Implementasi Office Automation System (OAS)

Office Automation System adalah rangkaian perangkat lunak, perangkat keras dan proses yang
dirancang untuk mengotomatisasi tugas-tugas kantor yang rutin. OAS digunakan untuk
mengelola dan menyederhanakan berbagai aspek administrasi dan operasional dalam sebuah
organisasi atau perusahaan. OAS memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi tugas-tugas
rutin yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti pengarsipan dokumen, penjadwalan
pertemuan dan pemrosesan data.

Dalam hal ini, implementasi OAS yang digunakan oleh rumah sakit adalah Hospital Information
System (HIS). HIS adalah sebuah sistem otomatis dengan memanfaatkan teknologi untuk
memudahkan pekerjaan di sebuah rumah sakit. Sistem ini membantu pekerjaan beberapa bagian
yang ada di rumah sakit dalam satu waktu.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diambil dalam mengintegrasikan OAS dalam HIS:

1. Identifikasi Kebutuhan: Lakukan analisis menyeluruh tentang kebutuhan administratif

dan operasional di rumah sakit. Tentukan area-area di mana otomatisasi dapat membantu
meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
2. Pemilihan Sistem OAS: Teliti berbagai sistem OAS yang tersedia dan pilih yang sesuai
dengan kebutuhan rumah sakit. Pastikan sistem OAS dapat diintegrasikan dengan HIS
yang ada atau yang akan diimplementasikan.
3. Integrasi dengan HIS: Tentukan titik integrasi antara OAS dan HIS untuk memastikan
aliran data yang lancar antara kedua sistem tersebut. Pastikan data pasien, jadwal dokter,
laporan keuangan, dan informasi lainnya dapat berbagi secara efektif antara OAS dan
HIS.
4. Otomatisasi Administrasi Rumah Sakit: Gunakan OAS untuk mengotomatisasi tugas-
tugas administratif seperti manajemen janji, penjadwalan, dan pengelolaan inventaris.
Implementasikan sistem manajemen dokumen elektronik untuk mengelola dan berbagi
informasi pasien dan staf medis.
5. Peningkatan Komunikasi dan Kolaborasi: Gunakan fitur OAS seperti email, pesan instan,
dan kalender bersama untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi antara staf medis
dan administratif. Facilitate virtual meetings and teleconferencing for remote
consultations and collaborations.
 6. Pelatihan Staf: Sediakan pelatihan yang memadai kepada staf rumah sakit tentang cara
menggunakan sistem OAS dengan efektif. Pastikan staf memahami manfaat dan prosedur
penggunaan OAS dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
7. Evaluasi dan Pemeliharaan: Lakukan evaluasi reguler tentang efektivitas sistem OAS dan
identifikasi area-area yang memerlukan perbaikan atau peningkatan. Lakukan
pemeliharaan rutin dan pembaruan sistem untuk memastikan kinerja optimal dan
keamanan data.
8. Pemantauan Kepatuhan Regulasi: Pastikan bahwa sistem OAS dan integrasinya dengan
HIS mematuhi standar keamanan dan regulasi kesehatan yang berlaku. Lakukan audit
secara teratur untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi tersebut.

Computer Based Information System (CBIS)

CBIS adalah suatu informasi yang mendayagunakan komputer guna mencapai tujuan yang
diinginkan. Implementasi OAS di rumah sakit (HIS) menggunakan komponen CBIS yang terdiri
dari beberapa bagian sebagai berikut:

1. Hardware : Komputer
2. Jaringan Komputer : LAN (Local Area Network)
3. Software : Hospital Information System (HIS)
Data : HIS menyediakan berbagai data yang terdapat di beberapa menu
dan dapat digunakan oleh beberapa bagian untuk mengelola informasi medis dan
administrasi seperti data registrasi pasien, rekam medis pasien, data keuangan (tagihan
pembayaran pasien dan pengelolaaan biaya), jadwal keperawaran, inventori obat,
pemesanan dan pengiriman obat, hasil tes laboratorium dan gambar radiologi elektronik.
a. Clinical Information System (CIS): Sistem ini digunakan untuk menyimpan dan
mengelola informasi rekam medis pasien, termasuk sejarah penyakit dan tindakan
medis yang pernah diterima.
b. Financial Information System (FIS): Sistem ini digunakan untuk mengelola
data keuangan, termasuk pengelolaan tagihan ke pasien, pembayaran, dan
pengelolaan biaya.
 c. Laboratory Information System (LIS): Sistem ini digunakan untuk mengelola
hasil tes laboratorium, seperti analisis kemungkinan penyakit, hasil radiologi, dan
hasil tes kimia.
d. Nursing Information System (NIS): Sistem ini digunakan untuk mengelola dan
mengolah informasi keperawatan pasien, seperti jadwal keperawatan, kesehatan
pasien, dan tindakan keperawatan.
e. Pharmacy Information System (PIS): Sistem ini digunakan untuk mengelola
obat dan kimia farmasi, termasuk pengelolaan inventori obat, pemesanan, dan
pengiriman obat
f. Picture Archiving and Communication System (PACS): Sistem ini digunakan
untuk menyimpan, mengelola, dan mengirim gambar radiologi elektronik.
g. Radiology Information System (RIS): Sistem ini digunakan untuk mengelola
dan mengolah informasi radiologi, termasuk pengelolaan jadwal pemeriksaan,
hasil tes radiologi, dan tagihan.
4. Telekomunikasi : Implementasi HIS menggunakan sebuah jaringan internet untuk
melakukan komunikasi jarak jauh dalam satu waktu.
5. Prosedur :
a. Pasien datang, FO (Front Office) melakukan registrasi pasien pada sistem HIS
dengan input nama lengkap, DOB (Date Of Birth), contact person, dan nomor ID.
Lalu muncul MRN (Medical Record pasien
b. Pasien melakukan pemeriksaan, lalu dokter melakukan input resep obat ke bagian
pharmacy
Bagian Pharmacy input nama obat dan harga, lalu otomatis akan masuk ke HIS
Dokter melakukan Finalize ditandai dengan centang merah dan muncul warna
kelap-kelip tanda pasien bisa keluar dari ruang pemeriksaan
c. Pasien selesai bertemu dengan dokter dan diberikan obat
FO dan dokter melakukan finalize ditandai dengan centang biru untuk pasien
melakukan pembayaran
FO mengeluarkan invoice melalui sistem cashier yang sudah terhubung dengan
HIS
Layanan selesai, pasien pulang
 6. Manusia : Semua bagian yang ada di rumah sakit (Front Office, Dokter,
Perawat, apoteker, laboratory, radiology, dan IT.

Management Support System (MSS)

Management Support System (MSS) adalah sistem yang digunakan dalam manajemen untuk
membantu memecahkan masalah dan mengambil keputusan secara efektif dan efisien.
Implementasi OAS di rumah sakit (HIS) menggunakan komponen MSS yang terdiri dari
beberapa bagian sebagai berikut:

a. Database
Database adalah komponen yang sangat penting dalam MSS. Database adalah kumpulan
data yang terorganisir dengan baik, yang dapat diakses oleh sistem dan digunakan oleh
manajer untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Data dapat berupa angka, teks,
gambar, dan informasi lainnya yang terkait dengan perusahaan.
b. Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan komponen yang sangat penting dalam MSS. Sistem
informasi digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengolah, dan menyajikan data
dalam bentuk informasi yang berguna bagi manajer. Sistem informasi dapat membantu
manajer untuk mengambil keputusan dengan lebih cepat dan akurat.
c. Model Analisis
Model analisis adalah komponen yang digunakan untuk menganalisis data yang telah
dikumpulkan. Model analisis dapat digunakan untuk memprediksi hasil dari keputusan
yang diambil, dan untuk membantu manajer dalam memilih solusi terbaik untuk masalah
yang dihadapi.
d. Antarmuka Pengguna
Antarmuka pengguna adalah komponen yang digunakan untuk memudahkan penggunaan
sistem oleh manajer. Antarmuka pengguna biasanya berupa tampilan grafis yang mudah
dipahami, sehingga manajer dapat menggunakan sistem dengan mudah dan cepat.
Decision Support System (DSS)

Decision Support System atau DSS adalah sebuah sistem informasi yang memiliki basis
komputerisasi. Sistem tersebut merupakan bagian sistem manajemen pengetahuan dan berperan
untuk mendukung aktivitas pengambilan keputusan pada sebuah perusahaan atau organisasi.

DSS dapat diartikan pula sebagai sebuah sistem yang berguna untuk mendukung proses
analisis Ad Hoc terhadap data, model sebuah keputusan, orientai terhadap perencanaan di waktu
mendatang, dan juga berorientasikan kepada sebuah keputusan. Adanya DSS ini mampu
membantu perusahaan memecahkan masalah atau melakukan komunikasi terhadap kendala yang
terstruktur dan tidak terstruktur.

Komponen yang Menyusun DSS

Sebagai sebuah alat yang mampu membantu perusahaan dalam memecahkan masalah, DSS
mempunyai sejumlah komponen di dalamnya, antara lain:
a. Data Management
Komponen ini mencakup pusat data yang berisi informasi atau data relevan terkait sejumlah
situasi dan kondisi. Database di komponen ini telah diatur oleh sebuah perangkat lunak
atau software yang disebut dengan sistem database management.
b. Model Management
Manajemen modal ini melibatkan model keuangan, manajemen sains statistikal, serta sejumlah
modal kualitatif lain. Karenanya, adanya komponen ini membuat DSS dapat memberi
kemampuan analisis terhadap sistem maupun kebutuhan manajemen di sebuah perangkat lunak.
c. Communication
Melalui komponen ini, pengguna DSS dapat melakukan komunikasi serta memberikan perintah
terhadap sistem komputernya.
d. Knowledge Management
Manajemen pengetahuan adalah komponen dengan sifat lebih opsional. Alasannya karena fungsi
sub sistem ini ialah mendukung komponen lain, serta mempunyai tugas untuk menjadi
komponen yang dapat berdiri sendiri.
Executive Support System (ESS)
Executive Support System atau Sistem Pendukung Eksekutif adalah sebuah sistem yang oleh
para senior manajer / eksekutif sebuah perusahaan atau organisasi untuk memberikan dukungan
terhadap keputusan yang tidak terprogram dalam manajemen strategis.

Informasi ini sering bersifat eksternal, tidak terstruktur dan bahkan tidak pasti. Lingkup dan
konteks informasi yang tepat seringkali tidak diketahui sebelumnya.

Informasi yang diberikan eksekutif oleh Executive Support System antara lain:
Informasi Pasar
Informasi Teknologi
Informasi Investasi
Contoh Informasi Executive Support System (ESS)
Berikut adalah beberapa contoh informasi yang sering menjadi sumber ESS:

Database eksternal
Laporan teknologi seperti catatan paten dll.
Laporan teknis dari konsultan
Laporan pasar
Informasi rahasia tentang pesaing
Informasi spekulatif seperti kondisi pasar
Peraturan Pemerintah
Laporan keuangan dan informasi keuangan terkini