rancangan aktualisasi

Pengarsipan Dokumen Penerima Bantuan Sosial

Untuk Lansia Melalui Digitalisasi Google Drive
di Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Kota
Subulussalam
Us Watun Hasanah Banurea, A.Md
Nip. 19851118 202012 2 004
Dinas Sosial Kota Subulussalam
Bidang Rehabilitasi Sosial
Coach Mentor
Alimuddin K.M.Pd Munir, SE.
19700701 200008 1 002 Nip. 19770807 201003 1 001
Latar Belakang Isu
Arsip merupakan dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan
sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan
dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket computer, dan sebagainya),
biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk
referensi.
Di era digitalisasi saat ini banyak media penyimpanan yang tersedia tidak hanya dalam bentuk
fisik tetapi juga berbasis online. Salah satu media penyimpanan berbasis online yang sering
digunakan adalah Google Drive.
Pada Dinas Sosial Kota Subulussalam masih kurangnya penggunaan media elektronik dalam
pengarsipan melalui digitalisasi dokumen terkhusus di Bidang Rehabilitasi Sosial menjadi
masalah tersendiri dalam peningkatan kualitas pengarsipan. Jika hal ini terus berlanjut, maka
akan kurang efektif dan efisiennya waktu dalam pencarian arsip dokumen,pada saat dokumen
tersebut dibutuhkan sesegera mungkin.
Tujuan

Umum Khusus

Untuk mengetahui teori-teori baru untuk mengetahui : 

penggunan arsip secara digital 1. Perencanaan persiapan pembuatan
dalam memaksimalkan pengarsipan arsip secara digital melalui Google
di Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas Drive
2. Pelaksanaan pembuatan arsip secara
Sosial Kota Subulussalam
digital melalui Google Drive.
3. Evaluasi dari implentasi penggunaan
arsip secara digital melalui Google
Drive.
4. Pemeliharaan dalam penggunaan
arsip secara digital melalui Google
Drive
Manfaat

Teoritis Praktis

Dapat mengembangkan teori-
teori baru tentang penggunaan
arsip secara digital melalui
Google Drive untuk
meningkatkan pengetahuan
dibidang pengarsipan dokumen
secara digital di Bidang
Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial
Kota Subulussalam
Bermanfaat kepada : 
1. ASN di ruang lingkup Dinas Sosial
Kota Sububulussalam sebagai bahan
pengambil keputusan dan dapat
dijadikan sebagai alat bukti apabila
terjadi masalah.
2. Masyarakat dalam pendataan
tentang penerima bantuan sosial
untuk lansia di Dinas Sosial Kota
Subulussalam.
3. Penulis sebagai syarat dalam
menyelesaikan Pelatihan Dasar ASN
Profil Instansi

Visi Misi
a. Menyediakan pelayanan sosial bagi
“Mewujudkan Kesejahteraan PMKS berbasis praktik Pekerjaan Sosial
Sosial melalui Potensi Sumber yang meliputi Rehabilitasi Sosial,
Jaminan Sosial, Pemberdayaan Sosial,
Kesejahteraan Sosial (PSKS) dan Perlindungan sosial.
berkualitas dan berdaya” dalam b. Mendorong peningkatan partisipasi
upaya mendukung Visi masyarakat dan Potensi serta Sumber
Kesejahteraan Sosial dalam
Walikota Subulussalam Periode penyelenggaraan kesejahteraan sosial.
2019-2024 yaitu “Kota c. Mendorong peningkatan sarana dan
Subulussalam Sejahtera, dan prasarana serta Sumber daya Manusia
dalam Penyelenggaraan kesejahteraan
Islami”. sosial.
d. Mengembangkan Modal Sosial dalam
Penyelenggaraan Kesejahteraan Sosial.
Identifikasi Isu
1. Kurangnya tempat penyimpanan arsip untuk penerima bantuan sosial di
Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Kota Subulussalam
2. Kurangnya pemahaman masyarakat terhadap persyaratan administrasi
penerima bantuan sosial untuk Lansia di Bidang Rehabilitasi Sosial
Dinas Sosial Kota Subulussalam.
3. Kurang tertatanya proses pengarsipan data penerima bantuan sosial untuk
Lansia di Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Kota Subulussalam.
4. Kurangnya pelaksanaan evaluasi terhadap penerima bantuan sosial untuk
lansia di Dinas Sosial Kota Subulussalam
5. Belum tersedianya penyimpanan dokumen penerima bantuan sosial
untuk lansia melalui digitalisasi Google Drive di Bidang Rehabilitasi
Sosial Dinas Sosial Kota Subulussalam.
APK
Penetapan isu
No ISU Faktor KET
L A P K L
1 Kurangnya tempat penyimpanan arsip untuk + - - + Tidak Memenuhi syarat
penerima bantuan sosial di Bidang Rehabilitasi
Sosial Dinas Sosial Kota Subulussalam.
2 Kurangnya pemahaman masyarakat terhadap + - + + Kurang Memenuhi syarat
persyaratan administrasi penerima bantuan
sosial untuk Lansia di Bidang Rehabilitasi
Sosial Dinas Sosial Kota Subulussalam.
3 Kurang tertatanya proses pengarsipan data + - - + Tidak Memenuhi syarat
penerima bantuan sosial untuk Lansia di
Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Kota
Subulussalam.
4 Kurangnya pelaksanaan evaluasi terhadap - + - +  Tidak Memenuhi syarat
penerima bantuan sosial untuk lansia di Dinas
Sosial Kota Subulussalam
5 Belum tersedianya penyimpanan dokumen + + + + Memenuhi syarat
penerima bantuan sosial untuk lansia melalui
digitalisasi Google Drive di Bidang
Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Kota
Subulussalam.
 Penetapan isu
US No ISU Faktor Prioritas
G U S G
1 Kurangnya pemahaman masyarakat terhadap 4 4 4 2
persyaratan administrasi penerima bantuan
sosial untuk Lansia di Bidang Rehabilitasi
Sosial Dinas Sosial Kota Subulussalam.

2 Belum tersedianya penyimpanan dokumen 5 5 5 1

penerima bantuan sosial untuk lansia melalui
digitalisasi Google Drive di Bidang
Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Kota
Subulussalam.
 Gagasan pemecahan isu

Membuat suatu inovasi pengarsipan dokumen

bantuan sosial untuk lansia melalui digitalisasi
Google Drive di Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas
Sosial Kota Subulussalam
Rancangan Kegiatan Yang Akan Dilaksanakan

Kegiatan 3
Kegiatan 2 Pemindaian dan
Kegiatan 1
Membuat penyimpanan
Konsultasi dengan
Akun Google arsip dokumen
Atasan/Mentor yang telah
Drive
disesuaikan

Kegiatan 4 Kegiatan 5
Pengunduhan Evaluasi dan
menyusun
dokumen ke
laporan hasil
dalam Google kegiatan
Drive aktualisasi
Matriks Rencana Kegiatan Aktualisas
i
 Jadwal kegiatan
Bulan Juni Bulan Juli
No. Kegiatan
I II III IV I II III IV
1 Melakukan konsultasi       20 s/d        
dengan mentor 22
2 Membuat Akun Google       23 s/d        
Drive 24
3 Melakukan pemindaian       27 s/d 7      
dan penyimpanan arsip
dokumen yang telah
disesuaikan

4 Pengunduhan dokumen         8 s/d 15    

ke dalam Google Drive
5 Evaluasi dan menyusun             18 s/d 23  
laporan hasil kegiatan
 
aktualisasi
TERIMA
KASIH