(PENGENDALIAN PENDAPATAN
UNIT INDUK)
*General Ledger
B.1.4.4.XX.X
TAHUN 2016
Agenda
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup
1. Presentasi 2. Demo
Acuan: Materi Presentasi Acuan: Petunjuk Transaksi SAP
4. Evaluasi 3. Aktivitas
Acuan: Lembar Evaluasi Acuan: Buku Latihan
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup
Pencatatan transaksi ke dalam Customer Master, Vendor Master, Aset Master dan
Material Master akan langsung menimbulkan penjurnalan di General Ledger
Sub Ledger Ledger
Dr. Persediaan
Vendor
Vendor Cr. PT. Adhi General
GeneralLedger
Ledger
Vendor No 400000079 PT. Adhi GL Akun: Htg usaha investasi & operasi
Invoice# 3100000049 10,000 IDR 10,000
Invoice# 2400000021 20,000 IDR 20,000
Sub Ledger
Beban pemakaian
Kabel 1207200300 material 6106100300
Persediaan
Persediaan
20,000 IDR 20,000 IDR
Persediaan : Kabel MVTIC
Nilai : 20,000 IDR
Transaksi : Pemakaian material 20,000 IDR telah terpakai
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup
• Wajib dibuatkan G/L akun sebelum unit yang bersangkutan dapat melakukan
jurnal posting.
• SAP menggunakan 10 digit G/L Account yang mewakili pembagian G/L account
3&4 G-2 Membedakan Group Akun – 1 berdasarkan struktur pelaporan (Group Akun
– 1 merepresentasikan tiap akun di Neraca dan Laba Rugi, seperti kas dan
Group Akun - 2
setara kas, hutang usaha, aktiva tetap, dan sebagainya)
5 G-3 Turunan dari Grup Akun - 2 berdasar sifat asli dan karakteristiknya.
Group Akun - 3 Contoh: Kas & setara kas terdiri dari kas, kas di bank, dan deposito < 3
bulan
1101100100
Tanah & hak
1101100000 atas tanah
Aktiva Tetap
1101100200
Bangunan &
kelenk. halaman
…….
…….
1200000000
Aktiva jang- …….
Ka pendek
Berikut adalah beberapa perbedaan antara struktur akun non-SAP (GL Magic) dan
struktur akun SAP
• Terdapat G/L akun terpisah untuk setiap fungsi, • Informasi kode fungsi diwakilkan oleh digit
diwakilkan oleh digit kedua dan ketiga dari G/L ketiga dan keempat dari cost center
akun • Laporan per fungsi dapat dihasilkan dari laporan
modul controlling
• Laporan laba/rugi per fungsi dihasilkan oleh
laporan Business Intelligence
• Unit dapat memiliki kode unit (3 digit tambahan) • G/L akun dibuat spesifik untuk seluruh Company
yang spesifik untuk unit bersangkutan Code dan harus mengikuti standarisasi yang
sudah dibuat
Proses yang berubah pada Pemeliharaan Master Data General Ledger adalah
sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Struktur dan penamaan akun lama • Penggunaan struktur akun baru dan konvensi
penomoran akun yang baru pula
• Kurs mata uang asing tidak disimpan di dalam • Kurs mata uang asing disimpan dalam sistem dan
sistem dan harus dimasukkan secara manual pada dapat digunakan secara otomatis pada saat
saat penjurnalan penjurnalan
Menu Path: Accounting > Financial Accounting > General Ledger > Information System > Master data > Chart of
Accounts
• S_ALR_87012326 – Melihat daftar G/L akun
Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
1 Menampilkan GL akun FS03 Financial Management > General Ledger >
secara sentral Pemeliharaan GL Master Data > Pemeliharaan Daftar
Akun Dan GL Master Data > Melihat GL Akun Melalui
Gl Master Data
2 Melihat daftar G/L akun S_ALR_87012326 Financial Management > General Ledger > Laporan Jurnal
Umum > Pelaporan GL > Melihat Daftar G/L Akun
• Setiap permintaan pembuatan G/L akun baru agar segera disampaikan kepada
pihak terkait (G/L Master Data Admin – Kantor Pusat) sehingga tidak menunda
proses penjurnalan.
• Diperlukan data yang akurat pada saat go-live, termasuk dalam verifikasi G/L
mapping, saldo, beserta detailnya.
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup
Variasi Penjurnalan
Penjurnalan ke dalam G/L Akun dapat dilakukan dengan berbagai cara sebagai berikut:
Jurnal langsung ke G/L Akun (tanpa melalui sub-ledger atau modul SAP lain)
• Hanya untuk G/L akun yang tidak bersifat “Automatic Posting Only”
• Document type SA (posting melalui FB50 – Enter GL Account Document)
• Disebut proses “manual jurnal”
Jurnal otomatis oleh SAP (melalui sub-ledger atau modul SAP lain)
• Berlaku untuk G/L akun yang bersifat “Automatic Posting Only” atau “reconciliation account”
• Contoh: posting melalui modul AP (vendor), AR (customer), FA (aktiva tetap), atau modul lain
seperti MM dan HR
Document Header
Data umum yang dapat
digunakan dalam keseluruhan
dokumen
FIELD KETERANGAN
Document Mengklasifikasikan transaksi bisnis yang berbeda, mengatur tipe transaksi &
Type akun yang dapat dijurnal
Mengatur nomor dokumen yang digunakan
Bisa digunakan sebagai kriteria untuk pencarian dokumen dalam sistem
Doc. Number Nomor dokumen, diberikan secara otomatis oleh sistem
Doc. Date Tanggal dokumen yang dijadikan reference/bukti pendukung transaksi (cth: tgl
tagihan)
Ref. doc Nomor dokumen yang dijadikan referensi/bukti pendukung (cth: no tagihan)
Posting Date Tanggal penjurnalan dilakukan
Period Periode/bulan jurnal dicatat
Currency Jenis mata uang
Posting Key
• Menentukan apakah suatu line item dicatat di sisi debit atau kredit
• Menentukan ke tipe akun mana transaksi tersebut dapat di-posting (customer, vendor,
G/L account, asset, material)
• Field apa saja yang ditampilkan di layar SAP untuk diisi pada saat posting
Asset Material
70 Debit Asset 89 Debit Material (Inventory)
75 Credit Asset 99 Credit Material (Inventory)
Subsidiary Ledger
• Dalam operasi sehari-hari, transaksi akan dibukukan melalui master data
(customer, vendor, aktiva tetap) dalam Sub-Ledger atau module lain.
• Pencatatan melalui master data akan secara otomatis terefleksi dalam Jurnal
Umum
Sub Ledger
Modul
ModulAccounts
Accounts Dr. Persediaan
Payable Cr. Jembo Cable General
GeneralLedger
Ledger
Payable
GL Account: 3201110000
Vendor No 40005000 Jembo Cable Hutang Usaha Investasi & Operasi
Invoice# 10000123 1.000.000 IDR
Saldo 3.000.000 IDR
Invoice# 10000251 2.000.000 IDR
Akun Rekonsiliasi
Untuk menghubungkan Sub-Ledger Accounts ke G/L, maka Reconciliation Account di-
assigned ke master data dalam Sub-Ledger. Dengan menggunakan Reconciliation
Account, kita tidak perlu mentransfer saldo Sub-Ledger Accounts ke G/L.
Sub Ledger General Ledger
Accounts
Accounts Vendor No
Payable e.g. Jembo Cable, ERa A/P Reconciliation Account
Payable
• Manage accounting data for vendor/supplier
Accounts
Accounts Customer No
Receivable
Receivable e.g. Umum, TNI A/R Reconciliation Account
• Manage accounting data for customer
Asset
Asset Asset No
Accounting
Accounting e.g. Computer, Asset Reconciliation Account
Transformer
• Manage entire lifetime of assets (initial
acquisition to the retirement)
• calculate the values for depreciation
Informasi detil mengenai vendor/customer/asset Saldo per account > Financial Statement
Simple, Inspiring, Performing,
Phenomenal 27
Proses Penjurnalan
OPEN ITEM
Outstanding items yang harus di-clear
dengan item berjumlah sama
CLEARED ITEM
Items yang telah di-clear oleh item
lain. Jumlah kedua item tersebut
adalah nol.
Open items:
Hutang terhutang yang
belum
dibayar/diselesaikan
Cleared items:
Hutang yang sudah
dibayar/diselesaikan
Cost Center
Cost Center harus dimasukkan pada saat dilakukan posting ke seluruh akun biaya
dan merupakan object di mana biaya dikumpulkan & di-manage.
FB50 - Enter G/L Account Document: F-02 - General Posting:
Berikut ini adalah beberapa variasi dalam penjurnalan yang dapat dilakukan:
Park Document
Jika suatu dokumen belum memenuhi syarat untuk dijurnal (mis: informasi belum
lengkap)
Jika seseorang tidak memiliki autorisasi untuk posting (akan diposting oleh
supervisor)
Proses park document tidak meng-update saldo (posting dilakukan kemudian)
Hold Document
Jika dokumen belum di-entry secara lengkap (mis: saldo = 0, G/L akun belum
ditentukan)
Posting / parked dapat dilakukan kemudian oleh pembuat jurnal
Dapat membuat kode hold document untuk mengidentifikasikan pemilik jurnal
Change Document
Jika kesalahan ditemukan dalam dokumen yang telah di-posting.
Hanya dapat mengubah beberapa informasi seperti teks, assignment, dll.
G/L akun, nilai, tanggal posting, kurs valas, bus. area, partner bus. area tidak dapat
diganti.
Reverse Document
Jika kesalahan ditemukan dalam dokumen yang telah di-posting, yang tidak
dapat diubah dengan program “Change Document”.
Jurnal yang salah dibalik (reverse), kemudian dibuat jurnal baru yang benar.
Contoh: kesalahan G/L Akun, nilai jurnal, business area, dsb.
As – Is To – Be
• Semua penjurnalan dilakukan oleh Bagian • Penjurnalan dapat dilakukan pula oleh
Akuntansi bagian lain seperti Keuangan, SDM,
Logistik, sehingga tidak terpusat pada
Bagian Akuntansi
• Posting untuk jurnal yang sama dan • Terdapat fungsi dari SAP untuk menghindari
berulang-ulang dilakukan setiap kali duplikasi pekerjaan posting jurnal yang
diperlukan berulang-ulang
• Monitor terhadap rincian hutang dan piutang • Terdapat fungsi “clearing” untuk monitor
yang telah lunas/belum dilakukan diluar saldo hutang dan piutang, apakah masih
sistem terbuka atau telah lunas
Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
3 Membuat jurnal FB50 Financial Management > General Ledger > Pemasukan
dokumen dan posting > Proses normal jurnal - Membuat
normal jurnal > Membuat Normal Jurnal
4 Mengubah normal jurnal FB02 Financial Management > General > Melihat Dokumen
Transaksi > Mengubah Dokumen
5 Menampilkan normal FB03 Financial Management > General > Melihat Dokumen
jurnal Transaksi > Menampilkan Dokumen
6 Membalik normal jurnal FB08 Financial Management > General > Melihat Dokumen
Transaksi > Membalik Dokumen
• Diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik dengan divisi-divisi lain, seperti:
SDM, logistik, keuangan, dan niaga sehingga proses penjurnalan dapat dijalankan
dengan lancar.
• Proses penjurnalan dari setiap divisi harus dilakukan dengan disiplin dan real-time
sehingga tidak ada backlog.
• Monitoring secara regular harus terus dilakukan oleh Divisi Akuntansi sehingga
dapat meminimalkan kesalahan dan memastikan bahwa laporan keuangan dapat
dihasilkan dengan akurat. Disarankan agar setiap dokumen yang telah dibayarkan
dapat diberikan kepada Divisi Akuntansi untuk diverifikasi.
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup
• Mengetahui proses transaksi dan variasi posting dari modul General Ledger
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. General Ledger and Period End Closing
2.1. Konsep General Ledger
2.2. Pemeliharaan Master Data General Ledger
2.3. Proses Penjurnalan
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup