PEDOMAN DAN TATA LAKSANA KERJA

PANITIA NOVENA GUA MARIA BUNDA RATU SURGAWI

PERENG – GETASAN
TAHUN 2018

KETUA UMUM
1. Menyusun, menganalisa, menyiapkan dan melaksanakan tugas guna suksesnya
pelaksanaan Novena Gua Maria Bunda Ratu Surgawi Tahun 2018.
2. Menggalang dukungan moril maupun materiil, baik yang bersifat kelembagaan maupun
yang bersifat perorangan yang memiliki potensi guna mensukseskan pelaksanaan Novena
3. Melakukan fungsi kontrol pada semua lini terhadap tugas dan pelaksanaan kerja.
4. Melakukan pembagian tugas pada semua lini sesuai dengan peran dan fungsi dengan
tetap mempertahankan kebersamaan dalam kerja.

SEKRETARIS
1. Menyusun, menyiapkan dan melaksanakan tugas administrasi kesekretariatan yang baik
dan benar serta sistematis.
2. Menindaklanjuti surat-menyurat untuk semua keperluan kepanitiaan, baik institusi,
perorangan serta kelembagaan lain yang dianggap perlu.
3. Melakukan inventarisasi dan pengiriman undangan yang akan diundang pada acara
formal.
4. Bekerja sama dengan seksi lain untuk keperluan komunikasi.
5. Bertanggung Jawab terhadap ketua dan koordinator.

BENDAHARA
1. Menyusun, menganalisa, menyiapkan dan melaksanakan penggunan uang guna suksesnya
pelaksanaan Novena.
2. Melakukan fungsi kontrol pengeluaran keuangan secara benar, transparan dan akuntable.
3. Bersama ketua menggalang dana dari berbagai pihak.
4. Bekerjasama dengan Sekretaris menentukan kebutuhan kesekretariatan.
5. Bertanggung jawab terhadap Ketua dan Koordinator.

KETUA I : LITURGI
1. Bertanggungjawab atas terlaksananya seluruh pelaksanaan kegiatan Novena di Bidang Liturgi
2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan seluruh tim kerja demi suksesnya kegiatan Novena
3. Merencanakan dan mengatur kebutuhan seluruh tim kerja dan perlengkapan sesuai dengan
kebutuhan kegiatan
4. Berkoordinasi dengan Tim Liturgi Pengelola Gua Maria Bunda Ratu Surgawi

A. Tim Kerja Buku Panduan

1. Menyiapkan materi buku panduan sesuai tema, kalender liturgi dan jadwal misa
2. Membuat design cover dan layout
3. Bekerjasama dengan pihak percetakan untuk pencetakan
4. Menyerahkan hasil cetakan kepada Tim distribusi buku panduan dengan bukti serah
terima.
5.
B. Tim Kerja Prodiakon
1. Memastikan jumlah dan jadwal prodiakon yang bertugas cukup sesuai kebutuhan
2. Mengatur setiap prodiakon untuk pos-pos yang ditempati
3. Memberikan briefing (bila perlu) kepada prodiakon sebelum bertugas
4. Melakukan pengawasan pelaksanaan (khususnya saat komuni)
5. Mengambil langkah-langkah yang perlu bila terjadi antrian panjang
 C. Misdinar
1. Memastikan jumlah misdinar yang bertugas cukup sesuai kebutuhan
2. Mengatur setiap misdinar untuk tugas-tugasnya
3. Memberikan briefing (bila perlu) kepada misdinar sebelum bertugas

D. Koor
1. Menentukan lagu-lagu sesuai dengan kalender liturgi dan tema
2. Memberikan saran lagu-lagu lain yang perlu (komuni dan persembahan)
3. Memantau koor paroki yang bertugas selama persiapan (berkoordinasi aktif selama masa
latihan) sampai dengan saat bertugas
4. Bila memungkinkan lagu-lagu dapat dituliskan (minimal judul dan nomor bila PS) dalam
teks misa.
5. Mengawal saat pelaksanaan misa.

E. Komentator, Lektor, Doa umat & Rosario

1. Memastikan semua petugas sudah siap,
2. Menyiapkan narasi untuk setiap tugas bagi Komentator
3. Memberikan penjelasan kepada komentator yang bertugas
4. Mengatur dan memberi penjelasan secukupnya tentang tugas lektor dan Rosario,
5. Menyiapkan doa umat (khusus) yang diperlukan
6. Menyiapkan doa-doa ujud
7. Bekerjasama dengan tim buku panduan agar doa-doa tersedia di buku panduan
8. Memastikan petugas doa rosario sudah siap
9. Memberikan penjelasan proses rosario dari awal hingga akhir (dengan lagu atau tidak, dll)
10. Menyusun Peristiwa dalam Rosario
11. Menyusun doa khusus (pengganti bacaan dan doa saat peristiwa)
12. Mendamping petugas bila perlu

F. Tata Altar dan Paramenta

Bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menata altar sesuai dengan kalender liturgi

G. Persembahan
1. Memastikan petugas persembahan sudah siap
2. Mengatur dan memberi penjelasan secukupnya tentang tugas persembahan
3. Mengatur meja untuk persiapan persembahan
4. Menyiapkan persembahan yang dihantarkan ke altar
5. Mempersiapkan bahan-bahan persembahan dengan berkoordinasi dengan Seksi Liturgi
Pengelola dan Petugas yang bertugas jika ada bahan persembahan tambahan.

H. Kolektan
1. Bekerjasama dengan tim tatib mendistribusi kotak kolekte sesuai dengan titik-titik yang
sudah ditetapkan
2. Melakukan pengawasan proses peredaran kotak kolekte
3. Bekerjasama dengan tim tatib membawa kotak kolekte dan menyerahkan kepada tim
penghitung kolekte

KETUA II : NON LITURGI

1. Bertanggungjawab atas terlaksananya seluruh pelaksanaan kegiatan Novena di Bidang
Non liturgi
2. Berkoordinasi dan bekerja sama dengan seluruh tim kerja demi suksesnya kegiatan
Novena
 3. Merencanakan dan mengatur kebutuhan seluruh tim kerja dan perlengkapan sesuai
dengan kebutuhan kegiatan
4. Berkoordinasi secara aktif dengan Tim Pengelola

A. Tim Kerja Sound Sistem dan dan Perlengkapan

1. Mengatur layout perlengkapan Sound System agar tercapai keteraturan dan pemerataan
umat yang menjalankan ibadah
2. Mengontrol dan memantau agar Sound System tidak ada suara mendengung
3. Memastikan suara sampai ke umat yang ada diluar
4. Memastikan jaringan kabel tidak mengganggu dan terganggu
5. Memastikan alat-alat yang digunakan berfungsi dengan baik

B. Tim Kerja Publikasi.

1. Mengatur lancarnya informasi dan komunikasi antar seluruh komponen panitia, dan pihak
luar yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan
2. Bekerjasama dengan sei publkasi dan dokumentasi untuk persiapan
3. Menyiapkan leaflet, spanduk, dan desain yang diperlukan untuk publikasi ke paroki,
sekolah, maupun tempat lain.
4. Membuat Baliho (poster besar) Jadwal kegiatan, dipasang dihalaman

C. Tim Kerja Dokumentasi

1. Mendokumentasi foto setiap momen kegiatan (rapat, acara misa, dan acara lain) Bila perlu
merekam dengan video
2. Menyerahkan file foto dokumentasi kepada sekretaris untuk keperluan kepanitaan secara
umum dan publikasi, pelaporan, dll
D. Tim Kerja Konsumsi
1. Bekerja dengan para petugas yang ditunjuk menyusun, menyiapkan dan melaksanakan
tugas pembagian dan pengaturan konsumsi untuk masing-masing petugas.
2. Mengatur jadwal piket untuk petugas konsumsi pada setiap event.
3. Mengatur pola – menu untuk setiap event.
4. Menyiapkan dhaharan untuk romo dan tamu
5. Mengatur konsumsi untuk petugas dari paroki.

E. Tim Kerja Keamanan dan Tatib

1. Menyusun, menyiapkan dan melaksanakan tugas pengamanan selama berlangsung
kegiatan Novena.
2. Bekerjasama dan berkoordinasi dengan aparat keamanan ( petugas-petugas keamanan
lain yang ditunjuk ) dan petugas parkir guna melakukan pengamanan dari hal-hal yang
tidak diinginkan.
3. Agar menciptakan suasana tertib dan kidmat.
4. Berkoordinasi dengan tim kolektan dalam distribusi kotak kolekte sampai ke umat.
5. Mengatur umat saat komuni
6. Menyiapkan pin atau cocard atau tanda pengenal untuk petugas

F. Tim Kerja Transportasi

1. Mengatur penjemputan romo yang melayani misa
2. Mengatur/menyediakan mobil untuk keperluan emergency panitia
3. Mengatur/menjemput panitia lain bila diperlukan.

G. Tim Kerja Penghitung Kolekte

1. Menghitung dan mencatat kotak kolekte yang beredar
2. Menghitung penerimaan kolekte dan mencatat
3. Menyerahkan penerimaan kolekte kepada bendahara dengan bukti penerimaan

H. Tim Kerja Pembagian Buku Panduan & Ujub

 1. Menyiapkan perlengkapan untuk distribusi buku panduan
2. Menyiapkan buku panduan untuk petugas liturgi
3. Menerima pembayaran (ganti ongkos) buku panduan
4. Menghitung penerimaan biaya buku panduan dan menyerahkan kepada bendahara
dengan bukti serahterima
5. Melayani dan mencatat setiap permintaan ujub
6. Menghitung persembahan ujub dan menyerahkan kepada bendahara dengan bukti
serahterima
7. Menghitung jumlah ujub sesuai dengan keperluannya
8. Menyerahkan hasil penghitungan jumlah ujud kepada koordinator Liturgi untuk dibacakan
oleh Lektor saat Doa Umat
9. Menunjuk 2 petugas pembakar Ujub

I. Tim Kerja Kesehatan

1. Memastikan ada dokter jaga dan perawat setiap pelaksanaan novena
2. Menyediakan obat-obat sederhana
3. Bila memungkinkan tersedia ambulance