MANAJEMEN DATA

PENDATAAN KELUARGA 2021

Bagi Pengelola Data Provinsi, Kabupaten/Kota,
Manajer Pengelolaan dan Manajer Data

Direktorat Pelaporan dan Statistik

Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
2021
 KONSEP

PENGORGANISASIAN

OUTLINE PERSIAPAN

MANAJEMEN DATA MANAJEMEN DATA BERBASIS FORMULIR

MANAJEMEN DATA BERBASIS SMARTPHONE

6 PENYEBARLUASAN INFORMASI
 KONSEP MANAJEMEN
01 DATA PK2021
 KEBIJAKAN PK21

METODE SARANA/TOOLS PENGOLAHAN

PENGUMPULAN DATA PENGUMPULAN DATA
DATA
• Sensus mendata • Menggunakan Dilakukan di
seluruh keluarga di formulir/ Tingkat
Indonesia Paperbased Kecamatan/
• Menggunakan Balai Penyuluhan
smartphone
 BUKU PANDUAN MANAJEMEN DATA PK2021:
sebagai panduan dalam Pengumpulan dan Pengolahan Data
Panduan bagi Manajer Tk Panduan bagi Panduan bagi Kader Panduan Pengolahan Data
Kecamatan dan Manajer Data Supervisor Tk Desa Pendata dengan Aplikasi PK2021

www.presentationgo.com
 TUGAS MONEV MP & MD
PROSES PELAKSANAAN  Bimbingan dan pembinaan terhadap
seluruh supervisor desa/kelurahan (MP)
 Memantau data hasil pendataan
MANAJEMEN DATA DI LAPANGAN melalui aplikasi portal PK2021 pada
menu monitoring (MD)
 memberikan umpan balik secara
berkala kepada supervisor (MD)
PERSIAPAN: PENGUMPULAN  pemantauan dan pengawasan terhadap
• Daftar dan kode wilayah DATA pelaksanaan pendataan keluarga di
• Pemetaan • Distribusi sarana dan seluruh desa/keluraha (MP)
formulir/smartphone prasarana *)) Contents Title
• Rincian jumlah KK • Manajemen Data
• Rekrutmen • PENERIMAAN, PENGOLAHAN
Administrasi dan
• Daftar usulan keuangan PENGELOMPOKAN, DATA PEMBERIAN UMPAN
pengorganisasian • POSKO pendataan PEMERIKSAAN BALIK &
• Jadwal pelaksanaan FORMULIR PERBAIKAN DATA
• Rencana Distribusi

• KADER MANAJER
PENDATA
• Manajer
DATA
• MANAJER
PENGELOLAAN (MP) data, SUPERVISOR Tools: MANAJER
. supervisor
Aplikasi PK21 DATA
• MANAJER DATA (MD)
SUPERVIS
Tools: Form
Rekapitulasi Tools: Dashboard
Tools: Dashboard OR
RT-Dus-Desa
Tools: Excell based
Aplikasi Master wilayah
*)) Proses Ini Tidak Berlaku Pada Wilayah Berbasis Smartphone
 Format Pemetaan wilayah dan Target KK
KODE NAMA KODE NAMA KODE NAMA KODE NAMA
PROVINSI PROVINSI KABUPATEN/KOTA KABUPATEN/KOTA KECAMATAN KECAMATAN DESA/KELURAHAN DESA/KELURAHAN
11 ACEH 71 KOTA BANDA ACEH 01 BAITURRAHMAN 2001 KAMPUNG BARU
11 ACEH 71 KOTA BANDA ACEH 01 BAITURRAHMAN 2001 KAMPUNG BARU
11 ACEH 71 KOTA BANDA ACEH 01 BAITURRAHMAN 2001 KAMPUNG BARU
11 ACEH 71 KOTA BANDA ACEH 01 BAITURRAHMAN 2001 KAMPUNG BARU
11 ACEH 71 KOTA BANDA ACEH 01 BAITURRAHMAN 2001 KAMPUNG BARU

KODE DUSUN/RW NAMA DUSUN/RW KODE RT NAMA RT JUMLAH KK PER RT

Excell based 0100 MELATI 001 TIDAK ADA RT 57
0200 JEUMPA 001 TIDAK ADA RT 91
0300 SEULANGA 001 TIDAK ADA RT 109
0400 TERATAI 001 TIDAK ADA RT 40
0500 ANGGREK 001 TIDAK ADA RT 114

Aplikasi Master wilayah

 Pemetaan Wilayah dan Target KK
 FINALISASI TARGET KK YANG AKAN DIDATA
 PENGHITUNGAN KEBUTUHAN JUMLAH KADER PENDATA
 INPUT SDM DAN TARGET KERJA PENDATA MENURUT WILAYAH
 APLIKASI PWA MENGAMBIL DATA TARGET KK PER RT, SEHINGGA TARGET WAJIB DIINPUT AGAR
SUATU WILAYAH DAPAT DI DATA
 FINALISASI MASTER WILAYAH :
 MASTER WILAYAH AKAN DIGUNAKAN PADA APLIKASI PORTAL DAN PWA PK 21
 PROVINSI BELUM MENSUBMIT DATA WILAYAH MAKA AKAN DI DEFAULT MENGGUNAKAN DATA
WILAYAH PK 15 == DIPADANKAN DENGAN KODE WILAYAH DUKCAPIL
 PERBAIKAN DAN PERUBAHAN DATA WILAYAH DAN TARGET KK SELANJUTNYA DAPAT DILAKUKAN
MELALUI APLIKASI PORTAL
 PORTAL AKAN DIKUNCI SELAMA PELAKSANAAN PROSES PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA PK 21,
SEHINGGA PERLU DIPASTIKAN SELURUH DATA YANG DIBUTUHKAN SELESAI SEBELUM 1 APRIL 2020
02 PENGORGANISASIAN
 STRUKTUR TIM MANAJEMEN DATA
Subdit Pengumpulan dan Manajer Data
Pusat
Pengolahan Data

Ditlaptik + Ditifdok + Tim Tim Teknis

Manajemen Data Terpadu Helpdesk TI

Kasubbid Datin Provinsi

Manajer Data Manajer Data Manajer Data
Provinsi Provinsi Provinsi
Tim Posko/ Manajemen
Data Terpadu
Manajer Data
Bidang Data Kab/Kota
Kabupaten

Manajer Data
Kecamatan

Supervisor
desa/kelurahan
 BENTUK JARINGAN KOMUNIKASI
MANAJEMEN DATA MELALUI MEDIA WAG/TELEGRAM/LAINNYA

Anggota Admin Anggota Admin

PROVINSI Anggota
KECAMATAN
• Tim Manajemen • Manajer Data &
• Tim Manajemen • Kader
Data Provinsi Manajer • SUPERVISOR
Data kab/kota Pendata
Pengelolaan DESA
PUSAT KABUPATEN Anggota (SUPERVISOR)

Admin Anggota Admin Admin

MANAJEMEN DATA DI LAPANGAN :
TUGAS KRUSIAL
MANAJER PENGELOLAAN DAN
MANAJER DATA
 KEDUDUKAN MANAJER PENGELOLAAN
DAN
MANAJER DATA
• Manajer Pengelolaan dan Manajer Data
OPD-KB Kabupaten/Kota berkedudukan di Kecamatan.
PENANGGUNG PELAKSANA • Manajer Pengelolaan dalam melaksanakan
JAWAB Manajer tugas dan fungsinya berada di bawah
Pengelolaan Ka. UPT/PPLKB/Koordinator koordinasi OPD KB Kabupaten dan Kota
Camat PLKB
KECAMATAN MANAJER DATA dan bertanggung jawab kepada Camat
KECAMATAN Balai Penyuluhan KB
sebagai penanggung jawab wilayah.
Supervisor • Manajer Data bertugas di bawah koordinasi
Kepala Desa/Lurah PKB/PLKB
DESA/KELURA
HAN
Manajer Pengelolaan
• Manajer Pengelolaan bertanggung jawab
Kepala Dusun/ terhadap kinerja supervisor yang menjadi
TIM PENDATA Kader Pendata
Ketua RW wilayah tugasnya
Ketua RT  
  • Manajer Pengelolaan, Manajer Data dan
supervisor harus merupakan orang yang
berbeda, tidak boleh terjadi rangkap jabatan..

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 MANAJER PENGELOLAAN
PENGORGANISASIAN PENGELOLAAN

KOORDINASI PEMBINAAN

PENGAWASAN

• Siapa saja yang bisa menjadi Manajer

• Kriteria : menguasai kemampuan manajerial dan Pengelolaan ?
1. Kepala UPT; atau
kepemimpinan.
2. Penyuluh KB; atau
• Ditunjuk, ditugaskan dan ditetapkan melalui SK yang 3. Petugas Lapangan KB PNS/Non PNS;
dikeluarkan OPD KB Kabupaten dan Kota; atau
4. Petugas Kecamatan terlatih c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 MANAJER DATA
PEMERIKSAAN PENGOLAHAN

ANALISIS
PENGUMPULAN

MANAJEMEN
• Siapa saja yang bisa menjadi Manajer
DATA
Data ?
1. Kepala UPT; atau
2. Penyuluh KB; atau
• Kriteria : menguasai Teknologi Informasi dan
3. Petugas Lapangan KB PNS; atau
diutamakan menguasai dasar-dasar analisis
4. Petugas Lapangan KB Non PNS; atau
• ditunjuk oleh Manajer Pengelolaan, untuk 5. Petugas Kecamatan terlatih;
kemudian ditetapkan oleh OPD KB Kabupaten dan 6. Mitra kerja terkait lainnya
Kota melalui Surat Keputusan; c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

03 PERSIAPAN
TUGAS MANAJER PENGELOLAAN
PADA TAHAP PERSIAPAN

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 TUGAS MANAJER DATA PADA TAHAP c
PERSIAPAN
Dilakukan di 2020

Registrasi Dan Perapihan Entri target KK yang akan

Databasis Wilayah didata (per RT)
DILAKUKAN
MELALUI
APLIKASI
PORTAL PK 2021
Registrasi Supervisor Dan Membentuk tim pengolah
Kader Pendata data

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 Registrasi Dan Perapihan c
Databasis Wilayah

Entri target KK yang akan

didata (per RT)

 PASTIKAN SELURUH WILAYAH TELAH TERDAFTAR DALAM APLIKASI PORTAL

 PASTIKAN KODE WILAYAH TELAH SESUAI

 Entri jumlah “maksimal total target kk kecamatan”

 Pastikan seluruh wilayah yang akan di data telah terentri target kk per rt nya, jika tidak maka wilayah
tersebut tidak akan dapat diinput datanya
 Manajer data dapat mengelola target kk per wilayah jika ditemukan ketidaksesuaian selama pendataan
 Jika terjadi perubahan target kk antar wilayah maka pastikan jumlah tidak boleh melebihi total target kk
kecamatan yang disepakati
 Perubahan total target kecamatan sepenuhnya menjadi wewenang admin provinsi, laporkan jika akan
merubah total target kecamatanPusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
Registrasi Supervisor Dan c
Kader Pendata

 Manajer data melakukan entri data supervisor berdasarkan pembagian

desa/kelurahan , proses entri hanya berupa melengkapi/mengupdate Membentuk tim pengolah
data
identitas supervisor pada username supervisor yang telah digenerate oleh
admin pusat
 pada saat pendaftaran supervisor pada aplikasi portal, manajer data
sekaligus menandai desa sesuai dengan metode pendataanya (smartphone Ditetapkan melalui Surat Keputusan

atau Formulir) OPD KB Kabupaten dan Kota

 Manajer data membuat user bagi kader pendata dan sesuai pembagian Mempertimbangkan : jumlah

wilayah yang akan didata oleh masing-masing kader pendata pengolah data dengan jumlah data

 Pastikan NAMA kader pendata sesuai dengan yang terdaftar pada SK yang diolah serta jangka waktu

pengorganisasian  terkait syarat pembayaran operasional juga pelaksanaan pendataan keluarga

melampirkan detail KK yang didata pendata yg dapat di print dari aplikasi

portal (menu monitoring status pendataan (detail))
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
04 MANAJEMEN DATA
BERBASIS FORMULIR
 ALUR PENCATATAN DAN PELAPORAN
1
Pengumpulan Data Keluarga
Kader
pendata
2 Pelaporan ke supervisor

*)
Pengawasan
3 Penerimaan, Pengelompokan dan
pemeriksaan formulir terisi JIKA DITEMUKAN
Supervisor KETIDAK-SESUAIAN
Manajer PADA SAAT
Pengelolaan PEMERIKSAAN,
Pelaporan ke manajer Data
SUPERVISOR
MEMINTA KADER
UNTUK
MEMPERBAIKI/
4 Pengolahan Data
KUNJUNGAN
Manajer ULANG
: PELAKSANA *)
Data
: PROSES Pemberian Umpan Balik
PELAKSANAAN MANAJEMEN DATA OLEH MANAJER DATA
 PENGUMPULAN/PENERIMAAN PELAPORAN
FORMULIR DARI SUPERVISOR)
CEK FORMULIR dari SPV HUBUNGI SPV
01  Formulir sudah dikelompokkan dengan Hubungi supervisor agar kader
benar pendata melakukan kunjungan 02
 Semua formulir lengkap terisi sesuai alur ulang untuk memperbaiki formulir
pertanyaan yang tidak lengkap terisi

UMPAN BALIK EVALUASI CAKUPAN

KE MANAJER PENGELOLAAN  Evaluasi cakupan KK terdata
04  Laporkan seluruh progress dibandingkan dengan target KK 03
 Hubungi SPV jika cakupan tidak
pengumpulan data kepada manajer
c
pengelolaan sesuai target

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 PENGOLAHAN DATA (paperbased))
INPUT DATA DI KEC
 Balai Penyuluhan
 atau tempat yang dijadikan
Posko PK 2021 di tingkat
kecamatan
INPUT DATA DI KAB/KOTA
HANYA JIKA :
 sarana dan prasarana maupun
SDM tidak mendukung
SYARAT :
LAIN-LAIN TERKAIT
 surat ketidaksanggupan yang PROSES INPUT :
ditandatangani dan diketahui
 Wajib menggunakan aplikasi yang telah disediakan BKKBN
oleh camat  Manajer Data mengkoordinasikan pelaksanaan peng-inputan
data oleh tim pengolah data
 Kembalikan formulir kepada supervisor untuk dilakukan
kunjungan ulang oleh kader pendata jika ditemukan
ketidakwajaran saat proses pengolahan data.
 Formulir yang sudah diinput dikelompokkan kembali
berdasarkan satuan wilayah untuk memudahkan penelusuran
data
 Manajer Data memastikan rekap RT diinput kedalam
aplikasi portal
 Manajer Data Memberikan informasi dan solusi terkait
c permasalahan penggunaan smartphone dan aplikasi
pengolahan data (posko/helpdesk)

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

05 MANAJEMEN DATA
BERBASIS SMARTPHONE
 PERBEDAAN DENGAN MANAJEMEN DATA
BERBASIS FORMULIR
 Kader Mengumpulkan data dengan menggunakan aplikasi
berbasis smartphone
Your Picture Here
 Data Langsung masuk ke server Regional, sehingga TIDAK
DIPERLUKAN PROSES:
- Pengiriman bundel formulir tingkat RT – RW – desa
kecamatan
- Penerimaan dan Pengelompokan formulir oleh
supervisor dan manajer data
 Kader langsung mendapatkan feedback tentang data yang
dikirim
 Fungsi supervisor berkurang dari 7P menjadi 5P
 PROSES MANAJEMEN DATA BERBASIS
SMARTPHONE

Server Server
regional pusat

START Approval
PENDATAAN Manajer Pengelolaan
OLEH KADER OK
Pemeriksaan
Formulir

kader Isian formulir tidak

Pendataan Ulang sesuai/ tidak Manajer
Supervisor Data
wajar/anomali
PEMERIKSAAN DATA DAN PEMBERIAN UMPAN BALIK)
1. Periksa data hasil pendataan keluarga yang telah diinput
(smartphone & paperbased) dengan melihat menu
monitoring pada web portal PK2021;

2. Umpanbalikkan kepada supervisor jika ditemukan data

tidak valid maupun data anomali (kunjungan ulang /
verifikasi data kembali)

3. Jika data selesai diperiksa dan sudah clean  buat

laporan hasil pengolahan data dan sampaikan kepada
manajer pengelolaan untuk dilakukan approval.

PEMBERIAN UMPAN BALIK OLEH MANAGER DATA :

1) Manajer Data meng-update perkembangan jumlah KK terdata pada web portal
PK2021 minimal satu minggu satu kali (khusus desa/kel paperbased);
2) Manajer Data melaporkan perkembangan jumlah KK terdata kepada Manajer
Pengelolaan secara berkala dan diumpanbalikkan kepada Supervisor untuk dapat
c
menyelesaikan target pengumpulan data
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 CAPAIAN TARGET
KK TEDATA

STATUS
PENDATAAN

STATUS
PENDATAAN
(DETAIL)

c ANOMALI
PENDATAAN
Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB
 DATA TIDAK VALID
STATUS Data yang tidak sesuai dengan validasi yang ada.
PENDATAAN • Sistem aplikasi dibangun dengan memiliki dobel
filter validasi, yaitu saat proses simpan data dan saat
proses sinkronisasi data dari server regional  untuk
memastikan data yang masuk ke server pusat benar-
benar data valid.
• Contoh:
 Entri data secara online dengan kondisi jaringan
tidak stabil
 Ada dua data yang sama masuk ke dalam server
regional
DATA VALID
Data yang telah sesuai dengan validasi yang
ada.

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 DATA DATA ANOMALI
Data yang telah sesuai dengan validasi yang ada namun data tersebut diluar batas kewajaran.

Anggota keluarga Anggota keluarga Anggota keluarga Anggota keluarga Anggota keluarga
umur < 5 tahun umur < 5 tahun umur < 10 tahun umur < 10 tahun umur ≥ 17 tahun tidak
berstatus sekolah berstatus kawin berstatus bekerja sebagai KK punya NIK
c

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 ALUR PERBAIKAN DATA
DATA VALID

PERBAIKI

SERVER
MASUK
DATA TIDAK VALID

Klik konfirmasi
Salah entri/tulis
DATA ANOMALI Kondisi
sebenarnya

Pusat Pelatihan dan Pendidikan Kependudukan dan KB

 6. PENYEBARLUASAN
INFORMASI
PENDATAN KELUARGA
 PENYEBARLUASAN
INFORMASI 6
B. Seminar
Hasil rekapitulasi Pendataan Keluarga tahun
2021 dapat digunakan untuk melaksanakan
Seminar Pendataan Keluarga baik di tingkat
pusat, provinsi dan Kabupaten/Kota dengan
A. Sarasehan mengundang sektor-sektor terkait.
 Rekapitulasi hasil Pendataan Keluarga
digunakan untuk melaksanakan sarasehan di
tingkat desa.
 Apabila terdapat permasalahan tetapi tidak
dapat diselesaikan di tingkat desa/kelurahan c. Publikasi
dan memerlukan dukungan tingkat kecamatan, Publikasi data hasil Pendataan Keluarga
maka dilaporkan ke tingkat kecamatan untuk tahun 2021 disajikan secara online dalam
mendapatkan dukungan bantuan bentuk tabulasi pada website dengan alamat
penyelesaiannya www.bkkbn.go.id.
 PENYEBARLUASAN
INFORMASI 6
DI TINGKAT KECAMATAN, penyajian hasil Pendataan Keluarga dapat
berupa sarasehan dan diseminasi, dengan menyajikan:

 Evaluasi Pelaksanaan Pendataan Keluarga;

 Hasil Analisis, seperti kesertaan ber-KB berdasarkan metode kontrasepsi dan
alasan tidak ber-KB menurut karakteristiknya, dan lain-lain. Analisis lanjut
disesuaikan dengan kepentingan pembangunan program wilayah setempat. Materi
dapat ditampilkan dalam bentuk tabulasi, grafik, chart, dan lain-lain;
 Profil Hasil Pendataan Keluarga;
 Rencana Tindak Lanjut Pelaksanaan Program Kependudukan, KB, dan
Pembangunan Keluarga.
 PENYEBARLUASAN
INFORMASI 6
PELAKSANAAN penyebarluasan
. informasi dapat DISINERGIKAN dengan kegiatan
lainnya seperti pada saat rakor kecamatan
PEMBIAYAAN penyebarluasan informasi ini dapat bersumber dari APBD, dana BOKB
atau sumber lainnya
PESERTA diseminasi dapat terdiri dari unsur: Camat, Kepala Desa/Lurah, Manajer PK
Tingkat Desa/Kelurahan, Perwakilan dari Tim Pendata, Sektor dan Mitra Kerja terkait;
PENYAJIAN materi diseminasi hasil Pendataan Keluarga dapat dilakukan dengan
metode antara lain:
 Paparan evaluasi hasil Pendataan Keluarga dan perkembangannya;
 Diskusi panel, serta rencana program dukungan dan intervensi;
 Publikasi melalui media cetak dan elektronik.
 Terima
Kasih
SUKSESKAN PENDATAAN KELUARGA 2021

PENDATAAN, AWAL PERENCANAAN KELUARGA