BKN

Badan Kepegawaian Negara

PENYUSUNAN PETA
JABATAN DAN
ANALISIS BEBAN KERJA

Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

2011
 MekaNISME PENYUSUNAN
BKN
Badan Kepegawaian Negara
KEBUTUHAN PEGAWAI

TUGAS NAMA
NAMA JABATAN
JABATAN
POKOK ANALISIS INFORMASI IKHTISAR
IKHTISAR JABATAN
JABATAN
DAN JABATAN JABATAN
FUNGSI URAIAN
URAIAN TUGAS
TUGAS

ANALISIS
BEBAN KERJA

PETA JABATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN PEGAWAI
BKN
Badan Kepegawaian Negara

PETA JABATAN
B K N PETA JABATAN
Badan Kepegawaian Negara

Peta jabatan adalah susunan nama dan tingkat Jabatan

struktural dan fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit organisasi
dari tingkat paling rendah sampai dengan yang tinggi
 B K N KOMPONEN PETA JABATAN
Badan Kepegawaian Negara

m menyusun Peta Jabatan, dibutuhkan data-data sebagai berikut:

uktur Organisasi
ftar Susunan Jabatan (Struktural & Fungsional)
zetting Pegawai (Kekuatan Pegawai Saat Ini)
butuhan Pegawai (Hasil dari Analisis Beban Kerja)
gas dan Fungsi Unit Organisasi
 B K N CONTOH PETA JABATAN
Badan Kepegawaian Negara

Struktur Organisasi
Rekapitulasi Lengkap dengan Golru & Pendidikan Beban kerja
Kekuatan Pegawai berdasarkan Tugas dan
Fungsi Unit Organisasi

Nomenklatur Fungsional
beserta Bezetting dan Kebutuhan Pegawai
BKN
Badan Kepegawaian Negara

ANALISIS BEBAN KERJA

 B K N ANALISIS BEBAN KERJA
Badan Kepegawaian Negara

Analisis Beban Kerja adalah suatu teknik untuk

menentukan jumlah dan jenis pekerjaan
suatu unit organisasi / pemegang jabatan yang
dilakukan secara sistematis dengan
menggunakan metode tertentu
B K N KEGUNAAN
Badan Kepegawaian Negara

Penataan/penyempurnaan struktur organisasi;

Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur
kerja;
Penyusunan rencana kebutuhan riil pegawai
sesuai beban kerja
Penilaian kinerja dengan metode Sasaran Kerja
Pegawai
Program seleksi, rotasi, dan promosi pegawai
dari unit yang kelebihan pegawai ke unit yang
kekurangan pegawai;
Bahan penentuan kebutuhan diklat
B K N METODE ABK
Badan Kepegawaian Negara

KUESIONER
Daftar pertanyaan terbuka tentang uraian/rincian tugas
Tugas tambahan sesuai renja/renstra

WAWANCARA
Panduan wawancara terbuka tentang uraian / rincian
tugas dan tugas tambahan
Sampel / seluruh pegawai

METODE PENGAMATAN LANGSUNG

Lembar observasi (check list)
Lokasi tempat kerja.
BKN
Badan Kepegawaian Negara STANDAR KEMAMPUAN RATA2

Standar kemampuan rata-rata diukur dari:

Satuan Waktu (Norma Waktu)

ORANG x WAKTU
NORMA WAKTU =
HASIL

Satuan Hasil (Norma Hasil)

HASIL
NORMA HASIL =
ORANG x WAKTU
 B K N PENDEKATAN ABK
Badan Kepegawaian Negara

1 HASIL KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik/kebendaan
atau non fisik yang dapat dikuantifikasi.
Informasi yang diperlukan :
Wujud hasil kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan : Pengentri Data Beban Kerja : 200 Data
Hasil Kerja : Data Standar Kemampuan Rata2 : 30
Data/Hari
Beban Kerja 200 Data
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang =
SKR 30 Data
x 1 orang
= 6,67 orang = 7 orang (dibulatkan)
 B K N LANJUTAN
Badan Kepegawaian Negara

2 OBJEK KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung dari
jumlah objek yang harus dilayani.
Informasi yang diperlukan :
Wujud objek kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari objek kerja yang harus
dilayani
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja
Contoh :
Jabatan : Dokter Jumlah Objek Kerja : 80 Pasien
Objek Kerja : Pasien Standar Kemampuan Rata2 : 25
Pasien/Hari
Objek Kerja 80 Pasien
Kebutuhan Pegawai = x 1 orang =
SKR 25 Pasien
x 1 orang
= 3,2 orang = 3 orang (dibulatkan)
 B K N LANJUTAN
Badan Kepegawaian Negara

3 PERALATAN KERJA
Pendekatan ini untuk jabatan yang beban kerjanya tergantung pada
peralatan kerjanya. Informasi yang diperlukan :
Jumlah dan satuan alat kerja
Jabatan yang diperlukan dalam pengoperasian alat kerja
Rasio jumlah pegawai per alat kerja

Contoh :
Satuan & jumlah alat kerja : 20 Bis
Jabatan yg diperlukan & rasio : 1 Sopir dan 1 Kernet untuk 1 Bis
1 Montir untuk 5 Bis

20 Bis 20 Bis 20 Bis

K. Peg = x 1 Sopir + x 1 Kernet + x1
1 Bis 1 Bis 5 Bis
Montir
= 20 Sopir + 20 Kernet + 4 Montir = 44
 B K N LANJUTAN
Badan Kepegawaian Negara

4 TUGAS PER TUGAS

Pendekatan ini dipergunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai
pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam yang artinya
hasil kerja dalam jabatan tersebut banyak jenisnya.
Informasi yang dibutuhkan :
Uraian tugas
Satuan hasil
Waktu penyelesaian rata-rata setiap uraian tugas
Volume/beban kerja dari setiap uraian tugas
Waktu kerja efektif
 B K N METODE TUGAS PER
TUGAS
Badan Kepegawaian Negara

1 URAIAN TUGAS
Uraian tugas pokok yang mencerminkan apa yang
dikerjakan (what), bagaimana cara mengerjakan (how)
dan mengapa dikerjakan (why)

2 WAKTU PENYELESAIAN RATA-RATA

Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang
digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di
pengaruhi beberapa faktor, antara lain :
Perangkat kerja
Kondisi lingkungan kerja
Prosedur kerja
Kompetensi pemegang jabatan
 BKN
Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

3 WAKTU KERJA EFEKTIF

KEPPRES
KEPPRES NO.
NO. 68
68 TAHUN
TAHUN 1995
1995
Hari
Hari Kerja/Minggu
Kerja/Minggu =
= 37,5
37,5 jam
jam
Satu
Satu Minggu
Minggu =
= 55 hari
hari
Jadi
Jadi 11 Hari
Hari Jam
Jam Kerja
Kerja =
= 37,5
37,5 jam
jam // 55 hari
hari =
= 7,5
7,5 jam/hari
jam/hari

Allowance
Allowance (Waktu
(Waktu Boros)
Boros) =
= 30
30 %
%

Jam
Jam Efektif/Hari
Efektif/Hari =
= 7,5
7,5 jam
jam -- (7,5
(7,5 jam
jam xx 30
30 %)
%) =
= 5,25
5,25 jam
jam =
= 55 jam
jam =
= 300
300 menit
menit

Pola
Pola 55 Hari
Hari Kerja
Kerja ::
Per
Per Hari
Hari :: 1
1 xx 300
300 menit
menit == 300
300 menit
menit
Per
Per Minggu
Minggu :: 5
5 xx 300
300 menit
menit == 1.500
1.500 menit
menit
Per
Per Bulan
Bulan :: 20
20 xx 300
300 jam
jam = = 6.000
6.000 menit
menit
Per
Per Tahun
Tahun :: 240
240 xx 300
300 menit
menit =
= 72.000
72.000 menit
menit
 BKN
Badan Kepegawaian Negara LANJUTAN

4 VOLUME / BEBAN KERJA

Jumlah
Jumlah banyaknya
banyaknya satuan
satuan hasil
hasil kerja
kerja yang
yang harus
harus
diselesaikan
diselesaikan dalam
dalam waktu
waktu kerja
kerja efektif
efektif harian,
harian,
mingguan,
mingguan, bulanan,
bulanan, atau
atau tahunan
tahunan

JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata2 x Beban Kerja

=
PER JABATAN Waktu Kerja Efektif
 BKN FORMULIR PENGUKURAN
BEBAN KERJA PEGAWAI
Badan Kepegawaian Negara

Nama Jabatan :
Unit Kerja :
Ikhtisar Jabatan :
Waktu Pegawai
Waktu Beban/
Hasil Penyele- Yg
No Uraian Tugas Kerja Volume Ket.
Kerja saian Dibu-
Efektif Kerja
Rata2 tuhkan
1

8
 BKN
Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Nama Jabatan Tulislah nama jabatan yang sekarang saudara pangku
dengan nama yg tersebut dalam surat keputusan
Unit Kerja Tulislah unit kerja tempat saudara bekerja
Ikhtisar Adalah uraian jabatan dalam bentuk ringkas yang
Jabatan memberikan gambaran secara umum tentang ruang
lingkup atau kompleksitas jabatan dalam satu kalimat yang
mencerminkan apa yang dikerjakan (What), bagaimana
cara mengerjakan (How), dan mengapa dikerjakan (why)
Uraian Tugas Tulislah dengan ringkas , jelas, dan lengkap uraian tugas
pokok saudara secara berurutan dari yang paling berat,
kurang berat dan ringan dalam satu kalimat yang
mencerminkan apa yang dikerjakan (what), bagaimana
cara mengerjakan (how) dan mengapa dikerjakan (why)
Hasil Kerja Tulislah hasil kerja yang saudara peroleh dalam
melaksanakan tugas pada setiap uraian tugas, hasil
kerja tersebut diisi dalam bentuk kata, yaitu
rencana, surat, data, berkas, buku, laporan, dll.
 BKN
Badan Kepegawaian Negara PETUNJUK PENGISIAN

URAIAN KETERANGAN
Waktu
Rata-rata yang diukur satuan waktu yang digunakan dalam
Penyelesaian
penyelesaian suatu tugas jabatan
Rata2
Waktu Kerja Waktu yang efektif digunakan untuk bekerja, yaitu 1 hari
Efektif waktu efektif = 300 menit, 1 minggu = 1500 menit, 1
bulan = 6000 menit dan 1 tahun 72000 menit
Beban/Volum Beban/volume kerja yang harus diselesaikan dalam harian,
e Kerja mingguan, bulanan, atau tahunan
Pegawai Diisi dengan menggunakan rumus perbandingan
Yang antara isi jabatan (IKJ) dengan Waktu Kerja Efektif
Dibutuhkan (WKE) selama satu tahun
 B K N CONTOH (1)
Badan Kepegawaian Negara

Nama Jabatan : Pengolah Data Formasi

Unit Kerja : Sub Dit. Perencanaan Formasi Pegawai
Ikhtisar Jabatan: Menginventarisasi, merekapitulasi, dan membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN mengenai alokasi
tambahan formasi Instansi Pusat dan Daerah sesuai dengan
peraturan yang berlaku, untuk kelancaran pelaksanaan tugas di
lingkungan Direktorat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi -
BKN
Volu-
Waktu Pegawai
Waktu me/
Hasil Penye- Yg
No Uraian Tugas Kerja Beba Ket
Kerja lesaian Dibutuh-
Efektif n
Rata2 kan
Kerja
Memeriksa data usulan
formasi yang disampaikan
Lapora
oleh Instansi Pusat dan 600
n 15 72.000
1 Daerah sudah sesuai Instan 0,125
Checkli menit menit
dengan format formulir si
st
yang ditentukan agar data
akurat
 B K N CONTOH (2)
Badan Kepegawaian Negara

Volu-
Waktu Pegawai
Waktu me/
Hasil Penye- Yg
No Uraian Tugas Kerja Beba Ket
Kerja lesaian Dibutuh-
Efektif n
Rata2 kan
Kerja
Menginventarisasi data
usulan formasi yang
disampaikan oleh Instansi
Pusat dan Daerah dengan 600
Rekap 30 72.000
2 cara mengelompokkan Instan 0,250
Data menit menit
sesuai dengan instansi si
dan jabatannya agar
memudahkan dalam
pencarian data
Mengolah data usulan Informa
600
formasi berdasarkan jenis si per 45 72.000
3 Instan 0,375
jabatan untuk membuat Jenis menit menit
si
bahan pertimbangan Jabatan
 B K N CONTOH (3)
Badan Kepegawaian Negara

Volu-
Waktu Pegawai
Waktu me/
Hasil Penye- Yg
No Uraian Tugas Kerja Beba Ket
Kerja lesaian Dibutuh-
Efektif n
Rata2 kan
Kerja
Memberikan informasi
yang dibutuhkan
Penganalisis Formasi
Pegawai berdasarkan data
usul formasi sebagai 600
Lapora 45 72.000
4 bahan pembuatan Instan 0,375
n menit menit
kebijakan formasi dan si
pertimbangan alokasi
tambahan formasi
pegawai Instansi Pusat
dan Daerah
Membuat konsep
pertimbangan Kepala BKN
mengenai alokasi
tambahan formasi Draft
3.000 72.000
5 pegawai Instansi Pusat Pertim- 1 0,042
menit menit
dan Daerah berdasarkan bangan
 B K N CONTOH (4)
Badan Kepegawaian Negara

Volu-
Waktu Pegawai
Waktu me/
Hasil Penye- Yg
No Uraian Tugas Kerja Beba Ket
Kerja lesaian Dibutuh-
Efektif n
Rata2 kan
Kerja
Membuat laporan statistik
mingguan mengenai
formasi pegawai Instansi
Lapora 60 1.500
6 Pusat dan Daerah 1 0,040
n menit menit
berdasarkan data usul
formasi untuk diserahkan
kepada atasan langsung
Memelihara database
formasi pegawai dengan
cara menyimpan,
Kegiata 30 6.000
7 memperbaharui dan 1 0,005
n menit menit
memproteksi data agar
tetap akurat dan terjaga
kerahasiaannya
Melaksanakan tugas
kedinasan lain yang
diperintahkan oleh atasan Kegiata 30 300 3
8 0,300
baik lisan maupun tertulis n menit menit Tugas
BKN
Badan Kepegawaian Negara TINGKAT EFISIENSI JABATAN

Tingkat Efisiensi IKJ

=
Jabatan PJ x WKE

Keterangan
IKJ : Isi Kerja Jabatan (Beban Kerja x Norma
Waktu)
PJ : Pemegang Jabatan
WKE : Waktu Kerja Efektif
Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ)
A =sangat baik apabila TEJ > 1
B =baik apabila TEJ = 0,90 0,99
C =cukup apabila TEJ = 0,70 0,89
D =sedang apabila TEJ = 0,50 - 0,69
E =kurang apabila TEJ < 0,50
BKN
Badan Kepegawaian Negara

TERIMA KASIH
SEMOGA BERMANFAAT