Abstrak - Teknologi informasi yang diintegrasikan dengan proses pekerjaan di suatu organisasi sudah menjadi
kebutuhan mutlak. Business Intelligence (BI) merupakan istilah yang umumnya digunakan untuk jenis aplikasi
ataupun teknologi yang digunakan untuk membantu kegiatan perusahaan. BI harus mendukung pencapaian visi,
misi, dan strategi organisasi dalam mencapai tingkat kinerja organisasi (organization performance) yang
diinginkannya. Pengembangan sistem dimulai dari Divisi Riset yang menyampaikan spesifikasi bisnis atas
sistem/aplikasi yang diminta. Kemudian Divisi TI melakukan analisis atas kebutuhan tersebut dan melakukan
pengkajian atas beberapa alternatif solusi. Manfaat utama dari penerapan BI adalah sistem ini sangat
berorientasi pada user. Artinya keterlibatan personil TI dalam proses pengolahan data menjadi minimal karena
seluruh proses pembuatan report maupun distribusinya dapat dilakukan oleh user. Pendekatan implementasi
BI yang sesuai dengan kondisi PT. ACA saat ini adalah melalui pendekatan praktikal (practical approach)
dimana pengembangan BI akan dilakukan secara bertahap dan berkesinambungan pada tiap-tiap
departemen/biro namun tetap mengacu pada standar arsitektur informasi organisasi secara keseluruhan.
Terdapat beberapa faktor yang menjadi kunci sukses dalam pengembangan BI pada PT. ACA, yaitu: Dukungan
dan komitmen berkelanjutan dari Pimpinan, Perencanaan yang matang dan realistis, Ketersediaan data yang
lengkap dan reliable.
2. BUSSINESS INTELEGENT
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa dalam
Definisi BI lainnya adalah yang sebagaimana mengembangkan BI pada perusahaan harus
diungkapkan oleh DJ Powers[1] mendasarkan pada konteks organisasi yang
“Business Intelligence menjelaskan tentang suatu bersangkutan (kondisi, ekspektasi), tujuan yang ingin
konsep dan metode bagiamana untuk meningkatkan dicapai, strategi yang akan digunakan, serta
kualitas pengambilan keputusan bisnis berdasarkan bagaimana bentuk layanan yang ingin diberikan
sistem yang berbasiskan data. BI seringkali kepada masyarakat. Keberadaan BI yang akan
dipersamakan sebagaimana briefing books, report and membantu organisasi tersebut dalam mencapai kondisi
query tools, dan sistem informasi eksekutif. BI yang diinginkan, dalam bentuk penyempurnaan proses
merupakan sistem pendukung pengambilan keputusan manajemen (management process) dan proses
yang berbasiskan data-data”[2] pelayanan (service delivery process).
Banyak kendala yang di hadapi dalam penerapan BI
A. Manfaat Business Intelligence Bagi Organisasi pada perusahaan, kendala-kendala tersebut adalah :
a. Meningkatkan nilai data dan informasi organisasi 1. Masih rendahnya pemahaman bahwa BI juga
b. Memudahkan pemantauan kinerja organisasi dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja
c. Meningkatkan nilai investasi TI yang sudah ada organisasi
d. Menciptakan pegawai yang memiliki akses 2. Kesulitan memilih sistem atau model BI yang
informasi yang baik sesuai dengan kebutuhan organisasi
e. Meningkatkan efisiensi biaya 3. Kesulitan menentukan ukuran-ukuran kinerja
organisasi yang harus dicapai
B. Implementasi Business Intelligence di 4. Masih rendahnya kemampuan dan kemauan
Perusahaan organisasi untuk berubah, dalam mengadopsi
Dalam mengimplementasikan BI di suatu perusahaan, perkembangan teknologi dan perubahan
hal utama yang harus diperhatikan adalah bahwa BI kebutuhan layanan yang diminta oleh public
harus mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi
organisasi dalam mencapai tingkat kinerja organisasi 1. Data Warehouse
(organization performance) yang diinginkannya. BI Tujuan utama dari pembuatan datawarehouse adalah
harus sepenuhnya membantu organisasi dalam untuk menyatukan data yang beragam ke dalam
melaksanakan tugas yang diembannya. BI harus sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat
menyatu dengan proses pekerjaan itu sendiri dan dengan mudah menjalankan query (pencarian data),
menghasilkan informasi-informasi yang akan menjadi menghasilkan laporan, dan melakukan analisis. Salah
dasar pengambilan keputusan. satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data
warehouse adalah dapat meningkatkan efektifitas
pembuatan keputusan.
Karakteristik Data warehouse adalah sebagai berikut:
a. Subject Oriented atau berorientasi pada subyek.
b. Time-variant.
c. Non Volatile.
d. Integrated,
Gambar 2. Implementasi
Tabel 1. Perbandingan Analisis Statistik dengan Data multidimensi terdiri dari banyak dimensi yang dapat
Mining[6] dipisahkan oleh OLAP menjadi beberapa sub atribut.
Berdasarkan struktur basis datanya OLAP dibedakan
Analisis Statistik Data Mining menjadi 3 kategori utama :
Biasanya dimulai Data mining tidak Gambar 2. Implementasi [5]
dengan hipotesis membutuhkan hipotesis
(sebuah pertanyaan atau 2. Data Mining
asumsi) 1. Data mining adalah ekstraksi informasi atau pola
Untuk menyesuaikan Algoritma data mining yang penting atau menarik dari data yang berada
dengan hipotesisnya dapat dengan otomatis pada basis data yang besar yang selama ini tidak
maka dibangun sebuah mengembangkan diketahui tetapi mempunyai potensi informasi
persamaan persamaan tersebut yang bermanfaat.Data mining menganalisis data
Hanya menggunakan Tool data mining dapat untuk menemukan informasi yang tersembunyi
data numerik menggunakan tipe data pada sejumlah besar data yang disimpan.Data
yang berbeda-beda, mining merupakan proses yang berbeda dengan
tidak hanya data analisis statistik biasa
numerik
Dapat dilakukan Data mining bergantung a. Multidimensional Online Analytical Processing
pencarian dan pada data yang bersih (MOLAP).
penyaringan terhadap dan terdokumentasi b. Relational Online Analytical Processing
data kotor selama dengan baik (ROLAP).
proses analisisnya c. Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP).
Hasil yang diperoleh Hasil data mining sulit
diinterpretasikan diinterpretasikan, dan D. Pendekatan Implementasi Business Intelligence
sendiri dan masih harus melibatkan Dalam membangun dan mengimplementasikan BI di
menyampaikan hasil ahli statistik dalam suatu organisasi, terdapat 3 (tiga) pendekatan yang
tersebut menganalisis hasil bisa digunakan (Business Intelligence, Presentation,
kepada manajer dan tersebut dan PT KPEI, 2007).
eksekutif perusahaan menyampaikan hasil a. Top-down Approach
tersebut kepada b. Bottom-up Approach
eksekutif organisasi. c. Practical Approach
3. OLAP (Online Analytical Processing)
OLAP merupakan proses komputer yang 3. Hasil Penelitian
memungkinkan pengguna dapat dengan mudah dan A. Pengembangan BI di PT ACA (PT. Anta Citra
selektif memilih dan melihat data dari sudut pandang Arges)
yang berbeda-beda. Data pada OLAP disimpan dalam Pengembangan sistem dimulai dari Divisi Riset yang
basis data multidimensi.Jika pada basis data relasional menyampaikan spesifikasi bisnis atas sistem/aplikasi
terdiri dari dua dimensi, maka pada basis data yang diminta. Kemudian Divisi TI melakukan analisis
atas kebutuhan tersebut dan melakukan pengkajian
atas beberapa alternatif solusi. Terdapat dua pilihan 4. Komitmen dari user untuk terlibat aktif baik dari
waktu itu : menggunakan aplikasi Reporting dan tahap desain maupun dalam operasionalnya
Business Intelligence (BI). Divisi Riset memilih merupakan kunci utama keberhasilan karena
aplikasi BI karena memiliki fitur yang lebih banyak aplikasi BI didesain berorientasi kepada user dengan
(bahkan fitur reporting sudah termasuk di dalamnya) minimal keterlibatan dari personil TI. Hal ini dapat
walaupun BI membutuhkan biaya yang lebih besar dicapai dengan program training yang baik untuk
daripada aplikasi reporting. Aplikasi BI ini nantinya user.
tidak hanya digunakan terbatas di Divisi Riset untuk 5. Ketersediaan dan kelengkapan data yang diperlukan
mengolah data, namun dapat digunakan oleh Divisi untuk dapat dianalisa. Karena data berasal dari
Pencatatan untuk mengolah data. Selain itu juga dapat berbagai sumber, seringkali dihadapi kondisi yang
dimanfaatkan untuk memantau kondisi finansial terkait dengan ketidaksiapan data dimana historical
perusahaan, yang berarti menjadi sentral informasi data yang dibutuhkan tidak tersedia dan dalam
dalam proses pengambilan keputusan. format beragam sehingga perlu upaya yang lebih
Divisi TI menjadi fasilitator dalam kegiatan komplek.
pengembangan dengan menyediakan perangkat server 6. Keterbatasan waktu dan dana karena kurangnya
dan personil yang mengerti akses informasi dan perencanaan yang baik. Kondisi tersebut harus
desain basis data. Sebagian besar kegiatan dipertimbangkan secara matang karena dalam
pengembangan dilakukan oleh vendor pengembangan BI selalu terdapat kemungkinan
(outsourcing).Sedangkan ujicoba dan acceptance waktu pembangunan dan dana yang dibutuhkan
dilakukan oleh user (Divisi Riset). menjadi bertambah menyesuaiakn kebutuhan dan
Adapun tahapan pengembangan tersebut melalui lima ruang lingkup pembangunan sistem yang selalu
tahapan sebagai berikut: berkembang
1. Business understanding (pemahaman kebutuhan 7. Pemahaman yang komprehensif terhadap data dan
pengguna) informasi Dalam tahap pembuatan skema data
2. Data understanding (pemahaman kondisi data diperlukan pemahaman yang lengkap akan
yang dimiliki) keterkaitan atas informasi/data yang ada dan
3. Data preparation (melakukan penyesuaian data kebutuhan informasi yang diinginkan oleh user.
untuk memenuhi kebutuhan) 8.Pengorganisasian data (ekstraksi, transformasi, dan
4. Modelling assessment (memilih model yang akan loading) Upaya ini merupakan upaya yang paling
digunakan) besar dan rumit, menyita waktu sekitar 60 % - 80%
5. Review and evaluasi (upaya meningkatkan value dari total pembangunan BI itu sendiri. Seperti yang
atas sistem). dilakukan di PT ACA dimana data yang dibutuhkan
sangat tersebar dan dalam bentuk format yang
B. Manfaat yang Diperoleh beragam, termasuk hard-copy. Dalam melakukan
Manfaat utama dari penerapan BI adalah sistem ini konsolidasi data perlu adanya konvensi mengenai
sangat berorientasi pada user. Artinya keterlibatan bentuk dan format data sehingga terjaga konsistensi.
personil TI dalam proses pengolahan data menjadi 9.Penunjukan SDM khusus yang menangani BI.
minimal karena seluruh proses pembuatan report Diperlukan adanya SDM khusus yang akan
maupun distribusinya dapat dilakukan oleh user. ditugaskan untuk memelihara maupun
Produktivitas user juga menjadi meningkat karena mengembangkan sistem tersebut dan itu diperlukan
dapat menyelesaikan tugas beragam semenjak awal proses. Hal tersebut agar yang
output tanpa banyak bergantung kepada personil TI. bersangkutan mengetahui dengan mendalam sistem
Dibandingkan dengan cara lama yang menggunakan yang dibangun dan bagaimana mengembangkannya
MS Excel, user dapat menghasilkan lebih banyak di masa mendatang.
informasi dan dapat dilakukan dalam waktu yang lebih 10.Dokumentasi aplikasi, terutama jika menggunakan
singkat. jasa pihak ketiga dalam pembangunan sistem BI.
Hal ini diperlukan agar dalam pemeliharaan dan
C. Aspek-aspek yang Diperhatikan pengembangan sistem tersebut di masa mendatang
Beberapa hal yang mendapatkan perhatian saat itu tidak membutuhkan upaya yang terlalu besar.
adalah sebagai berikut: 11.Peran aktif dari users Kejelasan data dan bentuk
1. Proyek dimulai dari lingkup yang kecil namun kebutuhan informasi yang dibutuhkan hanya didapat
memiliki value yang tinggi sehingga dapat dari user yang benar-benar akan memanfaatkan
dikembangkan dalam waktu yang tidak terlalu lama sistem BI tersebut sehingga keterlibatan aktif
dan hasilnya dapat dilihat sebagai contoh untuk mereka sangat dibutuhkan.
penerapan di lingkup yang lain. 12.Perubahan pola kerja Dalam tahap implementasi
2. Produk BI yang dipilih harus memiliki fitur yang sistem, terdapat kemungkinan perubahan dalam
lengkap namun memiliki skema investasi yang prosedur kerja. Untuk itu perlu dilakukan sosialisasi
fleksibel. Artinya dengan investasi yang tidak agar perubahan yang terjadi dapat diterima oleh
terlalu besar sudah dapat memulai produk BI users.
3. ”Kebersihan” data yang akan digunakan oleh BI.
Prinsip ”garbage in garbage out” benar-benar perlu
diperhatikan.
4. Analisis
Dari hasil penelitian terhadap pengembangan BI di
atas, PT. ACA telah menganalisis beberapa hal yang
patut diperhatikan terkait rencana implementasi dan
pengembangan BI di PT ACA dan diharapkan dapat
diterapkan dalam membangun BI di PT ACA. Hasil
analisis tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :