Struktur Organisasi Pengurus dan

Tugasnya
Struktur organisasi di pesantren Al-Khoirot lapis kedua terdiri dari para pengurus
harian yang tugasnya adalah sebagai tim pelaksana yang melaksanakan visi misi
pendidikan yang cetak birunya telah dienvisi oleh Pengasuh dan Dewan
Pengasuh. Baik yang berbentuk Tata Tertib Pesantren maupun aturan lanjutan di
bawahnya.

1. Kepala / Ketua Pengurus

1. Melengkapi dan mereshuffle (merubah di tengah masa kepengurusan)
personalia pengurus dengan persetujuan pengasuh.
2. Mengkoordinir penyusunan Pedoman tugas pengurus dan kalender
kegiatan bersama sekretaris.
3. Bersama sekretaris menyelenggarakan dan memimpin rapat:
1. Rapat program kerja.
2. Rapat Pengurus Harian
3. Rapat Koordinasi
4. Rapat evaluasi kerja
5. Rapat Luar biasa dan khusus.
4. Menyelenggarakan Training organisasi pengurus.
5. Bersama sekretaris menandatangai surat keluar.
6. Bersama Bendahara menentukan anggaran belanja pondok.
7. Membentuk dan mengesahkan kepanitiaan:
1. PHBI
2. Pendaftaran dan Pembekalan Santri baru
3. Penyuluhan kesehatan
4. Lomba, dll.
8. Bersama sekretaris mengangkat panitia penerimaan santri baru.
9. Mengkoordinir pendelegasian pengurus.
1.  Undangan ke pesantren lain atau instansi pemerintah
2. ‘Iyadatul maridh (menjenguk orang sakit).
3. Acara lainnya….
 10.Berkonsultasi dengan pengasuh dan dewan pengasuh.
11.Melakukan kontrolling terhadap tugas-tugas pengurus.
12.Memberikan motivasi dan apresiasi terhadap pengurus.
13.Melakukan teguran kepada pengurus yang melanggar.
14.Membuat laporan Pertanggung Jawaban (LPJ)

2. Wakil Kepala
1. Mewakili kepala jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan
bersama dan ketentuan yang berlaku.
2. Menentukan kebijaksanaan dan mengawasi pelaksanaan program sesuai
dengan bidangnya.
3. Bertanggung jawab atas pelaksanaan program sesuai dengan bidangnya

3. Sekretaris
Tugas dan Wewenang :
1. Melengkapi dan memelihara ATK.
2. Bersama ketua menyelenggarakan rapat dan mencatat hasil rapat.
3. Melengkapi buku-buku administrasi pesantren dan kepengurusan.
4. Buku Rapat
5. Buku data personalia.
6. Buku Induk Santri.
7. Buku Pedoman program kerja pengurus
8. Membuat dan melengkapi papan bagan organisasi.
9. Jadwal harian, bulanan, dan pengajian kutubus Salaf.
10.Mengatur keluar masuknya surat dan mencatat dalam buku agenda surat
11.Mengonsep dan membuat surat menyurat yang dibutuhkan pondok.
12.Bersama Ketua menandatangani surat keluar.
13.Membuat buku agenda surat keluar dan masuk.
14.Mengisi papan Pengumuman
15.Melakukan sensus santri.
16.Membuat Kartu Tanda Santri
17.Mendokumentasikan arsip dan foto organisasi
18.Bersama ketua membentuk Panitia Penerimaan pendaftaran santri baru
dan melengkapi administrasinya.
 19.Membuat kwitansi pembayaran untuk santri baru.
20.Mendata santri baru dan memasukkannya ke buku induk santri.

4. Wakil Sekretaris
Tugas dan wewenang :
1. Mewakili sekretaris jika berhalangan dengan mengindahkan pertimbangan
bersama dan ketentuan yang berlaku.
2. Dalam kegiatan sehari-hari membantu sekretaris dalam mengatur jadwal
kegiatan, menyiapkan dan membuat notulen rapat dan menertibkan surat-
surat.

5. Bendahara
Tugas dan wewenang :
1. Merencanakan dan mengatur serta menentukan kebijaksanaan mekanisme
keuangan secara keseluruhan.
2. Mengatur dan menentukan kebijaksanaan penggalian dana.
3. Mengadakan pencatatan terhadap sirkulasi keuangan secara keseluruhan.
4. Bertanggung jawab terhadap seluruh mekanisme keuangan Pondok
Pesantren Al-Khoirot terhadap kepala.

6. Wakil Bendahara
Tugas
 Membantu pelaksanaan tugas Bendahara, dan membagi tugas bersama
bendahara.

7. Kegiatan Belajar : Tarbiyah wat Ta’lim

1. Membuat jadwal kegiatan belajar
2. Melakukan koordinasi dengan pengurus Daerah terhadap pelaksanaan
kegiatan belajar rutin, mingguan dan insidental.
 3. Melakukan kontrol terhadap pelaksanaan kegiatan belajar santri
4. Melakukan pembinaan kemampuan baca Al-Qur’an dan Mu’allim Al-Qur’an
5. Membuat jadwal pengajian, baik yang di ampu oleh Pengasuh dan Dewan
Pengasuh atau yang di ampu oleh Asatidz
6. Menyelenggarakan acara khitobah mingguan, bulanan dan diskusi ilmiah
7. Menyelenggarakan kegiatan bahtsul masail diniyah
8. Bersama bagian lain yang terkait melaksanakan pelatihan-pelatihan
peningkatan kemampuan santri

8. Ubudiyah
1. Melaksanakan dan bertanggung jawab terhadap realisasi program sesuai
dengan program seksinya.
2. Melaksanakan program seksi ubudiyah yang telah ditetapkan.
3. Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan seluruh pengurus
mempersilahkan santri melakukan sholat berjamaah
4. Menjaga dan mengontrol santri selama masa pelaksanaan sholatber
jamaah dan kegiatan ubudiyah lainnya.
5. Menyusun piket kontrol santri pada masa kegiatan ubudiyah
6. Melaksanakan kegiatan-kegiatan dalam upaya meningkatkan pemahaman
dan pengalaman terhadap islam, seperti praktik sholat (bekerja sama
dengan bagian kegiatan belajar), praktik tajhiz jenasah, dll.
7. Bersama Ta’mir Masjid menyusun jadwal Muaddzin, bilal Jum’at dan Imam
Badal
8. Bertang gungjawab terhadap kepala pengurus dan Pengasuh

9. Ketertiban dan Keamanan

1. Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga keamanan dan
ketertiban.
2. Membuat tim patroli keamanan pondok.
3. Membuat jadwal pengabsenan santri
4. Membuka dan menutup gerbang pada waktu yang telah di tentukan.
5. Menangani pemberlakuan jam malam.
6. Ikut serta mengontrol ketertiban saat kegiatan berlangsung.
7. Mengontrol dan mengadakan penyidangan serta memberi sanksi bagi
santri yang melanggar peraturan yg berlaku.
 8. Menggeledah hp, alat pemutar music dan video (mp3/mp4) dan senjata
tajam.
9. Mengadakan penggeledahan berkala
10.Menjaga stabilitas (menangani kegaduhan)
11.Menjadi mediator bagi santri yang bertikai.
12.Membuat jadwal piket petugas
13.Membuat Kartu Mahram Santri (KMS)
14.Mengontrol dan memberi sanksi bagisantri yang melakukan pelanggaran.
15.Menangani dan mengontrol perizinan santri
16.Mengoperasi rambut panjang

10. Kebersihan
1. Mengkoordinir dan mengikutsertakan santri dalam menjaga kebersihan.
2. Membuat jadwal dan mengontrol piket kebersihan harian dan kerja bakti
(roan)
3. Mengkoordinir penertiban jemuran.
4. Mengurusi pakaian yang jatuh berserakan.
5. Mengontrol wadah-wadah kotor dan timbunan sampah pada setiap
asrama dan lingkungan pondok.
6. Memberi sanksi bagi santri yang melanggar peraturan kebersihan.
7. Menilai kebersihan asrama dan daerah.
8. Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian Pondok Pesantren.
9. Membuat jadwal piket dan memantaunya.
10.Melengkapi peralatan kebersihan.
11.Melengkapi dan memelihara alat2 kebersihan:
1. Sapu
2. tempat sampah
3. Bersama kesehatan memberikan penyuluhan kebersihan.
4. Mempelajari dan melakukan manajemen pengelolaan sampah.

11. Sarana Prasarana

1. Menangani bidang pengairan dan kelistrikan.
2. Melengkapi dan memelihara serta mengatur inventaris pondok.
3. Mendata barang-barang inventaris.
4. Memberi label.
 5. Menangani penyimpanan barang-barang inventaris.
6. Membuat tatatertib peminjaman barang-baranginventaris.
7. Mendata keluar masuknya barang-barang inventaris.
8. Melakukan reparasi.
9. Menangani pengadaan mega phone dan salon pemanggilan.
10.Membuat kotak saran.

12. Olahraga dan Kesehatan

1. Melengkapi sarana dan prasarana kesehatan.
2. Pengadaan kotak P3K danmengontrol kelengkapan isinya.
3. Pengadaan peralatan kesehatan pondok.
1. Termos
2. Gelas
3. Kasur
4. Selimut, dll
4. Melengkapi dan melayani kebutuhan santri terhadap obat-obatan.
5. Melakukan kontrol kesehatansantri secara teratur.
6. Operasi/pemeriksaan kuku.
7. Mengkoordinir pelaksanaan posyandu remaja.
8. Mendata dan mengurusi santri yang sakit.
9. Merawat serta melayani kebutuhan santri yang sakit.
10.Mengantar santri yang sakit ke tempat periksa (berobat)
11.Membuat surat keterangan sakit bagi santri yang sakit untuk izin sekolah.
12.Mendata santri yang pulang karena sakit.
13.Mengadakan dan menjadwal aktifitas olahraga.
14.Mengadakan penyuluhan kesehatan.
15.Bekerjasama dengan bagian ketertiban dan keamanan membuat jadwal
olahraga

13. Takmir Masjid Al-Madinah

1. Memakmurkan (mensejahterakan) Masjid
2. Menjaga dan memelihara inventaris Masjid
3. Menjaga kebersihan Masjid
4. Bekerjasama dengan bagian ubudiyah dan kebersihan menyusun jadwal
menyapu
 5. Melengkapi kebutuhan Masjid, seperti karpet, listrik, sapu, sound system,
vacuum cleaner,dll.
6. Bersama bagian ubudiyah membuat jadwal muadzzin, bilal jum’at, imam
badal.
7. Mengumpulkan, menyimpan dan mengelola uang amal Masjid
8. Melaporkan kegiatan dan keuangan Masjid kepada Pengasuh dan Kepala
Pengurus

14. Humas
1. Mengatur dan melaksanakan hubungan Pondok Pesantren dengan
walisantri dan masyarakat umum
2. Membina hubungan Pondok Pesantren dengan pesantren lain, instansi
pemerintah dan lembaga sosial lainnya
3. Merencanakan program kunjungan ke pesantren lain dan lembaga terkait,
untuk study banding, dll

Wakil Kepala Sekolah Urusan Kesiswaan mempunyai tugas membantu Kepala

Sekolah dalam urusan-urusan sebagai berikut :
1. Menyusun dan mensosialisasikan tata tertib siswa yang akan diterapkan kepada
siswa
2. Mengatur dan mengkoordinir ketertiban, kedisiplinan, dan kehadiran siswa di
sekolah serta masalah-masalah yang berhubungan dengan hal tersebut
3. Mengkoordinir program supervisi bagi siswa yang mempunyai permasalahan
dalam :
o Pengajaran
o penyesuaian pribadi
o Penyesuaian sosial
o Penyesuaian emosional
4. Mengkoordinir pelaksanaan program kesehatan dan keamanan bagi siswa
5. Mengkoordinir dan membina program kegiatan OSIS / IRM yang berhubungan
dengan kegiatan Dinas Pendidikan Nasional
6. Melakukan pembinaan dan pembimbingan pengurus OSIS dalam berorganisasi
serta memantau realisasi kegiatannya.
7. Menyelenggarakan pertemuan antara perwakilan siswa dengan guru, dan
karyawan
8. Bersama-sama dengan waka kurikulum untuk menyusun program pelaksanaan
bimbingan bagi siswa teladan, atau siswa peserta olimpiade mata pelajaran
9. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler yang dilaksanakan oleh para
pembina ekstrakurikuler
10.Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan siswa, misalnya kegiatan tengah semester,
kegiatan class meeting dll
11.Mengkoordinir penjaringan siswa-siswi yang akan diusulkan mendapatkan
beasiswa dari pemerintah
12.Mengadakan pemilihan siswa yang akan mewakili sekolah dalam kegiatan di luar
sekolah
13.Bersama-sama dengan Waka Humas untuk mengkoordinir kegiatan penerimaan
siswa baru, melalui serangkaian kegiatan :
o Membentuk kepanitiaan
o Perencanaan daya tampung
o Pembuatan brosur PSB dan penyebarannya
o Pelaksanaan PSB
o Analisis daftar nilai
o Pengumuman
o Daftar Ulang
o Hari pertama masuk sekolah
14.Bersama-sama dengan Waka Humas untuk mengkoordinir kegiatan studi tour
15.Mengkoordinir penempatan siswa dalam setiap kelas.
16.Mengkoordinir pelaksanaan Wisuda siswa
17.Mengkoordinir penerimaan siswa pindahan
18.Mengkoordinir pencatatan dan penyimpanan dokumen prestasi akademik dan non
akademik siswa
19.Menyusun, mengkoordinir dan memonitor kegiatan guru piket
20.Mengkoordinir kegiatan siswa yang akan mengikuti suatu lomba / kejuaraan.
21.Mengkoordinir dan menyiapkan petugas upacara
22.Mengkoordinir penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan