MANAJEMEN ARSIP VITAL

DAN BENTUK KHUSUS

 ARSIP VITAL
 Menurut: Ira A.Penn, Arsip Vital (vital record)
adalah arsip dinamis yang esensial yang
mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu
organisasi baik sebelum maupun sesudah adanya
keadaan darurat (emergency), dan arsip tersebut
harus dilindungi secara baik, karena terkait dengan
organisasi, pekerja, pimpinan sebagai penentu
kebijakan, konsumen dan masyarakat.
Menurut pendapat yang lain :

 Diamond Z. Suzan: Arsip vital adalah arsip yang

diperlukan untuk kelanjutan operasional organisasi
karena adanya suatu bencana.
 Roberk, menyebut arsip vital adalah arsip esensial
atau sebagai arsip tingkat atau kelas satu, karena
merupakan arsip yang diperlukan untuk
kelangsungan aktivitas suatu organisasi setelah
adanya suatu keadaan darurat (emergency)
Menurut Sulistyo-Basuki
 Arsip dinamis vital (vital records) adalah arsip
dinamis yang penting bagi kegiatan badan
korporasi. Arsip dinamis vital disebut juga arsip
dinamis kelas 1.
 Arsip dinamis vital dapat berwujud berbagai media
seperti: hard copy, media magnetis, bentuk mikro
(microfilm), dan optical disc.
 Arsip vital dapat berupa arsip dinamis aktif maupun
inaktif.
Hal yang Mendasar Mengenai Arsip Vital

1. Diklasifikasikan sebagai arsip tingkat/kelas satu.

2. Harus disimpan dan dikelola untuk kelanjutan
operasional organisasi.
3. Harus dijaga kelestariannya dari segala bencana.
4. Penting bagi suatu organisasi karena terkait
dengan peninjauan status hukum dan keuangan
organisasi.
5. Menjamin adanya hak dan kewajiban para
pemegang saham atau pekerja.
Prosentase Arsip Vital dalam Organisasian

 Betty R Ricks, dan ARMA, disebutkan bahwa pada

umumnya arsip vital yang tercipta sekitar 3-5 % dari
keseluruhan arsip dinamis dan informasi yang dikelola
oleh suatu organisasi.
 Oleh karena itu perlu adanya pengamanan dan
perlindungan untuk kelestarian arsip vital tersebut.
 Resiko hilangnya arsip vital dapat ditimbulkan karena
kebakaran, banjir, serangan nuklir, gempa, radiasi, dan
sebagainya. Selain itu arsip dinamis yang esensial harus
dilindungi juga dari bahaya pencurian, kesalahan dalam
penyimpanan, dan tidak adanya kebijakan mengenai
kewenangan akses informasi arsip.
Perlindungan , Pengamanan, dan
Penyelamatan Arsip Vital

Maksud dan Tujuan

 Maksud

Untuk menjadi petunjuk dan acuan bagi instansi

pemerintah,dalam mengelola, melindungi, mengamankan,
menyelamatkan dan memulihkan arsip vital dari
kemungkinan kerusakan, kehilangan, dan kemusnahan yang
disebabkan oleh faktor bencana.
 Tujuan

Dilaksanakannya perlindungan, pengamanan, penyelamatan

dan pemulihan dokumen arsip vital negara secara
terprogram
Latar Belakang Pengelolaan Arsip Vital

 ORGANISASI
Terdiri dari: Organisasi Pemerintah, Swasta,
Perorangan, semuanya menciptakan arsip, karena
arsip sebagai tulang punggung organisasi. Arsip
bentuknya beragam mulai dari kertas, katografi,
kearsitekturan, audio visual, elektronik dan digital.
Arsip perlu dikelola secara efektif dan efisen. Arsip
Vital juga dapat berupa arsip dinamis aktif dan
inaktif.
PERENCANAAN PROGRAM ARSIP VITAL

 Program Arsip Vital menurut Gerald J. Kane adalah

suatu metode yang sistematis untuk sleksi,
perlindungan dan penyediaan arsip di saat
emergency (Ricks, 1992).
 Untuk pelaksanaan program Arsip Vital, Manajer
Arsip harus membandingkan kembali arsip yang
rusak atau hilang.
 Tujuannya untuk memberikan perlindungan
terhadap isi informasi arsip yang esensiil.
Menurut Penn et al. (1994, 131)

a. Menetapkan arsip vital.

b. Menetapkan yang bertanggungjawab terhadap program
arsip vital.
c. Identifikasi resiko yang potensial.
d. Analisis dan klasifikasi arsip vital.
e. Mendesain metode penyimpanan arsip vital.
f. Seleksi fasilitas penyimpanan arsip vital yang tepat.
g. Mengembangkan prosedur operasional.
h. Audit dan uji coba prosedur program
 Survai Arsip Vital

 Survai bertujuan untuk inventarisasi secara menyeluruh

arsip yang tercipta.
 Data yang disurvai adalah : macam-macam arsip yang
dimiliki, kriteria arsip (aktif inaktif), vital atau tidaknya
arsip.
 Inventarisasi dilakukan terhadap keseluruhan arsip yang
tercipta pada organisasi dengan cara melakukan
identifikasi untuk menetapkan arsip vital.
Cara Melakukan Inventarisasi
1. Melakukan inventarisasi fisik arsip pada tempat
penyimpanan arsip baik pada central file maupun pusat arsip
secara mendetail terhadap seluruh arsip dan informasinya.
2. Meninjau kembali berbagai fungsi organisasi dari setiap
pertanggungjawaban yang ada pada unit kerja yang
menyangkut arsip vital untuk kepentingan organisasi.
3. Mengembangkan dan mendistribusikan kuesioner
inventarisasi arsip yang ditujukan kepada Manajer Tingkat
Menengah setiap unit kerja dengan melakukan identifikasi
arsip-arsip vital yang dimilikinya.
Contoh Formulir Survei Arsip Vital
Contoh Isian Formulir Survei Arsip Vital
Alasan Pentingnya Pengelolaan Arsip Vital

1. Alasan Ekonomis
Ekonomis menyangkut biaya pemeliharaan termasuk
peralatan dan penggunaan ruang untuk menyimpan arsip
dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki
2. Alasan Hukum
Organisasi memerlukan status hukum apakah terkait dengan
keberadaan, eksistensi maupun hubungan dengan organisasi
lain.
3. Alasan Politis
Informasi yang terkandung pada arsip seringkali menyangkut
kebijakan maupun privacy dari seseorang dalam organisasi.
Posisi Arsip Vital dalam Manajemen Arsip
Dinamis

 Lingkup manajemen arsip dinamis dimulai sejak arsip

tercipta sampai dengan ketetapan akhir, yaitu dimusnahkan
atau disimpan secara permanen sebagai arsip statis.
 Program arsip vital merupakan komponen dari Use and
Maintenance (penggunaan dan pemeliharaan arsip).
Pengelolaan arsip vital tidak dapat dipisahkan dengan
tahapan penggunaan dan pemeliharaan arsip ketika arsip
masih berfungsi sebagai arsip dinamis.
 Arsip vital pada dasarnya berasal dari arsip dinamis yang
memerlukan pengamanan dan perlindungan secara khusus
karena informasi dalam arsipnya sangat menentukan
kelangsungan bagi setiap organisasi.
PROGRAM ARSIP VITAL

Setiap perusahaan atau instansi pemerintah perlu

menyimpan arsip terhadap kelancaran
pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap instansi
/perusahaan.
PENGERTIAN ARSIP VITAL
Arsip vital (vital records) adalah arsip dinamis yang
esensial (mutlak) untuk kelangsungan hidup
organisasi, disebut juga arsip dinamis kelas 1.
Medianya seperti : hard copy, magnetic
tape,microform,optic disk, dan sebagainya.
Keberadaan arsip vital yaitu di dalam arsip aktif
maupun inaktif.
Program Arsip Vital
 Program perlindungan arsip vital mengidentifikasi
arsip vital dan skema prosedur untuk
menyimpannya di tempat yang aman, atau prosedur
untuk mengkopi duplikasi arsip vital.
 Ricks, Swaford & Gow mendefinisikan :
Program arsip vital adalah sebuah metode yang
sistematik dalam memilih, melindungi, dan sudah
tersedia pada waktu darurat.
Program Arsip Vital, meliputi :
1. Arsip dinamis yang dianggap mutlak untuk
kelanjutan operasional organisasi termasuk
tanggungjawabnya dalam keadaan darurat.
2. Arsip dinamis yang diperlukan untuk melindungi
hak seseorang serta pemerintah.
3. Arsip dinamis yang mutlak untuk rekonstruksi
organisasi.
Program Arsip Vital Perlu Memperhatikan :

1. Menjamin adanya persetujuan dan dukungan dari

pimpinan tertinggi, untuk mendapatkan dukungan
terhadap perubahan yang akan dilakukan sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan , dan
persetujuan anggaran untuk mendukung program.
2. Memilih satu orang dari setiap unit kerja untuk
bertanggungjawab dalam mengidentifikasi arsip
vital yang dihasilkan oleh unit kerja tersebut.
3. Menentukan lokasi untuk penyimpanan arsip vital.
Arsip vital dapat disimpan di dalam (onsite) atau di
luar tempat penyimpanan arsip dinamis aktif. Jika
hendak menyimpan arsip vital di luar lokasi kantor
(offsite), maka diperlukan pertimbangan yang seksama
dalam hal pemiiihan fasilitas dan lokasi yang
disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.
4. Menentukan metode perlindungan dan penyimpanan ,
serta membuat manual arsip vital. Setelah melakukan
hal ini maka program sudah dapat dilaksanakan.
IDENTIFIKASI ARSIP VITAL
1. Analisis Organisasi.
Hal ini harus dilihat dari fungsi organisasi. Pertanyaan:
“ Apakah yang diperlukan untuk melanjutkan
kegiatan organisasi setelah terjadi bencana?
2. Analisis Ciri-ciri Arsip
a. Bila terjadi kesalahan dalam penggunaannya dalam
setiap kegiatan akan menyebabkan terjadi
hambatan dan tidak lancar.
b. Bila terjadi kesalahan dalam pengelolaan akan
menjadikan setiap kegiatan mengalami kemacetan.
c. Kerusakan dan kehilangan arsip vital ini
memaksa organisasi/ perusahaan akan
menghentikan kegiatannya.
d. Arsip vital senantiasa berkaitan dengan masalah-
masalah kebijaksanaan yang menentukan.
e. Apabila terjadi kerusakan atas arsip vital, maka
tidak dapat diganti lagi.
KLASIFIKASI ARSIP VITAL
Arsip vital adalah arsip yang diperlukan oleh organisasi
untuk kelanjutan operasional organisasi.
Arsip vital perlu untuk mempertegas posisi hukum dan
keuangan organisasi.
Rusak atau hilangnya arsip dalam klasifikasi ini
biasanya akan menghentikan atau menghambat
operasional organisasi.
Contoh: Rekening penerimaan, hak cipta, hak paten,
saham, surat piutang, daftar pajak, daftar pemegang
saham, dan surat kontrak.
 Arsip Penting
 Arsip yang diperlukan untuk kelangsungan hidup
organisasi, juga disebut arsip kelas 2. Arsip penting dapat
diganti tetapi sangat mahal.
Contoh : Rekening pembayaran, arsip daftar gaji, dan
sebagainya.
 ARSIP BERMANFAAT (USEFUL RECORDS)
Arsip yang diperlukan untuk kelancaran organisasi. Contoh :
arsip rekening bank
 ARSIP TIDAK ESENSIAL.
Arsip yang memiliki nilai bagi organisasi. Contoh : iklan,
permintaan yang sudah dijawab.
PEMELIHARAAN ARSIP VITAL
1. Penyediaan peralatan dan ruang
2. Perlindungan arsip vital
- pencegahan bahaya kebakaran, bencana alam,
binatang dan manusia.
3. Metode Perlindungan Arsip Vital
- Duplikasi dan pemencaran
- Alat pemadam kebakaran dan almari penyimpanan
atau ruang yang aman di lingkungan kantor.
- Tempat penyimpanan di luar kantor.
TRANSFER DAN PROSEDUR PENYIMPANAN
ARSIP VITAL

1. Daftar Induk arsip vital

2. Transfer arsip vital
3. Prosedur Penanganan arsip vital
4. Program pelatihan keselamatan
Ringkasan
Arsip vital adalah arsip yang sangat dibutuhkan untuk
kelangsungan hidup organisasi baik pemerintahan maupun
swasta. Jika arsip ini rusak tidak dapat diganti. Oleh sebab itu
perlu ada program perlindungan terhadap arsip vital. Arsip
vital dapat disimpan pada penyimpanan arsip aktif, maupun
penyimpanan arsip inaktif.
Latihan
1. Apa yang dimaksud arsip vital?
2. Sebutkan macam media arsip vital!
3. Sebutkan identifikasi arsip vital!
4. Sebutkan klasifikasi arsip vital!
5. Apa yang dimaksud arsip kelas 2?
6. Bagaimana cara pemeliharaan arsip vital?
 ARSIP AUDIO VISUAL
Pengertian Arsip Audio Visual
Adalah arsip dalam bentuk gambar dan atau suara apapun bentuk dan
coraknya, yang dapat dilihat dan didengar.
Arsip Audio Visual dibagi menjadi :
1. Arsip citra bergerak (Moving image)
Isi informasi terekam di dalam media citra bergerak, seperti film
gambar hidup dan video.
2. Arsip gambar statik
Informasinya berupa citra diam, seperti foto, slide, gambar dan poster.
3. Arsip rekaman suara
informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem
perekam tertentu.
4. Arsip bentuk mikro
Media yang berisi miniatur (image) berbentuk mikro.
Arsip Audio Visual

1. Arsip rekaman suara/kaset

2. Arsip foto
3. Arsip film dan mikrofilm
4. Arsip video
JENIS DAN FORMAT ARSIP AUDIO VIDEO
1. Arsip Foto
Adalah hasil pemotretan baik berupa negatif film atau dalam
bentuk digital maupun gambar positif yang sangat
dipengaruhi oleh perkembangan teknologi.
Yang harus dipertimbangkan dalam menciptakan arsip foto :
a. Format film negatif (film 8 mm/mikro, film 16
mm/submini, film 35 mm/miniatur, film 4 cm (kode 42),
film 6 cm, film 9 cm dan ke atas)
b. Format kertas foto (pas foto-ukuran 2 x 3 cm, 3 x 4
cm, 4 x 6 cm; postcard-ukuran 9 x 12 atau 9 x 14 cm;
kabinet-ukuran 12 x 18 cm sampai 18 x 24 cm; salon-
ukuran 20 x 30 cm atau 30 x 40 cm; komersial untuk
poster, display-ukuran 50 x 60 cm; mural/tempelan
dinding-ukuran 1 m atau lebih).
JENIS DAN FORMAT ARSIP AUDIO VIDEO
2. Arsip Video
Adalah arsip yang isi informasinya berupa gambar bergerak,
terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita
magnetik yang diciptakan menggunakan media teknologi
elektronik.
Terdiri dari : pita video (video tape), video disk atau kaset
video.
 Pita video : pita magnetik yang menyimpan gambar baik
dengan atau tanpa suara yang dapat dilihat secara
elektronik.
 Video disk : sebuah media datar berbentuk bundar atau
cakram yang berada di atas permukaan yang digunakan
untuk merekam dan menyimpan gambar.
 Video kaset : suatu kontainer penyimpan bahan pita yang
merekam simbol suara maupun gambar.
JENIS DAN FORMAT ARSIP AUDIO VIDEO
3. Arsip Film
Adalah arsip penyimpan informasi berupa image atau citra
bergerak, terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara
pada bahan dasar film yang diciptakan menggunakan teknik dan
artistik menggunakan peralatan khusus.
Berdasarkan proses produksi, arsip film terdiri atas :
 Negatif kamera
 Komponen tingkat lanjutan, seperti serat gambar halus, film
hitam putih, interpositif, internegatif, pembalikan warna, dan
pemisahan warna untuk warna warna film.
 Komponen suara, termasuk di dalamnya negatif suara dengan
optik atau garis-garis magnetik, pita magnetik yang terpisah, dan
komponen lain dari soundtrack dan penggabungan akhir suara
(final sound track).
 Versi release akhir (final release version).
 Out takes dan cut yang tidak digunakan di versi release terakhir.
JENIS DAN FORMAT ARSIP AUDIO VIDEO

4. Arsip Rekaman Suara

Adalah arsip yang informasinya berupa suara terekam
pada media dengan bahan dasar selulosa, berupa pita
menggunakan rancangan dengan peralatan khusus.
Nilai keunikan arsip ini yaitu nilai yang melekat pada arsip
berdasarkan beberapa faktor seperti usia arsip, isi,
penggunaan yang berhubungan dengan penciptaan, tanda
tangan atau segel terkait.
Dapat dikelompokkan menjadi 3 kategori :
1) Phonographic Recording.
2) Magnetic Tape Recording.
3) Optical Digital Recording dan Compact Digital Audio
Disks (CDs).
 Manajemen ARSIP REKAMAN SUARA/KASET
Arsip rekaman suara merupakan bagian dari suatu rangkaian kegiatan dari
tahap penciptaan arsip secara keseluruhan.
Arsip rekaman suara dapat dikelompokkan menjadi beberapa asas :
1. Asas sentralisasi
Asas pengorganisasian arsip rekaman suara yang dikelola secara terpusat
pada satu unit tertentu, biasanya dilakukan pada unit organisasi yang relatif
kecil dengan kegiatan yang tidak begitu kompleks.
2. Asas desentralisasi
Arsip rekaman suara dikelola oleh masing-masing unit pencipta, sehingga
unit pencipta mempunyai kewenangan pembinaan internal, penentuan
kebijakan, pembakuan sistem, dan sarana yang akan digunakan dan
penyimpanannya.
3. Asas gabungan
Asas pengelolaan arsip foto yang dilakukan secara gabungan antara
sentralisasi dan desentralisasi, yaitu sentralisasi dalam pembinaan,
kebijakan pembinaan sistem dan sarana penyimpanan arsip rekaman suara
inaktif.
PENATAAN ARSIP REKAMAN SUARA
Penataan arsip rekaman suara pada dasarnya meliputi :
kegiatan penyusunan dan penataan fisik maupun
informasinya.
Menyusun arsip rekaman suara adalah menempatkan arsip
rekaman suara sesuai dengan urutannya.
Tujuan :
1. Menyatukan kesatuan informasi dari arsip rekaman suara.
2. Memudahkan temu balik informasi arsip rekaman suara
dengan cepat, tepat dan lengkap.
3. Mengamankan arsip rekaman suara baik informasi maupun
fisiknya.
4. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip rekaman
suara dan menyelamatkan arsip rekaman suara yang
mempunyai nilai kesejahteraan kepada lembaga kearsipan.
PENATAAN ARSIP FOTO
Penataan arsip foto adalah penempatan arsip foto sesuai
dengan urutannya.
Tujuan : untuk membuat urutan peristiwa yang terekam
dalam foto sesuai dengan urutan kejadian dan disusun
secara kronologis.
A. Penataan Arsip Foto Aktif
1. Pengelompokkan/pengklasifikasian
Dikelompokkan berdasarkan peristiwa kejadiannya.
2. Pembuatan indeks
Dilakukan untuk memudahkan pencarian keterangan
gambar yang termuat dalam album foto dan
memudahkan merujuk kepada nomor frame pada
negatif fotonya.
PENATAAN ARSIP FOTO
3. Tunjuk silang
Alat bantu dalam penulisan dan penelusuran ke
tempat penyimpanan.
4. Pemeliharaan
Untuk menjaga kelembaban, pemeliharaan foto yang
masih dinamis aktif sebaiknya ditata pada album
dengan bahan pemisah dari kertas minyak atau kertas
roti.
5. Penyimpanan
Album foto positif atau amplop foto negatif tidak
disimpan pada tempat yang lembab karena dapat
menimbulkan jamur.
PENATAAN ARSIP FOTO
B. Penataan Arsip Foto Inaktif
1. Tahap Seleksi
Ada 2 hal yang perlu mendapat perhatian :
- Mutu hasil pemotretan
- Substansi atau nilai dari sebuah obyek yang difoto.
2. Tahap Penyusunan Kerangka Dasar
Pengelompokkan atau Pengklasifikasian
Urutan klasifikasi atau skema disusun sesuai dengan
tema pokok dan rinciannya.
Tema pokok : tema kelompok arsip pada suatu
lembaga pencipta arsip yang biasanya bersifat umum.
Tema rincian : tema kelompok arsip per jenis kegiatan
secara spesifik.
PENATAAN ARSIP FOTO
3. Tahap Pembuatan Keterangan Gambar (caption)
Caption adalah keterangan gambar sebagai suatu
uraian singkat mengenai isi dari foto.
Caption berisi :
- Uraian momentum sebuah subyek (what)
- Nama pemegang peran dalam gambar (who)
- Tempat momentum/kejadian (where)
- Kapan kejadian tersebut diabadikan (when)
4. Tahap Penomoran
Adalah pemberian nomor terhadap subyek foto dari
hasil seleksi yang sudah dibuatkan caption.
PENATAAN ARSIP FOTO
5. Tahap Pembuatan Daftar
Foto yang sudah disusun dan diberi nomor kemudian
didata menjadi sebuah daftar. Daftar foto terdiri dari :
- Nomor urut
- Caption
- Keterangan warna
- Ukuran kertas/ukuran klise
- Nomor klise (negatif foto)
- Nomor urut frame.
6. Tahap Penataan
Dibedakan menjadi 2, yaitu :
- Penataan secara intelektual.
- Penataan secara teknis.
PENATAAN ARSIP FOTO
C. Sarana Penataan
Dibagi menjadi : sarana fisik dan sarana bantu.
Sarana fisik terdiri dari :
1. Amplop kertas ukuran 14 x 20 cm atau 20 x 25 cm.
Digunakan untuk menyimpan arsip foto.
2. Amplop kertas minyak ukuran 5 x 8 cm.
Digunakan untuk menyimpan arsip klise.
3. Boks terbuka, digunakan untuk menyimpan amplop foto
yang telah disusun sesuai dengan urutan skemanya.
4. Boks terbuka bertutup, digunakan untuk menyimpan arsip
klise.
5. Tab sesuai lebar boks yang digunakan untuk sekat.
Sarana bantu adalah indeks foto baik secara manual atau
elektronis.
Terima kasih atas
perhatiannya