GARIS PANDUAN

PENERIMAAN
PERALATAN

BAHAGIAN PERANCANGAN POLITEKNIK

JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

EDISI 2014
 SENARAI KANDUNGAN

Kandungan Muka Surat

1.0 Pendahuluan 1

2.0 Peranan dan Tanggungjawab 2

3.0 Tatacara Penerimaan Peralatan 4

4.0 Carta Aliran Prosedur Penerimaan Peralatan 5

4.1 Proses Kerja Penerimaan Peralatan 6

5.0 Carta Aliran Prosedur Pemasangan dan Pengujian 7

5.1 Proses Kerja Prosedur Pemasangan dan Pengujian 8

6.0 Penyediaan Dokumen Sijil Akuan Penerimaan (Sap) Dan Sijil 9

Pemasangan Dan Pengujian (SPP)

7.0 Prosedur Penghantaran Peralatan 9

8.0 Prosedur Pentauliahan Dan Latihan Ujilari Peralatan 10

9.0 Carta Aliran Prosedur Pertukaran Model, Jenama Dan Negara Pembuat 11

9.1 Proses Kerja Prosedur Pertukaran Model, Jenama Dan 12

Negara Pembuat

10.0 Isu- Isu Lazim Berkaitan Pembekalan Peralatan 13

11.0 Penyediaan Laporan Status Pembekalan Peralatan 16

12.0 Penutup 16

Lampiran 17
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

1.0 PENGENALAN

1.1 Garis panduan ini bertujuan memberi panduan umum serta

rujukan bagi semua politeknik di Kementerian Pendidikan
Malaysia dalam melaksanakan tatacara pengurusan aset alih
kerajaan bagi prosedur penerimaan aset kerajaan.

1.2 Proses penerimaan peralatan merupakan prosedur pertama

yang dilaksanakan dalam pengurusan aset kerajaan setelah
pesanan kerajaan/ dokumen kontrak ditandatangani.

1.3 Aset kerajaan yang telah diperoleh perlu diperiksa dengan teliti
dan mengikut spesifikasi yang telah dipersetujui sebelum
pengesahan penerimaan aset dibuat.

1.4 Prosedur penerimaan yang dipatuhi dapat mengelakkan

berlakunya permasalahan dan perselisihan yang akan
merugikan kerajaan.

1.5 Proses penerimaan peralatan yang sistematik akan dapat

meningkatkan mutu pengurusan aset kerajaan yang lebih efisien

1.6 Pengurusan aset alih yang baik dapat mengelakkan berlakunya

ketidakakuran yang mendorong kepada tindakan tatatertib dan
surcaj kepada pegawai yang bertanggungjawab.

1.7 Isu kelemahan pengurusan aset alih sering dilaporkan di dalam

Laporan Audit Negara bagi perolehan aset kerajaan dan buku
garis panduan ini dapat membantu dalam pengurusan aset alih
yang lebih cekap terutama dalam prosedur penerimaan
peralatan.

1.8 Dengan adanya buku garis panduan ini diharap dapat memberi
pengetahuan dan maklumat berguna dalam merealisasikan
tatacara pengurusan aset alih kerajaan yang lebih efektif yang
akan memberi nilai terbaik kepada politeknik.

1
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

2.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

2.1 Pengarah

i. Menggerak dan memantau proses penerimaan aset yang

dilaksanakan di politeknik berjalan dengan teratur dan
sistematik sepanjang kontrak berlangsung.
ii. Memastikan segala prosedur penerimaan peralatan dipatuhi.
iii. Melantik pegawai penerima yang mempunyai kepakaran
dalam spesifikasi dan keperluan aset yang akan diterima.
iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil
Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah diperaku oleh
Ketua Jabatan dan Pegawai Penerima.
v. Memastikan segala keperluan punca kuasa elektrik, air,
kemudahan utiliti khas dan kesediaan ruang berada dalam
keadaan baik dan mencukupi sebelum peralatan diterima.

2.2 Pegawai Aset Politeknik

i. Merancang dan menyelaras prosedur penerimaan aset

kerajaan mengikut tatacara pengurusan aset alih kerajaan
dan mematuhi buku garis panduan penerimaan aset alih
kerajaan.
ii. Memastikan aset alih didaftarkan dalam tempoh dua (2)
minggu setelah tarikh pengesahan penerimaan peralatan
mengikut tatacara pengurusan aset alih kerajaan.
iii. Memastikan sebarang aktiviti penerimaan peralatan
dilaksanakan dalam tempoh kontrak yang telah termaktub
dalam dokumen kontrak yang telah dipersetujui antara pihak
kerajaan dan pembekal.
iv. Melaporkan status penerimaan setiap bulan kepada Pengarah
Politeknik untuk dimaklumkan kepada Penyelaras dan
Pentadbir Kontrak bagi makluman dan tindakan selanjutnya.

2.3 Ketua Jabatan

i. Memantau aktiviti penerimaan peralatan di jabatan menepati

tatacara pengurusan aset alih kerajaan.
ii. Memastikan ruang dan keperluan fasiliti di jabatan tersedia
sebelum aset diterima.
iii. Memastikan aset yang diterima diperiksa dengan teliti dan
menepati spesifikasi yang termaktub dalam dokumen kontrak.
iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil
Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah diperaku oleh
Pegawai Penerima.
v. Melaporkan status penerimaan setiap bulan kepada Pegawai
Aset Politeknik untuk penyelarasan keseluruhan status
perolehan peralatan politeknik.

2
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

2.4 Pegawai Penerima

i. Memastikan peralatan yang diterima menepati spesifikasi

seperti di dalam dokumen yang sah (dokumen kontrak).
ii. Menentukan kualiti dan kuantiti mengikut spesifikasi dan
jumlah yang dipesan.
iii. Memastikan peralatan yang diterima dalam keadaan baik,
sempurna, selamat digunakan dan berfungsi.
iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil
Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah pemeriksaan
dilaksanakan.

2.5 Pegawai Bertauliah

i. Menyemak semula spesifikasi dan kualiti aset yang diterima

mengikut kepakaran bidang.
ii. Menyediakan laporan semakan teknikal menyeluruh
berkenaan peralatan yang diterima.
iii. Mencadangkan syor kepada pentadbir kontrak untuk
melaksanakan tindakan berdasarkan klausa kontrak yang
telah dipersetujui.

2.6 Penyelaras

i. Menyelaras aktiviti pembekalan peralatan di politeknik.

ii. Memantau status pembekalan peralatan sepanjang tempoh
kontrak berlangsung.
iii. Menyelaras mesyurat penilaian semula teknikal bagi
permohonan pertukaran model, negara asal dan nombor
model untuk kelulusan pentadbir kontrak.

2.7 Pentadbir Kontrak

i. Mentadbir kontrak mengikut klausa yang telah dipersetujui

oleh pihak kerajaan dan pihak pembekal yang dilantik.
ii. Menyelaras mesyuarat pemantauan perlaksanaan projek
sepanjang tempoh kontrak berlangsung.
iii. Mengesahkan dan menyemak dokumen tuntutan pembayaran
kepada pembekal untuk kelulusan.

2.8 Pembekal yang dilantik

i. Melaksanakan pembekalan peralatan mengikut dokumen

perjanjian yang telah dipersetujui bersama pihak kerajaan.
ii. Memastikan peraturan yang ditetapkan sepanjang proses
pembekalan dipatuhi.
iii. Memohon perubahan terhadap spesifikasi yang dikehendaki
kepada pentadbir kontrak untuk kelulusan.
iv. Menyediakan dokumen lengkap yang diperlukan bagi tuntutan
pembayaran peralatan yang telah dibekalkan.

3
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

3.0 TATACARA PENERIMAAN PERALATAN

3.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi
memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan seperti di
dalam dokumen kontrak yang sah.

3.2 Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang

bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah
yang bersesuaian.

3.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima

aset :

i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi

memastikan aset yang diterima adalah betul.

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji

serta merta sebelum disahkan penerimaannya.

iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta

merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima
dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan
Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) jika terdapat kerosakan atau
perselisihan.

v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani

oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta
kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset

diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal
yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi
seperti dalam perjanjian pembelian.

vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima

disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika
ada.

3.4 Tarikh-tarikh penting sepanjang kontrak berlangsung seperti

tempoh pembekalan dan tarikh tamat kontrak perlu diambil
perhatian supaya sebarang aktiviti pembekalan, penghantaran,
pemeriksaan spesifikasi, pemasangan dan pengujian serta
latihan dilaksanakan dalam tempoh kontrak yang telah
termaktub dalam perjanjian pembekalan peralatan.

4
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

4.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PENERIMAAN PERALATAN

1 Terima Peralatan dari Pembekal

2 Semak kuantiti peralatan

3 Tandatangan Borang Penerimaan

Barangan / Delivery Order (DO)

Semak spesifikasi peralatan : Semak spesifikasi peralatan :

Jika menepati spesifikasi Jika tidak menepati spesifikasi
4

Tandatangan
SAP : catatkan
Lengkapkan 5 6 perselisihan
SAP
spesifikasi

Sertakan borang
7
Serahkan SAP kepada KEW.PA-1
pentadbir kontrak, penyelaras
dan pembekal

Semakan dan
Tolak pengesahan
9
Pentadbir Kontrak

Peralatan tidak
10 menepati
spesifikasi Terima/
ditolak/ tidak Sah
disahkan

11 Bayaran

5
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

4.1 PROSES KERJA PENERIMAAN PERALATAN

Langkah Proses Kerja

Pembekal menyerahkan peralatan yang dipesan kepada pegawai

1 penerima. Pegawai penerima menerima peralatan yang
diserahkan oleh pembekal.

Pegawai penerima menyemak kuantiti peralatan yang dibekalkan

dengan berpandukan borang penerimaan barangan yang
2
disertakan. Kuantiti peralatan juga dibandingkan dengan bilangan
pesanan asal seperti di Jadual Harga dalam dokumen kontrak.

Pegawai penerima menandatangani borang penerimaan

barangan yang disertakan dengan catatan, Diterima dengan
3
syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur,
ditimbang atau diuji (rujuk Lampiran A)

Peralatan disemak, diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji

berpandukan dokumen kontrak yang disahkan. Pegawai
Pemeriksa perlu merujuk spesifikasi penender yang telah
dipersetujui seperti dalam kontrak (rujuk Lampiran B). Sekiranya
spesifikasi menepati spesifikasi yang ditetapkan, pegawai
penerima perlu melengkapkan borang Sijil Akuan Penerimaan
(SAP) (rujuk Lampiran C & D) dan diserahkan kepada pentadbir
kontrak sebanyak 2 salinan, penyelaras 1 salinan dan pembekal 2
4-8
salinan. SAP perlu diperaku oleh pegawai penerima dan Ketua
Jabatan serta disahkan oleh Pengarah Politeknik.

Sekiranya peralatan tidak menepati spesifikasi, SAP (rujuk

Lampiran E) perlu dilengkapkan dengan catatan berkenaan
perselisihan, diperaku dan disahkan. Borang KEW.PA-1 juga
perlu dilengkapkan dan dikemukakan bersama SAP (rujuk
Lampiran F).

Pentadbir kontrak akan membuat semakan terhadap SAP yang

dikemukakan. SAP yang lengkap dan tiada perselisihan akan
diperaku untuk pembayaran. Sekiranya SAP tidak lengkap dan
9 - 10
terdapat perselisihan, perakuan untuk pembayaran tidak
dilaksanakan dan pembekal perlu mengambil semula peralatan
dari premis politeknik.

Bayaran akan dibuat setelah pengesahan SAP dan SPP telah

11
diperaku dan disahkan untuk pembayaran.

6
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

5.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PEMASANGAN DAN PENGUJIAN

SAP telah disahkan dan peralatan

1 yang diterima menepati
spesifikasi.

Pembekal membuat pemasangan

2 peralatan yang telah disahkan

Pegawai Penerima menyemak pemasangan

peralatan telah mematuhi undang-undang
dan keperluan JKKP, surat jaminan, manual
penggunaan dan penyelenggaraan
dikemukakan oleh pembekal

Terima Tolak
3

Tandatangan
Pembekal SPP : catatkan
menjalankan 4 6 ketidakpatuhan
latihan dan ujilari undang-undang
peralatan dan keperluan
JKKP / manual
tidak disertakan
Lengkapkan
5 Serahkan SPP kepada
SPP
pentadbir kontrak, penyelaras
dan pembekal

Semakan dan
Tolak pengesahan
8
Pentadbir Kontrak

Peralatan tidak
9 menepati
pemasangan/ Terima/
ujilari dan Sah
latihan ditolak/
tidak disahkan

10 Bayaran

7
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

5.1 PROSES KERJA PROSEDUR PEMASANGAN DAN

PENGUJIAN

Langkah Proses Kerja

Peralatan yang telah disahkan dan SAP telah ditandatangani

1 akan dibuat pemasangan dan pengujian oleh pembekal di lokasi
yang ditetapkan oleh pegawai pemeriksa.

Pembekal membuat pemasangan dan pengujian dengan

memastikan segala undang-undang dan keperluan Jabatan
2
Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) telah dipatuhi
sebelum pemasangan dibuat.

Pegawai Penerima menyemak pemasangan peralatan telah

mematuhi undang-undang dan keperluan JKKP, surat jaminan,
manual penggunaan dan penyelenggaraan dikemukakan oleh
pembekal. Sekiranya peralatan telah lengkap dan menepati
prosedur, pemasangan dan pengujian akan diterima. Pembekal
akan menjalankan latihan dan ujilari peralatan seperti yang
termaktub dalam spesifikasi. Setelah latihan dan ujilari selesai,
pegawai penerima perlu melengkapkan borang Sijil Pemasangan
3-7 dan Pengujian (SPP) (rujuk Lampiran G & H) dan diserahkan
kepada pentadbir kontrak sebanyak 2 salinan, penyelaras 1
salinan dan pembekal 2 salinan. SPP perlu diperaku oleh
pegawai penerima dan Ketua Jabatan serta disahkan oleh
Pengarah Politeknik. Sekiranya pemasangan peralatan tidak
menepati kepatuhan undang-undang dan manual tidak
disertakan, SPP (rujuk Lampiran I) akan dilengkapkan dengan
catatan ketidakpatuhan yang berkaitan dan diserahkan kepada
pentadbir kontrak untuk tindakan selanjutnya.

Pentadbir kontrak akan membuat semakan terhadap SPP yang

dikemukakan. SPP yang lengkap dan tiada ketidakpatuhan akan
diperaku untuk pembayaran. Sekiranya SPP tidak lengkap dan
8-9
terdapat ketidapatuhan, perakuan untuk pembayaran tidak
dilaksanakan dan pembekal perlu mengambil semula peralatan
dari premis politeknik.

Bayaran akan dibuat setelah pengesahan SAP dan SPP telah

10
diperaku dan disahkan untuk pembayaran.

8
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

6.0 PENYEDIAAN DOKUMEN SIJIL AKUAN PENERIMAAN (SAP) DAN

SIJIL PEMASANGAN DAN PENGUJIAN (SPP)

6.1 Penyerahan dokumen SAP dan SPP perlu diselaraskan dengan

baik bagi mengelakkan berlaku percanggahan antara pembekal
dan penerima peralatan.

6.2 Pembekal yang dilantik perlu menyediakan dokumen SAP dan

SPP yang lengkap untuk disahkan oleh pegawai penerima.

6.3 Setelah dokumen SAP dan SPP disahkan, pihak politeknik perlu
menyerahkan dokumen tersebut secara bertulis untuk edaran
berikut:

i. Salinan asal dan dua (2) salinan kepada syarikat (2 (dua)

salinan bagi tujuan bayaran)
ii. Satu (1) salinan kepada Penyelaras (Bahagian Perancangan
Politeknik, Jabatan Pengajian Politeknik)
iii. Dua (2) salinan kepada Pentadbir Kontrak (Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset)

6.4 Setiap penghantaran SAP dan SPP perlu direkodkan di dalam

Laporan Pemantauan Projek Perolehan bagi tujuan
pemantauan.

7.0 PROSEDUR PENGHANTARAN PERALATAN

7.1 Pihak pembekal perlu mematuhi prosedur penghantaran

peralatan yang ditetapkan bagi menggelakkan sebarang
permasalahan yang timbul semasa penghantaran dibuat.

7.2 Waktu penghantaran peralatan ke premis politeknik adalah

ditetapkan pada hari bekerja dan waktu bekerja iaitu dari 8.00
pagi hingga 5.00 petang sahaja. Sebarang kelewatan dari
tempoh yang ditetapkan tidak akan dipertimbangkan untuk
penerimaan peralatan.

7.3 Sebelum penghantaran dijadualkan akan dijalankan, pembekal

perlu memaklumkan kepada pegawai penerima secara bertulis
dalam tempoh tidak kurang dari satu (1) minggu sebelum
peralatan dihantar ke premis politeknik. Temujanji awal perlu
dibuat bersama pegawai penerima sebagai persediaan lokasi
penempatan peralatan.

9
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

8.0 PROSEDUR PENTAULIAHAN DAN LATIHAN UJILARI PERALATAN

8.1 Pihak pembekal perlu mengemukakan jadual cadangan tarikh

dan masa latihan kepada politeknik sebagai persediaan
melantik pelatih dan mengenalpasti cadangan yang
dikemukakan.

8.2 Politeknik akan mengenalpasti cadangan pembekal dan

membuat persediaan dengan pegawai terlibat yang dilantik.

8.3 Tempoh waktu latihan dan bilangan pelatih yang terlibat adalah
seperti yang ditetapkan di dalam spesifikasi penender dalam
dokumen spesifikasi yang disahkan. Syarat-syarat latihan juga
perlu dipatuhi mengikut dokumen spesifikasi tersebut.

8.4 Pembekal perlu menyediakan latihan yang komprehensif dan

menyediakan jurulatih yang pakar dalam bidang latihan
peralatan yang terlibat. Komunikasi jurulatih dan pelatih
dihadkan dalam bahasa melayu dan bahasa inggeris sahaja
bagi memastikan kefahaman terhadap latihan yang diberikan.

8.5 Sebarang permasalahan komunikasi dan kefahaman yang tidak

berkesan akibat jurulatih yang tidak pakar dan tidak
berkomunikasi dengan baik, perlu dipertanggungjawab oleh
pembekal dengan memberikan latihan ulangan sehingga objektif
latihan tercapai.

8.6 Sesi latihan perlu dilaksanakan dengan memastikan pelatih

dapat mengendalikan peralatan dengan baik dan manual
peralatan yang disediakan menepati kehendak pengendalian
peralatan.

8.7 Prosedur penyelenggaraan peralatan juga perlu dimaklumkan

dengan jelas kepada pelatih yang terlibat.

8.8 Setelah sesi latihan dilaksanakan, pegawai penerima akan

mengesahkan dokumen SPP yang disediakan oleh pembekal
untuk tujuan pembayaran.

10
 GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

9.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PERTUKARAN MODEL, JENAMA

DAN NEGARA PEMBUAT

Semakan oleh pembekal

1 berkenaan spesifikasi peralatan
berbanding pasaran semasa

Perubahan terhadap spesifikasi,

pembekal kemukakan
2
permohonan pertukaran
spesifikasi kepada Pentadbir
Kontrak

Pentadbir kontrak menyerahkan

3 permohonan pertukaran kepada
Penyelaras untuk semakan JPT.

JPT semak spesifikasi peralatan : JPT semak spesifikasi peralatan :

Jika menepati spesifikasi kementerian Jika tidak menepati spesifikasi kementerian
4

Sediakan laporan
penilaian semula 5 Sediakan laporan
6
teknikal syor Serahkan laporan kepada penilaian semula
pentadbir kontrak untuk teknikal tidak syor
dimuktamadkan

Semakan dan
Tolak pengesahan
8
Pentadbir Kontrak

Peralatan tidak
9 menepati
spesifikasi Pertukaran
ditolak/ tidak Disyorkan
disahkan

Surat Pengesahan Pertukaran

10 diserahkan kepada pembekal dan
politeknik

11
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

9.1 PROSES KERJA PROSEDUR PERTUKARAN MODEL,

JENAMA DAN NEGARA PEMBUAT

Langkah Proses Kerja

Pembekal perlu membuat semakan terhadap spesifikasi yang

telah dipersetujui di dalam dokumen kontrak sama ada masih
terdapat di pasaran. Jika peralatan sudah dinaiktaraf/ dihentikan
pembuatan/ ditukar negara pembuat, pembekal perlu
1 mengemukakan cadangan spesifikasi baru (rujuk Lampiran J)
berserta katalog yang lengkap untuk dipersetujui. Surat
pengesahan pengilang/ pengedar sah juga perlu disertakan bagi
pengesahan. Sebarang perubahan sama ada berlaku kesilapan
ejaan juga perlu dikemukakan untuk pengesahan pertukaran.

Pembekal mengemukakan cadangan perubahan terhadap

2 spesifikasi beserta dokumen yang lengkap secara bertulis kepada
Pentadbir Kontrak.

Pentadbir kontrak menyerahkan dokumen permohonan

pertukaran kepada Penyelaras untuk semakan Jawatankuasa
3 Penilaian Teknikal untuk diperincikan. Penyelaras akan
mengadakan Mesyuarat Penilaian Semula Teknikal bagi
semakan dan syor terhadap permohonan pertukaran.

JPT akan membuat semakan terhadap dokumen pertukaran yang

dikemukakan dan membuat perbandingan bersama spesifikasi
kementerian. JPT akan membuat laporan dan mengesyorkan/
4-7
tidak mengesyorkan permohonan pertukaran. Laporan Penilaian
Semula Teknikal akan dikemukakan kepada Pentadbir Kontrak
untuk dimuktamadkan.

Pentadbir Kontrak akan membuat semakan akan syor JPT dan

8-9 memuktamadkan kelulusan pertukaran sama ada diluluskan/
tidak diluluskan.

Surat pengesahan pertukaran diedarkan kepada pembekal dan

politeknik. Sekiranya permohonan pertukaran diluluskan,
pembekal boleh menghantar peralatan mengikut spesifikasi baru
10 yang telah dipersetujui. Sekiranya permohonan pertukaran tidak
diluluskan, pembekal perlu menghantar peralatan mengikut
spesifikasi asal/ membuat permohonan baru dengan
mencadangkan spesifikasi baharu.

12
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

10.0 ISU- ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN

10.1 Proses pembekalan peralatan merupakan proses yang perlu

diberi perhatian khusus dan dipastikan mengikuti prosedur
pengurusan aset alih kerajaan yang telah ditetapkan.

10.2 Pelbagai permasalahan biasa yang sering timbul sepanjang

pembekalan dilaksanakan telah dikenalpasti sebagai rujukan
kepada pihak yang terlibat secara langsung dalam pengurusan
pembekalan peralatan.

10.3 Isu-isu lazim yang diketengahkan ini perlu diberi perhatian

khusus supaya perkara yang berlaku dapat dilelakkan dan
pengurusan pembekalan peralatan berlangsung dengan baik
dan sistematik.

10.4 Berikut adalah isu-isu lazim yang sering berlaku semasa

pembekalan peralatan serta langakah yang perlu diaksanakan
bagi mengatasi isu-isu tersebut:

ISU LAZIM BERKAITAN TINDAKAN

PEMBEKALAN PERALATAN
Ketidakpatuhan undang-undang Peralatan (jika berkaitan) tanpa sijil kelulusan
berkaitan keperluan pengesahan JKKP tidak akan diterima
JKKP sebelum pemasangan

Peralatan rendah kualiti dan Meskipun peralatan memenuhi spesifikasi,

diragui
Peralatan rosak dan terpakai
(dicat semula supaya kelihatan
baru)
kerajaan berhak menolak peralatan yang
disahkan rendah kualiti dan diragui. Pentadbir
kontrak akan menubuhkan jawatankuasa
khas terdiri daripada pegawai bertauliah yang
akan memeriksa dan menentusahkan
peralatan yang berkualiti rendah.
Peralatan yang rosak perlu dibuat pembaikan/
diganti baru.
Peralatan terpakai yang dicat semula tidak
akan diterima

13
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN
ISU LAZIM BERKAITAN
PEMBEKALAN PERALATAN
Peralatan yang dibekalkan
memerlukan kemudahan utiliti
khas
Keperluan punca kuasa
elektrik 3 fasa
Keperluan gas khas bagi
peralatan tertentu
Penghantaran peralatan tanpa
seliaan pegawai penerima
Tiada perbincangan bersama
pegawai penerima bagi tujuan
penghantaran barang
SAP diperaku tanpa semakan
terperinci mengikut dokumen
yang sah
Peralatan selesai disemak dan
diperiksa (SAP ditandatangani)
namun ujilari dan latihan tidak
dilaksanakan
Keluar masuk peralatan tidak
direkodkan
EDISI 2014
TINDAKAN
Pembekal perlu memaklumkan politeknik
dengan segera akan keperluan
kemudahan utiliti khas sebelum
pemasangan dibuat dengan membuat
semakan ditapak
Politeknik akan membuat pengubahsuaian
bagi kemudahan utiliti khas yang
diperlukan
Peralatan yang dihantar tanpa
pengetahuan politeknik tidak akan
dipertanggungjawab jika berlaku
kehilangan/ kerosakan
Keselamatan peralatan bukan
tanggungjawab politeknik
Pegawai penerima bertanggungjawab
terhadap ketidakakuran prosedur
penerimaan peralatan jika berlaku
perselisihan spesifikasi
Peralatan dalam negara yang diterima
(SAP) tanpa pentauliahan (SPP) tidak
boleh dituntut pembayaran
Peralatan luar negara (FOB) akan dibuat
bayaran sebanyak 70% jika tiada SPP
Peralatan yang telah diterima dan ditauliah
adalah hak milik kerajaan. Sebarang
pengeluaran peralatan dari premis perlu
direkodkan jika memerlukan pembaikan
dan diserahkan semula
14
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN
ISU LAZIM BERKAITAN
PEMBEKALAN PERALATAN
Latihan pentauliahan
peralatan bukan dari pakar
dan tidak boleh berkomunikasi
dengan baik
Pembekalan peralatan tanpa
aksessori lengkap
Jenama / Negara asal diragui
tiada pengesahan pada
peralatan
Pembekalan peralatan
selepas tarikh tamat kontrak
(Tarikh tamat kontrak : 1
Januari 2016)
EDISI 2014
TINDAKAN
Latihan pentauliahan perlu diberikan
mengikut keperluan yang termaktub dalam
kontrak dan dilatih oleh pakar dalam bidang
serta berkomunikasi mengikut bahasa yang
boleh difahami oleh pegawai yang terlibat
Peralatan dalam satu pakej perlu
dibekalkan dengan lengkap beserta
aksessori sebelum disahkan penerimaan.
Peralatan yang tidak lengkap akan ditolak.
Pembekal dilarang untuk menampal jenama
pada peralatan secara tidak sah dari
pengeluar. Peralatan yang diragui jenama
dan negara asal akan ditolak.
Semua peralatan yang dibekalkan diluar
tempoh kontrak tidak dibenarkan berada
dalam premis politeknik
Pegawai penerima dilarang membuat
pengesahan penerimaan selepas tarikh
tamat kontrak
Peralatan yang gagal dibekalkan
mengakibatkan pembekal dikenakan
tindakan seperti yang termaktub dalam
kontrak
15
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

11.0 PENYEDIAAN LAPORAN STATUS PEMBEKALAN PERALATAN

11.1 Pelaporan bagi status pembekalan peralatan setiap bulan dibuat

bermula Surat Setuju Terima Ditandatangani oleh Pembekal.
Sebarang aktiviti pembekalan peralatan perlu dilaporkan pada
penghujung berakhir bulan.

11.2 Pegawai Aset perlu menyelaras dan menyediakan laporan

penuh status pembekalan peralatan (rujuk Lampiran K & L)
untuk dikemukakan kepada penyelaras dan pentadbir kontrak.
Laporan status pembekalan tersebut perlu dikemukakan setiap
8 haribulan bulan berikutnya.

11.3 Laporan status pembekalan yang disediakan mengandungi

maklumat umum perolehan, senarai item keseluruhan, kuantiti,
tarikh tandatangan borang penerimaan barangan (DO), tarikh
tanda tangan SAP, tarikh tanda tangan SPP dan catatan
(selesai/ dalam proses semakan/ tiada pembekalan).

11.4 Laporan yang telah lengkap perlu dihantar secara bertulis

kepada penyelaras dan pentadbir kontrak bagi tujuan rujukan
dan pemantauan prestasi pembekalan peralatan.

12.0 PENUTUP

12.1 Garis panduan penerimaan peralatan ini diharapkan dapat

memberi pendedahan dan makluman yang penting kepada
pihak politeknik dan pembekal dalam melaksanakan proses
pembekalan peralatan secara teratur, efisien dan sistematik.

12.2 Setiap prosedur yang telah ditetapkan perlu dipatuhi bagi

mengelakkan berlakunya ketidakakuran dan kecuaian yang
memberi kesan kepada pengurusan aset alih kerajaan

12.3 Setelah proses penerimaan selesai dan disahkan, setiap aset

hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan dan pengesahan pemasangan dan
pengujian.

16
GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

LAMPIRAN

17
 Lampiran A
Contoh Borang Penerimaan Barangan/ Delivery Order (DO)

Letter Head Syarikat

Diterima
dengan syarat ianya disahkan kemudian
secara diperiksa,
dikira, diukur, ditimbang atau diuji;
 Lampiran B
Contoh Dokumen Spesifikasi Yang Sah
 Lampiran C
Sijil Akuan Penerimaan, (SAP)
 Lampiran D
Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) bagi Peralatan Yang Menepati Spesifikasi
 Lampiran E
Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) bagi Peralatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi
 Lampiran F
Borang Laporan Penerimaan Aset Aalih Kerajaan : KEW.PA-1
 Lampiran G
Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, (SPP)
 Lampiran H
Contoh Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, SPP (Mematuhi Kontrak)
 Lampiran I
Contoh Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, SPP (Tidak Mematuhi Kontrak)
 Lampiran J
Contoh Dokumen Spesifikasi bagi Permohonan Pertukaran Spesifikasi / Negara Pembuat / No. Model
 Lampiran K
Fornat Laporan Keseluruhan Status Pembekalan Peralatan
 Lampiran L
Fornat Laporan Terperinci Status Pembekalan Peralatan
JAWATANKUASA PENYEDIAAN BUKU GARIS
PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN

PENAUNG

Datuk Hj. Mohlis bin Jaafar

Ketua Pengarah
Jabatan Pengajian Politeknik

PENASIHAT

Dr. Naimah binti Md Khalil

Pengarah
Bahagian Perancangan Politeknik
Jabatan Pengajian Politeknik

Cik Hajah Zaleha binti Abdullah

Ketua Penolong Pengarah Kanan
Bahagian Perancangan Politeknik
Jabatan Pengajian Politeknik

PENULIS

Pn. Rabeah Adawiyah binti Hashim

Penolong Pengarah
Bahagian Perancangan Politeknik
Jabatan Pengajian Politeknik

Pn. Hafizah Rina binti Abas

Penolong Pengarah
Bahagian Perancangan Politeknik
Jabatan Pengajian Politeknik

En. Ahmad Kamal bin Mohd Arish

Penolong Pengarah Kanan
Bahagian Perancangan Politeknik
Jabatan Pengajian Politeknik
 Jabatan Pengajian Politeknik
Kementerian Pendidikan Malaysia
Galeria PJH, Aras 3-5, Jalan P4W,
Persiaran Perdana Presint 4,
62100 PUTRAJAYA

Tel. :03-88919000
Faks : 03-88919316
Laman Web : http://.politeknik.gov.my
Facebook : politeknik.edu

Edisi 2014