RAPAT BISNIS

(BUSINESS MEETING)
 RAPAT BISNIS
Rapat adalah bentuk pertemuan yang
pada umumnya melibatkan dua orang
atau lebih untuk membahas sesuatu
Rapat Bisnis (business meeting) adalah
bentuk pertemuan dua orang atau lebih
di suatu tempat, baik di dalam maupun di
luar kantor untuk membahas hal-hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis.
Perbedaan rapat bisnis dengan rapat
non-bisnis

RAPAT BISNIS RAPAT NON-BISNIS

 TUJUAN RAPAT
Locker Dalam Buku Business Communication: Building Critical Skills

• Berbagi • Pengambilan
Informasi Keputusan

• Penjajakan • Membuat
Ide/Gagasan Dokumen

• Evaluasi • Memotivasi
Ide/Gagasan Peserta

5
JENIS JENIS RAPAT
Menurut Oliver Serrat dalam Conducting Effective Meeting
dibagi menjadi 5 kelompok:
RAPAT
RAPAT KOMITE
PENGARAHAN KONSULTASI
(COMMITTEE
(BRIEFING) (ADVISORY
Dalam briefing pemimpin rapat Dalam rapat ini terjadi suatu MEETING)
Merupakan suatu bentuk pertemuan
cenderung hanya MEETING)
proses untuk saling memberi sekelompok orang yang memiliki latar
menyampaikan informasi atau belakang profesi atau pekerjaan yang
dan menerima ide, gagasan, berbeda-beda untuk memutuskan
memberikan arahan, perintah pandangan, keluhan atau suatu masalah tertentu berdasarkan
kepada karyawan untuk masukan dari pihak lain. keputusan suara terbanyak (voting).
melakukan atau menyelesaikan
suatu tugas tertentu.
 RAPAT DEWAN (COUNCIL
MEETING
Merupakan pertemuan yang terdiri
atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda
untuk memutuskan masalah tertentu
dengan cara mencari consensus
bersama diantara mereka.
NEGOSIASI
(NEGOTIATION)
Dalam proses negosiasi terdapat
sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud dan tujuan yang
berbeda-beda. Diharapkan dapat
diperoleh suatu titik temu atau
kesepakatan dengan cara-cara yang
saling menguntungkan semua pihak.
JENIS JENIS RAPAT
Menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective
Meetings dikelompokkan menjadi 3:
RAPAT RAPAT RAPAT
INFORMASIONAL MOTIVASI PARTISIPATIF
Merupakan suatu pertemuan Merupakan suatu pertemuan Merupakan suatu pertemuan
atau lebih di suatu tempat antara dua orang atau lebih di antara dua orang atau lebih di
yang dimaksudkan untuk suatu tempat untuk suatu tempat untuk
menyampaikan informasi memotivasi para peserta meningkatkan tingkat
tertentu kepada para peserta rapat dalam melakukan partisipasi dalam rapat bisnis.
rapat bisnis sesuatu.
PERENCANAAN RAPAT
BISNIS
Ciri tentang bagaimana mendesain agenda
rapat bisnis yang baik
Cantumkan tanggal, tempat, Cantumkan rumusan Cantumkan siapa saja yang
waktu mulai, dan waktu selesai tujuan atau maksud rapat hadir

1 2 3

4 5 6 7
Daftar topik yang akan Alokasi waktu untuk setiap Bahan-bahan bagi peserta Bahan-bahan rapat dibagikan
dibahas topik yang dibahas yang harus diselesaikan kepada setiap peserta rapat bisnis
sebelum rapat dimulai selambat-lambatnya seminggu
sebelum rapat bisnis diadakan
Contoh
agenda
rapat
bisnis
 Hal yang harus dipersiapkan dan diperhatikan
dalam penyelenggaraan rapat bisnis

Berapa lama Pembawa

UNDANGAN Waktu dan Tempat waktu Rapat Acara
Bisnia

Orang yang
Ketua Panitia Jumlah Peserta Peserta yang membuka dan
Penyelenggara diundang menutup rapat
 Hal yang harus dipersiapkan dan diperhatikan
dalam penyelenggaraan rapat bisnis

Alokasi waktu
Narasumber Waktu Istirahat Presensi
untuk
Peserta
Narasumber

Komputer
Sound Fasilitas
Akomodasi portable, lcd
pendukung
System projector dan Flip
Chart lainnya 12
 Pelaksanaan Rapat Bisnis
PANITIA PENYELENGGARA Narasumber
• Ruangan, dekorasi, sound system siap • Hadir lebih awal
digunakan untuk rapat
• Perkenalan identitas diri
• Semua panitia siap melakukan tugasnya dan
hadir lebih awal • Siap melakukan presentasi
• Melakukan Registrasi peserta dan • Manfaatkan media audio-visual
penyambutan peserta
• MC membawa acara dengan tepat waktu • Terbuka atas masukan dan kritikan
• Acuan agenda sudah disiapkan
dari peserta
• Semua fasilitas tersedia cukup dan dalam • Penampilan menarik dan
• Moderator siap memandu rapat menyenangkan
• Siapkan notulen dan dokumentasi audio-visual
• Dokumentasi hasil rapat
 Peserta

• Hadir tepat waktu

• Berpakaian rapi dan sopan
• Memakai kartu identitas
• Membawa kelengkapan bahan rapat
• Aktif dan penuh inisiatif
• Menjaga kelancaran, ketenangan, dan
ketertiban saat rapat
• Menghargai peserta lain
• Bertanya sesuai topik yang dibahas
• Mengikuti agenda sesuai dengan yang telah
ditentukan
Susunan Tempat duduk saat Rapat

Gaya Ruang Kelas Gaya Melingkar

Gaya Persegi Empat Bentuk “U”
 Gaya Chevron Gaya Modifikasi
Gaya tempat duduk membentuk Gaya tempat duduk membentuk
huruf “V” huruf “V” akan tetapi terdapat
baris tempat duduk di sisi tengah
antara sisi kanan dan kiri
Gaya Setengah Melingkar Gaya Kelompok
Di susun dengan kelompok-
kelompok kecil dimana audiens
duduk di kursi yang di susun
secara melingkar.
Thank You!
Any Questions?