SOSIALISASI ATURAN, KEBIJAKAN, DAN SOP

KAIZEN GROUP

1. Wakil Kepala Toko

 Uji coba satu bulan
 Bertugas untuk membantu kepala toko dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab terkait
operasional toko

2. SOP Toko
Kualifikasi Personal
SPV Toko, pramuniaga dan kasir.
a. Sistem Kerja
1) Jam kerja 07.45-21.00 WIB.
a) 15 menit persiapan toko (bersih-bersih dan merapikan barang)
b) Bulan Ramadhan toko buka 07.45 dan tutup toko tentatif
(menyesuikan keadaan konsumen masing-masing toko)
c) Pada pukul 13.00 dan 17.00 karyawan diperbolehkan istirahat makan dan beribadah
secara bergantian:
- Shift pagi: 13.00-13.30 secara bergantian
- Shift sore: 17.00-17.30 secara bergantian
d) Setiap pergantian shift harus dilakukan serah terima. Petugas kasir serah terima
uang yang sudah dirapikan kepada petugas kasir shift berikutnya. Serah terima ini
harus tertulis dan mengisi form serah terima. Kasir shift pagi harus mengisi form
serah terima dan ditanda tangani oleh kasir yang bertugas di shift selanjutnya.
2) Melakukan pengarahan pagi (briefing). Pengarahan pagi berisi doa bersama, yel-yel,
penyampaian rencana kegiatan, dan evaluasi kegiatan sebelumnya.
3) Pengecekan Fisik (Barang Karyawan)
a) Karyawan shift pagi jam 7.45 WIB dan karyawan shift siang jam 12.45 WIB
b) Kepala toko/wakil kepala toko wajib memeriksa barang-barang rekan kerja sebelum
bekerja dengan catatan:
- Memeriksa isi tas
- Memeriksa jumlah uang yang berada di dompet dan saku celana maupun baju
- Semua barang yang telah diperiksa wajib dicatat
- Apabila karyawan ada keperluan lain yang berhubungan dengan penambahan uang
pribadi, wajib memberitahu kepala toko/wakil kepala toko
c) Jam 16.00 karyawan shift pagi dan shift malam 21.00 selesai, kepala toko/wakil kepala
toko wajib memeriksa ulang dengan data yang telah dicatat seperti ketentuan di atas.
 4) Menjaga kerapihan dan wewangian diri bersifat wajib dengan ketentuan pakaian:
a) Menggunakan seragam perusahaan
Senin-Selasa : Merah
Rabu-Kamis : Kuning
Jum’at : Batik
Sabtu : Kuning
Minggu : Menyesuaikan toko
b) Menggunakan celana panjang jeans (hitam/denim) atau kain hitam bukan kulot
c) Perempuan muslimah wajib menggunakan jilbab segi empat warna hitam (senin-
sabtu)
d) Perempuan wajib menggunakan decker atau inner hitam untuk seragam
e) Memakai sepatu
f) Menggunakan kartu tanda pengenal (ID CARD)
g) Berpenampilan menarik dan rapi
h) Wajib memakai makeup (sewajarnya saja)
5) Hal-hal yang dilarang:
a) Duduk di lantai kecuali memberi label pada barang.
b) Bermalas-malasan dengan menopangkan tangan di rak/meja
c) Dilarang makan dan minum saat melayani pelanggan kecuali di waktu yang telah
ditentukan dan di area khusus karyawan.
d) Penggunaan handphone (HP) hanya dilakukan saat jam istirahat, kecuali kebutuhan
konten media sosial toko.
6) Seluruh karyawan wajib menguasai semua barang yang tersedia di toko.
7) Ketidakhadiran bekerja berupa izin ataupun sakit wajib memberikan informasi secara
jelas kepada Kepala Toko yang disampaikan kepada HRD dan melampirkan surat
(surat keterangan dokter apabila sakit lebih dari 1 hari, keterangan keluarga apabila 1
hari dan mengirimkan bukti obat dll).
8) Menjaga nama baik perusahaan adalah wajib (termasuk mempromosikan produk).
9) Disiplin waktu, kebersihan, dan tanggung jawab masing-masing jobdesk adalah hal
yang wajib.
10) Menjaga tali silaturahmi dengan mitra kerja, warga sekitar lingkungan kerja, maupun
instansi-instansi tertentu.
11) Menjaga dan meningkatkan profesional saat bekerja.

b. Prosedur Penanganan Pelanggan

1) Senyum, Sapa, dan Salam
a) Mengucapkan kalimat “Selamat datang di Juragan Tas / El-Ghozy”
b) Berikan sapaan melalui gerakan tubuh dengan sikap hormat dan tangan terkatup di
dada
c) Menerapkan senyum dalam keadaan apapun saat ada pelanggan. Tersenyum ramah
dan tulus dengan tatapan mata yang lembut dan tidak melotot
d) Berkomunikasi dengan Bahasa Indonesia yang baik dan benar
e) Wajib berperilaku sopan kepada pelanggan
f) Wajib menanyakan apa yang sedang dibutuhkan pelanggan
 g) Karyawan menanyakan kebutuhan pelanggan dan menawarkan produk.
h) Seluruh karyawan wajib mengantarkan dan mengarahkan pelanggan ke tempat
persediaan barang yang dibutuhkan.
i) Demo produk:
- Memperlihatkan produk yang baik
- Mempersilahkan calon pelanggan memegang dan mengenali produk
- Memperlihatkan kelebihan dan fungsi produk
- Pramuniaga harus mampu memotivasi calon pelanggan kearah transaksi
- Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada calon pelanggan yang dapat
mempercepat pengambilan keputusan pembelian
j) Closing
“Terimakasih sudah berbelanja di Juragan Tas / El-Ghozy, selamat berbelanja
kembali”
2) Karyawan menawarkan produk yang dijual di toko.
3) Seluruh karyawan wajib mengantarkan dan mengarahkan pelanggan ke tempat
persediaan barang yang dibutuhkan.
4) Memberikan informasi yang benar kepada pelanggan.
5) Karyawan wajib menguasai seluruh produk (Product Knowledge):
a) Nama motif, model
b) Harga barang
c) Jenis kain/bahan
d) Letak penyimpanan
e) Ukuran yang tersedia
f) Cara pemesanan
g) Kartu pelanggan
h) Produk yang mendapatkan promo ataupun potongan harga
i) Keunggulan barang
6) Merapikan kembali produk yang tidak jadi dibeli pelanggan.
7) Proses pembayaran dan pengepakan
a) Kasir wajib menyapa pelanggan sebelum menerima barang yang akan dibeli.
b) Kasir menyebutkan barang apa saja yang dibeli pelanggan.
c) Kasir memberitahukan harga yang harus dibayarkan pelanggan.
d) Seluruh barang yang terjual wajib diinput di komputer.
e) Kasir wajib menanyakan pelanggan memilih proses pembayaran melalui tunai atau
debit.
f) Kasir meminta customer untuk menuliskan data diri (nama dan nomer HP)
g) Kasir harus teliti dalam perhitungan uang yang diberikan maupun uang
pengembalian.
h) Setelah pembayaran dan pengepakan barang, kasir wajib mengucapkan terimakasih
dan selalu beri informasi untuk datang kembali.
8) Penanganan Complain
a) Toko
- Mencantumkan no. HP toko di area kasir sebagai penerima complain
- Kepala toko bertanggung jawab atas segala complain dari customer
 - Kepala toko harus siap siaga kapanpun untuk menerima complain
- Complain dapat diterima dan ditanggapi pada jam operasional toko
- Complain dapat ditanggapi apabila isi pesan jelas dan rinci (nama customer, tanggal
transaksi, barang yang dibeli, isi complain, dan bukti foto struck/nota pembelian)
- Complain di toko harus ditangani dan diselesaikan saat itu juga
- Complain harus ditangani dengan cepat, profesional, tidak emosional, dan secara
persuasif
b) Customer
- Customer dapat menyampaikan complain melalui pesan WA di no. HP toko
- Complain dapat disampaikan pada jam operasional toko
- Complain dapat disampaikan melalui pesan WA dengan format: nama customer,
tanggal transaksi, barang yang dibeli, isi complain, dan bukti foto struck/nota
pembelian

c. Prosedur Penanganan Toko

1) Karyawan wajib membersihkan, merapikan, dan mematikan peralatan setelah
menggunakan fasilitas perusahaan.
a) Bersih-bersih total (lap, ngepel, nyapu, bersih display) saat pertemuan dua shift.
b) Membersihkan kaca dan pajangan setiap hari.
c) Segera membuang sampah agar tidak bau dan menumpuk.
d) Merapikan rak yang berantakan.
e) Segera mengisi rak yang kosong dengan produk yang sesuai.
f) Merapikan gantungan (hanger) yang berceceran.
g) Sebelum jam operasional toko berakhir, wajib bersih-bersih (menyapu dan
mengepel)
2) Jenset wajib dipanasi setiap 3 hari sekali selama ±10 menit.
3) Semua kendala teknis silahkan dilaporkan langsung kepada kepala departemen
masing-masing.

3. Standarisasi Seragam
 (tampak depan) (tampak belakang)

(tampak sisi kanan) (tampak sisi kiri)

4. Penilaian Kinerja: KPI dan softskill

a. KPI
1) Bertujuan untuk menilai dan memonitoring sejauh mana karyawan dapat melakukan tugas
dan tanggung jawabnya
2) Digunakan sebagai acuan untuk memberikan tunjangan kinerja
3) Digunakan sebagai acuan untuk melakukan training and development

b. Softskill
1) Bertujuan untuk menilai dan memonitoring sikap kerja serta softskill yang dimiliki oleh
setiap karyawan
2) Digunakan sebagai acuan untuk manajemen karir (perpanjangan kontrak, pengangkatan
karyawan, rotasi jabatan, mutasi jabatan, maupun pemutusan hubungan kerja)
3) Digunakan sebagai acuan untuk melakukan training and development

5. Sistem Resign dan Pesangon

a. Karyawan yang ingin memutuskan hubungan kerja dengan perusahaan, wajib mengajukan
pemohonan secara tertulis satu bulan sebelumnya (untuk golongan 1) dan dua bulan sebelumnya
(untuk golongan 2 dst).
b. Permohonan pengunduran diri akan disetujui apabila sudah mendapatkan pengganti karyawan
baru walaupun melebihi batas waktu tanggal yang tertulis dalam surat pengunduran diri.
c. Sebelum berhenti, karyawan tersebut harus memenuhi syarat:
1) Menyerahkan kembali semua milik perusahaan yang berada dalam penguasaannya dan atau
di bawah tanggung jawabnya, yang meliputi barang inventaris, surat-surat, naskah-naskah
lain baik dalam bentuk asli maupun rekaman.
2) Menyelesaikan hutang dan kewajiban keuangan lainnya dengan perusahaan.
3) Melakukan serah terima pekerjaan dengan karyawan lain yang akan menggantikan di posisi
tersebut.
4) Tetap melaksanakan kewajiban sampai tanggal pengunduran dirinya berakhir.
d. Pesangon wajib diberikan untuk semua karyawan, dengan catatan resign sesuai prosedur dan PHK
karena pengurangan karyawan (bukan karena ada kesalahan pada karyawan).
e. Pesangon diambilkan dari take home pay dengan ketentuan:
 1) Masa kerja 3 – 5 tahun : 1x gaji
2) Masa kerja 5 – 7 tahun : 2x gaji
3) Masa kerja 7 – 10 tahun: 3x gaji

6. Cuti
a. Cuti meninggal
1) Suami-istri, orang tua, anak : 2 Hari
2) Keluarga dalam 1 rumah : 1 Hari
b. Cuti nikah : 3 Hari
c. Cuti tahunan
1) Toko dan gudang : 3 Hari
2) Manajemen : 5 Hari
d. Cuti bersalin : 3 Bulan

Prosedur cuti:
a. Pengajuan/permohonan cuti secara tertulis diberikan satu bulan sebelumnya.
b. Hak cuti tahunan berlaku untuk karyawan tetap.
c. Ketentuan cuti nikah:
1) Toko : Cuti nikah dapat diambil lebih dari 3 hari apabila karyawan tidak
mengambil libur kerja selama 2 hari sehingga total cuti nikah
maksimal 5 hari.
2) Manajemen dan gudang : Cuti nikah dapat diambil lebih dari 3 hari apabila karyawan
mengambil jatah cuti tahunan selama 2 hari sehingga total cuti
nikah maksimal 5 hari.
d. Karyawan yang tidak mengambil cuti tahunan akan mendapatkan kompensasi
e. Besaran kompensasi cuti dihitung berdasarkan:
Upah harian + 50% dari upah harian

7. Standarisasi Gaji
a. Upah karyawan diberikan pada tanggal 25 setiap bulannya.
b. Pemberian upah karyawan dilakukan melalui transfer bank mandiri.
c. Slip gaji akan diberikan kepada setiap karyawan dengan bukti tanda tangan pada lembar serah
terima slip gaji setiap bulannya.
d. Rincian upah
1) Tetap
a) Gol 1 : gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan kerapian, tunjangan kasir
b) Gol 2 : gaji pokok, tunjangan jabatan
2) Tidak tetap
a) Tunjangan kinerja
- Diterima oleh semua karyawan (setelah masa training)
- Dinilai berdasarkan KPI
b) Tunjangan masa kerja
- Diberikan kepada karyawan dengan masa kerja minimal 1 tahun
- Tunjangan masa kerja per 1 tahun adalah Rp 100.000 dan akan naik setiap tahunnya.
c) Tunjangan Prestasi
 Diberikan berdasarkan penilaian khusus dari direktur untuk setiap individu yang
berprestasi/memiliki kemampuan lebih
d) Tunjangan Lain-lain
 Tunjangan yang diberikan di luar tunjangan yang sudah tertera
8. Dana Perjalanan Dinas
a. Diberikan untuk setiap karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas
b. Perjalanan dinas adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh karyawan untuk melakukan tugas di
luar lokasi kerja (perbantuan di toko lain)
c. Dana perjalanan dinas terdiri atas uang bensin dan uang makan dengan ketentuan:
1) Uang bensin dihitung berdasarkan jarak tempuh ke tempat tujuan
2) Uang makan diberikan apabila karyawan melakukan perjalanan dinas sebelum jam istirahat
3) Uang makan tidak diberikan apabila karyawan melakukan perjalanan dinas setelah jam
istirahat

9. Sistem Saving: commitment letter

a. Golongan 1 : setelah masa training saving Rp 75.000
b. Golongan 2 dst : setelah masa training saving Rp 100.000

10. Pengajian
a. Dilakukan setiap hari Jumat
b. Dilakukan oleh semua karyawan sesuai dengan shift kerja
c. Membaca Al-Quran dan sholawat nabi bersama-sama

11. Presentasi Kepala Toko saat meeting bulanan

a. Kepala toko wajib mempersiapkan materi presentasi:
1) Pendapatan bulanan
2) Strategi marketing (bulan lalu dan rencana untuk bulan depan)
3) Kendala yang dihadapi di bulan lalu serta solusi untuk menanganinya
b. Setiap kepala toko wajib melakukan presentasi secara bergantian

12. Prosedur Online

a. Foto produk
1) Dari pusat
2) Toko bisa memilih foto mana yg bisa dipost, tergantung barang yang ready di toko
b. Konten besar (video)
1) Beda dari story
2) Ketentuan: live, review produk, konten edukatif, contoh pemakaian produk (OOTD)
c. Instagram
1) Bio:
a) Part of @juragantasofficial
b) Jam buka toko
c) Alamat (alamat toko + link gmaps)
d) Fix order, klik link!! (linktr.ee)
2) Isi linktree:
a) WA toko
b) Tiktok toko
c) FB toko
d) Shopee pusat

3) Highlight:
a) Crew = nama + jabatan, bisa ditambah video
b) Shopee
c) Kondisi toko
 d) Promo
e) Testimoni
f) Loker
g) Reseller:
- Order 4x dalam 1 bulan (dibuktikan dg nota yg berbeda tanggal)
- Belanja 1x langsung ambil 2 seri
- Follow all sosmed (IG toko)
Note: jika sudah memenuhi syarat, next order sudah dapat harga reseller
d. Promo
1) BC di H-1
2) Konten:
a) H-2 = bikin konten
b) H-1 = post konten

e. Konten rutin
1) Konten harian = quotes
2) Konten mingguan = interaktif