OMPUTER AKUNTANS

Pertemuan Ketiga

XI AKUNTANSI
SMK NEGERI 1 TALANG PADANG
3. Membuat file data akuntansi perusahaan jasa
File data baru adalah file data akuntansi yang digunakan untuk
menyimpan seluruh data yang dientri kedalam komputer. File ini
dibuat (hanya sekali), yaitu pada saat perusahaan melakukan konversi
dari sistem manual ke komputer akuntansi dengan menggunakan
MYOB.
a. Memasukkan data identitas baru perusahaan
Dalam program komputer MYOB, file harus diberi nama oleh
user dan secara otomatis program MYOB akan memberi ekstension
MYOB, contoh nama file: RID-Syn.myo. File ini akan digunakan selama
perusahaan beroperasi.
Langkah-langkah pembuatan file data baru, sebagai berikut.
1) Aktifkan program MYOB dengan klik Start, pilih MYOB Accounting
versi 18 atau dobel klik pada ikon MYOB di layar komputer.
2) Klik Create pada tampilan menu awal
3) Kemudian klik Next pada tampilan welcome windows
4) Akan muncul jendela New Company File Assistant. Pada kotak
dialog Company Information, ketik identitas perusahaan (company
name), kemudian klik Next.
5) Ketik periode akuntansi, pada kotak dialog Accounting
Information. Sesuaikan dengan kasus yang ada kemudian klik Next.
Didalam kotak dialog Accounting Information terdapat beberapa
informasi, sebagai berikut.
a. Current Financial Year, periode akuntansi dimana data akan
dimasukkan kedalam MYOB.
b. Last Month of Financial Year, bulan akhir periode. Secara umum di
Indonesia adalah bulan desember.
c. Convertion Month, bulan dimana Anda memasukkan data akuntansi
kedalam program MYOB, baik dari data manual maupun program
lain ke MYOB.
d. Number of Accounting Periods, jumlah bulan yang digunakan dalam
satu periode akuntansi.
6) Periksa kembali periode akuntansi, dijendela New Company File Assistant
pada kotak dialog Accounting Information. Apabila ada yang salah , klik
Back dan betulkan data yang salah tersebut. Apabila data sudah benar,
klik Next.
7) Pada jendela New Company File Assistant, dikotak dialog Account List
(daftar akun) terdapat tiga pilihan, yaitu:
a) I would like to start with one of the list provided by MYOB
Accounting.
b) I would like to import a list of accounts provided by my accountant
after I’m done creating my company file.
c) I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB
Accounting.
dari ketiga pilihantersebut, pilihlah cara kedua, yaitu mengimpor akun
dari sebuah file dan klik Next untuk meneruskan.
8) Klik Change untuk mengubah nama file dan nama folder
9) Buat folder data MYOB versi 18 dalam folder Document dan kemudian klik
Folder tersebut. Ketik nama file, contoh: Kreatif Designer, lalu klik Save.
10)Klik Next untuk memproses penyimpanan file, tunggu beberapa saat,
kemudian klik Command Centre. Maka tampilan Command Centre akan
dimunculkan .
b. Mengecek kebenaran data perusahaan yang baru
File data baru yang akan digunakan sebagai tempat pencatatan
data akuntansi telah disiapkan. Terkadang dalam melakukan input
data identitas perusahaan terjadi kesalahan, program MYOB
menyediakan fasilitas untuk mengecek kebenaran data, terutama
untuk identitas perusahaan dan periode akuntansi. Adapun langkah-
langkah dalam mengecek hasil pembuatan data baru perusahaan,
sebagai berikut.
1) Klik menu Setup, kemudian pilih Company Information
2) Cek kebenaran informasi perusahaan, terutama identitas dan
periode akuntansi. Jika identitas perusahaan ada yang salah dapat
dilakukan pengubahan. Akan tetapi, jika ada data periode
akuntansi yang salah maka proses pembuatan file data baru harus
diulang kembali. Jika kedua data tersebut sudah benar klik Ok.
4. Menyusun daftar akun perusahaan jasa
Akun atau rekening adalah sebuah formulir yang digunakan untuk
mencatat bertambah dan berkurangnya aktiva, kewajiban,
modal/ekuitas, pendapatan, serta beban-beban. Kemajuan bisnis
perusahaan dapat diketahui melalui pencatatan data keuangan secara
jelas, mudah, singkat, sederhana, dan tepat dengan maksut data
keuangan perusahaan dapat dikerjakan dengan mudah, diselesaikan
kemudian hasilnya dilaporkan tepat waktu.
Hasil yang harus dicapai oleh perusahaan tersebut berupa laporan
keuangan. Sebelum menyusun sebuah laporan keuangan perusahaan,
maka dimulai dari data keuangan yang berupa dokumen-dokumen
transaksi lalu dicatat dalam jurnal umum kemudian di-posting ke
akun-akun buku besar.
1) Tipe-tipe akun
Akun dapat berbentuk kartu-kartu, kumpulan kartu-kartu ini
disebut juga buku besar, sedangkan buku besar yang berisi akun
harta, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban disebut
buku besar umum (general/ledger). Setiap akun memiliki halaman
tersendiri dalam buku besar dan memiliki nomot identifikasi sendiri.
Akun dalam perusahaan jasa dibagi dalam 5 kelompok.
Adapun kelompokkelompok tipe akun pada perusahaan jasa, sebagai
berikut.
1). Aktiva (asset)
Kelompok akun aktiva, terdiri dari:
a). Kas
b). Piutang usaha
c). Cadangan kerugian piutang
d). Piutang weswl jangka pendek
(1). Aktiva (asset)
Kelompok akun aktiva, terdiri dari:
a. Kas p. Kendaraan
b. Piutang usaha q. Akumulasi
depresiasi
mesin
c. Cadangan kerugian piutang
d. Piutang weswl jangka pendek
e. Piutang bunga BHP
f. Sewa dibayar dimuka
g. Asuransi dibayar dimuka
h. Piutang wesel jangkapanjang
i. Tanah
j. Gedung
k. Akumulasi depresiasi gedung
l. Furnitur
m. Akumulasi depresiasi furnitur
n. Peralatan
o. Akumulasi depresiasi peralatan
2). Kewajiban (liabilities)
Kelompok akun kewajiban, terdiri dari:
a. Utang usaha f. Penghasilan
b. Utang wesel jangka pendek g. Utang bunga
c. Utang gaji h. Pendapatan di
terima dimuka
d. Utang gaji
e. Utang pajak i. Utang wesel jangka
panjang

3). Modal pemilik (owner’s equity)

Kelompok akun modal pemilik, terdiri dari:
f. Modal pemilik
g. Penarikan pemilik

4). Pendapatan dan keuntungan (revenue and gain)

Kelompok akun modal pendapatan dan keuntungan, terdiri dari:
h. Modal pemilik
i. Penarikan pemilik
5).Beban dan kerugian (expense and loss)
Kelompok akun beban dan kerugian, terdiri dari:
a. Beban gaji
b. Beban pajak penghasilan
c. Beban asuransi untuk karyawan
d. Beban bunga
e. Beban asuransi
f. Beban supplies
g. Beban kerugian piutang
h. Beban depresiasi gedung
i. Beban depresiasi peralatan
j. Beban depresiasi furnitur
k. Beban depresiasi kendaraan
l. Beban pajak properti
m. Beban bunga
n. Beban lain-lain
o. Loss (kerugian) atas penjualan (atau pertukaran) tanah, gedung,
peralatan, kendaraan, dan furtinur.
 Adapun dalam MYOB, daftar akun dikelompokkan menjadi beberapa
tipe, yaitu : asset, liability, equity, income, cost of sales, expense,
other of sales, other income, dan other expense. Dari kelompok
tersebut, ada beberapa kelompok yang masih digolongkan kembali
kedalam bagian yang lebih kecil. Assets, dipecah lagi dalam beberapa
kelompok yaitu bank, account receivable, other current, assets, fixed
assets, dan other assets. Liability dipecah dalam beberapa kelompok
juga yaitu credit card, account payable, other current liability, long
term liability, dan other liability. Adapun yang lainnya cukup
memakai akun pokoknya. Setiap akun dalam MYOB memiliki kode 5
digit, yaitu :
1). Digit ke-1 merupakan kategori akun.
2). Digit ke-2 sampai ke-5, merupakan ID akun (unik, tidak boleh ada
yang sama).
Jenis akun pada program MYOB Accounting versi 18 ada dua macam,
yaitu :
1). Header account (non-posrable) Fungsi dari akun ini, yaitu hanya
untuk menjumlahkan saldo- saldo yang dimiliki oleh akun kelompok
detail dan tidak bisa menerima posting jurnal transaksi.
Karakteristik dari akun header ini biasanya tercetak tebal (bold).
2). Detail account (postable) Merupakan akun buku besar umum
yang fungsinya untuk menampung jumlah-jumlah posting dari jurnal
transaksi. Akun detail (detail account) biasanya tidak tercetak tebal
(plain).

Agar saldo masing-masing akun dapat otomatis dijumlahkan pada

akun header yang bersangkutan, level akun yang dibawahnya harus
benar posisi levelnya, artinya akun harus berada satu level di bawah
akun header, yaitu posisinya akun detail lebih ke dalam
dibandingkan dengan posisi akun header-nya. Secara umum, level
akun dalam MYOB Accounting versi 18 terbagi ke dalam empat
tingkatan sebagai berikut.
 Level Kode Nama Akun Jenis Akun
1 1-0000 Assets Header account
2 1-1000 Fixed assets Header account
3 1-1100 Motor vehicle Header account
4 1-1110 Motor vehicle cost Detail account
5 1-1120 Motor vehicle cost acc Detail account
dep

Berdasarkan tabel diatas, maka penjumlahan saldo akun Motor

Vehicle Cost (detail) dan saldo akun Motor Vehicle Cost Acc Dep
(detail) akan secara otomatis muncul pada akun, Motor Vehicle
(header).
Adapun cara menaikkan/menurunkan level suatu akun, sebagai
berikut.
1). Klik atau sorot akun yang akan dinaikkan atau diturunkan
levelnya.
2). Selanjutnya, klik tab [up] untuk menaikkan level.
3). Klik tab [down] untuk menurunkan level akun.
b. Untuk membuat daftar akun
Untuk membuat daftar akun pada program MYOB anda harus
membuat terlebih dahulu daftar akun dalam file yang lain.
Berikut ini penjelasan tentang pembuatan daftar akun.
1). Membuat file daftar akun
Dalam membuat daftar akun, Anda dapat membuat dengan
menggunakan program Ms. Excel. Adapun langkah-langkah dalam
membuat daftar akun dengan menggunakan Ms. Excel, sebagai
berikut.
a). Buka program Ms. Excel, kemudian buat tabel daftar akun
perusahaan.
b). Setelah pengetikan selesai, simpan daftar tersebut dalam sebuah
file dengan diberi nama file (contoh: file nam akun kreatif
designer). Kemudian simpan dua kali dalam bentuk “Text (tab
delimated)”.
2). Mengimpor daftar akun dari file
Baru Menu yang digunakan untuk mengimpor daftar akun dari
sebuah file sudah disiapkan. Adapun langkah-langkah untuk melakukan
impor file, sebagai berikut.
a). Klik File pilih Import Data, kemudian pilih Accounts, lalu Account
Information.
b). Pada window import file, lihat pada kolom Duplicate Records,
kemudian pilih Update Existing Record, kemudian klik Continue.
c). Pilih folder data MYOB 18 dan file Daftar Akun RID, lalu klik Open.
d). Pada window Import Data, klik Account Number dalamkolom
Import Fields kemudian bawa ke kanan sejajar dengan Account
Number dan klik pada kolom Matching Import Field.
e). Klik Import dan tunggu beberapa saat untuk proses impor.
f). Klik OK, pada window pemberitahuan hasil impor.
b). Penyesuaian linked-accounts
MYOB menyediakan fasilitas untuk menghubungkan akun-akun tertentu
(link), sehingga pada saat mencatat transaksi secra otomatis komputer menjurnal
dan mengisi jumlah untuk akun buku besar atau akun pembantu yang terkait.
Berikut penjelasan tentang penyesuaian linked account.
1). Langkah-langkah menyesuaikan linked account untuk sales Adapun langkah-
langkah dalam melakukan penyesuaian linked account sales, sebagai berikut.
a) Klik Setup, kemudian pilih Linked Accounts, lalu pilih Sales Accounts.
b) Akan muncul jendela Sales Linked Accounts, kemudian sesuaikan linked
account untuk Account Receivable dengan BCA Account.
c) Klik OK untuk mengakhiri.

2). Langkah-langkah menyesuaikan linked account untuk purchases

Adapun langkah-langkah dalam menyesuaikan linked account untuk purchasess,
sebagai berikut.
d) Klik Setup, kemudian pilih Linked Account, lalu pilih Purchases Accounts.
e) Akan muncul jendela Purchases Linked Accounts, kemudian sesuaikan linked
account untuk Account Payable dengan BCA Account.
f) Klik OK untuk mengakhiri.
3). Langkah-langkah menyesuaikan linked account untuk payroll
Adapun langkah-langkah dalam menyesuaikan linked account untuk
payroll, sebagai berikut.
a) Klik Setup, kemudian pilih Linked Account, lalu pilih Payroll Accounts.
b) Akan muncul jendela Payroll Linked Accounts, kemudian sesuaikan
Cash Payment dan Cheque Payment dengan BCA Account.
c) Klik OK untuk mengakhiri.

4). Langkah-langkah menyesuaikan linked account untuk accounts and

banking.
Adapun langkah-langkah dalam menyesuaikan linked account untuk
accounts and banking sebagai berikut.
d) Klik Setup, kemudian pilih Linked Account, lalu Accounts and Banking
Accounts.
e) Akan muncul jendela Accounts and Banking Linked Accounts,
kemudian cek kesesuaian Linked Accounts.
f) Klik OK untuk mengakhiri.
5). Menghapus atau mengedit akun-akun
Program MYOB mempunyai fasilitas Easy Setup Assistant untuk
menghapus akun-akaun tertentu yang tidak digunakan oleh perusahaan.
Hal ini dimaksudkan untuk menyederhanakan daftar akun sehingga
mudah dicari. Adapun langkah-langkah menghapus dan mengedit akun-
akun, sebagai berikut.
a). Klik Setup kemudian pilih Easy Setup Assistant, lalu pilih Account.
b). Akan muncul kotak dialog Account Easy Setup Assistant lalu klik Next.
c). Selanjutnya Anda dapat dengan mudah untuk menghapus akun.
Misalnya akan menghapus akun 1-0100 Cheque Account maka Anda klik
akun tersebut dan klik Delete. Hapus akun-akun yang sudah ditentukan.
d). Untuk mengedit akun 3-0800 Retained Earning, maka klik akun
tersebut dan klik Edit. Kemudian akan muncul jendela Edit Account.
Selanjutnya, Anda dapat mengubah akun tersebut seperti mengubah
account name dan account number, edit akun-akun yang diperlukan
lainnya. Jika ingin mengedit nomor akun menjadi 3-8000 dan
seterusnya. Edit akun-akun lainnya.
e). Jika sudah selesai menghapus dan mengedit akun, klik Close dua kali
untuk keluar dari Easy Setup Assistant.
6). Mengecek daftar akun Untuk menghindari kesalahan dalam
melakukan input transaksi dikemudian hari, perlu dilakukan
pengecekan daftar akun yang telah dibuat. Adapun langkah-langkah
dalam melakukan pengecekan daftar akun, sebagai berikut.
a). Klik Command Centre Account dan Accounts List.
b). Akan muncul jendela Account List. Daftar seriap akun klik tab
Asset, Liability, Equity dan seterusnya sehingga kita dapat memeriksa
setiap kelompok daftar akun.
(1). Daftar akun Assets.
(2). Daftar akun Liability.
(3). Daftar akun Equity.
c). Klik Close untuk mengakhiri.

5. Menganalisis saldo- saldo akuntansi perusahaan jasa

Sebelum melakukan entri saldo-saldo akuntansi, terlebih dahulu
menentukan bulan konversi dan tanggal entri saldo awal. Pengisian
bulan konversi yang dilakukan pada saat pembuatan file data baru
berpengaruh pada pengentrian saldo awal.
a. Penentuan bulan konversi dan tanggal entri saldo
Apabila bulan konversi ditentukan januari maka otomatis MYOB mencatat
tanggal pengentrian saldo awal adalah 1 januari. Bila bulan konversi diisi
desember maka ini berarti bahwa saldo awal akan di entri pada tanggal 1
desember. Jika bulan konversi ditentukian pada bulan juli ataun januari
maka MYOB hanya mencatat saldo akun-akaun riil (akun neraca) dan tidak
menerima akun-akun nominal (akun laba rugi). MYOB akan menerima
saldo kelompok akun riil dan nominal, hanya apabila bulan konversi
ditentukan bukan bulan januari atau juli. Apabila ada kasus dimana saldo
awal meliputi saldo dari akun akun riil dan nominal sedang bulan koversi
ditentukan bulan juli atau januari, maka cara pencatatannya, sebagai
berikut.
1). Saldo akun-akun riil di entri melalui menu pencatatan saldo awal
(Account Opening Balances) yang disediakan oleh MYOB. Tentunya ini
akan terjadi ketidakseimbangan di mana ditunjukkan pada saldo akun
Historical Balancing sejumlah angka tertentu (bukan 0).
2). Saldo akun-akun nominal di entri melalui jurnal umum (Record Journal
Entry). Tentunya jumlah debit dan kreditnya akan terlihat tidak
seimbang. Sebagai penyeimbangnya adalah akun Historical Balancing,
yaitu sejumlah selisihnya.
b. Pencatatan saldo awal
Program MYOB memberi fasilitas Accounts Opening Balances untuk mengentri
saldo awal akun buku besar dan sekaligus mengecek kesamaan total debit dan
kreditnya. Menu yang digunakan dalam MYOB, yaitu klik Setup, kemudian pilih
Balances, lalu pilih Account Opening Balances.
Adapun langkah-langkah dalam melakukan entri saldo, sebagai berikut.
1). Klik Setup, kemudian pilih Balances, lalu klik Account Opening Balances.
2). Akan muncul jendela Account Opening Balances, kemudian ketik saldo untuk
setiap akun. Caranya ketik saldo sesuai dengan nama akun. Misal:
a). Akun BCA Account jumlah saldonya Rp 45.000.000,00 diketik
45000000 dan tekan Enter.
b). Untuk akun Cash Drawer ketik 10000000, lalu tekan Enter.
c). Untuk akun Petty Cash ketik 5000000, lalu tekan Enter.
3). Khusus untuk saldo akun-akun kontra diketik dengan didahului – (minus)
kemudian diikuti jumlah uangnya. Contoh saldo akun Prof Equipment Accum.
Depre. Diketik: -7000000 atau saldo akun Kreatif’s Drawings diketik -17500000.
4). Jika semua saldo akun sudah dientri, maka catatan yang ada dibawah:
Amount left to be allocated sebanyak 0 (nol). Jika tidak maka terjadi ketidak
seimbangan saldo neraca.
5). Klik ok untuk mengakhiri