Materi Inti 6

PENCATATAN DAN PELAPORAN

HIV AIDS DAN IMS FARMASI

FARIDA.APT
085213040090
 FORMULIR PENCATATAN DAN
PELAPORAN PERAWATAN
PASIEN HIV/ART & IMS
Pencatatan Pelaporan
• Form Testing HIV • Laporan VCT dan
• Ikhtisar perawatan
PITC
pasien
HIV dan ART • LBPHA (Laporan
• Kartu pasien Bulanan
• Register Pra-ART Perawatan
• Register ART HIV/AIDS)
• Register pemberian
Obat • Laporan analisis
• Register Stok Obat kohort
• Kartu Follow Up ART • Laporan IMS
• Formulir Rujukan
• IMS
 Peran Tim Layanan
HIV-AIDS
Pencatatan tes HIV

Ikhtisar Perawatan Pasien HIV/ART

dan
Kartu Pasien

Register Pra ART dan Register ART

Register Pemberian Obat dan

Register Stok Obat

Form Rujukan

Pencatatan laboratorium HIV

 Peran Tim Layanan
HIV AIDS
Laporan tes HIV
(Setiap Bulan)

LBPHA
(Setiap Bulan)
&
Laporan Kohort
(Setiap Bulan)

Laporan EWI
(Setiap Tahun) &
Laporan laboratorium
(tiap bulan)

&
Alur Pencatatan dan Pelaporan
Perawatan Pasien HIV/ART
Informasi
Pasien

Formulir Testing HIV

(pada kunjungan dengan tujuan Tes )

Informasi Pasien Positif

Ikhtisar perawatan HIV dan ART

(pada setiap kunjungan sejak kunjungan pertama di
klinik)

Informasi pasien yang penting

Register Pra-ART Register ART

(pada kunjungan pertama, (pada setiap kunjungan ARV yang Diberikan
saat memenuhi syarat utk ART sampai sejak ART dimulai)
kepada pasien
saat memulai ART)
Informasi penting - Register
yang dihimpun Pemberian ARV
- Monitoring ART

Laporan Kohort Laporan Bulanan Pemakaian

(excel / SIHA ) (Excel / SIHA ) ARV

Register
Data dan Indikator Stok Obat / Kartu stok
 Monitoring Obat ARV
• Monitoring Obat ARV adalah suatu
cara utuk mengamati dan
memastikan ketersedian obat ARV di
suatu trmpat untuk menjadi landasan
dalam perencanaan maupun
penggunaan obat ARV.
 Monitoring Obat ARV
Tujuan dilakukannya monitoring obat ARV adalah:
• Untuk memastikan ketersediaan obat ARV cukup
mulai dari tingkat pusat sampai ke daerah
• Untuk memastikan jumlah obat ARV yang di
konsumsi tepat sesuai dosisnya.
• Untuk memastikan paduan obat yang di minum
tepat.
• Untuk memonitor efek samping obat ARV yang di
minum
 MONITORING DAN
EVALUASI PERAWATAN
PASIEN HIV/ART
• Monitoring pasien: rekam medis pasien 
perawatan berkesinambungan
– Monitoring klinis perubahan BB
– Monitoring laboratorium
- Monitoring sistem imunologi  dengan
melihat CD4
- Monitoring virologi  merupakan indikator
terbaik dengan melihat jumlah viral load
- Monitoring efek samping obat
• Data monitoring program: kumpulan rekam
medis pasien
Register Pemberian Obat ARV
Register Pemberian Obat ARV
 Register Pemberian Obat

• Membantu menyusun data pengeluaran obat ARV dan

pencatatan rejimen yang digunakan berdasarkan resep
yang masuk
• Membantu dalam cross check data pengeluaran obat
dengan kartu stok
• Diisi per hari (atau jika pasien sedikit dapat
digunakan untuk sebulan)
• Pada kasus pengambilan obat untuk kebutuhan 2 bln
(bln x dan bln y), farmasi mencatat transaksi sesuai
pengeluaran pada bln x, namun juga mencatat nama
pasien pada blanko bln y dengan menandai obat yang
sudah di ambil tanpa jumlah. Sehingga pada bln y,
pasien tetap terhitung sebagai pasien on ART walaupun
tidak datang mengambil obat.
• Diisi oleh petugas Farmasi
 Register Pemberian Obat

• 1 halaman per hari

• Menyesuaikan daftar obat menurut apa yang ada dalam
program
• Untuk semua pasien yang datang ke farmasi untuk pemberian
ARV
• Register nomor dan nama
• Jumlah tablet yang diberikan untuk masing2 obat dalam
rejimen yang diresepkan
• Tanda tangan pasien
• Pada akhir hari tersebut, tambahkan jumlah tablet yang
diberikan untuk tiap2 obat
• Laporkan konsumsi pada hari itu dalam register stok obat ARV
 Register Pemberian Obat

Cara Penggunaan Register Pemberian Obat ARV

• Variabel laporan bulanan yang dapat di ambil dari
register pemberian obat ARV berdasarkan
tanggal kunjungan, nama dan nomor registrasi
nasioanal
• Jumlah Pasien berdasarkan masing-masing paduan
obat ARV (Lini 1/Lini II/Anak) selama periode
pelaporan 1 bulan
• Jumlah obat yang diberikan kepada pasien
(Hitungan dalam Tablet) selama 1 periode
pelaporan 1 bulan
Kartu Stok Obat ARV
 Kartu Stok Obat ARV

 Isilah register tiap hari untuk tiap obat

◦ A-Stok awal
◦ B-Stok yang diterima (tanggal diterima)
◦ C-Stok yg dikeluarkan (tanggal dikeluarkan)
◦ D-Stok yg kadaluwarsa jika ada
◦ E-Stok akhir, balance stok setiap hari
= (A+B) – (C+D)
 1 baris = konsumsi hari
 1 halaman = 1 bulan
 Bagi register dalam 12 halaman, tiap bagian masing2 utk 1
obat

 Pada akhir bulan, lengkapi ringkasan bulanan untuk

dilaporkan dalam laporan bulanan.
 Kartu Stok Obat ARV

Cara Penggunaan Register Stok Obat ARV

• Variabel laporan bulanan yang dapat di
ambil dari register stok obat ARV
• Jumlah obat yang di terima pada bulan ini
• Jumlah obat yang dikeluarkan selama bulan
ini
• Jumlah obat yang kadaluarsa bulan ini
• Sisa Stok obat pada akhir bulan ini
Form Follow-Up ART
Kartu Follow-up ART
 Cara Penggunaan kartu
follow up ART
Variabel laporan bulanan yang dapat di
ambil dari kartu follow up ART adalah :
• Jumlah obat yang diberikan per pasien
pada bulan ini
• Jumlah obat yang dikeluarkan per pasien
pada bulan ini
• Regimen ARV yang diberikan per pasien
pada bulan ini
 Cara Penggunaan kartu
follow up ART
Variabel laporan MESO yang dapat di ambil dari
kartu follow up ART adalah :
• Kejadian KTD/ESO/Interaksi Obat yang terjadi
pada bulan ini

Variabel laporan EWI yang dapat di ambil dari

kartu follow up ART adalah :
• Regimen yang diberikan per pasien selama bulan ini
• Jumlah obat yang diberikan per pasien selama bulan
ini
• Jumlah sisa obat per pasien pada bulan ini
• Tanggal kunjungan per pasien pada bulan ini
Laporan Bulanan Perawatan
dan Pengobatan HIV AIDS
-FARMASI-
 Laporan Bulanan Perawatan
HIV dan ART (LBPHA)
• Sumber data untuk laporan bulanan farmasi
dari form Register Obat ARV & Register Stok
ARV
• Hitung jumlah macam2 rejimen yang
diresepkan kpd semua pasien yg menerima
ARV selama bulan ini. Pisahkan pasien Dewasa
dan anak.
• Terdiri atas 2 bagian, yaitu Laporan medis
(disiapkan oleh RR) dan Laporan Farmasi
yang berisi pemakaian rejimen dan stok
Obat (disiapkan oleh Farmasi)
 Laporan Bulanan Perawatan
HIV dan ART (LBPHA)

• Tutup buku / cut off tgl 25 setiap

bulan (nasional)
• Pengiriman laporan tepat waktu(sebelum
tgl 1 setiap bulannya)
• Jumlah pasien dalam ART (laporan RR)
= Jumlah pasien dalam rejimen
(laporan Farmasi)
• Memperhitungkan jumlah order
dengan kebutuhan 3 bulan atau
sesuai justifikasi
• Informasi tanggal kadaluarsa dalam stok
• Merangkum jumlah pasien dengan ART,
lengkap dengan nama kombinasi rejimen
yang dipakai, laporan stok, informasi stok
kadaluarsa dan permintaan obat
• Mempunyai 2 indikator:
– Rejimen
– Stok obat
• Keduanya digunakan dalam rangka
monitoring stok untuk perencanaan,
permintaan dan anggaran obat
 LAPORAN BULANAN HA-UPK-8B
PERAWATAN HIV DAN ART
Lembar 2 - Laporan
Bulanan ART
UPK : #N/A
Kabupaten/Kota :
Provinsi :
Nama penanggung jawab
Masukkan kode
Unit Perawatan
: UPK  nama UPK
: bulan tahun
Periode laporan : akan muncul
Tanggal terima secara otomatis
08. REJIMEN ART DEWASA DAN ANAK SAMPAI
laporan
DENGAN AKHIR BULAN
Rejimen Dewasa Anak Rejimen lain Dewasa Anak
LINI I
ZDV(300)+3TC(150)+NVP(200)
ZDV(300)+3TC(150)+EFV(600)
d4T(30)+3TC(150)+NVP(200)
d4T(30)+3TC(150)+EFV(600)
TDF(300)+3TC(150)+NVP(200)
TDF(300)+3TC(150)+EFV(600)
TDF(300)+3TC(300)+EFV(600)
TDF(300)+FTC(200)+NVP(200)
TDF(300)+FTC(200)+EFV(600)
PEDIATRIK
ZDV(100)+3TC(150)+NVP(200)
ZDV(100)+3TC(150)+EFV(200)
d4T(30)+3TC(150)+EFV(200)
d4T(12)+3TC(60)+NVP(100) triple FDC junior
d4T(12)+3TC(60) dual FDC+EFV(200) Menjumlah
ZDV(60)+3TC(30)+NVP(50) Triple FDC Junior secara standard, apabila muncul
d4T(6)+3TC(30)+NVP(50) Triple FDC junior
oto
matis ua
sem rejimen warna
d4T(6)+3TC(30) dual FDC+EFV(200)
te rmasuk jimen
REJIMEN ALTERNATIF / LINI II
re lain
ABC(300)+3TC(150)+NVP(200)
ABC(300)+3TC(150)+EFV(600)
TDF(300)+3TC(150)+LPV/r(200/50)
TDF(300)+FTC(200)+LPV/r(200/50)
d4T(30)+3TC(150)+LPV/r(200/50) 0
ZDV(300)+3TC(150)+LPV/r(200/50)
 Rejimen Anak
d4T/3TC/NVP Triple FDC Junior d4T/3TC Dual FDC Junior (12/60)
Keterangan Penggunaan FDC junior (12/60/100)
Tablet yg Tablet yg
Jumlah Tablet yg Jumlah Tablet yg
diperlukan/ diperlukan/
Berat badan (kg) diperlukan/
bln
diperlukan/
bln
pasien hari pasien hari
(b x c x 30) (b x c x 30)
anak anak
a b c d b c d
3-5.9 1 0 1 0
6-9.9 1.5 0 1.5 0
10-13.9 2 0 2 0
14-19.9 2.5 0 2.5 0
20-24.9 3 0 3 0
>25 Menggunakan regimen dewasa Menggunakan regimen dewasa
Jumlah tab yang diperlukan 0 0
Jumlah tab yang diperlukan + buffer 2 bulan 0 0
Jumlah pasien anak yang mendapat d4T/3TC dual FDC inisiasi selama bulan ini:

ZDV/3TC/NVP Triple FDC Junior (60/30/50) d4T/3TC/NVP Triple FDC Junior (6/30/50) d4T/3TC Dual FDC Junior (6/30)

Tablet yg
Tablet yg Tablet yg Tablet yg Jumlah Tablet yg Tablet yg
diperlukan/ Jumlah pasien
Jumlah pasien anak diperlukan/ diperlukan/ diperlukan/ bln diperlukan/ diperlukan/ bln
bln anak
hari hari (b x c x 30) pasien hari (b x c x 30)
(b x c x 30)
anak

b c d b c d b c d
2 0 2 0 2 0
3 0 3 0 3 0
4 0 4 0 4 0
5 0 5 0 5 0
6 0 6 0 6 0
Menggunakan regimen dewasa Menggunakan rejimen dewasa Menggunakan rejimen dewasa
0 0 0
0 0 0
 Isi kolom Kolom F,G,J
A,B,C,D akan
dengan satuan mengkalkulasi
Isikan bila ada obat
tablet otomatis
Pilihlah “ya” yang akan
apabila selama kadaluarsa dlm 6
bln mendatang
sebulan berjalan
Jika <3 bln harus
pernah terjadi diantisipasi
kekosongan/kehabi dengan
san stok obat menambah
permintaan
 Stok Obat ARV

Selisih fisik Stok obat

Stok obat Stok obat Stok obat
stok obat pada akhir
Stok obat yang yang yang
dengan bulan ini
pada awal diterima dikeluarkan kedaluwarsa
Nama obat Merek pencatatan (tablet)
bulan (tablet) bulan ini bulan ini bulan ini
bulan ini (F) =
(A) (tablet) (tablet) (tablet)
(tablet) (A+B)-
(B) (C) (D) *
(E) * (C+D)+E

Perkiraan
Tanggal
Stok obat Jumlah obat
kedaluwarsa Jumlah obat Alasan
pada akhir yang
dan yang selisih K dan
bulan ini diperlukan
Jumlahnya diminta J
(botol)(G) (botol)
(botol) (H) (botol) (K) *
(J)
 Transfer
Stok
• Yang meminjamkan: tetap dihitung sebagai
stok obat keluar dengan keterangan
tambahan pada laporan bulanan.

• Yang meminjam: dihitung sebagai stok

masuk.
• 🡪 Sehingga stok akhir pada laporan
mewakili situasi stok yang sebenarnya pada
saat penutupan stok
 Kejadian Stock Out
• Yang dimaksud Stock Out adalah kegagalan pemberian obat yang
dikarenakan:
• Jumlah Obat didalam stok yang dibutuhkan pasien dalam rejimen = 0 (tidak
ada)
• Jika semua obat yang setara dan dibutuhkan pasien tidak ada di stok
Rumah Sakit.
• Sementara kejadian Pasien baru rujuk masuk dengan rejimen yang tidak
terdapat di stok sebelumnya maka hal tersebut tidak dianggap terjadi stok
out.
• Rumah Sakit bisa melakukan langkah-langkah Antisipasi Stok out,
yaitu dengan:
• Stok transfer dari RS terdekat sebelum stok habis
• Order CITO ke SubDit sebelum stok habis
• Stok cadangan mengikuti tren yang diketahui
• Antisipasi obat yang mendekati tanggal kadaluarsa
• Pengiriman laporan secara teratur.
 Pencatatan Pasien Transit

• Pasien transit tidak di catat di laporan RR

dan juga tidak di catat di laporan Farmasi
pada jumlah pasien dalam rejimen, dan
dapat ditulis pada bagian NB sebagai
tambahan keterangan
• Tetap diberikan obat sesuai dengan
kesepakatan, namun obat yang keluar tetap
di catatkan pada kartu stok
• Pasien rawat inap yang teregistrasi di RS
lain diperlakukan sebagai pasien transit
 Pencatatan Pasien Profilaksis

• Penggunaan obat ARV pada pasca pajanan

maupun PMTCT yang belum mulai ART, tidak
dihitung sebagai pasien dalam rejimen ART pada
laporan Farmasi karena pasien dalam rejimen ART
harus sesuai dengan register ART
• Penambahan keterangan NB pada laporan
Farmasi
• Pengeluaran obat tetap dicatat sesuai transaksi
kartu stok
 Analisis Sederhana
Laporan Bulanan
Perawatan HIV AIDS
-FARMASI-
 Kajian Pemakaian Rejimen
(Contoh)

- Rejimen Dewasa & Anak /Paediatric

- Rejimen Standard & non Standard
- Rejimen Lini 1, Lini 2 & rejimen lain-lain

Contoh :
Pembuatan Cascade Efek
Samping obat (Contoh)
 Profile ART Data Farmasi

Indikator :
- Jumlah orang yang pernah memulai ARV
- Jumlah orang yang masih on ARV
- Jumlah orang yang adherence >95% , 85-95%,
<85%

Contoh :
SELESAI