Pencatatan dan Pelaporan

Farmasi Perawatan Pasien

HIV-ART
 Alur Data dan Pendukungnya
Informasi
pasien

Ikhtisar perawatan HIV dan ART

(pada setiap kunjungan sejak kunjungan pertama di klinik)

Informasi pasien
yang penting

Register Pra-ART Register ART ARV yang

(pada kunjungan pertama, (pada setiap kunjungan diberikan
saat memenuhi syarat utk ART sampai sejak ART dimulai) kpd pasien
saat memulai ART)

Informasi penting Register

yang dihimpun Pemberian Obat

Pemakaian
Laporan Kohort Laporan Bulanan ARV
(excel) (Excel / IOMS)

Register
Data dan Indikator Stok Obat
 Perlengkapan Pencatatan dan
Pelaporan

Pencatatan Pelaporan
* Register pemberian • Laporan bulanan
Obat Perawatan Pasien HIV-
* Register Stok Obat ART Farmasi
* Kartu Monitoring ART
*PENCATATAN FARMASI
Register Pemberian Obat ARV
Register Pemberian Obat ARV
(Tiap hari gunakan lembaran tersendiri)
tanggal: _____/_________/_______

Jumlah Obat Yang Diberikan

No Urut

ZDV + 3TC NVP EFV d4T 3TC TDF TDF + FTC ddI LPV/r ABC ZDV EFV d4T+3TC+NVP d4T+3TC dual Tanda
No reg Nas. Nama Pasien (300/150) 200 600 30 150 300 (300/200) 100 (20/50) 300 100 200 triple FDC FDC + EFV Keterangan tangan
Pasien
junior (12/60/200)
(12/60/100)

JUMLAH TABLET YANG DIBERIKAN

Tanda tangan apotek / Petugas Pemberi

_________________________________________________________
Obat:

Pada akhir hari tersebut lakukan penjumlahan total obat yang telah diberikan
pada bagian akhir dari lembar register pemberian obat ARV
 Register Pemberian Obat
• Membantu menyusun data pengeluaran obat ARV dan
pencatatan rejimen yang digunakan berdasarkan resep
yang masuk
• Membantu dalam cross check data pengeluaran obat
dengan kartu stok
• Diisi per hari (atau jika pasien sedikit dapat digunakan
untuk sebulan)
• Pada kasus pengambilan obat untuk kebutuhan 2 bln (bln x
dan bln y), farmasi mencatat transaksi sesuai pengeluaran
pada bln x, namun juga mencatat nama pasien pada
blanko bln y dengan menandai obat yang sudah di ambil
tanpa jumlah. Sehingga pada bln y, pasien tetap terhitung
sebagai pasien on ART walaupun tidak datang mengambil
obat.
• Diisi oleh petugas Farmasi
 Register Pemberian Obat ARV
 1 halaman per hari
 Menyesuaikan daftar obat menurut apa yang ada
dalam program
 Untuk semua pasien yang datang ke farmasi untuk
pemberian ARV
 Register nomor dan nama
 Jumlah tablet yang diberikan untuk masing2 obat
dalam rejimen yang diresepkan
 Tanda tangan pasien
 Pada akhir hari tersebut, tambahkan jumlah tablet
yang diberikan untuk tiap2 obat
 Laporkan konsumsi pada hari itu dalam register
stok obat ARV
 Register Stok ARV
 Isilah register tiap hari untuk tiap obat
◦ A-Stok awal
◦ B-Stok yang diterima (tanggal diterima)
◦ C-Stok yg dikeluarkan (tanggal dikeluarkan)
◦ D-Stok yg kadaluwarsa jika ada
◦ E-Stok akhir, balance stok setiap hari
= (A+B) – (C+D)
 1 baris = konsumsi hari
 1 halaman = 1 bulan
 Bagi register dalam 12 halaman, tiap bagian masing2
utk 1 obat

 Pd akhir bulan, lengkapi ringkasan bulanan untuk

dilaporkan dalam laporan bulanan
Register
Stok ARV
 Kartu stok tanpa
penutupan kartu
setiap bulannya

Kartu stok dengan

penutupan kartu
yang teratur
setiap bulannya
PELAPORAN FARMASI
 Penilaian Laporan Bulan
• Tutup buku / cut off tgl 25 setiap bulan (nasional)
• Pengiriman laporan tepat waktu (sebelum tgl 5
setiap bulannya)
• Dikirim lengkap 2 bagian : Lap Perawatan pasien &
laporan farmasi
• Dikirim Lewat Email (arv_subditaids@yahoo.com,
tembusan dinkes provinsi)
• Jumlah pasien dalam ART (laporan RR) = Jumlah
pasien dalam rejimen (laporan Farmasi)
• Memperhitungkan jumlah order dengan kebutuhan
3 bulan atau sesuai justifikasi
• Informasi tanggal kadaluarsa dalam stok
 *Laporan Bulanan
Perawatan HIV dan ART
(file LBPHA V11)
– Sumber data untuk laporan bulanan farmasi dari form
Register Obat ARV & Register Stok ARV

– Hitung jumlah macam2 rejimen yang diresepkan kpd

semua pasien yg menerima ARV selama bulan ini.
Pisahkan pasien Dewasa dan anak.

– Terdiri atas 2 bagian, yaitu Laporan medis (disiapkan

oleh RR) dan Laporan Farmasi yang berisi pemakaian
rejimen dan stok Obat (disiapkan oleh Farmasi)
 *Periode Pelaporan
*Laporan RS bulan ini adalah data ART RS
yang tercakup sejak tanggal 26 bulan
lalu s/d tanggal 25 bulan ini
*Halaman bulan dalam Register Pra ART
dan ART mengikuti periode laporan

 Laporan bulan September = sejak

tanggal 26 bulan Agustus s/d tanggal 25
bulan September
09. STOK OBAT
Apakah stok obat ARV habis selama bulan ini? -
Apakah stok obat IO habis selama bulan ini? -

Selisih fisik Stok obat

Stok obat Perkiraan
Stok obat Stok obat yang stok obat pada akhir
yang Stok obat yang Jumlah obat Jumlah
pada awal kedaluwarsa dengan bulan ini Stok obat pada
diterima dikeluarkan Tanggal Kedaluwarsa dan yang obat yang Alasan selisih K
Nama obat Merek bulan bulan ini pencatatan (tablet) akhir bulan ini
bulan ini bulan ini (tablet) Jumlahnya (botol) (H) diperlukan diminta dan J
(tablet) (tablet) bulan ini (F) = (botol)(G)
(tablet) (C) (botol) (botol) (K) *
(A) (D) * (tablet) (A+B)-
(B) (J)
(E) * (C+D)+E

Zidovudine (ZDV) 100m g REVIRAL 0

Zidovudine (ZDV) 100m g ZDV(100): Merek 0 0
0
Lain
Lam ivudine (3TC) 150m g HIVIRAL 0
Lam ivudine (3TC) 150m g EPIVIR 0
Lam ivudine (3TC) 150m g HEPTAVIR 0 0 0
Lam ivudine (3TC) 150m g LAMIVOX 0
Lam ivudine (3TC) 150m g 3TC(150): Merek
0
Lain
Stavudine (d4T) 30m g STAVIRAL 0
Stavudine (d4T) 30m g STAVIR 0
Stavudine (d4T) 30m g VIROSTAV 0 0 0
Stavudine (d4T) 30m g ZERIT 0
Stavudine (d4T) 30m g d4T(30): Merek Lain 0
Efavirenz (EFV) 200m g EFAVIR200 0
Efavirenz (EFV) 200m g EFV(200): Merek 0 0
0
Lain
Efavirenz (EFV) 600m g AVIRANZ 0
Efavirenz (EFV) 600m g SUSTIVA 0
Efavirenz (EFV) 600m g EFAVIRENZ 0
Efavirenz (EFV) 600m g EFAVIR600 0 0 0
Efavirenz (EFV) 600m g STOCRIN 0
Efavirenz (EFV) 600m g EFV(600): Merek
0
Lain
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIRAL 0
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIPAN 0
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIMUNE 0
0 0
Nevirapine (NVP) 200m g NEVIREX 0
Nevirapine (NVP) 200m g NVP(200): Merek
0
Lain
Didanos ine (ddI) 100m g VIDEX 0
Didanos ine (ddI) 100m g DIDANOSINE 0
0 0
Didanos ine (ddI) 100m g DINEX 0
Didanos ine (ddI) 100m g ddI(100): Merek Lain 0
Tenofovir (TDF) 300m g VIREAD 0
Tenofovir (TDF) 300m g TENOFOVIR 0 0 0
Tenofovir (TDF) 300m g TDF(300): Merek
0
Lain
Abacavir (ABC) 300m g ZIAGEN 0
Abacavir (ABC) 300m g ABAC 0
Abacavir (ABC) 300m g ABACAVIR 0 0 0
Abacavir (ABC) 300m g ABC(300): Merek
0
Lain
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g ALUVIA 0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g KALETRA 0 0 0
Lopinavir/ritonavir (LPV/r) 200/50m g LPV/r(200/50): Merek
0
Lain
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g DUVIRAL 0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g ZIDOLAM 0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g AVOCOM 0 0 0
Zidovudine (ZDV)+Lam ivudine (3TC) 300/150m g ZDV(300)+3TC(150):
0
Merek Lain
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g COVIRO 0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g LAMIVIR 0
0
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC) 30/150m g d4T(30)+3TC(150):
0
Merek Lain
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP)
TRIOMUNE 0
30/150/200m g
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP)
0
30/150/200m g TRIVIRO
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP) 0
NEVILAST 0
30/150/200m g
Stavudine (d4T) +Lam ivudine (3TC)+Nevirapine (NVP) d4T(30)+3TC(150)+
30/150/200m g NVP(200): Merek 0
Lain
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g EMTRIVA 0
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g TRUVADA 0
0 0
Tenofovir (TDF) +Em tricitabine (FTC) 300/200m g TDF(300)+FTC(200):
0
Merek Lain
d4T+3TC Ped Dual FDC(12/60) d4T(12)+3TC(60)
Ped Dual FDC: 0 0 0
Merek Lain
d4T+3TC+NVP Ped Triple FDC (12/60/100) d4T(12)+3TC(60)+N
VP(100) Ped Triple 0 0 0
FDC: Merek Lain
ZDV+ 3TC+ NVP Ped Triple FDC (60/30/50 m g) ZDV(60)+3TC(30)+N
VP(50) Triple FDC 0
Junior: Merek Lain
0
0 0
0
0
0
Didanos ine (ddI) 125m g ddI(125): Merek lain 0
0
0 0 0
0
0

Kepada Yth.:
1. Dirjen Bina Upaya Kesehatan cq Direktur BUK Rujukan …….., ………………………………..
2. Dirjen PP&PL, cq Direktur PPML Pimpinan/Kepala/Direktur UPK …………………………..
(harus diisi)
3. Kepala Dinas Kesehatan Provinsi ………………
4. Kepala Dinas Kabupaten/Kota …………………………

Nam a Petugas Pem buat Laporan RR dan FARMASI: (harus diisi)

No. Telp / HP (Petugas RR dan FARMASI): (harus diis i) NIP (harus diisi)
Em ail Petugas RR dan Farm as i : (harus diisi)

Kolom dengan * memerluk an k eterangan k husus, mohon diisi di bagian NB

(k osong)
Generate & Upload
(Tombol khusus Subdit AIDS/Dinkes, bukan untuk Rumah Sakit)
 Stok Transfer / Stok Pinjam
Yang meminjamkan: tetap dihitung
sebagai stok obat keluar dengan
keterangan tambahan pada laporan
bulanan.

Yang meminjam: dihitung sebagai stok

masuk.
 Sehingga stok akhir pada laporan
mewakili situasi stok yang sebenarnya pada
saat penutupan stok
Kejadian Stock Out
Yang dimaksud Stock Out adalah kegagalan pemberian obat yang
dikarenakan:
• Jumlah Obat didalam stok yang dibutuhkan pasien dalam rejimen
= 0 (tidak ada)
• Jika semua obat yang setara dan dibutuhkan pasien tidak ada di
stok Rumah Sakit.
Sementara kejadian Pasien baru rujuk masuk dengan rejimen
yang tidak terdapat di stok sebelumnya maka hal tersebut tidak
dianggap terjadi stok out.
Rumah Sakit bisa melakukan langkah-langkah Antisipasi Stok
out, yaitu dengan:
• Stok transfer dari RS terdekat sebelum stok habis
• Order CITO ke SubDit sebelum stok habis
• Stok cadangan mengikuti tren yang diketahui
• Antisipasi obat yang mendekati tanggal kadaluarsa
• Pengiriman laporan secara teratur.
 Pencatatan Pasien Transit
• Pasien transit tidak di catat di laporan RR
dan juga tidak di catat di laporan Farmasi
pada jumlah pasien dalam rejimen, dan
dapat ditulis pada bagian NB sebagai
tambahan keterangan
• Tetap diberikan obat sesuai dengan
kesepakatan, namun obat yang keluar tetap
di catatkan pada kartu stok
• Pasien rawat inap yang teregistrasi di RS lain
diperlakukan sebagai pasien transit
 Pencatatan Pasien Profilaksis
• Penggunaan obat ARV pada pasca pajanan
maupun PMTCT yang belum mulai ART, tidak
dihitung sebagai pasien dalam rejimen ART
pada laporan Farmasi
 Karena pasien dalam rejimen ART harus
sesuai dengan register ART
• Penambahan keterangan NB pada laporan
Farmasi
• Pengeluaran obat tetap dicatat sesuai
transaksi kartu stok
 Permasalahan umum dalam
akurasi Pelaporan Farmasi

 Jumlah Pasien yang tidak sama dengan

jumlah pasien pada laporan RR
 Rejimen tidak standar
 Tidak mencantumkan tanggal expiry date
pada laporan bulanan
 Layanan CST berstatus Satelit
* Biasanya Puskesmas, Klinik Swasta, Yayasan, Praktek dokter swasta
dll.
* Perawatan di Satelit, namun Supply obat ARV dari RS Pengampu:

1. Pasien mengambil obat

menggunakan resep ke RS
2. Pasien mengambil
Pengampu obat di Satelit

- Satelit tidak mempunyai buffer -Satelit mempunyai buffer stock

stock
- Satelit hanya mengirim laporan
bulanan Perawatan pasien HIV-ART
ke Pengampu setiap bulan
- Satelit mengirim laporan bulanan
Perawatan pasien HIV-ART dan
Laporan Rejimen ke Pengampu
setiap bulan

*  Pencatatan dan pelaporan pasien di satelit CST menggunakan

formulir yang sama dengan CST pengampu, namun pengiriman
laporan ke RS CST pengampu untuk direkap ke dalam laporan RS
 *Provinsi Desentralisasi

 ARV dikirim dari Subdit ke Dinkes Provinsi

6bln stok
 Dinkes Prov kirim ke UPK 3 bln stok
 Laporan bulanan dikirim ke Dinkes
Provinsi
Terima kasih
PENGENALAN SIHA
 Buku-buku terkait
pencatatan-pelaporan dan
Monev