TATACARA PENULISAN BAGIAN-

BAGIAN SURAT

By: AmS 1
BAGAN SURAT RESMI
(OFFICIAL STYLE)

By: AmS 2
BAGAN SURAT NIAGA BENTUK LURUS

(BLOCK STYLE)

By: AmS 3
By: AmS 4
 Kepala Surat (KOP Surat)
Bagian surat yang menunjukan ciri khas organisasi dan
berfungsi sebagai reklame

1. Nama organisasi/lembaga
Bagian-bagian 2. Alamat kantor pusat dan cabang
(jika ada)
kepala surat 3. Jenis usaha
4. Nomor telepon
5. Nomor fax (jika ada)
6. Nomor kotak pos (jika ada)
7. Alamat kawat (jika ada)
8. Email (jika ada)
9. Website (jika ada)
10.Bankir
11.Lambang/logo (jikaada)
By: AmS 5
Contoh KOP Surat

CAHAYA CELULER
MELAYANI GROSIR DAN ECERAN
JALAN KEMAKMURAN 39  0287 551080
KARANGANYAR

By: AmS 6
Tanggal surat
Penulisan tanggal surat harus lengkap,
tidak boleh disingkat

KETENTUANYA:

1. Jika Surat tersebut tidak menggunakan kepala surat,

maka tanggal surat diawali nama kota
Contoh: Kebumen, 27 Nopember 2013

2. Jika surat itu menggunakan kepala surat, maka tanggal

surat tidak diawali nama kota
Contoh: 27 Nopember 2013

3. Jika surat itu mengunakan kepala surat dan mencantumkan

alamat cabang perusahaan, maka penulisannya diawali nama
kota
Contoh: Kebumen, 27 Nopember 2013
By: AmS 7
CONTOH PENULISAN TANGGAL SURAT YANG SALAH

Bandung, 17 Agust 2013

Bandung, 17-8-13
Bdg, 17 Ags 2013
Bandung, 17/8/94
Bandung 17 Agustus 2013
Bandung 17/8-13
17-8-13
17/8/13
By: AmS 8
Fungsi tanggal surat
Untuk mengetahui tanggal pembuatan
surat
Untuk mempermudah dalam membalasnya
Untuk mempermudah dalam menyimpan
dan menemukan kembali

By: AmS 9
 Nomor surat
Bagian-bagian nomor surat

Nomor: 250/PH/V/13

Nomor urut surat keluar

Kode klasifikasi surat

Bulan pembuatan surat

Tahun pembuatan surat

By: AmS 10
Fungsi nomor surat:
1. Mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan
2. Memudahkan membalas surat (misal menunjuk
surat nomor…..)
3. Memudahkan dalam penyimpanan dan
penemuan kembali (pengarsipan)

By: AmS 11
 PENULISAN ALAMAT DALAM
(INSIDE ADDRESS)
Fungsi alamat dalam:
1. Alat penunjuk langsung bagi si penerima surat
2. Petunjuk bagi petugas kearsipan (dalam
menyimpan dan menemukan kembali surt
sebagai arsip)
3. Alamat luar jika menggunakan sampul
berjendela
By: AmS 12
ATURAN PENULISAN ALAMAT DALAM
 Apabila disebutkan nama orang maka menggunakan kata sebutan
Saudara, Bapak, Ibu, Tuan, Ny, Nn.
 Apabila sudah disebutkan jabatannya, tidak perlu menggunakan kata
sebutan tersebut.
 Pada akhir setiap baris tidak menggunakan tanda titik (.) kecuali jika
diakhiri singkatan.
 Kata Kepada dan sejenisnya tidak harus digunakan.
 Ungkapan yang terhormat (Yth.)/Yang kami hormati (Ykh.) ditulis jika
mencantumkan nama seseorang dan atau nama jabatan seseorang yang
diikuti nama instansi.
 Ungkapan yang terhormat (Yth.) tidak ditulis jika hanya
mencantumkan nama instansi/perusahaan saja.

By: AmS 13
ALAMAT DALAM UNTUK PERSEORANGAN
(MENGGUNAKAN NAMA ORANG)

Kepada
Yth. Sdr. Dra. Berta
Jalan Taman Sari No. 79
Bandung

Yth. Ny. Anisah, S.E.

Jalan Taman Sari No. 70
Bandung

By: AmS 14
ALAMAT DALAM UNTUK PIMPINAN ORGANISASI
(MENGGUNAKAN NAMA JABATAN)

Kepada
Yth. Direktur PT CAHAYA JAYA
Jalan Pahlawan No. 25
Bandung

Yth. Manajer PT. NINUL INDAH

Jalan Taman Sari No. 23
Bandung

By: AmS 15
 ALAMAT DALAM UNTUK PERUSAHAAN
(MENGGUNAKAN NAMA ORGANISASI)

Kepada
PT. CICI MAKMUR PERMAI
Jalan Pekojan Indah No. 30
Semarang

CV. ADELA CEMERLANG

Jalan Taman Puri Indah No. 31
Semarang

By: AmS 16
 ALAMAT DALAM UNTUK PEMASANG IKLAN

Kepada
Yth. Pemasang Iklan
Harian Pikiran Rakyat (Kode: P-5)
d.a. Asia Afrika 222
Bandung 40114

Yth. Pemasang Iklan Kompas A-9

d.a. Biro Iklan Kencana
Tromol Pos 4355
Jakarta 12129
By: AmS 17
 ALAMAT DALAM UNTUK KOTAK POS

Kepada
Kotak POS 147/JKS
Jakarta 1304

Yth. Pemilik P.O. BOX 564 JKB

Jakarta 14453

By: AmS 18
ALAMAT DALAM MENGGUNAKAN u.p.
(untuk perhatian)

Kepada
Yth. Direktur Bank Pembangunan
Jln. Roa Malaka No. 27
Jakarta
u.p. Dra. Siti Masitoh, M.Pd.

Yth. Direktur PT. OLYS Jaya

Jalan Kemuning No. 72
Bandung
u.p. Lutvi Nur Silviana, S.E.

By: AmS 19
 ALAMAT DALAM MENGGUNAKAN c.q.
(casu quo, melalui, dalam hal ini atau lewat)

Kepada
Yth. Direktur Bank Pembangunan
c.q. Kepala Bank Pembangunan Daerah
Jln. Pramuka No. 90
Salatiga

Yth. Direktur PT. TIARA DEVI JAYA

c.q. Kepala Bagian Keuangan
Jalan Kemuning No. 72
Bandung
By: AmS 20
 ALAMAT DALAM UNTUK SURAT
RESMI PEMERINTAH
Alamat dalam ini ditulis di sebelah kanan di bawah
tanggal surat

Nomor : 09/P/2012 11 November 2014

Lampiran : 1 lembar
Hal : Undangan Kepada
Yth. Sdr. Yani Aisah
Jln. Kejayan 34
Jakarta
By: AmS 21
 ALAMAT DALAM UNTUK SURAT
DINAS MODEL P DAN K

Nomor : 09/P/2012
Hal : Undangan

Kepada
Yth. : Sdr. Septina Lidia Hartanto, S.E.
Jln. Kenanga 345
Bandung
By: AmS 22
 SALAM PEMBUKA SURAT
(solutation)
 Dengan hormat,
 Assalamu’alaikum,
 Salam jumpa,
 Salam sejahtera,
 Ibu……. yang saya hormati,
 Saudara ….. Yang saya hormati,
 Dear Sir,
 Salam taklim,
 Gentleman,
 Dear Mr. …….
 Dear Madam,

By: AmS 23
 ISI SURAT
a. ALINEA PEMBUKA

Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi

surat dan menarik perhatian pembaca terhadap
pokok surat

By: AmS 24
 Model-model alinea pembuka

1. Alinea pembuka pada surat yang dibuat atas inisiatif

sendiri
(bertujuan menanyakan, melaporkan, memberitahukan,
meminta, atau menyampaikan sesuatu
2. Alinea pembuka pada surat balasan (membalas surat
yang diterima)
3. Alinea pembuka pada surat yang dibuat atas dasar
iklan
4. Alinea pembuka pada surat yang dibuat atas dasar
informsi pihak ketiga

By: AmS 25
 Alinea pembuka pada surat yang
dibuat atas inisiatif sendiri
Dengan ini kami beritahukan, bahwa dalam
rangka meningkatkan kinerja karyawan, maka
akan dilaksanakan diklat kompetensi bagi
seluruh staf administrasi.

Dengan ini kami beritahukan, bahwa

……………………….

By: AmS
26
Alinea pembuka pada surat yang dibuat
atas inisiatif sendiri

Kami beritahukan, bahwa perusahaan kami

telah memiliki agen penjualan di wilayah
Kebumen, dengan nama TANTRA
ELECTRONIC yang ber-alamat di Jalan
Pahlawan 32 Kebumen.
Kami beritahukan, bahwa …….

By: AmS
27
 Alinea pembuka pada surat yang dibuat
atas inisiatif sendiri

Dengan gembira kami kabarkan, bahwa

perusahan kami berhasil merakit televisi model
baru yang kami beri nama SAMSUNG
FUTURE.

By: AmS
28
 Alinea pembuka pada surat yang dibuat
atas inisiatif sendiri

Sebagai lanjutan pembicaraan tempo hari, maka

dengan ini kami beritahukan, bahwa
penandatangan kontrak kerja sama kita dapat
dipercepat.

By: AmS
29
Alinea pembuka pada surat yang dibuat
atas inisiatif sendiri

h w a
b a
k a n , n a n
a po r a ng . u
i l e m b a i
k a m p e le s
ni y e k a h s
n i p r o i s u d
e n g a n d u k s
 D a n a a p r o
l a k s g ia n
pe g b a
u n
ge d

By: AmS
30
 Alinea pembuka pada surat yang dibuat
atas inisiatif sendiri
Dengan sangat menyesal kami kabarkan, bahwa
untuk menjaga kelangsungan perusahaan, maka
manajemen akan mengadakan perampingan
karyawan bagian produksi.

By: AmS
31
 By: AmS

Alinea pembuka pada surat balasan

Menindaklanjuti usulan Saudara melalui surat

nomor: 37/P/X/2012 tanggal 25 Oktober 2012
tentang usulan mutasi karyawan, maka dengan ini
kami beritahukan perlunya diadakan penilaian
ulang Kinerja Karyawan.

Berhubungan dengan surat Saudara tanggal

2 Oktober 2012 Nomor 3/U/X/12 dengan ini
kami sampaikan, bahwa kami merasa tertarik
untuk bekerja sama dengan Saudara.
32
 By: AmS

Alinea pembuka pada surat balasan

Menjawab surat Saudara tanggal 25 Oktober
2012 nomor: 3/P/X/2012 tentang permintaan
penawaran televisi Samsung, maka dengan ini kami
tawarkan produk-produk Samsung secara lengkap.

Membalas surat Saudara tanggal 21 Oktober

2012 nomor: 7/P/X/2012 tentang pesanan televisi
merek Samsung, maka dengan ini kami kirimkan
produk-produk tersebut sesuai pesanan Saudara.
33
 By: AmS

Alinea pembuka pada surat balasan

Surat Saudara tanggal 25 Oktober 2012

nomor: 3/P/X/2012 tentang pesanan anak
ayam telah kami terima dan kami merasa
sangat gembira.

Memenuhi permintaan Saudara tanggal 21

Oktober 2012 nomor: 7/P/X/2012 tentang pesanan
televisi Samsung, maka dengan ini kami kirimkan
produk-produk tersebut sesuai permintaan Saudara.
34
 By: AmS

Alinea pembuka pada surat balasan

Kami menerima surat Saudara tanggal 4 Oktober

2012 Nomor: 234/PP/X/2012 tentang pesanan 500
ekor itik dan kami merasa sangat gembira.

35
 Alinea pembuka pada surat
yang dibuat berdasarkan iklan

Kami telah membaca Iklan Tuan yang dimuat

dalam Harian Kedaulatan Rakyat yang terbit
tanggal 10 Januari 2014 tentang penawaran
mesin foto copy merek ZYREX dan kami
merasa sangat tertarik.

By: AmS 36
 Alinea pembuka pada surat
yang dibuat berdasarkan iklan
Berkenaan dengan iklan Saudara dalam harian
Kedaulatan Rakyat yang terbit tanggal 13 Januari
2014 tentang lowongan kerja sekretaris, sangat
menarik parhatian saya.

By: AmS 37
 Alinea pembuka pada surat
yang dibuat berdasarkan iklan

Kami sangat tertarik akan iklan Saudara dalam

Harian Jawa Pos tanggal 12 Januari 2014 tentang
penawaran ponsel Samsung Galaksi Tab III dan
kami berniat untuk memasarkannya.

By: AmS 38
Alinea pembuka pada surat yang
dibuat berdasarkan iklan

Iklan Saudara yang dimuat di harian Suara

Merdeka yang terbit tanggal 1 Nopember 2012
tentang penawaran mesin cuci merek Samsung
sangat menarik perhatian kami.

BUATLAH CONTOHNYA MASING-MASING MINIMAL 1

(SELAIN YANG SUDAH DICATAT)

By: AmS 39
 PARAGRAF PEMBUKA SURAT
BERDASARKAN INFORMASI PIHAK
KETIGA

Berdasarkan informasi dari Saudara Fahri

Sohito, S.E., bahwa di Perusahaan Tuan
membutuhkan seorang asisten sekretaris,
maka dengan ini saya memberanikan diri
mengajukan lamaran untuk mengisi
lowongan tersebut.

By: AmS 40
 ISI SURAT

Isi surat adalah inti surat yang

sebenarnya, yang merupakan bagian
surat yang sangat penting.

Isi surat harus disusun dengan

singkat, jelas dan sopan
By: AmS 41
 Penulisan alinea isi dapat dilakukan
dengan tiga cara yaitu:
1. Pengulangan sebagian unsur alinea sebelumnya, untuk
memulai alinea baru (REPETISI)
Contoh:
Alinea pembuka:
Dengan ini kami kabarkan, bahwa perusahaan
kami telah mendatangkan beberapa unit mesin
kantor baru dari Jepang, terutama komputer merek
ASUS.
Alinea isi:
Komputer merek ASUS telah kami uji dan
ternyata hasilnya tidak diragukan lagi. …….dst
By: AmS 42
 2. Bantuan frase transisi
Frase transisi adalah frase penghubung, yang
fungsinya untuk menghubungkan antara alinea
agar terjadi kesinambungan.

Contoh Frase Transisi:

Akan tetapi setelah kami periksa, ternyata ada
satu dus keramik yang isinya pecah semua.
Untuk itu mohon diganti yang masih utuh.

Selain itu ……..

Oleh karena itu ………
Sehubungan dengan itu …….
Walaupun demikian ……..
By: AmS 43
TUGAS
Buatlah minimal masing-masing dua
contoh paragraf isi yang menggunakan:

Repetisi
Frase transisi

By: AmS 44
 Menggunakan kata sambung “Meskipun,
namun”
Meskipun saya baru lulus SMK, tetapi saya merasa yakin
akan dapat menyelesaikan tugas-tugas yang akan diberikan
kepada saya. Hal ini mengingat saya juga memiliki sertifikat
komputer dan Ijazah kursus bahasa Inggris.

Namun kami tetap merasa yakin akan dapat

memenuhi pesanan Saudara tepat pada waktunya.

By: AmS 45
 Menggunakan kata sambung
“Jadi dan Sebaliknya”

Jadi untuk lebih jelasnya, kami minta

keterangan lengkap beserta daftar
harganya.
Sebaliknya apabila Saudara membeli
produk kami dalam jumlah yang banyak,
maka akan kami beri potongan sebesar 10%

By: AmS 46
 Menggunakan kata sambung
“Berhubung dan Kemudian”
Berhubung kami sedang mengalami kesulitan bahan
baku, maka kami mohon maaf apabila ada
keterlambatan dalam pengiriman pesanan Saudara.

Kemudian apabila Saudara berminat untuk

memesannya, maka kami persilahkan segera
mengirimkan surat pesanan agar kami dapat
segera mengirimkan barang tersebut.

By: AmS 47
 Menggunakan kata sambung “Selanjutnya”

Selanjutnya apabila Saudara berminat untuk memesan, kami

harap segera mengirimkan surat pesanan kepada kami.

By: AmS 48
Contoh PARAGRAF PENUTUP
Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima
kasih.
Mengingat pentingnya acara ini, kami harap
Saudara dapat hadir tepat pada waktunya. Atas
kehadiran Saudara kami ucapkan terima kasih.
Kiriman dari Saudara sangat kami tunggu, atas
perhatian Saudara kami ucapkan trima kasih.

Pesanan dari Saudara sangat kami tunggu, atas

perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
By: AmS 49
 Contoh SALAM PENUTUP
Hormat kami,
Wassalam
Salam takzim,
Yours trully,
Yours faithfully,
Yours
sincerely,
50 By: AmS Dll…..
Kelompok tanda tangan
a.n. SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN KEBUMEN
ASISTEN ADMINISTRASI
A.n. Camat Adimulyo u.b.
Camat Sruweng KEPALA BAGIAN ORGANISASI
Sekcam,  
 
 
Sutirto, S.Sos. DWI SULIYANTO, S.Sos.
Dra. Sri Kuntarti Pembina Tk. I
NIP. 010 241 234 NIP. 19650521 198603 1 011
NIP. 010 221 666

Hormat kami, Hormat kami,

PT CEMERLANG

HARTANTO, S.E.
Direktur ANDREA SULISTIYO, S.E.
Direktur Utama
By: AmS 51
Tembusan
Tembusan: Yth. Kabag Kepegawaian

Tembusan:
1. Yth. Kabag Personalia
2. Yth. Kabag Pemasaran
3. Yth. Kabag Umum

By: AmS 52
Lampiran
Pada surat dinas lampiran ditulis di kiri atas di bawah Nomor surat

Nomor : 12/P/VI/03
Lampiran : 3 (tiga) lembar

Pada surat niaga lampiran ditulis di bawah kelompok tanda tangan di sebelah kiri

Lampiran: 1 Lembar Faktur

Lampiran:
1. FC Ijazah 1 lembar
2. FC KTP 2 lembar
By: AmS 53
Inisial (huruf awal dari nama pengonsep dan
pengetik surat)

Jika pengonsep dan pengetik surat satu orang

A Misalnya AMIR maka inisialnya

A
Jika pengonsep dan pengetik surat bukan
AP/SL satu orang
Misalnya pengonsepnya AMIR PRATAMA
dan pengetiknya SUSI LOLITA, maka
inisialnya

AP/SL
By: AmS 54
 good lu cky

By: AmS 55