PAGE \* MERGEFORMAT 3

Page 1
 2

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................................................
A. PROFIL PERUSAHAAN.........................................................................................................................
B. ANGGOTA.............................................................................................................................................
C. STRUKTUR ORGANISASI....................................................................................................................
PLAN I........................................................................................................................................................
I. MENENTUKAN MASALAH, TEMA, DAN SASARAN (5-9 Juli 2021)...............................................
1.1 Identifikasi Masalah....................................................................................................................
1.2 Stratifikasi Masalah.....................................................................................................................
1.3 Menentukan Sasaran yang Menantang dengan Mempertimbangkan Dampak dan
Harapan dari Pihak yang Berkepentingan................................................................................
1.4 Menentukan Sasaran................................................................................................................
1.5 Pengesahan Aktivitas...............................................................................................................
PLAN II.....................................................................................................................................................
II. PROSES PEMECAHAN MASALAH DAN PERENCANAAN..........................................................
2.1 Menentukan Faktor – Faktor Penyebab....................................................................................
2.2 Analisa Sebab Akibat................................................................................................................
2.4 Menentukan Akar Penyebab Dominan.....................................................................................
PLAN III....................................................................................................................................................
III. MENETAPKAN ALTERNATIF SOLUSI..........................................................................................
3.1 Kreativitas Penyelesaian Masalah............................................................................................
3.2 Menetapkan Solusi Terpilih.......................................................................................................
PLAN IV....................................................................................................................................................
IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN.....................................................................................................
4.1 Merencanakan Perbaikan dengan 5W+2H...............................................................................
4.2 Tindakan Pencegahan Terhadap Risiko Solusi........................................................................
4.3 Pengesahan Rencana Perbaikan.............................................................................................
DO........................................................................................................................................ ........................
26
V. MELAKSANAKAN PERBAIKAN.....................................................................................................
5.1 Mempersiapkan Kompetensi Pelaksanaan...............................................................................
5.2 Melaksanakan Perbaikan Yang Telah Direncanakan...............................................................
5.3 Mengukur dan Memvalidasi Pengukuran perbaikan.................................................................
CHECK.....................................................................................................................................................
VI. STANDARISASI DAN SOSIALISASI..............................................................................................

Page 2
 3

6.1 Perbandingan alur pelaksaan sebelum dan sesudah perbaikan..............................................

6.2 Perbandingan alur pelaksaan sebelum dan sesudah perbaikan..............................................
6.3 Perbandingan Target, Sebelum dan Sesudah Perbaikan........................................................
6.4 Perbandingan Pareto Akar Penyebab Sebelum dan Sesudah Perbaikan................................
6.5 Dampak Terhadap Aspek Mutu QCDSHEM.............................................................................

Page 3
 DAFTAR TABEL

Tabel 1. 1 Analisa Permasalahan..............................................................................................9

Tabel 1. 2 Stratifikasi Permasalahan........................................................................................9
Tabel 1. 3 Breakdown Analisa Perbaikan...............................................................................10
Tabel 1. 4 Dampak dan Harapan............................................................................................11
Tabel 1. 5 Keterlambatan KIB................................................................................................12
Tabel 1. 6 Sasaran ditinjau dari Aspek Mutu (QCDSHEM)..................................................14
Tabel 2. 1 Penyebab langsung keterlambatan administrasi KIB............................................17
Tabel 2. 2 Analisis akar penyebab dan penyebab langsung...................................................18
Tabel 2. 3 Analisa akar penyebab dominan............................................................................19
Tabel 2. 4 Keterangan peluang kejadian (P) dan Dampak Terhadap Masalah (D)................20
Tabel 2. 5 Stratifikasi Akar Penyebab Dominan....................................................................21
Tabel 3. 1 Alternatif Penyelesaian Masalah...........................................................................22
Tabel 4. 1 Merencanakan Perbaikan.......................................................................................25
Tabel 4. 2 Tindakan Pencegahan Terhadap Risiko Solusi.....................................................26
Tabel 5. 1 Kompetensi Pelaksanaan Perbaikan......................................................................27
Tabel 5. 2 Melaksanakan Perbaikan.......................................................................................27
Tabel 5. 3 Validasi hasil perbaikan.........................................................................................30
Tabel 5. 4 S-Curve Rencana dan Realisasi Perbaikan............................................................31
Tabel 6. 1 Pengelompokan permasalahan sebelum periode 01-31 Juli 202...............32
Tabel 6. 2 Pengelompokan permasalahan sesudah 01-30 September 2022...........................32
Tabel 6. 3 Perbandingan Target, Sebelum dan Sesudah Perbaikan........................................33
Tabel 6. 4 Stratifikasi Akar Penyebab Sebelum dan Sesudah................................................34
Tabel 6. 5 Keterangan Peluang Kejadian (P) dan Dampak Terhadap Masalah (D)...............34
Tabel 6. 6 Dampak Terhadap Aspek Mutu QCDSHEM........................................................35
Tabel 6. 7 Dampak Peningkatan dan Tindakan Pencegahan..................................................36
Tabel 6. 8 Dampak Terhadap Pihak yang Berkepentingan....................................................36
Tabel 7. 1 Standar Input..........................................................................................................37
Tabel 7. 2 Jadwal Kegiatan Sosialisasi...................................................................................38
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Jadwal kegiatan SS Sat Set......................................................................7

Gambar 2 Alur Administrasi K3..................................................................................8
Gambar 3 Pengurusan Administrasi K3..................................................................... 8
Gambar 4 Pareto Permasalahan...............................................................................9
Gambar 5 Ilustrasi.................................................................................................. 171
Gambar 6 ALUR ADMINISTRASI KIB................................................................... 201
Gambar 7 Target.................................................................................................... 242
Gambar 8 Tinjauan Objek Masalah Secara Langsung............................................16
Gambar 9 Diagram Sebab Akibat............................................................................ 18
Gambar 10 Pareto Akar Penyebab.......................................................................... 37
Gambar 11 Alur Solusi Terbaik.............................................................................. 375
Gambar 12 Perbandingan Diagram Pareto Permasalahan Sebelum dan Sesudah
Perbaikan...............................................................................................33
Gambar 13 Sebelum dan Sesudah Perbaikan ........................................................33
Gambar 14 Perbandingan Pareto Akar Penyebab Sebelum dan Sesudah
Perbaikan...............................................................................................34
Gambar 15 Monitoring Keterlambatan Administrasi KIB..........................................38
 A. PROFIL PERUSAHAAN

Koperasi Karyawan Keluarga Besar Petrokimia

Gresik (K3PG) merupakan organisasi ekonomi
berbentuk Koperasi dengan badan hukum nomor:
5606/II/BH/1984. K3PG berkantor pusat di Jl. Ahmad
Yani, Gresik, Jawa Timur. K3PG merupakan jenis
koperasi serba usaha didirikan pada tanggal 13
Agustus 1984 dengan mengedepankan azas
kekeluargaan dan gotong royong, serta berdasarkan
Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945. Seiring
dengan perkembangannya, K3PG memiliki 9 unit
usaha dan 4 anak perusahaan.

B. ANGGOTA

Kategori Keterangan Kategori

A Pemahaman PDCA
B Informasi Tenologi
C Product Knowledge
D 7 Tools
E Kerjasama Tim
Dwiki Yanuar Dio DP Andani Adi Harto Agianto
Ketua Sekretaris Anggota Fasilitator Nilai Kriteria Nilai
1 Belum Mengetahui
2 Sekedar Mengetahui
3 Mengetahui dan Mengerti
4 Bisa Menjelaskan
5 Bisa Mengajarkan

C. STRUKTUR ORGANISASI
 7

D. JADWAL KEGIATAN

Gambar 1 Jadwal Kegiatan SS Sat Set

Page 7
 PLAN I

I. MENENTUKAN MASALAH, TEMA, DAN SASARAN (5-9 Juli 2023)

1. Identifikasi Masalah

Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) tidak dapat dipisahkan dari proses produksi suatu
perusahaan, baik jasa maupun industri. Setiap orang yang bekerja di suatu perusahaan
dianggap memiliki risiko kecelakaan kerja. Karena itu, setiap pemberi kerja wajib
memperhatikan dan menerapkan K3.
Dalam penerapan K3 di lapangan terkadang masih memunculkan beberapa ketidaksesuaian
dengan apa yang diharapkan. Beberapa ketidaksesuaian tersebut adalah Pelanggaran K3
yang terjadi pada bulan April-Juni sebanyak 22 kali.

Gambar 2 Alur Administrasi K3

Melalui inovasi ini SS Sat Set melakukan perubahan pada

sistem kegiatan pelayanan K3 Subkontrakor yakni dengan
cara sistem administrasi secara online yang dilakukan
oleh safety officer subkontraktor, Sehingga pelayanan K3
subkontraktor dapat dilakukan secara maksminal tanpa
adanya keterlambatan pekerjaan karena administrasi
sehingga dapat tercapai Zero Accident.

Gambar 3 Pengurusan Administrasi K3

 9

2. Stratifikasi Masalah

Hasil rekapitulasi kegiatan pelayanan K3:

Sumber Data : Data pelanggaran K3 Th 2023 (Lampiran 1)

Periode : 01 April – 31 Juni 2022
PIC : Dio
Alasan : Angka keterlambatan pelayanan K3
Tujuan : Menurunkan keterlambatan pelayanan K3

Tabel 1. 1 Analisa Permasalahan

Tabel 1. 2 Stratifikasi Permasalahan Gambar 4 Pareto Permasalahan

Page 9
 10

Tabel 1. 3 Breakdown Analisa Permasalahan

Frekuensi
Jenis Pelanggaran Analisa Permasalahan
Kode Rata-
K3 Pelanggaran K3 April Mei Juni
Rata
 Pekerja lalai dalam
penggunaan APD
A1 Alat Pelindung Diri 4 4 3 4
 APD sudah tidak
layak digunakan

 Alat kerja rusak

Alat Kerja Tidak  Kurangnya proteksi
A2 2 2 2 2
Sesuai pada Alat Kerja
seperti cover gerinda
 Housekeeping tidak
terlaksana dengan
baik sehingga masih
A3 House keeping 2 1 1 2
banyaknya material
berserakan di lokasi
kerja
 Masa berlaku Gate
Pass Kendaraan untuk
operasional telah
Gate Pass habis
A4 0 1 0 1
Kendaraan  Zona Gate Pass
Kendaraan tidak
sesuai dengan lokasi
kerja

Melalui diagram pareto diatas, permasalahan tertinggi Frekuensi Pelanggaran K3 adalah Alat
Pelindung Diri yaitu sebanyak 11 kali.

Page 10
 11

GAMBAR 5 Ilustrasi GAMBAR 6 Alur Administrasi KIB

Dampak terjadinya pelanggaran K3 dapat menyebabkan nilai pelanggaran perusahaan

semakin tinggi dan citra perusahaan pun ikut turun. Setiap safety officer subkontraktor
K3PG memiliki kontribusi dalam pengawasan norma K3 di lapangan sehingga nilai
pelanggaran K3 tidak meningkat dan citra perusahaan pun baik.

3. Menentukan Sasaran yang Menantang dengan Mempertimbangkan Dampak dan

Harapan dari Pihak yang Berkepentingan

3.1. Menganalisa Dampak Masalah dan Harapan dari Pihak yang Berkepentingan
Pihak
Kode Dampak Positif Dampak Negatif
Berkepentingan
1. Petugas safety koordinator tidak di
tegur oleh pengawas safety
2. Petugas safety officer mampu 1. Petugas safety offi
menganalisa potensi bahaya pekerjaan kurang teliti dal
dan melakukan analisa pada dokumen menganalisa dokumen K3
JSA 2. Petugas safety memb
Manfaat
1 3. Petugas safety mampu memberikan laporan kegiatan K3 set
Karyawan
pengarahan K3 kepada pekerja melalui hari
safety briefing setiap hari sebelum 3. Tidak semua karyaw
pekerjaan dimulai ikut berpartisipasi
4. Mendapatkan reward K3 dari
perusahaan
5. Karyawan memahami budaya K3
1. Koordinasi pekerjaan lebih mudah
karena petugas safety memahami jenis 1. Anggaran promosi
resiko dan bahaya pekerjaan meningkat
Manfaat Unit
2 2. Tercapainya Zero Accident di Unit 2. Terdapat program ke
Kerja
Kerja yang tidak terlaksana
3. Tercapainya program kerja K3

Page 11
 12

1. Tercapainya Zero Accident di 1. Pekerjaan mening

Perusahaan sehingga menamb
Manfaat 2. Kepercayaan pihak pertama tenaga kerja pengaw
3
Perusahaan memberikan pekerjaan meningkat proyek
3. Omzet meningkat karena tidak terjadi 2. Biaya tenaga ke
pelanggaran K3 meningkat

Tabel 1. 4 Dampak dan Harapan

4. Menentukan Sasaran

Tabel 1. 5 Pelanggaran APD

Pelanggaran APD
Bulan Frekuensi
April 6
Mei 3
Juni 2
Total Pelanggaran 11
Rata-rata 4
Target 1
Target Gugus 1

Gambar 7 Target

Pelanggaran APD terbesar adalah 6 kali

Pelanggaran APD terendah adalah 2 kali
Total Pelanggaran APD adalah 11 kali
Sasaran = (frekuensi tertinggi – frekuensi terendah) : frekuensi tertinggi x 100%
= (6 – 2) : 6 x 100%
= 66,6%
Target = (rata-rata) – (rata-rata x sasaran)
= 4 – (4 x 66,6%)
=1
Adapun SS Sat Set menetapkan target 1 kali untuk keterlambatan administrasi KIB.
Karena kami berkomitmen untuk pelaksanaan pekerjaan konstruksi tepat waktu.

Page 12
 13

1.4.1 Menentukan Judul

Berdasarkan data dan bar chart di atas, Gugus SS Sat Set sepakat mengangkat judul:
Menurunkan frekuensi Pelanggaran Alat Pelindung Diri dari 4 kali/bulan menjadi 1
kali/bulan

1.4.2 Sasaran ditinjau dari Kaidah SMART

Spesific Menurunkan frekuensi pelanggaran APD pada subkontraktor K3PG

Measurable Menurunkan frekuensi Pelanggaran APD dari 4 kali/bulan menjadi 1 kali/bulan

Achievable Merubah sistem uji kompetensi Safety Officer Subkontraktor

Reasonable
1. Nilai pelanggaran K3 menurun

2. Pengawasan Safety Officer Subkontraktor lebih ketat di lapangan

3.

Time Relat 1 Juli – 31 Desember 2023

Page 13

1.4.3 Sasaran ditinjau dari Aspek Mutu (QCDSHEM)
Tabel 1. 6 Sasaran ditinjau dari Aspek Mutu (QCDSHEM)
Aspek Sebelum Perbaikan
Terjadi keterlambatan pekerjaan jasa
Quality konstruksi 4 kali perbulan
Biaya penggunaan kertas 2 rim
@ Rp 45.000 x 4 = Rp 90.000
perbulan untuk cetak berkas
administrasi pekerja setiap hari
Cost
Denda pelanggaran Safety Officer
tidak ada di lokasi kerja
Rp 2.500.000
 Rata-rata proses pengurusan
administrasi K3 3 hari
Delivery  Melakukan rekapitulasi
administrasi secara hard copy
membutuhkan waktu 10 menit
Penilaian Hasil Risiko pelanggaran
administrasi K3 tinggi
Safety
Nilai resiko pelanggaran 4 kali/bulan
Dokumen sering hilang 5 kejadian
Security
Tingkat kepuasan bidang LK3
Moral mencapai tidak puas (5)
1.5 Pengesahan Aktivitas
Pembina Tingkat Departemen/Anper
Komentar (05 Juli 2022)
 Koordinasikan Rencana
dengan unit kerja lanjutkan ke tahap
terkait berikutnya
 Kumpulkan refrensi Harto Agianto
Fasilitator
Page 14
14
Sasaran
Terjadi keterlambatan pekerjaan jasa
konstruksi 1 kali perbulan
Biaya penggunaan kertas 0 rim
@ Rp 45.000 x 0 = Rp 0 perbulan
perbulan untuk cetak berkas
administrasi pekerja setiap hari
Denda pelanggaran Safety Officer tidak
ada di lokasi kerja
Rp 0
 Rata-rata proses pengurusan
administrasi K3 1 hari
 Melakukan rekapitulasi administrasi
secara hard copy membutuhkan
waktu 2 menit
Risiko pelanggaran dan kecelakaan
rendah
Nilai resiko pelanggaran 1 kali/bulan
Dokumen sering hilang 0 kejadian
Tigkat kepuasan bidang LK3 mencapai
sangat puas (25)
Pembina Tingkat Kompartemen
Komentar (05 Juli 2022)
disetujui,
Sutrisno
Pengurus
 15

PLAN II

II. PROSES PEMECAHAN MASALAH DAN PERENCANAAN (12-16 Juli 2022)

2.1 Menentukan Faktor – Faktor Penyebab

2.1.1 Tinjauan Objek Masalah Secara Langsung

Hasil peninjauan langsung yang dilakukan SS Sat Set di lingkungan kerja
perusahaan didapati temuan sebagai berikut:

Banyak Pekerjaan Manajemen Tidak Ada Di Tempat Penyimpanan

Tempat Berbeda

Banyak Pekerjaan Data Tertukar Salah Peletakan Kertas

Listrik Mati

Gambar 8 Tinjauan Objek Masalah Secara Langsung

Page 15
 16

2.1.2 Penyebab Keterlambatan Administrasi K3

Dalam melakukan brainstorming untuk analisa penyebab terjadinya
keterlambatan administrasi K3, SS Sat Set menjelaskan melalui tabel dugaan yang
meliputi:

Tabel 2. 1 Penyebab Langsung Keterlambatan Administrasi KIB

No Faktor Penyebab Langsung Penyebab Tidak Langsung

Safety Officer tidak SO subkontraktor lupa melakukan register dan
melakukan register terburu - buru karena beban pekerjaan
pengawasan dilapangan tinggi
1 Manusia
Approval terlambat Manajemen tidak ada di tempat sehingga
menunggu approval
(PIC: Dio)
Data susah dicari Penataan dan penyimpanan dokumen yang
2 Metode berantakan dan berbeda lokasi (PIC: Dwiki)
Data KIB salah Safety officer subkontraktor kurang teliti karena
lelah banyak pekerjaan di lapangan
3 Bahan
KIB salah cetak Pekerja menyerahkan dokumen yang salah dan
dokumen tertukar dengan lainnya
(PIC: Dwiki)
Mesin cetak macet Karena kertas terselip karena salah peletakan
4 Alat
Komputer mati Listrik padam
(Pic: Dio)

Page 16
 17

Adapun jika digambarkan dengan Diagram Sebab Akibat sebagai berikut:

Gambar 9 Diagram Sebab Akibat

2.2 Analisa Sebab Akibat

Dari diagram diatas terdapat 7 (tujuh) akar penyebab, untuk mengetahui

secara logis antara akar penyebab yang berpengaruh secara langsung dengan
akibat, berikut adalah table Analisa akar penyebab dan penyebab langsung

Tabel 2. 2 Analisis akar penyebab dan penyebab langsung

No Faktor Kode Fakta

1 Bahan A-1 Banyak pekerjaan (akar penyebab) mengakibatkan
kelelahan sehingga berakibat data di KIB salah
A-2 (penyebab langsung)
Data tertukar (akar penyebab) mengakibatkan data keliru
sehingga berakibat KIB salah cetak (penyebab langsung)
2 Metode A-3 Tempat penyimpanan berbeda (akar penyebab)
mengakibatkan data berantakan sehingga berakibat data
susah dicari (penyebab langsung)
3 Alat A-4 Salah peletakan kertas (akar penyebab) mengakibatkan
kertas terselip hingga berakibat mesin cetak macet
(penyebab langsung)
A-5 Listrik mati (akar penyebab) mengakibatkan computer
mati (penyebab langsung)
4 Manusia A-6 Banyak pekerjaan (akar penyebab) mengakibatkan
terburu-buru sehingga SO lupa meregister sehingga

Page 17
 18

berakibat KIB tidak teregister (penyebab langsung)

A-7 Manajemen tidak ada di tempat (akar penyebab)
sehingga berakibat approval terlambat (penyebab
langsung)

2.3 Menetapkan Faktor Penyebab Dominan

2.3.1 Analisa Akar Penyebab Dominan

Sumber Data : Data pelanggaran Th 2022

Periode : 01 April – 31 Juni 2022
PIC : Dwiki
Tabel 2. 3 Analisa Akar penyebab dominan

Akar
Kode Hasil Uji Lapngan Fakta Data
Penyebab
SO subkontraktor Probabilitas
kadang-kadang (3) lupa kejadian = 3
melakukan register dan dampat terhadap
kualitas
terburu - buru karena
pemantauan = 3
beban pekerjaan
Banyak pengawasan
A-1 Total Risiko =
pekerjaan
dilapangan tinggi 9
sehingga cukup
berpengaruh (3)
terhadap terjadinya
keterlambatan KIB
Manajemen kadang- Probabilitas
kadang (3) tidak ada di kejadian = 3
tempat sehingga dampat terhadap
Manajemen menunggu approval
kualitas
A-2 tidak ada di dan sangat pemantauan = 5
tempat Total Risiko =
berpengaruh (5) 15
terhadap terjadinya
keterlambatan KIB
Sering terjadi (4) Probabilitas
penataan dan kejadian = 4
penyimpanan dokumen dampat terhadap
Tempat yang berantakan dan kualitas
A-3 penyimpanan berbeda lokasi pemantauan = 4
berbeda sehingga berpengaruh
(4) terhadap terjadinya Total Risiko =
keterlambatan KIB 16

Safety officer Probabilitas

Banyak kejadian = 3
A-4 subkontraktor kadang-
pekerjaan dampat terhadap
kadang (3) kurang teliti
Page 18
 19

Akar
Kode Hasil Uji Lapngan Fakta Data
Penyebab
karena lelah banyak kualitas
pekerjaan di lapangan pemantauan = 4
sehingga berpengaruh
Total Risiko =
(4) terhadap terjadinya
12
keterlambatan KIB
Pekerja menyerahkan Probabilitas
dokumen yang salah kejadian = 2
dan dokumen tertukar dampat terhadap
kualitas
dengan lainnya, hal ini
A-5 Data tertukar pemantauan = 1
jarang terjadi (2) tetapi
tidak berpengaruh (1) Total Risiko =
terhadap terjadinya 2
keterlambatan KIB
Kertas kadang-kadang Probabilitas
terjadi (3) selip karena kejadian = 3
salah peletakan dan dampat terhadap
Salah kualitas
kurang berpengaruh (2)
A-6 peletakan pemantauan = 2
terhadap terjadinya
kertas
keterlambatan KIB Total Risiko =
6

Listrik padam, hal ini Probabilitas

sangat jarang terjadi (1) kejadian = 1
dan kurang dampat terhadap
kualitas
berpengaruh (2)
A-7 Listrik mati pemantauan = 2
terhadap terjadinya
keterlambatan KIB Total Risiko =
2

Tabel 2. 4 Keterangan peluang kejadian (P) dan Dampak Terhadap Masalah (D)
Peluang Kejadian (P) Dampak Terhadap Masalah (D)
Skala Kriteria Skala Kriteria
1 Sangat Jarang 1 Tidak Berpengaruh
2 Jarang 2 Kurang Berpengaruh
3 Kadang-Kadang 3 Cukup Berpengaruh
4 Sering 4 Berpengaruh
5 Sangat Sering 5 Sangat Berpengaruh

Page 19
 20

2.4 Menentukan Akar Penyebab Dominan

Tabel 2. 5 Stratifikasi Akar Penyebab Dominan

Total Resiko %
Akar Penyebab %
(PxD) Kumulatif
Tempat
A-3 penyimpanan 16 26% 26%
berbeda
Manajemen tidak 15 24% 50%
A-2
ada di tempat
A-4 Banyak pekerjaan 12 19% 69%
A-1 Banyak pekerjaan 9 15% 84%
Salah peletakan 6 10% 94%
A-6
kertas
A-5 Data tertukar 2 3% 97%
A-7 Listrik mati 2 3% 100%
Total 62 100%

Gambar 10 Pareto Akar Penyebab

Melalui akar penyebab yang dominan pada diagram pareto di atas, menunjukan bahwa
akar penyebab yang dominan keterlambatan administrasi KIB adalah Tempat
penyimpanan berbeda (A-3), Manajemen tidak ada di tempat (A-2), Banyak
pekerjaan (A-4),Banyak pekerjaan (A-1) dengan total risiko 52 atau 84%.

Page 20
 21

PLAN III

III. MENETAPKAN ALTERNATIF SOLUSI (19-23 Juli 2022)

3.1 Kreativitas Penyelesaian Masalah

Tabel 3. 1 Alternatif Penyelesaian Masalah

Akar Penyebab Dominan : Tempat penyimpanan berbeda (A-3), Manajemen tidak
ada di tempat (A-2), Banyak pekerjaan (A-4),Banyak pekerjaan (A-1).

Alt Alternatif Solusi dan Peluang Hasil

Melakukan pengurusan administrasi KIB secara manual

Alt #1

Quality
Terjadi keterlambatan pekerjaan jasa konstruksi 4 kali perbulan

Biaya penggunaan kertas 2 rim

@ Rp 45.000 x 4 = Rp 90.000 perbulan untuk cetak berkas
administrasi pekerja setiap hari
Cost
Denda pelanggaran Safety Officer tidak ada di lokasi kerja
Rp 2.500.000
Delivery Rata-rata proses pengurusan administrasi KIB 3 hari
Penilaian Hasil Risiko pelanggaran administrasi K3 tinggi
Safety
Nilai resiko pelanggaran 4 kali/bulan
Security
Dokumen sering hilang dengan frekuensi 5 kali kejadian

Moral
Tingkat kepuasan bidang LK3 mencapai nilai tidak puas (5)

Kesimpulan : TIDAK DIPILIH karena pengurusan KIB secara manual membutuhkan

waktu yang cukup lama dan Safety Officer harus meninggalkan area kerja.

Page 21
 22

Alt #2 Pengurusan administrasi KIB menggunakan data lewat flashdisk

Quality Hasil pengurusan administrasi KIB dilakukan secara manual

Membeli flashdisk dengan harga Rp 80.000

Cost

Delivery Antri menunggu pengajuan administrasi KIB secara manual ± 30 menit

Penilaian Hasil Risiko pelanggaran administrasi K3 tinggi

Safety
Nilai resiko pelanggaran 4 kali/bulan
Security Data didalam flashdisk bisa hilang dan data bisa error
Safety Officer dan User menunggu lama
Moral

Kesimpulan : TIDAK DIPILIH karena data di dalam flashdisk bisa hilang dan error serta
membutuhkan biaya.

Pengurusan administrasi KIB dilakukan dengan menggunakan aplikasi android

Alt #3

Page 22
 23

Quality Hasil pengurusan administrasi KIB dilakukan secara online

Cost Pembuatan applikasi membutuhkan biaya Rp 5.000.000
Tidak memelukan antri saat pengurusan administrasi
Delivery
Belum terintergerasi dengan system pelayanan yang di Petrokimia Gresik
Penilaian Hasil Risiko pelanggaran administrasi K3 tinggi
Safety
Nilai resiko pelanggaran 4 kali/bulan
Security Data KIB tersimpan dengan aman
Moral Safety officer dan User tidak menunggu lama
Kesimpulan : TIDAK DIPILIH karena membutuhkan biaya pembuatan yang cukup besar.

Pengurusan administrasi KIB dilakukan menggunakan Google Drive

Alt #4

Quality Hasil pengurusan administrasi KIB dilakukan secara online

Cost Biaya langganan per tahun Rp 269.000
Tidak memelukan antri saat pengurusan administrasi
Delivery Belum terintergerasi dengan system pelayanan yang di Petrokimia Gresik
Penilaian Hasil Risiko pelanggaran administrasi K3 tinggi
Safety
Nilai resiko pelanggaran 4 kali/bulan
Security Data KIB tersimpan dengan aman
Moral Safety officer dan User tidak menunggu lama

Kesimpulan : DIPILIH karena pengurusan administrasi KIB dapat dilakukan secara mudah, efektif,
dan aman

3.2 Menetapkan Solusi Terbaik

Dari daftar alternatif solusi terpilih, SS Sat Set menentukan solusi Alt #4 Sistem
Pengurusan Administrasi KIB secara online menggunakan Google Drive untuk mengurangi
keterlambatan KIB.

Page 23
 24

Gambar 11 Alur Solusi Terbaik

PLAN IV

IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN (26-30 Juli 2022)

4.1 Merencanakan Perbaikan dengan 5W+2H

Tabel 4.1 Merencanakan Perbaikan

Tempat penyimpanan berbeda (A-3), Manajemen tidak ada di

Akar Penyebab (Why)
4.2 tempat (A-2), Terhadap
Tindakan Pencegahan Banyak pekerjaan
Risiko(A-4),Banyak
Solusi pekerjaan (A-1).

What Menurunkan frekuensi keterlambatan administrasi KIB

HOW
1) Engineering
a) Membuat Google Drive
Rincian Kegiatan:
Pembuatan Google Drive melalui
website
Where, When, Who Kantor LK3, 25 Juli 2022, Dio Dhita
How Much Rp0
b. Desain Linktree
Rincian Kegiatan:
Pembuatan Linktree untuk Link
Google Drive serta mendesain
tampilannya
Where, When, Who Kantor LK3, 26 Juli 2022, Dio Dhita
How Much Rp0

Page 24
 25

2) Procurement
c. Pembelian kuota Google Drive
Rincian Kegiatan:
Melakukan pembelian kuota
Google Drive melalui website
Where, When, Who Kantor LK3, 27 Juli 2022, Dio Dhita
How Much Rp269.000

Atas hasil rencana perbaikan yang akan dilakukan menimbulkan potensi masalah yang
memerlukan Tindakan pencegahan agar potensi masalah tidak terjadi di kemudian waktu,
berikut merupakan potensi masalah yang dapat terjadi:

Tabel 4. 2 Tindakan Pencegahan Terhadap Risiko Solusi

Kemungkinan Rencana
No Alternatif Terpilih Potensi Masalah
Penyebab Pencegahan
1 Pengurusan administrasi Data tidak terkirim Gangguan Menggunakan
KIB dilakukan sinyal jaringan wifi
menggunakan Google handphone atau connect
Drive hotspot
portabel
Safety Officer tidak Belum di Melakukan
tahu cara sosialisasikan training
pengisian pelatihan dan
memberikan
petunjuk
pengisian
formulir

4.3 Pengesahan Rencana Perbaikan

Pembina Tingkat Departemen/Anper Pembina Tingkat Kompartemen
Komentar (31 Juli 2022) Komentar (31 Juli 2022)

 Siapkan seluruh Lakukan perbaikan

kebutuhan untuk dan pemantauan
perbaikan
 Lakukan perbaikan
sesuai dengan
prosedur
Harto Agianto Sutrisno
Fasilitator Pengurus

Page 25
 26

DO

V. MELAKSANAKAN PERBAIKAN (02-31 Agustus 2022)

5.1 Mempersiapkan Kompetensi Pelaksanaan

Tabel 5. 1 Kompetensi Pelaksanaan Perbaikan

Kompetensi Alat Material

- Pendidikan Minimal D3
Semua jurusan
- Memiliki sertifikasi Ahli K3
Umum
- Komputer / Laptop - Poster pengurusan KIB
- Handphone - Dokumen hard file pengurusan
KIB

5.2 Melaksanakan Perbaikan Yang Telah Direncanakan

Tabel 5.2 Melaksanakan Perbaikan

Tempat penyimpanan berbeda (A-3), Manajemen tidak ada di

Akar Penyebab (Why)
tempat (A-2), Banyak pekerjaan (A-4),Banyak pekerjaan (A-1).

What Menurunkan frekuensi keterlambatan administrasi KIB

HOW
1) Engineering
a. Koordinasi Internal
Rincian Kegiatan:

Koordinasi internal staff LK3

Where, When, Who Kantor LK3, 25 Juli 2022, Dio Dhita

How Much Rp0
b. Merancang Alur Google Drive
Rincian Kegiatan:

Page 26
 27

Merancang alur pengurusan

administrasi KIB melalui Google
Drive

Where, When, Who Kantor LK3, 26 Juli 2022, Dio Dhita

How Much Rp0
2) Procurement
c. Langganan Google Drive
Rincian Kegiatan:

Melakukan langganan tiap tahun

pada website Google Drive

Where, When, Who Kantor LK3, 27 Juli 2022, Dio Dhita

How Much Rp 269.000
3) Construction
c. Pembuatan Google Drive
Rincian Kegiatan:

Pembuatan Google Drive

Where, When, Who Kantor LK3, 28 Juli 2022, Dio Dhita

Page 27
 28

How Much Rp 0
d. Desain Linktree
Rincian Kegiatan:

Pembuatan Link melalui website

Linktree lalu mempercantik
tampilannya

Where, When, Who Kantor LK3, 29 Juli 2022, Dio Dhita

How Much Rp 0

Kesimpulan : Potensi keterlambatan pengurusan KIB semakin kecil sehingga

pekerjaan dapat berjalan tepat waktu

5.3 Mengukur dan Memvalidasi Pengukuran perbaikan

Sumber Data : Data Aspek Mutu
Periode : 15 – 31 Agustus 2022
PIC : Dwiki Yanuar
Jumlah Data : 6 pengukuran Aspek Mutu (QCDSHEM)
Alasan : Adanya keterlambatan pengurusan administrasi KIB
Tujuan : Untuk mencapai Aspek Mutu (QCDSHEM)
Tempat : Lingkungan K3PG

Page 28

Tabel 5. 2 Validasi Hasil Perbaikan
Aspek Sasaran
Terjadi keterlambatan pekerjaan jasa
Quality konstruksi 1 kali perbulan
Biaya penggunaan kertas 0 rim
@ Rp 45.000 x 0 = Rp 0 perbulan
perbulan untuk cetak berkas
administrasi pekerja setiap hari
Cost
Denda pelanggaran Safety Officer
tidak ada di lokasi kerja
Rp 0
Rata-rata proses pengurusan
administrasi K3 1 hari
Delivery
Melakukan rekapitulasi administrasi
secara hard copy membutuhkan
waktu 2 menit
Risiko pelanggaran dan kecelakaan
Safety rendah
Dokumen sering hilang 0 kejadian
Security
Tigkat kepuasan bidang LK3
Moral mencapai sangat puas (25)
Page 29
29
Hasil Validasi
Terjadi pelanggaran 0 kali perbulan
Biaya penggunaan kertas 0 rim
@ Rp 45.000 x 0 = Rp 0 perbulan
perbulan untuk cetak berkas
administrasi pekerja setiap hari
Denda pelanggaran Safety Officer
tidak ada di lokasi kerja
Rp 0
Rata-rata proses pengurusan
administrasi K3 1 hari
Melakukan rekapitulasi administrasi
secara hard copy membutuhkan
waktu 2 menit
Risiko pelanggaran dan kecelakaan
rendah
Dokumen sering hilang 0 kejadian
Tigkat kepuasan bidang LK3
mencapai sangat puas (25)
 30

5.4 S-Curve dan Realisasi Rencana Perbaikan

Tabel 5.4 S-Curve Rencana dan Realisasi Perbaikan

CHECK

VI. MEMERIKSAN HASIL PERBAIKAN

6.1 Perbandingan Alur Pelaksanaan Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Alur Proses Sebelum Perbaikan

Page 30
 31

Alur Proses Sesudah Perbaikan

Pengajuan Pengurusan KIB Secara Manual Pengajuan Administrasi KIB Secara Online

6.2 Perbandingan Frekuensi Pelanggaran Sebelum dan Sesudah perbaikan

Sumber Data : Data kejadian pelanggaran
PIC : Dio

Tabel 6. 1 Pengelompokan permasalahan Tabel 6. 2 Pengelompokan permasalahan

sebelum periode 01-31 Juli 2022 sesudah 01-30 September 2022

Page 31
 32

Gambar 12 Perbandingan Diagram Pareto Permasalahan Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Kesimpulan: Melalui perbandingan pareto permasalahan sebelum dan sesudah perbaikan

menunjukan permasalahan sesudah perbaikan menurun dari 12 kali menjadi 1 kali.

Tabel 6.3 Perbandingan Target, Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Bulan Frekuensi

April 7

Mei 3

Juni 2

Rata-rata (April - Mei) 4

Target 1

Target Gugus 1

Juli 1

0
Agustus
Gambar 13 Sebelum dan Sesudah Perbaikan
September 0

Rata-rata (Juli -
1
September)

Kesimpulan: Berdasarkan data diagram diatas SS Sat Set berhasil menurunkan frekuensi
keterlambatan administrasi KIB dari rata-rata 4 kali/bulan menjadi 1 kali /bulan.

Page 32
 33

6.3 Perbandingan Pareto Akar Penyebab Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Sumber Data : Analisa Risiko Peluang kejadian (P) dan Dampak Terhadap Biaya (D)
PIC. : Dwiki Yanuar

Tabel 6.4 Stratifikasi Akar Penyebab Sebelum dan Sesudah

Periode: 1-31 Juli 2022 Periode: 1-30 September 2022

Total Resiko %
Akar Penyebab %
(PxD) Kumulatif
Tempat
A-3 penyimpanan 16 26% 26%
berbeda
Manajemen tidak 15 24% 50%
A-2
ada di tempat
A-4 Banyak pekerjaan 12 19% 69%
A-1 Banyak pekerjaan 9 15% 84%
Salah peletakan 6 10% 94%
A-6
kertas
A-5 Data tertukar 2 3% 97%
A-7 Listrik mati 2 3% 100%
Total 62 100%

Gambar 14 Perbandingan Pareto Akar Penyebab Sebelum dan Sesudah Perbaikan

Kesimpulan : Melalui perbandingan pareto akar penyebab sebelum dan sesudah

perbaikan di atas menunjukan bahwa akar penyebab sesudah perbaikan nilai
risiko menurun dari 62 menjadi 21 atau sebesar

Tabel 6. 5 Keterangan peluang kejadian (P) dan dampak terhadap masalah (D)
Peluang Kejadian (P) Dampak Terhadap Masalah (D)
Skala Kriteria Skala Kriteria
1 Sangat Jarang 1 Tidak Berpengaruh
2 Jarang 2 Kurang Berpengaruh
3 Kadang-Kadang 3 Cukup Berpengaruh
4 Sering 4 Berpengaruh
5 Sangat Sering 5 Sangat Berpengaruh

Page 33
 34

6.4 Dampak Terhadap Aspek Mutu QCDSHEM

Tabel 6. 6 Dampak Terhadap Aspek Mutu QCDSHEM

Aspek Sebelum Perbaikan Sasaran Sesudah Perbaikan

Keterlambatan Keterlambatan  Safety Officer tidak
pengurusan administrasi pengurusan perlu datang ke
KIB sebanyak 12 kali administrasi KIB Kantor LK3
Quality sebanyak 1 kali  Keterlambatan
pengurusan
administrasi KIB
sebanyak 1 kali
 Biaya penggunaan  Biaya penggunaan  Biaya penggunaan
kertas 2 rim @ Rp kertas 0 rim @ Rp kertas 0 rim @ Rp
45.000 x 4 = Rp 45.000 x 0 = Rp 0 45.000 x 0 = Rp 0
90.000 perbulan perbulan perbulan perbulan perbulan
untuk cetak berkas untuk cetak berkas untuk cetak berkas
Cost administrasi pekerja administrasi administrasi pekerja
setiap hari pekerja setiap hari setiap hari
 Denda pelanggaran  Denda pelanggaran  Denda pelanggaran
Safety Officer tidak Safety Officer tidak Safety Officer tidak
ada di lokasi kerja Rp ada di lokasi kerja ada di lokasi kerja
2.500.000 Rp 0 Rp 0
 Rata-rata proses  Rata-rata proses  Rata-rata proses
pengurusan pengurusan pengurusan
administrasi K3 3 hari administrasi K3 1 hari administrasi K3 1 hari
 Melakukan
rekapitulasi  Melakukan  Melakukan
administrasi secara
Delivery rekapitulasi rekapitulasi
hard copy
membutuhkan waktu administrasi secara administrasi secara
10 menit hard copy hard copy
membutuhkan waktu membutuhkan waktu
2 menit 2 menit

 Penilaian Hasil Risiko  Risiko pelanggaran  Risiko pelanggaran

pelanggaran dan kecelakaan dan kecelakaan
administrasi K3 tinggi rendah rendah
Safety  Nilai resiko  Nilai resiko  Nilai resiko
pelanggaran 4 pelanggaran 1 pelanggaran 1
kali/bulan kali/bulan kali/bulan

Dokumen sering hilang 5 Dokumen sering hilang Dokumen sering hilang 0

Securit
y
kejadian 0 kejadian kejadian

Tingkat kepuasan bidang Tigkat kepuasan bidang Tigkat kepuasan bidang

LK3 mencapai tidak puas LK3 mencapai sangat LK3 mencapai sangat
Moral
(5) puas (25) puas (25)

Page 34
 35

6.6 Dampak Peningkatan dan Tindakan Pencegahan

Tabel 6. 7 Dampak Peningkatan dan Tindakan Pencegahan

6.7 Dampak Terhadap Pihak yang Berkepentingan

Tabel 6. 8 Dampak Terhadap Pihak yang Berkepentingan

Kode Pihak yang Berkepentingan Dampak Positif Sesudah Perbaikan

1 Manfaat Unit Kerja  Tidak ada complain keterlambatan pekerjaan

 Pekerjaan selesai tepat waktu

2 Manfaat Karyawan  Pelayanan lebih cepat tanpa menunggu Safety

officer ke kantor LK3

 Waktu input dokumen ke system Eposh lebih cepat

3 Manfaat Perusahaan  Mendapatkan proyek pekerjaan berikutnya

 Omzet tercapai

Page 35
 36

ACTION

VII. MENETAPKAN STANDARISASI (01 – 07 Desember 2022)

7.1 Standar Input

Tabel 7. 1 Standar Input

No Komponen No Komponen
1 Memiliki Akun email pada 2 Smartphone
aplikasi google Type : Android, OS

7.2 Standar Proses

Dengan adanya pengurusan administrasi KIB secara online, maka diperlukan Standar
Operasional Prosedur (SOP) mengenai pengurusan administrasi K3 No. K3PG-PK3-
031 Pengurusan Administrasi KIB. SOP tersebut mengatur proses pemeriksaan
kedaraan di Koperasi Karyawan Keluarga Besar Petrokimia Gresik (K3PG)

7.3 Standar Hasil

Standar hasil dari inovasi ini adalah frekuensi keterlambatan pengurusan administrasi
KIB maksimal menjadi 1 kali.

Page 36
 37

7.4 Sosialisasi
Tabel 7. 2 Jadwal Kegiatan Sosialisasi

No Sosialisasi
7.5
Sosialisasi ke Safety Officer Sub-kontraktor
Tanggal : 7 Desember 2022
Lokasi : VIP Room Joglo

Sustainability Inovation

7.5.1 Data Pemantauan

Sumber Data : Data keterlambatan administrasi KIB

Periode :1 April 2022 – 31 Desember 2022
PIC : Dio Dhita

Gambar 15 Monitoring Keterlambatan Administrasi KIB

Page 37
 38

Pengesahan Standardisasi dan Sosialisasi

Pembina Tingkat Departemen/Anper Pembina Tingkat Kompartemen
Komentar (31 Desember 2022) Komentar (31 Desember 2022)

 Siapkan seluruh Lakukan

kebutuhan untuk perbaikan dan
perbaikan pemantauan
 Lakukan perbaikan
sesuai dengan
prosedur Harto Agianto Sutrisno
Fasilitator Pengurus

7.6

Page 38
 39

LAMPIRAN

Page 39
 40

LAMPIRAN 1
DATA FREKUENSI AKAR PENYEBAB KETERLAMBATAN ADMINISTRASI KIB
(SEBELUM PERBAIKAN)

Disiapkan oleh : Mengetahui :

Dio Dhita Pradhana Harto Agianto

Staff LK3 Kabid LK3

Page 40
 41

LAMPIRAN 2
SOP PENGURUSAN ADMINISTRASI K3

Page 41
 42

LAMPIRAN 3
SOSIALISASI KEGIATAN SAT SET

Page 42
 43

LAMPIRAN 4
DATA FREKUENSI AKAR PENYEBAB KETERLAMBATAN ADMINISTRASI KIB
(SESUDAH PERBAIKAN)

Disiapkan oleh : Mengetahui :

Dio Dhita Pradhana Harto Agianto

Staff LK3 Kabid LK3

Page 43