L A P O R A N K U L I A H K E R J A L A PA N G A N

M E M B U AT A P L I K A S I P E N C ATATA N
S U R AT M A S U K D A N S U R AT K E L U A R
BERBASISI WEBSITE
DI SMK NEGERI 1 GELUMBANG

Kait Rudiansah
(20552010042)
PROGAM STUDI ILMU KOMPUTER
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS SUMATERA SELATAN
 L ATA R B E L A K A N G
Penggunaan teknologi komputer sebagai alat informasi dalam dunia
perkantoran dapat memberikan nilai tambah dalam proses pengolahan data dan
informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja
dalam kegiatan sehari-hari terutama dalam pengelolaan data surat masuk dan surat
keluar.
SMK Negeri 1 Gelumbang adalah salah satu instansi milik Negara yang
berada di Kabupaten Muara Enim, tepatnya di Jl. Raya Palembang-Prabumulih
Km 50 Gelumbang Kabupaten Muara Enim. Untuk membantu proses pencatatan
surat masuk dan surat keluar. SMK Negeri 1 Gelumbang ingin memanfaatkan
perkembangan teknologi, yaitu ingin mengelola surat masuk dan surat keluar
dengan cara otomatis. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di SMK Negeri
Gelumbang saat ini masih sangat konvensional. Bila ada surat masuk atau surat
keluar maka petugas pencatatan, bagian sekretaris akan mencatat surat apa,
tanggal dan keterangan, Karena ditulis secara manual dan penyimpanan dokumen
surat untuk arsip disusun secara manual.
 RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan

sebagai berikut :
1. Bagaimana Cara Merancang Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat
Keluar Berbasis Website di SMK Negeri 1 Gelumbang?

2. Bagaimana Cara Membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat

Keluar Berbasis Website di SMK Negeri 1 Gelumbang?
 TUJUAN

Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan, maka dapat tujuan

sebagai berikut :
1. Merancang Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis
Website.

2. Membuat Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis

Website
 M A N FA AT

Manfaat bagi Prodi Ilmu Komputer

Manfaat Bagi Perusahaan/Instansi
Universitas Sumatera Selatan
a. Diharapkan setelah Kuliah Kerja a. Melalui Mahasiswa diperoleh umpan
Lapangan ini selesai dapat balik sebagai pengayaan materi
membantu mempermudah dalam kuliah, penyempurnaan kurikulum
pencatatan surat masuk dan surat dengan Instansi/ Perusahaan
keluar. b. Diperolehnya bahan masukan bagi
b. Memperkecil resiko data hilang peningkatan atau perluasan kerja
dan rusak. sama dengan Perusahaan/Instansi.
 M A N FA AT

Manfaat bagi Penulis Manfaat bagi Pengembang Keilmuan

a. Menambah pengetahuan dan Dapat menjadi pustaka dan literasi

pengalaman bagi Mahasiswa yang
tambahan bagi siapapun yang
berguna diwaktu yang akan
ingin melakukan Pembuatan
datang.
Aplikasi Pencatatan Surat Masuk
b. Agar Mahasiswa memahami dan
dan Surat keluar Berbasis Website.
membiasakan diri untuk
beradaptasi dengan dunia kerja
 GAMBARAN UMUM OBJEK
PENELITIAN
• Profil SMK Negeri 1 Gelumbang
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 1 Gelumbang sebagai salah
satu sekolah Menengah Kejuruan Kelompok Pertanian dan Teknologi di
Kabupaten Muara Enim yang ikut ambil peran dalam menyediakan sumber daya
manusia yang terlatih di Bidang Pertanian dan Tekonologi. SMK NEGERI 1
Gelumbang sebelumnya bernama Sekolah Menengah Teknologi Pertanian
(SMTP) yang diresmikan oleh Mendikbud Prof. DR. Ing Wardiman Djojonegoro
pada tanggal 1 November 1994
 VISI MISI SMK NEGERI 1
GELUMBANG

 Visi SMK Negeri 1 Gelumbang

Menjadi Pusat Pendidikan dan latihan berdaya saing global yang

berorientasi pada pengembangan Agribisnis, Agrowisata, Agroindustri, yang
dilandasi iman dan taqwa
 VISI MISI SMK NEGERI 1
GELUMBANG

 Visi Misi SMK Negeri 1 Gelumbang

1. Menghasilkan lulusan yang telah 4. Menghasilkan lulusan yang dapat

menyelesaikan 100% standar kompetensi melakukan ibadah sesuai agama yang
keahlian dianutnya
2. Menghasilkan lulusan yang kompeten 5. Memberikan layanan prima pada
yang dapat bekerja di dunia usaha dan stakeholder
menciptakan lapangan kerja mandiri 6. Menjadi warga sekolah memilki budi
3. Menciptakan lingkungan kerja yang pekerti sopan, santun dan tata krama
bersih, aman, rapi, indah, sehat, dan yang baik
nyaman
VISI MISI SMK NEGERI 1
GELUMBANG

 Visi Misi SMK Negeri 1 Gelumbang

7. Menjalin Kerjasama dengan dunia

usaha/dunia industry minimal 10
stakeholder pada setiap program
keahlian

8. Mewujudkan warga sekolah (guru

dan pegawai) yang sejahtera.
 PELAKSANAAN KULIAH KERJA
L A PA N G A N

 Jenis dan Bentuk Kegiatan KKL

1. Jadwal Kegiatan 2. Prosedur Kerja

Jadwal kegiatan KKL/Magang di SMK SOP yang ditetapkan dipertimbangankan dengan

didasari dengan Peraturan Pemerintah dan Undang-
Negeri 1 Gelumbang dilakukan pada tanggal
Undang yang berlaku ditetapkan dengan keputusan
20 September 2022 – 21 Oktober 202
Kepala SMK Negeri 1 Gelumbang. Dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi masing-masing
aparatur di SMK Negeri 1 Gelumbang wajib
mempedomani Standar Operasional Prosedur
  Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan pengalaman melakukan kegiatan KKL/Magang di SMK

Negeri 1 Gelumbang hasil analisis menunjukan bahwa SMK Negeri 1 Gelumbang
memiliki permasalahan dalam pengelolaan pencatatan surat masuk dan surat
keluar dimana dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar di SMK Negeri 1
Gelumbang masih dikelola secara manual. Karena ditulis secara manual dan
penyimpanan dokumen surat untuk arsip disusun secara manual, surat masuk dan
surat keluar sering kali hilang dan rusak, karena penyimpanan surat yang masih
manual pencarian dokumen juga susah, karena harus mencari satu persatu
dokumen yang ada
  Upaya penyelesaian masalah yang dihadapi

Berdasarkan uraian dalam permasalahan yang dihadapi di SMK Negeri 1

Gelumbang penulis menyajikan alternatif penyelesaian masalah dengan cara
melakukan pembuatan aplikasi pencatatan surat masuk surat dan surat keluar
berbasis website.
 PERENCANAAN SISTEM

Observasi Wawancara

Proses pengumpulan data selanjutnya adalah Dalam melakukan proses pengumpulan data

melakukan observasi langsung pada SMK untuk mengerjakan kerja praktik, metode
yang digunakan adalah wawancara dengan
Negeri 1 Gelumbang. Observasi dilakukan
Bagian Sekretaris dan Kepala Tata Usaha
pada bagian Sekretaris untuk mengetahui
SMK Negeri 1 Gelumbang. Wawancara
pencatatan surat masuk dan surat keluar.
dilakukan kepada Bagian Sekretaris untuk
Observasi juga dilakukan pada tempat
mengetahui proses bisnis pencatatan surat
pencatatan untuk mengetahui proses
masuk dan surat keluar.
pengisian yang dilakukan oleh sekretaris.
 Studi Pustaka

Metode yang digunakan dalam penyususnan

Laporan Kuliah Kerja Lapangan adalah
pengumpulan data dengan cara studi pustaka.
Studi pustaka merupakan tahap pengumpulan
pengetahuan dari buku, dokumen, jurnal, dan
internet. Sumber pengetahuan tersebut
digunakan sebagai landasan teori dalam
mengerjakan kuliah kerja lapangan.
 ALAT BANTU PERANCANGAN

Perangkat Keras Hardware Perangkat Lunak Software

Perangkat keras adalah peralatan-peralatan Perangkat lunak adalah program yang berisi
yang ada didalam komputer yang secara fisik perintah-perintah untuk melakukan

dapat dilihat dan dapat di pegang, adapun pengolahan data, adapaun perangkat lunak

perangkat keras yang digunakan yaitu: yang digunakan yaitu :

1. Laptop HP Spesifikasi 240-G5 Core i3 1. Microsoft Window 10

2. Xampp
2. RAM 4 GB
3. PHPRad
3. Hardisk 500 GB
4. Web Browser Google Chrome
Flowchart
Admin
Use Case Diagram
L A N G K A H - L A N G K A H P E M B U ATA N A P L I K A S I
P E N C ATATA N S U R AT M A S U K D A N
KELUAR BERBASIS WEBSITE

1. Buka Aplikasi Xampp kemudian Start Apache dan MySQL

2. Buka Aplikasi PHPRad, Pilih New Project untuk membuat
project baru
3. Pada project name di isi dengan nama project yang akan kita buat,
kemudian pilih create new database di isikan dengan db_surat
kemudian create database dan create project.
4. Setelah itu kita buat table surat keluar seperti gambar di bawah
ini, kemudian save changes
5. Kemudian kita add table untuk table surat masuk
seperti gambar dibawah ini, setelah itu save changes
6. Setelah itu kita preview, akan tampil seperti gambar
dibawah
7. Kemudian untuk tampilan dashboard kita ubah desainnya cara klik project
theme yang terletak dipojok kanan atas, select template sesuai dengan
keinginan setelah itu save
8. Tampilan dashboard/home akan berubah seperti gambar
dibawah
9. Selanjutnya kita akan mengubah tampilan icon menu home
seperti gambar di bawah ini
10. Selanjutnya kita akan mengubah tampilan icon menu surat
keluar seperti gambar di bawah ini
11. Selanjutnya kita akan mengubah tampilan icon menu surat masuk
seperti
gambar di bawah ini
12. Tampilan setelah dirubah icon menu home, surat masuk dan surat keluar
13. Selanjutnya membuat menu admin/pengguna
14. Selanjutnya membuat menu admin/pengguna
15. Selanjutnya membuat login admin/pengguna
16. Selanjutnya agar pertama kali kita menjalankan aplikasi ini muncul
halaman login admin kita setting seperti gambar dibawah ini, setelah itu
reload changes
17. Tampilan login yang sudah kita buat
18. Selanjutnya membuat tampilan menu surat keluar, surat masuk dan admin
pada tampilan menu home
19. Tampilan awal menu home
20. Merubah tampilan background awal
21. Tampilan awal menu login aplikasi pencatatan surat masuk dan
surat keluar berbasis website di SMK Negeri 1 Gelumbang
22. Tampilan Menu Surat Masuk
23. Tampilan Menu Surat Keluar
24. Tampilan menu admin/pengguna
 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Saran
Dari hasil uji coba dan implementasi terhadap Dari Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan

Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat Surat Keluar di SMK Negeri 1 Gelumbang

Keluar Berbasis Website di SMK Negeri 1 yang telah dibuat masih terdapat beberapa

Gelumbang maka dapat ditarik kesimpulan kekurangan dikarenakan keterbatasan

Aplikasi Pencatatan Surat Masuk dan Surat penulis, yang diharapkan dapat diperbaiki

Keluar di SMK Negeri 1 Gelumbang dapat dikemudian hari. Aplikasi Pencatatan Surat

membantu dan mempermudah untuk Masuk dan Surat Keluar Bebasis Website di

menyimpan data setiap pencatatan surat masuk SMK Negeri 1 Gelumbang agar kiranya dapat

dan surat keluar. dilakukan maintenance terhadap aplikasi

tersebut agar sistem dapat berjalan dengan
baik
THANK YOU!!!