PROPOSAL PROYEK PERUBAHAN

PESERTA DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III

LEMBAGA PENDIDIKAN ADMINISTRASI BANDUNG
TAHUN 2018

PENINGKATAN PENGELOLAAN DATA PERIZINAN

DAN NONPERIZINAN MELALUI SISTEM INFORMASI
ARSIP DAN DATA PERIZINAN (Si ADI) DI DPMPTSP
KABUPATEN PURWAKARTA

Oleh :
ENENG EUIS KOMARIAH, S.Pd,
M.Si.
LATAR BELAKANG
1 Apabila pengelolaan dokumen/arsip perizinan dan
Sistem pelayanan perizinan dan
nonperizinan mulai dari awal
terbentuknya BPMPTSP pada tahun
2007 sampai dengan saat ini menjadi
DPMPTSP, masih menggunakan sistem
pelayanan secara manual atau secara
konvensional atau belum online/dalam
jaringan (daring), sehingga dokumen
perizinan dan nonperizinan (arsip)
berupa jenis kertas yang dihasilkan dari
proses pelayanan tersebut volumenya
sudah mencapai 62.939 berkas.
2
nonperizinan tersebut dilakukan secara manual,
tentunya akan menimbulkan berbagai masalah
antara lain terkait dengan:
tempat penyimpanan
biaya pemeliharaan
tenaga pengelola
Fasilitas
faktor lain yang bisa menyebabkan kerusakan
dokumen perizinan dan nonperizinan.
3
Sehingga diperlukan adanya inovasi
atau perubahan dalam melakukan
kegiatan tersebut yaitu dengan cara
pengelolaan data perizinan dan
nonperizinan melalui Sistem
Informasi Arsip dan Data Perizinan
(Si ADI).
KONDISI INSTANSI SAAT KONDISI INSTANSI YANG
INI REFORMED/IDEAL
I
Pengelolaan dokumen/ N Pengelolaan
data perizinan dan dokumen/data
nonperizinan masih O perizinan dan
belum optimal karena V nonperizinan melalui
dilakukan secara Sistem Informasi Arsip
manual/ konvensional A dan Data Perizinan (Si
dan belum terintegrasi ADI)
S
I
 TUJUAN

Terwujudnya Sistem Informasi Arsip dan Data

Perizinan (Si ADI)
 MANFAAT
 Manfaat bagi diri sendiri yaitu sebagai Kepala Bidang
Pengelolaan Data dan Sistem Informasi dapat melaksanakan
tugas pokok dan fungsi secara maksimal dan mengembangkan
kemampuan serta potensi diri dalam meningkatkan kinerja.
 Manfaat bagi organisasi dalam hal ini Dinas Penanaman Modal
dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu, yaitu :
- Pengumpulan data dan informasi yang lebih baik, konsisten
dan mudah dicari kembali;
- Menghemat tempat penyimpanan arsip;
- Memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan
akurat;
- Meningkatkan kualitas layanan public.
 Manfaat bagi Pemerintah Kabupaten Purwakarta, yaitu:
- Memudahkan penyusunan informasi organisasi secara
terstruktur;
- Memudahkan penggunaan dokumen secara bersama antar unit
organisasi dalam lembaga pemerintah;
- Memudahkan dalam pengambilan kebijakan guna kepentingan
program pembangunan.
 Manfaat bagi masyarakat/pemohon izin, yaitu memberikan akses
yang lebih luas kepada masyarakat untuk memperoleh pelayanan
prima.
 MILESTONE JANGKA PENDEK

Evaluasi
Tahap dan
Implemen Pelaporan
Tahap tasi PP
Pengorgan
isasian
Tahap
Perencan
aan
Tahap 1 Perencanaan Project Perubahan

No KEGIATAN UTAMA (MAYOR EVENT) OUTPUT EVIDENCE TIMELINE

1. Melaksanakan rapat internal di Paparan pelaksanaan Undangan, daftar Minggu Ke-
Bidang Pengelolaan Data dan Sistem rencana proyek hadir, notulen dan 1/September
Informasi perubahan dokumentasi 2018
2. Melaksanakan koordinasi dan Hasil koordinasi dan Surat dukungan, Minggu Ke-
konsultasi dengan stakeholder konsultasi notulen, 1/September
internal dokumentasi 2018
3. Melaksanakan koordinasi dan Hasil koordinasi dan Surat dukungan, Minggu Ke-
konsultasi dengan stakeholder konsultasi notulen, 1/September
eksternal dokumentasi 2018
4. Menyusun jadwal kegiatan Tersusunnya jadwal Jadwal kegiatan Minggu Ke-
kegiatan 1/September
2018

Tahap 2 Pengorganisasian

No KEGIATAN UTAMA (MAYOR EVENT) OUTPUT EVIDENCE TIMELINE

1. Melaksanakan rapat dengan Tim Pembagian tugas dan Undangan, daftar Minggu Ke-2/
Efektif jadwal kegiatan hadir, notulen dan September
dokumentasi 2018
Tahap 3 Implementasi Proyek Perubahan

No KEGIATAN UTAMA (MAYOR OUTPUT EVIDENCE TIMELINE

EVENT)
1. Rapat Tim Efektif perumusan draft Draft awal Undangan, daftar Minggu Ke-
awal pedoman pengelolaan hadir, notulen 2/ September
dokumen/arsip perizinan dan dan dokumentasi 2018
nonperizinan secara elektronik
2. Rapat Tim Efektif pembahasan Draft antara Undangan, daftar Minggu Ke-
draft antara pedoman pengelolaan hadir, notulen 3/September
dokumen/arsip perizinan dan dan dokumentasi 2018
nonperizinan secara elektronik
3. Rapat Tim Efektif pembahasan Draft akhir Undangan, daftar Minggu Ke-
draft akhir pedoman pengelolaan hadir, notulen 3/September
dokumen/arsip perizinan dan dan dokumentasi 2018
nonperizinan secara elektronik
4. Penandatanganan peraturan Peraturan Kepala Dokumentasi Minggu Ke-
pedoman pengelolaan DPMPTSP 3/September
dokumen/arsip perizinan dan 2018
nonperizinan secara elektronik
5. Melaksanakan koordinasi dan Hasil koordinasi dan Notulen, surat Minggu Ke-
konsultasi dengan stakeholder konsultasi dukungan dan 3/September
mengenai pelaksanaan pembuatan dokumentasi/ 2018
aplikasi Sistem Informasi Arsip dan KAK/desain
Data Perizinan (Si Adi) pembuatan
aplikasi Sistem
Informasi Arsip
dan Data
Perizinan (Si Adi)
6. Membuat aplikasi Sistem Aplikasi Sistem daftar hadir dan Minggu Ke-
Informasi Arsip dan Data Informasi Arsip dan dokumentasi 4 s.d. Ke-7/
Perizinan (Si Adi) Data Perizinan (Si Oktober
Adi) 2018
7. Ujicoba penerapan aplikasi Hasil pelaksanaan laporan dan Minggu Ke-
Sistem Informasi Arsip dan Data ujicoba dokumentasi 7/ Oktober
Perizinan (Si Adi) 2018
8. Penyusunan user manual Sistem Panduan Buku panduan Minggu Ke-
Informasi Arsip dan Data penggunaan Sistem dan 7/ Oktober
Perizinan (Si Adi) Informasi Arsip dan dokumentasi 2018
Data Perizinan (Si
Adi)
9. Sosialisasi Sistem Informasi Arsip Tersosialisasikannya Undangan, Minggu Ke-
dan Data Perizinan (Si Adi) Sistem Informasi daftar hadir, 7/ Oktober
Arsip dan Data notulen dan 2018
Perizinan (Si Adi) dokumentasi

Tahap 4 Evalusi dan Pelaporan

No KEGIATAN UTAMA (MAYOR OUTPUT EVIDENCE TIMELINE
EVENT)
1. Melaksanakan monitoring dan Teridentifikasinya Hasil monev Minggu Ke-
evaluasi masalah 8/ Oktober-
November
2018
2. Menyusun Laporan Proyek Tersusunnya Laporan Proyek Minggu Ke-
Perubahan Laporan Perubahan 8/ Oktober-
November
2018
 TERIMA KASIH

TERIMA KASIH