BAI08

MANAGED
KNOWLEDGE
23521062 – Anggastya Diah Andita H.P
 NTS
Overview PUSDATIN UNSIKA
01

TE
Deskripsi dan tujuan dari PUSDATIN UNSIKA

CON
Proses Management Cobit 2019
02 Penjelasan terkait BAI08 pada proses man-
agement Cobit 2019

Komponen Proses BAI08

03 Penjelasan komponen proses dari BAI08.01
s/d BAI08.04 beserta aktivitas dan kapabili-
tas didalamnya

Tingkat Kapabilititas
04 Menentukan tingkat kapabilitas dari studi
kasus (PUSDATIN UNSIKA)

05 Kesimpulan
 01

Overview PUSDATIN UNSIKA

 Overview PUSDATIN UNSIKA

Pada tahun 2015 pemerintah telah menetapkan 14 PTS menjadi PTN

salah satunya yaitu Universitas Singaperbangsa Karawang (UN-
SIKA).

Universitas Singaperbangsa Karawang merupakan Perguruan

Tinggi Negeri Baru yang berlokasi di Kabupaten Karawang Jawa Barat.
Didirikan pada Tanggal 2 Februari 1982 dan kemudian berubah status
menjadi PTN pada Tanggal 6 Oktober 2015.

VISI: Inovatif, kompetitif, dan unggul yang dijiwai budaya bangsa

Overview PUSDATIN UNSIKA

Pada tahun 2015 pemerintah telah menetapkan 14 PTS menjadi PTN

salah satunya yaitu Universitas Singaperbangsa Karawang (UN-
SIKA).

Sudah didukung oleh

TI

untuk pengadaan dan pengelolaan hal tersebut

dilakukan oleh suatu divisi sendiri didalamnya yaitu
Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN)
 02

Proses Management COBIT 2019

 Proses Management COBIT 2019

Manajemen, memuat empat domain, sejajar dengan area tanggung jawab dari
Plan, Build, Run, and Monitor (PBRM), dan menyediakan ruang lingkup TI
yang menyeluruh dari ujung ke ujung. Berikut domai dan struktur proses dalam CO-
BIT:

1. Align, Plan, and Organize (APO) – Penyelarasan, Perencanaan, dan Pengaturan.

2. Build, Acquare, and Implement (BAI) – Membangun, Memperoleh, dan Mengimplemen-
tasikan.
3. Deliver, Service and Support (DSS) – Mengirimkan, Layanan, dan Dukungan.
4. Monitor, Evaluate, and Assess (MEA) – Pengawasan, Evaluasi, dan Penilaian.

BAI08 (Manage Knowledge / Mengelola Pengetahuan)

 BAI08 – Manage Knowledge

Manage
Knowledge

Pengambilan
Informasi
Keputusan

DATA

• Informasi berkualitas merupakan bahan baku dari adanya pengetahuan atau knowledge
• Knowledge pada organisasi lebih penting dibanding manusia, oleh karenanya organisasi
harus memperhatikan proses untuk pengelolaan pengetahuan / manage knowledge.
 TEMPLATE BAI COBIT 2019

Domain
Topik

Tujuan

Tujuan Tujuan divisi TI

Perusahaan (diubah menjadi
alignment goal)

Ukuran
keberhasilan
proses
 TEMPLATE BAI COBIT 2019

Komponen proses (proses yang akan dikelola di BAI08)

Setiap tujuan tata
Kelola dan
Contoh matrix
manajemen
mencakup
beberapa praktik
proses

Setiap proses
memiliki satu
atau lebih aktivitas

Setiap aktivitas sudah ditetapkan capability

level (pelaksanaan proses praktek
BAI08.01
harus bernilai sesuai dengan capability)

Memeriksa capability PUSDATIN UNSIKA apakah capability levelnya sudah sesuai?

 BAI08 – Manage Knowledge

BAI08
Nama Proses Mengelola Pengetahuan
Deskripsi Proses • Mempertahankan ketersediaan pengetahuan yang relevan,
saat ini, yang sudah divalidasi dan dapat dipercaya untuk
mendukung seluruh aktivitas proses & memfasilitasi pembuatan
keputusan untuk tata kelola dan manajemen perusahaan TI.
• Merencanakan untuk pengidentifikasian, pengumpulan,
pengorganisasian, pemeliharaan, penggunaan dan penghapusan
dari pengetahuan

Tujuan Proses Menyediakan pengetahuan yang dibutuhkan untuk mendukung

seluruh staff dalam aktivitas pekerjaannya dan untuk menginfor-
masikan pembuatan keputusan dan meningkatkan produktivitas
 03

Komponen Proses BAI08

 Komponen Proses BAI08

Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan sumber

informasi untuk tata kelola dan manajemen I&T.

Identifikasi darimana saja knowledge berasal. Knowledge

dapat dilihat dari berbagai sifat:
BAI08.01
1. tangible (bisa dilihat) atau external knowledge
2. Tacit knowledge (Tidak terlihat)

Mengatur dan mengontekstualisasikan informasi menjadi

pengetahuan

Mengatur pengetahuan berdasarkan kriteria klasifikasi.

BAI08.02 Menciptakan hubungan yang bermakna antara elemen
informasi den pengguna dari informasi.
 Komponen Proses BAI08

Menggunakan dan sharing pengetahuan

Menyebarkan sumber pengetahuan yang tersedia kepada

BAI08.03 stakeholder yang relevan dan mengkomunkasikan bagaimana
sumber daya ini dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan
(bisa sebagai metode untuk decision making)

Mengevaluasi dan memperbarui atau menghentikan

informasi

Pengukuran serta evaluasi dari penggunaan informasi. Serta

BAI08.04 mempebaharui informasi atau menghentikan informasi yang
sudah tidak relevan
Indikator Assessment COBIT
 BAI08.01 – activities
Identify and classify sources of information for governance and management of I&T

No Aktivitas Kapabilitas
1 Mengidentifikasi pengguna pengetahuan potensial , termasuk 2
pemilik informasi yang mungkin perlu untuk berkontribusi dan
menyetujui pengetahuan . Mendapatkan persyaratan pengetahuan
dan sumber informasi dari pengguna diidentifikasi

2 Pertimbangkan jenis konten (prosedur, proses, struktur, konsep,

kebijakan, aturan, fakta, klasifikasi), artefak (dokumen , catatan,
video, suara ) dan informasi terstruktur & tidak terstruktur (ahli
media sosial , e-mail , pesan suara , RSS feed)
3 Mengklasifikasikan sumber informasi berdasarkan skema klasi- 3
fikasi konten (misalnya, model arsitektur informasi). Sumber
informasi ke skema klasifikasi.
4 Mengumpulkan, menyusun dan memvalidasi sumber informasi 4
berdasarkan kriteria validasi informasi. Misalnya dapat dimengerti,
relevansi, integritas, akurasi , konsistensi , dan kehandalan.
 BAI08.02 – activities
Organize and contextualize information into knowledge

No Aktivitas Kapabilitas
1 Mengidentifikasi atribut bersama dan mencocokkan sumber 3
informasi, menciptakan hubungan antara set informasi (menandai
informasi)

2 Buat pandangan untuk set data yang terkait, mengingat stakeholder

dan persyaratan universitas
3 Merancang dan mengimplementasikan skema untuk mengelola
pengetahuan tidak terstruktur yang tidak tersedia melalui sumber
formal (misalnya, pengetahuan ahli)
4 Mempublikasikan dan membuat pengetahuan diakses pemangku
kepentingan yang relevan berdasarkan peran dan mekanisme akses
 BAI08.03 – activities
Use and Share Knowledge

No Aktivitas Kapabilitas
1 Menetapkan harapan manajemen dan menunjukan sikap yang tepat 2
mengenai kegunaan pengetahuan dan kebutuhan untuk
berbagi pengetahuan terkait tata kelola dan manajemen perusahaan
I&T

2 Identifikasi pengguna pengetahuan potensial dengan klasifikasi 3

pengetahuan

3 Transfer pengetahuan untuk pengguna pengetahuan berdasarkan 4

analisis kesenjangan kebutuhan dan efektif teknik pembelajaran dan
alat-alat akses

4 Mendidik dan melatih pengguna pada pengetahuan yang tersedia, 5

akses ke pengetahuan dan penggunaan alat-alat akses pengetahuan
 BAI08.04 – activities
Evaluate and update or retire information

No Aktivitas Kapabilitas
1 Mendefinisikan aturan untuk pengetahuan pensiun dan pensiun 3
pengetahuan sesuai

2 Mengukur penggunaan dan mengevaluasi kegunaan , relevansi dan 4

nilai elemen pengetahuan. Mengidentifikasi informasi terkait yang
tidak lagi relevan dengan kebutuhan pengetahuan organisasi
Penilaian Maturity
 04

Tingkat Kapabilitas
Tingkat Kapabilitas
 Tingkat Kapabilitas

Level Capability Penjelasan Process Atribut (PA)

Process

Level 0 incomplete • Proses tidak lengkap

• Proses tidak diimplementasikan atau gagal mencapai
tujuannya.
• Pada tingkatan ini, hanya ada sedikit bukti atau
bahkan tidak ada bukti
Level 1 performed Pada level ini menentukan apakah suatu proses yang  1.1 Process performance
diimplementasikan mencapai tujuannya
Level 2 managed Performa proses pada tahap ini dikelola yang mencakup  2.1 Performance management
perencanaan, monitor,dan penyesuaian.   2.2 Work product management
Level 3 established Proses yang telah dibangun kemudian diimplementasikan  3.1 Process definition
menggunakan proses yang telah didefinisikan, yang  3.2 Process deployment
mampu untuk mencapai hasil yang diharapkan.
Level 4 predictable Proses yang telah dibangun kemudian dioperasikan dengan  4.1 Process measurement
batasan-batasan yang ditentukan agar mampu mencapai  4.2 Process Control
outcome proses yang diharapkan.

Level 5 optimising Proses yang terprediksi, terus ditingkatkan secara  5.1 Process Innovation
berkelanjutan untuk memenuhi tujuan bisnis saat ini dan  5.2 Process optimization
masa depan
 Penilaian Setiap Level

Menurut ISACA (2012:45), dalam penilaian di setiap levelnya akan diklasifikasikan dalam 4 kate-
gori

No Nilai Deskripsi
1 N Not achieved / tidak tercapai Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 0-15%.

2 P Patrially achieved / tercapai sebagian Terdapat beberapa bukti mengenai pendekatan, dan
beberapa pencapaian atribut atas proses tersebut.
Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 15-50%.

3 L Largely achieved / secara garis besar tercapai Dalam kategori ini terdapat bukti atas atas proses tersebut,
meski mungkin masih ada kelemahan yang tidak
signifikan. 
Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 50-85%.

4 F Fully achieved / tercapai penuh Tidak ada kelemahan terkait atribut proses tersebut. 
Range nilai yang diraih pada kategori ini berkisar 85-
100%. 
 Aktivitas BAI08 yang dilakukan UNSIKA (kuisioner)
No BAI08 Aktivitas berdasarkan COBIT
BAI08.01 Proaktif mengkomunikasikan nilai pengetahuan
untuk mendorong penciptaan pengetahuan
Mendapatkan pengetahuan dan sumber informasi
dari pengguna yang teridentifikasi
Mengumpulkan dan memvalidasi sumber infor-
masi berdasarkan kriteria validasi informasi (di-
mengerti, relevansi, integritas, akurasi dan kehan-
dalan)
BAI08.02 Buat pandangan untuk set data yang terkait,
mengingat stakeholder dan persyaratan universitas
Mempublikasikan dan membuat pengetahuan
diakses pemangku kepentingan yang relevan
berdasarkan peran dan mekanisme akses
BAI08.03 Mengidentifikasi pengguna pengetahuan potensial
dengan klasifikasi pengetahuan
BAI08.04 Mengukur penggunaan dan mengevaluasi
kegunaan, relevansi dan nilai elemen pengetahuan
Aktivitas yang dilakukan UNSIKA Penila-
ian
UNISKA memiliki budaya sharing knowledge melalui F
portal e-learning dan email
Dalam mengatur informasi yang ada, UNSIKA F
mengklasifikasikan sumber informasi dari masing-mas-
ing informasi dan mengidentifikasi pemilik dari
F
informasi tersebut
Dilakukannya pembuatan hubungan antar kumpulan L
informasi
Mem-publish setiap knowledge baru ke dalam L
knowledge base repository serta mengatur hak
akses knowledge ke berbagai stakeholder
Terdapat pengkategorian informasi berdasarkan L
kebutuhan stakeholder yang berbeda-beda, misalkan
informasi tersebut berguna untuk problem solving,
pembelajaran, atau untuk pengambilan keputusan.
Semua itu diatur di dalam knowledge user database
Dilakukan pengisian kuisioner di akhir semester untuk F
semua stakeholder
Aktivitas BAI08 yang dilakukan UNSIKA (kuisioner)
 05

Kesimpulan
 RACI

Pimp. D T S L R O
P A E I A N P
U T K S Y D E
S A N F A R
D M I O N A
A A S A T
T N I N I
I A O
N G I N
E T A
M L
E
N
T

BAI08.01 - Identify and classify sources of R A R I R C

information for governance and management of I&T.

BAI08.02 - Organize and contextualize information into R R I C I C C

knowledge

BAI08.03 - Use and share knowledge R A I A I R C

BAI08.04 - Evaluate and update or retire information R A A I C

 Kesimpulan

Level Maturity PUSDATIK UNSIKA berada pada level 2 (managed) pada proses
BAI08.

Masih terdapat kapabilitas yang sifatnya largely yang menye-

babkan level maturity tidak bisa meningkat ke level 3

Saran:
1. BAI08.03 - Pimpinan harus lebih aktif melakukan pengawasan baik disisi penyampaian manfaat,
penggunaan dana program dan penanganan resiko yang dilakukan.
2. BAI08.05 - Penutupan program bukan berarti satu akhir untuk pemantauan dan optimasi keuntungan
 RESOUCE

• COBIT 2019 Framework (Governand and Management Objectives) by ISACA

• E. Y. Putra et al., “Mengukur Tingkat KematanganPelayanan Publik Cerdas PEMKOT-
MANADOMeasuring The Maturity Level of PublicServiceCerdas,” vol. 6, no. 2, pp. 298-309 2020
• https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/50325/1/AHMAD%20FAISHAL
%20IMADUDDIN-FST.pdf
• https://www.youtube.com/watch?v=h-nQj2Z-jow
• https://www.youtube.com/watch?v=HjoeA_hMuPE
 THANK
YOU

Template from: