ADMINISTRASI AKADEMIK

DI PERGURUAN TINGGI
 ADMINISTRASI AKADEMIK
DI PERGURUAN TINGGI
DASAR :
 UUD 1945
 UU No. 20/2003 tentang Sisdiknas
 UU No. 14/2005 tentang Guru dan Dosen
 UU No. 12/2012 tentang Pendidikan Tinggi
 UU No. 20/2013 tentang Pendidikan Kedokteran
 PP No. 4 tahun 2014 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan
Pendidikan Tinggi
 Permendikbud No. 81 Tahun 2014 tentang Ijasah, Sertifikat Kompetensi,
dan Sertifikat Profesi PT.
 Peraturan Pelaksana lainnya (mulai dari Permen s.d Kep. Rektor)
 PENGERTIAN ADMINISTRASI
AKADEMIK
ADMINISTRASI dalam arti luas adalah proses kerjasama antara
dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan.
Proses tersebut diawali dari proses pemikiran, perencanaan,
pengaturan, pelaksanaan dan pengawasan sampai dengan proses
mencapai tujuan.
Sebagai suatu proses, administrasi memiliki unsur yang saling
berkaitan. Unsur tersebut meliputi : Organisasi, manajemen,
kepegawaian, keuangan, perlengkapan, tata usaha dan humas.
ADMINISTRASI dalam arti sempit adalah kegiatan yang
berhubungan dengan aktivitas pelayanan dan tulis menulis seperti
pencatatan surat, korespondensi, penyusunan laporan dan
pengarsipan
ADMINISTRASI AKADEMIK adalah merupakan proses
pemikiran, perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan
yang bersifat teknis dan administratif dalam bidang akademik untuk
menunjang keberhasilan penyelenggaraan kegiatan Tridharma PT.
Kegiatan administrasi akademik di Undip diselenggarakan oleh Biro
Administrasi Akademik (BAA) Undip, berdasarkan Kepmendikbud
No. 065 tahun 2009 tentang Struktur Organisasi Undip, dimana BAA
mempunyai 2 (dua) Bagian yaitu :

Bagian Pendidikan : Sub Bagian Pendidikan dan Evaluasi

Sub Bagian Registrasi dan Statistik
Sub Bagian Sarana Pendidikan

Bagian Kerjasama : Sub Bagian Kerjasama Dalam Negeri

Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri
 RUANG LINGKUP BAA Undip
Administrasi Pendidikan meliputi kegiatan
1) Pendataan Kebijakan, menghimpun peraturan dan
menyediakan bahan penyusunan peraturan di tingkat
universitas
2) Pendataan dan menyiapkan rambu-rambu penyusunan
kurikulum di tingkat universitas.
3) Penyusunan Kalender Akademik
4) Pendataan Prasarana Pendidikan
5) Penyusunan Daya Tampung
6) Pengumuman hasil seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru,
Registrasi, Verifikasi dan Penyelenggaraan upacara
penerimaan mahasiswa baru.
7) Pendataan Satuan Kinerja Pegawai (SKP) dosen
 8) Pendataan Waskat Akademik
9) Pendataan Evaluasi Kemajuan Studi Mahasiswa
10) Pendataan Perijinan Cuti Akademik
11) Pendataan Mahasiswa Mangkir
12) Penyusunan Statistik perkembangan Mahasiswa
13) Memproses bahan untuk persidangan terhadap pelanggaran
akademik
14) Pelayanan Perijinan Pindah Studi
15) Pengurusan Pembuatan Ijazah
16) Penyelenggaraan Upacara Wisuda
17) Monitoring Evaluasi Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT)
18) Pendataan Akreditasi Program Studi
19) Pendataan Pengembangan Staf Akademik (studi lanjut,
Pelatihan dan Guru Besar)
20) Pelayanan Penilaian Angka Kredit kenaikan jabatan dosen
21) Pendataan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat
22) Fakultas melakukan serangkaian kegiatan administrasi
pendidikan, yang meliputi :
• Kegiatan pengenalan kehidupan kampus kepada
mahasiswa baru
• Penyusunan jadwal kuliah dan ujian
• Pengisian SKP dosen pada awal semester dan BKD pada
akhir semester
• Registrasi akademik (pengisian KRS)
• Penyusunan Daftar Peserta Kuliah (DPK), dan Daftar
Peserta Ujian (DPU)
 • Proses Belajar Mengajar
• Ujian Tengah Semester/Akhir Semester/ Semester Sisipan
• Penyusunan Kartu Hasil Studi / Yudicium
• Pengelolaan Nilai , pelaporan waskat akademik
• Bimbingan Skripsi/tugas akhir
• Cuti Kuliah
• Pengaktifan kembali setelah mangkir
• Pelaporan PDPT tiap program studi
• Pelaksanaan Akreditasi setiap program studi

23) Peraturan Akademik

Peraturan Akademik (Perak) adalah salah satu kebijakan
operasional dalam bidang akademik yang terdiri :
• Peraturan Akademik Bidang Pendidikan
• Peraturan Akademik Bidang Penelitian
• Peraturan Akademik Bidang Pengabdian Kepada Masyarakat
Peraturan Akademik Bidang Pendidikan memuat ketentuan :
a) Registrasi
b) Penyelenggaraan Pendidikan yang meliputi :
• Struktur kurikulum
• Beban studi mahasiswa
• Batas waktu studi
• Tugas dosen dalam bidang akademik
• Sistem ujian dan penilaian
• Evaluasi kemajuan studi
• Dosen wali dan bimbingan konseling
• Cuti Akademik
c) Pelanggaran Akademik
d) Pindah Studi
e) Wisuda
f) Mahasiswa Asing
g) Gelar dan sebutan
Staf pengajar Undip terdiri dari dosen tetap PNS, dosen tetap non PNS, dosen luar
biasa dan dosen tamu.
Dosen tetap PNS adalah Seseorang yang diangkat sebagai PNS dengan keputusan
Menteri Pendidikan Nasional atas persetujuan BKN dengan diberi tugas sebagai
tenaga pendidik/dosen dan ditempatkan sebagai dosen tetap PNS di Undip
Dosen tetap non PNS adalah seseorang yang diangkat oleh Rektor atas persetujuan
Mendikbud dengan diberi tugas sebagai tenaga pendidik/dosen tetap non PNS di
Undip
Dosen luar biasa adalah PNS (dapat berasal dari dalam lingkungan Undip maupun
dari luar Undip), atau seseorang yang mempunyai kompetensi tertentu diangkat
dengan surat keputusan Rektor, yang berlaku satu tahun, diberi tugas mengajar pada
fakultas tertentu.
Dosen tamu adalah seseorang yang diundang untuk mengajar di Undip yang
mempunyai kompetensi tertentu (dapat berasal dari dalam negeri maupun luar
negeri baik dengan sponsor atau pribadi), memberikan kuliah dalam kurun waktu
tertentu sesuai dengan kompetensi yang dimiliki.
Setiap awal semester setiap dosen tetap akan ditugasi oleh Ketua Jurusan/Dekan
meliputi bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, pembinaan
civitas akademika serta tugas-tugas administrasi dan manajemen. Beban tugas
dosen setiap semester lebih dikenal dengan SKP dosen.
Setiap dosen biasa minimal mengampu 12 SKS tiap semester, atau
setara dengan 37,5 jam kerja per minggu. Dekan mengusulkan
kepada Rektor untuk penetapan tugas masing-masing dosen dalam
Surat Keputusan Rektor sebagai bentuk legalitasnya.
Pembinaan Dosen meliputi :
1. Pembinaan karier dalam pangkat dan jabatan fungsional
2. Pembinaan pengembangan kemampuan penguasaan bidang ilmu
melalui studi lanjut ke jenjang S2 dan S3 serta melalui
pertemuan ilmiah
3. Pembinaan kemampuan melaksanakan teknologi instruksional
pendidikan melalui pelatihan

Bantuan Dosen adalah tenaga pengajar Undip yang diberi ijin untuk
mengajar di perguruan tinggi lain atau menduduki jabatan tertentu
dalam kurun waktu tertentu di luar Undip
Evaluasi Program Studi melalui Pelaporan Ke Pangkalan Data
Perguruan Tinggi (PDPT) dan Akreditasi

Prodi yang telah memperoleh ijin penyelenggaraan dari Dirjen Dikti

wajib mengirim laporan ke PDPT setiap akhir semester untuk
mengetahui kelayakan sebuah program studi.

Akreditasi merupakan kegiatan penilaian kelayakan prodi yang

dilakukan oleh BAN-PT dan menjadi standar mutu kompetensi.
Akreditasi meliputi akreditasi Prodi dan akreditasi Institusi.
2. Administrasi Kerjasama
a. Kerjasama Dalam Negeri
Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra dalam Negeri
dalam bidang : Tridarma PT , Pemanfaatan asset, dan Pelatihan
b. Kerjasama Luar Negeri
Melaksanakan administrasi kerjasama dengan Mitra luar negeri
dalam bidang : Tridarma PT, Volunteer, mahasiswa asing,
pertukaran mahasiswa dan pertukaran dosen

Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

Penjaminan mutu adalah proses penetapan dan pemenuhan standar
mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga
stakeholder memperoleh kepuasan.
Manajemen penjaminan mutu dapat diselenggarakan dengan beberapa
model, salah satunya adalah model PDCA (Plan, Do, Check, Action)
Beberapa prinsip yang harus melandasi pola pikir dan pola tindak
semua pelaku manajemen kendali mutu berdasarkan Pedoman
Penjaminan Mutu Pendidikan Depdiknas th. 2003 a.l :
1. Quality first : bahwa semua pikiran dan tindakan pengelola harus
memprioritaskan mutu
2. Stakeholder-In : bahwa semua pikiran dan tindakan pengelola
harus ditujukan untuk kepuasan stakeholder
3. The next process is our stakeholder : Setiap orang yang
melaksanakan tugas dalam proses harus menganggap orang lain
yang menggunakan hasil pelaksanaan tugasnya sebagai
stakeholder yang harus dipuaskan
4. Speak with data : setiap orang pelaksana harus melakukan
tindakan dan mengambil keputusan berdasarkan analisis data
yang telah diperolehnya terlebih dahulu.
5. Upstream management : semua pengambilan keputusan didalam
proses dilakukan secara partisipatif.
Dokumen Mutu Undip terdiri dari : Kebijakan Akademik, Standar
Akademik, Peraturan Akademik, Manual mutu dan manual prosedur
Perguruan tinggi dinyatakan bermutu apabila :
1. PT tsb mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui
pelaksanaan misinya
2. PT tsb mampu memenuhi kebutuhan stakeholders yang berupa
kebutuhan masyarakat, kebutuhan dunia kerja dan kebutuhan
profesional.

Organisasi Penjaminan Mutu Akademik Undip meliputi

3. Tingkat Universitas : Badan Penjaminan Mutu (BPM), yang
sekarang dibawah koordinasi LP2MP
4. Tingkat Fakultas/Pascasarjana/Lembaga : Tim Penjaminan Mutu
Fakultas (TPMF)
5. Tingkat Jurusan/Bagian/Prodi : Gugus Penjaminan Mutu (GPM)
Penyelenggaraan administrasi akademik masih perlu banyak
pembenahan dalam rangka menyesuaikan dengan perkembangan
teknologi dan tuntutan lingkungan.

Harapan terciptanya kerjasama dan keterpaduan kinerja seluruh

unsur yang terkait akan sangat membantu kelancaran pelaksanaan
administrasi akademik.

Keterpaduan penyelenggaraan administrasi akademik yang

didukung dengan teknologi dan pilihan strategi yang tepat masih
menjadi impian yang perlu direalisasikan tahap demi tahap.
KERANGKA KUALIFIKASI NASIONAL INDONESIA

(KKNI)
 Tatakala Pengembangan KKNI
Studi literatur dan komparasi: Implementasi KKNI, sinkronisasi antar
Australia, New Zealand, UK, sektor, pengakuan oleh berbagai sektor
Germany, France, Japan, atas kualifikasi KKNI. SDM
Thailand, Hongkong, European asing
Commission of Higher Education
2012

2009
Penilaian
kesetaraan dan
KKNI pengakuan
kualifikasi

2003 2010 2011 2016

2006
SDM
Indonesia
UU 20-2003 Pengembangan KKNI Penyetaraan antara kualifikasi
PP no.31 -2006 – Kementrian Diknas dan lulusan dengan kualifikasi KKNI,
dasar dari KKNI Kementrian Nakertrans PPL, Pendidikan multi entry dan
multi exit, Pendidikan sistem
terbuka
KK NI
• Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia,
9 yang selanjutnya disingkat KKNI, adalah
8 kerangka penjenjangan kualifikasi kompetensi
yang dapat menyandingkan, menyetarakan,
7
dan mengintegrasikan antara bidang pendidikan
6 dan bidang pelatihan kerja serta pengalaman
5 kerja dalam rangka pemberian pengakuan
kompetensi kerja sesuai dengan struktur
4
pekerjaan di berbagai sektor.
3 • KKNI merupakan perwujudan mutu dan jati
2 diri Bangsa Indonesia terkait dengan sistem
1 pendidikan dan pelatihan nasional yang dimiliki
Indonesia
Pencapaian Level pada KKNI Melalui Berbagai Jalur
PENDIDIKAN :
GELAR AKADEMIS
S S
M M PR
D1 D2 D3 S1 S2 S3
P A O

9
U 8
MD 7
M 6
PROFESI : OTODIDAK :
SERTIFIKAT 5 PENGALAMAN
PROFESI (PII) KEAHLIAN
4 KHUSUS
3
2
1
OPERATOR ANALIS AHLI

INDUSTRI :
FUNGSI JABATAN KERJA
 Deskripsi KualifikasI pada KKNI
IQF
The share of Science, Knowledge, Knowhow
and Skills in each IQF level may vary according
to the national qualification assessment
established by all concerned parties.
Deskripsi Kualifikasi pada KKNI
merefleksikan capaian pembelajaran
(learning outcomes) yang peroleh
seseorang melalui jalur
• pendidikan
• pelatihan
• pengalaman kerja
• pembelajaran mandiri
Capaian Pembelajaran (learning
outcomes): internasilisasi dan akumulasi
ilmu pengetahuan, pengetahuan,
pengetahuan praktis,ketrampilan, afeksi,
dan kompetensi yang dicapai melalui
proses pendidikan yang terstruktur dan
mencakup suatu bidang ilmu/keahlian
tertentu atau melalui pengalaman kerja.
Deskripsi Umum
Sesuai dengan ideologi Negara dan budaya Bangsa Indonesia, maka
implementasi sistem pendidikan nasional dan sistem pelatihan kerja
yang dilakukan di Indonesia pada setiap level kualifikasi mencakup
proses yang menumbuhkembangkan afeksi sebagai berikut :
• Bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa
• Memiliki moral, etika dan kepribadian yang baik di dalam menyelesaikan tugasnya
• Berperan sebagai warga negara yang bangga dan cinta tanah air serta mendukung
perdamaian dunia
• Mampu bekerja sama dan memiliki kepekaan sosial dan kepedulian yang tinggi
terhadap masyarakat dan lingkungannya
• Menghargai keanekaragaman budaya, pandangan, kepercayaan, dan agama serta
pendapat/temuan orisinal orang lain
• Menjunjung tinggi penegakan hukum serta memiliki semangat untuk
mendahulukan kepentingan bangsa serta masyarakat luas.
LEVEL 6 (SARJANA/DIPLOMA-4)
• Mampu mengaplikasikan bidang keahliannya dan memanfaatkan
IPTEKS pada bidangnya dalam penyelesaian masalah serta mampu
beradaptasi terhadap situasi yang dihadapi.
• Menguasai konsep teoritis bidang pengetahuan tertentu secara umum
dan konsep teoritis bagian khusus dalam bidang pengetahuan tersebut
secara mendalam, serta mampu memformulasikan penyelesaian
masalah prosedural.
• Mampu mengambil keputusan yang tepat berdasarkan analisis informasi
dan data, dan mampu memberikan petunjuk dalam memilih berbagai
alternatif solusi secara mandiri dan kelompok.
• Bertanggung jawab pada pekerjaan sendiri dan dapat diberi tanggung
jawab atas pencapaian hasil kerja organisasi.
LEVEL 7 (PROFESI GURU)

• Mampu merencanakan dan mengelola sumberdaya di bawah tanggung

jawabnya, dan mengevaluasi secara komprehensif kerjanya dengan
memanfaatkan IPTEKS untuk menghasilkan langkah-langkah
pengembangan strategis organisasi.

• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni di dalam

bidang keilmuannya melalui pendekatan monodisipliner.

• Mampu melakukan riset dan mengambil keputusan strategis dengan

akuntabilitas dan tanggung jawab penuh atas semua aspek yang berada
di bawah tanggung jawab bidang keahliannya.
LEVEL 8 (MAGISTER)

• Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi, dan atau

seni di dalam bidang keilmuannya atau praktek profesionalnya
melalui riset, hingga menghasilkan karya inovatif dan teruji.

• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau

seni di dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan inter
atau multidisipliner .

• Mampu mengelola riset dan pengembangan yang bermanfaat

bagi masyarakat dan keilmuan, serta mampu mendapat
pengakuan nasional maupun internasional.
LEVEL 9 (DOKTOR)

• Mampu mengembangkan pengetahuan, teknologi, dan atau seni

baru di dalam bidang keilmuannya atau praktek profesionalnya
melalui riset, hingga menghasilkan karya kreatif, original, dan
teruji.

• Mampu memecahkan permasalahan sains, teknologi, dan atau seni di

dalam bidang keilmuannya melalui pendekatan inter, multi atau
transdisipliner.

• Mampu mengelola, memimpin, dan mengembangkan riset dan

pengembangan yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan
kemaslahatan umat manusia, serta mampu mendapat pengakuan
nasional maupun internasional.
 KKNI
S3 S3T SPESIALI
S2 9
S2 S2T SPESIALIS AHLI AHLI
1
8
PROFESI
7
S1 DIV/ S1T
6
TEKNISI/ TEKNISI/
DIII ANALIS
ANALIS
5
DII
4
DI
3
OPERATOR OPERATOR
SMU SMK 2
PROGRAM
AKADEMIK
PROGRAM
VOKASI
PROGRAM
PROFESI 1
PENGEMBANGAN
KARIR BERBASIS PENGEMBANGA
RENCANA KEDEPAN PELATIHAN KERJA N KARIR
BERBASIS
 Permendikbud no. 48 Tahun 2009
Tentang Tugas Belajar dan Ijin Belajar
• Pegawai Pelajar dapat meningkatkan kualitas kemampuannya
dengan studi lanjut
• Studi lanjut di bedakan Tugas Belajar dan Ijin Belajar

• Tugas Belajar : ditugaskan, dibiayai atau memperoleh beasiswa,

dibebaskan sementara dari jabatannya
• Ijin Belajar : dengan biaya sendiri, tetap melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya.
 Peraturan Mendikbud No 81 Tahun 2014
Tentang Ijasah, Sertifikat Kompetensi,
dan Sertifikat Profesi Pendidikan Tinggi

• Ijasah diberikan kepada lulusan perguruan tinggi disertai paling

sedikit dengan transkrip akademik dan SKPI yang diterbitkan oleh
perguruan tinggi

• Sertifikat kompetensi diberikan kepada lulusan yg lulus uji

kompetensi yg diselenggarakan oleh organisasi profesi lembaga
pelatihan atau lembaga sertifikasi yg terakreditasi sesuai peraturan
perundang undangan.

• Sertifikat Profesi diberikan kepada lulusan pendidikan profesi

 Peraturan Rektor No 209/PER/UN7/2012
Tentang Peraturan Akademik Bidang Pendidikan Universitas
Diponegoro

• Penerimaan Mahasiswa  Jalur SNMPTN, SBMPTN, UN

• Registrasi  memperoleh status mahasiswa
• Registrasi Administrasi dan Regstrasi Akademik

• Kewajiban Mahasiswa
• Mahasiswa Mangkir
• Evaluasi PBM
• Cuti
• Pindah Studi  di lingk Undip / dari luar Undip
• Pelanggaran akademik, sanksi dan prosedur penetapan sanksi