SOP Penjualan untuk Sales Executive dan Counter
SOP Penjualan untuk Sales Executive dan Counter
A. Tujuan
Melakukan Kegiatan penjualan dan memberikan masukan/ konsultasi kepada customer
atau mitra terhadap produk yang dijual untuk menciptakan pull demand sales.
B. Bahan dan Alat
1. Form Order
2. Katalog Fisik
3. Katalog Majalah
4. Flayer
5. Pricelist
6. Form Kemitraan
7. Form Daily Activity
8. Kartu Nama
9. Aplikasi Marki (untuk kunjungan)
C. Prosedur
1. Merancang Activity Plan setiap harinya dan dilaporkan ke GRUP yang tersedia. Sehingga
setiap harinya ada target/ omset untuk mendapatkan omset/penjualan.
2. Meminta Stock barang yang Ready sebelum melakukan kunjungan.
3. Melakukan Kunjungan terhadap Activity plan yang telah dilaporkan dan melakukan FU
customer. Kunjungan tersebut baik berupa Customer baru, Aplikator, Proyek
pembangunan, maupun kepada Mitra terdaftar.
4. Setiap Kunjungan tersebut Sales Executive wajib melakukan Foto melalui Aplikasi
MARKI dan dikirimkan ke GRUP yang tersedia sesuai dengan tanggal dan jam
kunjungan.
5. Setiap Sales Executive wajib membuat ECC (Employe Content Creator)
6. Ketika ada Customer yang ingin melaukan pembelian, Sales Executive wajib membuat
form order sesuai dengan form yang telah disediakan.
7. Setelah Sales Executive membuat Form order, Sales Executive wajib Memastikan
Pesanan customer tersebut sudah sesuai dan harga sudah disepakati sebelum From
order diserahkan ke Admin/Kasir.
8. Setelah Sales Executive sudah memastikan pesanan customer tersebut, Sales Executive
wajib memberikan From order tersebut kepada Admin/kasir.
9. Setelah Sales Executive memberikan Form Order tersebut kepada Admin/kasir. Sales
Executive wajib meminta Nota customer kepada Admin/kasir lalu memberikannya ke
Customer (Jika Transaksi dilakukan pada saat kunjungan dan Customer tidak datang
langsung ke Toko * arahan Sales Executive *)
10. Setelah SALES EXECUTIVE memberikan Nota tersebut kepada Customer. SALES
EXECUTIVE wajib meminta Bukti pembayaran kepada customer.
a. Jika pembayaran dilakukan dengan metode Transfer SALES EXECUTIVE wajib
mengirimkan bukti TF tersebut kepada Admin/kasir. (Notes: SALES EXECUTIVE
wajib menunggu hasil verifikasi pembayaran kepada admin sebelum meninggalkan
lokasi)
b. Jika pembayaran dilakukan dengan metode Cash maka SALES EXECUTIVE wajib
menghitung pembayaran tersebut didepan customer sesuai dengan Nota yang ada.
Setelah pembayarannya sudah sesuai, SALES EXECUTIVE wajib menyerahkan
pembayaran tersebut ke Admin/kasir.
c. Jika pembayaran customer Tempo/ kredit SALES EXECUTIVE wajib menginfokan
kepada Admin/kasir. Dan pembayaran Tempo/kredit itu dapat di proses jika sudah
mendapatkan persetujuan oleh atasan sesuai limit persetujuan yang telah
ditentukan.
11. Setelah Customer melakukan pembayaran, SALES EXECUTIVE wajib menginfokan jadwal
pengantaran ke customer tersebut yang telah di infokan oleh Admin/kasir.
12. Setelah SALES EXECUTIVE sudah menyampaikan Jadwal pengantaran barang kepada
customer jangan lupa memberikan ucapan terima kasih atas kepercayaannya membeli
produk dari kami.
13. Setelah SALES EXECUTIVE menerima informasi bahwa barang customernya telah
diantarkan maka, SALES EXECUTIVE wajib mengkonfirmasi kembali kepada customer
dan meminta testimoni kepada customer yang bersangkutan.
14. Ketika SALES EXECUTIVE bertemu dengan customer yang ingin bermitra, maka SALES
EXECUTIVE wajib memperlihatkan form kemitraan serta menjelaskan mengenai
kemitraan kepada Calon mitra dan Calon mitra wajib membaca form kemitraan beserta
syarat ketentuan yang berlaku pada form tersebut.
15. Setelah calon mitra membaca form kemitraan dan calon mitra tersebut ingin bermintra,
maka calon mitra tersebut wajib menandatangani form tersebut dan SALES EXECUTIVE
wajib meminta salinan KTP dan Buku tabungan Calon mitra tersebut.
16. Setelah semuanya lengkap SALES EXECUTIVE wajib membawa form tersebut ke kantor
dan mendaftarkannya ke Admin dan Admin wajib mengarsipkan Form tersebut.
17. Setelah melakukan kunjungan, SALES EXECUTIVE wajib kembali ke kantor Pukul 16:00,
beserta dengan Form daily Activitynya,
18. Setelah form daily Activity sudah dilengkapi, Form tersebut wajib divalidasi oleh Kepala
cabang dan wajib untuk di TTD.
19. Setelah Form daily Activity sudah divalidasi oleh kepala cabang, form daily tersebut
wajib di kirim ke GRUP yang tersedia beserta hasil Screeshoot ECC yang telah di buat.
Proyek pemasangan
1. SALES EXECUTIVE wajib mengarahkan customer untuk dilakukan survey terlebih
dahulu sebelum pemasangan dilakukan
2. SALES EXECUTIVE wajib menginfokan ke Tim Surveyor ketika ada customer yang ingin
di survey.
3. Setelah itu, SALES EXECUTIVE menjadwalkan survey lokasi dan menginfokan ke
customer.
4. Setalah menginfokan ke customer jadwal survey proyek, SALES EXECUTIVE wajib
mengirimkan form survey proyek ke Grup yang tersedia beserta jadwal survey
dilengkapi dengan siapa yang akan melakukan survey tersebut.
5. Setelah dilakukan survey proyek, SALES EXECUTIVE menginfokan hasil survey ke
customer beserta negosiasi harga.
6. Setelah harga sudah deal, maka SALES EXECUTIVE wajib meminta DP sebelum proyek
di kerjakan sebesar 30 – 50% dari total nilai proyek.
7. Setelah deal dan proyek sudah di DP, SALES EXECUTIVE wajib memberikan from
survey yang telah diisi oleh surveyor kepada Admin/kasir untuk dibuatkan kwintansi
pembayaran DP proyek.
8. Setelah itu SALES EXECUTIVE wajib mengirimkan kwintansi tersebut kepada customer
(Jika customer online) dan menginfokan jadwal pemasangan proyek dan jangan lupa
mengucapkan terima kasih.
9. Setelah proyek selesai di kerjakan, SALES EXECUTIVE wajib mengkonfirmasi kembali
kepada customer apakah ada Kendal setelah pemasangan dan menginfokan proyek
tersebut telah selesai di kerjakan.
10. Setelah itu SALES EXECUTIVE mengkonfirmasi untuk pelunasan pembayaran proyek.
11. Setelah customer melunasi pembayaran proyek. Jangan lupa mengucapkan terima
kasih telah menggunakan produk dari kami dan meminta testimoni.
SOP PERUSAHAAN
Posisi Jabatan : Sales Counter
A. Tujuan
Melakukan Kegiatan penjualan ditoko dan Melayani serta menjalin hubungan yang baik
dengan customer serta membuka peluang untuk pengembangan kemitraan, sehingga
target penjualan bisa terpenuhi secara maksimal.
B. Bahan dan Alat
1. Form Order
2. Katalog Fisik
3. Katalog Majalah
4. Flayer
5. Pricelist
6. Form Kemitraan
7. Kartu Nama
8. Form Daily Activity
C. Prosedur
1. Merancang Activity Plan setiap harinya dan dilaporkan ke GRUP yang tersedia.
Sehingga setiap harinya ada target untuk mendapatkan omset/penjualan.
2. Meminta Stock barang yang Ready sebelum melakukan Aktivitas di toko.
3. Setiap SC wajib membuat ECC (Employe Content Creator)
4. Melakukan FollowUP customer terhadap Activity plan yang telah dilaporkan dan
melayani customer yang berkunjung ke Toko. Follow Up berupa database yang
tersedia baik channel end user, Aplikator, kontraktor dan warfon maupun customer
baru.
5. Setiap Customer yang ingin melakukan pembelian. Sales Counter wajib membuat
form order yang telah disediakan.
a. Jika Customer Online :
1) SC wajib membuat Form order sesuai dengan pesanan customer dan wajib
wajib Memastikan Pesanan customer tersebut sudah sesuai dan harga sudah
disepakati sebelum From order diserahkan ke Admin/Kasir.
2) Setelah SC sudah memastikan pesanan customer tersebut, SC wajib
memberikan From order tersebut kepada Admin/kasir.
3) Setelah SC memberikan Form Order tersebut kepada Admin/kasir. SC wajib
meminta Nota customer kepada Admin/kasir lalu memberikannya ke
Customer.
4) Setelah SC memberikan Nota tersebut kepada Customer. SC wajib meminta
Bukti pembayaran kepada customer.
5) Setelah meminta bukti pembayaran kepada customer, SC wajib mengirimkan
bukti TF tersebut kepada Admin/kasir untuk menverifikasi pembayarannya.
6) Setelah ada hasil verifikasi dari Admin/kasir, SC wajib menginfokan jadwal
pengantaran barang customer yang sudah diinfokan oleh Admin/kasir.
7) Setelah menginfokan jadwal pengantaran jangan lupa memberikan ucapan
terima kasih kepada customer karena telah membeli produk kami.
8) Setelah SC menerima informasi bahwa barang customernya telah diantarkan
maka, SC wajib mengkonfirmasi kembali kepada customer dan meminta
testimoni kepada customer yang bersangkutan.
b. Jika Customer Offline :
1) SC wajib membuat Form order sesuai dengan pesanan customer dan wajib
Memastikan Pesanan customer tersebut sudah sesuai dan harga sudah
disepakati sebelum From order diserahkan ke Admin/Kasir.
2) Setelah SC sudah memastikan pesanan customer tersebut, SC wajib
memberikan From order tersebut kepada Admin/kasir dan mengarahkan
customer ke bagian Admin/Kasir untuk melakukan proses pemabayaran.
3) Setelah Customer melakukan proses pembayaran, SC wajib mengucapkan
terima kasih kepada customer telah membeli produk kami.
4) Setelah SC menerima informasi bahwa barang customernya telah diantarkan
maka, SC wajib mengkonfirmasi kembali kepada customer dan meminta
testimoni kepada customer yang bersangkutan.
6. Ketika ada customer yang datang ke toko dan ingin bermitra, maka SC wajib
memperlihatkan form kemitraan serta menjelaskan mengenai kemitraan kepada
Calon mitra dan Calon mitra wajib membaca form kemitraan beserta syarat
ketentuan yang berlaku pada form tersebut.
7. Setelah calon mitra membaca form kemitraan dan calon mitra tersebut ingin
bermitra, maka calon mitra tersebut wajib menandatangani form tersebut dan SC
wajib meminta salinan KTP dan Buku tabungan Calon mitra tersebut.
8. Setelah semuanya lengkap SC wajib menginfokan kepada Admin/kasir untuk
didaftarkan di system. Setelah itu, form tersebut wajib diarsip oleh SC.
9. Setelah semuanya telah dilakukan, setiap sorenya SC wajib melengkapi Form Daily
Activitynya dan wajib divalidasi oleh kepala cabang disertai dengan TTD.
10. Setelah Form daily Activity sudah divalidasi oleh kepala cabang, form daily tersebut
wajib di kirim ke GRUP yang tersedia beserta hasil Screeshoot ECC yang telah di
buat beserta 2 Rekaman suara hasil FU customer.
Proyek pemasangan
12. Sales counter wajib mengarahkan customer untuk dilakukan survey terlebih dahulu
sebelum pemasangan dilakukan
13. Sales counter wajib menginfokan ke Tim Surveyor ketika ada customer yang ingin di
survey.
14. Setelah itu, Sales counter menjadwalkan survey lokasi dan menginfokan ke customer.
15. Setalah menginfokan ke customer jadwal survey proyek, Sales counter wajib
mengirimkan form survey proyek ke Grup yang tersedia beserta jadwal survey
dilengkapi dengan siapa yang akan melakukan survey tersebut.
16. Setelah dilakukan survey proyek, sales counter menginfokan hasil survey ke customer
beserta negosiasi harga.
17. Setelah harga sudah deal, maka sales counter wajib meminta DP sebelum proyek di
kerjakan sebesar 30 – 50% dari total nilai proyek.
18. Setelah deal dan proyek sudah di DP, sales counter wajib memberikan from survey
yang telah diisi oleh surveyor kepada Admin/kasir untuk dibuatkan kwintansi
pembayaran DP proyek.
19. Setelah itu sales counter wajib mengirimkan kwintansi tersebut kepada customer (Jika
customer online) dan menginfokan jadwal pemasangan proyek dan jangan lupa
mengucapkan terima kasih.
20. Setelah proyek selesai di kerjakan, sales counter wajib mengkonfirmasi kembali kepada
customer apakah ada Kendal setelah pemasangan dan menginfokan proyek tersebut
telah selesai di kerjakan.
21. Setelah itu sales counter mengkonfirmasi untuk pelunasan pembayaran proyek.
22. Setelah customer melunasi pembayaran proyek. Jangan lupa mengucapkan terima
kasih telah menggunakan produk dari kami dan meminta testimoni.
A. Tujuan
Melakukan penginputan transaksi Customer Dan Memastikan pembayaran Customer baik
Cash maupun Transfer.
B. Bahan dan Alat:
1. Form Order
2. Nota
3. Laporan Penjualan Harian
4. Laporan Setoran Tunai ke bank
C. Prosedur
1. Admin/Kasir menerima From Order dari Team Sales baik SC maupun SALES EXECUTIVE
kemudian kasir membuatkan nota berdasarkan From order.
2. Setelah Admin/ kasir sudah membuat nota maka, nota tersebut wajib di crosscheck
kembali untuk meminimalisir kesalahan penginputan.
3. Setelah itu Admin/ kasir memberikan nota tersebut kepada team sales jika Customer
tersbut belanja via online, jika customer belanja via offline maka nota tersebut wajib di
perlihatkan langsung ke customer dan memastikan kembali pesanan Customer.
4. Setelah memberikan nota kepada team sales, Admin/kasir wajib meminta bukti
pembayaran kepada team sales jika, proses pembeliannya melalui online dan jika
customer melakukan pembelian melalui offline maka Admin/ kasir wajib mem foto
bukti Transfer customer jika pembayaran dilakukan via transfer dan jika customer
melakukan pembayaran secara Tunai/Cash, Admin/kasir wajib menghitung pembayaran
customer sesuai dengan nota yang tertera.
5. Jika pembayaran customer melalui Transfer, semua Bukti TF customer wajib di kirim ke
GRUP untuk d Validasi oleh Team Finance. Jika sudah ada hasil validasi dari team
finance maka pembayaran sudah di anggap SAH atau Lunas.
6. Jika Customer ingin melakukan Pembayaran dengan system Tempo, Maka Admin/Kasir
wajib membuat berita acara pengajuan pembayaran customer dengan system tempo
yang telah disetujui sesuai dengan Ketentuan nilai Tempo.
Kepala Cabang 0 – Rp. 10.000.000
Direktur Rp.11.000.000 ke atas.
Notes : Jika pengajuan Tempo tersebut tidak disetujui maka, Pembayaran Tempo
tersebut tidak dapat diproses.
7. Admin/ Kasir wajib selalu memperhatikan tempo pembayaran customer dan wajib
melakukan penagihan kepada customer yang telah jatuh tempo.
8. Jika customer sudah melakukan Transaksi dan semua pembayarannya telah di validasi
dan disetujui. Setelah itu, Admin/kasir memberikan surat jalan kepada Kepala Gudang
sesuai dengan jadwal pengantaran.
Administrasi Admin/kasir
1. Admin/kasir wajib melaporkan nilai penjualan.
2. Admin/kasir wajib melaporkan Cash in yang masuk.
3. Admin/ kasir wajib melaporkan pengeluaran kas kecil cabangnya
4. Admin/kasir wajib melakukan setor Tunai cash in yang masuk ke Rekening Kantor di hari
yang sama dan paling lambat jam 09 :00 Wita besok harinya.
5. Admin/Kasir wajib membuat berita acara setiap terjadi case apapun yang berhubungan
dengan transaksi customer seperti, retur barang, pengembalian uang customer dan case
tersebut tidak dapat di proses jika belum di approved.
6. Admin/kasir melakukan pengajuan kas kecil jika Kas kecil cabang Minimal Rp. 300.000
disertai dengan format pengeluaran kas kecil selama setelah pengisian kas kecil
sebelumnya.
7. Admin/ kasir wajib melakukan Stock Opname barang bersama Kepala Gudang dan wajib
melaporkan hasil stock opname beserta berita acara stock opname.
8. Admin/ kasir wajib memperhatikan dan mencroscheck mutasi barang yang dilakukan
cabang lain ke cabang sendiri.
9. Admin/ Kasir Wajib menginput barang yang masuk setelah Berita acara kepala Gudang
telah di Approved.
A. Tujuan
Memastikan Barang Customer sampai di tujuan dengan aman tanpa kerusakan dan kendala
apapun.
B. Bahan dan Alat:
1. Surat Jalan
2. Nota Customer (Jika customer belanja online)
3. Form P2H (pemeriksaan, pengecekan harian)
4. Log Pemakaian Kendaraan
C. Prosedur
1. Melakukan pembersihan dan pencucian mobil setiap pagi Pukul 07:00.
2. Mengecek semua peralatan penunjang kendaraan semua ada di mobl dan P2H
(pemeriksaan dan pengecekan harian), mengisi ceklist form kendaraan
3. Mengecek BBM kendaraan dengan melihat odometer di bawah pengawasan kepala
gudang
4. Mengisi BBM solar dan kartu toll sebelum aktivitas berlangsung, sehingga aktivitas
berjalan tidak terhambat.
5. Memastikan pengantaran barang sesuai jadwal yang telah diinfokan oleh kepala
gudang
6. Menerima surat jalan dari kepala gudang.
7. Memastikan barang yang sudah di naikkan helper sesuai dengan nota dan surat jalan
8. Driver tidak ikut menaikkan barang jika sudah ada 2 Helper.
9. Memastikan customer yang akan menerima barang kiriman ada di tempat.
10. Setelah barang sampai driver wajib memperlihatkan nota & surat jalan kepada
customer sebelum menurunkan barang untuk memastikan bahwa barang tersebut
benar pesanan customer tersebut.
11. Setelah itu driver menurunkan barang sesuai dengan nota dan surat jalan.
12. Memastikan customer sudah mengecek dan menerima barang sesuai dengan surat
jalan.
13. Membuat Video dan foto (dokumentasi) lokasi dan kondisi barang yang sudah
diturunkan dan mengirimkannnya ke GRUP yang tersedia.
14. Memastikan barang diterima dan customer wajib menandatangani nota dan surat jalan
dan jangan lupa mengucapkan terima kasih dan berpamitan.
15. Memastikan jika barang COD uang di hitung ditempat sesuai dengan jumlah nota dan
uang tersebut langsung diberikan ke Admin/kasir.
16. Jika barang dikirim melalui ekspedisi pastikan surat jalan sudah distempel oleh pihak
ekspedisi.
17. Pengantaran daerah di atas jam 3 sore (Mengutamakan pengantaran dalam Kota)
A. Tujuan
Memastikan barang digudang dalam keaadaan rapi dan memastikan barang customer yang
akan diantarkan sesuai dengan surat jalan.
B. Bahan dan Alat:
1. Surat Jalan
2. Nota Customer (Jika customer belanja online)
C. Prosedur
1. Menerima barang masuk dan memeriksa apakah barang tersebut tidak rusak.
2. Membantu dalam penyiapan barang untuk proses pengiriman.
3. Memastikan barang yang disiapkan atau yang akan dikirim sudah sesuai dengan surat
jalan
4. Melakukan pengantaran barang customer bersama dengan driver
5. Setelah barang sampai helper wajib memperlihatkan nota & surat jalan kepada
customer sebelum menurunkan barang untuk memastikan bahwa barang tersebut
benar pesanan customer tersebut.
6. Setelah itu helper menurunkan barang sesuai dengan nota dan surat jalan.
7. Memastikan customer sudah mengecek dan menerima barang sesuai dengan surat
jalan.
8. Membuat Video dan foto (dokumentasi) lokasi dan kondisi barang yang sudah
diturunkan dan mengirimkannnya ke GRUP yang tersedia.
9. Memastikan barang diterima dan customer wajib menandatangani nota dan surat jalan
dan jangan lupa mengucapkan terima kasih dan berpamitan.
10. Jika barang dikirim melalui ekspedisi pastikan surat jalan sudah distempel oleh pihak
ekspedisi.
11. Helper wajib menjaga kebersihan gudang
12. Memastikan barang digudang sudah tertata rapi sesuai dengan tempatnya.
13. Melakukan StockOpname barang bersama kepala gudang dan staff gudang lainnya.
14. Menerapkan 3 S ke customer (Senyum, Sapa, salam)
A. Tujuan
Memastikan penyimpanan barang di gudang rapi tanpa kerusakan dan mengawasi
penerimaan serta pengiriman barang
B. Bahan dan Alat:
1. Data Stock System
2. Surat Jalan
C. Prosedur
1. Mengawasi kegiatan penerimaan, warehousing, pemeliharaan gudang dan distribusi.
2. Kepala Gudang menerima surat jalan penerimaan barang dan memastikan barang yang
masuk di gudang sesuai dengan surat jalan.
3. Setelah barang diterima Kepala Gudang wajib mengecek barang (Sampling Produk)
setiap kode untuk mengantisipasi Complain di kemudian hari.
4. Ketika ada barang yang masuk kepala Gudang wajib membuat berita acara penerimaan
barang dan harus detail (barang rusak/cacat, tidak sesuai dengan surat jalan) via email.
5. Setelah email tersebut di Approved kepala gudang wajib menginput barang yang
masuk pada file spreadsheet via google drive.
6. Kepala Gudang menerima surat jalan pengiriman barang dari admin/kasir dan
memastikan ke Admin/kasir bahwa surat jalannya sudah sesuai dengan pesanan
customer.
7. Setelah itu Kepala Gudang memberikan Surat jalan tersebut ke Helper/ Driver dan
memastikan barang yang diangkut oleh helper/driver sudah sesuai dengan surat jalan.
8. Kepala Gudang wajib mengatur jadwal pengantaran Driver.
9. Setelah Helper dan driver kembali dari pengantaran kepala gudang wajib mengecek
kembali surat jalan apakah sudah di TTD oleh customer atau belum, ketika semua
sudah sesuai maka, kepala gudang wajib memberikan surat jalan ke Admin/kasir dan
menyimpan 1 sebagai arsip.
10. Kepala Gudang wajib membuat kartu control stock untuk memudahkan penyesuaian
antara barang di gudang dan di system.
11. Melakukan Stock opname setiap minggunya (setiap hari sabtu) dan kepala gudang
wajib melaporkan hasil stockopname ke kepala cabang dan Admin dan hasil stock
opname tersebut telah divalidasi.
12. Melakukan analisa stock barang tentang produk over stock, slow moving dan dead
stock kepada kepala cabang.
13. Menjaga Standar kesalamatan, kebersihan dan keamanan gudang.