INDEK DAN REGISTER

DI DALAM REKAM MEDIS

MATA KULIAH : MANAGEMEN REKAM MEDIS
SEMESTER :4
PERTEMUAN KE : 12

INDRA GUNAWAN, S.KM, M.KM

1
 Indeks
 Pengertian umum : Merupakan alat bantu untuk menentukan
suatu tempat
 Pengertian Perpustakaan : Merupakan katalogisasi untuk
identifikasi buku, deskripsi isi, judul, masalah, kode atau nonor
klasifikasi untuk menyusun katalog dan untuk menyusun buku
pada tempatnya
 Pengertian kearsipan : Petunjuk atau tanda pengenal untuk
memudahkan menentukan tempat penyimpanan dan penemuan
arsip
 INDEKSING, Menurut Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis
1997 : Membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat ke
dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau
komputerisosi
 
 

2
 Jenis INDEKS yang biasa dibuat:

1. IndeksPasien
2. Indeks Penyakit (Diagnosis) dan Operasi
3. Indeks Obat
4. Indeks Dokter
5. Indeks Kematian
6. Indeks Wilayah/alamat
7. Indeks Nomor
3
 THE NUMBER INDEX = Indeks Nomor RM

 Index nomor rekam medis penting sebagai alat

control pemakaian nomor RM
 Sangat berguna bagi fasilitas pelayanan kes. yang
belum kornputerisasi
 Mencegah terjadinya loncatan (skipping) nomor
RM atau pernberian nomor RM yang sama pada
dua pasien
 Index nomor RM sebaiknya selalu dimonitor agar
terjamin kelengkapan dan keakuratannya
4
 Data yang diperlukan dalam
Indeks Nomor

1. Nomor Rekam Medis

2. Tanggal
3. Nama Pasien
4. Nama Orang tua
5. Jenis Kelamin
6. Tempat, Tanggal Lahir
7. Alamat
5
 DISEASE AND PROCEDURE INDEXES
(INDEKS PENY AKIT DAN TINDAKAN)
 
 Indeks Penyakit disusun berdasarkan sistem klasifikasi (koding)
penyakit yang digunakan (ICD-l0)
 Pada umumnya indeks peyakit dan tindakan dapat memberikan
rincian guna melengkapi keperluan LAPORAN MEDIS DAN
STATISTIK
 Indeks penyakit dan tindakan dapat digunakan untuk memenuhi
permintaan informasi pasien secepat mungkin dan terperinci.
  

6
 KEGUNAAN
INDEKS PENYAKIT DAN TlNDAKAN

1. Untuk menelaah kasus-kasus terdahulu dari suatu penyakit guna

memperoleh pengertian tentang penanggulangan terhadap penyakit-
penyakit/masalah-masaJah kesehatan pada saat ini.
2. Untuk menguji teori-teori dan membandingkan data-data tentang
penyakit/pengobatan dalam rangka persiapan riset dan tulisan-tulisan
ilmiah
3. Untuk menyediakan data penggunaan fasilitas rumah sakit dan
menetapkan kebutuhan tasilitas terhadap peralatan baru, IT, dll pada
berbagai unit/bagian.
4. Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan rumah sakit
5. Untuk mengarahkan studi epidemiogy
6. Untuk mengakumulasikan data manajemen beresiko, seperti insidens
komplikasi medis dan bedah.
7. Menemukan RM dimana dokter hanya ingat diagnosanya saja
7
 Data rutin yang perlu dimasukkan dalam Index
Penyakit dan Tindakan, meliputi:

1. No. Rekam Medis

2. Jenis kelamin
3. Umur
4. Suku
5. Nama dokter yang merawat
6. Kelas perawatan
7. Hasil perawatan {pulang, meninggal (autopsy, tidak)}
8. Tanggal masuk dan keluar
9. Length of stay (LOS)
10. Biaya perawatan
11. Kode penyakit dan tindakan 8
 PHYSICIANS' INDEX (Indeks Dokter)
 Indeks dokter menyediakan catatan tentang pasien yang telah
dirawat hagi setiap staf medis
 Indeks dokter merupakan catatan yang bersifat rahasia
(confidential record)
 Informasi pada indeks dokter tersedia hanya bagi the governing
board, chief executive officer, dan committees of the medical staff
yang ditugaskan ­untuk menelaah kerja dokter.
 Kadang-kadang informasi pada Indeks dokter dapat digunakan
pada kasus-kasus malpraktek atau investigasi pajak penghasilan.
 Indeks dokter dibuat dengan KODE DOKTER, Kode dokter
sebaiknya dibedakan antara dokter yang satu dengan yang lainnya

9
 Data yang perlu ada pada Indeks Dokter
adalah:

1. Nama Pasien
2. Nomor Rekam Medis
3. length of stay (LOS)
4. Biaya Pengobatan dan perawatan
5. Hasil perawatan (pulang, meninggal) yang
diperlukan

10
 Indeks Kematian
Kegunaan :
Menilai mutu pelayanan dasar, menambah dan meningkatkan
peralatan /tenaga
Data dalam Indeks kematian :
a. Nama Pasien
b. No. RM
c. Jenis Kelamin
d. Alamat
e. Umur
f. Kematian (< 48 jam atau > 48 jam
g. Lama Dirawat
h. Penyebab Kematian
i. Dokter yang merawat

11
 Jenis/Bentuk buku register yang seharusnya dipakai
pada rumah sakit yaitu :

1)   Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Jalan disebut Reg. 1

2)      Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Jalan disebut Reg. 2
3)      Buku Register Pendaftaran Pasien Rawat Inap disebut Reg. 3
4)      Buku Register Pelayanan Pasien Rawat Inap disebut Reg. 4
5)      Buku Register Pembedahan disebut Reg. 5
6)      Buku Register Persalinan dan Abortus disebut Reg. 6
7)      Buku Register Tindakan/Pelayanan Diagnostik/terapi disebut Reg. 7
8)      Buku Register Penerimaan Spesimen Pasien disebut Reg. 8
9)      Buku Register Kegiatan Pemeriksaan Laboratorium disebut Reg. 9
10)  Buku Register Rujukan dokter ahli disebut Reg. 10
11)  Buku Register Kunjungan rumah disebut Reg. 11
 

12
 Register
Pengertian
WHO : a list in which item is individually
identified
Huffman : A format of official recording of item,
names or actions
Depkes : Catatan tentang kegiatan RS/catatan
tentang pelayanan yang
diberikan RS pada masyarakat

13
 Buku register pendaftaran pasien rawa jalan
 Pengertian ;
yaitu buku pencatatan yang dibuat TPPRJ bagi setiap
pasien rawat jalan yang mendaftar melalui TPPRJ
 Tujuan :
Untuk memperoleh informasi mengenai identitas
pasien, jenis pengunjung, cara pembayaran dari setiap
pasien RJ yang mendaftar di tempat PPRJ
 Kegunaan :
a. Untuk mengetahui jumlah pengunjung baru dan lama
yang berobat jalan ke RS sebagai dasar pembuatan
laporan RL
b. Sebagai arsip TPPRJ yang harus disimpanpada unit
rekam medis di RS 14
Buku register pendaftaran pasien rawa jalan

Tanggung jawab
 Kepala TPPRJ bertanggung jawab atas kegiatan
pengisisan Buku register pendaftaran pasien RJ
 Petugas yang ditunjuk oleh kepala TPPRJ
melaksanakan pengisian buku register sesuai
dengan petunjuk yang telah ditetapkan
 Buku register disediakan oleh Rekam Medis
Rumah sakit

15
Buku register pendaftaran pasien rawa jalan

Mekanisme
 Buku register ini diisi pada saat pasien mendaftar di
TPPRJ untuk setiap kunjugan rawat jalan
 Untuk pelayanan gawat darurat pengisian buku
register dilaksanakan setiap saat dalam waktu 24
jam secara terus menerus
 Buku register diisi sebelum pasien diperiksa pada
poliklinik yang dituju
 Buku register harus diisi lengkap dan jelas sesuai
dengan format yang telah tersedia
16
 Buku register pelayanan pasien rawat jalan
Pengertian ;
Buku pencatatan yang dibuat pada unit rawat jalan (poliklinik)
masing-masing uPF bagi setiap pasien rawat jalan yang dilayani,
termasuk pasien yang dilayani pada UGD
Buku register ini tidak mencatat semua pelayanan yang diberikan
di URJ/Poliklinik. Pencatatan kegiatan pelayanan, tindakan,
diagnostik dan terapi dilakukan dalam buku register tindakan,
pelayanan, diagnostik dan terapi – Reg. 7
Tujuan :
Untuk memperoleh informasi mengenai identitas pasien, cara
kunjungan asal pasien, keadaan pasien, cara pembayaran dari setiap
pasien rawat jalan yang dilayani, di masing-masing UPF

17
Kegunaan Buku register pelayanan pasien
rawat jalan
a. Untuk mengetahui beban kerja URJ masing-
masing UPF termasuk UGD
b. Untuk mengetahui kunjungan baru dan jumlah
kunjungan masing-masing poliklinik dan
merupakan data dasar pembuatan laporan
kegiatan URJ
c. Untuk mengetahui cara pembayaran pasien rawat
jalan dan sebagai dasar pembuatan laporan
tingkat pemanfaatan RS oleh masyarakat
d. Sebagai arsip URJ/Poliklinik yang harus selalu
disimpan di setuap URJ/Poliklinik
18
 Tanggung jawab Pelaksanaan

Buku register pelayanan pasien rawat jalan

a. Perawat kepala pad masing-masing poliklinik

bertanggung jawab dalam pengisian buku
register pasien RJ
b. Perawat/bidan yang ditunjuk oleh perawat
kepala poliklinik melaksanakan pengisian buku
register sesuai petunjuk yang telah ditetapkan
c. Buku register disediakan oleh bidang perawan
sesuai dengan format yang telah ditetapkan

19
 Mekanisme pengisian

Buku register pelayanan pasien rawat jalan

a. Buku register ini diisi pada saat pasien

datang di poliklinik untuk pemeriksaan
b. Pada UGD pencatatan dilakukan selama
24 jam secara terus menerus
c. Buku register harus diisi sesuai dengan
format yang telah ditetapkan

20
 REGISTER PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP

Pengertian :
Yaitu Buku pencatatan yang dibuat pada tempat
pendaftran pasien rawat inap (TPPRI) untuk setiap
pasien yg masuk ke rawat inap melalui (TPPRI)

Tujuan :
Untul memperoleh informasi semua pasien yg
dirawat (masuk-keluar ke RS) Sehingga informasi
dari pasien yg bersangkutan dpt bermanfaat untuk
RS maupun Pasien
21
 REGISTER PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP

Kegunaan :
a. Catatan untuk memonitor pasien masuk, perpindahan intern RS,
pasien pulang yg dirinci sesuai dgn jenis pelayanan yg ada/sesuai
kebutuhan
b. Untuk mengetahui TT yang terisi dan yg belum terisi di setiap
ruangan
c. rawat inap agar memudahkan penempatan pasien yg akan dirawat
d. Untuk mengetahui TT/ruangan seorang pasien dirawat (apakah
pasien masih dirawat atau sudah pulang)
e. Untuk Data dasar Jmh pasien yang ada diruangan yg perli dicatat &
dilaporkan setiap hari ke Unit RM serta alat untukmengcek silang
dgn sensus harian yg dibuat ruang Rawat inap

22
 REGISTER PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP

Tanggung Jawab Pelaksanaan

1. Petugas TPPRI (staf RM) bertanggung jawab dalam pengisian
buku register TPPRI
2. Buku register disediakan oleh Unit RM

Mekanisme Pengisian
1. Diisi pd saat pasien mendaftar di TPPRI untuk RI
2. Pencatatan dilakukan pd setiap pasien mendaftar dlm waktu 24
jam secara terus menerus
3. Buku register diisi sebelum pasien dikirim ke Ruang Rawat Inap
4. Buku register harus diisi dgn kengkap dan jelas sesuai dgn format
yg tersedia

23
 REGISTER PELAYANAN
PASIEN RAWAT INAP
Pengertian :
Yaitu Buku pencatatan tentang data semua pasien
yang di rawat pada suatu ruang rawat
 
Tujuan :
Untul memperoleh informasi semua pasien yg
dirawat (masuk-keluar ke RS) agar mudah dilihat
dan digunakan pada setiap saat diperlukan.
 
24
 REGISTER PELAYANAN PASIEN RAWAT INAP

Kegunaan :
1. Sebagai informasi tentang jumlah pasien yang masuk dan keluar setiap hari
2. Sebagai informasi untuk mengetahui beban ruang rawat inap
3. Sebagai arsip ruang rawat inap yg harus selalu disimpan pada ruang rawat
inap yg bersangkutan

Tanggung Jawab Pelaksanaan

1. Kepala perawat masing-masing Ruang rawat inap bertangggung jawab dlm
pengisian Buku register
2. Perawat/bidan yang memutasikan pasien atau Petugas yg ditunjuk untuk
melaksanakan pengisian buku register sesuai petunjuk yg telah ditetapkan
3. Buku register disediakan oleh Bidang perawatan sesuai dgn format yg
ditetapkan

25
 REGISTER PELAYANAN PASIEN RAWAT INAP

Mekanisme Pengisian
1. Pencatatan dilakukan dlm waktu 24 jam secara
terus menerus
2. Perawat/bidan yang bertugas pagi, sore maupun
malam segera mengisi Buku register begitu
pasien masuk dan setelah pasien keluar dari
ruang rawat inap
3. Buku register harus diisi dgn kengkap dan jelas
sesuai dgn format yg tersedia

26
TERIMA KASIH

27