MANAGEMEN PERUBAHAN

TIM PMKK PROP BALI

 MANAJEMEN
PERUBAHAN

Pengertian :
Upaya yg dilakukan untuk mengelola akibat 2 yg
ditimbulkan karena terjadinya perubahan dlm
organisasi ( dalam atau luar organisai)

Tujuan
Untuk kelangsungan hidup organisasi
Organisasi tidak statis dinamis

IPTEK

KUALITAS PELAYANAN
 KONSEP PERUBAHAN
(DIFUSI Inovasi Rogers)
F. Internal: Terima
- Pendidikan
- Pengalaman perubahan
- Nilai,dll

Peng. Konfirmasi
Pengetahuan Persepsi
Kep.

F. Ekternal :
- Norma masy -- Mudah Menolak
- Sosbud Perubahan
-- Dpt diobservasi
- Lingkungan
- dll -- Daya ungkit
FAKTOR-FAKTOR
YG MEMPENGARUHI PERUBAHAN

Sosial budaya
ekonomi

POLITIK
IPTEK

F. INTERNAL
PERSAINGAN
Permintaan Pasar
TYPE PERUBAHAN
Perubahan Rutin
Perubahan yang telah direncanakan dalam organisasi yang terkait
dengan alur pekerjaan yang bersifat reguler

Tunjuannya: agar kegiatan rutin menjadi dasar kerja terlaksana

dengan benar sesuai prosedur contoh: rotasi staf, mencuci
tangan,memasang infus, memandikan pasen, mencuci tangan dll.

Perubahan Peningkatan
Suatu perubahan yg dpt memberi nilai tambah & bermanfaat bagi
pekerjaan yg sudah dilakukan melalui perbaikan prosedur

Tujuan: menurunkan kebiasaan buruk staf menurut absensi,

menurunkan kemampuan pelanggan, perbaikan alat, dll

Perubahan Inovative
Perubahan yg diarahkan untuk merubah pola keja guna memenuhi
kebutuhan organisasi masa depan

Tujuannya: agar organisasi mampu eksis pada tatanan global. Peran

Change-Agent sangat penting memprediksi issue-issue
potensial yang akan dihadapi pada masa yad, contoh: computerize
on line pada setiap unit/departemen, free paper work
 SIKLUS MANAJEMEN
PERUBAHAN

IDENTIFIKASI DIAGNOSIS
EVALUASI PERUBAHAN SITUASI

IMPLEMENTASI PEMILIHAN
STRATEGI
 MUDAH MENGIKUTI PERUBAHAN

1. PERUBAHAN
Kebutuhan aktualisasi diri terpenuhi.
Tidak nyaman pada posisi status quo

2. Keinginan untuk mengeliminasi kekurangan, kerugian moral,

produksi, kompetisi, profit & revenue dll.

3. Yakin proses perubahan bisa dikelola dengan baik oleh manajer

perubahan tanggung jawab & kesempatan dlm memberikan
input, ide, meningkatkan kinerja organisasi, ada keterlibatan

4. Keyakinan bahwa sumber-sumber dapat dialokasikan dengan baik.

------------------------------------------- DIAGNOSA RESISTEN

1. Nyaman dlm satatus quo
2. Perubahan Kerja lebih berat
3. Perubahan Diprediksi gagal
4. Perbedaan persepsi tujuan perubahan
5. Pengelolaan perubahan dianggap < PD
 DIMENSI RESISTENCE
(Resistence Quadrant)

COVERT (Samar)

SURVIVOR SABOTEUR
UNCONCIOUS

CONCIOUS
* Cari selamat * Sengaja
sendiri menghambat
ZOMBE PROTESTER
* Tak bermakna * TK Protes
dlm pek. ngedumel

OVERT (Jelas/Teranga)
 COVERT
DIMENSI RESISTEN
SURVIVOR
Penampilan seperti bisa &
tahu kerja NOTHING
Kamuflase: mencari alasan
UNCONCIOUS
utk menutupi kekurangan
Kekurangan adaptasi thd
perubahan
?? Su l i t
ZOMBE
Tak bermakna dlm pek.
Tdk mampu & tdk mau
Sulit berubah bila bisa
cendrunf kembali ke asal mula
Menghindari perubahan
Mudah dikenali
OVERT
SABOTEUR
Sengaja menghambat perub.
Pura-pura support
Motiv sinis, merasa kurang
nyaman/terganggu
CONCIOUS
Keuntungan Pribadi
Melalaikan tanggung jawab
Umumnya : Kompetensi baik
PROTESTER
Ngedumel di belakang
Menolak secara terbuka
Tdk bosan menuding
kegagalan orang lain
Aspek positif : Kontribusi
proteksi organisasi aman
Mudah dikenali
STRATEGI
MENGELOLA REISTEN
Jangan bereaksi secara emosional.
Ciptakan suasana kondusi (positif).
Bantu untuk meningkatkan kompetensinya
meningkatkan confidance (PD)
Libatkan dlm pengambilan keputusan.
Upayakan untuk menemukan nilai-nilai dlm tim.
Hindari membuat kesalahan karena kurang
hati-hati sebelum pengambilan keputusan.
tumbuhkan saling pengertian komunikasi
Tim Building
MAKNA GAME PERUBAHAN
I =Initiator adalah orang yg memiliki sifat
inovatif,kreatif memberikan ide,berani
mencoba hal baru,dan tdk takut mengambil
resiko. P =Partisipator
adalah orang yg cenderung mempunyai sifat
mengikuti/ikut ikutan.Mereka cenderungm
menunggu apa yg dilakukan orang lain.Merika
lbh hati hati memikirkan resiko dan ingin
memastikan rencana sblm ambil keputusan.
R =Resistor
yi orang yg melihat negatif dari satu hal
mereka cenderung dituduh menghambat atau
memperlambat perubahan.
NI NYOMAN AYUNINGSIH
Alasan atau dasar
dilakukannya
SWOT
Pengaruh ANALISIS
faktor ekternal dari organisasi ---
menuntut adanya perubahan
Pengaruh faktor internal dari organisasi---
menuntut adanya perubahan
Organisasi (RS dan Puskesmas) perlu
melakukan perubahan
Organisasi memiliki keterbatasan dlm Sumber
Daya ; manusia/tenaga & sumber2 lain--- perlu
ada prioritas
Adanya prioritas kegiatan pemecahan
masalah lebih fokus --- hasil > efektif & efisien
STRENGTH
Kekuatan yang dimiliki oleh organisasi
Input suatu organisasi ; kebijakan, aturan,
SDM, dan tool of management lain

WEAKNESS

Kelemahan-kelemahan yang terjadi

dalam internal organisasi
OPPORTUNITIES
Peluang-peluang dari luar organisasi ;
perkembangan IPTEK, adanya permintaan dari
konsumen, perubahan paradigma kesehatan
paradigma sehat
Peluang-peluang dari dalam organisasi (biasanya
karenan merespon pengaruh dari luar
organisasi); perubahan visi dan misi organisasi

THREATS
Hambatan yg datang dari luar organisasi;
kurang dukungan dari stackholder;
Pemda, Instansi lain, tidak tersedianya
dana
LAB
MANAJEMEN
PERUBAHAN
LATAR BELAKANG (ILUSTRASI)
? >>
Melakukan
tgs non
Kinerja kprwt/kebdn
Perawat Kinerja
& Bidan Perawat
Uraian tgs & Bidan
tdk jelas

Belum ada
monitoring
kinerja P&B
scr khusus
KONDISI
SAAT KONDISI
INI BERUBAH YG DIINGINKAN

Gerakan Pembelajaran
Organisasi
PERUBAHAN

Enggan
LAMA Pimpinan/ keluar dari
zona BARU
leaderkrg
kenyamana
support
n
Cara Berfikir
(mind) Cara Berfikir
(mind)
Cara HAMBATAN
pandang Cara
(View) pandang
Gap dlm Takut (View)
komunika akan
si risiko
perubaha
Daya, Effort, pikiran, n
ucapan dan perilaku akan
focus untuk terwujudnya
kinerja yg diinginkan Kecenderungan yang ada
yaitu ketidakmampuan kita
untuk melihat kondisi saat ini
yang merupakan ciri
ketidakmampuan organisasi
dalam belajar.
 2010

2009
adalah suatu
gambaran mental/
kondisi yang jelas
mengenai masa
depan yang lebih
baik
yang diimpikan
dan yang ingin
diwujud - nyatakan
 TUGAS1
Identifikasi tipe pereubahan
Score 1-5(dampak perubahan )
n Tipe pereubahan
o
Rutinitas s Peningkatan s Inovatif s

2
Tipe perubahan
Perubahan Rutin
Perubahan yang telah direncanakan dalam organisasi yang terkait dengan alur
pekerjaan yang bersifat reguler

Tunjuannya: agar kegiatan rutin menjadi dasar kerja terlaksana dengan benar
sesuai prosedur contoh: rotasi staf, mencuci tangan,memasang infus,
memandikan pasen, mencuci tangan dll.

Perubahan Peningkatan
Suatu perubahan yg dpt memberi nilai tambah & bermanfaat bagi pekerjaan
yg sudah dilakukan melalui perbaikan prosedur

Tujuan: menurunkan kebiasaan buruk staf menurut absensi, menurunkan

kemampuan pelanggan, perbaikan alat, dll

Perubahan Inovative
Perubahan yg diarahkan untuk merubah pola keja guna memenuhi kebutuhan
organisasi masa depan

Tujuannya: agar organisasi mampu eksis pada tatanan global. Peran Change-
Agent sangat penting memprediksi issue-issue potensial yang akan
dihadapi pada masa yad, contoh: computerize on line pada setiap
unit/departemen, free paper work
 Analisis perubahan ( TUGAS 2)
Dampak Jenis perubahan
perubahan Rutinita Peningkata Inovatif
s n
..
Waktu
(Berapa lama waktu untuk
berubah )

Gambaran
(kebutuhan Informasi ,
ketrampilan)

Kebutuhan waktu
Kebutuhan waktu
u/penyiapan
TUGAS 3
SWOT ANALISIS
Alasan atau dasar
dilakukannya
SWOT
Pengaruh ANALISIS
faktor ekternal dari organisasi ---
menuntut adanya perubahan
Pengaruh faktor internal dari organisasi---
menuntut adanya perubahan
Organisasi (RS dan Puskesmas) perlu
melakukan perubahan
Organisasi memiliki keterbatasan dlm Sumber
Daya ; manusia/tenaga & sumber2 lain--- perlu
ada prioritas
Adanya prioritas kegiatan pemecahan
masalah lebih fokus --- hasil > efektif & efisien
STRENGTH
Kekuatan yang dimiliki oleh organisasi
Input suatu organisasi ; kebijakan, aturan,
SDM, dan tool of management lain

WEAKNESS

Kelemahan-kelemahan yang terjadi

dalam internal organisasi
OPPORTUNITIES
Peluang-peluang dari luar organisasi ;
perkembangan IPTEK, adanya permintaan dari
konsumen, perubahan paradigma kesehatan
paradigma sehat
Peluang-peluang dari dalam organisasi (biasanya
karenan merespon pengaruh dari luar
organisasi); perubahan visi dan misi organisasi

THREATS
Hambatan yg datang dari luar organisasi;
kurang dukungan dari stackholder;
Pemda, Instansi lain, tidak tersedianya
dana
MATRIK ANALISIS SWOT
S: W

O Apa yang Apa yang

dilakukan dengan dilakukan
kekuatan dan meminimalisasi
opertunity W memanfaatkan
O
T Apa yang Apa yg dilakukan
dilakukan dengan untuk
kekuatan meminimalisasi
menghadapi W dan
tantangan menghadapi T
GRAFIK ANALISIS SETELAH PEMBOBOTAN 1-5

s
II I

T
O

IV III

Kemungkinan besar perubahan dapat dilakukan

 I = ekspansi progresif
II =Diversifikasi
III=Stabilisasi/ Rasionalisasi
IV=Defensif/survival
 PERUMUSAN STRATEGI BERDASARKAN MATRIKS
KUADRAN TOWS A.STRENGTHS (KEKUATAN ) B.WEAKNESSES (KELEMAHAN)
FKK FAKTOR
INTERNAL
FKK FAKTOR EKSTERNAL
A.OPPORTUNITIES (PELUANG)
1.Tingkat kepuasan pelanggan cukup tinggi
2.Sebagai rujukan RSU NTB dan NTT
B ANCAMAN (T)
1. Tanggapan masyarakat bahwa RS Swasta
pelayanannya lebih baik
2. Adanya persaingan global dalam dunia
kesehatan
1. Motivasi pegawai tinggi
2.Sistem dan prosedur kerja sudah baku
STRATEJI S-O
1.Pertahankan motivasi pegawai dalam
memberikan pelayanan agar tingkat
kepuasan pelanggan tinggi
2.Terapkan Sistem dan prosedur kerja yang
sdh baku dalam memberikan pelayanan
sebagai rumah sakit rujukan dengan
meningkatkan Monev
STRATEGI S-T
1.Wujudkan pelayanan bermutu berbasis
customer oriented untuk mengantisipasi
persaingan dengan RS Swasta
2.Terapkan sistem dan prosedur pelayanan
serta budaya kerja berstandar internasional ( luar dan dalam negeri dan stake holder
1.Kompetensi tenaga perawat belum memadai
2.Rasio antara perawat dan pasien belum
memadai
STRATEJI W-O
1.Tingkatkan kompetensi perawat melalui
bendidikan berkelanjutan dan pelatihan
2.Penuhi rasio kebutuhan perawat sesuai
standar
STRATEGI W-T
1.Wujudkan instalasi yang bermutu setara
dengan RS internasional
2.Kembangkan kerjasama dengan RS lain
 PENENTUAN SKALA PRIORITAS STRATEGI DENGAN TEORI
TAPISAN MC NAMARA
NO STRATEGI NILAI ( SKALA 1-5) RANKING

EFEKTIFIT KONTRIBUSI BIAYA JUMLAH

AS

1 5 5 4 14 II
Pertahankan motivasi pegawai agar tingkat kepuasan pelanggan tinggi
2 4 4 4 13 III
Terapkan Sistem dan prosedur kerja yang sdh baku dalam memberikan
pelayanan Berdasarkan standar sebagai rumah sakit rujukan .
3 Tingkatkan kompetensi perawat melalui pendidikan berkelanjutan dan 5 5 3 13 III
pelatihan, Inservis training,coaching.
4 3 3 2 8 V
Penuhi rasio kebutuhan perawat sesuai standar
5 Wujudkan pelayanan bermutu berbasis customer oriented untuk 5 5 5 15 I
mengantisipasi persaingan dengan RS Swasta

6 Terapkan sistem dan prosedur pelayanan serta budaya kerja berstandar 3 4 2 9 IV

internasional

7 Wujudkan instalasi yang bermutu setara dengan RS internasional 3 4 1 8 V

8 Kembangkan kerjasama dengan RS lain ( luar dan dalam negeri dan 3 3 2 8 V

stake holder
 Tujuan , Sasaran, Strategi, Kebijakan, Program, Rencana
Kegiatan dan target capaian Kinerja
No Tujuan Sasaran Strategi Kebijakan Program Kegiatan Target Waktu
capaian
1 Mewujudkan Meningkatny Melakuakan ISO Melakukan srvey Melaksanakan survey Indeks Th
pelayanan yang a kepuasan evaluasi tingkat 9000;2008 dan analisis hasil kepuasan pelanggan dengan kepuasan80 % 2011
bermutu berbasis pelanggan kepuasan pasien Akreditasi survey setiap bulan kuesioner Prosentase
customer dari berbagai KARS pada setiap pasien Melaksanakan dan menindak penurunan
oriented dengan dimensi dan pulang yang sudah lanjuti kegiatan FGD 1 x / keluhan 80 %
mengutamakan menindak lanjuti dirawat > 2 hari Mnggu Pasien puas 80
kepuasan Melaksanakan pengisian buku %
pelanggan pesan dan kesan pada setiap Tindak lanjut
pasien pulang kotak saran 80
Melakukan ssialisasi dan %
memantau pengisian kotak
saran kotak

Menurunnya Memfasilitasi No telp Melakukan Memanfaatkan ruangan kepala Angka Th

kejadian layanan komplin layanan sosialisasi pada ruangan sebagai ruang penurunan 2012
komplin dan 0361- setiap pasien ttg pengaduan komplin ( max
atau keluhan 8011234 fasilitas layanan Menunjuk penanggung jawab komplin 10 %)
terhadap komplin ( manajer komplin )
pelayanan
Menurunnya Memberikan ISO Melaksanakan Melaksanakan program Penurunan angka Th
angka pelayanan bermutu 9000;2008 kegiatan pemberian orientasi pasin baru kejadian pulang 2011
kejadian melalui kejelasan Akreditasi infornormasi yang Melaksanakan discharge paksa ( max 5 %)
pulang paksa informasi KARS dipahami oleh planning
pasien Menyediakan leaflet , booklet
dan majalah kesehatan
Memasang media informasi
Menurunnya Menetapkan ISO Melakukan Mensosialisasikan sasaran Respon time petugas Th2011
respon time respon time 9000;2008 pemantauan respon mutu respon time max 5 menit
tehadap keluhan sebagai Akreditasi time keluhan
keluhan sasaran mutu KARS pelanggan
pelanggan
Inservis trainning

Pelatihan didalam rumah sakit oleh

orang rumah internal rumah sakit
yang kompeten
Inservis trainning di pastikan dilakukan
secara berkesinambungan dan
dipastikan semua staf terlibat aktif
dalam pelaksanaannya sesuai dengan
kompetensi dan kebutuhan pelatihan
 Setiap staf wajib mengikuti pelatihan
minimal 20 jam / tahun bisa disiasati
dengan inservise trainning
Beberapa pelatihan wajib yang
merupakan ketentuan dasar
kompetensi perawat adalah :
1.BHD.
2.FIRE
3.PATIENT SAFETY
4.INOS
5.KESELAMATAN KERJA
Tugas 4 BUAT PROPOSAL PELATIHAN
TERHADAP 1 JENIS PERUBAHAN

PENDAHULUAN:Ditulis hal yang bersifat

umum terkait dengan usulan program
Latar belakang :merupakan justifikasi
kenapa program tersebut dilakukan
(sebaiknya di lengkapi dengan data )
TUJUAN:merupakan tujuan program
( tujuan umum adalah tujuan secara garis
besarnya , sedangkan tujuan khusus
adalah tujuan secara rinci
 KEGIATAN POKOK:langkah langkah pokok
pokok yang harus dilakukan sehingga
tercapai tujuan
Rincian KEGIATAN: langgkah langkah
detail yang dilakukan agar kegiatan
pokok berjalan serta tujuan tercapai
Cara melaksanakan kegiatan : Metode
yang digunakan untuk melaksanakan
kegiatan pokok dan rincian kegiatan
( misal pelatihan , workshop, sosialisasi ,
membentuk tim , melakukan rapat ,
melakukan audit , dll )
 Sasaran : merupakan target yang
spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan prograqm
menggunakan konsep SMART
 Implementasi perubahan
RENCANA KEGIATAN

Wakt Tujuan Kegiata Sasara metod Sarana Biaya Tempat PJ

u n n a /
Media
PROPOSAL LANJUTAN
NARA SUMBER
MATERI
Sumber dana
JADWAL/ SKEDUL
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan Pelaporan
pelaporan:yang di maksud adalah evaluasi dari
skedule, termasuk penyimpangannya sedangkan
pelaporan adalah bagaimana membuat laporan
evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan
kapan di buat dan ditujukan pada siapa
Penutup