NO.

ABSEN 22

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN E-RISALAH

DAN NOTULEN RAPAT (SIMPERIN)

RATNA SARI DEWI, SH

Kabag Persidangan dan Perundang-Undangan
Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan
PKA. ANGKATAN 4

SIMPERIN
 SIMPERIN
Sistem Informasi Pengarsipan E-Risalah dan
Notulen Rapat atau yang disingkat dengan
SIMPERIN merupakan suatu aplikasi yang
dibangun untuk penyimpanan database atau
pengkatalogan risalah dan notulen hasil rapat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah online
berbasis web (simperin.dprdasahan.go.id)

Project Leader :
Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Kabupaten Asahan
 DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
mewajibkan lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah
kewenangannya untuk menjamin kemudahan akses arsip
statis bagi pengguna arsip untuk kepentingan
pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik
dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip

Peraturan Bupati Asahan Nomor 52 Tahun 2020 tentang

kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi, serta
tata kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Kabupaten Asahan.
 LATAR BELAKANG
Penyajian risalah dan notulen hasil rapat di Sekretriat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah (DPRD) Kabupaten Asahan masih manual.

Tidak ada database atau pengkatalogan risalah dan notulen rapat sehingga
proses menemukan kembali membutuhkan waktu yang cukup lama serta rentan
terjadi kehilangan dokumen risalah dan notulen rapat.

Sedangkan informasi risalah dan notulen rapat sangat dibutuhkan oleh internal
Sekretariat DPRD maupun Perangkat Daerah Kabupaten Asahan sebagai acuan
pengambil kebijakan dalam pengambilan keputusan

Akibat jika masalah tidak diselesaikan :

Penyajian informasi akan membutuhkan waktu yang lebih lama, serta
rentan terjadinya kehilangan dokumen
TUJUAN
JANGKA PENDEK
 Tersedianya database atau pengkatalogan risalah dan notulen
rapat di Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan.
 Terbangunnya aplikasi pengarsipan e-risalah dan notulen rapat
berbasis web.

JANGKA MENENGAH
Penyempurnaan aplikasi dengan penambahan fitur pencatatan
risalah dan notulen rapat secara elektronik.

JANGKA PANJANG
Tersedianya aplikasi Sistem Pengarsipan e-Risalah dan
Notulen Rapat secara online berbasis web di Sekretariat
DPRD yang terintegrasi dengan Pemerintah Daerah
Kabupaten Asahan.
 MANFAAT
o Terlselenggaranya administrasi Bagian Persidangan dan
MANFAAT Perundang Undangan Sekretriat DPRD Kabupaten Asahan.
INTERNAL o Peningkatan komunikasi data dan informasi
o Meningkatkan kinerja Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan
menjadi efektif, efisien dan akuntabel sehingga dapat
mendukung fungsi pokok DPRD.

Manfaat bagi Pemerintah Daerah adalah mempercepat

MANFAAT pengambilan keputusan di lingkungan Pemerintah
EKSTERNAL Kabupaten Asahan dengan penyajian risalah dan
notulen rapat secara cepat dantepat sebagai bahan
pengambil kebijakan.
 ANALISIS MASALAH ORGANISASI
KONDISI SAAT INI
1. Penyajian, pengarsipan serta penyusunan risalah dan notulen hasil rapat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah masih dilakukan secara manual.
2. Tidak adanya database atau pengkatalogan risalah dan notulen rapat.pada
Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan, sehingga proses menemukan
kembali membutuhkan waktu yang relativ lebih lama.
3. Tidak adanya petugas khusus dalam pengarsipan risalah dan notulen rapat.
4. Rentan terjadinya kehilangan dokumen

FAKTOR PENYEBAB
No Kategori Utama Sub Sebab Utama
Jumlah personil yang tidak memadai dan
1 Manusia Kemampuan personil dalam bidang IT yang
sangat kurang
Data Risalah dan notulen rapat yang tergolong
2 Lingkungan
cukup banyak
3 Mesin/Alat Kurangnya ketersediaan fasilitas pendukung IT
Metode pengarsipan risalah dan notulen rapat
4 Metode
masih dilakukan secara manual
KONDISI YANG DIHARAPKAN
Tersedianya fasilitas sarana dan
prasarana berbasis teknologi dalam
pengarsipan risalah dan notulen hasil
rapat di Sekretariat DPRD Kabupaten
Aasahan
.
Sumber Daya Manusia (SDM) yang
memadai untuk mendukung
terwujudnya sistem informasi
berbasis teknologi
 ANALISIS STAKEHOLDER
Pada rancangan aksi perubahan ini stakeholder yang terlibat di
dalamnya adalah sebagai berikut :

Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan

Berfungsi sebagai fasilitasi dalam membangun sistem informasi
berbasis teknologi.

Organisasi Perangkat Daerah (OPD)

Berfungsi sebagai penyedia data dan informasi kegiatan seusai
dengan tugasnya.

Bagian pada Sekretariat Daerah Kabupaten Asahan

Berfungsi sebagai penyedia data dan informasi kegiatan sesuai
dengan tugasnya.

Konsultan IT
Berfungsi sebagai perancang sistem informasi berbasis teknologi
 Analisa Kuadran Stakeholder
Pengaruh

LATENSTS PROMOTORS

Perangkat Daerah Sekretriat DPRD

Kabupaten Asahan Kabupaten Asahan

Kepentingan

DEFENDERS
APHATHETICS
Bagian pada
Konsultan IT Ssekretariat Daerah
Kabupaten Asahan

Promotors
Kepentingan/ketertarikan tinggi, kekuatan/pengaruh tinggi
Latensts
Kepentingan/ketertarikan rendah, kekuatan/pengarh tinggi
Defenders
Kepentingan/ketertarikan tinggi, kekuatan/pengaruh rendah
Aphathetics
Kepentingan/ketertarikan dan kekuatan rendah
 TEROBOSAN / INOVASI

SIMPERIN (Sistem Informasi Pengarsipan e-Risalah

dan Notulen Rapat) dapat menjadi sebuah solusi
untuk meningkatkan pelayanan administrasi yang
selama ini masih dilakukan secara manual pada
Sekretariat DPRD Kabupaten Asahan. SIMPERIN
dapat menyajikan data risalah dan notulen hasil rapat
DPRD dengan cepat dan tepat sehingga dapat
langsung dapat ditindaklanjuti dan juga dapat
dijadikan acuan oleh Pemerintah Daerah dalam
pengambilan kebijakan
 KERANGKA APLIKASI BERBASIS IT

 INFORMASI PETUGAS
 SISTEM KEAMANAN BERBASIS NOTIFIKASI
 FORM ISIAN
 SCANNING DOKUMEN

SIMPERIN 


UPLOAD
VERIFKASI BERTINGKAT
INFORMASI INTERNAL
 INFORMASI EKSTERNAL
 DATABASE
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN E-RISALAH
DAN NOTULEN RAPAT (SIMPERIN)

Info
Simperin
Info
Info Risalah
Info Petugas Sekretariat Info OPD
dan Notulen
DPRD

Admin/ Form Uplod Informasi Informasi

Scanning Dokumen Data Data
user Isian kegiatan kegiatan
Simperin

Verifikasi

Risalah dan
Notulen
 TAHAPAN
JANGKA PENDEK
No Tahapan (Milestones) Output Jangka Waktu

1 Laporan ke Pimpinan Terwujudnya

Minggu ke- 4 bulan
a. Menghadap Mentor persamaan
Juni 2022
b. Menghadap Coach persepsi
c. Koordinasi Stakeholder
Pembentukan Tim Efektif
a. Rapat pembentukan tim
Tersedianya tim Minggu ke-1 bulan
2 b. Menyusun draf SK tim
Efektif Juli 2022
c. Pengesahan SK tim
d. Pendistribusian SK tim
Membangun kerjasama dengan konsultan IT
a. Koordinasi dengan konsultan IT
b. Menyiapkan dokumen permohonan Terjalinnya
Minggu ke-2 bulan
3 kerjasama penyedia aplikasi kerjasama dengan
Juli 2022
c. Menyusun naskah kesepakatan kontultan IT
kerjasama penyedia aplikasi
d. Menyusun SOP
Terkoordinirnya
Pengumpulan risalah dan notulen rapat
penyimpanan
a. Mengumpulkan risalah dan notulen
risalah dan Minggu ke 3-4 bulan
4 rapat DPRD tahun 2020 sampai
notulen rapat Juli 2022
dengan tahun 2022.
sebanyak 145
b. Scanning risalah dan notulen rapat
dokumen
 Instal aplikasi SIMPERIN (Sistem Informasi
Terlaksananya
Pengarsipan e-Risalah dan notulen rapat) Minggu ke 1-2 bulan
5 instal aplikasi
a. Menyiapkan sarana dan prasarana Agustus 2022
SIMPERIN
b. Instal aplikasi
Pelatihan aplikasi SIMPERIN Terlaksananya
Minggu ke-3 bulan
6 a. Koordonasi dengan stakeholder pelatihan aplikasi
Agustus 2022
b. Menyiapkan materi SIMPERIN
Membangun database risalah dan notulen
Tersedianya
rapat
database/katalog
a. Menyiapkan hasil scanning risalah
risalah dan Minggu ke 4 bulan
7 dan notulen rapat
notulen rapat di Agustus 2022
b. Entry data/input data/upload hasil
dalam aplikasi
scanning dan notulen rapat ke dalam
SIMPERIN
aplikasi
Terlaksananya
Monitoring dan evaluasi
monitoring dan
a. Menyusun materi evaluasi hasil Minggu ke 1 bulan
8 evaluasi hasi
tahapan aksi perubahan September 2022
tahapan aksi
b. Koordinasi stakeholder
perubahan
JANGKA MENENGAH

No Tahapan (Milestones) Output Jangka Waktu

Tersedianya fitur
Penyempurnaan aplikasi
pada apliksi
SIMPERIN
SIMPERIN untuk
a. Penambahan fitur Minggu ke 1 bulan
1 mempermudah
b. Pencatatan risalah dan Januari 2023
penyusunan
notulen rapat DPRD
risalah dan
secara elektronik
notulen rapat
Terlaksananya
rapat monitoring
Monitoringdan evaluasi dan evaluasi
Minggu ke 1 bulan
2 a. Menyusun materi terhadap
Februari 2023
b. Koordinasi stakeholder penyempurnaan
aplikasi
SIMPERIN
JANGKA PANJANG
No Tahapan (Milestones)
Integrasi dan penerapan
SIMPERIN online berbasis web
di Sekretariat DPRD dan
Pemerintah Daerah Kabupaten
Asahan
1 a. Koordinasi stakeholder
b. Integrasi dan penerapan
SIMPERIN online
berbasis web di Sekretariat
DPRD dan Pemerintah
Daerah Kabupaten Asahan
Output Jangka Waktu
Terlaksananya integrasi
dan penerapan SIMPERIN
online berbasis web di Minggu ke 1 bulan
Sekretariat DPRD dan Juni 2023 dan
Pemerintah Daerah seterusnya
Kabupaten Asahan, yaitu
simperin.dprdasahan.go.id
 SUMBER DAYA (PETA DAN PEMANFAATAN)

Sponsor :
Drs. John Hardi Nasution, M.Si
Bagan Aksi Sekretaris Daerah Kab. Asahan
Perubhan
Mentor :
Syharul Efendi Tambunan, SH
Sekretaris DPRD Kab. Asahan Coach :
Yuslina, SH, MAP
Reformer :
Ratna Sari Dewi, SH
Kabag Persidangan dan Perundang
Undangan Sekretariat DPRD
IT : Kab. Asahan
Maulana Syahfitra

Tim administrasi,
Tim analisis dan perencanaan pelaporan dan hubungan Tim pengendalian dan
: eksternal : operasional : Tum Dokumentasi dan
Nopember, SE Zaitun, SE Khairiawati Sirait, SH Publikasi :
Kasubag Humas, Protokol Kasubag Persidangan dan Kasubag Kajian Perundang Hairuman Pinayungan, SH
dan Publikasi Risalah Undangan Agustian Saragih
Andi T. Irma Sofie Tengku Anita Aryani, SE
dan
Staf Komisi A,B,C,D
 PEMANFAATAN PENGELOLAAN STAKE HOLDER

JARINGAN INTERNAL
JARINGAN EXTERNAL
 Ketua DPRD
 Wakil Ketua DPRD
 Ketua Badan Kehormatan Dewan SELURUH OPD
 Ketua Bapemperda
 Ketua Komisi A
 Ketua Komisi B SELURUH BAGIAN DI
 Ketua Komisi C SEKRETARIAT DAERAH
 Ketua Komisi D KAB. ASAHAN
 Sekretaris Dewan
 Kabag Umum
 Kabag Program dan Keuangan
KONSULTAN IT
 Kabag Persidangan dan
Perundang Undangan
 Kabag Fasilitas dan
Penganggaran
 TUGAS JARINGAN INTERNAL
Ketua DPRD, Wakil Ketua DPRD, Ketua Bapemperda,
Ketua Badan Kehormatan, Ketua Komisi A, B, C dan D
Menerima dan menandatangani secara elektronik
Risalah/Notulen rapat

Sekretaris DPRD
Menerima dan memverifikasi Risalah /Notulen Rapat di
Sekretariat DPRD

Kabag Umum
Memberikan risalah/Notulen yang berkaitan dengan kegiatan
pada Bagian Umum

Kabag Program dan Keuangan

Memberikan risalah/Notulen yang berkaitan dengan kegiatan pada
Bagian Program dan Keuangan
Kabag Persidangan Dan Perundang-Undangan
Mengkoordinasikan penyusunan, verifikasi dan evaluasi risalah
rapat/Notulen

Kabag Fasilitas dan Penganggaran

Memberikan risalah/Notulen yang berkaitan dengan kegiatan
pada Bagian Fasilitas dan Penganggaran

Sub Bagian Kajian dan Perundang-Undangan

Mengkoordinasikan penyusunan yang berkaitan dengan Bagian
Kajian dan Perundang -Undangan

Sub Bagian Persidangan dan Risalah

Menyusun Risalah/Notulen dan catatan rapat-rapat
Sub Bagian Humas Protokol dan Publikasi
Meliput dan Menyusun Bahan komunikasi, publikasi dan dokumentasi.

Staf Komisi A, B, C D
Merekam, mencatat serta menyusun Risalah/Notulen rapat-rapat
pada Komisi masing-masing

Staf Badan Kehormatan

Merekam, mencatat dan menyusun Risalah/Notulen dan rapat-rapat
yang berkaitan dengan Badan Kehormatan Dewan

Staf Bagian Kajian Perundang-Undangan

Merekam, mencatat, menyusun Risalah/Notulen rapat-rapat di
Bapemperda
Staf Bagian Persidangan dan Risalah
Merekam, mencatat, menyusun Risalah/Notulen rapat-rapat
paripurna dan pimpinan

Staf Bagian Humas Protokol dan Publikasi

Meliput dan Menyusun Bahan komunikasi, publikasi dan dokumentasi
 TUGAS JARINGAN EKSTERNAL
OPD
Memberikan Data dan Informasi sesuai dengan tugas pokok

Kabag di Sekretariat Daerah Kab. ASAHAN

Memberikan Data dan Informasi sesuai dengan tugas pokok

Konsultan IT
Merancang dan membuat Aplikasi Sistem Informasi
Pengarsipan e-Risalah dan Notulen Rapat
 MANAJEMEN RESIKO
Manajemen resiko adalah penerapan beragam kebijakan dan prosedur untuk
meminimalisasi peristiwa yang menurunkan kapasitas kerja. Sederhananya
dapat kita simpulkan bahwa manajemen resiko adalah prose mengawasi,
mengelola dan mengambil keputusan guna mengurangi resioko dan kerugian
Penanggung
No Uraian Resiko Penanganan Capaian
Jawab
Tidak terlaksananya
uji coba aplikasi Terlaksananya
Segera melakukan
SIMPERIN (Sistem kegiatan uji
pembahasan Reformer dan
1 Informasi coba baru
dengan konsultan work tim
Pengarsipan e- aplikasi
IT
Risalan dan Notulen SIMPERIN
Rapat)
Dukungan dari
stakeholder di
Melakukan
Tidak terlaksananya dalam
koordinasi secara
kordinasi dan Reformer dan penyelenggaraan
2 berkesinambungan
dukungan work tim ataupun
dengan seluruh
stakeholder penyempurnaan
stakeholder
aplikasi
SIMPERIN
Segera melakukan
Aplikasi yang telah Terpeliharanya
pembahasan Reformer dan
3 dibangun aplikasi
dengan konsultan work tim
mengalami masalah SIMPERIN
IT
T E R I M A
K A S I H