Rekoleksi

PANITIA NATAL 2022

 Lingkungan Maria
 Lingkungan Gembala Baik
 Lingkungan Yoseph
 Lingkungan Benedictus
 Lingkungan Damianus
 Lingkungan Kalistus
 Lingkungan Aloysius Gonzaga
 Garis besar kepanitiaan
 Bersama Sekretaris DPH dan DPH Pendamping kepanitiaan menyusun
Kepanitian yang terdiri dari Pengurus inti dan seksi-seksi yang
diperlukan.

 Susunan kepanitiaan lengkap dengan nama, alamat, lingkungan dan

nomor HP untuk pembuatan SK kepantiaan

 Membuat Perencanaan kegiatan dan Proposal kepanitiaan

 Menyusun timeline rencana persiapan dan pelaksanaan

 Bersinergi bersama dengan bidang/seksi terkait di paroki dengan

berkoordinasi dengan DPH pendamping kepantiaan.

 Membuat Refleksi karya dan Laporan pertanggung jawaban / LPJ

 Panitia Natal 2022
 Panitia Natal bisa meminjam Refleksi dan LPJ panitia natal sebelumnya ke
bendahara paroki untuk panduan atau melihat evaluasinya dalam pembuatan
proposal. Pantia bisa mengundang kepanitiaan sebelumnya untuk sharing
awal kepanitiaan.

 Karya/Kegiatan Panitia Natal dimulai pada masa adven I.

 Akan diadakan tablo natal yang akan dipersembahkan BIA/BIR dari Bidang
Pewartaan

 Pelaksanan karya dimulai pada Perayaan malam natal sabtu 24 desember

2022, Natal pagi, misa penutupan tahun( kalau ada ) dan Minggu Epifani/HR
Penampakan Tuhan.

 Menyelesaikan Refleksi dan LPJ maksimal 1 bulan setelah selesai rangkaian

karya Panitia Natal.
 Pedoma tugas-tugas
panitia inti
dan seksi-seksi kepanitiaan
 Tugas umum
 Berkoordinasi dengan Romo Paroki dan Dewan Paroki dalam
penentuan jalannya rangkaian Perayaan Natal.

 Berkoordinasi dengan bidang/seksi dan linkungan – lingkungan

untuk membantu tugas kepanitiaan.

 Menciptakan rasa kenyamanan keamanan dan kekhidmatan

untuk umat dalam mengikuti rangkaian Perayaan Natal.

 Mengembangkan suasana kebersamaan dan persaudaraan

dalam tugas pelayanan ini.
 Tugas ketua panitia
 Ketua 1
Mengkoordinasikan seluruh anggota Panitia Natal sehingga
dapat tepat waktu, tepat biaya dan tepat kualitas demi
terselenggaranya rangkaian acara yang aman, nyaman dan
khidmat,
Berkoordinasi dengan Ketua 2 dalam menjalankan tugasnya.

 Ketua 2
Tugasnya sama dengan Ketua 1, dan melakukan koordinasi
dengan ketua 1 dalam berbagi tanggung jawab.
 Tugas Sekretaris
 Sekretaris 1
- Bertanggung jawab pada pembuatan Proposal, administrasi surat menyurat
internal Paroki, terkait penyelenggaraan rangkaian acara Perayaan Natal,
berkoordinasi dengan Sekretariat Paroki.
- Memastikan dinamika di dalam kepanitiaan paskah ini dapat berjalan
( dalam hal notulensi, agenda rapat dan komunikasi antar panitia ).
- Bersama sekretarsi 2 membuat Refleksi dan LPJ dan berkoordinasi dengan panitia
terkait

 Sekretaris 2
- Bertanggung jawab pada administrasi surat menyurat eksternal Paroki dan
berkoordinasi dengan Sekretariat Paroki.
- Bersama sekretarsi 1 membuat Refleksi dan LPJ dan berkoordinasi dengan panitia
terkait
 Tugas Bendahara
 Bendahara 1
-Bertanggung jawab pada keuangan berkaitan dengan penerimaan dan
pengeluaran seksi-seksi dalam kepanitiaan.
- Berkoordinasi dengan bendahara paroki berkaitan dengan
pemasukan dana dari lingkungan dan donatur dan laporan keuangan
kepanitiaan
- berkoordinasi dengan bendahara 2 dalam hal penerimaan dana.

 Bendahara 2
- Berbagi tanggung jawab dengan berkoordinasi dengan Sie Dana.
- berkordinasi dengan bendahara 1 dalam hal penerimaan dana.
 Tugas Seksi Liturgi
 Memastikan Tata Perayaan Liturgi berjalan dengan lancar dan baik sehingga dapat
membawa umat khidmat dalam mengikuti rangkaian Perayaan Natal.
 Koordinasi dengan Seksi Liturgi bidang Peribadatan selama persiapan dan
pelaksanaannya,
 Bersama seksi liturgi paroki menyiapkan Tata Perayaan Liturgi ( rencana , persiapan
dan pelaksanaannya ),
 Memastikan jumlah petugas liturgi yang terlibat cukup dan siap bertugas,
 Membuat terobosan – terobosan baru untuk kelancaran tugas dan membawa umat
pada kekhidmatan dalam mengikuti Perayaan Liturgi Natal.
 Bersama Sie Liturgi bidang peribadatan menyiapkan sarana, prasarana dan
perlengkapan Liturgi,
 Tugas Seksi Acara
 Memastikan rangkaian acara berjalan dengan lancar dan baik sehingga
dapat membawa umat mengikuti rangkaian Perayaan Natal dengan baik.
 Mempersiapkan rangkaian acara diluar perayaan liturgis.
 Bekerja sama dengan Sie bidang terkait apabila diadakan acara seperti tablo
dll…
 Bekoordinasi dengan Tata laksana untuk mendukung kelancaran acara.
 Membuat terobosan – terobosan baru untuk kelancaran acara perayaan
Natal.
 Tugas Seksi Tata Laksana
 Memastikan kenyamanan dan ketertiban umat selama mengikuti Perayaan
Liturgi dan kelancaran upacara serta kebersihan linkungan Sekolah Trinitas
dan sekitarnya.
 Berkordinasi dengan Seksi Tata laksana Paroki dan seksi perlengkapan
untuk perencanaan, layout, persiapan dan pelaksanaannya
 berkoordinasi dengan lingkungan – lingkungan untuk bantuan petugas
selama Perayaan Natal dengan mengirimkan surat ke lingkungan yang
ditunjuk.
 Berkoordinasi dengan Seksi Liturgi untuk persiapan jalur perarakan.
 Berkordinasi dengan seksi acara untuk ketertiban pelaksanaan acara.
 Memastikan jumlah personil yang terlibat cukup dan siap bertugas
 Mengatur ketertiban umat yang telah mengikuti misa pertama dengan umat
yang akan mengikuti misa yang kedua.
 Menjaga ketertiban seperti Tugas Tata Laksana dalam Misa Mingguan.
 Tugas Seksi Perlengkapan
 Memastikan kesiapan tempat dan segala perlengkapan yang mendukung
kelancaran rangkaian Perayaan Liturgi dan kenyamanan umat dalam
mengikutinya sehingga dapat membawa umat khidmat dalam mengikuti
rangkaian Perayaan Natal
 Membuat rencana dan layout kebutuhan tenda di taman tengah, lapangan
basket, lahan gereja, parkir keamanan, posko kesehatan, ruang-ruang yang
dibutuhkan serta memastikan tidak ada tampias air jika hujan.
 Menyediakan kursi tambahan dan meja sesuai kebutuhan
 Memastikan lampu penerangan cukup untuk area tenda dan area depan Trinitas
 Berkoordinasi dengan seksi sound sytem bidang peribadatan untuk menyiapkan
sarana audio dan video untuk area tenda.
 Berkoordinasi dengan seluruh seksi di Panitia jika ada keperluan yang harus
disiapkan oleh seksi perlengkapan.
 Membuat timeline serta perijinan pemakaian ruang, pemasangan tenda dan
persiapan lain dengan pihak Trinitas.
 Tugas Seksi Parkir
 Memastikan keamanan dan ketertiban parkir serta lalu lintas di lingkungan
Trinitas dan sekitarnya sehingga tidak mengganggu masyarakat umum
 Memastikan umat memiliki akses menuju tempat ibadah dengan aman dan mudah
 Berkoordinasi dengan Sie Parkir bidang Peribadatan dan Sie HAAK bidang
Martiria/kesaksian
- Penentuan area parkir dan persiapannya
- Koordinasi dengan Management Lippo Estate, Security Lippo, Polsek dan
Ormas sekitar
- Pemakaian area parkir berbayar
- Pengaturan lalu lintas
- Umat diarahkan untuk tidak parkir disepanjang jalan depan ruko sebelah
Trinitas.
 berkoordinasi dengan lingkungan – lingkungan untuk bantuan petugas selama
Perayaan Natal dengan mengirimkan surat ke lingkungan yang ditunjuk.
 Memastikan jumlah personil yang terlibat cukup dan siap bertugas.
 Tugas Seksi Dana
 Memastikan tercukupinya dana yang dibutuhkan oleh Panitia selama
rangkaian Perayaan Natal.
 Menghimpun dana minimal sejumlah yang dibutuhkan oleh Panitia selama
rangkaian Perayaan Natal dari dana partisipasi lingkungan serta donatur
dengan membuat surat serta teknis pengumpulannya.
 Berkoordinasi dengan bendahara 2 dan bendahara paroki untuk
perkembangan dana yang masuk.
 Proposal tidak diperkenankan untuk digunakan dalam pencarian dana. Jika
ada pihak eksternal yang ingin menjadi donatur maka akan dibuatkan surat
dan akan dikoordinasikan lebih lanjut.
 Membuat timeline untuk pelaksanaanya dalam rangka menghimpun dana.
 Membuata terobosan – terobosan sumber dana baru dalam kegiatan
menghimpun dana.
 Tugas Seksi Kesehatan
 Memastikan pelayanan kesehatan terutama pertolongan pertama bagi umat
yang membutuhkan selama rangkaian Perayaan Natal berlangsung
 Berkoordinasi dengan tim Balkes bidang Pelayanan Paroki untuk
penjadwalan dokter / tenaga paramedis yang bertugas selama rangkaian
Perayaan Natal.
 Berkoordinasi dengan tim Balkes untuk penyediaan obat – obatan dan
peminjaman alat kesehatan
 Berkoordinasi dengan seksi Perlengkapan untuk pengadaan ruang P3K.
 Berkoordinasi dengan seksi Konsumsi untuk menyiapkan snack, air hangat,
gula, air mineral, teh hangat dan gelas kertas selama rangkaian Perayaan
Natal
 Berkoordinasi dengan seksi parkir dan perlengkapan untuk menyediakan 1
atau 2 kendaraan serta tempat parkir yang mudah untuk akses keluar jika
terjadi darurat.
 Sosialisasi ruang P3K kepada seluruh panitia.
 Tugas Seksi Konsumsi
 Memastikan ketersediaan konsumsi bagi Panitia yang bertugas dan semua
personil yang terlibat dan membutuhkan selama rangkaian perayaan Natal
 Berkoordinasi dengan semua seksi dalam kepanitiaan untuk pengadan
konsumsi yang harus disiapkan dalam setiap kegiatan persiapan, gladi
bersih dll
 Membuat timeline pelaksanaanya dan menyiapkan anggotanya cukup untuk
bertugas.
 Tugas Seksi Kemanan
 Memastikan keamanan dan ketertiban di lingkungan Trinitas dan sekitarnya
sehingga tidak mengganggu masyarakat umum
 Berkoordinasi dengan seksi HAAK dan Balapatria bidang kesaksian untuk
surat pemberitahuan kegiatan ke pihak eksternal dan aparat kemanan.
 Berkoordinasi dengan seksi HAAK dan Balapatria bidang kesaksian untuk
membuat timeline dan teknis pengamanan selama perayaan Natal.
 Berkoordinasi dengan seksi Parkir untuk bersinergi dalam bertugas
 Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan jika ada sarana dan prasarana
yang diperlukan.
 Memastikan jumlah personil yang terlibat cukup dan siap bertugas.
 Tugas Seksi Dekorasi
 Memastikan Gereja sudah ada dekorasi untuk membantu umat lebih
khidmat dan meriah selama perayaan natal.
 Mengkoordinasi tim untuk menghias gereja yang terdiri dari 3 bagian yaitu
kandang natal, dekorasi altar dan dekorasi gereja.
 Berkoordinasi seksi hias altar paroki untuk mengkonsep dekorasi dan
meminta persetujuan DPH pendamping dan Romo paroki.
 Berkoordinasi dengan seksi hias altar paroki jika ada kebutuhan peralatan
yang mungkin sudah tersedia di paroki.
 Berkoordinasi dengan seksi sound system jika membutuhkan kelistrikan dll
 Membuat timeline perencanaan dan perijinan saat pembuatan dekorasi
dengan pihak Trinitas
 Memastikan jumlah personil yang terlibat cukup dan siap bertugas.
 Tugas Seksi Dokumentasi dan publikasi

 Memastikan informasi seluruh rangkaian perayaan natal ke umat melalui

berbagai media komunikasi sehingga umat dapat menerimna informasi
dengan baik.
 Membuat spanduk, Flyer dll untuk keperluan sosialisasi
 Mendokumentasikan seluruh rangkaian Natal mulai dari rapat
pembentukan panitia, persiapan-persiapan sampai dengan selesai
kepantiaan.
 Berkoordinasi bersama seksi komsos bidang pewartaan untuk bersinergi
bersama dalam pelayanan
 Membagi tugas selama proses mendokumentasi dan pengaturannya
terutama saat perayaan Liturgi Natal sehingga tidak mengganggu
kekhusukan umat.
 Hasil karya bisa disimpan dengan baik dan bisa dibuat kaleidoskop
kepanitiaan Natal.
Terima kasih
Berkah Dalem