JOB DESCRIPTION

ROIS
1. Melengkapi dan me-reshuffle (merubah di tengah masa kepengurusan)
personalia pengurus dengan persetujuan pengasuh.
2. Mengkoordinir penyusunan Pedoman tugas pengurus dan kalender kegiatan
bersama sekretaris.
3. Bersama sekretaris menyelenggarakan dan memimpin rapat:
a. Rapat program kerja.
b. Rapat Pengurus Harian
c. Rapat Koordinasi
d. Rapat evaluasi kerja
e. Rapat Luar biasa dan khusus.
4. Menyelenggarakan Training organisasi pengurus.
5. Bersama sekretaris menandatangani persuratan keluar.
6. Bersama Bendahara menentukan anggaran belanja pondok.
7. Membentuk dan mengesahkan kepanitiaan:
a. PHBI
b. Pendaftaran dan Pembekalan Santri baru
c. Penyuluhan kesehatan
d. Lomba, dll.
8. Mengkoordinir pendelegasian pengurus.
a. Undangan ke pesantren lain atau instansi pemerintah
b. ‘Iyadatul maridh (menjenguk orang sakit).
c. Home visit, dll
9. Berkonsultasi dengan pengasuh dan dewan pengasuh.
10. Melakukan kontrolling terhadap tugas-tugas pengurus.
11. Memberikan motivasi dan apresiasi terhadap pengurus.
12. Melakukan teguran kepada pengurus yang melanggar.
13. Membuat laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)
 Wakil Rois
1. Mewakili kepala jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan
bersama dan ketentuan yang berlaku.
2. Menentukan kebijaksanaan dan mengawasi pelaksanaan program sesuai
dengan bidangnya.
3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program sesuai dengan bidangnya
 Sekretaris
1. Melengkapi dan memelihara ATK.
2. Bersama ketua menyelenggarakan rapat dan mencatat hasil rapat.
3. Melengkapi buku-buku administrasi pesantren dan kepengurusan.
a. Buku Rapat
b. Buku data personalia.
c. Buku Induk Santri.
d. Buku Pedoman program kerja pengurus
4. Membuat dan melengkapi papan bagan organisasi.
5. Jadwal harian, bulanan, dan pengajian kutubus Salaf.
6. Mengatur keluar masuknya surat dan mencatat dalam buku agenda
surat
7. Mengonsep dan membuat surat menyurat yang dibutuhkan pondok.
8. Bersama Ketua menandatangani surat keluar.
9. Membuat buku agenda surat keluar dan masuk.
10. Mengisi papan Pengumuman
11. Melakukan sensus santri.
12. Membuat Kartu Tanda Santri
13. Mendokumentasikan arsip dan foto organisasi
14. Bersama ketua membentuk Panitia Penerimaan pendaftaran santri baru
dan melengkapi administrasinya.
15. Membuat kwitansi pembayaran untuk santri baru.
16. Mendata santri baru dan memasukkannya ke buku induk santri.
 Bendahara
1. Merencanakan dan mengatur serta menentukan kebijaksanaan
mekanisme keuangan secara keseluruhan.
2. Mengatur dan menentukan kebijaksanaan penggalian dana.
3. Mengadakan pencatatan terhadap sirkulasi keuangan secara
keseluruhan.
4. Bertanggung jawab terhadap seluruh mekanisme keuangan Pondok
Pesantren Al-Khoirot terhadap kepala.
 Tarbiyah wat Ta’lim
1. Membuat jadwal kegiatan belajar, mentor, serta kelompok belajar
2. Melakukan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan belajar santri
3. Membuat jadwal pengajian, baik yang di ampu oleh akang sepuh, A
haji Usman, A haji Badru, The Atu, dan kang Anom, kemudian
mensosialisasikannya ke semua santri
4. Melakukan kontrol dan mencatat kehadiran santri dalam pelaksanaan
kegiatan mengaji di madrasah
5. Menyelenggarakan Mudzakarah para pengurus
6. Menyelenggarakan kegiatan Imtihan
7. Bersama bidang Ubudiyah menyelenggarakan pelatihan-pelatihan
peningkatan kemampuan santri
 Ubudiyah
1. Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan seluruh pengurus dalam
mempersiapkan santri melakukan sholat berjamaah Magrib, Isya, dan
Subuh, wiridan, pengajian bakda magrib, dan tadarus bakda Isya dan
subuh.
2. Menjaga dan mengontrol santri selama masa pelaksanaan sholat
jamaah Magrib, Isya, dan Subuh, wiridan, pengajian bakda magrib, dan
tadarus bakda Isya dan subuh.
3. Menyusun piket kontrol santri pada masa kegiatan ubudiyah
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan
pemahaman dan pengalaman terhadap islam, seperti praktik sholat
(bekerja sama dengan bagian tarbiyah wa taklim), praktik tajhiz jenasah,
khutbah, tarhim, dan tahlill.
5. Bersama bidang tarbiyah wa taklim menyusun jadwal Muaddzin, tarhim
subuh, tadarus menjelang magrib, dan marhaba sore jumat.
6. Bertanggung jawab terhadap kepala pengurus dan Pengasuh
 Ketertiban dan Keamanan
1. Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga keamanan
dan ketertiban.
2. Membuat tim patroli keamanan pondok di malam hari.
3. Membuat jadwal pengabsenan santri (yang ada dipondok dan tidak
ada setiap harinya/ 24 jam)
4. Membuka dan menutup gerbang pada waktu yang telah di tentukan.
5. Menangani pemberlakuan jam malam.
6. Bertanggung jawab dalam membangunkan santri sebelum subuh
dengan membentuk tim dan berkolaborasi dengan pengurus lainnya
serta menyiapkan strategi-strategi jitu yang efektif dalam
membangunkan santri.
7. Ikut serta mengontrol ketertiban saat kegiatan pondok berlangsung.
8. Mengontrol dan mengadakan penyidangan serta memberi sanksi bagi
santri yang melanggar peraturan yg berlaku.
9. Mengkoordinir pengumpulan Hp pada saat memasuki jam mengaji
malam hingga pagi hari.
10. Menjaga stabilitas (menangani kegaduhan)
11. Menjadi mediator bagi santri yang bertikai.
12. Mengontrol dan memberi sanksi bagi santri yang melakukan
pelanggaran tata tertib.
13. Menangani dan mengontrol perizinan santri
14. Mengoperasi rambut panjang
 Pengairan dan penerangan
1. Bertanggung jawab atas keberjalanan fungsi air dan listrik di seluruh
lingkungan pondok pesantren
2. Melakukan pengontrolan dan pengecekan masa air dan listrik secara
berkala untuk kemudian melaporkannya kepada Rois dan bendahara
3. Mengganti lampu yang sudah mati serta memperbaiki kerusakan-
kerusakan baik dalam hal pengairan maupun penerangan
4. Mengontrol dan memperbaiki ampli madrasah dan masjid
5. Mencatat setiap pergantian bola lampu dan alat-alat atau barang yang
harus dibeli
6. Memastikan ketersediaan air bak masjid yang bersih dan wangi
 Kebersihan
1. Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga
kebersihan.
2. Membuat jadwal dan mengontrol piket kebersihan harian dan kerja
bakti rutin mingguan.
3. Mengkoordinir penertiban jemuran.
4. Mengurusi pakaian yang jatuh berserakan.
5. Mengontrol wadah-wadah kotor dan timbunan sampah pada setiap
asrama dan lingkungan pondok.
6. Memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan kebersihan.
7. Menilai kebersihan asrama.
8. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian Pondok Pesantren.
9. Membuat jadwal piket dan memantaunya.
10. Melengkapi dan memelihara alat2 kebersihan; sapu, trash bag, wadah
sampah, empelan, dll.
 Olahraga dan Kesehatan
1. Melengkapi sarana dan prasarana kesehatan.
2. Pengadaan kotak P3K dan mengontrol kelengkapan isinya.
3. Pengadaan peralatan kesehatan pondok.
4. Melengkapi dan melayani kebutuhan santri terhadap obat-obatan.
5. Melakukan kontrol kesehatan santri secara teratur.
6. Operasi/pemeriksaan kuku.
7. Mendata dan mengurusi santri yang sakit.
8. Merawat serta melayani kebutuhan santri yang sakit.
9. Mengantar santri yang sakit ke tempat periksa (berobat)
10. Membuat surat keterangan sakit bagi santri yang sakit untuk izin
sekolah/kuliah.
11. Mendata santri yang pulang karena sakit.
12. Mengadakan dan menjadwal aktifitas olahraga.
13. Mengadakan penyuluhan kesehatan.
14. Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan keamanan membuat jadwal
olahraga
 Media dan Informasi
1. Mengelola Media Sosial pesantren Seperti Instagram, Facebook, Line dan
Twitter.
2. Melakukan penulisan kegiatan terkait aktifitas pondok pesantren di Portal
Berita website pondok pesantren.
3. Mencari Media Partner pesantren atau lembaga pendidikan untuk
meningkatkan publikasi seperti persekolahan, kampus, Portal Berita
Online, Chanel Radio dan Televisi.
4. Membuat design perihal poster atau sejenisnya
5. Menjalin komunikasi dengan relasi pesantren seperti Pemerintah, Industri
ataupun komunitas lainnya.