BAB I – DASAR

1. TO DO LIST TOKO

TO DO LIST/HARIAN UNTUK OPERASIONAL TOKO

SEBELUM JAM 09.00 WIB

a Menyapu & mengepel seluruh bagian toko
b Membersihkan seluruh rak dan buku dari debu
c Membersihkan dinding & internit dari kotoran/sarang laba-laba
d Menyalakan musik dan mengaktifkan program QAS di komputer
e Me-refil minuman kemasan gelas di meja diskusi & kulkas
f Membersihkan kamar mandi, termasuk menguras bak/ember penampung air
g Menyiapkan penjualan harian, struck transaksi kartu & settlement mesin EDC
BCA ke Kasir Kantor, kirim via delivery.
Untuk Toko luar kota, setoran CASH harus disetorkan ke Bank H+1.

SESUDAH JAM 09.000 WIB

a Stock taking harian minimal 15 judul
b Review buku ( Product Knowledge) minimal 2 buku
c Melayani customer yang datang dengan antusias, ramah & memberikan informasi
yang lengkap
d Memberikan minuman kemasan gelas kepada setiap customer yang berkunjung
e Memberikan faktur penjualan kepada setiap customer
f Back Up data QAS dan settlement mesin BCA setiap akhir hari (pukul 18.00-20.00
Wib)
g Mencapai target penjualan perhari yang telah ditetapkan
h Email laporan penjualan harian ke pusat
i Perhatikan kondisi lantai, inventaris toko, dll. Jika ada hal-hal ganjil
bersihkan/perbaiki/lapor pusat (toko cabang)

MINGGUAN
a Cek data per minggu, perbaiki dan laporkan
b Update data per minggu, koreksi stock dan laporkan
c Repair per minggu
d Buat Sales Proposal Toko (permintaan barang/repeat order) sesuai jadwal dan buat
list stock barang yang tidak diberikan gudang, lalu informasikan ke SPV

Berikan tanda (V) jika sudah melakukan tugas-tugas diatas, jika memberikan tanda (V)
sebelum /tanpa melakukan tugas, dianggap tidak jujur dan akan diberikan sanksi.
Begitu juga sebaliknya, jika tidak memberikan tanda (V), dianggap tidak melakukan
tugas, dan akan di berikan sanksi.

1
 Bulan :
Tgl 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

SEBELUM JAM 09.00 WIB

a
b
c
d
e
f
g

SESUDAH JAM 09.000 WIB

a
b
c
d
e
f
g
h
i

MINGGUAN
a
b
c
d

Pada saat buka toko hal pertama yang dilakukan tim tsb adalah menginformasikan
kehadiran dengan cara miscall ke HP SPV dari telepon Toko (bukan melalui telepon
selular toko/pribadi).

Miscall ini cukup dilakukan 1 (satu) kali oleh tim yang pertama kali datang, dan rutin
dilakukan setiap hari kerja.

Direview oleh

CS-HEAD STORE SUPERVISOR

( ) ( )

2
APA YANG HARUS DILAKUKAN & TIDAK BOLEH DILAKUKAN.

No Harus Dilakukan
1 Kembangkan product knowledge
2 Patuhi To Do List harian
3 Melakukan Briefing dan Doa pagi bersama tim.
4 Melakukan Circle Time di sore hari bersama tim.
5 Membina hubungan baik dengan customer
6 Bertindak dan berkata jujur
7 Perhatikan subtotal penjualan, jangan sampai nilai lebih kecil dari yang
sebenarnya
8 Perhatikan no bukti dan no referensi penjualan, harus sama

No Yang Tidak Boleh Dilakukan

1 Mengakui sales yang bukan haknya
2 Mengganti sales tanpa alasan yang jelas
3 Menggunakan uang kas tanpa alasan yang jelas/diluar kepentingan kantor
4 Membawa pulang stock
5 Mengubah data customer
6 Ada quantity nol (0) di pembelian
7 Kotak/ik bagian discount yang berarda di bawah sub total
8 Membatalkan penjualan dengan merubah fungsi batal
9 Memberikan informasi data internal toko/perusahaan (seperti jumlah penjualan
toko, database customer dsb) ke divisi lain yang tidak berkepentingan/pihak luar
dari perusahaan.

3
 BAB I - DASAR

2. TUGAS TIM TOKO

Operasional Toko

I. Kerapihan dan Kebersihan

1) Setiap rak, perangkat promosi (logo pers, digital printing, signage, dll)
terlihat serasi di tempat mereka di letakkan.
2) Setiap buku terdisplay dengan rapi & tidak terlihat kosong.
3) Letak buku dikelompokan berdasarkan jenjang pendidikan, subjek &
level/tingkat serta penerbit.
4) Buku tersusun mulai dari level yang terendah (level paling tinggi paling
bawah, disusul level yang lebih rendah).
5) Selalu face out jika persediaan sudah menipis - sesuaikan kebutuhan.
6) Pastikan stok barang memadai dengan melakukan pengecekan secara
berkala terhadap jumlah barang. Segera list barang yang
jumlah/stoknya menipis, dan ajukan permintaan barang ke Gudang.
7) Pastikan tidak ada debu & kotoran lain (serangga dll) pada setiap buku,
rak dan perangkat lain yang menunjang showroom).
8) Lantai, dinding & internit (termasuk lampu) bersih dari debu, sarang
laba-laba dan kotoran lain.

II. Kenyamanan
1) Ruangan yang segar.
 Pastikan AC selalu dalam keadaan on dengan suhu sesuai standar
showroom.
 Pengharum ruangan.
 Penghijauan/tanaman.
 Musik-instrument.
2) Tempat membaca.
 Meja & bangku diskusi.
 Air mineral kemasan gelas.

III. Keramahan dan Informasi

1) Setiap CUSTOMER yang datang adalah PENTING.
2) Sapa setiap customer yang datang dengan ramah & tulus (Greeting:
mengucapkan salam-selamat pagi/siang/sore/malam) anak usia
berapa/kelas berapa/sekolah dimana? (gali informasi untuk panduan
dalam menawarkan barang dan menggali kebutuhan).
Sapaan dalam bentuk formal, yaitu : Bapak/Ibu/Kakak/Adik
dilanjutkan dengan nama customer.

4
 3) Berikan informasi yang tepat tentang produk yang mereka butuhkan
dan produk yang kita jual, gali dan tumbuhkan minat mereka.
4) Setiap customer berhak mendapat informasi yang sama.
5) Jadikan customer sebagai partner untuk dapat memberikan solusi bagi
kebutuhan mereka dan berikan masukan yang tepat dan bermanfaat.
6) Buku tamu diisi dengan data customer secara lengkap, terutama
lembaga pendidikan dan diinput dalam database di program Quik AS
Toko
7) Katalog lengkap.

IV. Administrasi
1) Cek dan input barang masuk (pembelian) dengan tepat & teliti, termasuk
judul-judul baru (harga, ISBN dan ref).
2) Faktur penjualan wajib diberikan kepada customer.
3) Retur penjualan adalah sebuah KASUS (buku rusak/kesalahan cetak-
diperbolehkan), record buku yang akan diretur dan laporkan pada saat
laporan (setor uang) penjualan, retur ini harus mendapat persetujuan
dari Kepala Toko & Tim HO Toko.
4) Retur pembelian harus jelas (keterangan untuk siapa dan serah
terimanya dengan pihak gudang/delivery).
5) Rekap laporan penjualan setiap hari dan laporkan ke pusat.
6) Cek stok berkala – setiap minggu/waktu senggang.
7) Arsip setiap berkas penting, harus di filling dengan rapi (pembelian,
retur, laporan penjualan, dll).
8) Settlement wajib dilakukan untuk setiap tutup hari.
9) Report sales/administrasi lainnya hingga report hasil review PK wajib
dilakukan setiap hari.
10) Untuk Toko luar kota, aktivitas setor penjualan cash melalui transfer ke
BANK wajib dilakukan setiap hari (H+1).

Customer Service Philosphy

I. Pelayanan
1) Info Produk
Informasi tentang produk (pengetahuan produk)

2) Info Pelayanan
 Delivery :
Sesuai kebijakan perusahaan ; khusus untuk pembelian di kawasan
JABOTABEK dengan minimum Rp.500.000 dapat dibantu dengan
jasa pengiriman delivery secara gratis, dengan estimasi waktu

5
 sampainya pengirimanan 2-3 hari kerja setelah konfirmasi
pemesanan dan pembayaran.
 Pengiriman dapat dibantu juga melalui jasa pengiriman umum,
dengan biaya pengiriman ditanggung sepenuhnya oleh customer.
 Program Promosi : diinfokan dengan jelas.
 Kegiatan yang mendukung penjualan : Book fair, workshop
3) Melayani Customer
Melayani setiap customer dengan kesigapan, keramahan yang tulus dari
dalam hati agar dapat dirasakan oleh customer serta berikan informasi
yang lengkap dan tepat.
Menanggapi keluhan customer dengan mengedepankan win-win solution,
untuk mencapai kepuasan customer karena kepuasaan mereka
menciptakan kontinuitas penjualan.
4) Create Sales
No. 1-3 + penjualan berantai untuk mencapai target yang telah ditetapkan.

II. Wakil Perusahaan

1) Responsif dan proaktif
2) Inisiatif dan kreatif
3) Personal approach – relationship, berusaha untuk ingat nama/sapaan
customer – adalah penting
4) Good character : memperlihatkan itikad baik – ramah, jujur, sopan, mau
mendengarkan dan mau belajar.
S : Smile
O : Open posture – sikap badan terbuka
F : Forward lean – badan condong ke depan
T : Touch – jabat tangan
E : Eye contact – tatap mata
N : Nod – anggukan
I : Interested - tertarik
N : Nice – ramah
G : Genuine – tulus
5) Knowledgeable
6) Tampil menarik dan rapih, bersih dan segar sehingga lebih percaya diri
pada saat bertemu customer. Rambut rapi, nafas segar, baju tidak kusut,
sepatu yang pantas dan pengharum badan.

Fokus Target

1) Fokus target Toko per bulan/per minggu/per hari.

2) Fokus target individu per bulan/per minggu/per hari.
3) Fokus pada matrix penjualan

6
 4) Customer Service Philoshopy – Inplementasikan
5) Program Promosi (pendukung)

Promosi

1) Promo Orange’s Card

Tujuan :
Promo ini dibuat untuk memberikan apresiasi untuk customer
potensi/royal, agar dapat menjadi customer Mentari books dalam jangka
panjang atau loyal customer.

Keuntungan bagi customer : Mendapatkan diskon 20% untuk satu kali

pembelian dengan nominal yang tidak dibatasi. Berlaku untuk semua
pembelian kecuali textbook,workbook dan homework (buku adopsi).
Pemberian diskon ini terhitung sejak stamp ke 10 terkumpul.

Customer calon pemegang Orange’s Card : Customer diberi kartu

pengumpulan Orange’s Card yang berisi 10 kolom untuk distamp, dengan
masing-masing kolom senilai Rp.100.000,-

Batas pengumpulan serta pencairan diskon 20% tidak dapat melebihi

waktu dari 6 bulan, terhitung dari masa pengumpulan stamp yang pertama.

Jika pengumpulan bertahap maka dilihat dari jumlah faktur setiap kali
pembelian. Misalnya : tgl 2 Februari 2015 ada pembelian Rp.125.000 maka
akan terisi 1 (satu) stamp, dan jika pembelian berikutnya tgl 5 Februari
2015 Rp.375.000 maka akan terisi 3 (tiga) stamp. Kedua faktur tsb tidak
dapat ditotalkan menjadi Rp.500.000 atau 5 stamp.

Syarat dan Ketentuan

a. Perlihatkan kartu Orange’s Card pada setiap kunjungan ke Mentari

Books, untuk pengumpulan stamp dari setaip pembelian senilai
Rp.100.000 (berlaku kelipatan).
b. Diskon tidak berlaku untuk textbook,workbook & homework dan produk
yang sudah didiskon/skema promosi lainnya
c. Kartu ini hanya berlaku untuk satu pelanggan Mentari Books dan tidak
dapat dipindah tangankan

7
2) Program Mentari Smart Club

Tujuan :
Program yang dibuat untuk : mempertahankan customer lama yang sudah
belanja relatif banyak, menarik customer lama yang belanja pertahun
sedikit supaya belanja lebih banyak, menarik customer baru supaya belanja
banyak dan memiliki MSC.

Keuntungan bagi customer : Mendapatkan diskon 10% untuk setiap

pembelian kecuali textbook ,workbook dan homework (buku adopsi).
Pemberian diskon ini terhitung sejak stamp ke 20, untuk periode 1 (satu)
tahun ke depan.

1. Persyaratan menjadi mendapatkan Mentari Smart Club

Customer calon pemegang MSC : Customer diberi pre member card yang
berisi 20 kolom untuk distamp, dengan masing-masing kolom senilai
Rp.100,000 (mengikuti pola pengumpulan stamp Orange’s Card).
Pada masa Pre MSC pengumpulan 20 stamp atau total pembelian minimal
Rp. 2.000.000. Jika pengumpulan bertahap maka dilihat dari jumlah faktur
setiap kali pembelian. Batas pengumpulan tidak dapat lewat dari 6 bulan.

Misalnya : tgl 2 Februari 2015 ada pembelian Rp.125.000 maka akan terisi
1 (satu) stamp, dan jika pembelian berikutnya tgl 5 Februari 2015
Rp.375.000 maka akan terisi 3 (tiga) stamp. Kedua faktur tsb tidak dapat
ditotalkan menjadi Rp.500.000 atau 5 stamp.

Jika kartu Pre MSC sudah penuh maka customer berhak mendapat kartu
MSC yang dibuatkan secara khusus. Namun untuk benefit pemberian
diskon 10% sudah dapat dinikmati oleh customer tsb (sejak stamp ke 20
sudah terkumpul).

Jika dalam kurun waktu 6 bulan kedepan sejak kartu MSC aktif, customer
melakukan pembelian dengan total minimum Rp.600.000, maka secara
otomatis akan mendapat perpanjangan tambahan 1 (satu) tahun kedepan
(total 2 tahun sejak aktif kartu MSC).

Setelah perpanjangan 1 tahun (total 2 tahun) telah habis masa berlakunya,

maka pemegang MSC diminta untuk mendaftar ulang kembali dari awal
pengumpulan.

2. Masa berlaku

Masa berlaku kartu 12 bulan dan tertera di kartu. Bila pada dua bulan
terakhir masa berlaku belum mencapai nilai pembelian per tahun, pemilik

8
diingatkan secara persuasif untuk melakukan pembelian minimal dan ini
bisa diulangi di satu bulan terakhir.

Bila masa belaku habis (sesuai tanggal) dan pembelian minimal pertahun
belum tercapai tapi customer membeli beberapa hari kemudian (maksimal 2
minggu) setelah masa berlaku habis sehingga mencapai pembelian
minimum per tahun masih diberi kesempatan yang bersifat Kebijaksanaan
Toko. Masa berlaku untuk tahun berikutnya tetap setelah tanggal masa
berakhir, bukan mulai tanggal tanggal transaksi yang terlambat.

3. Kemungkinan yang terjadi.

Card tertinggal / yang beli bukan pemegang Card (supir, suami, dll).
Menanyakan No ID yang tertera di Card sehingga petugas toko bisa
mengetahui dari data base. Jika ID juga lupa, bisa menanyakan nama
pemilik Card, alamat sehingga diketahui pembeli benar orang yang diutus
pemilik Card. Hal ini untuk menghindari pembeli yang mengaku member
untuk dapat diskon 10%.

Card hilang. Pemilik dikenakan charge sebesar biaya pembuatan Card Rp.
20,000.

Pemilik Card membeli di toko cabang lain. Karena toko tidak online, data
semua customer dari semua cabang toko ada pada setiap toko. Misalnya,
pemilik Card terdaftar di Puri dan membeli di Serpong. Ketika
menunjukkan Card petugas Toko Serpong mengetahui benar pemilik Card
dari Puri karena semua data sudah ada di komputer. Penjulan menjadi
milik Toko Serpong tapi pembelian tersebut diinformasikan ke Puri untuk
penambahan poin sebagai pembelian minimum pertahun untuk
mempertahankan member.

Syarat dan Ketentuan

a) Perlihatkan kartu MSC ini saat berbelanja untuk mendapatkan diskon

10% untuk setiap pembelian produk di Toko Mentari Books
b) Diskon tidak berlaku untuk textbook,workbook & homework dan produk
yang sudah didiskon/skema promosi lainnya
c) Kartu ini hanya berlaku untuk satu pelanggan Mentari Books dan tidak
dapat dipindah tangankan
d) Masa berlaku kartu ini adalah satu tahun, terhitung sejak pertama kali
diterima pelanggan.
e) Penggantian kartu karena kehilangan/kerusakan dikenakan biaya
tambahan sebesar Rp. 20,000

9
 f) Kartu ini milik PT. Mentari Books Indonesia, bagi yang menemukan
harap dikembalikan ke PT. Mentari Books Indonesia
Rukan Sentra Niaga Puri Indah Blok T1-14 Jakarta 11610, Ph. (021)
5830 2871

Keterangan: Syarat dan ketentutan dapat berubah sewaktu-waktu tanpa

pemberitahuan sebelumnya.

3) Mentari 'STAR FRIEND '

Tujuan :

Untuk meningkatkan volume / traffic customer

Penggolongan :

a) SILVER CARD : 3 Stamp pertama.

Benefit disc.20%

b) GOLD CARD : 3 Stamp lanjutan.

Benefit disc.25%

Skema :

a) Setiap customer yang datang kita tawarkan untuk mengikuti program

MENTARI 'STAR FRIEND', yaitu meng-invite temannya untuk datang
berbelanja ke toko Mentari Books.
b) Customer tsb kita beri card untuk pengumpulan stamp, satu stamp
mewakili satu teman.
c) Jika sudah terkumpul 3 stamp (3 teman) pertama, maka customer tsb
berhak mendapat keuntungan dengan disc. 20%.
d) Jika sudah terkumpul 3 stamp (3 teman) lanjutan, maka customer tsb
berhak mendapat keuntungan dengan disc. 25%.
e) Untuk setiap teman yang berhasil diundang berbelanja oleh customer
tsb juga akan mendapat keuntungan , yaitu disc.10% untuk minimal
pembelanjaan senilai Rp.150.000, cukup menyebutkan siapa customer
yang mengundang.
f) Pencatatan di sistem administrasi toko akan dibuat dengan program di
komputer agar efektif & efesien.

Syarat dan Ketentuan

a) Untuk pencairan discount baik SILVER CARD maupun GOLD CARD

tidak dibatasi nominal pembelanjaannya, namun hanya berlaku 1 kali
pembelanjaan saja.

10
 b) Kartu ini hanya berlaku untuk 1 customer Mentari Books dan tidak
dapat di pindah tangankan.
c) Diskon tidak berlaku untuk buku core component (textbook, workbook
dan homework ) dan produk yang sudah di diskon / promo lainnya.
d) Masa berlaku kartu ini adalah 6 bulan, terhitung mulai dari
pengumpulan stamp hingga penggunaan diskon khusus tsb.

4) Promo per periode hingga promo festive.

5) Gift, dll

11
 BAB I - DASAR

3. SOP SERAGAM – GROOMING

Masing-masing personil Tim Toko akan mendapat seragam setelah melewati masa
percobaan/waktu yang sudah ditentukan sebelumnya.

Seragam tersebut statusnya adalah dipinjamkan kepada masing-masing personil Tim

Toko dan merupakan milik divisi toko - perusahaan. Apabila sudah tidak bekerja lagi di
Toko, maka seragam tersebut wajib dikembalikan ke perusahaan.

Selama bekerja wajib mengenakan tanda pengenal (Name Tag), wajib selalu
memperhatikan dan menjaga kerapihan, kebersihan serta kesegaran mulut hingga
tubuh.

Pakaian :

Personil Perempuan

Wajah : Segar dan tidak berminyak. Ber – make up menarik (standar :

bedak, eyes shadow, blush on dan lipstick berwarna merah).

Rambut : Di tata/sisir rapi tanpa menggunakan aksesoris rambut. Jika

panjang (melebihi dagu) wajib di ikat dan memakai harnet rambut.
Warna harnet yang digunakan adalah hitam/gelap (coklat tua, biru
tua, abu-abu tua).

Pakaian atas : Kemeja – Seragam.

Pakaian bawah : Celana panjang bahan warna hitam (bukan jeans/skinny).

Sepatu : Pantofel berwarna hitam/gelap (coklat tua, biru tua, abu-abu tua)
dan menutup semua jari kaki.

Personil Laki - Laki

Wajah : Segar dan tidak berminyak.

Rambut : Potongan rambut pendek - rapi.

Pakaian atas : Kemeja - Seragam.

Pakaian bawah : Celana panjang bahan warna hitam (bukan jeans/skinny)

Sepatu : Pantofel berwarna hitam/gelap (coklat tua, biru tua, abu-abu tua)
dan menutup semua jari kaki.

12
 BAB I - DASAR

4. PERATURAN DISKON

PERATURAN DISCOUNT TOKO

ADOPSI (MARET – AGUSTUS) & NON ADOPSI
UNTUK CORE COMPONENT & BUKU PEGANGAN LAINNYA

Marshall Cavendish Education :

Preschool :
Kinder Thinker series, Get Set for Primary 1 series, Earlybird Kindergarten Mathematics
Primary :
MPH! Eng : Textbook, Workbook & Homework
MPH! Eng Int’l Edition (2nd Edition) : Textbook, Workbook & Homework
MPH! Math 2nd Edition & 3rd Edition : Textbook, Workbook & Homework
MPH! Science 2nd Edition : Textbook, Activity Book & Workbook
MPH! Science International : Textbook & Workbook
MPH! Health Education : Textbook & Activity Book
Take Of with English : Pupils Book & Workbook
Shapping Maths : Course Book & Activity Book
Math’s Champion : Textbook & Workbook
CLPS : Textbook & Activity Book

Secondary :
Science Matters series, The Living Past, Earth Our Home, New Sylabus
Maths,Cambridge Check Point.

ELT Cambridge University Press Khususnya

Kid’s Box, Superminds, Connect, English In Mind, English Unlimited, Face2Face,
Interchange, Passages dan Let’s Talk (Student’s Book & Workbook)

ELT Oxford University Press Khususnya

Family and Friends, Oxford Discover, Everybody Up, Let’s Go Solution, Speak Now,
English Result dan Business Result (Student’s Book & Workbook).

Educational Publishing House : My Jumbo Book (Preschool)

Asta Pre-school : Rainbow Series, Sounds Great, Tracing
is Fun, OWL series.
SAP : Learning English
Shinglee : New Syllabus Maths (Secondary)
Asta Primary & Secondary : Meihua (Chinese), English Chest, Can
Do, Elevator

13
Sinolingua : Chinese for Primary School, Chinese for
Secondary School.
Joint Publishing : Chinese Made Easy for Kids (Primary),
Chinese Made Easy (Secondary).

Ket : Jika ada judul Adopsi tambahan akan diinformasikan lebih lanjut

Peraturan Diskon Awal :

1. Tidak ada discount untuk customer perorangan/guru
2. Untuk Sekolah/Institusi
 Satuan/dibawah 10 copies = 10%
 Diatas 10 copies = 20%
3. Untuk Dealer , sesuai dengan discount yang berlaku/sesuai record yang diberikan.
4. Teacher’s Edition hanya boleh diberikan/dijual untuk Sekolah atau Institusi
(bukan kursus/bimbel) yang sudah adopsi yaitu pembelian diatas 10 copies
perjudul dan per level / dealer

Peraturan Diskon Selama Masa Adopsi

1. Tidak ada disc untuk orang tua murid/Customer biasa, kecuali program discount
di Mentari Bookstore
2. Guru dari sekolah - sekolah adopsi jika menuntut untuk mendapatkan discount,
maka untuk pembelian CC (Core Component : TB, WB, PB) & BPL ( Buku
Pegangan Lainnya : Homework ) tidak ada discount, namun untuk
supplementary/kamus/
3. cerita / dll dapat memperoleh discount 10%.
4. Customer lama (Kursus/Bimbel) untuk, pembelian CC & BPL disc 10%, untuk
buku supplementary/kamus/cerita dll discount tetap, sesuai record (yang
mendapat 10% tetap 10%, 20% tetap 20%)
5. Customer Baru (Kursus/Bimbel) untuk pembelian CC & BPL tidak ada disc,
sedangkan untuk buku supplementary/kamus/cerita/dll 10% (dengan catatan
nama & alamat institusi jelas)
6. Customer (perorangan/guru private) yang melakukan pembelian dalam jumlah
besar tidak mendapatkan discount baik untuk CC & BPL maupun untuk
supplementary/kamus/cerita /dll, bisa mendapat discount dengan Mentari Books
Orange Card atau Mentari Smart Club maupun pertimbangan ttt.
7. Jika ada yang ingin mencairkan discount Mentari Books Orange Card atau MSC,
maka tidak berlaku untuk CC & BPL

Untuk seri dari penerbit lain yang belum disebutkan (Cambridge Education, Hodder
Education, Oxford, Nelson Thornes), berlaku peraturan diskon awal.

14
 BAB I – DASAR

5. PEMBAGIAN SALES TOKO-MARKETING (TOKO & PAMERAN)

Lokasi : di Toko

Aturan/kebijakan pemilik account penjualan (sales penjualan) untuk Sekolah yang

datang dan berbelanja ke toko (baik sekolah sudah adopsi, calon adopsi/list base
sekolah yg mau di FU).

1) Jika datang ke toko dan berbelanja ditempat (resources/tambahan adopsi/adopsi

baru), buku ready stock dan dihandle oleh tim Toko = sales penjualan masuk ke tim
toko.
2) Jika datang ke toko dan berbelanja ditempat (resources/tambahan adopsi/adopsi
baru) buku ready stock dan dihandle oleh BC secara langsung = sales penjualan
masuk ke BC tsb.
Untuk pembagian sales = BC =70% & Tim Toko = 30% (dibagi kesemua tim toko).
3) Jika datang ke toko dan berbelanja ditempat (resources/tambahan adopsi/adopsi
baru), namun buku tsb indent maka akan diserahkan ke BC untuk di Follow Up
lebih lanjut.
4) Jika ada pemesanan adopsi Sekolah BC yang dilakukan melalui telp ke Toko, tim
Toko akan membantu mencatat buku yang mau diorder yg kemudian dapat
disampaikan ke BC ybs atau diarahkan untuk mengirim PO tsb ke email BC ybs.

Lokasi : di Pameran – Sekolah/Institusi

Pameran dapat dilakukan dengan melibatkan Marketing/BC pemilik account sekolah

tsb.

Persiapan stock buku dan perlatan dapat dikoordinasikan oleh tim toko selaku PIC
(judul buku dan program promosi tambahan dapat didiskusikan dengan Marketing/BC
ybs).

Untuk persiapan seperti loading, display dan pelayanan kepada customer pada saat
pameran dilakukan secara tim work antara tim Toko dan Marketing/BC yang
bersangkutan.

Pembagian sales/omset dari hasil pameran akan dibagi 50:50, dengan asumsi jika yang
hadir dalam pameran 2 personil ( 1 tim dari toko dan 1 tim dari Marketing/BC), namun
jika tim yang hadir lebih dari 2 personil akan dibagi rata.

15
 BAB I - DASAR

6. PENGELOLAAN MEDIA KOMUNIKASI/INFORMASI

Perangkat Media Komunikasi/Informasi yang digunakan di Toko :

1. Telepon Toko.

1) Pastikan telepon toko dalam keadaan aktif dan baik. Segera laporkan jika telepon
toko tidak berfungsi/ada kerusakan dan report tindakan apa yang sudah
dilakukan dari tim toko ybs melalui email ke tim HO Toko, CC Management.
2) Gunakan telepon toko dengan bijak/seperlunya untuk kepentingan operasional
toko. Tidak diperkenankan menggunakan telepon toko sepanjang masih bisa
menggunakan media komunikasi lain seperti Email dan Skype.
3) Penggunaan telepon toko dengan tidak wajar akan ditelusuri penggunaanya, dan
jika ada pelanggaran yang dilakukan tanpa alasan yang bisa diterima, maka akan
dikenakan teguran/peringatan secara lisan/tertulis serta akan diminta
pertanggungjawaban sesuai kebijakan yang berlaku.
4) Berikut adalah beberapa tips menerima telepon secara lebih profesional:

- Maksimal Tiga Dering

Jawablah panggilan telepon secepat mungkin. Kecuali sedang dalam kondisi

yang sangat tidak menungkinkan.

- Perkenalkan Diri dan Perusahaan

WAJIB menjawab telepon dengan salam kemudian menyatakan nama dan

perusahaan. Dengan demikian, penelepon tidak perlu lagi menanyakannya. Hal
ini perlu dilakukan secara konsistensi saat menerima telepon dari pihak lain,
baik internal maupun eksternal.

Contoh : “Mentari Books selamat pagi, dengan Dwi ada yang bisa saya bantu?”

- Ramah dan Hangat

Suara kita adalah satu-satunya bentuk komunikasi yang diterima oleh customer
melalui telepon biasa. Oleh karena itun sebaiknya kita selalu menjawab semua
panggilan telepon dengan ramah dan hangat.

- Bicara sambil Senyum

Senyum dapat tercermin dalam kualitas suara yang kita sampaikan pada
customer. Orang di sisi telepon lain akan dapat “mendengar” senyuman kita.
Maka, berbicaralah sambil tersenyum seolah-olah anda sedang langsung
berhadapan dengan orang tersebut.

16
 - Komunikasi Efektif

Seringkali gangguan bukan karena saluran telepon anda. Berbicaralah dengan

artikulasi yang jelas, volume suara dan tempo (intonasi) yang cukup sehingga
penelepon dapat memahami anda.

Gunakan kata “baik” sebagai bentuk anda memahami pernyataan penelepon,

bukan dengan kata “ok”. Hindari penggunaan istilah yang terlalu nonformal.
Minimalisir bahkan hilangkan suara pengisi jeda seperti eh, hm, he-eh, gitu deh,
tahu khan dan sebagainya.

Jika anda perlu waktu beberapa saat untuk dapat menjawab pertanyaan
penelepon, sampaikan dengan kalimat : “maaf, apakah Bapak/Ibu bersedia
menunggu sebentar, saya perlu...” dan jika sudah tersambung kembali dengan
penelepon, sampaikan ucapan terimakasih dengan kalimat : “terimkasih sudah
menunggu...”.

Apabila penelepon hendak berbicara dengan rekan anda, pastikan anda sudah
mencatat nama dan keperluan penelepon dan sampaikan kepada rekan anda
sebelum menerima telepon tsb. Sehingga rekan anda tidak perlu lagi
menanyakan ulang nama dan keperluan si penelepon tsb.

Pada saat mengakhiri telepon, jangan lupa sampaikan kalimat “ada lagi yang
bisa saya bantu?” Jika dijawab dengan kata tidak, akhiri dengan kalimat
“terimakasih Bapak/Ibu (nama) selamat pagi”. Jika customer sudah lebih
dahulu mengucapkan kalimat “terimakasih”, anda WAJIB menjawab dengan
kalimat “dengan senang hati dan terimakasih kembali” diikuti dengan salam
“selamat pagi”.

- Kata Positif

Sebisa mungkin gunakan kata-kata yang berkonotasi positif seperti “saya akan
mencari tahu untuk anda” daripada “saya tidak tahu”.

- Pesan Lengkap dan Akurat

Jika anda menerima telepon untuk orang lain yang sedang berhalangan atau
tidak ada di tempat, maka bantulah penelepon sebisa mungkin atau paling tidak
catatlah pesan serta nomor kontak untuk dihubungi kembali. Kemudian,
pastikan pesan telepon tersebut disampaikan pada orang yang tepat dan telah
ditindaklanjuti secara tuntas.

- Tindak Lanjut Cepat

Jika ada panggilan telepon untuk anda dan saat anda tidak berada di
tempat/tidak dapat menjawab telepon (dijawab oleh rekan lainnya ditoko),
tindaklanjutilah semua pesan telepon anda secepatnya. Jika memang belum

17
 sempat menyelesaikan permintaan customer pada hari itu, paling tidak
informasikanlah pada customer bahwa anda telah menerima pesan teleponnya
dan akan menyelesaikan permintaan dia. Dengan demikian, customer tidak
akan merasa perlu menelpon anda kembali untuk memastikan apakah pesannya
telah disampaikan pada anda.

5) Contoh panggilan telepon untuk follow up dari pengiriman flyer promo.

TELEPHONE GUIDANCE-SCRIPT
FLYER PROMO UNTUK CORPORATE

Opening :
(Posisi sudah tersambung dengan PIC yang dituju)

o Halo selamat pagi / siang / sore, apa kabar Bapak / Ibu (....)? Semoga sehat
selalu.

o Perkenalkan nama saya ………. dari PT. MENTARI BOOKS INDONESIA. Apakah
saya bisa meminta waktu Bapak / Ibu?

Terimakasih atas waktunya Bapak / Ibu.

 Perhatikan intonasi suara di telepon. Jangan berbicara terlalu cepat, nada

suara harus rendah dan pelan sehingga lawan bicara mengerti & memahami, jika
perlu pengenalan diri dapat diulang hingga lawan bicara memahami.

o Perkenankan kami mewakili PT MENTARI BOOKS INDONESIA, dimana

perusahaan kami adalah distributor buku berkualitas & terkemuka di Indonesia.
Kami telah berdiri selama lebih dari 13 tahun serta merupakan perwakilan resmi
dan distributor eksklusif dari Cambridge University Press U.K.

Penawaran:
o Sebelumnya kami telah mengirimkan flyer promo ke alamat email / FAX di nomor
(......). Apakah Bapak/Ibu sudah menerimanya?

o Tujuan pengiriman flyer promo tersebut karena kami ingin menawarkan

kerjasama untuk meningkatkan kualitas SDM perusahaan / institusi Bapak /
Ibu.
Kerjasama yang kami tawarkan berupa pengadaan buku bahasa Inggris belajar
mandiri/ Self Study untuk karyawan perusahaan / institusi Bapak / Ibu.

o Sesuai dengan flyer promo yang kami kirim sebelumnya, koleksi buku tersebut
telah kami pilih sesuai dengan kebutuhan bagi SDM Bapak/Ibu, praktis untuk
dipelajari karena memungkinkan untuk dapat belajar dengan mandiri. Seperti :

18
 Touchstone
Untuk belajar secara komprehensif atau menyeluruh Bapak/Ibu dapat
mengadopsi paket dari seri Touchstone. Mulai dari belajar grammar,
vocabulary hingga strategi percakapan dalam berkomunikasi secara fasih
dalam dunia pekerjaan. Dengan tampilan yang sederhana, lengkap &
instruksi yang jelas membuat Touchstone ideal untuk dipakai belajar dengan
mandiri.

Jumlah Produk : 3 pcs (Student’s Book, Woorkbook & Audio CD)

Harga Normal : Rp.753.000
Harga Spesial : Rp.603.000
Hemat : Rp.150.000

 Company to Company
Adalah buku yg berguna untuk melatih keahlian yang lebih fokus dan spesifik
yang dibutuhkan dalam dunia pekerjaan.
Materi yang dikupas mulai dari membuat prospek bisnis, promosi produk,
membuat temu janji, korespondensi dan segala hal yang dibutuhkan dalam
bidang customer service, administrasi yang disajikan dengan sangat lugas dan
menarik. Company to Company adalah buku yang relevan dalam bidang
customer service, administrasi dan korespondensi.

Jumlah Produk : 1 pcs

Harga Normal : Rp.172.000
Harga Spesial : Rp.92.000
Hemat : Rp.80.000

 Essential Grammar In Use – Bilingual Edition

Buku Grammar yang terbaik dan terlaris di dunia & telah teruji lebih dari 30
tahun dari Cambridge University Press, UK.
Dan kini menjawab kebutuhan di Indonesia telah hadir dalam edisi Bilingual
(Bahasa Indonesia - Bahasa Inggris), sehingga lebih dapat membantu
penguasaan dan penerapan Grammar dalam penggunaan Bahasa Inggris
secara lisan dan tulisan.

Jumlah Produk : 2 pcs (Volume A & B)

Harga Normal : Rp.198.000
Harga Spesial : Rp.157.000
Hemat : Rp.41.000

 Cambridge Advanced Learner’s Dictionary 4th Edition

Sebuah kamus yang wajib dimiliki untuk kebutuhan sehari-hari. CALD bukan
sekedar kamus biasa, dengan definisi yang jelas dan lebih 140.000 kata,

19
 frase, makna dan contoh, ditambah ratusan gambar dan ilustrasi, kamus ini
sangat cocok sebagai alat referensi dan sebagai pendamping studi. Dilengkapi
CD-Rom yang akan membantu membedakan pronunciation British dan
American
Jumlah Produk : 1 pcs
Harga Normal : Rp.360.000
Harga Spesial : Rp.288.000
Hemat : Rp.72.000

o Karena untuk menghadapi pasar global dan The Asean Economic Comunity (AEC)
2015, maka menguasai bahasa Inggris adalah keahlian yang mutlak diperlukan.

o Dan khusus bagi perusahaan / institusi Bapak / Ibu, kami memberikan harga
terbaik ditambah potongan harga khusus (beri contoh harga per - item sebelum
dan setelah potongan harga tsb).

Bagaimana menurut Bapak / Ibu ?  intonasi (nada suara) di pelankan

o Apakah Bapak / Ibu ingin memesan buku yang ada di flye tsb?
Jika ya  dapat menambahan info spt : Kami memberikan layanan proses
pengiriman buku yang cepat & aman, dengan gratis ongkos kirim wilayah DKI
Jakarta.

Jika tidak  kendala apa yg dihadapi? – tdk ada budget? – harus lapor dan minta
persetujuan atasan? (minta nama atasan / decision maker untuk di follow up).

o Jika Bapak / Ibu memiliki pertanyaan lebih lanjut perihal kerjasama ini dapat
menghubungi saya ,……….. di (021)........... extension ...

Closing :
o Terima kasihBapak / Ibu atas waktunya, selamat pagi / siang / sore.

KEY FACTOR:

a. Selalu tersenyum saat berbicara di telepon, INGAT lawan bicara dapat merasakan
aura si penelfon. Jika aura si penelfon tersenyum, antusias & riang (AURA
POSITIF), maka lawan bicara juga akan bereaksi yang sama.

b. Persiapkan materi yang hendak ditawarkan, WAJIB mengetahui dan memahami

produk yang di tawarkan di luar kepala. Jangan memberi kesan menawarkan
produk sambil membaca teks.

20
 c. Berikan sanjungan sedikit saja (tapi jangan berlebihan) ex. Saya dengar
Perusahaan / institusi Bapak Ibu merupakan pemimpin di industri (.......lakukan
riset kecil mengenai perusahaan tsb) yg memiliki reputasi cukup baik...... dll

d. Bersikap fleksibel & pemilihan materi / kosakata yang tepat sebelum melakukan
panggilan kepada setiap perusahaan / intitusi yg berbeda. Note : setiap individu
/ lawan bicara memiliki karakter yang berbeda-beda.

e. Perhatikan intonasi (nada suara) kapan harus berbicara dengan jelas serta kapan
harus berbicara dengan perlahan.

2. Telepon Seluler Toko ( WA & Black Berry).

1) Panggilan telepon melalui Telepon Seluler dilakukan hanya jika dalam keadaan
darurat saja, misalnya telepon toko tidak berfungsi. Sangat mendesak dan atau
tidak dapat menggunakan perangkat media lain seperti Email/Skype.
2) Gunakan ringtone yang cukup keras untuk panggilan masuk, SMS hingga pesan
di WA & BBM, agar tim aware dengan panggilan/pesan yang masuk.
3) Memaksimalkan perangkat media ini dengan fitur SMS, pesan WA & BBM.
4) Selalu update PP (Profil Picture) WA & BBM Toko dengan sinage promo yang
sedang berlangsung/info penting lainnya. PP yang digunakan berupa sinage yang
disimpan dalam bentuk format JPEG/PDF, bukan sinage yang difoto.
5) Tunjuk PIC di Toko untuk selalu concern dengan perangkat media ini
(pengecekan rutin – berkala) sehingga dapat fast respon dan berfungsi dengan
optimal.
6) Contoh info promo melalui pesan WA & BBM :

•• Christmas Year End Sale 2014 ••

Choose your Christmas gift and get disc 20% for min 3 books or titles
(T&C Apply).

For further information please call our stores :

Puri Indah : 021-58302871
Kelapa Gading : 021-4516390 / 4515394
Radio Dalam : 021-7255003 / 7208722
Serpong : 021-5398637
Bekasi : 021-8852131 / 8852148
Bandung : 022-2013678
Surabaya Barat : 031-7325775
Surabaya Timur : 031-5946780 / 5946560
Bali : 0361-254857
Makassar : 0411-859564
Looking forward to welcome you at Mentari Bookstore.

21
 Thank You
Mentari Bookstore Puri Indah

Atau informasi promo dapat menggunakan gambar dari produk yang sedang
dipromo tsb dan kirim secara massal (blast) ke kontak list WA/BBM

7) Pastikan pulsa cukup/tersedia untuk perpanjangan paket internet di telepon

seluler toko (atau dapat menggunakan Wifi Toko), agar kenyamanan dan
kelancaran berkomunikasi di Telepon Seluler Toko, baik WA & BBM tetap terjaga.
8) Tidak diperkenankan membawa pulang Telepon Seluler Toko dengan alasan
apapun tanpa seizing dari tim HO Toko/Management.
9) Tidak diperbolehkan mengoperasionalkan Telepon Seluler (SMS/WA/BBM) sambil
melayani customer (untuk tujuan dan kepentingan yang berbeda), terutama pada
saat berhadapan secara langsung.

3. Email.

1) Pastikan jaringan internet toko dalam keadaan aktif dan baik. Segera laporkan
jika jaringan internet tidak berfungsi/tidak stabil atau karena masalah lainnya
dan report tindakan apa yang sudah dilakukan dari tim toko ybs melalui email ke
tim HO Toko, CC Management.
2) Setiap toko WAJIB memiliki “Signature” yang disetting di Email Toko.
Dapat ditambahkan, promo Toko hingga quoted text yang relevan.

Contoh “Signature” :
Thanks & Regards

Mentari Bookstore Makassar Makassar

(Sultha & Clara)
Jl. Cendrawasih No.299, Makassar
P. 0411-859564 / 0813 4050 4361

W.http://mentarigroups.com
FB.Mentaribooks Makassar | IG.mentari_mentaribooks
-----------------------------------------
Opening Hours : Mon-Sat 09.00-18.00 WITA
---------------------------------------------------------------------------------------
"Strive Any Well and Honestly in Order to GainTrust.Because Trust is Much More Valuable than merePraise"

3) Email Promo juga WAJIB dilakukan setiap ada program promo baru di toko.
Email Promo WAJIB disertakan sinage promo yang sudah disiapkan.

Cara download gambar sinage promo

- Save : promo file internet
- Masukan gambar di badan email melalui "insert foto",
- Tambahkan keterangan promo dan signature toko
-

22
 Contoh Email Promo :

Dear our valued customer,

To express our gratitude, we are pleased to give you "Special New Year's Promo",
Get great disc 50% for Readers Series (T&C apply).
This Promo only valid until January 2015, please grab it fast.
Looking forward to welcome you at Mentari Bookstore.

Thank You,
Warm Regards

(Tyas, Rani, Senny, Elli & Tria)

Mentari Bookstore Puri Indah

Rukan Sentra Niaga blok T1-14

Jakarta Barat 11610 (depan pintu timur Mall Puri Indah)
Telp (021) 58302871
Fax (021)58300908
Hp 081284433283

4) Setiap email yang masuk dan ditujukan untuk toko, WAJIB direspon secepatnya
dengan baik.

23
 5) Setiap email dan informasi yang terdapat didalamnya, WAJIB dishare ke semua
personil tim toko, agar dipahami dan siap untuk dijalankan.
6) Segala bentuk informasi penting, WAJIB di simpan di FILE khusus di computer
(simpan dengan rapi sesuai tema/topic) agar sewaktu – waktu dengan mudah
dapat dibuka/dibaca kembali.
7) Setiap email yang dibuat dan ditujukan ke tim antar toko maupun divisi lain,
WAJIB di CC ke tim HO Toko.
8) Setiap email yang dibuat dan ditujukan ditujukan ke customer, WAJIB di BCC ke
ke tim HO Toko.

4. Skype.

1) Pastikan jaringan internet toko dalam keadaan aktif dan baik. Segera laporkan
jika jaringan internet tidak berfungsi/tidak stabil atau karena masalah lainnya
dan report tindakan apa yang sudah dilakukan dari tim toko ybs melalui email ke
tim HO Toko, CC Management.
2) Gunakan Head Set ketika melakukan/menerima panggilan Skype terutama jika
Toko sedang ada pengunjung/customer atau pembicaraan yang private.
3) Untuk pembicaraan dengan rekan kerja (pengganti panggilan telepon) terutama
yang berdomisili luar kota, Skype adalah perangkat media komunikasi yang
efekstif dan sangat disarankan.

5. Facebook Toko.

Tunjuk PIC di Toko untuk selalu concern dengan perangkat sosial media Facebook
(pengecekan rutin – berkala) sehingga dapat fast respon dan berfungsi dengan
optimal.

Fungsi Facebook : sebagai media informasi, promosi dan komunikasi Toko yang
efektif karena dapat diakses oleh siapa saja, sehingga jaringan promosi bisa lebih
luas.

Dengan mengelola sosial media Facebook, Mentari Bookstore dapat berinteraksi

dengan calon customer maupun customer dan dapat membangun hubungan yang
lebih intens.

Merupakan salah satu cara terbaik untuk menjangkau calon customer. Oleh karena
itu perlu dikelola dengan optimal.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola akun Facebook Toko :

1) Perluas Jaringan.
Invite akun Facebook milik teman, kolega, saudara hingga customer
sebanyak mungkin.

2) R en can akan dan j adwa lka n upda te sta tus.

Rencanakan posting baru anda secara terstruktur, ada baiknya anda
menyiapkan list status yang akan dibagikan kemudian melakukan
penjadwalan update secara terjadwal.

24
3) G un akan g ambar .
Update status anda akan mendapatkan lebih banyak eksposur jika anda
menggunakan gambar yang menarik, namun jangan membebani halaman
dengan gambar.
Foto akan membuat Anda mendapatkan eksposur tetapi mereka juga paling
mungkin menyebabkan orang merasa halaman Facebook anda adalah
spamer, jadi cermatlah memilih dan menggunakan gambar.
Gunakan juga gambar dengan resolusi yang bagus.
Contoh :
- Posting (dengan gambar) buku terbaru/new arrival lengkap dengan
ulasannya, buku fokus product hingga buku resources lainnya.
- Posting (dengan gambar) program promo yang berlaku di toko.
- Posting (dengan gambar) event yang sedang berlangsung, baik event
internal maupun eksternal.
- Posting (dengan gambar) info/pengumuman berkenaan seputar
operasional toko, misalnya toko tutup karena hari libur Nasional
atau karena adanya internal mmeting.
- Posting (dapat dengan gambar) informasi yang bersifat edukasi atau
seputar berita lainnya yang berkenaan dengan dunia pendidikan

4 ) Perh ati kan profi l pictur e da n cover photo.

Kesan pertama adalah satu hal yang sangat penting. Foto sampul yang
anda gunakan haruslah menarik, jelas harus mewakili siapa anda dan apa
yang anda tawarkan.

5 ) H arg ai komen tar da r i penggema r .

Menjawab komentar dan atau pertanyaan dari calon customer atau
customer memberikan ajakan untuk terus berinteraksi dengan Facebook
yang anda kelola, jangan pernah sepelekan respon dari calon customer
atau customer facebook anda bahkan komentar pendek sekalipun.

6 ) Bertan y a .
Setiap orang menyukai kesempatan dimana mereka diundang untuk
mengajukan pendapatnya, sering-seringlah mengajukan pertanyaan yang
dapat memancing interaksi dengan calon customer atau customer anda
dan jangan lupakan poin di atas, hargai tiap jawaban atau respon yang
diberikan oleh mereka.

7 ) Cal l to acti on .
Anda ingin status anda mendapat like, dikomentari atau dibagikan? jangan
segan untuk mengajak penggemar anda melakukannya, tentunya anda

25
 pun harus yakin bahwa status yang anda bagikan bermanfaat sebelum
mengajak penggemar anda memperluas promosi anda.

8 ) A wasi kompeti tor anda .

Dalam dunia bisnis, mengawasi apa yang dilakukan oleh kompetitor
adalah hal yang penting. Amati kelebihan serta kelemahan mereka lalu
gunakan metode amati, tiru, dan modifikasi agar Facebook anda bisa
lebih competitive

Agar calon customer atau customer dapat memiliki info yang lebih luas seputar
Mentari Books silahkan memberikan tautan posting status ke Facebook yang
dikelola di Office yaitu ‘MentariBooks MentariBooks” hingga website:
www.mentaribooks.com.

26
 BAB II – OPERASIOANAL

1. SOP KASIR

SOP, Tugas dan Tanggung Jawab Tim di Kasir

1. Persiapan Kasir
1) Struk penjualan,
2) Struk Mesin EDC,
3) Form Tanda Terima,
4) Cek uang petty cash (pecahan uang untuk kembalian pembelian)
5) Menyiapkan alat tulis
6) Staples
7) Plastik Mentari Books untuk pembelanjaan customer

2. Menjaga dan membersihkan meja kasir, PC, mesin print, EDC dll.

3. Menghidupkan PC dan program Quick AS Toko.

4. Melayani dan menyapa customer dengan baik dan ramah.

5. Meminta customer baru untuk mengisi Buku Tamu Mentari Books sebagai
database & Quisioner (survey) tentang kualitas pelayanan Toko .

6. Scan setiap barang, dengan melihat ke layar monitor. Perhatikan label barang
yang berbeda dengan fisik barang dan harga yang tertera di sistem Quick AS
Toko.

7. Menyebutkan jumlah uang yang harus dibayarkan ke konsumen dengan jelas

dan menunjukkan struk pembelian customer untuk di cek terlebih dahulu
(menghindari salah pembelian).

8. Pembayaran Cash/Tunai :

1) Jika jumlah pembayaran dalam jumlah yang besar, sebaiknya untuk meminta
customer melakukan transfer uang tsb melalui rekening Bank Mentari Books
yang sudah di tunjuk.
2) Jangan menerima pembayaran dalam mata uang asing selain Rupiah, jika
terpaksa menerima pembayaran dalam mata uang asing (US Dollar) karena
pertimbangan tertentu, konfirmasi dan ijin terlebih dahulu ke Head of
Accounting Pusat.
3) Jangan menerima uang yang anda curigai palsu (cek dengan mesin sensor
uang palsu).
4) Jangan pernah membiarkan pelanggan memburu-buru atau membuat anda
menjadi bingung pada saat melakukan pembayaran. Ini adalah praktik yang
umum dilakukan untuk mengelabui. Apabila ada customer yang mengatakan
bahwa ia tidak mendapatkan kembalian yang benar dan anda tidak yakin
dengan apa yang dikatakannya, catatlah nama customer dan nomor

27
 teleponnya, secara halus katakan bahwa setelah cash register di-balance, ia
akan ditelepon apabila memang telah terjadi kesalahan.
5) Hitung uang yang anda terima di depan customer dan sebutkan jumlah uang
tsb.
6) Hitung uang kembalian kepada customer dengan suara yang cukup keras
namun sopan.
7) Serahkan uang kembalian kepada customer dan meminta customer tsb
menghitung kembali didepan anda.

9. Tim yg sudah selesai melayani transaksi pembelian customer , menyerahkan barang yg dibeli
dan di pack/dimasukkan kedalam kantong plastik Mentari Books.

10. Struk pembelian WAJIB di staples menutupi “pintu masuk barang” dalam plastik.
Bagi customer yang meminta struk untuk tidak di staples, secara khusus, “pintu
masuk barang” dalam plastik tetap harus di Staples.

11. Setelah barang diberikan ke customer, WAJIB mengucapkan terima kasih

(menyebutkan nama customer) telah berbelanja di Mentari books, ucapkan
dengan tersenyum.

Contoh : “Terima kasih Ibu Jasmine sudah berbelanja di Mentari Bookstore, kami
nantikan kunjungan Ibu di lain waktu”.

12. Mencatat barang-barang kosong yang di keluhkan customer dan di laporkan ke

Head Store.

13. Mintalah bantuan Head Store (Kepala Toko) jika ada masalah yang timbul.

14. Bertanggung jawab terhadap uang setoran, apabila terjadi kehilangan maka
harus mengganti, atau potong gaji.

15. Dilarang menggunakan uang petty cash maupun uang cash/tunai dari pembelian
customer untuk keperluan pribadi.

28
 BAB II – OPERASIOANAL

2. SOP ISI ULANG TOKO

Untuk setiap kategori permintaan barang harus jelas dan hanya ada 3 judul/jenis
permintaan barang yaitu :

1. Indent (DP customer):

a) Harus jelas dan tertulis :
 Judul buku dan kode barang yang di pesan
 Keterangan untuk harga; normal atau diskon
 Nama customer/institusi
 Serta jumlah nilai rupiahnya.
b) Jika tidak tertulis/informasi tidak lengkap, pihak admin Gudang berhak menolak
untuk mem-proses/meng-input ke sistem.
c) Sebelum melakukan pemesanan, harap kroscek ke tim Purchasing by email
terlebih dahulu mengenai status barang tsb dan waktu yang dibutuhkan untuk
sampai di toko, dan sampaikan hal ini ke customer.
d) Email dikirim ke admin Gudang MBI dan CC ke SPV, tidak ditujukan ke tim
Puchasing.
e) Dari admin Gudang akan diteruskan ke tim Purchasing, tergantung apakah
barang tsb ada di Gudang MBI-Toko cabang atau perlu dipesan khusus ke
Penerbit.

2. Regular (isi ulang harian)

a) Jika barang yang diminta tidak reserve (tidak ada stock), admin Gudang akan
konfirmasi ke tim toko yang bersangkutan, dan segera di delete dari sistem, agar
tidak menjadi stock ‘gantung’.
b) Jika barang tsb perlu untuk di display (buffer stok) – sesuai kebutuhan pasar,
harap dibuat dalam bentuk Proyeksi Stok.
c) Email dikirim ke admin Gudang MBI dan CC ke SPV, tidak ditujukan ke tim
Puchasing.

Jadwal untuk pengiriman list isi ulang Regular ke admin Gudang MBI adalah :

TOKO LIST KE GB BARANG DIKIRIM KE TOKO

PURI Senin - Rabu - Jum'at Rabu - Jumat - Senin
KELAPA GADING Selasa - Kamis Kamis - Senin
RADIO DALAM Selasa - Kamis Kamis - Senin
SERPONG Selasa - Kamis Kamis - Senin
BEKASI Senin - Rabu Rabu - Jum'at
BANDUNG Senin - Rabu Rabu - Jum'at
SURABAYA BARAT Rabu - Jum'at Jum'at - Selasa
SURABAYA TIMUR Rabu - Jum'at Jum'at - Selasa
BALI Rabu - Jum'at Jum'at - Selasa
MAKASSAR Rabu - Jum'at Jum'at - Selasa

29
3. Proyeksi Stok (persiapan buffer stock)

a) Setiap Proyeksi Stok langsung dikirim ke SPV dengan ketentuan sbb :

 Harus dibuat per penerbit - per seri - per komponen/judul - per level.
 Dibuat berdasarkan kebutuhan toko dan di cek riwayat pembelian secara
komprehensif (run penjualan di sistem) serta analisa update kebutuhan
pasar.
b) Jadi dibuat tidak dalam bentuk POP/POG/POC/POS dll, tapi dibuat dalam tabel
biasa namun lengkap dengan judul - kode barang dan qty'nya.
c) Email list Proyeksi Stok hanya di tujukan ke SPV saja.
d) Nantinya akan di filter oleh SPV-Management, dianalisa dan disetujui
Management
e) Dari SPV akan memberikan ke admin Gudang untuk diinput, dari admin Gudang
akan di sampaikan/diteruskan tim Purchasing untuk diproses ke penerbit dan di
CC ke toko yang bersangkutan untuk diinput di Quick AS Toko.

Jadwal untuk pengiriman list Proyeksi Stock ke SPV adalah :

 April (Minggu ke 2)
 Agustus (Minggu ke 2)
 Desember (Minggu ke 2)

Note :

 Harap dicantumkan judul/jenis permintaan barang yang dimaksud dengan jelas,

apakah Indent, Reguler atau Proyeksi Stok.
 Untuk estimasi kedatangan barang harap koordinasi dan monitor dengan tim
Purchasing kapan barang sampai, dan jika barang sudah sampai di Gudang MBI
akan segera didistribusikan ke toko yang bersangkutan sesuai jadwal atau 2X24
jam.
 Jika urgent pihak toko harap menyampaikan ke SPV masing-masing agar bisa
disampaikan ke pihak Gudang untuk di prioritaskan.
 Setiap pertanyaan untuk stock barang di Penerbit dibuat dalam bentuk email dan
ditujukan ke tim Purchasing, CC ke SPV
 Setiap informasi ketersediaan barang yang secara sistem ter-reserve dengan posisi
stock free barang kurang dari 5 pcs, tetap di cek fisik terlebih dahulu sebelum
dikonfirmasi ketersediaan barang tsb ke CT, menghindari adanya stock tidak
balance antara sistem dan fisik.

Untuk setiap permasalahan yang ditemui harap selalu dikomunikasikan untuk

mendapat solusi terbaik, sampaikan dengan pihak yang terkait dan SPV.

30
 BAB II – OPERASIOANAL

3. SOP PROYEKSI STOCK

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam membuat proyeksi stock per 3 bulan :

 Periode pembuatan PROYEKSI STOCK

Proyeksi stock per 3 bulanan terbagi menjadi 3 periode yaitu :

 April ( Proyeksi untuk bulan Mei – Juli ).

 Agustus ( Proyeksi untuk bulan September – November ).
 Desember ( Proyeksi untuk bulan Jan – Maret ).

Untuk pengumpulan data proyeksi stock toko, sudah di terima oleh tim HO (Yessy)
paling lambat di akhir bulan setiap periode (Maret, Juli dan November) by email dan cc :
bu Lady.

Maksimal di minggu ke-2 setiap periode (April, Agustus dan Desember) sudah rapi dan
settle untuk di pesankan sesuai permintaan toko ke purchasing (tim Ho – Yessy yang
akan mengirimkan ke purchasing setelah melalui diskusi dengan Head of Bookstore –
Bu Lady dan sudah approval oleh management, yaitu Pak Djohan).

 Proses pembuatan PROYEKSI STOCK.

 Mengikuti format yang sudah dikirimkan (tidak membuat format sendiri). Jadi
format tsb akan selalu diupdate untuk data yang akan di gunakan sebagai
acuan proyeksi stock.
 Permintaan buku di sesuaikan dengan kebutuhan (analisa stock dan history
data yang terjual)
 Permintaan buku di luar yang ada di format (sebagai contoh publisher EPH –
special order), harus di ajukan secara terpisah dan perlu data yang kuat untuk
acuan pemesanan (toko terkait), sehingga ada komitmen apabila buku yang
sudah di pesan (permintaan khusus) tidak berjalan ada pertanggungjawaban
dari tim toko yang bersangkutan. Sehingga tim toko akan lebih cermat dan
tepat dalam hal pemesanan.
 Apabila ada penambahan/data yang belum tercantum di dalam format,
silahkan di tambahkan paling bawah (tidak boleh MENIBAN,
MENGHAPUS/DELETE, MENAMBAHKAN tanda : titik, koma, space/
menambah space/sheet ) dan di berikan tanda khusus (di beri warna khusus).
Sehingga memudahkan untuk pengecekan apabila ada penambahan data.
 Apabila tidak membutuhkan barang dari kode barang yang tersedia, silahkan
di ABAIKAN/ DI LEWATI SAJA TIDAK PERLU DI ISI ANGKA APAPUN,
termasuk ANGKA 0.

31
  Apabila ternyata di luar schedule pembuatan proyeksi stock ada penambahan
permintaan buku tetap bisa di ajukan. Dengan catatan, data tersebut tidak
akan bisa secara bersamaan datangnya dengan data stock proyeksi stock
sebelumnya.
 Untuk permintaan stock/buku yang belum pernah masuk toko/buku baru
dan belum pernah direview, di sarankan untuk tidak di minta.
Kecuali sudah ada beberapa yang pernah menanyakan/mencari stock/buku
tsb dan dinilai cukup potensi untuk di jual, maka bisa diajukan untuk
dipesan. Tetapi kalau hanya sekedar di minta (untuk melengkapi stock di toko)
tanpa tahu marketnya, maka pemesan tsb TIDAK DISARANKAN.

 Penerimaan PROYEKSI STOCK

 Untuk data yang sudah settle (hasil diskusi dengan Head of Bookstore - Lady
dan approval Management – Pak Djohan) dan sudah diproses oleh purchasing,
akan segera di kirimkan ke tim toko sebagai data untuk acuan dimana nanti
akan menerima buku sesuai yang di order.
 Apabila stock/buku yang datang tidak sesuai dengan list data pemesanan
(Purchase Order) dan bukan merupakan permintaan stock/buku dari toko
yang bersangkutan, silahkan di koordinasikan dengan tim Gudang (Saipul),
mau seperti apa? Apakah tetap di terima/di kembalikan (kembali kepada
kebutuhan masing - masing toko).
 Secara berkala, untuk penerimaan stock bisa di koordinasikan dengan tim
gudang (Saipul), apabila ada permintaan untuk di datangkan buku dimana
quantity yang akan di kirim tidak memungkinkan secara keseluruhan (bisa
minta dikirim secara parsial/bertahap), sesuai kebutuhan. Sehingga tidak ada
penumpukan stock di toko.

Apabila ada yang belum jelas silahkan menghubungi tim HO Toko, DI LARANG
ASUMSI .

32
 BAB II – OPERASIOANAL
4. SOP INDENT PENERBIT

Acuan dalam pemesanan buku (indent penerbit) sekaligus informasi yang dapat di
berikan kepada customer. diantaranya :

1. Pemesanan buku bisa diproses apabila sudah ada pembayaran minimal 50% dari
total pembelian buku.

2. Indent pemesanan buku dibagi menjadi beberapa area, yaitu :

1) Jakarta dalam kota : 07 hari.

2) Luar kota : 03 – 04 minggu (via Laut).

3) Singapore : 06 – 08 minggu.

4) Hongkong/Cina : 08 – 10 minggu.

5) UK/India (CUP, OUP, HM dll) : 10 – 12 minggu.

3. Buku yang dipesan tsb dapat diberikan kepada customer (disertai faktur
penjualan) jika customer sudah melakukan pelunasan dari total pembayaran.

33
 BAB II – OPERASIOANAL
5. SOP SCHOOL VISIT

Penanggung Jawab Umum : Head of Bookstore Dept & Deputy of Bookstore

PIC : Kepala Toko masing-masing Toko

Pelaksana : Koordinasi dari tim Toko yang bersangkutan

(Head of Bookstore & Deputy of Bookstore)

Penyebaran Informasi : Khusus untuk customer yang tidak dapat berkunjung

ke toko Mentari Books dan mengirimkan wakilnya

(kerabat, teman, sopir, pramuwisma dll), informasi

bisa diberikan melalui telp dan email.

Target Customer

Intitusi (Sekolah/Kursus) potensi hingga yang sudah adopsi.

Kriteria :

1. Intitusi (Sekolah/Kursus) potensi yang belum di cover oleh Marketing/BC.

2. Intitusi (Sekolah/Kursus) adopsi yang di cover oleh Toko.
3. Intitusi (Sekolah/Kursus) adopsi yang sudah di cover oleh Marketing/BC, namun
mendapat undangan/persetujuan/approval dari Marketing/BC yang bersangkutan.
Misalnya permintaan untuk buku library/supplementary (diluar buku adopsi).

Mekanisme Pelaksana :

 Tahap Persiapan :

1. Mencari data sekolah melalui browsing internet/follow-up (merespon customer yang

datang ke toko) customer yang berminat/minta di kunjungi (school visit)

2. Mengumpulkan data (setelah di verifikasi ke pihak SA, BC MENTARI dan ASTA

mengenai sekolah yang akan di kunjungi)

3. Menggelompokkan jenis sekolah (S,M,L,XL) – Memetakan sesuai wilayah – Membuat

schedule kunjungan (dalam bentuk kolom untuk jangka waktu 1 minggu)

34
4. Apabila ada kunjungan ke sekolah yang sudah di handle oleh BC Mentari Books, tim
toko sebelumnya bisa berkoordinasi dengan BC yang bersangkutan berkenaan
dengan minta ijin dan tujuan dari kunjungan school visit. Baru membuat
appointment/membuat janji untuk rencan kunjungan ke sekolah tersebut

5. Menentukan target school visit sebesar Rp.2.500.000,-/kunjungan.

6. Menggali kebutuhan customer secara mendalam (by phone) sebelum melakukan

school visit, diantaranya : latar belakang sekolah seperti apa, kebutuhan, level ,
kurikulum yang di gunakan, jumlah murid dll agar “School Visit” dapat efektif.

7. Membuat janji dengan calon customer tersebut (penggambil keputusan, koordinator

academic, kepala sekolah/owner), sehingga school visit dapat berjalan secara efektif
dan menghasilkan omset sesuai dengan target yang sudah di tentukan.

8. Menginformasikan bahwa tim akan membawa mesin EDC untuk kemudahan

transaksi pembayaran.

9. System KANVAS (tidak ada sample/contoh buku yang di tinggal di sekolah), kecuali
cash tertentu dimana sudah konfirmasi dengan team (Head of Bookstore Dept dan
Deputy of Bookstore) dan sudah di acc/approval oleh Management (Bu Anna).

10. Tim pelaksana akan membuat proposal (min H – 2) mengenai persiapan produk
(hasil interaksi dengan calon customer), administrasi penjualan (nota kontan, tanda
terima, mesin EDC ), buku yang akan di tawarkan maupun permintaan customer/
sekolah, waktu dan lokasi yang akan di kunjungi dalam bentuk email dan di kirim ke
Head of Bookstore Dept & Deputy of Bookstore.

11. Tim pelaksana yang melakukan “School Visit” harus menggunakan seragam toko,
tanda pengenal toko (name tag) , dan berpenampilan rapi. Membawa kartu nama
toko.
12. Untuk buku yang WAJIB di bawa pada saat melakukan school visit yaitu : buku-
buku dari penerbit ASTA seperti : Rainbow, Sounds Great, Tracing Is Fun, Meihua
dan OWL.

13. Deputy of Bookstore memonitor & mengontrol ulang persiapan tim sebelum (H- 2)
dan sesudah (H + 1) tim pelaksana menjalankan “School Visit”.

35
 Tahap Pelaksanaan

1) Setelah “School Visit” dijalankan, tim pelaksana akan membuat laporan hasil
“School Visit” dalam bentuk email dan di kirim ke Head of Bookstore Dept &
Deputy of Bookstore maksimal dalam jangka waktu 1 x 24 jam. Untuk format
report hasil school vivit baik Daily dan Weekly mengikuti format yang sudah di
buat oleh Tim HO Toko.

2) Setiap school visit yang diikuti oleh tim toko wajib di dokumentasikan.
Dokumentasi yang dimaksud adalah dengan mengambil foto baik gedung sekolah
(di dalam/diluar ruangan) maupun pada saat tim melakukan presentasi dan
diskusi/review buku bersama sekolah.

3) Foto adalah tanggungjawab tim Toko selaku PIC school visit (tidak mengandalkan
pihak/orang lain).

4) Foto tsb langsung di share di BBM/ WA group Toko.

5) Untuk foto harus langsung di file, sehingga tidak ada kendala hilang karena
memori rusak atau alasan lainnya.

Beberapa hal yang perhatikan dan ketahui, sekaligus dijalankan sbb :

 Kunjungan sekolah minimal 2 – 3 sekolah dalam sehari. Melakukan kunjungan secara

berkala ke sekolah minimal 1 bulan sekali.
 Apabila data school visit tidak bisa di hubungi, tetap melakukan kunjungan (dengan
survey langsung ke sekolah sekaligus kunjungan ke sekolah tersebut). Contoh hal yang
bisa di lakukan yaitu : memberikan brosur/undangan (apabila sedang ada event).
 Apabila sekolah menolak di kunjungi, tetap kita datangi/kunjungan ke sekolah tersebut
dengan memberikan/drop brosur atau catalog
 Tetap memberikan informasi (seminar , news letter) ke sekolah yang tidak adopsi buku
Mentari BOOKS. Untuk acara training/seminar harga berbeda dengan sekolah yang
adopsi buku MENTARI BOOKS.
 Untuk sekolah yang tidak adopsi buku MENTARI BOOKS, tetap di tawarkan dengan
tujuan untuk di compare feature dan benefit dari buku yang beliau gunakan dengan
buku MENTARI BOOKS (minimal pembelian sample).

36
 BAB II – OPERASIOANAL
6. SOP HOME VISIT

Penanggung Jawab Umum : HO Toko – Head of Bookstores.

PIC : Kepala Toko masing-masing Toko.

Pelaksana : Koordinasi dari tim Toko yang bersangkutan.

Penyebaran Informasi : Khusus untuk customer yang tidak dapat berkunjung

ke toko Mentari Books dan mengirimkan wakil
(kerabat, teman, sopir, pramuwisma dll), informasi bisa
diberikan melalui telp dan email.

Target Customer :

Bagi customer yang tidak punya waktu berkunjung ke toko, namun ketika interaksi
lewat telepon menunjukkan minat dan ketertarikan terhadap produk Mentari Books
yang di infokan/tawarkan oleh CS/Sales (customer prospek).

Mekanisme Pelaksana :

1) Gali kebutuhan customer secara mendalam (by phone) : latar belakang,

permasalahan/kebutuhan, level, minat dll agar “Home Visit” dapat efektif.
2) Buat janji dengan calon customer tersebut.
3) Informasikan bahwa tim akan membawa mesin EDC untuk kemudahan transaksi
pembayaran.
4) Tim pelaksana akan membuat proposal mengenai persiapan produk (hasil
interaksi dengan calon customer), administrasi penjualan (nota kontan), waktu
dan lokasi yang mau dituju dalam bentuk email dan di kirim ke Head of
Bookstores.
5) Head of Bookstores monitor & kontrol ulang persiapan tim sebelum tim pelaksana
menjalankan “Home Visit”.
6) Tim Pelaksana yang melakukan “Home Visit” harus menggunakan seragam toko,
tanda pengenal toko, dan berpenampilan rapi.
7) Setelah “Home Visit” dijalankan, tim pelaksana akan membuat laporan hasil
“Home Visit” dalam bentuk email dan di kirim ke Head of Bookstores.

Monitor Perilaku Customer Setelah Mendapat “Home Visit” :

1) Customer yang pernah mendapat “Home Visit” di data dalam database khusus,
lengkap dengan alasan customer tsb tidak dapat berkunjung ke toko Mentari
Books, alamat, kepentingan dan judul buku yang dibeli.
2) Apakah ada kunjungan dari customer tsb ke toko Mentari Books
3) Apakah perilaku untuk mendapat “Home Visit” masih terus berjalan.

37
 BAB II – OPERASIOANAL
7. SOP PAMERAN

I . Follow –Up Pameran

1. Konfirmasi untuk pameran yang akan di ikuti (baik ke pihak CS – Sumaryo, PIC
Pameran/Bookstore Operational Executive (Dodi) & Head of Bookstores (Ibu
Lady), apabila memang ada informasi yang belum jelas/perlu lebih dalam, baru di
lanjutkan ke PIC pameran dari sekolah yang bersangkutan) .

2. Untuk beberapa hal yang perlu di tanyakan ke pihak sekolah yang berhubungan
dengan pameran diantaranya :

a. Pameran dalam rangka/event apa? Apakah perlombaan/parenting meeting/

penerimaan raport dll.
b. Untuk peserta/customer yang di undang siapa saja? Berapa banyak?
c. Siapa saja partisipan/vendor yang buka stand di acara tersebut (apakah ada
bazar makanan dll).
d. Untuk space yang akan di tempati berapa besar luasnya, selain itu kita
mendapat support apa saja (meja/kursi/kabel extentension dll).
e. Apakah di perbolehkan membawa penambahan peralatan pameran?
f. Seperti apa sistem kontribusi/pembayaran partisipasi acaranya, apakah
dengan menjadi sponsorship acara/bayar sewa booth/sharing profit? Jika
bayar sewa booth/sharing profit berapa besar jumlah nominalnya? Bagaimana
mekanisme pembayarannya, apakah melalui transfer sebelum acara atau cash
di tempat (harus didiskusikan terlebih dahulu dengan PIC/Bookstore
Operational Executive & Head of Bookstores, sebelum memutuskan untuk
memberikan jawaban ke pihak sekolah).
g. Waktu dan tempat pelaksanaan, harus jelas. Jangan sampai terjadi
miskomunikasi pada saat sudah sampai di tempat acara.
h. Apakah bisa loading sebelum hari H (saat pameran), pameran tersebut
berlangsung beberapa hari? Jika berlangsung lebih dari 1 (satu) hari, apakah
ada tempat penitipan barang yang aman (terkunci)?
i. Pastikan apakah tersedia sumber arus listrik, jika jaraknya cukup jauh dari
stand Mentari Books pastikan membawa extention kabel/listrik yang dapat
menjangkau sumber arus listrik tsb.

3. Tidak di perbolehkan menggunakan uang pribadi untuk kebutuhan pameran

dengan alasan apapun (pembayaran booth, sharing profit, kontribusi), kecuali
sudah ada pendelegasian/persetujuan dari pihak Accounting maupun Head of
Bookstores.

4. Ajukan dan koordinasi ke Delivery Coordinator (Pak Kiki), untuk driver yang akan
mengambil barang dari toko maupun loading saat pameran. Selain itu koordinasi
juga untuk perbantuan helper, apabila memang di perlukan ke Helper
Coordinator (Pak Kasman).

38
 5. Jika sudah mendapat informasi yang jelas dan pasti untuk nama driver dan
helper dari Delivery Coordinator dan Helper Coordinator, team toko yang
bersangkutan wajib konfirmasi ulang ke driver maupun helper ybs yang akan
terlibat pameran. Sampaikan juga mengenai kostum/seragam yang akan
dikenakan helper pada saat pameran tsb.

6. Update hasil Follow up mengenai koordinasi yang telah dilakukan kepada driver
melalui email kepada PIC Pameran dan tim HO serta ke Delivery Coordinator.

II. Persiapan Pameran

1. Perlengkapan Cashier :

a. Mesin EDC, laptop, mesin printer dan scanner, struk mesin EDC dan faktur
b. Nota kontan, Order form, form Tanda Terima, tempat tusuk Struk/Nota
Kontan.
c. Bollpoint, spidol, staples + isinya, kalkulator.
d. Petty cash/uang receh (di sesuaikan kebutuhan masing – masing pameran).
e. Kartu nama, brosur 10 lokasi toko.
f. Plastik.

Note :
Untuk hal ini bisa di koordinasikan dengan pihak Accounting jauh – jauh hari
sebelum pameran (kecuali apabila informasi pameran mendadak) by EMAIL.
Untuk konfirmasi ulang, bisa di ingatkan by TELP apabila teman – teman belum
mendapatkan respon dalam 1 x 24 jam setelah mengirim email, menghindari mis
komunikasi/pihak yang bersangkutan (accunting), tidak merasa menerima email
yang di maksud. Selain itu mengantisipasi banyaknya pameran berbarengan
dengan pameran yang lain, sehingga accounting bisa mengatur untuk pembagian
permintaan di atas.

2. Perlengkapan peralatan :

a. Rak Ring
b. Standing banner MENTARI/ASTA/CAMBRIDGE/OXFORD/MPH
(sesuai event yang sedang berlangsung), dan banner horizontal.
c. Pembatas buku.
d. Meja Island/Rak Cambridge/Rak Yono/Rak Kubus/Meja Lipat
(di sesuaikan dengan lokasi dan kebutuhan).
e. Cutter, Lakban, Tali Raffia dan Trolly.
f. Taplak Mentari, Terpal, Kabel Extension (di sesuaikan kebutuhan).
g. Aqua gelas.

Note : Untuk hal ini bisa di koordinasikan dengan pihak Gudang (Pak Bolo/Heri)
jauh – jauh hari sebelum pameran (kecuali apabila informasi pameran mendadak)
by EMAIL. Untuk konfirmasi ulang, bisa di ingatkan by TELP apabila teman –
teman belum mendapatkan respon dalam 1 x 24 jam setelah mengirim email,
menghindari mis komunikasi/pihak yang bersangkutan (GUDANG), tidak merasa
menerima email yang di maksud. Selain itu mengantisipasi banyaknya

39
 pameran/bersamaan dengan pameran yang lain, sehingga gudang bisa mengatur
untuk pembagian permintaan di atas.

3. Perlengkapan /Ketersediaan stock buku :

- Di input di memolansir dan di beri keterangan pameran yang sedang
berlangsung (cek antara buku dan harga yang tertera di buku dan di Quick
AS apakah sudah sama, jika berbeda segera disesuaikan dengan harga di
Quick AS/Update)
- Untuk penginputan buku di sesuaikan dengan grade, subjek dan penerbit,
sehingga mempermudah untuk mengontrol/mengecek buku apa saja yang
sudah di bawa dan belum. Sekaligus mengantisipasi buku yang belum terbawa
maupun buku yang seharusnya di bawa ke pameran (seperti buku dari ASTA
WAJIB di bawa pada saat pameran apa saja).
- Sebelum melakukan pengimputan, sebaiknya melihat history dari pameran
sebelumnya yang akan di ikuti (baik yang baru pertama kali mengikuti
pameran maupun pengulangan pameran), informasi buku yang di gunakan
sekolah yang bersangkutan bisa di tanyakan ke pihak SA dari sekolah yang
bersangkutan.
- Sedangkan untuk buku yang akan di bawa, melihat history pameran
sebelumnya baik buku yang terjual maupun event yang sedang berlangsung
saat itu. Sehingga tidak ada salah membawa buku / atau membawa buku
yang seharusnya tidak prioritas.

Note : Untuk hal ini bisa di koordinasikan antar team, harus jelas siapa bagian
scan/input, cek harga maupun stock yang akan di bawa, maupun folow up ke SA
sehingga tidak rancu/miskomunikasi.

4. Set target penjualan (Menentukan target pencapaian penjualan) sbb :

- Untuk pameran di sekolah baru, target yang harus di capai minimal Rp.
2.500.000,-
- Untuk pameran di sekolah yang sebelumnya sudah pernah pameran, target
tetap mengacu pada target minimal Rp.2.500.000. Tetapi apabila riwayat hasil
pameran sebelumnya lebih besar dari Rp.2.500.000,- (di tambah 20% - 30%
dari pencapaian tersebu ).

III. Pemasukan Data Penjualan Hasil Pameran ke Quick As

1. Untuk data hasil pameran, penginputan buku ke dalam sistem Quick As di

bedakan menjadi 3 macam, yaitu :
a) Data penjualan buku dengan nett price (tanpa diskon).
b) Data penjualan buku dengan diskon khusus (yang berlaku di pameran),
sebagai contoh pembelian buku min.Rp.100.000,- dick 10% (tidak berlaku
core component untuk diskonnya).
Data penjualan buku dengan special promo (pembelanjaan nett price min.
Rp.500.000,- free book senilai Rp.100.000,-), untuk free book tidak berlaku
core component (TB, WB dan HW)
Note : Kecuali sekolah yang bersangkutan tidak mengadopsi homework dan
sudah ada acc dari Head of Booksores – Ibu Lady untuk buku tersebut
masuk dalam pencairan free Rp.100.000,-/boleh diskon.

40
 c) Data penjualan buku dengan promo yang sedang berlangsung (promo toko),
kalau memang membawa dan berhasil ada transaksi di pameran. Sebagai
contoh : promo 20% dan 30 %.

Note : Mohon di PERHATIKAN dengan seksama untuk hal ini, mengingat sangat
berpengaruh untuk memonitoring promo yang berjalan, seberapa efektif.
Sehingga mempermudah team toko juga, saat di minta data untuk promo yang
sedang berlangsung setiap saat.

Selain itu mempermudah administrasi stock dan pembukuan, menghindari

kemungkinan kesalahan penginputan data buku baik yang di diskon/tidak.

2. Untuk keterangan pembayaran, mohon team toko teliti dan jelas dalam
memberikan note perincian pembayaran (di kolom keterangan Quick As), apabila
terdapat 2/3 transaksi pembayaran dalam 1 (satu) faktur. Selain untuk
mempermudah pencarian apabila ada selisih pembayaran, juga apabila ada DP
buku yang sudah di bayar, tetapi belum di input ke penjualan.

3. Untuk pengiriman laporan pameran maksimal 2 x 24 jam, silahkan di kirim ke

customer service dan cc ke : Tim HO Toko.

4. Untuk laporan pameran tidak hanya melampirkan laporan penjualan (seperti

biasa yang di buat), tetapi juga menyertakan dokumen (foto : display stand buku,
team yang bertugas, display kompetitor dan aktivitas customer yang datang ke
booth baik ke kompetitor maupun ke booth Mentari).

V. Dokumentasi Pameran.

1. Setiap pameran yang diikuti oleh tim Toko wajib di dokumentasikan.

Dokumentasi yang dimaksud adalah dengan mengambil foto baik foto booth stand
Toko (Mentari Books) maupun booth stand dari vendor lain. Foto booth adalah
tanggungjawab tim Toko selaku PIC pameran dan tidak mengandalkan pihak lain.

2. Foto tsb langsung di share di BBM Group Toko.

3. Untuk foto harus langsung di file, sehingga tidak ada kendala hilang karena
memori rusak atau alasan lainnya.

VI. Check List Pameran

41
 MENTARI BOOKSTORE

Tanggal Follow – up :

Nama Sekolah :

Tanggal Pameran :

PIC :

NO Nama Barang Jumlah Keterangan

Perlengkapan Administrasi & ATK
1 Stock Buku
2 Katalog
3 Price List
4 Nota Kontan
5 Order Form
6 Kalkulator
7 Uang Receh (Rp. 250.000 - 500.000)
8 Mesin EDC & Struk
9 Laptop, Print TMU & Struk
10 Tempat Tusuk Struk/Nota Kontan
11 Tas Kecil (Tempat Uang Receh & Faktur)
12 Kantong Plastik
13 Banner Mentari Books (Wajib Dibawa)
14 Signed (Discount, Promosi, dll)
15 Taplak Meja Mentari (Wajib Dibawa)
16 Brosur Toko
17 Kartu Nama Toko
18 Alat Tulis, Stapler & Stapless
19 Lakban, Gunting/ Cutter
Perlengkapan dari Gudang
20 Rak
21 Meja
22 Keranjang
23 Roll Up Banner (MY Pals Are Here, Cambridge)
24 Pembatas Buku
25 Nama Driver

42
Berikut panduan pertanyaan yang harus diinformasikan oleh tim Toko mengenai
event yang ditawarkan atau yang akan diikuti.

1. Pameran dalam rangka apa/event apa ?.................................................................

2. Berapa banyak customer yang datang/diundang oleh pihak sekolah ?...................
3. Siapa saja Vendor yang ikut serta dalam pameran/event tersebut ?.......................
4. Fasilitas apa saja yang disediakan oleh sekolah ?...................................................
5. Berapa luas ukuran booth/stand ?.........................................................................
6. Apakah diperbolehkan membawa perlengkapan tambahan ?..................................
7. Untuk pameran tersebut, sistemnya seperti apa, bayar Booth/ Sharing Profit/
kontribusi sponsorship ?........................................................................................
8. Kapan akan loading barang dan apakah sudah dikoordinasikan dengan pihak
sekolah? ................................................................................................................
9. Apakah ada penitipan barang (jika pameran yang diikuti lebih dari satu hari) ?.....
10. Apakah disediakan Listrik/ kabel extention kabel ?................................................
11. Apakah sudah diskusi soal target ? Berapa ?.. …………………………………………….
12. Apakah sudah diskusi soal promo pameran? Adakah promo khusus yang hendak
dijalankan ?............................................................................................................
13. Apakah sudah berkoordinasi antar tim yang bertugas ?…………………………………

Note khusus : (isi dan jabarkan)

43
 BAB III – SURAT
1. SOP PH, PO & PI INSTITUSI

Penawaran Harga (PH).

Surat Penawaran Harga (PH) dibuat untuk memudahkan customer dalam membuat
Purchase Order (PO) kebutuhan sekolah/institusinya. Sehingga proses untuk
pemesanan selanjutnya juga dapat berjalan dengan efisien dan efektif.

Untuk customer yang sudah ada pemesanan sebelumnya dan hendak melakukan
repeat order, dapat dibuatkan tabel pemesanan seperti sebelumnya. Dalam kolom
jumlah barang dikosongkan namun sudah diberi rumus sehingga akan keluar secara
otomatis total harga dari sejumlah buku yang dipesan. Untuk judul buku pun dapat
ditambahkan maupun sebaliknya.

Surat Penawaran Harga (PH) ini dapat direvisi/di edit dengan mudah sesuai kebutuhan
customer.

Surat Penawaran Harga (PH) yang sudah mendapat respon dari customer dan diterima
kembali oleh Mentari Books disebut Purchase Order (PO).

Purchase Order (PO).

Apabila bentuk Purchase Order (PO) tersebut hanya berupa sms/telp (bukan melalui
email dan tidak berupa Surat PO) sebaiknya tidak diproses langsung dengan
pembuatan PI, namun kembali dengan langkah awal yaitu membuat Surat Penawaran
Harga (PH).

Minta customer untuk me-replay Surat Penawaran Harga (PH) tsb yang sudah tim kirim
melalui email, sebagai bentuk persetujuan dan pengganti Purchase Order (PO). Jika
sampai tahap ini sudah dilalui dengan baik, maka tim dapat segera membuat Proforma
Invoice (PI).

Proforma Invoice (PI).

Fungsi Proforma Invoice (PI) adalah : jaminan regulasi dan pengikat (ada
kesepakatan/perjanjian untuk mematuhi syarat dan aturan yang berlaku), sehingga
transaksi (kerjasama) dapat berjalan dengan nyaman karena ada kepastian dan juga
terbentuk rasa kepercayaan antara penjual dan pembeli.

Untuk mengesahkan Proforma Invoice (PI), perlu tanda tangan dari Head of Bookstores.
Namun pembuatan Proforma Invoice (PI) tsb dilakukan oleh tim Toko. Sebelum di
berikan ke Head of Bookstores untuk pembubuhan tanda tangan, Kepala Toko ybs
wajib mengoreksi kembali isi Proforma Invoice (PI) dengan cermat sesuai format yang
berlaku dan memastikan tidak ada kesalahan penulisan dalam bentuk apa pun.

44
Kemudian Proforma Invoice (PI) tersebut dikirim ke customer (fax/email) untuk
meminta persetujuan dengan tanda tangan dari pihak customer.

Proforma Invoice (PI), dapat diproses lebih lanjut jika sudah ada pembayaran dimuka
dan Proforma Invoice (PI) tersebut sudah ditanda tangani oleh pihak customer.

Ingat, ini penting! Tidak diperbolehkan memproses PI jika PI tsb belum

dikembalikan lengkap dengan tanda tangan dari pihak sekolah.

Hal ini untuk menghindari terjadinya :

a. Mis komunikasi judul/jumlah buku/barang yang dipesan, pembatalan

sepihak dari customer dan customer tidak berkenan mematuhi butir-butir
syarat yang berlaku pada Proforma Invoice (PI).

Tidak ada bukti kuat customer sudah membaca, memahami dan

berkomitmen mematuhi butir-butir syarat yang berlaku dan tercantum
pada Proforma Invoice (PI), karena tidak ada tanda tangan dari pihak
customer.

b. Membuat hubungan kerjasama menjadi tidak kondusif karena kedua pihak

sama-sama merasa dirugikan.

Apabila hal ini tidak dipatuhi, maka sepenuhnya tanggung jawab ada dipihak tim toko
secara pribadi.

Proses final dari Proforma Invoice (PI) yaitu pengiriman buku/barang adalah jika sudah
ada pelunasan pembelian.
Catatan : segala bentuk pembayaran melalui transfer, wajib diverifikasi terlebih dahulu
dengan pihak accounting perusahaan.

Barang yang sudah siap untuk di packaging, dicek kembali (judul/qty/fisik) sesuai
dengan yang tertera di Proforma Invoice (PI).

Jika sudah rapi dan siap diambil/dikirim untuk customer, lampirkan form pick list dan
faktur pembelian.

Untuk pengiriman barang melalui jasa pengiriman umum, maka ongkos kirim
sepenuhnya ditanggung oleh customer dan diproses jika pembayaran untuk pengiriman
tersebut sudah dilakukan/dilunasi dimuka (sebelum pengiriman).

45
 BAB III – SURAT
2. CONTOH SURAT PERKENALAN

Denpasar, 02 Desember 2014

Kepada Yth.
Kepala Sekolah
SD. UNIVERSAL
Bali

Perihal : Mentari Bookstore cabang Bali

Dengan Hormat,

Dengan ini kami menginformasikan kabar gembira bahwa telah hadir di tengah lingkungan sekolah Bapak
/ Ibu,
Mentari Bookstore Bali
Jln. Pulau Saelus No. 1D, Sesetan
Denpasar Selatan.
Telp. 0361.254857 / 081238237878

Mentari Bookstore adalah toko buku yang di kelola oleh PT. Mentari Books Indonesia yang berkantor
pusat di Jakarta. Kami merupakan perwakilan resmi dan distributor eksklusif dari Cambridge University
Press U.K dan Marshall Cavendish Singapore.

Mentari Bookstore menyediakan berbagai jenis buku pelajaran Import ( Pre-School s/d A level ) dengan
kurikulum Singapore, International, IGCSE dan IB dari berbagai Publisher terkemuka di dunia. Selain
buku pegangan siswa dan panduan untuk guru, kami juga menyediakan buku latihan dan pendukung
lainnya yang menunjang proses belajar – mengajar di sekolah.

Besar harapan kami agar tercipta sebuah jalinan kerjasama sebagai partner dalam penyediaan buku – buku
pegangan di sekolah yang Bapak / Ibu pimpin. Atas perhatian dan kerja sama nya kami mengucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Lady Diana Meliala

Head of Mentari Bookstore Dept.
PT. Mentari Books Indonesia

46
 BAB III – SURAT
3. CONTOH SURAT KERJASAMA PAMERAN

Bali, 02 Desember 2014

Kepada Yth.
Bapak / Ibu
………………..
Bali

Perihal : Penawaran kerjasama – pameran

Dengan Hormat,

Mentari Bookstore dengan kerendahan hati ingin menyampaikan penawaran kerjasama untuk ikut berpartisipasi
meramaikan acara yang di selenggarakan oleh Sekolah Bapak / Ibu, seperti Books fair, Books Weeks, Seminar,
hingga acara pembagian Raport dengan membuka Stand dan menyediakan buku – buku berkualitas dengan harga
promosi. Adapun sebagai bentuk apresiasi kami kepada pihak sekolah adalah dengan sistem bagi hasil yaitu sebesar
10 % dari hasil penjualan di Stand pada acara tsb.

Mentari Bookstore adalah toko buku yang di kelola oleh PT Mentari Books Indonesia yang berkantor pusat di
Jakarta. Kami merupakan perwakilan resmi dan distributor eksklusif dari Cambridge University Press U.K dan
Marshall Cavendish Singapore.

Mentari Bookstore menyediakan berbagai jenis buku pelajaran Import ( Pre-School s/d A level ) dengan kurikulum
Singapore, International, IGCSE dan IB dari berbagai Publisher terkemuka di dunia. Selain buku pegangan siswa
dan panduan untuk guru, kami juga menyediakan buku latihan dan pendukung lainnya yang menunjang proses
belajar – mengajar di sekolah. Buku – buku yang akan kami promosikan di stand acara tersebut akan di sesuaikan
dengan kebutuhan atau permintaan sekolah Bapak / Ibu.

Apabila Bapak / Ibu bersedia untuk mengundang kami hadir mengikuti acara di sekolah, Bapak / Ibu, dapat
menghubungi kami melalui email / Fax ke kantor pusat maupun langsung ke Mentari Books cabang Bali dengan
alamat terlampir.

Demikian pemberitahuan dari kami, atas perhatian, kerjasama dan dukungannya kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Lady Diana Meliala

Head of Mentari Bookstore Dept.
PT. Mentari Books Indonesia

47
 BAB III – SURAT
4. KERJASAMA : MENTARI GOES TO LIBRARY

MENTARI GOES TO LIBRARY

Adalah : Mentaribooks menyumbang buku bacaan untuk perpustakaan. Sebagai bentuj

timbal balik, pihak sekolah memasang Banner Mentaribooks di library/di lobi
sekolah/tempat yang dinilai strategis lainnya, baik untuk sekolah adopsi maupun non
adopsi

Skema :

1. Buat daftar sekolah yang mejadi target program MENTARI GOES TO LIBRARY.
2. Buat surat proposal penawaran kerjasama untuk program tsb.
3. Jika sudah deal dengan pihak sekolah, minta list ke ACCT (Bagian Stock), buku2
yang menjadi stock free yang masih layak baca untuk diajukan ke Management-
approval.
4. Jenis buku menyesuaikan dengan profil sekolah.
5. Nominal harga buku disesuaikan dengan kesepakatan, misalnya :
1) 1 juta : 06 bulan pemasangan Banner Mentaribooks Group.
2) 3 juta : 12 bulan pemasangan Banner Mentaribooks Group.
6. Buku yang dimaksud diinformasikan ke pihak sekolah.
7. Follow ke pihak sekolah tsb mengenai lokasi dan waktu pemasangan Banner
Mentari Group yang disepakati (lobi sekolah-Library).
8. Banner Mentaribooks Group di design dan diproduksi oleh Mentaribooks.
9. Brosur sekolah bisa dititipkan ditoko untuk diinfokan ke customer Mentari
10. Profil sekolah maupun foto sekolah bisa diulas di SOSMED Mentari (FB, News Latter
dll)

Syarat dan ketentuan :

1. Lama pemasangan Banner Mentaribooks Group disekolah selama 6-12 bulan,

tergantung kesepakatan bersama
2. Titip brosur alamat toko Mentaribooks di Library dan Lobi sekolah

48
Contoh surat perjanjian kerjasama untuk “MENTARI GOES TO LIBRARY” :

SURAT PERJANJIAN KERJASAMA

No. 001/METRO SCHOOL MAKASSAR/PK/I/14

Pada hari ini, Selasa, tanggal delapan belas, bulan Maret, tahun dua ribu empat belas (18 Maret 2014).
Yang bertandatangan dibawah ini: ---------------------------------------------------------------------------

- Ismail Abdul Samat selaku Kepala Sekolah METRO SCHOOL MAKASSAR, beralamat di Gedung
METRO SCHOOL MAKASSAR, Jl. Gunung Latimojong No.129, Makassar, dalam hal ini bertindak
untuk dan atas nama METRO SCHOOL MAKASSAR. Untuk selanjutnya disebut PIHAK I. -----------
-------------------------------------

- Anna Rimba, selaku Direktur Eksekutif PT. Mentari Books Indonesia, beralamat di Rukan Sentra
Niaga Puri Indah, Blok T1 – 14, Jakarta Barat, dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Mentari
Books Store, selanjutnya disebut PIHAK II. ---------------------------------------------

----------------------------------------------------- Menerangkan ----------------------------------------------

- Bahwa PIHAK I dan PIHAK II sepakat untuk mengadakan kerjasama dalam bentuk pemberian
Discount Khusus (potongan harga) dan untuk itu para pihak mengikat diri untuk membuat perjanjian
kerjasama sebagai berikut: ------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------------ Pasal 1 -----------------------------------------------------

- Perjanjian kerjasama Discount Khusus ini dilangsungkan untuk jangka waktu 1 (satu) tahun, terhitung
sejak tanggal delapan belas, bulan Maret, tahun dua ribu empat belas (18 Maret 2014) sampai dengan
tanggal tujuh belas, bulan Maret, tahun dua ribu lima belas (18 Maret 2015). -------------------------------
-

------------------------------------------------------ Pasal 2 -----------------------------------------------------

49
- Discount Khusus yang diberikan oleh PIHAK II berlaku untuk seluruh siswa/siswi dan
guru/karyawan METRO SCHOOL MAKASSAR. ---------------------------------------------------------------
-----------------------------------------

- Discount Khusus yang diberikan oleh PIHAK II sebesar 10% (sepuluh persen) berlaku untuk semua
produk atau barang yang dijual di toko PIHAK II, kecuali barang-barang yang sedang dalam program
discount atau promosi dan buku-buku core component. Khusus untuk teacher edition dan teacher
resources tidak dapat diperjual-belikan kepada siswa/siswi hanya berlaku untuk guru dan sekolah. -----
-----------------------------------------------------------------------------------

- Discount Khusus diberikan pada saat transaksi dengan menunjukkan Kartu Pelajar atau Kartu
Pegawai METRO SCHOOL MAKASSAR. -----------------------------------------------------------------------
---------------------------------

- Discount Khusus tersebut berlaku di toko PIHAK II, antara lain: Mentari Books Store cabang
Makassar, beralamat di Jl.Cendrawasih No.299, Makassar. -----------------------------------------------------
-----

------------------------------------------------------ Pasal 3 -----------------------------------------------------

- Pembayaran dapat dilakukan secara tunai, dengan Kartu Debit atau dengan Kartu Kredit. --------

------

------------------------------------------------------ Pasal 4 -----------------------------------------------------

- Perjanjian kerjasama ini akan diperbaharui setiap tahunnya dan bila PIHAK I ingin melanjutkan
kerjasama tersebut, maka PIHAK I harus mengajukan permohonan secara tertulis paling lambat 3
(tiga) bulan dimuka. --------------------------------------------------------------------------------------------

- Jawaban tertulis mengenai kerjasama selanjutnya, akan disampaikan oleh PIHAK II kepada PIHAK I
selambat-lambatnya 1 (satu) bulan terhitung sejak tanggal surat permohonan PIHAK I disampaikan. ---
--------------------------------------------------------------------------------------------------

- Jika sampai masa berakhirnya perjanjian kerjasama ini PIHAK I tidak mengajukan permohonan
perpanjangan kerjasama, maka PIHAK II menganggap bahwa PIHAK I tidak ingin melanjutkan
kerjasama ini untuk tahun berikutnya. -----------------------------------------------------------------------

50
------------------------------------------------------ Pasal 5 -----------------------------------------------------

- Hal-hal yang belum dibahas dalam perjanjian kerjasama ini akan dibicarakan secara musyawarah. ----
-------------------------------------------------------------------------------------------------

- Bilamana terjadi perselisihan antara para PIHAK, maka penyelesaian tingkat pertama akan dilakukan
secara musyawarah. --------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------- Demikian perjanjian ini ------------------------------------------

- Dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah PIHAK, diatas kertas bermeterai cukup, dibuat dengan
kesadaran penuh dan tanpa paksaan dari pihak manapun juga. ---------------------------------

- Surat perjanjian ini dibuat rangkap 2 (dua) dan masing-masing memiliki kekuatan hukum yang sama.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PIHAK PIHAK II

METRO SCHOOL MAKASSAR Mentari Books Store

Ismail Abdul Samat Anna Rimba

51
 BAB III – SURAT
5. CONTOH SURAT MoU (MEMORANDUM Of UNDERSTANDING)

PERJANJIAN PENGADAAN BUKU

ANTARA
PT. MENTARI BOOKS INDONESIA
DENGAN
INTERNATIONAL LANGUAGE CENTER

Perjanjian Pengadaan Buku Pelajaran ini (selanjutnya disebut “Perjanjian”) dibuat dan ditandatangani di
Jakarta pada tanggal 5 Februari 2015 oleh dan antara:

1. PT. Mentari Books Indonesia, suatu perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan hukum Republik
Indonesia, berkedudukan di Jakarta di Rukan Sentra Niaga Puri Indah Blok T1 No. 14, Jakarta Barat
11610 dalam hal ini diwakili oleh Anna Rimba selaku Direktur Utama dan oleh karenanya bertindak
untuk dan atas nama PT. Mentari Books Indonesia (perseroan tersebut, para pengganti dan/ atau para
penerima haknya selanjutnya disebut “PIHAK PERTAMA”)

2. International Language Center suatu institusi pendidikan yang didirikan berdasarkan hukum
Indonesia, berkedudukan di Jl. R.A Kartini No.1 Cilandak, Jakarta Selatan dan dalam hal ini diwakili
oleh Husein Sastranegara selaku Direktur International Language Center, para pengganti dan/ atau
para penerima haknya) selanjutnya disebut “PIHAK KEDUA”

Bahwa PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA bersama-sama selanjutnya dalam Perjanjian ini disebut
“PARA PIHAK”.

Bahwa PARA PIHAK sebelumnya menerangkan :

1. Bahwa PIHAK PERTAMA adalah distributor resmi (Authorized Distributor) yang ditunjuk dengan sah
oleh Cambridge University Press ( Penerbit ) untuk mengedarkan buku buku terbitan Penerbit untuk
seluruh wilayah Republik Indonesia secara ekslusif dan salah satu bukunya yaitu berjudul Kid’s Box
Pupil’s Book dan Activity Book, English In Mind 2nd Edition Student’s Book with DVD Rom dan
Workbook, Interchange 4th Edition Student’s Book with Self- study DVD Rom dan Workbook,
dan Passages 2nd Edition Student’s Book with DVD Rom dan Workbook (Selanjutnya disebut
sebagai “Buku”);

2. Bahwa PIHAK KEDUA adalah suatu lembaga pendidikan profesional yang didirikan dan tidak ada
kaitan dalam bentuk apapun dengan Penerbit, berkeinginan untuk mendapatkan atau membeli Buku
melalui PIHAK PERTAMA yang kemudian hanya akan digunakan sebagai buku pengajaran
atau/pegangan di lembaga pendidikan yang dikelola oleh PIHAK KEDUA;

Berdasarkan hal tersebut di atas PARA PIHAK dengan ini telah sepakat untuk membuat “Perjanjian
Pengadaan Buku” dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan yang diuraikan dalam Perjanjian ini sebagai
berikut :

52
 PASAL 1
PENUNJUKAN

1. Bahwa PARA PIHAK sepakat bahwa pengadaan Buku hanya dilakukan oleh PIHAK PERTAMA
selaku Distributor Resmi Penerbit dan yang mewakili Penerbit atas pesanan PIHAK KEDUA;

2. PIHAK KEDUA tidak diperkenankan baik secara langsung maupun secara tidak langsung, membeli atau
dengan cara atau metode apapun mendapatkan Buku melalui penerbit lain atau suatu agen atau
seseorang atau suatu pihak lain baik dalam wilayah Republik Indonesia maupun di luar wilayah
Republik Indonesia selain daripada PIHAK PERTAMA;

PASAL 2
HARGA DAN PEMESANAN

1. Bahwa PIHAK KEDUA setuju untuk memesan kepada PIHAK PERTAMA selaku Distributor Resmi
Penerbit khusus untuk Buku dengan judul sebagai berikut;

a)

Nama Buku Jenis Level Harga

Kid's Box Pupil’s Book 1, 2, 3, 4, 5, 6 138,000
Activity Book 1, 2, 3, 4, 5, 6 114,000
Audio CDs (3) 1, 2, 3, 4, 5, 6 468,000
Teacher’s Book 1, 2, 3, 4, 5, 6 405,000
Kid's Box 2nd Ed Pupil’s Book 1, 2, 3, 4, 5, 6 156,000
Activity Book 1, 2, 3, 4, 5, 6 128,000
Audio CDs (3) 1, 2, 3, 4, 5, 6 535,000
Teacher’s Book 1, 2, 3, 4, 5, 6 415,000
nd
English in Mind 2 Edition Student’s Book with DVD Rom Starter, 1, 2, 3, 4, 5 149,000
Workbook Starter, 1, 2, 3, 4, 5 98,000
Audio CDs(3) Starter, 1, 2, 3, 4, 5 314,000
Teacher’s Book Starter, 1, 2, 3, 4, 5 398,000
Student’s Book with Self- study DVD
Interchange 4th Edition Rom Intro, 1, 2, 3 159,000
Workbook Intro, 1, 2, 3 94,000
Class Audio CDs (3) Intro, 1, 2, 3 402,000
Teacher’s Edition with Assessment
Audio CD Intro, 1, 2, 3 452,000
Passages 2nd Edition Student’s Book with DVD Rom 1,2 188,000
Workbook 1,2 125,000
Class Audio CDs (3) 1,2 406,000
Teacher’s Edition with Audio CDs 1,2 440,000

53
 b) Bahwa jumlah Buku yang dipesan oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA di atas
adalah jumlah minimal quantity dengan pembayaran pertama minimal Rp. 100.000.000,-.
c) Bahwa PIHAK KEDUA akan memberikan kepada PIHAK PERTAMA perkiraan pemesanan
(order projection) pemakaian 12 (dua belas) bulan ke depan. Dimulai terhitung sejak
pembayaran dilakukan antara PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA.
d) Bahwa Buku yang telah dibeli oleh PIHAK KEDUA tidak dapat dikembalikan (RETUR)
kepada PIHAK PERTAMA

2. PIHAK PERTAMA memberikan potongan harga kepada PIHAK KEDUA berdasarkan jumlah
kumulatif pesanan seperti tersebut di atas. Potongan yang diberikan sebesar 25%.

3. Bahwa harga buku dalam butir 1 huruf a adalah untuk tahun 2015, dan karenanya harga buku untuk
tahun 2015 tidak mengikat dan sewaktu-waktu dapat berubah dengan persetujuan kedua belah pihak.

4. Dalam hal terjadi kekurangan jumlah Buku yang dipesan baik setelah pesanan (order) dilakukan atau
setelah invoice dikirimkan atau setelah barang dikirim dan diterima oleh PIHAK KEDUA maka PIHAK
KEDUA wajib memberitahukan kepada secara tertulis yang ditujukan kepada PIHAK PERTAMA
dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja setelah pesanan diterima oleh PIHAK KEDUA;

5. PIHAK KEDUA harus selalu menghubungi PIHAK PERTAMA dalam hal terjadi kekurangan jumlah
pesanan, penambahan jumlah pesanan, dan atau terjadi kesalahan pengiriman ataupun bila adanya
kerusakan atas buku yang dikirim, PIHAK KEDUA dilarang untuk menghubungi Penerbit baik langsung
ataupun tidak langsung dengan cara apapun sehubungan untuk mendapatkan pergantian Buku;

PASAL 3
PEMBAYARAN ATAS PESANAN

1. PIHAK PERTAMA menetapkan dan PIHAK KEDUA menerima cara pembayaran sbb:
a) Pembayaran pertama sebesar Rp. 50.000.000,- dan dibayarkan paling lambat 1 minggu setelah MOU
2015 disetujui oleh kedua belah pihak. Dengan demikian, pembayaran pertama yaitu hari Jumat, 13
Februari 2015.
b) Pelunasan pembayaran Rp. 50.000.000,- akan dibayarkan 3 minggu semenjak pembayaran pertama
dilakukan, yaitu hari Jumat, 6 Maret 2015.
c) Sisa pemesanan akan di pesan dan dibayarkan untuk pembelian buku-buku Cambridge University
Press dalam jangka waktu 12 bulan, terhitung sejak butir 1 huruf, dengan mengirimkan Projeksi
Order melalui email secara berkala.
2. Pembayaran kepada PIHAK PERTAMA dapat dilakukan dengan cara men-transfer jumlah dana sesuai
jumlah tagihan yang dikirimkan kepada PIHAK KEDUA ke dalam rekening PIHAK PERTAMA yaitu:
Bank Central Asia
Cabang Pembantu Puri Indah
No. Rekening: 754-0600-681
Atas Nama: ANNA RIMBA

atau PIHAK KEDUA dapat langsung datang ke Toko Puri untuk melakukan pembayaran.
Pembayaran hanya dianggap lunas setelah dana yang ditransfer berada di rekening PIHAK
PERTAMA atau pembayaran yang dilakukan di Toko Puri.

54
3. Semua harga di atas yang dikirimkan oleh PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA sudah termasuk
biaya pengepakan dan biaya pengiriman yang telah disepakati;

4. Bahwa penentuan harga penjualan buku kepada pihak siswa/ atau orang tua Siswa yang belajar pada
PIHAK KEDUA ditentukan oleh PIHAK KEDUA dan tidak melibatkan PIHAK PERTAMA, dengan
demikian segala syarat, dan/ atau ketentuan, dan/ atau akibat apapun mengenai pembayaran tersebut
adalah tanggung jawab PIHAK KEDUA.

PASAL 4
PERNYATAAN DAN JAMINAN PIHAK PERTAMA

PIHAK PERTAMA menyatakan dan menjamin bahwa:

1. PIHAK PERTAMA akan memberikan kesempatan atau/ mengundang PIHAK KEDUA untuk ikut serta
dalam semua acara Cambridge Open Day, Cambridge Mentari Teachers Training, Family Session
Workshop yang berupa seminar, training, workshop yang diadakan oleh PIHAK PERTAMA bersama-
sama dengan Penerbit secara berkala dengan harga khusus;

2. Bahwa dalam hal buku-buku yang telah dipesan oleh PIHAK KEDUA ternyata rusak, sobek, ataupun
terdapat bagian dimana tulisan menjadi tidak terbaca, dan atau tidak patut digunakan dan/ atau jumlah
pesanan buku yang diterima dari PIHAK PERTAMA tidak sesuai dengan pesanan maka PIHAK
KEDUA berhak mendapatkan penggantian atas buku-buku tersebut dari PIHAK PERTAMA tanpa
biaya;

3. PIHAK PERTAMA adalah suatu perseroan terbatas yang didirikan berdasarkan Undang-Undang
Republik Indonesia, dengan wewenang untuk menjalankan usahanya sebagaimana sekarang dan
kemudian hari akan dijalankannya sesuai Anggaran Dasarnya dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku;

4. PIHAK PERTAMA berhak dan berwenang penuh untuk membuat, menandatangani dan melaksanakan
Perjanjian ini mewakili Penerbit;

5. Bahwa orang- (orang) yang mewakili PIHAK PERTAMA untuk membuat dan menandatangani
Perjanjian ini berhak dan berwenang untuk bertindak untuk dan atas nama PIHAK PERTAMA sesuai
dengan ketentuan anggaran dasar PIHAK PERTAMA dan Perjanjian ini adalah sah dan mengikat serta
dapat mengeksekusi berdasarkan syarat dan ketentuan Perjanjian ini;

6. PIHAK PERTAMA mempunyai, dan akan mempertahankan bahwa semua ijin, lisensi dan sertifikat
yang diperlukan untuk melaksanakan kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini tetap sah dan berlaku
selama berlakunya Perjanjian ini;

7. PIHAK PERTAMA mendapatkan jaminan dari Penerbit bahwa buku-buku yang diedarkan atau dijual
kepada PIHAK KEDUA adalah benar-benar merupakan milik Penerbit dan karenanya dilindungi hukum
hak kekayaan intelektualnya sehingga bukan merupakan suatu tiruan, jiplakan atau hasil bajakan pihak
lain;

8. PIHAK KEDUA dapat menggunakan Logo Cambridge University Press atau Logo Perusahaan dari
PIHAK PERTAMA selama 12 bulan ke depan, terhitung setelah pembayaran pertama sebesar Rp.
100.000.000 dilakukan oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA. Dimana PIHAK KEDUA

55
 dapat menggunakan/ mencantumkan Logo Cambridge University Press dan/atau Logo Perusahaan,
pada Brosur/ Flyer Promosi dan Banner Promosi, dengan menngunakan salah satu kalimat pengantar
dibawah ini yang tertera di atas logo, sebagai berikut :

- Di dukung oleh buku-buku bahasa inggris resmi dan asli dari :

- Menggunakan materi pembelajaran Bahasa Inggris resmi dan asli dari :

- Original english course book support by :

Diharapkan, bahwa PIHAK KEDUA dapat menggunakan salah satu kalimat diatas untuk dicantumkan
bersamaan dengan logo.

9. PIHAK PERTAMA akan melakukan review terhadap PIHAK KEDUA atas pembelian dan penggunaan
buku-buku atau materi pendukung dan pengajaran lainnya dari penerbit Cambridge University Press,
selama 12 bulan terhitung setelah melakukan penandatangan perjanjian, dan PIHAK PERTAMA berhak
dan berwenang penuh untuk tidak memperpanjang perihal penggunaan Logo Cambridge University
Press atau Logo Perusahaan dari PIHAK PERTAMA.

10. PIHAK PERTAMA akan mengadakan kunjungan rutin ke cabang-cabang ILC dalam rangka mereview
penggunaan buku-buku secara tepat guna, yaitu :

- POINS SQUARE
Jl R.A Kartini, Lebak Bulus Jakarta Selatan

- MALL CIPUTRA
Jl Arteri S Parman, Grogol Jakarta Barat

- SUPERMALL KARAWACI
Jl Boulevard Dipenogoro Tangerang

- LIPPO MALL PURI ST MORIZ

Jl Puri Indah Boulevard Blok U1 Jakarta Barat

- GRAND METROPOLITAN MALL BEKASI

Jl K.H. Noer Alie Bekasi Selatam

Kunjungan bersifat resmi dan dapat dilakukan sewaktu-waktu tanpa adanya konfirmasi sebelumnya.
Kunjungan juga akan diadakan untuk cabang-cabang ILC lainnya yang akan dibuka, diluar dari cabang-
cabang yang dicantumkan diatas.

56
 PASAL 5
PERNYATAAN DAN JAMINAN PIHAK KEDUA

PIHAK KEDUA menyatakan dan menjamin bahwa:

1. Bahwa PIHAK KEDUA mengikat kontrak pembelian Buku dengan PIHAK PERTAMA untuk
selama 1 (satu) tahun ajaran dimulai dari Februari 2015 sampai Februari 2016,

2. Bahwa PIHAK KEDUA harus memesan Buku kepada PIHAK PERTAMA dengan jumlah minimal
pemesanan yang telah disepakati bersama-sama, selain itu PIHAK KEDUA harus memberikan
perkiraan pemesanan Buku (projection order) kepada PIHAK PERTAMA, sebagaimana diatur
dalam Pasal 2 Pasal 1 huruf b dan huruf c di atas;

3. Bahwa PIHAK KEDUA telah sepakat melakukan minimal pemesanan Buku sepanjang masa MOU
berlaku (2015) sebesar Rp. 150.000.0000,-,

4. Bahwa PIHAK KEDUA wajib membayar PIHAK PERTAMA harga pembelian dan jumlah Buku
yang telah disepakati bersama sesuai yang tercantum dalam Perjanjian ini;

5. PIHAK KEDUA sudah mencantumkan harga buku Cambridge ke dalam rincian pembayaran siswa, yang
dibuat khusus secara terpisah dari biaya bulanan siswa, maupun biaya masuk,

6. PIHAK KEDUA adalah suatu Lembaga pendidikan yang didirikan berdasarkan Undang-Undang
Republik Indonesia, begerak dalam bidang pendidikan Bahasa Inggris dengan wewenang untuk
menjalankan usahanya sebagaimana sekarang dan kemudian hari akan dijalankannya sesuai
Anggaran Dasarnya dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

7. PIHAK KEDUA yang diwakili oleh pihak yang disebut di atas berhak dan berwenang penuh untuk
membuat, menandatangani dan melaksanakan Perjanjian ini. Dengan demikian segala
persetujuan yang diperlukan untuk membuat, dan menandatangani perjanjian ini dianggap sudah
didapatkan sebelumnya;

8. Bahwa orang- (orang) yang mewakili PIHAK KEDUA untuk membuat dan menandatangani
Perjanjian ini berhak dan berwenang untuk bertindak untuk dan atas nama PIHAK KEDUA sesuai
dengan ketentuan anggaran dasar atau peraturan Yayasan PIHAK KEDUA dan karenanya Perjanjian
ini adalah sah dan mengikat serta berkekuatan;

9. PIHAK KEDUA mempunyai, dan akan mempertahankan bahwa semua ijin, lisensi dan sertifikat
yang diperlukan untuk melaksanakan kewajibannya berdasarkan Perjanjian ini tetap sah dan berlaku
selama berlakunya Perjanjian ini;

10. PIHAK KEDUA dengan ini menjamin dan mengakui bahwa hak dan kewenangan untuk
menggunakan semua hak dan manfaat atas hak milik kekayaan intelektual atas Buku-buku
selamanya tetap pada Penerbit, dan/ atau Pengarang Buku. Dalam masa Perjanjian maupun bila
jangka waktu Perjanjian sudah berakhir, PIHAK KEDUA tidak diperkenankan atau menyuruh pihak
lain untuk menggunakan hak kekayaan intelektual milik Penerbit tanpa persetujuan tertulis terlebih
dahulu dari Penerbit atau Pengarang ataupun tanpa sepengetahuan PIHAK PERTAMA.

57
 PASAL 6
JANGKA WAKTU PERJANJIAN

1. Perjanjian ini berlaku untuk untuk jangka waktu selama 1 (satu) tahun yang dimulai sejak
ditandatangani Perjanjian ini, yakni Februari 2015 dan berakhir pada Februari 2016, dengan
ketentuan bahwa Perjanjian ini dapat diperpanjang oleh kesepakatan PARA PIHAK;

2. Pengakhiran Perjanjian ini tidak melepaskan PARA PIHAK dari segala hak-hak dan kewajiban-
kewajiban yang timbul berdasarkan Perjanjian ini sebelum berakhirnya Perjanjian ini

PASAL 7
LARANGAN

1. PIHAK KEDUA dilarang mengalihkan sebagian atau seluruh tugas/ kewajibannya yang ditentukan
dalam perjanjian ini kepada pihak lain manapun tanpa persetujuan tertulis dari PIHAK PERTAMA;

2. Selama berlakunya perjanjian, PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan mengedarkan,

memasarkan, menjual atau memperdagangkan kembali buku yang dibeli dari PIHAK
PERTAMA dengan cara menggandakan dalam bentuk fotokopi atau bentuk lainnya;

3. Selama berlakunya perjanjian, PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan menggunakan buku lain,
selain Buku-buku dari Cambridge University Press untuk subjek English,

4. PIHAK KEDUA dilarang untuk melakukan pendaftaran dalam bentuk apapun atas isi dari buku-
buku tersebut baik pendaftaran menyangkut pendaftaran merek, hak cipta, dan/ atau pendaftaran hak
intelektual lainnya atas isi buku-buku yang diterbitkan oleh Penerbit, termasuk karakter-karakter
yang ada di dalam Buku tersebut.

PASAL 8
HAL-HAL LAIN

1. Segala hal yang tidak atau tidak cukup diatur dalam Perjanjian ini akan diatur lebih lanjut
berdasarkan persetujuan Para Pihak, bilamana perlu dibuatkan perjanjian tambahan yang tidak
terpisahkan dengan Perjanjian ini;

2. Dalam hal terjadinya pengakhiran Perjanjian secara sepihak, maka kedua belah pihak setuju untuk
mengesampingkan ayat kedua dan ketiga Pasal 1266 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata yang
berlaku di Republik Indonesia sehingga pemutusan Perjanjian ini dapat dilakukan secara sah tanpa
perlu mendapat suatu keputusan hakim;

3. Semua sengketa atau perselisihan yang timbul antara PARA PIHAK dari atau sehubungan dengan
Perjanjian atau pelanggaran berdasarkan Perjanjian ini harus diusahakan diselesaikan secara
musyawarah. Bila penyelesaian tidak mencapai hasilnya, maka kedua belah pihak sepakat untuk
memilih domisili hukum di Kantor Panitera Pengadilan Negeri Jakarta Barat.

58
Demikian Perjanjian ini dibuat dalam rangkap 2 (dua) yang sama isinya dan masing-masing dilekatkan
materai secukupnya dan mempunyai kekuatan hukum yang sama pula. Setelah dibaca dengan seksama dan
dimengerti, maka PARA PIHAK membubuhkan tandatangan pada Perjanjian ini.

PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA,

Anna Rimba, Husein Sastranegara

Executive Director Director of ILC

Disaksikan oleh :

59
 BAB IV – PANDUAN & PEDOMAN
1. BUTIR-BUTIR PENILAIAN/KRITERIA BOOKSTORES AWARDS

 Minimal harus sudah bekerja selama periode penilaian Award yaitu Mei – Agustus
secara penuh waktu.
 Khusus kepala toko award yang bisa di ikuti :
 Best Grooming and Friendliness
 Best Store Manager
 Untuk award dibawah ini, minimal sudah bekerja selama 1 tahun
 Best Store Manager
 Best Sales/Customer Service
 Best Improvement
 Untuk award Best New Comer, minimal sudah bekerja 3 bulan dan kurang dari 1
tahun

Penilaian untuk kategori Awards:

1. Best Grooming and Friendliness

Indikator :
 Penampilan secara fisik, mulai dari riasan wajah, kerapihan rambut,
kerapihan pakaian (baju-celana-sepatu-name tag), kesegaran tubuh (tidak
bau badan).
 Personal Skill : kecakapan dalam membangun suatu hubungan (relasi)
secara pribadi, baik dengan customer, tim toko, management, dan antar
divisi lainnya. Apakah selalu ceria dan bersahabat.
 Communication Skill : kemampuan dalam berkomunikasi, mulai dari tutur
kata, kosa kata yang digunakan, intonasi suara, artikulasi dan bahasa
tubuh dll.
Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO
 Manager Store, semua divisi terkait di MBI untuk ikut pilih angket ini
(berdasarkan indikator diatas) dan pilihannya langsung diberikan ke Head
Bookstores secara langsung dan rahasia.
 Karyawan MBI (non divisi Toko) yang berdomisili (bekerja) di toko yang
bersangkutan.
 Mystery Guest yang berlaku sebagai customer

2. Most Active & Enthusiastic

Indikator :
 Aktifitas selama bertugas; apakah selalu giat, tekun, dinamis dan
bersemangat.
 Keberhasilan dalam mensukseskan semua program promosi atau focus
product.
 Tanggung jawab dalam setiap rencana kerja yang diberikan. Mulai dari
hasil kerja dan pelaporan. Misalnya: display buku, mengerjakan tugas
administrasi toko hingga dalam melayani customer.

Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO

60
  Semua divisi terkait di MBI untuk ikut pilih angket ini (berdasarkan
indikator diatas) dan pilihannya langsung diberikan ke Head Bookstores
secara langsung dan rahasia.
 Run data dan buat table persentase penjualan produk promosi maupun
focus product tiap personil toko. Yang paling tinggi persentasenya,
menunjukan tingkat keaktifan dan antusiasnya.

3. Most Hardworking
Indikator :
 Jam “terbang” : datang paling awal pulang paling akhir.
 Jam “terbang” dalam mengikuti pameran baik yang diadakan MBI maupun
pihak customer (sekolah)
 Berani, mau dan sanggup untuk setiap penugasan dan pekerjaan yang
diberikan oleh management dengan penuh rasa tanggung jawab tanpa
mengeluh. Misalnya mengerjakan tugas khusus, lembur atau back up toko
lain.
Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO
 Manager Store
 Absen harian : jumlah total jam “terbang”.

4. Never Absent
Indikator :
 Selama periode Mei hingga Agustus selalu hadir. Tidak menggunakan hak
cuti maupun ijin sakit maupun ijin lainnya.
Sistem penilaian :
 Absen harian

5. Best Team/Best Bookstore

Indikator :
 Pencapaian toko (%) tertinggi.
 Rata-rata penjualan per faktur toko tertinggi.
 Range perbedaan pencapaian (%) individu dalam satu tim yang paling
minimalis. Semakin merata (%) pencapaian tiap individu dalam satu tim
(bersama-sama mencapai target tiap tim di tiap bulannya) menunjukan
sinergi dan timwork yang positif
 Toko yang paling menarik : tertata rapi, indah, bersih, wangi, dan nyaman
(harmonisasi), disetiap sudut dan sisi semua ruangan termasuk Toilet.
Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO
 Run penjualan per sales maupun keseluruhan tiap bulannya oleh Head
Bookstores.
 BC yang pernah berkunjung ke toko, Delivery/Helper Gudang dan
Management

61
6. Best Store Manager
Indikator :
 Keberhasilan memimpin tim untuk mencapai target individu maupun toko
 Kemampuan dalam pengaturan dan pembagian tugas, pengaturan jadwal
shift (toko yang ada shift).
 Kemampuan dalam memonitor setiap pekerjaan/tugas yang didelegasikan
ke tim sehingga setiap tugas mencapai hasil yang maksimal (SOP dan to do
list harian).
 Kemampuan sebagai perpanjangan informasi dari Management ke semua
tim, tanpa ada mis komunikasi.
 Kemampuan dalam memotivasi tim.
 Kemampuan dalam menangani masalah yang timbul baik dengan customer,
antar tim maupun antar divisi.
Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO
 Semua divisi terkait di MBI untuk ikut pilih angket ini (berdasarkan
indikator diatas) dan pilihannya langsung diberikan ke Head Bookstores
secara langsung dan rahasia.

7. Best Sales/Customer Service

Indikator :
 Pencapaian sales (%) tertinggi (Top Sales).
 Rata-rata penjualan per faktur (sales) tertinggi.
 Retur penjualan paling minimalis, menunjukkan kemampuan Sales/CS
dalam melayani dan menggali kebutuhan customer dengan cara yang
benar. Untuk kasus khusus akan dipertimbangkan kembali
Sistem penilaian :
 Run penjualan per sales dan perfaktur tiap bulannya oleh Head of
Bookstores

8. Best Improvement :
Indikator :
 Sikap rajin belajar dan menambah ilmu, memperbaiki penampilan,
meningkatkan speed dan efisiensi untuk menjadi lebih C3 A (Cantik,
Cerdas, Cepat, Alive) dari periode sebelumnya.
 Mempunyai output perbaikan yang nyata
 Menjadi lebih baik dibanding 2013 dalam prestasi kerja: kualitas kerja,
skills pribadi maupun impact terhadap tim dimana ybs bertugas.
 Sikap memperlihatkan ada usaha untuk memperbaiki diri dari periode
sebelumnya
 Sikap menjalankan input dan feedback yang diberikan oleh atasan dan
rekan kerja, dan ada usaha nyata berubah menjadi lebih baik.
Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO
 Manager Store

62
 9. Best New Comer :
Indikator :
 Sesuai profile insan Mentari Books, yaitu BMS, C3 A, telah menghidupi dan
menjalankan dengan all out.
 Berhasil menjalankan jobdes dengan baik dan dengan output yang
berkualitas.
 Pribadi yang dewasa dengan kestabilan emosional dan hubungan
interpersonal skills yang baik dengan sesama rekan kerja dan atasan.
Sistem penilaian :
 Semua jajaran Management Operasional & Tim HO
 Manager Store, semua divisi terkait di MBI untuk ikut pilih angket ini
(berdasarkan indikator diatas) dan pilihannya langsung diberikan ke Head
Bookstores secara langsung dan rahasia.
 Karyawan MBI (non divisi Toko) yang berdomisili (bekerja) di toko yang
bersangkutan.

Peserta Awards (sesuai dengan kriteria penilaian) :

1. Semua Personil Toko (Manager Store, CS, SPG/B)

2. Bookstore Operation Executive (Dodi)
3. Bookstore Support
4. Kasir Toko

63
 BAB IV – PANDUAN & PEDOMAN
2. KONFIRMASI KETIDAK HADIRAN

Segala bentuk ketidakhadiran dari personil tim Toko harus sepengetahuan dan seijin
atasan (Head Store/Kepala Toko) maupun pimpinan divisi (Head of Bookstores).

KETIDAK HADIRAN KARENA SAKIT :

1. Konfirmasi/izin ketidak hadiran dikarenakan sakit, dilakukan dengan cara telp ke

pimpinan divisi (Head of Bookstores), jika belum dapat dihubungi dikarenakan
alasan belum diangkat dapat meninggalkan pesan melalui SMS.
2. Untuk rekan kerja dari personil tim Toko yang berhalangan hadir karena sakit tsb
wajib menginformasikan secara tertulis melalui email dihari yang sama. Email
tersebut ditujukan ke HRD, Recruitment dan di CC ke semua Tim HO Toko.

SYARAT IZIN :

1. Permohonan ijin diajukan 1 hari sebelumnya, atau paling lambat jam 6.30 hari
yg bersangkutan, via telpon, bukan via sms /bukan via email – kepada atasan
langsung dalam garis organisasi.
2. Ketentuan ijin maksimal 4 jam
3. Kriteria ijin :
Diberikan untuk hal yang bersifat urgent dan mendesak ( emergency), dan bukan
digunakan untuk hal-hal yang tidak mendesak, yang bisa dilakukan di waktu di
luar jam kerja, yaitu :
- Ke bank dan urus dokumen pribadi seperti, buka rekening bank, KTP,
passport.
- Antar anak dan orang tua yang sakit ke dokter
- Peristiwa duka/melayat
- Anak ambil raport
4. Jumlah maksimal ijin = 3 x setahun

KETENTUAN CUTI :

I. Karyawan yang belum punya Hak cuti tahunan, tetapi mengajukan cuti,
diberlakukan aturan berikut :
1. Karyawan yang bekerja di bawah 6 bulan : hari cuti dipotong gaji prorata.
2. Karyawan yang sudah di atas 6 bulan, jika sangat dibutuhkan, boleh
mengajukan permohonan hutang cuti maksimal 3 hari, yang akan dipotong
dari jatah cuti yang akan didapat setelah bekerja 1 tahun.

II. Bonus Cuti:

1. Perusahaan memberikan bonus cuti untuk kejadian sebagai berikut :
1. Menikah – 2 hari

64
 2. Kelahiran anak – 2 hari
3. Orang tua (kandung /mertua) wafat – 1 hari
4. Jika ingin mengambil lebih dari bonus maka berlaku point 1.1 dan point 1.2
diatas.
2. Bonus Cuti ini tidak berlaku untuk karyawan yang bekerja di bawah 1 tahun.
Jika karyawan yang bersangkutan ada kejadian point 1-3 di atas dan
memerlukan cuti, maka berlaku ketentuan cuti seperti point I.1 dan I.2 di atas.

III. CUTI GRATIS

1. Cuti gratis akan diberikan oleh perusahaan untuk hari besar berikut:
1.1 Idul Fitri : 3 hari ( tanggal akan ditentukan di awal tahun sesuai dengan
kalendar tiap tahunnya), sebagai contoh untuk tahun 2013, 3 hari tersebut
adalah : tanggal 5, 6 dan 7 Juli.
1.2 Natal : 1 hari ( 24 Desember).
1.3 Tahun baru : 1 hari ( 31 Desember).

65
 BAB IV – PANDUAN & PEDOMAN
3. PINJAM SAMPLE

1. PINJAM SAMPLE MARKETING/BC.

Peminjaman hanya boleh dilakukan satu hari (pinjam pagi dikembalikan sore, dihari
yang sama) tidak inap. Peminjaman sample hanya dapat di diproses jika sudah
sepengetahuan dan mendapat approval dari masing-masing SPV/Head
(Marketing/Toko) dengan keterangan yang jelas

Lewat dari masa tsb, harus ditindaklanjuti sebagai retur sample, diproses dengan
sepengetahuan dan approval dari Head of Purchasing.

Alasannya : agar tim Purchasing dapat memonitor apakah buku/barang yang

diperlukan tsb ada/tidak di stock Gudang MBI/stock sample, sehingga lebih tertib
(menghindari keperluan sampel yang tidak prepare), dan retur buku yang tidak perlu.

2. PINJAM SAMPLE UNTUK CUSTOMER SEKOLAH.

Pada dasarnya toko tidak diperbolehkan untuk memberikan pinjaman sampel untuk
customer baik perorangan maupun institusi/sekolah.

Untuk kasus sangat spesial, misalnya untuk review sekolah adopsi kelas besar
(KAM/KEY ACCOUNT MANAGEMENT) yang discover oleh Toko dapat didiskusikan
terlebih dahulu dengan Head of Bookstores.

66
 BAB V – LAIN – LAIN
1. FORM ABSENSI

FORM ABSENSI KETIDAKHADIRAN

NAMA :
DIVISI :

Dengan ini menerangkan bahwa saya pada tanggal : sampai

Tidak Absen Datang

Tidak Absen Pulang

Keterangan / Alasan :

Pemohon Kepala Divisi HRD

BAB V – LAIN – LAIN

2. FORM CUTI

67
 PERMOHONAN CUTI

Nama :

Mulai bekerja sejak :

Divisi : Bookstore

Bersama ini hendak mengajukan permohonan cuti tahunan selama … hari untuk

keperluan…, di mulai tanggal … /… 2015 hingga tanggal … /… 2015 dan menyatakan bahwa
akan masuk bekerja kembali pada hari … tanggal … /… 2015.

Karyawan Mengetahui Menyetujui

Atasan Pimpinan/Management

( ) ( ) ( )

68