urchasing Department

Consolidation
 Lokal
PR to PO HO

Rutin Non Rutin Rutin Non Rutin

Target Achv Target Achv Target Achv Target Achv

3 3 6 11 5 3 15 7
 Cabang
PO to GR HO

Lokal Non Lokal Lokal Non Lokal

Target Achv Target Achv Target Achv Target Achv

10 16 17 17 24 25 31 18
 Transaksi One Time Vendor

Jumlah one time jumlah supplier

1 Kali 28
2 Kali 13
3 Kali 7
4 Kali 4
5 Kali 3
6 Kali 5
7 Kali 5
10 Kali 1
11 Kali 1
12 Kali 1
13 Kali 1
15 Kali 1
17 Kali 1
32 Kali 1
 Resume 2022 & Goal Setting 2023
Target 2022 Achv 2022 Target 2023
Description
Qty Oum Qty Oum Qty Oum
PR to PO (Lokal - Rutin) 3 Days 3 Days 3 Days

PR to PO (Lokal - Non rutin 6 Days 11 Days 6 Days

PR to PO (HO - Rutin) 5 Days 3 Days 4 Days

PR to PO (HO - Non Rutin) 15 Days 7 Days 7 Days

PO to GR (Cabang - Lokal) 10 Days 16 Days 10 Days

PO to GR (Cabang - Non Lokal) 17 Days 17 Days 16 Days

PO to GR (HO - Lokal) 24 Days 25 Days 24 Days

PO to GR (HO - Non Lokal) 31 Days 18 Days 18 Days

Create PO 10 Days 13 Days 10 Days

Penyelesaian Scrap Hasil Gotong Royong 1 Weeks 1 Weeks 1 Weeks

Kunjungan Vendor 104 Trip 16 Trip 54 Trip

Penyelesaian tagihan bermasalah 1 Weeks 4 Weeks 1 Weeks

Penyelesaian advance dan petty cash 1 Weeks 1 Weeks 1 Weeks

One time vendor 7 Times 15 Times 8 Times

1.Komunikasi antar team solid
2.Menguasai Job Desk masing-
masing dengan baik
3.Koordinasi dengan user sudah
semakin membaik
1.Semakin banyak pilihan
pembeli scrap
2.Supplier cangkang lokasinya
dekat
3.Banyak pilihan vendor
pabrikasi
1.Disiplin Diri dan Integritas
2.Problem kesehatan
3.Banyak PO tertunda
4.Lemah pada control PR dan PO
outstanding
5.Keadaan ruangan yang sempit
6.Management berkas
1.Muncul jenis scrap baru yang belum ada
dasar harga
2.Kapasitas penerimaan cangkang yang
terbatas
3.Pekerjaan dikerjakan sebelum ada PO
4.Scrap melimpah pada saat audit
5.Permintaan mendadak
6.Cangkang terbatas terutama musim
hujan
7.Mobil ekspedisi sebagian tidak standart
 PR-PO  Lokal
Non Rutin

Pencapaian PR
ke PO

Cangkang Expedisi FG

Program Kerja
Purchasing
PO-GR  Cabang Percepatan
Lokal Approval
Pencapaian PO Administrasi
ke GR Purchasing Tagihan
PO-GR  HO Lokal
Bermasalah
Administrasi
Vendor

Kunjungan Vendor One-time Vendor

Pencapaian PR ke PO

Sepesifikasi user
kurang jelas
Membuat form permintaan yang dikirmkan ke admin
Kurangnya vendor yang user masing-masing melalui email
Metode dapat menggunakan
sistem PO atau Kredit
Perbanyak vendor yang dapat “kredit”. Dan tetap
menjaga hubungan baik dengan vendor existing
Overload Pekerjaan
Membuat Jadwal pekerjaan (time working), agar
pekerjaan lebih terarah
Tidak dapat
memilih skala
PO-GR
PR ke prioritas kerja Membuat data PR Outstanding dan review setiap hari dan
(HO- Manusia membuat list pekerjaan setiap hari untuk dilaporkan
PO Lokal) Tidak review PR
outstanding
Migrasi ruangan*

Ruang utama tergabung

Lingkungan dengan berkas
Ket : *Conditional

Problem
Masalah

Solve
Pencapaian PO ke GR

PO-GR Menjajaki Vendor MMT, untuk system

(HO-Lokal) kontrak
Vendor cetak MMT menjadi
Metode
penyumbang waktu GR terlama
PO ke
Memisahkan semua berkas-berkas kedalam
GR Bon tercecer keranjang tertentu agar tidak ada dokumen
yang tercecer
Manusia

PO-GR Tidak Cek PO Outsatnding

(cab-lokal)
Selalu update PO outstanding dan buat
laporan
Masalah

Problem
Solve
Administrasi Vendor
Administrasi
Vendor

Masalah One-time vendor Kunjungan vendor

1. Siapkan 1 hari untuk kunjungan (jumat)

Problem
Solve 2. Pergunakan hari sabtu untuk kunjungan sambilan jalan-jalan
Administrasi Purchasing
Administrasi
Purchasing

Masalah Tagihan Bermasalah Approval Lambat

1. Buat list tagihan

1. Buat document
bermasalah
tracking
2. Memisahkan tagihan
2. Follow up ke User
bermasalah kedalam
Problem
terkait dokumen yang
satu keranjang, agar
Solve lama kembali
mudah teridentifikasi
3. Standart dokumen
kembali : 3 hari
 Ekspedisi FG
Pengangkutan FG

Pemerintah akan menerapkan

Sebagian besar mobil sistem ODOL (Over Dimention Over
ekspedisi tidak sesuai Loading) Sehingga ada potensi
Masalah
standat apabila sistem diterapkan maka
pengiriman FG akan terhambat

1. Identifikasi mobil-mobil yang tidak standart kemudian dikelompokan

2. Koordinasi dengan ekspedisi existing terkait mobil-mobil yang tidak
Problem
Solve standart
3. Mencari alternatif ekpedisi baru yang dapat support untuk regulasi
terbaru
Cangkang
Cangkang

Musim hujan, cangkang Barang sulit ketika musim

Masalah Stock cangkang turun basah track cangkang

1. Menambah supplier 1. Memasang terpal 1. Membuat laporan

cangkang untuk antisapasi monitoring pengirman
2. . Melakukan follow up hujan cangkang dari supplier
ke supplier untuk 2. Untuk cangkang yang
Problem pengiriman cangkang dibongkar dilakukan
Solve
di tempat yang
berkanopi
3. Membuat ganjalan
segitiga seperti di
gudang minyak
Terima kasih………