Standar Prosedur Operasional (SPO)
Sarana Pengaduan Perlengkapan
Praktek Perawat Mandiri Ns.Rachmad Aprilio.S.Kep,M.Kep
1. Tujuan
a. Memastikan mekanisme pengaduan terkait perlengkapan berjalan dengan
efektif an transparan.
b. Meningkatkan kualitas pelayanan melalui penanganan cepat dan tepat atas
pengaduan yang masuk.
c. Mendorong perbaikan dan pemeliharaan perlengkapan guna menunjang
operasional yang optimal.
2. Ruang Lingkup
a. Prosedur ini mencakup seluruh proses pengajuan, pencatatan, dan
penyelesaian pengaduan terkait perlengkapan, baik itu peralatan medis,
alat tulis kantor, perangkat elektronik, maupun fasilitas penunjang
lainnya.
b. Berlaku untuk seluruh pihak internal dan eksternal yang berkepentingan,
seperti karyawan, pasien, maupun mitra kerja.
3. Definisi
1. Sarana Pengaduan: Media atau sistem yang digunakan untuk
menyampaikan keluhan atau laporan terkait kondisi, kerusakan,
atau ketidaksesuaian perlengkapan.
2. Perlengkapan: Seluruh alat, perangkat, dan fasilitas yang
digunakan dalam operasional praktek/instansi.
3. Pengadu: Pihak yang mengajukan pengaduan, baik dari
kalangan internal maupun eksternal.
4. Petugas Pengaduan: Staf atau unit yang bertanggung jawab
menerima, memproses, dan menindaklanjuti pengaduan.
4. Tanggung Jawab
Pengadu:
✓ Menyampaikan pengaduan secara jelas dan lengkap melalui media yang
telah disediakan (formulir, email, atau aplikasi pengaduan).
Petugas Pengaduan:
✓ Menerima dan mencatat pengaduan dengan detail.
✓ Menyampaikan pengaduan kepada bagian terkait untuk ditindaklanjuti.
✓ Memberikan umpan balik kepada pengadu mengenai status
pengaduan.
Manajemen/Atasan:
✓ Mengkoordinasikan penyelesaian pengaduan.
✓ Menetapkan kebijakan dan sumber daya yang diperlukan untuk
perbaikanperlengkapan.
✓ Melakukan evaluasi berkala atas efektivitas sistem pengaduan.
5. Prosedur Pengaduan
5.1 Penerimaan Pengaduan
Media Pengaduan:
✓ Pengaduan dapat disampaikan melalui formulir tertulis, email, atau aplikasi
pengaduan yang telah disediakan.
✓ Pastikan formulir mencakup informasi penting seperti nama pengadu, kontak,
deskripsi masalah, dan waktu kejadian.
Verifikasi:
✓ Petugas pengaduan memverifikasi kelengkapan informasi dan
mengonfirmasi penerimaan pengaduan kepada pengadu.
5.2 Pencatatan dan Klasifikasi
Pencatatan:
✓ Setiap pengaduan dicatat dalam buku/log pengaduan atau sistem
manajemen pengaduan secara elektronik.
Klasifikasi:
✓ Pengaduan diklasifikasikan berdasarkan jenis perlengkapan, tingkat
urgensi, dan kategori masalah (misalnya, kerusakan, kelalaian
pemeliharaan, atau ketidaksesuaian standar)
5.3 Tindak Lanjut Pengaduan
Penunjukan Tim Tindak Lanjut:
✓ Pengaduan diteruskan kepada bagian atau teknisi yang relevan untuk
evaluasi dan tindakan perbaikan.
Investigasi:
✓ Tim melakukan pengecekan langsung terhadap perlengkapan yang
dilaporkan bermasalah.
✓ Catat temuan, analisis penyebab, dan langkah-langkah perbaikan
yang diperlukan.
Penyelesaian:
✓ Setelah tindakan perbaikan selesai, petugas pengaduan
memastikan perlengkapan telah kembali beroperasi dengan
baik.
✓ Hasil tindak lanjut dikomunikasikan kepada pengadu melalui
email atau telepon.
5.4 Dokumentasi dan Pelaporan
Dokumentasi:
✓ Semua tahapan pengaduan, dari penerimaan hingga penyelesaian,
didokumentasikan secara lengkap.
Pelaporan:
✓ Laporan periodik (misalnya bulanan atau triwulanan) disusun sebagai
bahan evaluasi dan perbaikan sistem pengaduan.
✓ Laporan meliputi jumlah pengaduan, kategori, penyebab, serta tindakan
yang telah diambil.
6. Evaluasi dan Perbaikan
Evaluasi Berkala:
✓ Manajemen melakukan evaluasi terhadap efektivitas sistem
pengaduan dan tingkat kepuasan pengadu.
✓ Tindakan Perbaikan:
✓ Berdasarkan evaluasi, lakukan perbaikan pada sistem pengaduan
maupun pemeliharaan perlengkapan.
✓ Sosialisasikan perubahan dan perbaikan kepada seluruh pihak
terkait.
7. Tinjauan dan Revisi Prosedur
✓ Prosedur ini ditinjau secara berkala (misalnya setiap 6 bulan) dan
direvisi apabila terdapat perubahan kebijakan atau kondisi
operasional.
✓ Setiap revisi harus disosialisasikan kepada seluruh staf dan pihak
terkait agar sistem pengaduan dapat berjalan dengan optimal.
Disahkan Oleh:
Ns. Rachmad Aprilio, S.Kep., M.Kep
[Lubuklinggau 1 Februari 2025]
