GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

GARIS PANDUAN
PENGURUSAN
ASET
DAN
STOR

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

PENGURUSAN ASET
Antara Pekeliling Perbendaharaan yang berkuatkuasa berkenaan pengurusan aset Kerajaan ialah :
a) Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM1 berkuatkuasa mulai 24 Julai 2015
b) Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2 berkuatkuasa mulai 24 Julai 2015
c) Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6

1.0 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2 (Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan)

1.1 Tujuan
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) bertujuan untuk menguruskan Harta Modal dan
Aset Alih Bernilai Rendah yang meliputi Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan,
Pemeriksaan Penyelenggaraan, Pelupusan, Kehilangan dan Hapus Kira.

1.2 Definisi
1.2.1 Aset
Aset Aset ialah sumber yang dikawal oleh entiti, hasil daripada peristiwa lampau dan
memberi manfaat ekonomi masa hadapan atau potensi perkhidmatannya dijangka
mengalir ke dalam entiti.
1.2.2 Aset Alih
Aset Alih bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari
satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali
dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain

1.3 Kumpulan Aset Alih

1.3.1 Harta Modal (Aset Alih Dipermodalkan)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua Ribu) atau lebih
setiap satu unit.
1.3.2 Aset Alih Bernilai Rendah (Aset Alih Tidak Dipermodalkan)
Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM2,000 (Ringgit Malaysia Dua
Ribu) setiap unit.

2.0 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alik Kerajaan (JKPAK)

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM1.1 menetapkan JKPAK di Jabatan hendaklah ditubuhkan

suoaya dapat merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset
alih Kerajaan.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

2.1 Mesyuarat JKPAK

Perenggan 8.2 di dalam Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM1.1 telah menetapkan JKPAK
hendaklah bermesyuarat setiap tiga (3) bulan sekaliselepas tamat tempoh sesuatu suku tahun.
Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sebelum mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA) :

Suku Tahun Tarikh Mesyuarat

Pertama April – Mei
Kedua Julai – Ogos
Ketiga Oktober – November
Keempat Januari - Februari

2.2 Agenda Mesyuarat JKPAK

Perenggan 8.3 di dalam Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM1.1 telah menetapkan bahawa
agenda mesyuarat JKPAK hendaklah mengandungi perkara seperti berikut :
1) Laporan Peruntukan Bagi Perolehan Aset
2) Kedudukan Semasa bagi Aset Alih, Aset Hidup dan Aset Tak Ketara Kerajaan
3) Laporan Pemeriksaan Aset Alih Aset Hidup dan Aset Tak Ketara Kerajaan
4) Laporan Kedudukan Stok Suku Tahun dan Tahunan
5) Laporan Pemeriksaan dan Verifikasi Stok
6) Hal-hal lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor kerajaan

2.3 Peloporan Mesyuarat JKPAK

Pekeliling perbendaharaan (1PP) PS.5.1. Perenggan 4(ii) di Lampiran A menetapkan bahawa
laporan mesyuarat JKPAK hendaklah dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan
Kewangan dan Akaun (JPKA)

3.0 Pegawai Aset

Mengikut Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM1.1 seorang Pegawai Aset di PTJ hendaklah
dilantik oleh Ketua Setiausaha/Ketua pengarah/Pengerusi JKPAK peringkat Kementerian/Ibu
pejabat.
Pegawai Aset juga adalah Setiusaha JKPAK

4.0 Sistem Pengurusan Aset (SPA) Dan Sistem Pengurusan Stor (SPS)
4.1 Semua Kementerian/ Jabatan hendaklah menggunakan Sistem Pengurusan Aset (SPA)
dan SistemPengurusan Stor (SPS) Perbendaharaan Malaysia selaras dengan
pelaksanaan Sistem Perakaunan Akruan.
4.2 Maklumat berkaitan SPA dan SPS boleh diperoleh melalui laman web Sistem
Pengurusan Aset Kementerian/ Jabatan

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

5.0 Pengurusan Aset

1.1 Penerimaan
Peraturan yang perlu dipatuhi ialah Pelantikan Pegawai Penerima dan Langkah-langkah
yang perlu diambil semasa menerima aset.
Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.2 menetapkan Ketua Jabatan hendaklah melantik
Pegawai Penerima.
Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menerima dan memeriksa aset alih yang
diterima.
Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam
bidang berkaitan.

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Peraturaan Penerimaan

Bil Kriteria Semakan

1 Pelantikan Pegawai Penerima oleh Ketua Jabatan
2 Pegawai Penerima bertanggungjawab menerima & memeriksa aset yang diterima
3 Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima yang dilantik memilik kemahiran berkenaan
4 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) hendaklah disediakan
& dikemukan dengan serta merta kepada pembekal jika terdapat kerosakan atau
perselisihan kuantiti

Di KVSR, Pegawai Penerima di setiap Program ialah Ketua Bengkel

5.2 Pendaftaran
Pendaftaran aset alih adalah melibatkan :
1) Daftar Harta Modal (KEW.PA-2)
2) Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-3)
3) Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4)
4) Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-5)

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.2 menyatakan pendaftaran semua aset hendaklah

didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dengan lengkap dari tarikh pengesahan
penerimaan menggunakan (KEW.PA-2) dan (KEW.PA-3) serta pengesahan dibuat kepada
punca maklumat (Pesanan Tempatan, Nota Minta, Invois).

(KEW.PA-2) dan (KEW.PA-3) hendaklah dicetak dan disimpan di dalam fai.

Pinjaman dan Pergerakan Aset (KEW,PA-6)

Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah
direkodkan dalam Rekod Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih (KEW,PA-6) bagi
pemantauan dan pengesanan semula.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Peraturaan Pendaftaran

Bil Kriteria Semakan

1 Semua harta modal & aset bernilai rendah didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari
tarikh pengesahan penerimaan
2 Semua harta modal & aset bernilai rendah didaftarkan dengan lengkap dari tarikh
3 Pengesahan pendaftaran telah dibuat ke punca maklumat (Pesanan Tempatn, Nota
Minta & Invois)
4 KEW PA-2 dan KEW Pa 3 diselenggara denga kemaskini , dicetak & disimpan dalam
fail
5 Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman sementara direkod dalam KEW PA 6

5.3 Pelabelan
Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.3 Perenggan 10.9 , menetapkan semua aset
hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecaat atau menmcetak
timbul bagi menunjukkan tanda :
1) Hak Kerajaan Malaysia
2) Nama Kementerian/Jabatan/PTJ
Bagi yang menggunakan SPA, label hendaklah dijana melalui sistem dan dilekatkan pada
aset berkenaan.

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Peraturaan Pelabelan

Bil Kriteria Semakan
1 Aset diberi tanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia
2 Aset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran yang betul

5.4 Senarai Aset Dilokasi

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.3, Perenggan 13, menyatakan senarai aset
mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset
menggunakan Senarai Aset Di Lokasi (KEW PA-7) dan disediakan dalam dua (2) salinan.

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Senarai Aset Di Lokasi

Bil Kriteria Semakan
1 KEW PA-7 disediakan dalam dua (2) salinan
2 Satu salinanKEW PA-7 disimpan oleh Pegawai Aset & satu lagi dipamerkan di lokasi
3 KEW PA-7 dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kunatiti,
lokasi aset, pegawai penempatan, pindahan, pelupusan & hapus kira

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

5.5 Penggunaan Aset

Penggunaan aset yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.4,
Perenggan 2 , adalah seperti berikut :
1) Aset digunakan bagi tujuan rasmi sahaja
2) Aset digunakan mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku
panduan pengguna.
3) Aset dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.
4) Penggunaan aset direkodkan
5) Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih
(KEW PA-9)
6) Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Ketua Jabatan dan dipulangkan semula sebaik selesai penggunaan atau
mengikut tempoh kelulusan.

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Penggunaan Aset

Bil Kriteria Semakan
1 Aset yang dibeli digunakan
2 Kerosakan aset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset
Alih (KEW PA-9)
3 Tindakan susulan diambil terhadap aset yang rosak

5.6 Penyimpanan
Penyimpananaset yang ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.4,
Perenggan 3 , adalah seperti berikut
1) Aset alih kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di
bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab.
2) Setiap pegawai penempatran atau pegawai yang menggunakan aset tersebut adalah
bertanggungjawab terhadap apa-apa kekuruangan, kerosakan atau kehilangan aset
di bawah tanggungjawabnya.
3) Aset yang menarik perhatian atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko
kehilangan hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Penyimpanan Aset

Bil Kriteria Semakan
1 Aset disimpan di tempat yang selamat dan sesuai
2 Tempat menyimpan aset dan barang-barang stor yang sangat menarik/bernilai
tinggi mempunyai kawalan keselamatan yang ketat

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

5.7 Pemeriksaan Aset

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.4, Perenggan 4, menjelaskan prosedur berkaitan
pemeriksaan aset tahunan melibatkan pelantikan Pegawai Pemeriksa dan penggunaan
borang bagi melaporkan hasil pemeriksaan.
1) Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah/Pengerusi JKPAK Kementerian hendaklah melantik
sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa dengan tempoh pelantikan
tidak melebihi dua (2) tahun atas nama jawatan. Pegawai Pemeriksa hendaklah tidak
terlibat secara langsung dengan pengvurusan aset.
2) Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah hendaklah dilaksanakan
sekurang-kurangnya sekali setahun dan hasil pemeriksaan dilaporkan oleh Pegawai
Pemeriksa dalam Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW PA-10) dan Laporan
Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW PA-11). Kedua-dua laporan ini hendaklah
dikemukakan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh satu bulan selepas pemeriksaan.

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Pemeriksaan Aset

Bil Kriteria Semakan
1 Sekurang-kurangnya dua(2) Pegawai Pemeriksa dilantik oleh KSU/KP/Pengerusi
JKPAK
2 Pegawai Pemeriksan yang dilantik hendaklah tidak terlibat secara langsung dengan
pengurusan aset
3 Semua aset diperiksan sekurang-kurangnya sekali setahun
4 Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset
Alih Bernilai Rendah (KEW PA-11) disediakan dengan lengkap oleh Pegawai
Pemeriksa
5 Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset
Alih Bernilai Rendah (KEW PA-11) dikemukakan kepada Ketua Jabatan.

5.8 Penyenggaraan
Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.5, menjelaskan penyengaraan aset dilakukan
bertujuan untuk memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan,
meningkatkan keupayaan, memanjangkan jangka hayat, dan mengurangkan kadar
kerosakan aset.
Penyenggaraan aset terbahagi kepada dua, iaitu Penyenggaraan Pencegahan
dan Penyenggaraan Pembaikian. Aset yang memerlukan penyenggaraan adalah
seperti berikut :
1) Aset yang memerlukan penyenggaraan berjadual disenaraikan dalam Senarai Aset
Yang Memerlukan Penyenggaraan Berjadual (KEW PA-13)
2) Program penyenggaraan pencegahan disediakan dan dilaksanakan mengikut jadual.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

Kriteria Semakan Berhubung Pematuhan Peraturan Penyenggaraan

Bil Kriteria Semakan
1 Aset alih yang memerlukan penyenggaraan dikenal pasti dan disenaraikan dalam
Senarai Aset Yang Memerlukan Penyenggaraan Berjadual (KEW PA-13)
2 Setiap penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas aset alih direkodkan dalam
Rekod Penyenggaraan Aset Alih (KEW PA-14)
3 Laporan Tahun Penyenggraan Aset Alih (KEW PA-14 (A) hendaklah disediakan dan
dikemukakan kepada UPA Kementerian sebelum 15 Februari tahun berikutnya

5.9 Pelupusan Aset

Pelupusan aset bertujuan untuk memastikan jabatan tidak menyimpan aset yang
tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan, menjimatkan ruang simpanan,
mendapatkan hasil pulangan yang terbaik dan membolehkan aset milik jabatan
dipindahkan cawangan/jabatan lain.

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.6 menetapkan :

1) KSU/KP/Pengerusi JKPAK Kementerian hendaklah melantik Lembaga Pemeriksa
Pelupusan (LPP) menggunakan KEW PA-15.
2) Keanggotaan LPP terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang yang tidak
terlibat secara langsung dengan pengurusan aset.
3) LPP hendaklah memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam tempoh satu bulan
dari tarikh diarahkan jabatan dengan melangkapkan dan menandatangani Laporan
Lembaga Pemeriksa (KEW PA-17) untuk dikemukakan kepada Jabatan
4) Jabatan perlu mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP) (KEW PA_16) bagi aset yang
memerlukan PEP (PEP hanya sahkan digunakan untuk tempoh satu tahun sahaja
daripada tarikh diluluskan)
5) Urusetia perlu mendapatkan kelulusan pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus
bagi melaksanakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan.

Kriteria Semakan Berhubung Dengan Pelupusan Aset

Bil Kriteria Semakan
1 Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan teratur
2 Aset yang dicadang untuk dilupuskan telah disenaraikan di dalam Laporan
Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW PA-17)
3 Pemeriksaan aset dujalankan dalam tempoh satu bulan dari tarikh diarahkan
Jabatan
4 Lembaga Pemeriksa meyedia dan menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa
Aset Alih Kerajaan (KEW PA-17)
5 Urusetia mendapatkan kelulusan pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus
6 Pelupusan dijalankan dalam tempoh enam (6 bulan setelah mendapat kelulusan
7 Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus
dua minggu sebelum tamat tempoh pelupusan

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

5.10 Kehilangan dan Hapus Kira

Merujuk Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.7
1) Kehilangan bermaksud aset (termasuk wang awam) yang tiada lagi dalam simpanan
disebabkan kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kekusutan, penipuan
atau kecuaian pegawai awam.
Kehilangan wang awam juga merangkumi kekurangan, bayaran terlebih, pembayaran
tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh dpat balik, hasil y7ang tidak boleh didapatkan
dan perbelanjaan sia-sia.
2) Hapus kira ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang .

(a) Pengurusan Kehilangan

Proses pengurusan kehilangan yang digariskan dalam pekeliling adalah
dinyatakan seperti berikut :
1) Pegawai melaporkan kehilangan kepada Ketua jabatan dengan serta merta
2) Laporan polis dibuat dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan
3) Ketua jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW PA-23) dan kemukakan kepada
Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalm tempoh 2 hari bekerja
4) Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU Kementerian, Akauntan Negara dan
Ketua Audit Negara atau wakil tempatan Ketua Audit Negara.

(b) Pengurusan Hapus Kira

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM2.7, menetapkan pengurusan hapus kira aset
diuruskan seperti berikut :
1) Jawtankuasa Penyiasat dilantik oleh Pegawai penagawl dalam tempoh dua minggu
dari tarikh laporan Awal
2) Pelantikan Pegawai penyiasat adalah teratur
3) Laporan Akhir dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal dikemukakan kepada
Kuasa Melulus dalam tempoh dua bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
4) Pihak melulus hapus kira adalah Kuasa Melulus yang ditetapkan
5) Tindakan selepas kelulusan adalah teratur.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

PENGURUSAN STOR

1.0 Definisi Stor

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, merekod, penyimpanan, penyelenggaraan,

pengendalian dan pengeluaran stok.

2.0 Definisi Stok (Inventori)

2.1 Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk digunakan
terus bagi tujuan operasi atau penyelenggaraan. Antara kriterianya :
2.1.1 Dalam bentuk barangan dan bekalan untuk digunakan dalam proses
pengeluaran
2.1.2 Dalam bentuk barangan atau bekalan untuk digunakan atau diedarkan dalam
pembekalan perkhidmatan
2.1.3 Dipegang untuk dijual atau diedar dalam operasi biasa; atau
2.1.4 Dalam proses pengeluaran untuk dijual atau diedarkan.

2.2 Antara contoh-contoh stok termasuk bekalan pejabat, ubat-ubatan, alat ganti,
keselamatan, makmal, bengkel, dapur, sukan, pertanian, latihan, penyiaran, domestik,
dokumen yang dikawal dan sebagainya.

3.0 Kategori Stor

Kolej mempunyai dua (2) kategori stor iaitu :

3.1 Stor Pejabat

Setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) seperti institusi latihan hendaklah mempunyai satu
(1) Stor Utama bagi menguruiskan bekalan seperti bekalan pejabat.
Menguruskan perolehan sendiri dan membekalkan stok terus kepada pelanggan akhir.

3.2 Stor Bengkel/Unit

Stor Unit bermaksud stor bagi menempatkan peralatan dan barangan berkaitan
Pengajaran dan Pembelajaran dan kemudahan pelajar di setiap
Program/Bengkel/Unit seperti stor Bengkel Automotif, Makmal Sains, stor Unit
Sukan dan Kokurikulum dan stor Asrama.

4.0 Pelantikan Pegawai Stor

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM1.1, Lampiran C, menyatakan Pegawai Stor adalah
pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan bagi menguruskan atau menjalankan tugas- tugas
pengurusan stor sepenuh masa.
Pegawai Stor yang menguruskan Stor Pejabat adalah dilantik secara rasmi oleh Pengarah kolej
dari kalangan Staf Sokongan Pejabat Pentadbiran.
Pegawai Stor yang menguruskan Stor Bengkel/Unit pula dilantik secara rasmi oleh Pengarah
kolej dari kalangan Staf Akademik yang bertugas sebagai ketua Bengkel/Ketua Unit/ Asrama.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

5.0 Peraturan Penerimaan

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.2 menyatakan proses penerimaan stok hendaklah
dilaksanakan dengan memastikan setiap barang-barang stor yang diterima menepati
spesifikasi ditetapkan, menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan dan
memastikan barang-barang stor diterima dalam keadaan baik, sempurna dan selamat
digunakan.
Pekeliling yang sama juga menetapkan peraturan penerimaan seperti berikut :
1) Ketua Jabatan perlu melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima
dan memeriksa barang-barang yang diterima. Bagi barang-barang teknikal, Pegawai Penerima
yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang brkaitan.
2) Penerimaan barang-barang daripadapembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan
Barang-barang (KEW PS-1) yang disediakan oleh Pegawai Penerima.
3) Borang Laporan Terimaa Barang-barang (KEW PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat
kerosakan, kekurangan atau kelebihan kuantiti dan tidak mematuhi spesifikasi yang
ditetapkan.

6.0 Merekod Stok

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.3 menetapkan semua stok yang diterima hendaklah
direkodkan oleh Pegawai Stor (Pegawai Penerima denga mematuhi peraturan rekod seperti
berikut :
1) Kad Kawalan Stok (KEW PS-3) dan Kad petak (KEW PS-4) hendaklah diselenggara denga
lengkap dan kemas kini.
2) Barang yang diterima daripada pembekal direkod di Kad kawalan Stok (KEW PS-3) dan Kad
Petak (KEW PS-4).
3) Kad Petak (KEW PS-4) hendklah ditempatkan bersama dengan stok
4) Kad Petak (KEW PS-4) warna merah jambu bagi Stok Bertarikh Luput

Kriteria Semakan dan Pematuhan Berhubung Merekod Stok

Bil Kriteria Semakan
1 Barang yang diterima daripada pembekal direkod di Kad kawalan Stok (KEW PS-3) dan Kad
Petak (KEW PS-4).
2 Kad Kawalan Stok (KEW PS-3) dan Kad petak (KEW PS-4) hendaklah diselenggara denga
lengkap dan kemas kini.
3 Kad Petak (KEW PS-4) hendklah ditempatkan bersama dengan stok
4 Kad Petak (KEW PS-4) warna merah jambu bagi Stok Bertarikh Luput

7.0 Penyimpanan
Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.4 menyatakan barang-barang stor hendaklah
disimpan di tempat yang selamat dan sesuai serta sentiasa di bawah kawalan pegawai
bertanggungjawab dengan kriteria pematuhan berikut :

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

Kriteria Semakan dan Pematuhan Berhubung Merekod Stok

Bil Kriteria Semakan
1 Barang-barang stor disimpan secara teratur di tempat yang selamat dan sesuai
2 Tempat menyimpan barang-barang stor yang sangat menarik/bernilai tinggi mempunyai
kawalan keselamatan yang ketat

8.0 Penggunaan Barang-Barang Stor

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.5 menyatakan semua pesanan kepada Stor Pusat atau
Stor Utama hendaklah menggunakan Borang Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-10).
Bagaimanapun, jika permohonan adalah daripada pengguna akhir(bukan stor unit), Borang
Pesanan Pengeluaran Stok (KEW.PS-11) boleh digunakan.
Stok hanya boleh dikeluarkan atas pemesanan dengan kebenaran Pegawai Pelulus yang diberi
kuasa secara bertulias oleh Ketua Jabatan.

9.0 Pemeriksaan Stor

Tatacara Pemeriksaan Stor yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.5
menyatakan terdapat tiga (3) jenis pemeriksaan iaitu pengiraan stok, pemeriksaan stok dan
verifikasi stok. Pemeriksaan stor bertujuan untuk mengesan dan mengenalpasti
kelemahan yang menyebabkan stok berlebihan, berkurangan, rosak, usang, luput tempoh
dan sebagainya.

9.1 Pengiraan Stok

Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok secara terus menerus sepanjang
tahun dengan :
(i) mengemaskini Kad Petak (KEW.PS-4)
(ii) menandatangan dan mencatatkan tarikh pada akhir transaksi Kad Petak semasa
pengiaan stok dijalankan.
Pelarasan stok (kurangan dan lebihan) hendaklah dilaksanakan apabila terdapat
perbezaan disebabkan oleh kesilapan pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan
Stok (KEW.PS-17).

9.2 Pemeriksaan Stok

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Pemeriksa Stok untuk membuat pemeriksaan
stok di stor. Peagwai ini hendaklah daripada pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan
pengurusan stor yang diperiksa.
Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut :
(i) pemeriksaan sekali setahun ke atas semua stok secara peratus (100%)
dibuat mulai 1 Oktober tahun semasa.
(ii) Pegawai Pemeriksa Stok dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan
(iii) Stokyang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/
Verifikasi Stor (KEW.PS-14)

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

9.3 Verifikasi Stor

Verifikasi Stor hendaklah dijalankan oleh Pemverifikasi Stor yang dilantik oleh
KSU/KP/Pengerusi JKPAK Kementerian/Ibu Pejabat. Pemverifikasi Stor ini dilantik dalam
tempoh tidak melebihi dua (2) tahun.

10.0 Pelupusan Stok

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.8 menyatakan pelupusan hendaklah dilaksanakan
terhadap stok yang didapati rosak, luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak
diperluan, tidak bergerak atau melebihi tempoh penggunaan. Pekeliling yang sama menetapkan
peraturan pelupusan adalah seperti berikut :
(i) Permohonan Pemeriksaan dilaksanakan dengan menggunakan borang Laporan
Lembaga Pemeriksa Pelupusan Stok (KEW.Ps-19)
(ii) Lembaga Pemeriksa hendaklah mencatatkan keadaan stok serta memberi syor kaedah
pelupusan yang sesuai merujuk kaedah dalam Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan
dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus
(iii) Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di
ruang ‘keluar’ dan di ruang ‘baki’ selepas Sijil Pelupusandikeluarkan
(iv) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW.PS-20) hendaklah dikemukakan kepada BPTV
sebelum 31 Disember.

11.0 Kehilangan dan Hapus Kira Stok

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) AM6.9 menetapkan kehilangan dan hapus kira stok hendaklah
dilaksanakan apabila berlaku kecurian, kebakaran,bencana alam, kesusutan dan seumpamanya
dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan kecuali
kekurangan stok yang bernilai rendah. Peraturan tersebut adalah seperti berikut :
(i) Laporan Hapus Kira Kekurangan Stor (KEW.PS-21) disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum
dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira
(ii) Pegawai Stor mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B)dan Kad Petak (KEW.Ps-4) di
ruang ‘keluar’ dan ruang ‘baki’
(iii) Ketua Jabatan melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan
menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22)
(iv) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok (KEW.PS-22) dikemuakan kepada
BPTV sebelum 31 Disember.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

Glosori Berkaitan Pengurusan Aset

Bil Istilah Maksud

1 Pegawai Pengawal Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau
Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957
[Akta 61] bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi
mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal,
tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguat
kuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuatkuasakan di bawah tujuan
itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan.
2 Ketua Jabatan Adalah termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil,
pejabat atau jabatan wilayah.
3 Pegawai Semua kategori pegawai yang sedang berkhidmat yang dilantik oleh
Suruhanjaya secara tetap, sementara atau kontrak.
4 Agensi Kerajaan Kementerian, Jabatan, Pusat Tanggungjawab dan Institusi-Institusi di
bawah Kerajaan Persekutuan.
5 Pegawai Melulus Pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan dan hapus kira
tertakluk kepada Seksyen 5 Akta Perwakilan Kuasa 1956 [Akta 61].
6 Pegawai Aset Pegawai yang telah dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/
Pengerusi JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat untuk menguruskan
aset Kerajaan.
7 Pegawai Stor Pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan untuk menguruskan atau
menjalankan tugas-tugas pengurusan stor sepenuh masa di skim
perkhidmatan dan gred bersesuaian
8 Pegawai Penerima Pegawai Penerima adalah pegawai yang telah dilantik oleh Ketua
Jabatan bertanggungjawab untuk menerima, memeriksa dan
mengesah Aset Alih, Aset Hidup, barang-barang dan Aset Tak Ketara.
9 Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Aset Alih atau Aset Tak Ketara bermaksud Pegawai
Aset Alih atau Aset yang dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/ Pengerusi
Tak Ketara JKPAK Kementerian atau Ibu Pejabat untuk memeriksa Aset Alih atau
Aset Tak Ketara Kerajaan.
10 Pegawai Pemeriksa Pegawai Pemeriksa Stok bermaksud pegawai yang dilantik oleh Ketua
Stok Jabatan untuk membuat pemeriksaan ke atas stok di Stor Pusat dan
Stor Utama
11 Pegawai Pegawai Pemverifikasi Stor bermaksud Pegawai yang dilantik oleh
Pemverifikasi Stor Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/ Pengerusi JKPAK Kementerian
atau Ibu Pejabat untuk melaksanakan verifikasi di Stor Pusat dan Stor
Utama.
12 Pelupusan Proses untuk mengeluarkan aset kerajaan daripada milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
13 Lembaga Pemeriksa Pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/
Pelupusan Pengerusi JKPAK untuk memeriksa aset kerajaan yang hendak
dilupuskan.
14 Uru Setia Pelupusan Pegawai yang menguruskan permohonan pelupusan aset
Kementerian/ Jabatan/ PTJ.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

Bil Istilah Maksud

15 Hapus kira Hapus Kira ialah proses untuk membatalkan rekod bagi aset yang
hilang.
16 Kehilangan Kehilangan bermaksud kehilangan aset kerajaan disebabkan oleh
kecurian, kebakaran, kemalangan, bencana alam, kesusutan, penipuan
atau kecuaian pegawai.
17 Surcaj Tindakan mengutip balik wang atau nilai wang bagi harta Kerajaan
yang tidak dapat dikutip yang dikenakan terhadap pegawai yang
bertanggungjawab ke atas perkara itu kerana kecuaiannya,
kelalaiannya atau tindakan yang kurang berhati-hati.
18 Urus Setia Pegawai yang menguruskan permohonan kehilangan Kementerian
Kehilangan dan atau Jabatan atau PTJ.
Hapus Kira
19 Pegawai Pelulus Pegawai Pelulus bermaksud pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua
Jabatan untuk meluluskan permohonan pengeluaran barang-barang.
20 Pegawai Pemesan Pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan untuk membuat
pesanan stok.
21 Stok Termasuk pengurusan inventori yang telah dinyatakan di dalam Garis
Panduan Pengurusan Inventori Perakaunan Akruan yang sedang
berkuatkuasa.

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

GARIS PANDUAN
PENGURUSAN
KENDERAAN
KERAJAAN

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

1.0 Pegawai Kenderaan

1.1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) WP 4.1 menetapkan Ketua Jabatan perlu melantik
Pegawai Kenderaan bagi menguruskan kenderaan Kerajaan.
1.2 Pegawai Kenderaan perlu menyediakan fail bagi setiap kenderaan bertujuan menyimpan
dokumen kenderaan berkenaan dan dikemaskini dari semasa ke semasa.
1.3 Kenderaan Kerajaan hendakah didaftarkan di KEW.PA-2
1.4 Semua kenderaan Kerajaan kecuali kereta Rasmi Jawatan hendaklah mempamerkan
nama/logo Kerajaan pada kedua-dua belah sisi kenderaan dengan jelas dan bersesuaian.
1.5 Kenderaan Kerajaan hendaklah sentiasa dikunci dengan selamat apabila tidak digunakan
dan kunci disimpan oleh Pegawai Kenderaan.

2.0 Kawalan Penggunaan Kenderaan

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) WP 4.1 menetapkan kenderaan jabatan hendaklah digunakan
untuk tujuan rasmi sahaja. Sehubungan itu, penggunaannya hendaklah mendapat kelulusan
Pegawai Kenderaan serta Buku Log Kenderaan diselenggara dengan lengkap serta kemaskini.

Kriteria berikut hendaklah dipatuhi berhubung dengan Kawalan Penggunaan Kenderaan :

BIL KRITERIA SEMAKAN

1 Kenderaan digunakan bagi tujuan rasmi dengan kelulusan Pegawai Kenderaan
2 Buku Log disenggara untuk semua kenderaan
3 Buku Log disenggara dengan lengkap
4 Buku Log disenggara dengan kemas kini
5 Salinan asal butir-butir penggunaan kenderaan diceraikan daripada Buku Log dan
disimpan di pejabat
6 Semakan dibuat ke atas Buku Log oleh Pegawai Kenderaan
7 Pengiraan kadar penggunaan bahan api bulanan dibuat oleh Pemandu di Buku Log
8 Pengesahan pengiraan kadar penggunaan bahan api bulanan selewat-lewatnya 10
hari bulan berikutnya dibuat oleh Pegawai Kenderaan
9 Pemeriksaan mengejut dilaksanakan sekali setahun oleh Ketua Jabatan atau
pegawai yang dilantik selain daripada Pegawai Kenderaan

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

3.0 Kawalan Penggunaan Kad Inden Minyak

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) WP 4.1, Lampiran A menetapkan kriteria berikut hendaklah
dipatuhi :

BIL KRITERIA SEMAKAN

1 Kad Inden Minyak diismpan oleh Pegawai Kenderaan (Pemegang Kad) pada setiap masa
2 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggara dengan lengkap
3 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggara dengan kemas kini
4 Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diperiksa oleh Ketua Jabatan dari semasa ke semasa
5 Penyata Pembelian/Penyata Kad disemak silang dengan salinan resit dan disahkan oleh
Pemegang Kad (Pegawai Kenderaan) sebelum bayaran dibuat
6 Pembayaran yang dibuat adalah bagi Kad Inden yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan

4.0 Kawalan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit (KSBTTR) dan SmartTAG
Pekeliling Perbendaharaan (1PP) WP 4.1 Perenggan 10 dan 12 menetapkan tentang kawalan
terhadap KSBTTR dan SmartTAG. Perolahan dan pengagihan perlu disediakan dan didaftarkan
sebagai Inventori Kerajaan. Pegawai Kenderaan perlu mendapatkan salinan penyata yang
menunjukkan semua transaksi KSBTTR daripada syarikat pembekal kad untuk tujuan
penyemakan dan memastikan tidak berlakunya penyalahgunaan.

Kriteria berikut hendaklah dipatuhi bagi kawalan KSBTTR :

BIL KRITERIA SEMAKAN

1 Buku Rekod Pergerakan dan Pengunaan Tol Tanpa Resit diselenggara dengan kemas kini
dan disimpan selamat oleh Pegawai Kenderaan
2 KSBTTR disimpan oleh Pegawai Kenderaan pada setiap masa melainkan ada keperluan
menggunakannya

Kolej Vokasional Kangar 56

 GARIS PANDUAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 2020

5.0 Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan

Pekeliling Perbendaharaan (1PP) WP 4.1, Lampiran E menetapkan semua kenderaan Kerajaan
hendaklah disenggara secara berjadual seperti yang ditetapkan dalam manual pengguna.
Penyenggaraan yang cekap dan berkesan bertujuan untuk memastikan kenderaan berada dalam
keadaan baik, menjamin keselamatan pengguna serta menjimatkan kos perbelanjaan bagi
pembaikian dan penggantian jangka panjang.

Kriteria berikut hendaklah dipatuhi bagi Penyenggaraan Kenderaan Kerajaan :

BIL KRITERIA SEMAKAN

1 Kenderaan hendaklah disenggara secara berjadual mengikut manual pengguna
2 Penyenggaraan pencegahan dan pembaikian yang dilaksanakan direkod dalam Buku Log
dan Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14)
3 Penyenggaraan dan pembaikian yang yang melibatkan kos yang melebihi had hendaklah
dirujuk kepada Jabatan Kerja Raya

6.0 Tanggungjawab Pemandu Semasa Pemanduan Kenderaan Kerajaan

6.1 Kenderaan hendaklah dipandu mengikut had laju yang ditetapkan
6.2 Pemandu tidak dibenarkan menggunakan telefon bimbit semasa memandu

Kolej Vokasional Kangar 56