INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 1

BAB I
PENGENALAN PROGRAM MYOB

1. Program MYOB

Seiring dengan perkembangan teknologi yang ada maka berkembang pula software yang beredar
dipasaran dan tidak terkecuali untuk software dibidang akuntansi. Walaupun banyak software yang
ditawarkan, kita masih harus melihat keakuratan data dan kecepatan olah data serta harga yang
terjangkau oleh kekuatan perusahaan.
Salah satu software yang sedang berkembang saat ini karena penggunaanya serta digit mata uang
sesuai dengan setup windows kita dan dapat diexplore ke program yang lain yaitu program MYOB
( Minding Your Own Business ) yang dibuat oleh Data Text Software Intel dari Australia.

Kelebihan program MYOB dibandingkan dengan beberapa program akuntansi lainnya adalah
sebagai berikut :

1.Currency sesuai dengan setup windows

2.Digit mata uang mencapai 14 digit ditambah dengan 2 desimal
3.dapat diaplikasikan ke 105 jenis perusahaan
4.dapat diexplore ke program spreedsheet ( Excel )
5.Fasilitas job costing untuk memisahkan laporan per departemen
6.User Friendly ( mudah dioperasikan )
7.Fasilitas Recurring, Reversing, Reconciliation, dsb.

2.Cara Membuka Program MYOB

langkah-langkah yang harus dilakukan dalam memulai program MYOB adalah sebagai berikut :

A. melalui menu start

klik menu start
pilih program, lalu klik program MYOB

B. melalui shortcut MYOB

double klik pada ikon shortcut MYOB pada layar destop

setelah melakukan langkah-langkah diatas, maka akan muncul tampilan pengenalan program MYOB
seperti kotak dialog dibawah ini :

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 2

setelah muncul kotak dialog diatas, tahap berikutnya adalah pilih salah satu pilihan dari kelima pilihan
yang disediakan, yaitu :
a) Open your Company File
menu ini digunakan untuk membuka data akuntansi yang pernah dibuat di MYOB dengan cara
memilih nama filenya di drive serta folder yang sesuai pada saat penyimpanan data lalu klik OK
dan selanjutnya data anda akan terbuka.
b) Create New Company file
menu ini digunakan apabila anda akan membuat data baru.
c) Explore the Sample Company
menu ini digunakan untuk membuka data contoh-contoh perusahaan yang sudah disediakan
oleh MYOB.
d) What's New in this version
menu ini digunakan untuk melihat fasilitas fasilitas yang terbaru yang disediakan oleh MYOB.
e) Exit MYOB Accounting
untuk keluar dari program MYOB dan kembali ke windows.

3.Langkah-langkah Membuat Data Baru pada Program MYOB

langkah-langkah dalam membuat data perusahaan baru dalam program MYOB adalah sebagai
berikut :

1. aktifkan program MYOB

2. selanjutnya pilih CREATE new company file

MODUL
KlikMYOB
menu ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB
create
INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 3

3. klik NEXT, isilah nama dan alamat perusahaan serta nomor telepon, lalu klik NEXT.

4. Tahap berikutnya adalah mengisi tahun serta bulan periode data akuntansi yang akan dibuat dengan
mengisi pertanyaan yang disediakan oleh program MYOB yaitu :

1.Current Financial Year : yaitu tahun dimulainya proses pengolahan data.

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB
INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 4
2.Last Month of Financial Year : yaitu bulan berakhirnya periode akuntansi.
3.Conversion Month : yaitu bulan dimulainya periode akuntansi.

5. setelah mengisi data tahun, bulan periode akuntansinya, selanjutnya klik NEXT.

6. Pilih Build Your Own Account untuk membuat daftar perkiraan sendiri dengan mengklik NEXT 3
kali.

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 5

7.Tahap berikut yaitu pilih Command Centre, setelah itu data akuntansi siap diaktifkan.

8. tampilan kotak dialog MYOB yang siap digunakan

4. Pemeriksaan dan Keamanan Data Pada MYOB

agar data perusahaan kita dapat tetap aman kita dapat melakukan beberapa langkah seperti berikut ini :
a) Backup Data
adalah untuk menjaga keamanan data yang telah kita buat, untuk hal ini sebaiknya setiap periode
sekali dilakukan backup data ke disket atau ke hardisk komputer lain.
Cara membackup data yaitu :
1.Klik Menu File, lalu klik back up ( sebaiknya pilih with checking for error )
2.Klik Continuo ( jika ada kesalahan maka MYOB akan menampilkan pesan no error pada file
anda ).
3.Klik OK.

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 6

b) Restore Data
restore data digunakan untuk menampilkan data yang telah dibackup menjadi data yang siap dibuka.

Cara merestore data yaitu :

1.klik menu File, lalu klik RESTORE, lalu tetapkan tempat data backup disimpan, dan pilih nama data
backup yang akan direstore.
2.Klik OK.

c) Verify Data File

verify data file berguna untuk memeriksa kesalahan data yang disebabkan beberapa kemungkinan.
Cara memverify data file yaitu :

1.klik menu file, lalu klik verify data file

2.klik OK ( MYOB akan melakukan verify data )

5. Mencetak Laporan
setelah selesai memasukkan semua transaksi, tahap berikutnya adalah mencetak laporan kedalam
lembaran-lembaran kertas, beberapa tahap dalam mencetak yaitu :

a) Print Set Up
berfungsi untuk merubah setup kertas pada saat pencetakan serta merubah jenis printer yang
digunakan.
Cara melakukan Print Setup :
1.Klik Menu File, Lalu klik print setup
2.isi ukuran, jenis kertas dan jenis printer yang digunakan.

b) Print
berfungsi untuk mencetak hasil laporan.
Cara melakukan print :
1.klik menu FILE, lalu klik PRINT, selanjutnya akan dimasukkan ke tampilan Index to Reports. Anda
dapat memilih jenis laporan yang diinginkan.
2.Tetapkan filternya lalu klik OK.

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 7

BAB II
ISI MYOB

1.Modul Account

fasilitas yang terdapat dalam modul General Ledger digunakan untuk mencatat data awal
perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, mencatat transaksi, proses jurnal dan sebagainya
dalam modul general ledger terdapat 5 Command Button, yaitu :

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 8

a) Account List : berfungsi untuk menambah, mengganti, atau menghapus akun-akun sesuai dengan
yang dibutuhkan perusahaan.
b) Record Journal entry : disebut juga dengan journal umum, yaitu untuk memasukkan transaksi-
transaksi yang tidak termasuk dalam modul yang tersedia.
c) Transaction Journal : yaitu untuk melihat informasi tentang seluruh transaksi sesuai dengan tanggal
yang ditentukan.
d) BASLink : untuk menetapkan Business Account link.
e) Sent to MYOB Accountants Office : yaitu untuk mengirim informasi tentang laporan keuangan yang
telah dikerjakan melalui E-mail atau melalui media yang lain.

1.1.Mencatat Rekening ( Account List )

sebelum anda memasukkan data dan menginput data kedalam program MYOB, ada beberapa persiapan
dan prosedur awal yang harus anda lakukan, diantaranya adalah siapkan daftar rekening ( Chart of
Account ) beserta saldo awal neraca.

Untuk mengisi daftar perkiraan dapat melalui :

a) klik Account ( general ledger )

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 9

b) klik account list, kemudian daftar account list ditampilkan.

c) Klik Ikon New, apabila diperlukan perkiraan yang baru

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 10

Account Number : isi nomor rekening

Account Name : isi nama rekening
Opening Balance : isi saldo awal rekening

MYOB membagi rekening menjadi 8 kelompok yaitu :

1. Assets ( Aktiva ) : diawali dengan nomor rekening 1-0000
2. Liability ( Hutang ) : diawali dengan nomor rekening 2-0000
3. Equity ( Modal ) : diawali dengan nomor rekening 3-0000
4. Income ( Pendapatan/Penjualan ) : diawali dengan nomor rekening 4-0000
5. Cost of Sales ( Harga Pokok Penjualan ) : diawali dengan nomor rekening 5-0000
6. Expenses ( Beban/Biaya ) : diawali dengan nomor rekening 6-0000
7. Other Income ( Pendapatan Lain-lain ) : diawali dengan nomor rekening 8-0000
8. Other Expense ( Biaya Lain-lain ) : diawali dengan nomor rekening 9-0000

sedangkan ada beberapa perkiraan yang bersaldo minus yaitu :

1. Perkiraan Prive
2. Perkiraan Akumulasi Penyusutan
3. Retur Pembelian
4. Potongan Pembelian
5. Retur Penjualan
6. Potongan Penjualan.

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 11
Dalam penyusunan account terdapat tingkatan yang dibagi menjadi 3 yaitu :

1.Header Account
rekening ini masih bisa dibagi lagi menjadi beberapa rekening sub. rekening ini tidak dapat
dipergunakan dalam menjurnal.
2.Detail Account
rekening ini dapat dipergunakan untuk menjurnal dan rekening ini tidak dapat dibagi lagi menjadi sub
rekening.
3.Detail Cheque Account
rekening ini khusus untuk rekening bank, dapat dipergunakan untuk transaksi perbankan.

2.Menghapus Rekening
rekening yang dapat dihapus adalah rekening yang bersaldo nol dan belum pernah digunakan untuk
mencatat transaksi.
Langkah-langkah menghapus rekening yaitu :
aktifkan rekening yang akan dihapus
klik edit yang terdapat pada baris menu
pilih dan klik delete account.

3. Mengubah Rekening
rekening yang salah bisa langsung diedit, yaitu salah dalam memasukkan nomor rekening, nama
rekening, atau saldo dan tipe rekening.
Langkah-langkah mengubah rekening yaitu :
aktifkan rekening yang akan diubah
klik salah satu kotak pilihan pada kotak dialog edit account.
Edit bagian yang salah, setelah itu klik OK.

4.Record Journal Entry ( Pencatatan Jurnal Transaksi )

menu ini digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat melalui menu Chequebook,
Sales, Time Billing, Purchase dan Payroll.
Langkah-langkah untuk menjurnal transaksi adalah sebagai berikut :
1.klik modul account.
2.Pilih menu record journal entry
3.isikan tanggal transaksi, memo yang sesuai dengan aktivitas transaksi tersebut.
4.Isi kolom Acct# sesuai dengan nomor akun yang sesuai dengan transaksi jurnal yang akan dientry.
5.Setelah itu isi jumlah nominal yang didebet dan dikredit sesuai dengan transaksi yang dilakukan.
6.Apabila jurnal yang kita entry sudah seimbang ( Balance ) antara debet dan kredit maka klik record.
Tampilan record journal entry

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 12

5. Memperbaiki Jurnal Yang Salah

apabila jurnal yang telah kita entry ( masukkan ) terjadi kesalahan maka kita bisa membetulkannya.
Jurnal bisa dibetulkan apabila anak panah sudah berwarna putih, apabila belum berwarna putih maka
harus disetup terlebih dahulu.

Cara mengubah anak panah dari hijau menjadi putih ( ):

1.pilih menu setup
2.pilih preference, kemudian pilih security
3.klik baris paling atas, klik OK.

6.Menghapus Jurnal
jurnal yang telah dibuat dapat kita hapus dengan cara sebagai berikut :

aktifkan jurnal yang salah dengan klik anak panah berwarna putih, kemudian pilih menu edit, lalu
pilih delete journal transaction.

7. Transaksi Yang Sering Diulang

ada beberapa transaksi yang sering diulang atau dipakai baik tiap minggu, bulan, triwulan, maka untuk
jenis transaksi seperti ini dapat kita simpan dengan mengunakan cara sebagai berikut :

1. masukkan jurnal yang berulang kedalam record journal entry.

2. tekan tombol save recurring, lalu masukkan nama transaksi dan pilih frequency pemakaiannya,
setelah itu tekan record.
MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB
INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 13

Sedangkan cara mengunakannya sebagai berikut :

1. aktifkan record journal entry.

2. tekan tombol use recurring, maka akan muncul menu selct a recurring transaction lalu pilih yang
dimaksud, kemudian klik OK.
3. lakukan perubahan informasi yang ada pada Record Journal Entry, termasuk isi memo dan tanggal
transaksi atau perubahan-perubahan yang lain.
4. apabila sudah benar maka klik Record.

8. Membuat Laporan Keuangan

untuk membuat laporan keuangan ada dua cara yaitu :
1. Cara pertama :
pilih menu report
pilih index to report
pilih account
pilih Customize, lalu pilih bulan untuk laporan keuangan yang akan dicetak
pilih display.

Ikon reports

2. Cara kedua :

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 14
klik ikon report
pilih account
pilih Customize, lalu pilih bulan untuk laporan keuangan yang akan dicetak
pilih display.

9. Job List ( Daftar Kegiatan Usaha )

job list berfungsi untuk melakukan pencatatan terhadap perusahaan yang memiliki lebih dari satu
bidang usaha, sehingga jelas pendapatan yang diperoleh masing-masing bidang usaha dan beban yang
harus ditanggung oleh jenis usaha tersebut sehingga terlihat laba atau rugi dari masing-masing usaha
tersebut.

Cara melakukannya adalah :

pilih ikon find transaction
1.pilih job
2.klik anak panah
3.klik ikon new, lalu masukkan data-data dari bidang usaha tersebut

menampilkan laporan Laba/Rugi berdasarkan Job List yaitu :

1.Klik ikon report, klik account

2.pilih jobs, lalu klik profit & loss
3.isikan data-datanya

2. MODUL BANKING
ada beberapa common button pada modul bank yang perlu diperhatikan yaitu :

a. Bank register, yaitu untuk menulis cek atau melakukan penarikan akun-akun cek/bank

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 15
b. reconcile account, yaitu untuk merekonsiliasi antara catatan bank dengan catatan perusahaan.
c. receive money, yaitu untuk mencatat transaksi yang menyebabkan penambahan saldo rekening tipe
detail cheque, misalnya penerimaan piutang karyawan.
d. transaction journal,yaitu untuk melihat semua transaksi pengenluaran kas melalui penarikan cek.
e. print cheque, yaitu untuk mencetak cek yang ditulis.
f. prepare electronic payment, yaitu untuk menyimpan transaksi yang berhubungan dengan payble.

C.MODUL SALES (PENJUALAN)

menu-menu yang terdapat pada modul sales untuk mengelola seluruh aktivitas penjualan baik yang
dilakukan secara tunai maupun kredit.
1.Sales register,yaitu untuk menyisipkan sebuah salam formal atau nonformal kedalam faktur
penjualan kepada konsumen.
2.enter sales, yaitu untuk mencatat transaksi dari penjualan tunai maupun kredit.
3.receive payment, yaitu untuk mencatat penerimaan dari pembayaran piutang oleh pelanggan kepada
perusahaan.
4.print statement, yaitu untuk mencetak faktur-faktur penjualan yang belum terbayar.
5.print invoice,yaitu untuk mencetak faktur-faktur penjualan yang dicatat lewat sales.
6.transaction journal, yaitu untuk mencetak jurnal penjualan yang telah dicatat dalam enter sales dan
receive payment.
Cara untuk mencatat transaksi penjualan yang terjadi secara tunai maupun kredit dapat dilakukan
dengan cara sebagai berikut :

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 16
1.Klik Sales, lalu pilih enter sales
2.isikan nama customernya, lalu isikan tanggal transaksi
3.description diisi dengan memo untuk transaksi tersebut.
4.Acct# diisi dengan nomor account
5.amount diisi dengan jumlah saldo dari transaksi tersebut
6.apabila transaksi penjualan tunai maka paid today diisi saldo penjualan
7.apabila tranksaksi penjualan kredit maka paid today dibiarkan kosong
8.apabila telah selesai maka klik record.

Untuk mencatat transaksi penerimaan dari pembayaran piutang dari customer dapat dilakukan dengan
cara sebagai bberikut :

1.klik sales,lalu pilih receive payment

2.isikan nama customernya, lalu isikan tanggal transaksi
3.amount diisi dengan jumlah saldo dari transaksi tersebut
4.payment method diisi dengan metode dari transaksi pembayaran yang dilakukan.
5.Memo diisi dengan pesan singkat untuk transaksi yang terjadi
6.jumlah saldo dari transaksi yang terjadi dimasukkan dalam amount applied
7.apabila sudah benar klik record.

D. MODUL PURCHASES (PEMBELIAN)

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 17

Menu-menu yang ada pada purchases adalah :

1. purchases register, yaitu untuk menyisipkan salam formal atau nonformal kedalam faktur pembelian
ke pemasok.
2. enter purchases, yaitu untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi baik secara tunai maupun
kredit.
3. pay bills, yaitu untuk mencatat pembayaran hutang kepada supplier dari transaksi pembelian secara
kredit
4. print purchases order, yaitu untuk mencetak faktur-faktur pembelian yang belum terbayar.
5. transaction journal, yaitu untuk melihat journal yang telah dicatat dalam enter sales dan pay bills.

untuk mencatat transaksi pembelian yang terjadi secara tunai maupun kredit dapat dilakukan dengan
cara sebagai berikut :

1. klik purchases,lalu pilih enter sales

2. isikan nama suppliernya, lalu isikan tanggal transaksi
3. description diisi dengan memo untuk transaksi tersebut
4. acct# diisi dengan nomor account
5. amount diisi dengan jumlah saldo dari transaksi tersebut

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 18
6. apabila transaksi pembelian tunai maka paid today diisi saldo penjualan
7. apabila transaksi pembelian kredit maka paid today dikosongkan.
8. Apabila telah selesai maka klik record.

Untuk mencatat transaksi pembayaran hutang kepada supplier dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut :

1. klik purchases, lalu pilih/klik pay bills

2. isikan nama suppliernya,lalu isikan tanggal transaksi
3. amount diisi dengan jumlah saldo dari transaksi tersebut.
4. Memo diisi dengan pesan singkat untuk transaksi yang terjadi
5. jumlah saldo dari transaksi yang terjadi dimasukkan dalam amount applied
6. apabila sudah benar klik record.

E. MODUL INVENTORY (PERSEDIAAN)

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 19

modul inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang
diperdagangkan, fungsi menu inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi
manual.menu-menu yang ada pada modul inventory sebagai berikut :

1. set item prices, yaitu untuk menetapkan harga jual suatu barang persediaan(termasuk keuntungan)
2. item list, yaitu untuk melihat stock barang-barang persediaan
3. count inventory, yaitu untuk memasukkan hasil perhitungan fisik persediaan atau untuk melakukan
penyesuaian nilai dan kuantitas sejumlah item-item persediaan.
4. Adjust inventory, yaitu untuk melakukan penyesuaian nilai kuantitas sejumlah item-item persediaan.
5. Transfer inventory, yaitu untuk melakukan transfer kuantitas dan nilai antar item-item persediaan.
6. Auto build inventory, yaitu untuk merakit item akhir dari sejumlah komponen-komponen

F. MODUL CARD FILE

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 20

modul ini berfungsi untuk mencatat tentang data-data customer dan supplier yang memiliki hubungan
dengan perusahaan. Menu-menu yang terdapat dalam modul vard File adalah ;

1. card list, yaitu berisi tentang data-data tentang supplier dan customer yang memiliki hubungan
dengan perusahaan kita.
2. print mailing labels, yaitu untuk mengirim pesan untuk customer dan supplier perusahaan.
3. create personalized letter, yaitu untuk mengirim pesan kepada customer dan supplier perusahaan.
4. contact log, yaitu untuk mencatat apakah para customer sudah dihubungi atau sudah menghubungi
kembali ke perusahaanmengenai tanggungan yang terjadi.

1.buku pembantu piutang

buku pembantu piutang ini berisi tentang data-data customer yang memiliki hutang terhadap
perusahaan kita. Cara untuk membuat buku pembantu piutang dapat dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut ;

a)setup antar linked account

caranya ;
1. klik menu setup klik linked account klik sales account
2. pada kotak tampilan ubahlah seperti dibawah ini ;
1-1200 Piutang

1-1100 Kas/bank (dalam bentuk detail cheque)

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 21

b) membuat daftar rekening buku pembantu piutang

caranya ;
1. klik card file pilih card list customer new
2. tulis data-data dari customer tersebut.

c)membuat saldo awal dari customer

caranya :
1. klik menu setup pilih balance klik customer opening balance klik add sale
2. masukan data tgl , memo dan saldo awal customer
Date ; isi tanggal awal neraca
Memo : catatan customer
Total including tax : jumlah saldo awal

2.buku pembantu hutang

buku pembantu hutang ini berisi data-data tentang supplier yang memasok kebutuhan barang
dagang perusahaan dan saldo hutang perusahaan terhadap supplier tersebut. Cara untuk membuat buku
pembantu hutang dapat kita lakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a)setup antar linked account
caranya ;
1. klik setup linked account purchase account
2. pada tampilan kotak ubahlah seperti dibawah ini ;

2-1100 Hutang dagang

1-1100 Kas/bank (dalam bentuk detail cheque)

b)membuat daftar rekening buku pembantu hutang

caranya ;
1. klik card file card list supplier new
2. tulis data-data supplier tersebut.

d)membuat saldo awal dari supplier

caranya ;
1. klik setup balance supplier balance add purchase
2. isikan data data seperti tgl, memo dan saldo awal supplier
Date ; isi tanggal awal neraca
Memo ; catatan supplier
Total including tax ; jumlah saldo awal supplier

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB

INSTITUTE OF BUSINESS ( IOB ) 22

MODUL MYOB ACCOUNTING : PROPERTY OF IOB