1.

Layout of English business letter

Sebelum saya menjelaskan bagian-bagian dari contoh surat di atas alangkah baiknya kita
mengetahui pengertian dan tujuan dari sebuah surat yang sering digunakan.

Surat adalah suatu lembaran kertas yang digunakan untuk kepentingan pribadi atau
umum dan yang biasanya ditunjukkan kepada orang atau sebuah organisasi yang bertujuan
bermacam-macam tergantung keperluan yang membuat surat tersebut.

Penjelasan dari bagian-bagian gambar di atas:

 Header/Letter head
Dalam surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga kop surat.
Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama dan alamat kantor atau
perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau kantor  pengirim surat.
Pada umumnya kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang terdiri atas:

·  Nama kantor, perusahaan atau organisasi

·  Alamat atau nama jalan dan nomor gedung
·  Nomor telepon
·  Nama Bankir
·  Macam Usahanya
·  Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
·  Lambang atau logo
 Contoh Kop Surat:

 Date
Date atau tanggal ditunjukkan untuk member tahu kapan surat tersebut dibuat dan
penulisan tanggal ini biasanya terletak pada pojok kanan atas di bawah kop surat, dan tipe
penulisan tanggal yaitu ditulis dengan lengkap tanpa disingkat.

Contoh penulisannya:
Format British style (Day-Month-Year)
         19th october 2000

Format American style (Month-Day-Year)

       October 19, 2000

 Inside Address
Inside Address adalah alamat yang ditujukan untuk penerima surat. Penulisannya adalah
sebagai berikut:

  Alamat biasanya ditulis di pojok kiri atas

 Penulisan tidak boleh ada yang disingkat 

 Nama penerima harus ditulis lengkap dan jelas (bila surat ditujukan untuk
perorangan)

Contoh penulisannya:
Yang Terhormat
Direktur PT.PERSERO
Jalan Sumatra 41
JAKARTA
  Salutation
Salutation atau salam pembuka adalah ucapan yang digunakan dalam surat atau untuk
komunikasi tertulis lainnya, seperti email.

Macam-Macam Salutation:

Pada penulisan salutation dapat yang berupa British style dan American style. Dan
contoh-contohnya dapat dilihat pada tabel diatas.

 British style: Dear Sir/Dear Sirs, Dear Madam/Madam.

   American style: Gentlemen, Ladies, To whom it may concern.

   
Biasayna salutation yang “To whom it may concern” digunakan untuk suatu perusahaan
yang sudah dekat atau perusahaan yang sering melakukan kerja sama

   Subject
Penulisan subject berfungsi untuk mengetahui tujuan dari isi surat tersebut sebelum
membaca isi surat selengkapnya. Pada British style dan American style, penulisan subject/hal
dianggap tidak terlalu penting, oleh karena itu sebagian besar penulis jarang untuk menuliskan
subject. Untuk penulisan subject terdapat perbedaan antara British style dan American style.

 British style      : subject dituliskan di bawah salutation.

   American style : subject dituliskan di atas salutation

  Body of the letter

Body of the letter adalah suatu isi surat yang biasanya berisi tentang tujuan atau maksud
dan dapat berupa informasi atau data dari perusahaan yang mengirim surat tersebut. Body of the
 latter atau badan surat memiliki beberapa paragraf yang harus mengandung beberapa ide atau
gagasan, dan badan surat ini terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:
1.      Alasan menulis surat
2.      Rincian

 Complementary Close
Complementary Close atau Salam Penutup biasanya ditulis pada akhir isi surat. Dan
penulisannya di awali dengan huruf kapital.

Contohnya:

 American style: Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.

 British style: Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs,
Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.

 Signature
Signature atau tanda tangan pada bagian ini berisi tanda tangan dari penulis dan biasanya
terletak pada pojok kanan bawah dan diikuti nama pelengkap sipenuis surat.

 Enclosure
Enclosure atau lampiran, pada bagian ini biasanya bertujuan jika ada penambahan surat.
contohnya jika penulis ingin mengirim suatu hasil dari sebuah perusahaan dan itu biasanya ada di
lampiran. Enclosure ini terletak dipojok kiri bawah sebelum carbon copy notation.

 Carbon Copy Notation

Carbon Copy Nation atau tembusan, bagian ini biasanya bertujuan bahwa surat ini ditulis
jika ada pihak ketiga yang perlu ikut mengetahui isi surat yang dibuat.

Contohnya: 

 cc: Direktur utama

 Postscript
Postscript bertujuan untuk mengetahui siapa yang membuat surat ini dengan mengetikan
namanya dengan 2 huruf saja dan di ketik dengan huruf kapital. Postscript terletak pada kiri
bawah surat.
 
 2. Form and Style of English Business Letter
 Full Block Style

Mempunyai bentuk lurus penuh,

yaitu rata pada sisi kiri, dan juga style yang sering digunakan dalam menulis surat bisnis. Jarak
baris pada isi surat diberi jarak satu baris, dan dua baris untuk jarak paragraf.
   Semi Full Block Style

Bentuk penulisannya mirip dengan penulisan Full Block style, tetapi yang berbeda ada pada
bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya, dimana masing-masing paragrap baru diberi jarak.
  Indented Style

 Mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrapnya sama dengan semi
block style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara  penulisan alamat
pada Indented style diletakkan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar diatas.

  Hanging Style
Mempunyai bentuk mirip dengan Semi block style. Pada Hanging style format paragrapnya
menggantung, atau lebih condong kekiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi
jarak penulisan, atau penulisan paragrapnya lebih kedalam.
JOB VACANCY
APPLICATION LETTER

Penajam, 1st November, 2021

Head of Human Resource Division

ROCKY PLAZA HOTEL PADANG
Jl. Permindo No. 40 Padang

Dear Sir/Madam,

Based on the advertising on Glints, posted on October 28 th, 2021 about the job
as Receptionist in your hotel, I would like to volunteer to fill the position.

I have completed my undergraduate program in the field of telecommunication

and tourism at Telkom University Bandung, and I believe I have the perfect skills
required for the job.

I am 23 years old and had worked as a receptionist for 3 years at Titanium Hotel.
I can speak 3 foreign languages including English, Korean and Chinese.
In addition, I am well adapted to operate any kinds of gadgets in a hotel.
For your consideration, I have also attached multiples such as:
 Curriculum Vitae
 Copy of transcript
 Photocopy of Diploma
 Latest 3×4 photograph
I am looking forward to the interview so I can explain my skills and abilities in
person with you.

Your Sincerely

Amaya Sadita
CUURICULUM VITAE

PERSONAL DETAILS
Name : Amaya Sadita
Place and Date of Birth : Penajam, 19th January 1998
Sex : Female
Address : Jl. Provinsi Km 18 Kel. Petung Kec. Penajam
Marital Status : Single
Telephone Number : 0812345678
Email : Amaya.Sadita@gmail.com

EDUCATION

 January 2019 Bachelor Degree of hospitality Politeknik Balikpapan

 2015 Finished Vocational High School (SMKN 2 PPU in Cullinary)
 2012 Finished Junior High School (SMP 5 PPU)
 2009 Finished Primary School (SD 009 Penajam)

OTHER SKILLS

 Microsoft Office
 Internet Literacy
 Microsoft excel
 Active English with TOEFL ITP Score 550

WORKING EXPERIENCE

2019 – Present Receptionist at Titanium Hotel Penajam