 Sijil dikemukakan oleh Pejabat Bursar kepada Naib Canselor untuk tanda tangan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
Dilaporkan di dalam JKPAU dan JPKA Universiti setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar
11 Carta Aliran Dan Proses Kerja Pemeriksaan Aset Alih
Carta aliran dan proses kerja pemeriksaan adalah seperti di Jadual 3 dan Jadual 4.

AM 2.5 Penyelenggaraan
1 Objektif 23
2 Jenis Penyelenggaraan 24
3 Manual Penyelenggaraan 24
4 Pelaksanaan Penyelenggaraan Aset Alih 24 & Lampiran B9,B10
5 Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih Bagi Penyelenggaraan 26
6 Penggantian Aset Oleh Syarikat Penyelenggaraan 26
7 Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih 26 & Lampiran B11
1 Objektif
Penyelenggaraan Aset Alih bertujuan untuk:-
1.1 Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
1.2 Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;
1.3 Meningkatkan keupayaan
1.4 Mengurangkan kerosakan
1.5 Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan;

1.6 Menjimatkan perbelanjaan Universiti
1.7 Menjamin keselamatan pengguna
1.8 Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan
1.9 Memelihara imej Universiti
2 Jenis Penyelenggaraan
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti berikut:-
2.1 Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah kerja penyelenggaraan mengikut jadual/ program
bagi memastikan setiap komponen aset berfungsi dengan baik dan mengelakkan berlakunya kerosakan besar.
2.2 Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance) ialah kerja pembaikan atau penggantian komponen apabila
berlaku kerosakan/ kegagalan supaya aset dapat berfungsi semula mengikut piawaian yang ditetapkan
3 Manual Penyelenggaraan
Setiap manual/ buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan
penyelenggaraan
4 Pelaksanaan Penyelenggaraan Aset Alih
Pegawai Aset/ Pembantu Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:-
4.1 Mengenal pasti dan mengurus Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan.
.
4.2 Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan dalam Senarai Aset Alih Yang
Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual mengikut format UPM .

4.3 Setelah Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah
dirancang dan disediakan.
4.4 Melaksanakan program penyelenggaraan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu Aset Alih itu
memerlukan penyelenggaraan segera
4.5 Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan ke atas Aset Alih hendaklah direkodkan dalam Rekod
Penyelenggaraan Aset Alih mengikut format UPM
4.6 Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut :-
4.6.1 Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai;
4.6.2 Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan
masa;
4.6.3 Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya;
4.6.4 Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas Aset Alih berkenaan; dan
4.6.5 Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta. Kerja-kerja penyelenggaraan yang
dilaksanakan oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang
ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi
5 Kebenaran Membawa Keluar Aset Alih Bagi Penyelenggaraan
Aset Alih yang dibawa keluar untuk tujuan penyelenggaraan hendaklah mendapat kelulusan bertulis daripada Ketua PTJ/
Pegawai Aset dan hendaklah direkodkan dalam Borang Permohonan Pinjaman Dan Pergerakan Aset Alih

6 Penggantian Aset Alih Melalui Perjanjian
Penggantian Aset Alih melalui perjanjian/ konsesi tertakluk kepada syaratsyarat berikut:-
6.1 Wujudnya perjanjian antara PTJ/ Jabatan dengan syarikat pembekal/ syarikat penyelenggaraan;
6.2 Spesifikasi Aset Alih yang diganti hendaklah lebih baik atau setara dengan Aset Alih lama;
6.3 Penggantian boleh dilaksanakan selepas kelulusan Ketua Jabatan dengan menggunakan Borang Aduan
Kerosakan Aset Alih mengikut format UPM
6.4 Penggantian Aset Alih hendaklah mendapat kebenaran Ketua Jabatan
6.5 Aset Alih yang lama hendaklah dilupuskan melalui kaedah serahan; dan
6.6 Aset Alih yang baru diterima hendaklah didaftarkan.
7 Laporan Penyelenggaraan Aset Alih Mengikut Format UPM
Laporan Penyelenggaraan Aset Alih hendaklah disediakan dan dikemukakan seperti berikut:-
7.2 Laporan disediakan oleh Pejabat Bursar;
7.3 Ringkasan Laporan Tahunan Penyelenggaraan Aset Alih dikemukakan oleh Pejabat Bursar kepada Naib Canselor
untuk ditandatangani sebelum 15 Mac tahun berikutnya

AM 2.7 Pelupusan
1 Objektif 28
2 Justifikasi Pelupusan 29
3 Kuasa Melulus Pelupusan 29
4 Perakuan Pelupusan (PEP) 30 & Lampiran B12
5 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (JKPP) 31 & Lampiran B13
6 Borang Pelupusan Aset Alih 33 & Lampiran B14
7 Tatacara Pelupusan Oleh PTJ 34 & Lampiran B15,B16
8 Tempoh Tindakan Pelupusan 35
9 Pelanjutan Tempoh 35
10 Pinda Pelupusan 35
11 Kaedah-kaedah Pelupusan 35
12 Kaedah Pelupusan Secara Jualan 37 & Lampiran B17-B24
13 Kaedah Pelupusan Secara Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal 50
14 Kaedah Pelupusan Secara Jualan Sisa 51
15 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Barang atau Perkhidmatan 53
16 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Beli 54

17 Kaedah Pelupusan Secara Hadiah 54
18 Kaedah Pelupusan Secara Serahan 55
19 Kaedah Pelupusan Secara Musnah 56
20 Kaedah-Kaedah Lain Pelupusan 57
21 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat 57
22 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan 58
23 Tanggungjawab Urusetia Pelupusan 58
24 Laporan Pelupusan Aset Alih 59 & Lampiran B25
25 Carta Alir Dan Proses Kerja Pelupusan Jadual 5 dan 6
1 Objektif
Pelupusan aset Universiti bertujuan untuk :-
1.1 Memastikan Universiti tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan;
1.2 Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat
1.3 Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Universiti; dan
1.4 Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari.

2 Justifikasi Pelupusan
Aset boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut:-
2.1 Tidak Ekonomi Dibaiki;
2.2 Usang;
2.3 Rosak dan tidak boleh digunakan;
2.4 Luput tempoh penggunaan;
2.5 Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum;
2.6 Tiada alat ganti di pasaran;
2.7 Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan;
2.8 Tidak lagi diperlukan oleh PTJ;
2.9 Perubahan teknologi; dan
2.10 Melebihi keperluan
3 Kuasa Melulus Pelupusan
3.1 Bagi pelupusan inventori yang bernilai kurang daripada RM3,000 tiap- : Kelulusan Ketua PTJ
tiap satu item dan sehingga RM50,000 nilai keseluruhan
3.2 Bagi pelupusan aset alih yang nilai keseluruhan sehingga RM300,000 : Kelulusan Bursar

3.3 Bagi pelupusan aset alih yang nilai keseluruhan sehingga RM500,000 : Kelulusan Naib Canselor
3.4 Bagi pelupusan aset alih yang nilai keseluruhan melebihi RM500,000 : Kelulusan Jawatankuasa Tetap
Kewangan
4 Perakuan Pelupusan (PEP)
4.1 Perakuan Pelupusan (PEP) mengikut format sedia ada UPM hendaklah disediakan untuk semua kaedah
pelupusan. PEP hendaklah disediakan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
4.1.1 Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik yang nilai perolehan asalnya lebih daripada lima ribu
ringgit (RM5,000.00)
4.1.2 Perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya lebih daripada satu ribu ringgit (RM1,000.00).
4.1.3 Aset Mekanikal, Teknikal, Elektrik dan Elektronik nilai perolehan asalnya kurang daripada RM5,000.00
dan perkakasan komputer yang nilai perolehan asalnya kurang daripada RM1,000.00 tidak memerlukan
PEP dengan syarat aset tersebut telah mencapai jangka hayatnya atau diperakukan oleh Lembaga
Pemeriksa untuk dilupuskan
4.2 Bagi mendapatkan PEP, PTJ hendaklah merujuk kepada Jabatan Kerja Raya atau Jabatan Teknikal lain atau
Jabatan yang mempunyai workshop atau bengkel kejuruteraan sendiri atau pegawai-pegawai yang mempunyai
kepakaran khusus dalam peralatan-peralatan tertentu. PEP daripada pihak swasta hanya boleh didapatkan
sekiranya tiada pegawai Universiti yang dapat mengeluarkan PEP
4.3 PEP bagi aset keselamatan hendaklah mematuhi Akta/ Peraturan Keselamatan pihak berkuasa berkenaan
4.4 Pegawai-pegawai yang berkelayakan mengeluarkan PEP adalah seperti berikut:-
4.4.1 PEP hendaklah disahkan oleh satu (1) orang pegawai yang terdiri daripada seorang pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional (P&P) seperti Kembaran A

4.4.2 Mempunyai kepakaran dalam bidang masing-masing seperti Mekanikal, Elektrik, Elektronik, Komputer,
Perubatan, Pergigian,Penyiaran dan seumpamanya;
4.4.3 Bagi peralatan ICT, sekiranya PTJ berkenaan tidak mempunyai Pegawai/ Penolong Pegawai Teknologi
Maklumat untuk mengeluarkan PEP maka Ketua PTJ dibenarkan untuk melantik pegawai daripada skim
perkhidmatan lain yang mempunyai kelayakan dalam bidang ICT untuk mengeluarkan PEP;
4.5 PEP hanya sah digunakan untuk tempoh satu (1) tahun sahaja dari tarikh dikeluarkan. Sekiranya tempoh PEP telah
tamat dan proses pelupusan belum bermula PTJ hendaklah mendapatkan PEP yang baharu. Sekiranya proses
pelupusan telah bermula dan tempoh PEP telah tamat dalam masa proses pelupusan maka tidak perlu mendapat
PEP baharu
4.6 PTJ di luar negara, PEP adalah dikecualikan. PTJ hendaklah mendapatkan perakuan daripada mana-mana pihak
swasta yang mempunyai kepakaran dalam bidang tersebut tanpa melibatkan kos bagi mengesahkan aset tersebut
tidak ekonomi untuk dibaiki. Sekiranya peraturan ini tidak dapat dilaksanakan, PTJ hendaklah mengemukakan
justifikasi pelupusan, salinan Daftar Aset Alih FAMS, Rekod Penyelenggaraan Aset Alih dan gambar aset bagi
mengesahkan aset tersebut perlu dilupuskan kepada Kuasa Melulus
5 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (AJKPP)
5.1 Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (AJKPP) hendaklah dilantik untuk membuat pemeriksaan ke atas aset yang
hendak dilupuskan menggunakan Borang Lantikan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan menggunakan format
UPM iaitu:
5.1.1 Naib Canselor melantik ahli JKPP berdasarkan jawatan selama dua (2) tahun iaitu untuk pelupusan
(a) Harta Modal tanpa mengira had; dan
(b) Inventori untuk jumlah keseluruhan melebihi RM50,000
5.1.2 Ketua Pusat Tanggungjawab melantik ahli JKPP untuk jumlah keseluruhan pelupusan inventori sehingga
RM50,000

5.2 Ketua Perwakilan/ PTJ di negara berkenaan boleh melantik pegawai-pegawai yang sesuai sebagai AJKPP bagi
pelupusan aset di luar negara
5.3 AJKPP dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan AJKPP
hendaklah terdiri daripada:-
5.3.1 Ahli JKPP untuk pelupusan Harta Modal:
(a) Wakil dari Pejabat Bursar (kategori Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional (P&P)) sebagai
Pengerusi
(b) Pegawai berkepakaran di dalam bidang berkenaan sebagai Ahli
(c) Wakil dari PTJ sebagai Ahli
5.3.2 Ahli JKPP untuk pelupusan inventori:
(a) Ketua PTJ atau wakil (kategori Pegawai kumpulan Pengurusan dan Profesional (P&P)) sebagai
Pengerusi
(b) Wakil dari Pejabat Bursar sebagai Ahli
(c) Wakil dari PTJ sebagai Ahli
5.4 Tugas-Tugas Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (AJKPP)
Tugas-tugas Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan adalah seperti berikut:-
5.4.1 Memaklumkan tarikh pemeriksaan kepada PTJ/urusetia;
5.4.2 Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh PTJ;
5.4.3 Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan

5.4.4 Memastikan aset keselamatan dilupuskan mengikut Akta/ Peraturan pihak berkuasa yang berkenaan
5.4.5 Melengkapkan Borang Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM di ruangan:-
(a) Nyatakan keadaan aset dengan jelas; dan
(b) Syor kaedah pelupusan dan justifikasi
5.4.6 Menandatangani Borang Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM dan mengemukakan kepada
PT/urusetia
6 Borang Pelupusan Aset Alih
Borang Pelupusan Aset Alih mengikut format sedia ada UPM hendaklah disediakan seperti berikut:-
6.1 Borang Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM hendaklah disediakan oleh Jabatan/ PTJ yang bercadang untuk
melaksanakan pelupusan;
6.2 Semua Aset Alih yang dicadangkan untuk pelupusan hendaklah disenaraikan di Borang Pelupusan Aset Alih
mengikut format UPM;
6.3 Borang Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM boleh disediakan secara bersekali atau berasingan mengikut
kepada jenis Aset Alih atau nilai perolehan Aset Alih;
6.4 Maklumat-maklumat berkenaan Aset Alih yang dicadangkan untuk dilupuskan hendaklah merujuk kepada daftar
Aset Alih atau dokumen-dokumen rujukan lain; dan
6.5 Laporan Pemeriksa Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus
selepas Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan membuat pemeriksaan ke atas Aset Alih dan melengkapkan
maklumat di Laporan Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM
7 Tatacara Pelupusan Oleh PTJ

Tindakan yang perlu diambil oleh PTJ untuk melupuskan aset adalah seperti berikut:-
7.1 Mengenalpasti aset yang hendak dilupuskan;
7.2 Mendapatkan Perakuan Pelupusan bagi aset yang memerlukan PEP;
7.3 Menyediakan Borang Pelupusan Aset Alih yang mengandungi maklumat seperti berikut:-
7.3.1 Keterangan aset;
7.3.2 Kuantiti;
7.3.3 Tarikh pembelian;
7.3.4 Tempoh digunakan atau disimpan;
7.3.5 Nilai perolehan asal; dan
7.3.6 Nilai semasa berdasarkan maklumat di PEP atau tertakluk kepada Garis Panduan Susut Nilai Jabatan
Akauntan Negara Malaysia (JANM).
7.4 Mengemukakan Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Aset Alih kepada Urus Setia Pelupusan selepas
AJKPP membuat pemeriksaan, melengkapkan dan menandatangani Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan
Aset Alih;
7.5 Mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus melalui Urusetia Pelupusan
7.6 Melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan
7.7 Menyediakan Sijil Pelupusan untuk dikemukakan kepada Bahagian Pengurusan Aset Pejabat Bursar untuk tindakan
kemaskini rekod FAMS dengan dokumen berikut:
7.7.1 Surat Akuan Penerimaan bagi aset yang dilupuskan melalui kaedah hadiah atau pindahan;

7.7.2 Salinan resit jualan bagi aset yang dilupuskan melalui kaedah jualan/ Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal;
dan
7.7.3 Salinan resit jualan bagi aset yang dilupuskan melalui kaedah jualan/Borang Akuan Penerimaan bagi
Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal; dan
7.7.4 Sijil Penyaksian Pemusnahan mengikut format UPM bagi aset yang dilupuskan melalui kaedah musnah
dan tenggelam.
7.8 Mengemaskini rekod Daftar Harta Modal dan Inventori FAMS
8 Tempoh Tindakan Pelupusan
Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
kelulusan
9 Pelanjutan Tempoh
Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum
tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi
satu (1) bulan
10 Pinda Kaedah Pelupusan
10.1 Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat
tempoh kelulusan pelupusan. Kuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh tiga (3) bulan dari tarikh
kelulusan pinda kaedah kepada PTJ.
10.2 Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.
Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus
11 Kaedah-Kaedah Pelupusan

Dalam urusan pelupusan aset, kriteria pulangan hasil hendaklah sentiasa diberi perhatian. Bagi mencapai tujuan ini, Kuasa
Melulus hendaklah meluluskan kaedah pelupusan yang sesuai untuk dilaksanakan dan paling menguntungkan Universiti.
Kaedah pelupusan adalah seperti berikut:-
11.1 Jualan secara:-
11.1.1 Tender;
11.1.2 Sebutharga; dan
11.1.3 Lelong
11.2 Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal;
11.3 Jualan Sisa;
11.4 Tukar Barang atau Perkhidmatan;
11.5 Tukar Beli;
11.6 Hadiah
11.7 Serahan; dan
11.8 Musnah
12 Kaedah Pelupusan Secara Jualan
12.1 Tender
12.1.1 Had Nilai Tender

Tender hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu aset atau secara agregatnya melebihi RM500,000.00
pada satu-satu masa
12.1.2 Dokumen Tender
(a) Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Universiti mengikut format sedia ada UPM;
(b) Borang Tender Pelupusan Aset Alih Universiti mengikut format sedia ada UPM ;dan
(c) Jadual Tender Pelupusan Aset Alih Universiti mengikut format sedia ada UPM.
12.1.3 Tatacara Menguruskan Tender
(a) Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset
Alih Universiti
(b) Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Universiti hendaklah diiklankan melalui
sekurang-kurangnya satu (1) akhbar harian utama Bahasa Melayu. Bagi tender jualan Aset Alih di
luar negara, hendaklah diiklankan dengan butiran yang bersesuaian melalui sekurang-kurangnya
satu (1) akhbar harian tempatan utama. Tender juga boleh dipaparkan dalam laman web UPM/PTJ
masing-masing;
(c) Masa yang secukupnya hendaklah diberi bagi membolehkan petender mengkaji tawaran dan
membuat persediaan bagi semua tender. Untuk tujuan ini, tarikh tender ditutup hendaklah
sekurang-kurangnya empat belas (14) hari dari tarikh dokumen tender dijual;
(d) Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang perseorangan dengan menggunakan Sijil
Pleupusan Aset Alih . Urusetia Pelupusan tidak dibenarkan menyertai tender;
(e) Harga simpanan adalah berdasarkan nilai di Borang Pelupusan Aset Alih;

(f) Tawaran harga dikemukakan menggunakan sampul berlakri dan di masukkan ke dalam peti tender
Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Tender yang lewat diterima
tidak boleh dipertimbangkan;
(g) Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, tender boleh dipelawa semula;
(h) Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, tender boleh dipelawa semula atau mohon pinda
kaedah pelupusan daripada Kuasa Melulus; dan
(i) Dalam memproses tender, Pegawai Pengawal hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri atau
pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender tidak mempunyai sebarang kepentingan
persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai tender itu. Jika Pegawai Pengawal atau
pegawai-pegawai lain yang menguruskan tender mempunyai apa-apa kepentingan persendirian
atau kepentingan terletak hak, Pegawai Pengawal atau pegawai-pegawai lain berkenaan
hendaklah mengisytiharkan kepentingan tersebut secara bertulis dan menarik diri daripada
menguruskan tender itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan
analisa tender kepada Lembaga Perolehan
12.1.4 Tempoh Sah Laku Tender
Tempoh sah laku tender tempatan adalah sembilan puluh (90) hari dan tender antarabangsa adalah satu
ratus dua puluh (120) hari bermula daripada tarikh tender ditutup. Sekiranya pelanjutan tempoh sah laku
tawaran tender diperlukan, pelanjutan hendaklah dibuat sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan
kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan Agensi atau Kuasa Melulus Pelupusan
12.1.5 Deposit Tender
Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksimum RM10,000 hendaklah
disertakan bersama tawaran. Deposit tender hendaklah diuruskan seperti berikut:-
(a) Dibuat dalam bentuk Wang Pos/ Draf Bank/ Jaminan Bank daripada bank yang berlesen dan
diakaunkan selaras Arahan Perbendaharaan.

(b) Deposit tender bagi petender yang berjaya hendaklah diselaraskan dengan harga jualan Aset Alih.
(c) Bagi petender yang menyertai tawaran tetapi tidak berjaya, deposit hendaklah dikembalikan
sebaik sahaja tawaran tender tersebut disetuju terima oleh petender yang berjaya atau selepas
tamatnya tempoh sahlaku tender, mengikut mana yang terdahulu.
(d) Deposit tender akan dirampas sekiranya syarat dalam pelawaan tender telah ditetapkan bahawa
petender yang enggan menandatangani sesuatu kontrak selepas tendernya disetuju terima atau
menarik balik tendernya sebelum keputusan dibuat atau gagal mengambil Aset Alih mengikut
tempoh yang ditetapkan di dalam syarat tender
12.1.6 Pembukaan Tawaran Tender
(a) Keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender
(i). Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dianggotai sekurang-kurangnya oleh dua (2)
orang pegawai, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Sekiranya Bahagian/ Unit berkenaan
kekurangan pegawai, pelantikan boleh dibuat di kalangan pegawai daripada Bahagian/ Unit
lain dalam agensi tersebut.
(ii). Pelantikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh
Ketua Jabatan/ Bahagian yang menguruskan tender.
(b) Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender
Tugas Jawatankuasa Pembuka Tender adalah bagi memastikan perkara-perkara yang dinyatakan
di bawah dilaksanakan dengan sempurna:-
(i). Peti tawaran dibuka secepat mungkin selepas tender ditutup;
(ii). Setiap tawaran yang diterima, dibuka dan disemak nombor siri dengan rekod penjualan
dokumen;

(iii). Nombor kod hendaklah diberi untuk setiap dokumen serta ditandatangani ringkas;
(iv). Lembaran yang menyatakan harga dan apaapa pindaan yang terdapat dalam tawaran
tender hendaklah ditandatangani ringkas;
(v). Menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Jadual Tender
Pelupusan Aset Alih . Jadual Tender Pelupusan Aset Alih hendaklah ditandatangani dan
dipamerkan di papan kenyataan. Bagi tender yang melibatkan keselamatan Universiti/PTJ
atau Jabatan tidak diwajibkan mempamerkan jadual tersebut; dan
(vi). Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah mengemukakan Jadual Tender bersama-sama

dengan dokumen-dokumen tawaran kepada Urus Setia tender berkenaan.
12.1.7 Penilaian Tender
(a) Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender
(i). Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dibuat secara bertulis oleh
Ketua Jabatan/ Bahagian yang menguruskan tender; dan
(ii). Jawatankuasa Penilaian Tender hendaklah dianggotai sekurang-kurangnya oleh dua (2)
orang pegawai, di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai
Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf
(b) Proses penilaian tender hendaklah disiapkan dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi
tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh penilaian tender dikemukakan kepada Jawatankuasa
Penilaian.
(c) Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa.
12.1.8 Perakuan Tender

(a) Ketua Jabatan hendaklah membuat perakuan kepada Lembaga Perolehan Agensi sedia ada
berdasarkan Laporan Penilaian Tender. Perakuan hendaklah berdasarkan tawaran harga yang
tertinggi.
(b) Urusetia Tender hendaklah menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk pertimbangan LPA.
(c) Perakuan hendaklah disertakan dengan salinan iklan tender, jadual pembukaan tender dan
dokumen-dokumen lain yang berkaitan
12.1.9 Pertimbangan dan Keputusan Lembaga Perolehan
(a) Lembaga Perolehan Agensi (LPA) sedia ada hendaklah menimbang tender-tender dan memilih
tawaran yang tertinggi.
(b) Dalam memilih tawaran yang tertinggi, LPA hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima
tidak kurang daripada 70% harga simpanan. Sekiranya harga tawaran kurang daripada 70% harga
simpanan, LPA boleh menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut berdasarkan justifikasi
yang kukuh atau mempelawa semula tender.
(c) Urusetia LPA hendaklah merekodkan segala keputusan penting seperti nombor tender, tarikh
keputusan tender, nama/ kod petender yang berjaya, harga tawaran, sebab-sebab penerimaan/
penolakan dan sebagainya.
(d) Urusetia LPA hendaklah mendapatkan tandatangan Ahli LPA sebaik sahaja keputusan dibuat
(e) Keputusan muktamad LPA hendaklah dipamerkan di papan kenyataan jabatan dengan
menyatakan nama syarikat yang berjaya dan harga tawaran secepat mungkin selepas Surat
Setuju Terima (SST) dikeluarkan/ ditandatangani dan dikembalikan dan disiarkan di dalam laman
web agensi masing-masing.
(f) Dalam keadaan dimana SST telah dikeluarkan kepada petender yang berjaya dipilih dan petender
berkenaan menolak tawaran berkenaan atau tidak mengembalikan SST dalam tempoh yang
ditetapkan, maka perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada LPA untuk memilih petender lain
dalam tempoh sah laku tender.

12.1.10 Pembatalan Tender
Sebarang pembatalan tender hendaklah mendapat kelulusan Pengerusi LPA yang berkenaan dan
dimaklumkan kepada LPA dengan menyatakan sebab-sebab pembatalan
12.2 Sebut Harga
12.2.1 Had Nilai Sebut Harga
Sebut Harga hendaklah dipelawa bagi nilai semasa satu Aset Alih atau secara agregatnya tidak lebih
RM500,000.00 pada satu-satu masa
12.2.2 Dokumen Sebut Harga
(a) Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM ;
(b) Borang Sebut Harga Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM; dan
(c) Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Alih mengikut format UPM.
12.2.3 Tatacara Menguruskan Sebut Harga
(a) Sebut harga hendaklah dipelawa sekurangkurangnya kepada lima (5) syarikat atau orang
perseorangan. Walau bagaimanapun sebut harga bagi jualan sisa hendaklah dipelawa daripada
syarikat dan tidak dibenarkan kepada orang perseorangan
(b) Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset Alih hendaklah seberapa boleh disebarkan
secara meluas dengan menggunakan borang tersebut. Sebut Harga juga boleh dipaparkan dalam
laman sesawang Universiti atau Jabatan masing-masing;
(c) Pelawaan sebut harga bagi jualan Aset Alih hendaklah menggunakan Borang Sebut Harga
Pelupusan Aset Alih ;

(d) PTJ atau Jabatan hendaklah mempamerkan Kenyataan Tawaran Sebut Harga Pelupusan Aset
Alih Universiti di papan kenyataan awam PTJ/ Jabatan masing-masing, selain daripada
mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti;
(e) Tempoh sebut harga hendaklah sekurangkurangnya tujuh (7) hari berturut-turut dan
pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang
tempoh tersebut;
(f) Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju
atau serahan tangan atau e-mel;
(g) Satu (1) daftar sebut harga hendaklah diselenggarakan untuk mencatat senarai edaran sebut
harga yang telah mengambil sendiri sebut harga;
(h) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan;
(i) Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di Borang Pelupusan Aset Alih ;
(j) Jika tawaran-tawaran lain terlalu rendah, sebut harga boleh dipelawa semula;
(k) Sekiranya tiada sebarang tawaran yang diterima, sebut harga boleh dipelawa semula atau mohon
pinda kaedah pelupusan daripada Kuasa Melulus
(l) Dalam memproses sebut harga, Ketua Jabatan/PTJ hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri
atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga tidak mempunyai sebarang
kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai sebut harga itu. Jika Ketua
Jabatan atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebut harga mempunyai apa-apa
kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai
lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada
menguruskan sebut harga itu. Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual
dan analisis sebut harga kepada Jawatankuasa Sebut Harga; dan

(m) Urus Setia Pelupusan tidak dibenarkan menyertai sebut harga kerana mungkin wujudnya
kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak
12.2.4 Tempoh Sah Laku Sebut Harga
Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi sembilan puluh (90) hari dari tarikh tutup
sebut harga. Jika tempoh pelanjutan sah laku tawaran diperlukan, permohonan pelanjutan hendaklah
dikemukakan sebelum tarikh tempoh sah laku tamat dengan kelulusan Pengerusi Lembaga Perolehan
agensi berkenaan/ Kuasa Melulus Pelupusan
12.2.5 Deposit Sebut Harga
Deposit sebut harga sebanyak 5% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksimum RM5,000
hendaklah disertakan bersama tawaran dan diuruskan seperti berikut:-
(a) Dibuat dalam bentuk Draf Bank daripada bank yang berlesen atau Wang Pos dan diakaunkan
mengikut Arahan Perbendaharaan.
.
(b) Deposit sebut harga bagi penyebut harga yang berjaya akan diselaraskan dengan harga jualan
Aset Alih
(c) Bagi penyebut harga yang menyertai tawaran tetapi tidak berjaya, deposit akan dikembalikan
setelah keputusan sebut harga diperoleh dan penyebut harga yang berjaya membayar
sepenuhnya harga jualan Aset Alih tersebut.
(d) Jika penyebut harga enggan mengambil Aset Alih selepas sebut harganya disetuju terima atau
menarik balik sebut harganya sebelum keputusan dibuat, maka deposit sebut harganya tidak akan
dikembalikan
12.2.6 Peti Tawaran Sebut Harga
(a) Peti tawaran hendaklah disediakan dan dilabelkan tajuk/ rujukan sebut harga, tarikh dan waktu
tawaran ditutup;

(b) Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;
(c) Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja;
(d) Bagi tawaran yang diterima melalui pos, PTJ/ Jabatan hendaklah memastikan langkah-langkah
diambil supaya tawaran dimasukkan dalam peti tawaran sebaik sahaja tawaran diterima dan
hendaklah sebelum tarikh dan waktu ditutup
(e) Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari waktu yang ditetapkan tidak boleh
dipertimbangkan; dan
(f) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup
12.2.7 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(a) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga yang dilantik oleh Ketua
Jabatan/ Bahagian secara bertulis; dan
(b) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2)
pegawai yang mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.
12.2.8 Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
Tugas-tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga adalah seperti berikut:-
(a) Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang ditetapkan;
(b) Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut harga;
(c) Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan
tulisan atau taipan bertindih dalam tawaran sebut harga;

(d) Merekodkan pada Jadual Sebut Harga Pelupusan Aset Alih dengan mencatatkan kod penyebut
harga dan harga yang ditawarkan; dan
(e) Menyerahkan sebut harga kepada Urus Setia
12.2.9 Penilaian Sebut Harga
(a) Pelantikan Ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dibuat secara bertulis oleh Ketua
Jabatan/ Bahagian yang menguruskan sebut harga.
(b) Keahlian Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah dianggotai sekurang-kurangnya oleh
dua (2) orang, seorang Pengerusi dan seorang ahli.
(c) Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh
tawaran sebut harga dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
(d) Laporan Penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua Ahli Jawatankuasa.
(e) Setelah Laporan Penilaian diterima oleh Urus Setia Sebut Harga, Kertas Taklimat Sebut Harga
hendaklah disediakan
12.2.10 Jawatankuasa Sebut Harga
Jawatankuasa Sebut Harga bagi jualan Aset Alih hendaklah menggunakan Jawatankuasa Sebut Harga
Perolehan yang sedia ada
12.2.11 Pertimbangan Sebut Harga
(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang
menawarkan harga tertinggi. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah berpuas hati semua penyebut
harga telah diberi peluang yang saksama;

(b) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.
Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak dibenarkan;
(c) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan
ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas pemilihan sebut
harga hendaklah dicatatkan dengan jelas;
(d) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat
suara hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti berkenaan untuk
keputusan; dan
(e) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima adalah yang
tertinggi. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang 70% daripada harga simpanan, Jawatankuasa
Sebut Harga boleh menimbangkan untuk menerima tawaran tersebut berdasarkan justifikasi yang
kukuh atau mempelawa semula sebut harga
12.2.12 Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
(a) Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga, penyebut harga yang berjaya
hendaklah diberitahu secara bertulis dengan serta merta
(b) Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, deposit sebut harga tidak akan
dikembalikan. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang tawaran-tawaran lain atau
memutuskan pelawaan sebut harga semula; dan
(c) Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan
Jabatan dengan menggunakan Jadual Sebutharga Pelupusan Aset Alih.
12.3 Lelong
12.3.1 Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke atas Aset Alih berikut:-
(a) Mempunyai nilai pasaran;

(b) Kuantiti yang banyak; dan
(c) Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya
12.3.2 Dokumen Lelongan
(a) Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih ; dan
(b) Senarai Aset Alih Yang Dilelong
12.3.3 Tatacara Lelongan
(a) Lelongan boleh dilaksanakan sendiri oleh pegawai Universiti/ PTJ/Jabatan yang mempunyai
kepakaran dalam bidang lelongan;
(b) Jurulelong daripada pihak swasta boleh dilantik sekiranya tiada kepakaran di Universiti/
PTJ/Jabatan untuk melaksanakan lelongan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:-
(i). Mempunyai lesen lelongan dengan Pihak Berkuasa berkenaan; dan
(ii). Pelantikan perkhidmatan juru lelong tertakluk peraturan perolehan yang berkuatkuasa
(c) Kenyataan lelongan hendaklah mengandungi maklumat terperinci mengenai semua Aset Alih
yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas.
Contoh kenyataan lelongan adalah seperti di Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih;
(d) Kenyataan lelongan hendaklah diberi publisiti meluas dengan diedarkan kepada Universiti/
PTJ/Jabatan untuk dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu
lelongan, adalah memadai notis itu mengandungi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan
akan diadakan;
(e) Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai semasa Aset Alih di Borang Pelupusan
Aset Alih hendaklah dinyatakan di dalam senarai Aset Alih yang akan dilelong;

(f) Urusan lelongan hendaklah diadakan di ruang terbuka atau dewan di mana kemudahan yang
sesuai hendaklah disediakan untuk urusan melelong;
(g) Aset Alih yang hendak dilelong hendaklah dipamerkan untuk dilihat oleh orang ramai sekurang-
kurangnya bagi tempoh dua (2) hari dengan harga simpanan dipamerkan pada Aset Alih yang
dilelong
(h) Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu mendaftar dengan Pegawai Pelelong
dengan memberikan nama penuh, nombor Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong
semasa lelongan dilakukan;
(i) Deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau maksimum RM1,000 hendaklah dibayar
kepada Pegawai Pelelong melalui Bank Draf/ Wang Pos dan diakaunkan mengikut Arahan
Perbendaharaan Malaysia
(j) Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran penuh dalam tempoh tujuh (7) hari dari
tarikh lelongan kepada PTJ/ Jabatan;
(k) Aset Alih hendaklah diambil oleh pembida yang berjaya dalam tempoh empat belas (14) hari dari
tarikh lelongan; dan
(l) Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran hendaklah
dirujuk kepada Ketua PTJ untuk pertimbangan dan keputusan
13 Kaedah Pelupusan Secara Buangan Terjadual (E-Waste) Dan Sisa Pepejal
13.1 Aset Alih yang dikategorikan sebagai e-waste di bawah Jadual Pertama, Peraturan-Peraturan Kualiti Alam
Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005, hendaklah dikendalikan dan dilupuskan mengikut Peraturan-Peraturan Kualiti
Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005 yang berkuat kuasa.
13.2 Contoh Aset Alih yang dikategorikan sebagai e-waste adalah seperti berikut:
13.2.1 Komputer;

13.2.2 Pencetak;
13.2.3 Pengimbas;
13.2.4 Televisyen
13.2.5 Mesin Fotostat; dan
13.2.6 Telefon bimbit
13.3 Aset Alih yang dikategorikan sebagai Sisa Pepejal hendaklah dilupuskan mengikut Akta Pengurusan Sisa Pepejal
dan Pembersihan Awam 2007. Sisa Pepejal ditafsirkan sebagai:-
13.3.1 Apa-apa bahan sekerap atau benda lebihan lain yang tidak dikehendaki atau keluaran yang ditolak yang
timbul daripada penggunaan apa-apa proses;
13.3.2 Apa-apa benda yang dikehendaki dilupuskan kerana sudah pecah, lusuh, tercemar atau selainnya rosak;
atau
13.3.3 Apa-apa bahan lain yang mengikut Akta ini atau manamana undang-undang bertulis lain dikehendaki oleh
pihak berkuasa yang dilupuskan.
13.4 Kos pengendalian pelupusan hendaklah ditanggung oleh PTJ/Jabatan yang melupuskan Aset Alih tersebut dan
hendaklah mematuhi sepenuhnya peraturan perolehan perkhidmatan.
13.5 PTJ atau Jabatan hendaklah merujuk kepada Jabatan Alam Sekitar dan Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal Negara
bagi mendapatkan keterangan lanjut mengenai perkara ini atau akta yang berkaitan
14 Kaedah Pelupusan Secara Jualan Sisa
14.1 Kaedah pelupusan secara jualan sisa dilaksanakan bagi Aset Alih selain daripada Buangan Terjadual dan Sisa
Pepejal.

14.2 Aset Alih yang boleh dilupuskan melalui kaedah jualan sisa adalah Aset Alih yang tidak boleh digunakan dalam
bentuk dan fungsi asalnya.
14.3 Penjualan sisa Aset Alih hendaklah dilaksanakan seperti berikut:-
14.3.1 Jualan Terus
(a) Nilai perolehan asal bagi satu Aset Alih atau secara agregatnya sehingga lima puluh ribu ringgit
(RM50,000).
(b) Kajian Pasaran hendaklah dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran
harga daripada syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli
Barang Lusuh (Perlu Permit).
(c) Pemilihan syarikat dan keputusan jualan terus hendaklah mendapat pertimbangan dan kelulusan
Ketua PTJ
14.3.2 Sebut Harga
(a) Nilai perolehan asal bagi satu Aset Alih atau secara agregatnya melebihi lima puluh ribu ringgit
(RM50,000) sehingga lima ratus ribu ringgit (RM500,000).
(b) Mempelawa sekurang-kurangnya lima (5) syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit)
(c) Pelaksanaan Sebut Harga hendaklah mematuhi perkara di para 12.
14.3.3 Tender
(a) Nilai perolehan asal bagi satu Aset Alih atau secara agregatnya melebihi lima ratus ribu ringgit
(RM500,000) hendaklah dipelawa secara tender terbuka kepada syarikat tempatan yang berdaftar
dengan Kementerian Kewangan dalam Bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu Permit)

(b) Pelaksanaan Tender hendaklah mematuhi perkara di para 12
14.4 Bagi Sabah dan Sarawak jualan sisa boleh dilaksanakan kepada mana-mana syarikat yang berdaftar dengan
Perbendaharaan Malaysia Sabah dan Perbendaharaan Malaysia Sarawak.
14.5 Jualan Sisa hanya boleh ditawarkan kepada syarikat sahaja dan tidak boleh ditawarkan kepada orang perseorangan
14.6 Harga simpanan bagi jualan sisa adalah dikecualikan. Pemilihan syarikat adalah berdasarkan tawaran yang
tertinggi.
14.7 PTJ atau Jabatan yang mempunyai kuantiti sisa Aset Alih yang banyak dalam jangka masa panjang boleh
mewujudkan kontrak pusat/ panel dengan mendapat kelulusan Perbendaharaan Malaysia.
14.8 Kenderaan yang telah diluluskan pelupusan secara jualan sisa tidak boleh didaftarkan semula dengan Jabatan
Pengangkutan Jalan
14.9 PTJ atau Jabatan hendaklah memaklumkan kepada Jabatan Pengangkutan Jalan mengenai pelupusan kenderaan
tersebut supaya pendaftaran kenderaan dibatalkan
15 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Barang atau Perkhidmatan
15.1 Kaedah pelupusan secara tukar barang atau perkhidmatan merupakan pertukaran Aset Alih dari jenis yang sama
atau berbeza atau pertukaran Aset Alih dengan perkhidmatan.
15.2 Kaedah tukar barang atau perkhidmatan dilaksanakan berasaskan:-
15.2.1 Pertukaran Aset Alih atau perkhidmatan adalah berasaskan nilai terbaik tanpa melibatkan kos tambahan;
15.2.2 Nilai Aset Alih hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan;
15.2.3 Pertukaran Aset Alih atau perkhidmatan hendaklah mengikut keperluan sebenar Jabatan;
15.2.4 Pelantikan syarikat tertakluk kepada peraturan perolehan yang berkuat kuasa; dan

15.2.5 Syarikat pengeluar atau agen pembekal Aset Alih baharu hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat
lepas jualan
15.3 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar barang hendaklah mempunyai justifikasi
16 Kaedah Pelupusan Secara Tukar Beli
16.1 Kaedah pelupusan secara tukar beli dilaksanakan bagi Aset Alih yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal
tetapi tidak diperlukan oleh PTJ atau Jabatan dan tiada PTJ atau Jabatan lain yang berminat melainkan pembekal
asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan.
16.2 Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli hendaklah mempunyai justifikasi.
16.3 Kaedah tukar beli dilaksanakan berasaskan:-
16.3.1 Aset Alih yang sama jenis;
16.3.2 Aset Alih lama perlu dikeluarkan sebelum gantinya dipasang;
16.3.3 Penggantian Aset Alih hendaklah disahkan oleh Jabatan Teknikal (jika perlu);
16.3.4 Harga jualan dirundingkan antara PTJ atau Jabatan dengan pembekal;
16.3.5 Nilai semasa ditaksir oleh Jabatan Teknikal atau mengikut nilai pasaran;
16.3.6 Peruntukan yang mencukupi; dan
16.3.7 Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaan
tender atau sebut harga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan
17 Kaedah Pelupusan Secara Hadiah
17.1 Pelupusan Aset Alih secara hadiah boleh dilaksanakan:-

17.1.1 Dari PTJ kepada pertubuhan atau persatuan yang diiktiraf oleh Kerajaan Persekutuan dan Negeri; dan
17.1.2 Dari PTJ kepada rumah-rumah ibadat, rumah-rumah kebajikan masyarakat dan seumpamanya yang
diiktiraf oleh Kerajaan Persekutuan dan Negeri
17.2 Aset Alih yang boleh dilupuskan secara hadiah adalah:-
17.2.1 Aset Alih boleh digunakan lagi dalam bentuk dan fungsi asal tetapi tidak diperlukan lagi oleh agensi ; atau
17.2.2 Aset Alih tidak ekonomi diperbaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan dan pameran
17.3 Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan berasaskan:-
17.3.1 Permohonan atau keperluan penerima; dan
17.3.2 Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh penerima
17.4 Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah disokong dengan surat permohonan daripada pemohon.
17.5 Pelupusan Aset Alih secara hadiah dikecualikan daripada Perakuan Pelupusan.
17.6 Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus beserta Sijil Pelupusan Aset Alih selepas
aset diterima oleh pemohon.
17.7 Kad Pendaftaran bagi kenderaan yang dihadiahkan hendaklah ditukar hak milik kepada penerima
18 Kaedah Pelupusan Secara Serahan
18.1 Pelupusan Aset Alih secara serahan boleh dilaksanakan:-
18.1.1 Dari PTJ kepada Kerajaan Negeri, Pihak Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun;
18.1.2 Dari PTJ kepada kumpulan sasaran seperti petani, penternak dan nelayan; dan

18.1.3 Dari PTJ kepada Syarikat Penyelenggaraan bagi penggantian Aset Alih
18.2 Kaedah pelupusan secara serahan dilaksanakan berasaskan:-
18.2.1 Permohonan atau keperluan penerima; dan
18.2.2 Kos pengendalian dan pengangkutan hendaklah ditanggung oleh penerima
18.3 Cadangan pelupusan secara serahan hendaklah disokong dengan surat permohonan daripada pemohon.
18.4 Pelupusan Aset Alih secara serahan dikecualikan daripada Perakuan Pelupusan
18.5 Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Urusetia Pelupusan beserta Sijil Pelupusan Aset Alih
yang menggunakan format UPM selepas aset diterima oleh pemohon
18.6 Salinan Daftar Harta Modal FAMS dan Daftar Inventori FAMS hendaklah diserahkan kepada Kerajaan Negeri, Pihak
Berkuasa Tempatan dan Badan Berkanun.
18.7 Kad Pendaftaran bagi kenderaan yang diserahkan hendaklah ditukar hak milik kepada penerima
19 Kaedah Pelupusan Secara Musnah
19.1 Kaedah pemusnahan hendaklah menjadi pilihan terakhir setelah mendapati semua kaedah seperti jualan, hadiah
dan sebagainya tidak sesuai untuk dilaksanakan. Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset
yang tiada nilai jualan atau nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:-
19.1.1 Ditanam
19.1.2 Dibakar
19.1.3 Dibuang
19.1.4 Ditenggelam

19.1.5 Diletup/ diledak/ dilebur
19.2 Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum pelupusan secara musnah dilaksanakan:-
19.2.1 Mendapat kelulusan tempat pemusnahan daripada Pihak Berkuasa yang berkenaan seperti Pihak
Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut atau Pihak Berkuasa Lain mengikut mana
yang berkenaan;
19.2.2 Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa yang berkenaan;
19.2.3 Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alatganti hendaklah ditanggalkan atau dikeluarkan terlebih
dahulu untuk kegunaan akan datang;
19.2.4 Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek, dirincih dan sebagainya perlu diambil terlebih
dahulu supaya tiada mana-mana pihak dapat mengambil dan menjual semula atau bagi aset yang
mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses; dan
19.2.5 Ketua PTJ hendaklah melantik dua (2) orang pegawai di gred yang bersesuaian untuk menyaksikan
bahawa aset tersebut telah dimusnahkan. Sijil Penyaksian Pemusnahan mengikut format sedia ada UPM
hendaklah disediakan apabila pemusnahan telah selesai dilaksanakan dan dikemukakan kepada
Bahagian Pengurusan Aset, Pejabat Bursar
20 Kaedah-Kaedah Lain Pelupusan
Kaedah-kaedah lain pelupusan yang tidak dinyatakan di para 11 termasuk serahan kepada pihak swasta berikutan projek
penswastaan hendaklah mendapat kelulusan Kuasa Melulus di UPM.
21 Pelupusan Melalui Kontrak Pusat
Jika terdapat pelupusan melalui kontrak pusat, PTJ hendaklah menggunakan peraturan berkenaan

22 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan
22.1 Label Hak Universiti Putra Malaysia dan nama Universiti pada aset hendaklah dipadamkan.
22.2 Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran
kenderaan Universiti dibatalkan. Pertukaran hak milik hendaklah diuruskan oleh Unit Pengurusan Aset.
22.3 Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan kepada kontraktor/ pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa
22.4 Sijil Pelupusan mengikut format sedia ada UPM disediakan oleh PTJ dan dikemukakan kepada Bahagian
Pengurusan Aset Pejabat Bursar bersama dokumen sokongan:-
22.4.1 Resit jualan bagi pelupusan secara jualan;
22.4.2 Surat Akuan Penerimaan bagi kaedah pelupusan secara hadiah/serahan
22.4.3 Sijil Penyaksian Pemusnahan bagi pelupusan kaedah pemusnahan; dan
22.4.4 Akuan penerimaan bagi pelupusan secara Buangan Terjadual/ Sisa Pepejal
22.5 Daftar Harta Modal FAMS atau Daftar Inventori FAMS , Senarai Daftar Harta Modal FAMS atau Senarai Daftar
Inventori FAMS dan Senarai Aset Mengikut Lokasi hendaklah dikemas kini.
23 Tanggungjawab Urusetia Pelupusan
Urus Setia Pelupusan adalah seperti berikut:
(a) Urusetia Pelupusan Inventori : Pegawai Aset PTJ
(b) Urusetia Pelupusan Aset : Bahagian Pengurusan Aset , Pejabat Bursar

23.1 Menyemak Borang Pemeriksaan Pelupusan Aset Alih dan memastikan dokumen sokongan seperti berikut
disertakan:
23.1.1 PEP bagi aset yang memerlukan PEP;
23.1.2 Justifikasi PTJ bagi kaedah tukar beli dan tukar barang;
23.1.3 Laporan kemalangan bagi kenderaan yang terlibat dengan kemalangan mengikut peraturan yang berkuat
kuasa;
23.1.4 Gambar aset alih, jika perlu;
23.1.5 Daftar Harta Modal Sistem FAMS dan Daftar Inventori Sistem FAMS jika perlu;
23.1.6 Surat permohonan daripada pemohon bagi kaedah hadiah dan serahan; dan
23.1.7 Laporan penyelenggaraan jika perlu
23.2 Mengemukakan permohonan pelupusan terus kepada Kuasa Melulus yang berkuat kuasa di UPM untuk kelulusan
24 Laporan Pelupusan Aset Alih
Laporan Pelupusan Aset Alih hendaklah disediakan seperti berikut:
24.1 Laporan disediakan oleh Bahagian Pengurusan Aset, Pejabat Bursar;
24.2 Laporan dikemukakan kepada Naib Canselor untuk tanda tangan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. Dilaporkan di
dalam JKPAU dan JPKA Universiti setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar
25 Carta Aliran Dan Proses Kerja Pelupusan
Carta aliran dan proses kerja pelupusan adalah seperti di Jadual 5 dan Jadual 6

AM 2.8 Kehilangan
1 Tafsiran 61
2 Objektif 61
3 Kuasa Melulus Hapuskira 62
4 Proses Hapuskira 62 & Lampiran B26-B28
5 Urusetia Kehilangan dan Hapuskira Aset Alih 67 & Lampiran B29
6 Laporan Hapuskira Aset Alih 68 & Lampiran B30
7 Carta Alir dan Proses Kerja Hapuskira Jadual 7 dan 8
1 Tafsiran
1.1 Kehilangan
Kehilangan bermaksud kehilangan Aset Alih Kerajaan disebabkan oleh kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana
alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam
1.2 Hapus Kira
Hapus Kira ialah proses untuk membatalkan rekod bagi Aset Alih yang hilang
2 Objektif
Hapus Kira aset Universiti bertujuan untuk:-

2.1 Menyelaras rekod aset;
2.2 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Universiti akibat kehilangan aset;
2.3 Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset Universiti; dan
2.4 Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai
3 Kuasa Melulus Hapus Kira
3.1 Nilai perolehan asal melebihi RM50,000 atau jumlah : Jawatankuasa Tetap Kewangan (JKTK)
keseluruhannya melebihi RM300,000
3.2 Nilai perolehan asal sehingga RM50,000 atau jumlah : Jawatankuasa Pengurusan Universiti
keseluruhannya sehingga RM300,000 (JPU)
4 Proses Hapus Kira
4.1 Melaporkan Kehilangan
Apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Universiti, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:-
4.1.1 Pegawai yang mengetahui kehilangan hendaklah melaporkannya kepada Ketua PTJ dengan serta-merta
4.1.2 pegawai yang mengetahui kehilangan/pegawai aset/ketua pentadbiran/Ketua PTJ hendaklah melaporkan
kehilangan yang berlaku kepada Bahagian Keselamatan Universiti dan diikuti dengan laporan bertulis
dalam tempoh 24 jam selepas menyedari kehilangan berlaku
4.1.3 Ketua PTJ atau pegawai bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang
mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah membuat laporan polis dengan seberapa segera, tidak lewat
dari 24 jam dari masa kehilangan telah diketahui jika:

(a) anggaran nilai perolehan aset yang hilang RM5,000 seunit dan ke atas; dan/atau
(b) anggaran nilai perolehan keseluruhan aset yang hilang RM10,000 dan ke atas; dan/atau
(c) apa-apa kehilangan yang pada pendapat Ketua PTJ adalah melibatkan unsur jenayah
4.1.4 Semua kehilangan aset keselamatan, peralatan keselamatan atau komponen strategik hendaklah dibuat
laporan polis.
4.2 Menyediakan Laporan Awal
4.2.1 Ketua PTJ hendaklah menyediakan Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Universiti mengikut format sedia
ada UPM bagi kehilangan aset yang telah berlaku di PTJ di bawah kawalannya. Bagi kehilangan yang
melibatkan seseorang Ketua PTJ, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di
peringkat PTJ
4.2.2 Ketua PTJ di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera, dalam tempoh (2) hari bekerja selepas
Laporan Polis dibuat dan menghantar Laporan Awal serta salinan Laporan Polis dan Laporan Bahagian
Keselamatan terus kepada Urusetia JKPAU
4.2.3 Urusetia akan mengedarkan laporan awal yang diterima dalam tempoh 5 hari bekerja kepada Ketua
Bahagian Audit Dalam
4.3 Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih
4.3.1 Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor menggunakan Surat
Pelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih mengikut format sedia ada UPM. Keahlian
Jawatankuasa Penyiasat bagi setiap kes dipilih dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal
diterima. Jawatankuasa Penyiasat tidak dilantik bagi kes penggantian terus aset hilang sekiranya Naib
Canselor meluluskan penggantian terus aset
4.3.2 Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat hendaklah terdiri daripada:-

(a) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian/ unit yang sama;
(b) Pegawai berpangkat lebih tinggi atau setara dengan pegawai yang terlibat;
(c) Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli dengan pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi;
(d) Salah seorang adalah pegawai yang tidak terllibat dengan kehilangan dari PTJ yang sama dan
bahagian/unit yang berlainan;
(e) Jika perlu seorang yang ada kepakaran tentang aset yang hilang;
(f) Jika perlu setiausaha boleh dilantik oleh Naib Canselor atas cadangan Pengerusi
4.3.3 Bagi kes kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai
bersesuaian dari Jabatan atau Agensi Kerajaan Malaysia lain yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di
negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.
4.3.4 Bagi anggota keselamatan penubuhan Jawatankuasa Penyiasat adalah mengikut Akta atau Peraturan
agensi keselamatan yang berkenaan
4.3.5 Tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat adalah seperti berikut:
(a) Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan dengan mengambil tindakan seperti
berikut:-
(i). Mengenal pasti pegawai-pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan;
(ii). Menyoal siasat pegawai-pegawai terlibat atau mana-mana pegawai yang difikirkan perlu;
(iii). Meneliti rekod-rekod aset, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Awal
(iv). Melawat dan memeriksa tempat kejadian

(v). Mendapatkan bukti bergambar sekitar tempat kejadian, salinan dokumen-dokumen yang
berkaitan sebagai bahan bukti (sekiranya perlu); dan
(vi). Tindakan lain yang difikirkan sesuai untuk melengkapkan siasatan
(b) Mengenal pasti sama ada Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan berkaitan Tatacara
Pengurusan Aset Alih Universiti (TPA) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi
(c) Mendapatkan keterangan sama ada kehilangan berkenaan berpunca daripada kecuaian pegawai,
kegagalan mematuhi peraturan yang disengajakan, kegagalan penyeliaan atau tidak mempunyai
pengetahuan dalam pengurusan aset alih Universiti
(d) Mendapatkan penjelasan terhadap kelemahan sehingga berlakunya kehilangan seperti yang
dinyatakan dalam perenggan (c) di atas;
(e) Mengenal pasti risiko keselamatan serta mengesyorkan langkah-langkah kawalan dan
pencegahan; dan
(f) Menyatakan sama ada tindakan surcaj patut dikenakan atau tidak dengan memberikan justifikasi;
dan
(g) Menyediakan dan menandatangani Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih serta mengemukakan
kepada Naib Canselor untuk ulasan dan syor.
4.4 Menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih
4.4.1 Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Universiti
mengikut format sedia ada UPM dan mengemukakan kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira
dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan.

4.4.2 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan
Daftar Aset Alih FAMS , Daftar Pergerakan Aset Alih, gambar lokasi kejadian, Laporan Penyiasatan Polis
(jika ada) dan dokumen-dokumen berkaitan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat termasuk
pegawai yang bertanggungjawab bagi kehilangan aset tersebut hendaklah dilampirkan kepada Laporan
Akhir Kehilangan Aset Alih .
4.4.3 Naib Canselor setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih adalah
bertanggungjawab untuk:-
(a) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau
kedua-duanya sekali;
(b) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; atau
(c) Meluluskan hapuskira kehilangan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti beserta
syor bayaran balik penggantian aset (jika ada)
(d) Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
4.4.4 Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih yang mengandungi permohonan hapuskira kehilangan tanpa syor
surcaj dibawa untuk kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal Kehilangan
Aset Alih diterima.
Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir Kehilangan Aset
Alih, maka Naib Canselor boleh mengarahkan siasatan semula dengan mengambil tindakan seperti
berikut:-
(a) Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau
(b) Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang lain untuk menjalankan siasatan semula.
4.5 Tindakan PTJ/Urusetia Selepas Kelulusan

4.5.1 Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan di dalam Daftar Aset Alih FAMS ;
4.5.2 Sijil Hapuskira disediakan oleh Pejabat Bursar dalam tempoh (1) bulan dari tarikh kelulusan diterima dari
Kuasa Melulus dan disimpan untuk tujuan rekod dan dilaporkan di dalam JKPAU
4.5.3 Syor Surcaj atau Tatatertib hendaklah dibawa kepada Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) dalam tempoh
tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan Kuasa Melulus UPM, jika berkaitan
4.5.4 Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/ tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada
JKPAU dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh surat makluman kelulusan Kuasa Melulus
5 Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira Aset Alih
5.1 Bahagian Pengurusan Aset di Pejabat Bursar bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira.
Tugas-tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti berikut:-
5.2 Tugas-tugas Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira adalah seperti berikut:
5.2.1 Menerima dan menyemak Laporan Awal Kehilangan Aset Alih yang diterima daripada Ketua PTJ;
5.2.2 Menerima Laporan Awal Kehilangan Aset Alih, Laporan Polis (jika ada) dan Laporan Bahagian
Keselamatan (jika ada) dari PTJ dan mengemukakan salinan laporan kepada Ketua Bahagian Audit
Dalam
5.2.3 Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan Surat Pelantikan

Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih mengikut format sedia ada UPM
5.2.4 Mendapatkan hasil siasatan polis, jika ada
5.2.5 Mendapatkan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih daripada Jawatankuasa Penyiasat

5.2.6 Menyemak dan memastikan dokumen permohonan yang akan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal
lengkap dan teratur;
5.2.7 Mengemukakan Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih kepada Naib Canselor melalui Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk mendapat ulasan dan syor
5.2.8 Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh
Laporan Awal Kehilangan Aset Alih dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum
diterima
5.2.9 Tindakan kemaskini daftar FAMS akan dilaksanakan oleh Pejabat Bursar
5.2.10 Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan
selanjutnya
5.2.11 Sijil Hapuskira disediakan oleh Pejabat Bursar dalam tempoh (1) bulan dari tarikh kelulusan diterima dari
Kuasa Melulus dan disimpan untuk tujuan rekod dan dilaporkan di dalam JKPAU
5.2.13 Keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib ke atas syor surcaj/ tatatertib hendaklah dimaklumkan kepada
JKPAU dalam tempoh enam (6) bulan dari tarikh surat makluman kelulusan Kuasa Melulus
6 Laporan Hapus Kira Aset Alih
Laporan Hapus Kira Aset Alih hendaklah disediakan dan dikemukakan seperti berikut:
6.1 Laporan disediakan oleh Pejabat Bursar;
6.2 Ringkasan Laporan Tahunan Hapus Kira Aset Alih Universiti dikemukakan kepada Naib Canselor
sebelum 15 Mac tahun berikutnya untuk ditanda tangani. Dilaporkan di dalam JKPAU dan JPKA Universiti
setiap suku tahun oleh Pejabat Bursar

Tatacara Pengurusan Aset Alih Upm

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Tatacara Pengurusan Aset Alih Upm

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA

(Kelulusan Lembaga Pengarah Ke 135 (Minit 135/03)

2 Aset Alih UPM 1

3 Kumpulan Aset Alih 1

4 Pusat Rujukan Maklumat 2

2. Aset Alih UPM

3. Kumpulan Aset Alih

Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-

3.1 Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)

3.2 Inventori (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 1/64

3.3 Pengkelasan Semula Aset Alih

(a) Perakuan :Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Universiti (JKPAU)

(b) Kelulusan : Jawatankuasa Pengurusan Universiti

4. Pusat Rujukan Maklumat

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 2/64

2 Pelantikan Pegawai Penerima 3

3 Peraturan Penerimaan 4 & Lampiran B1

Objektif penerimaan adalah seperti berikut:-

1.2 Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

2 Pelantikan Pegawai Penerima

2 kategori pegawai iaitu:

2.2 Pegawai Pengesah Terimaan adalah seperti berikut:

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 3/64

3.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 4/64

4.2 Pengesahan kualiti oleh pengilang/ pembekal;

4.5 Menuntut penggantian semula mengikut terma kontrak

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 5/64

3 Aset Alih Yang Perlu Didaftarkan 7

4 Aset Alih Yang DIbekalkan Bersekali Dengan Bangunan 7

5 Aset Alih Yang DIsewa Beli 7

6 Aset Alih Yang Disewa 8

7 Aset Alih Lucut Hak 8

8 Penempatan Aset Alih Ke PTJ Lain Atau Luar Premis UPM 9

9 Tatacara Pendaftaran Aset Alih 9

10 Senarai Aset Alih Di Lokasi 13 & Lampiran B2

11 Aset Alih Yang Diterima Tanpa Penempatan 14

13 Laporan Kedudukan Aset Alih 14 & Lampiran B3

14 Carta Alir Dan Proses Kerja Pendaftaran Jadual 1 dan 2

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 6/64

Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk:-

1.2 Memudahkan pengesanan dan pemantauan;

1.3 Membolehkan keadaan aset diketahui; dan

1.4 Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset.

3. Aset Alih Yang Perlu Didaftarkan

4. Aset Alih Yang Dibekalkan Bersekali Dengan Bangunan

5. Aset Alih Yang Disewa Beli

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 7/64

5.3 Harga Aset Alih adalah berdasarkan dokumen perjanjian

6 Aset Alih Yang Disewa

7 Aset Alih Lucut Hak

(b) Gambar Aset Alih lucut hak;

(d) Surat permohonan daripada agensi pemohon; dan

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 8/64

8 Penempatan Aset Alih Ke PTJ Lain atau Luar Premis UPM

9 Tatacara Pendaftaran Aset Alih

9.1 Dokumen Rujukan

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

Universiti Putra Malaysia | Pekeliling Bursar Bil 4/2019 9/64

(a) Aset Yang Dibeli:-

(i) Pesanan Rasmi Universiti;

(ii) Nota Serahan;