TUGAS AKHIR

GAMBARAN PENGELOLAAN DAN PERMASALAHAN PADA SISTEM

REKAM MEDIS DI PUSKESMAS PUTRI AYU
KOTA JAMBI TAHUN 2019

Disusun Oleh :
SALSABELA FITHRI, S.Ked
G1A219033
Dosen Pembimbing:
dr. Emildan Pasai
 BAB I
PENDAHULUAN
 LATAR BELAKANG
Dengan semakin berkembangnya dunia kesehatan di Indonesia, rekam
medis mempunyai peranan yang penting dalam menunjang
pelaksanaan Sistem Kesehatan Nasional (SKN).

Pengelolaan rekam medis yang tidak dilakukan sesuai prosedur dan

pedoman dapat mengakibatkan hilangnya suatu informasi terhadap
catatan rekam medis. Masalah seperti ini dapat terjadi terhadap suatu
fasilitas pelayanan kesehatan yang tidak menjalankan sistem
pengelolaan rekam medis dengan baik.

Oleh sebab itu perku dikaji lebih lanjut bagaimana Gambaran

Pengelolaan dan Permasalahan Pada Sistem Rekam Medis di
Puskesmas Putri Ayu Kota Jambi Tahun 2019.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
 TINJAUAN PUSTAKA
PENGERTIAN REKAM MEDIS 1
rekam medis adalah catatan yang mencerminkan segal
a informasi yang menyangkut seorang pasien, yang aka
n dijadikan dasar dalam menentukan tindakan lebih lanj
ut dalam upaya pelayanan medis.
2 ISI REKAM MEDIS

• REKAM MEDIS RAWAT JALAN

• REKAM MEDIS RAWAT INAP

TUJUAN DIBUATNYA REKAM MEDIS 3
untuk menunjang tercapainya tertib
administrasi dalam rangka upa
ya peningkatan pelayana
n kesehatan
PERTANGGUNGJAWABAN
4 TERHADAP REKAM ME
DIS
1. DOKTER YANG MERAWAT

2. PETUGAS REKAM MEDIS

PENYELENGGARAAN SISTEM
REKAM MEDIS
5 3. PIMPINAN RUMAH SAKIT/PUSKESMAS

4. MAHASISWA PRAKTIK

• PENOMORAN
• PENYIMPANAN
• PENYUSUTAN/PEMUSNAHAN
 BAB III
METODE
PENGUMPULAN DATA
 Lokasi dan Waktu Data yang dikumpulkan Pengolahan Data
-Ruang rekam medis • MCUA
-Tanggal 12 agustus - Data Primer
27 agustus 2019. • USG

Data Sekunder
 BAB IV
HASIL KEGIATAN
PUSKESMAS
Profil Puskesmas Kebun Kopi
 Petugas DRM rawat jalan
Depth interview

-alur sistem rekam medis sudah baik dan memiliki spo

-pendaftaran pasien telah dilakukan secara digital
-sistem rekam medis baru diperbarui pada januari 2019
-petugas rekam medis masih melakukan tugas secara merangkap
-pengambilan dan peminjaman DRM tidak di lengkapi dengan tracer / buku tanda pengambilan
-kadang DRM dibawa sendiri oleh pasien
-yang diberi izin meminjam DRM dokter, petugas dan mahasiswa untuk penelitian
-pengembalian DRM sering terlambat
-DRM disusun di rak oleh petugas Filling
-sistem penyimpanan desentralis
-sistem penomoran sistem penomoran langsung
-pembagian warna map tidak ada, seluruhnya hijau
-kejadian missfile ditelusuri hanya dengan buku registrasi pengunjung
-rekam medis dimusnahkan setelah 5 tahun
-ruangan rekam medis masih bergabung dengan loket pendaftaran
-kelengkapan pengisian DRM lengkap
 Depth interview

petugas DRM rawat inap pasien

-proses pendaftaran tidak rumit

-pendaftaran pasien masih manual
-Pelayanan dari petugas rekam medis sudah baik
-petugas rekam medis hanya 1 orang
-kecepatan dalam pengantaran cukup baik, kadang
-DRM disusun menurut bulan
bisa bawa sendiri DRM ke poli
pendaftaran pasien
-rekam medis hilang diganti dengan DRM sementara
-pembagian warna map, bpjs : oren,
-kelengkapan rekam medis sudah cukup bagus
umum : pink
 1. Jumlah Petugas Rekam Medis
Tabel 4.4 Jumlah Petugas Rekam Medis

No Tugas Rawat Inap/ Jumlah

Rawat Jalan (orang)
1. Pendaftaran Rawat Jalan 5
2. Filling Rawat Jalan 3
3. Mengisi registrasi kunjungan Rawat Jalan 1
4. Pendaftaran, pengisian, Rawat Inap 1
penyimpanan rekam medis

2. Jumlah Rekam Medis periode januari – 27 agustus 2019

Tabel 4.5 Jumlah Rekam Medis periode januari – 27 agustus 2019

No Rawat Inap/ Jumlah terdaftar dalam Jumlah

. Rawat Jalan rekam medis keseluruhan
pasien yang
terdata BPJS

1 Rawat inap 324

28.000
2 Rawat Jalan 15.311
 4. Jumlah Rekam Medis Rawat Jalan yang hilang
3. Jumlah Rekam Medis Rawat Jalan periode januari periode januari – 27 agustus 2019
– 27 agustus 2019 Tabel 4.7 Jumlah Rekam Medis Rawat Jalan yang
Tabel 4.6 Jumlah Rekam Medis Rawat Jalan periode hilang periode januari – 27 agustus
januari – 27 agustus 2019 2019
Jumlah rekam Jumlah Rekam Jumlah rekam No . Bulan Jumlah
medis yang Medis yang medis rawat
tidak ada map tidak ada jalan 1 Januari 15
tempat 2 Februari 17
penyimpanan 3 Maret 13
  4 April 7
2.311 6.311 15.311 5 Mei 9
  6 Juni 10
7 Juli 13
8 Agustus 8
Jumlah 92
 BAB V
MASALAH KESEHATAN
 • Petugas rekam media
• Ruang rekam medis yang PROSES melakukan tugas
masih bergabung dengan merangkap/kurang
loket pendaftaran teraturnya pembagian
• Tempat penyimpanan tanggung jawab/beban kerja
rekam medis yang masih petugas
kurang • Masih terdapat rekam medis
• Map/folder rekam medis • Kurangnya pengetahuan petugas tentang tidak terjamin keamanan
yang masih kurang pembagian tugas perekam medis. penyimpanan
• Tempat/meja • Kurang cepatnya pengantaran rekam medis ke • Terdapat rekam medis baru
petugas
rekam medis untuk ruang poli yang tidak memiliki
bekerja masih kurang • Masih ada pasien yang membawa sendiri map/folder
• Jumlah petugas rekam rekam medis ke poli tujuan • Sering terselip/sulit
• Tidak ada nya tracer / buku register ditemukan (missfile)/hilang
belum sesuai, masih OUTPUT
kurang pengambilan sebagai penanda keberadaan rekam medis pada saat di
• Tidak adanya sop sistem rekam medis perlukan
pengambilan, • Waktu pengembalian rekam medis yang
pengembalian, lambat dari poli/unit pelayanan lebih dari 2x24
penyimpanan, jam Sebagian dari pasien PKM putri
peminjaman dan telusur • Pengembalian Rekam medis masih sering
rekam medis diantar oleh perawat klinik
ayu tidak terdaftar dalam sistem
• susunan penyimpanan rekam medis masih rekam medis baru
INPUT menggunakan susunan desentralis
• Sistem penomoran masih menggunakan
sistem nomor langsung (straight numerical
filing)
• Tidak adanya sistem perbedaan warna map di
DRM rawat jalan
BRAIN STORMING • Kurangnya sosialisasi tentang sistem
 No.
 
 
 
 
 
 
 
 

Masalah
Kriteria
TABEL MCUA
 

Bobot

Besarnya masalah
5

Keseriusan masalah
4

Pengaruh terhadap pasien

3

Pengaruh terhadap masyarakat

2
Jumlah
 TABEL USG
NO Masalah U S G Total Rangking
1. Petugas rekam media Keterangan:
Berdasarkan Skala Likert 1-5
melakukan tugas 4 3 2 9 IV 5= Sangat Besar
merangkap
4= Besar
2. Masih terdapat rekam 3= Sedang
medis tidak terjamin 2= Kecil
keamanan 5 4 4 13 II 1= Sangat Kecil
penyimpanan
3. Terdapat rekam medis
baru yang tidak 4 5 3 12 III
memiliki map/folder
4. Sering terselip/sulit
ditemukan (missfile)
/ hilang 5 5 4 14 I
rekam medis pada saat
di perlukan
5. Sebagian dari pasien PKM
putri ayu tidak terdaftar
dalam sistem rekam 4 2 2 8 V
medis baru
FISH BONE
 MENENTUKAN PENYEBAB YANG PALING DOMINAN
Tidak ada
Sarana Lemari Kurangnya
tracer/tanda pengelolaan
prasarana
penyimpanan sistem rekam
kurang kurang pengambilan medis
rekam medis

Pembagian
beban kerja
Petugas
Tidak ada yang
kurang
ruang tidak
rekam medis merata dan
kompeten
tidak
teratur

DISKSUSI, ADU ARGUMENTASI DAN JUSTIFIKASI

Kurangnya
pengelolaan
sistem
rekam medis
 BAB VI
PEMECAHAN MASALAH, PRIORITAS,
DAN USULAN KEGIATAN UNTUK
PEMECAHAN MASALAH
 ALTERNATIF CARA PEMECAHAN
MASALAH
Masalah Penyebab Alternatif Pemecahan Masalah

Sering terselip/ sulit  Kurangnya  Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis,

ditemukan (missfile)/ baik mencakup sistem penyelenggaraan,
pengelolaan sistem
hilang rekam medis sarana prasarana maupun penetapan SPO.
pada saat di perlukan rekam medis
 
 Mengevaluasi kinerja petugas dan menyusun
kembali pembagian tugas.
   Meningkatkan kualitas SDM unit rekam
medis dengan mengikut sertakan petugas
dalam pelatihan rekam medis.
TABEL MCUA
   

dengan
memecahkan
 
Kriteria
 
 

Waktu singkat
Dilaksanakan

Murah biaya
 

sempurna

Mudah
 
Alternatif
Pemecahan
Masalah

masalah

Jumlah
Dapat
No.

Bobot 5 4 3 2

1. Meningkatkan mutu pelayanan N 10 6 6 6  

rekam medis, baik mencakup
sistem penyelenggaraan, sarana
 RENCANA USULAN KEGIATAN
No Kegiatan Tujuan Sasaran Lokasi Pelaksana Biaya Target
1 Melakukan evaluasi Agar dapat Kepala Puskesmas Kepala Tidak Peningkatan
  sistem menyusun Ada mutu
  ulang Puskesmas puskesmas
  penyelenggaraan dan serta semua Dan Tim mutu pelayanan
rekam medis saat mengetahui petugas rekam medis rekam medis
ini mana sistem Rekam medis  
  rekam medis
yang harus
diganti
 

2 Pengecekan dan Agar dapat Sarana Puskesmas Kepala Tidak Adanya data
mendata Puskesmas ada sarana
perencanaan prasarana dan -prasarana
pengadaan kekurangan Rekam medis penanggung rekam medis
sarana dan dari segi sarana jawab yang diperluka
prasarana prasarana rekam medis
3 Mengevaluasi kinerja Agar dapat Semua Puskesmas Tim mutu Tidak Peningkatan
rekam medis mengetahui rekam ada kedisiplinan
kinerja petugas petugas medis kinerja
sudah baik atau rekam petugas
 RENCANA USULAN KEGIATAN

4 Membuat kotak Agar terjadi Pasien dan Puskesmas semua petugas Tidak Masukan
  saran keluarga rekam medis Ada
    peningkatan pasien berupa
    mutu pelayanan saran bagi
rekam medis puskesmas
   
5 Menetapkan SPO Agar terjadi Kepala Puskesmas Kepala Tidak Peningkatan
dalam pengelolaan Peningkatan mutu puskesmas puskesmas ada mutu
rekam medis pelayanan rekam Dan Tim Dan Tim mutu pelayanan
medis mutu rekam rekam medis rekam medis
  medis
 MONITORING

Kegiatan Indikator Standar Hasil Ket

Menyusun ulang sistem meningkatnya mutu meningkatnya mutu mutu pelayanan Terlaksana
pengelolaan rekam pelayanan pelayanan rekam medis
medis rekammedis rekam meningkat
    medis
 
Kelengkapan dan Meningkatnya mutu Meningkatnya mutu mutu pelayanan Terlaksana
kelayakan sarana pelayanan pelayanan mencakup rekam medis
prasarana mencakup sarana- sarana-prasarana. meningkat
prasarana.
Peningkatan kedisiplinan Meningkatnya kualitas Meningkatnya kualitas mutu pelayanan Terlaksana
kinerja petugas kinerja petugas rekam kinerja petugas rekam rekam medis
medis medis meningkat
Masukan berupa saran Meningkatnya mutu Meningkatnya mutu mutu pelayanan Terlaksana
bagi puskesmas pelayanan di rekam pelayanan di rekam rekam medis
  medis medis meningkat
Melakukan penetapan Meningkatnya mutu Meningkatnya mutu mutu pelayanan Terlaksana
SPO dalam pelayanan di pelayanan di rekam rekam medis
pengelolaan rekam rekam medis medis meningkat
medis
 EVALUASI

Kegiatan Indikator Awal Akhir Efektivitas Ket

Peningkatan Berkurangnya Missfile DRM 5% Missfile DRM 1% 5%-1%= 4% Ada peningkatan
pengelolaan kejadian missfile/
sistem rekam hilangnya rekam berkurangnya
medis medis kejadian miss file
BAB VII
PENUTUP
 KESIMPULAN
1.Masalah yang dihadapi pada pengelolaan
sistem rekam medis yaitu, Sering terselip/sulit
ditemukan (missfile)/hilang rekam medis pada
saat di perlukan, Masih terdapat rekam medis
tidak terjamin keamanan penyimpanan,
Terdapat rekam medis baru yang tidak
memiliki map/folder, Petugas rekam medis
melakukan tugas merangkap, Sebagian dari
pasien PKM putri ayu tidak terdaftar dalam
sistem rekam medis baru.
2. Masalah yang di prioritaskan adalah Sering
terselip/sulit ditemukan (missfile)/hilang rekam
medis pada saat di perlukan,
3. Faktor-faktor penyebab masalah dan penyebab
masalah yang paling dominan adalah
kurangnya pengelolaan sistem rekam medis di
puskesmas putri ayu
4. Alternatif pemecahan masalah adalah
Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis,
Mengevaluasi kinerja petugas dan menyusun
kembali pembagian tugas. Dan Meningkatkan
kualitas SDM unit rekam medis.
KESIMPULAN
5. Prioritas pemecahan masalah adalah Meningkatkan
mutu pelayanan rekam medis, baik mencakup
sistem penyelenggaraan, sarana prasarana maupun
penetapan SPO
6. Rencana usulan kegiatan pemecahan masalah yang
terpilih dalam pengelolaan sistem rekam medis di
Puskesmas Putri Ayu adalah Meningkatkan mutu
pelayanan rekam medis, baik mencakup sistem
penyelenggaraan, sarana prasarana maupun
penetapan SPO
7. Melalui monitoring dalam observasi pelaksanaaan
peningkatan pengelolaan sistem rekam medis
Puskesmas Putri Ayu diharapkan indikator sarana
dan prasarana terlengkapi semua, sehingga mutu
pelayanan rekam medis meningkat. Evaluasi
diharapkan pengelolaan sistem rekam medis
puskesmas putri ayu meningkat.
 SARAN

1. Meningkatkan mutu pelayanan rekam medis, baik

mencakup sistem penyelenggaraan, sarana prasarana
maupun penetapan SPO.

2. Mengevaluasi kinerja petugas dan menyusun kembali

pembagian tugas.

3. Meningkatkan kualitas SDM unit rekam medis dengan

mengikut sertakan petugas dalam pelatihan rekam
medis.
TERIMA KASIH