TATA PERSURATAN

(Bagian 3)

Mata Pelajaran
KORESPONDENSI
Kelas X OTKP
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bagian-Bagian Surat
1. Kop Surat
2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran Surat
5. Perihal Surat
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Tanda Tangan
11. Nama Penanggung Jawab/Penanda Tangan
12. Carbon Copy/ Cc/Tembusan
SLIDESMANIA.COM

13. Inisial
 1. KOP SURAT (KEPALA SURAT)
Kop surat adalah bagian surat yang berisi tentang
identitas pengirim surat.
Pada bagian ini terdapat nama dan alamat
lengkap pengirim. Beberapa kop surat juga sering
terdapat informasi mengenai e-mail, website,
nomor telepon, fax, dll.

Kegunaan kepala surat:

1) Mengetahui nama dan alamat pengirim surat.

2) Sebagai alat promosi.

3) Sebagai identitas promosi.

SLIDESMANIA.COM
 BAGIAN-BAGIAN KEPALA SURAT:
 Nama Instansi/Organisasi/Perusahaan

 Alamat

 Logo/Lambang

 Nomor telepon (jika ada)

 Alamat e-mail (jika ada)

 Situs website (jika ada)

 Nomor Faximile (jika ada)

SLIDESMANIA.COM
 CONTOH KOP SURAT
SLIDESMANIA.COM
 2. TANGGAL SURAT
Tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai
kapan surat tersebut dikirim.

Untuk surat yang mempunyai kepala surat atau berkop,

tanggal surat cukup dituliskan dengan tanggal, bulan, dan
tahun.
SLIDESMANIA.COM
 Apabila surat dibuat pada kota yang berlainan dengan kop surat,
nama kota harus dicantumkan. Sebagai contoh: Anda membuat
surat di Bandung, dengan kop suratnya adalah Depok. Dengan
demikian, Bandung harus dicantumkan.
SLIDESMANIA.COM
 Akan tetapi, jika tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan
bawah, nama kota juga wajib dituliskan seperti berikut ini.
SLIDESMANIA.COM
 3. NOMOR SURAT
Penomoran surat sangat penting untuk:

1. Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali

dokumen yang diperlukan (dalam arsip)
2. Mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan dan
diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan;
3. Memudahkan pengecekan waktu saat melakukan
hubungan surat-menyurat.
SLIDESMANIA.COM
 Cara penomoran surat sangat bervariasi
sesuai dengan pengodean yang diatur
oleh intern tiap organisasi/perusahaan

Nomor: 235/PP/X/11
235 menunjukkan nomor urut surat,
PP menunjukkan kode intern
perusahaan,
X menunjukkan bulan pembuatan surat,
dan
11 menunjukkan tahun pembuatan surat.
SLIDESMANIA.COM
 4. LAMPIRAN
Lampiran adalah sesuatu atau dokumen yang disertakan ke
dalam surat. Contohnya brosur, daftar harga, faktur, fotokopi
bukti pembayaran, dan lain-lain.

2
SLIDESMANIA.COM
 5. PERIHAL SURAT

Perihal/hal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada

pembaca mengenai isi pokok surat.

Secara umum, tata cara penulisan perihal adalah sebagai

berikut.
 Setiap awal kata ditulis dengan huruf kapital, kecuali kata
depan dan kata tugas.
 Perihal tidak boleh menggunakan huruf kapital semua,
kecuali digunakan pada surat yang memakai judul.
 Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 6. ALAMAT DALAM/ALAMAT TUJUAN
Penulisan alamat ada dua jenis, yakni sebagai berikut:
1. Alamat luar

2. Alamat dalam
Contoh:

Yth. Ibu Farah Paramitha Kepada PT Sinar Mulia Kepada Yth.

Direktur PT SBG Jl. Singaparna No.12 Manajer Keuangan PT Sekar Jati
Jln. Insan 16 Sumedang Jln. Sudirman No.10
Yogyakarta Jakarta
SLIDESMANIA.COM
 7. SALAM PEMBUKA

Pemakaian salam pembuka dalam sebuah surat secara

teoretis tidak diwajibkan, tetapi salam pembuka berguna
agar surat tidak terasa kaku.

Contoh
Dengan hormat,
Assalamualaikum, wr.wb
Salam sejahtera,
Bapak …. yang terhormat,
Ibu …. yang terhormat,
SLIDESMANIA.COM
 8. ISI SURAT
1) Alinea Pembuka
No Keterangan Contoh Kalimat

1 Contoh alinea Kami beritahukan bahwa…..

pembuka pada Dengan ini, kami sampaikan bahwa ….
surat yang bersifat Perkenankanlah kami melaporkan tentang…
pemberitahuan Bersama ini, kami kirimkan …..
atau pernyataan
2 Contoh alinea Sehubungan dengan surat Saudara tanggal … nomor … tentang …
pembuka pada Berkenaan dengan surat Saudara tanggal … nomor … tentang …
jawaban surat. Membalas surat Saudara tanggal … nomor … tentang …
Merujuk surat Saudara tanggal … nomor … tentang …
3 Contoh alinea Berdasarkan iklan Saudara dalam harian … terbitan tanggal …
pembuka Setelah membaca iklan Saudara dalam tabloid … terbitan tanggal …
eberdasarkan Kami telah membaca iklan Saudara pada harian … tanggal …
SLIDESMANIA.COM

informasi dari
iklan
 2) Alinea Isi
Alinea isi berisikan pesan (keterangan/penjelasan
dari masalah pokok surat) yang ingin
disampaikan oleh si pengirim surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat

alinea isi adalah sebagai berikut.
1) Tetapkan terlebih dahulu maksud dan tujuan
surat/pokok pembicaraan
2) Rumuskan pokok pembicaraan satu per satu
secara berurut dan logis, serta dalam kalimat
yang menarik.
3) Pergunakan kata-kata/kalimat yang menarik
dan mudah dimengerti.
4) Hindari penggunaan singkatan kata dan
istilah-istilah yang tidak biasa dipakai/istilah
asing.
SLIDESMANIA.COM

5) Kuasai bentuk-bentuk surat dan cara

pengetikannya.
6) Perhatikan penggunaan tanda baca.
 3) Alinea Penutup
Alinea penutup berisi tentang harapan atas isi surat, serta
ucapan terima kasih atas perhatian pembaca.

Contoh :
1. Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
2. Semoga jawaban surat ini dapat lebih meyakinkan tekad
Saudara.
3. Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat
perhatian Saudara
SLIDESMANIA.COM
 9. SALAM PENUTUP
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam
penutup di dalam penulisan surat tidak
diwajibkan. Namun, salam penutup dapat
berguna untuk menunjukkan rasa hormat atau
keakraban.

Contoh :

1. Hormat kami, (surat dinas/niaga)

2. Wassalam, (surat pribadi)
3. Salam hormat, (surat pribadi)
4. Salam sejahtera, (surat pribadi)
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 11. NAMA PENANGGUNG JAWAB/PENANDA TANGAN
Dalam kegiatan surat-menyurat di Indonesia, orang yang berwenang menandatangani
surat adalah orang yang namanya tercantum dalam surat tersebut, yaitu orang yang
bertanggung jawab atas organisasi atau kegiatan yang dilaksanakannya, baik atas
nama organisasi secara keseluruhan maupun atas nama unit organisasi yang
bersangkutan.

Atas nama, disingkat menjadi a.n. Untuk beliau, disingkat menjadi u.b.

Cara ini dipakai jika pejabat utama Cara ini dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan
melimpahkan kekuasaan kepada wewenang atau atas nama, kemudian melimpahkan kembali
bawahannya untuk menandatangani kepada pejabat yang berada di bawahnya dan memberi kuasa
surat atas nama pejabat utama. menandatangani surat sesuai dengan tugas rutinnya.

Contoh : Contoh :
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal Sekretaris Jenderal
u.b.
Kepala Biro Keuangan
Drs. Soebagio
SLIDESMANIA.COM

NIP Permata Kasih, S.E.

NIP
 12 CARBON COPY/ CC/TEMBUSAN
Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan
kepada pihak lain yang ada kaitannya dengan isi surat.

Hormat kami,
PT Permata Indah

Bella Kasih
Direktur

Lampiran : 1 berkas dokumen pengiriman barang

Tembusan :
1) Divisi Keuangan
2) Divisi Pemasaran
3) Arsip
SLIDESMANIA.COM
 13 Inisial
Inisial adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat.
Biasanya inisial pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital,
sedangkan pengetik surat dituliskan dengan huruf kecil

Hormat kami,
PT Permata Indah

Bella Kasih
Direktur

Lampiran : 1 berkas dokumen pengiriman barang

Tembusan :
1) Divisi Keuangan
2) Divisi Pemasaran
3) Arsip
SLIDESMANIA.COM

BK/sd
SLIDESMANIA.COM
 BENTUK BENTUK SURAT

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Alamat yang dituju
e. Hal/Perihal
f. Salam pembuka
g. Pembuka
h. Isi surat
i. Penutup
j. Salam penutup
k. Nama organisasi/perusahaan
l. Nama penanda tangan
m. Jabatan penanda tangan
n. Lampiran
o. Tembusan
p. Inisial
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Untuk pengetikan surat
dengan komputer, ukuran
margin atas ditambah 0,5
cm dari garis kop surat,
margin bawah 3 cm,
margin kiri 4 cm, dan
margin kanan 3cm, atau
sesuai dengan garis/logo
pada kop surat.

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Alamat yang dituju
e. Hal/Perihal
f. Salam pembuka
g. Pembuka
h. Isi surat
i. Penutup
j. Salam penutup
k. Nama organisasi/perusahaan
l. Nama penanda tangan
m. Jabatan penanda tangan
n. Lampiran
o. Tembusan
p. Inisial

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bentuk surat lurus (block
style) mirip dengan
bentuk surat lurus
penuh. Perbedaannya
terletak pada penempatan
tanggal, salam penutup,
nama
organisasi/perusahaan,
nama penanda tangan,
dan jabatan penanda
tangan yang diketik di
sebelah kanan kertas.

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Alamat yang dituju
e. Hal/Perihal
f. Salam pembuka
g. Pembuka
h. Isi surat
i. Penutup
j. Salam penutup
k. Nama organisasi/perusahaan
l. Nama penanda tangan
m. Jabatan penanda tangan
n. Lampiran
o. Tembusan
p. Inisial
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Alamat yang dituju
e. Hal/Perihal
f. Salam pembuka
g. Pembuka
h. Isi surat
i. Penutup
j. Salam penutup
k. Nama organisasi/perusahaan
l. Nama penanda tangan
m. Jabatan penanda tangan
n. Lampiran
o. Tembusan
p. Inisial
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bentuk surat lekuk hampir sama
dengan bentuk surat setengah
lurus. Perbedaannya terletak
pada penulisan alamat tujuan
yang bergerigi. Baris pertama
dimulai dari margin kiri dan
baris kedua dan seterusnya
menjorok lima entakan.
Pengetikan tempat dan tanggal,
salam penutup, serta nama dan
jabatan diketik sebelah kanan
(dari tengah-tengah kertas),
sedangkan pada isi surat, setiap
pergantian alinea baru,
pengetikannya masuk ke dalam
sebanyak lima entakan.

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Alamat yang dituju
e. Hal/Perihal
f. Salam pembuka
g. Pembuka
h. Isi surat
i. Penutup
j. Salam penutup
k. Nama organisasi/perusahaan
l. Nama penanda tangan
m. Jabatan penanda tangan
n. Lampiran
o. Tembusan
p. Inisial
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bentuk surat
menggantung hampir
sama dengan bentuk
surat lurus (block style).
Hanya saja, saat
pengetikan, surat pada
baris pertama setiap
alinea diketik sebelah kiri,
kemudian baris
berikutnya diketik
menjorok lima spasi
sampai pergantian alinea.
.
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bentuk surat resmi sering
dipakai oleh instansi-instansi
pemerintah untuk penulisan
surat dinas. Alamat dalam
diketik di bagian sebelah
kanan/kiri atas surat,
sedangkan pada bagian kiri,
dicantumkan nomor lampiran
dan perihal atau hal surat
Setiap pergantian alinea dari
isi surat pengetikannya
masuk lima entakan

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Lampiran
e. Hal/Perihal
f. Alamat yang dituju
g. Pembuka
h. Isi Surat
i. Penutup
j. Nama Jabatan
k. Nama Penandatangan
l. NIP
m. Tembusan

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Perlu diperhatikan untuk
pengetikan nomor lampiran
dan hal diletakkan pada
sebelah kiri surat kemudian
tanggal surat diletakkan pada
sebelah kanan atas dan alamat
surat yang dituju diletakkan di
bawah tanggal surat dengan
baris pertamanya sejajar
dengan perihal. Untuk nama
kota pada alamat tujuan,
diketik masuk lima entakan.
Penulisan nama lembaga/
perusahaan/organisasi, nama
jabatan, dan nama penanda
tangan menggunakan centering.

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Lampiran
e. Hal/Perihal
f. Alamat yang dituju
g. Pembuka
h. Isi Surat
i. Penutup
j. Nama Jabatan
k. Nama Penandatangan
l. NIP
m. Tembusan

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bentuk surat ini mirip
dengan bentuk surat resmi
versi LAN. Pada bentuk
surat resmi Indonesia baru,
pengetikan nomor
lampiran, dan hal
diletakkan pada sebelah
kiri surat. Tanggal surat
diletakkan pada sebelah
kanan atas, penulisan
alamat surat diletakkan
sebelah kiri beberapa spasi
di bawah perihal, tapi tidak
sejajar dengan perihal.
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 a. Kepala surat
b. Nomor surat
c. Tanggal surat
d. Lampiran
e. Hal/Perihal
f. Alamat yang dituju
g. Pembuka
h. Isi Surat
i. Penutup
j. Nama Jabatan
k. Nama Penandatangan
l. NIP
m. Tembusan

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
 Bentuk surat resmi
Indonesia baru menurut
Kemdikbud sebetulnya
sama dengan bentuk surat
resmi Indonesia baru,
hanya menurut
Kemdikbud, penulisan
tujuan dan isi surat
diletakkan di bawah
nomor, lampiran, dan hal.

SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM

Menggunakan bahasa
Indonesia yang baku : Kata
yang baku atau standar
adalah kata yang di anggapa
paling benar ditinjau dari
segi penulisan dan
pengucapannya.
Tidak menggunakan kata-
kata yang sulit dan istilah
yang belum banyak
digunakan.
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM
Sesuai dengan kaidah-kaidah
yang berlaku di dalam dunia
surat menyurat.
Tidak menggunakan singkatan,
kecuali lazim digunakan dalam
surat menyurat. Contohnya,
Yth, Bpk, Sdr, PT
Menggunakan Ejaan yang
disempurnakan (EYD).
Ketentuan pemakaian ejaan ini
terdapat dalam buku tersendiri
yaitu Pedoman Umum Ejaan
Bahasa Indonesia Yang
Disempurnakan.
 THANK THANK
YOU YOU
SLIDESMANIA.COM
SLIDESMANIA.COM