ERP FINANCIAL MANAGEMENT

(PENGENDALIAN PENDAPATAN
UNIT INDUK)
*Cash Management (B)

B.1.4.4.XX.X

TAHUN 2016
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 2
 Tujuan

Pada akhir pelatihan ini, Anda diharapkan dapat:

• Memahami proses Cash Management yang berkaitan dengan keuangan

imprest dan integrasinya dengan modul Finance Management lain di
SAP

• Menjalankan transaksi Cash Management yang berkaitan dengan

keuangan imprest dan laporan-laporannya

• Melakukan rekonsiliasi bank dan menangani error yang timbul dari

proses buku bank elektronik

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 3
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 4
 Metode Pelatihan

Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah:

1. Presentasi 2. Demo
Acuan: Materi Presentasi Acuan: Petunjuk Transaksi SAP

4. Evaluasi 3. Aktivitas
Acuan: Lembar Evaluasi Acuan: Buku Latihan

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 5
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 6
 Overview Cash Management

Hubungan antara modul MM, FI dengan Treasury- Cash Management:

Integration of a Company’s Cash Flows

A/P A/R
CM Cash
Purchasing accoun- accoun- Sales
ting Management ting
Liquidity
Liquidity
Purchase forecast
forecast Sales
order order
Delivery date and
payment terms
Delivery Delivery
Updated
payment history
Invoice Invoice

Cash
Cashposition
position
Out- In-
payment Payment at payment
agreed due date
Bank Bank
statement Value date statement

Market Risk Management

MRM
e.g. currency exposure,
VaR
 SAP AG 1999

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 7
 Cash Management Roles

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam modul Cash Management:

 Who Central Bank Master Data Administrator

Contoh: Analyst Pendapatan
 What
s Memelihara master data bank yang mencakup membuat,
mengubah, dan menandai penghapusan data.
 Where Hanya terdapat di Kantor Pusat.
 When Setiap terjadi perubahan pada master data Bank.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 8
 Cash Management Roles

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam modul Cash Management:

 Who Treasury Incoming Administrator

Analyst / Assistant Analyst/ Junior Analyst Pengendalian Pendapatan
 What • Memproses penerimaan pembayaran listrik dan non-listrik, a.l:
posting penerimaan pembayaran, kliring piutang berkaitan dengan
s pembayaran yang diterima
• Memonitor penerimaan uang, baik melalui kas maupun bank
• Mengeluarkan bukti kas merah

 Where Terdapat di Kantor Distribusi, Kantor Induk, Kantor Wilayah, APJ, AP,
AJ, APD, UPT, UPB, AP2B, Sektor, Kantor Area, dan Kantor Cabang
 When Setiap terjadi penerimaan uang.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 9
 Cash Management Roles

Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam modul Cash Management:

 Who Bank Reconciliation Administrator

Contoh: Assistant Analyst/ Junior Analyst Keuangan
 What • Melakukan rekonsiliasi bank baik secara otomatis (EBS)
maupun manual.

s • Melakukan pencatatan untuk transaksi-transaksi yang belum

“clear”
 Where Terdapat di Kantor Distribusi, Kantor Induk, Kantor Wilayah, APJ,
AP, AJ, APD, UPT, UPB, AP2B, Sektor, Kantor Area, dan Kantor
Cabang
Setiap melakukan proses rekonsiliasi.
 When

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 10
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 11
 Pemeliharaan House Bank

House Bank adalah:

 House Bank adalah bank dimana PLN memiliki account. Seluruh Bank Account yang
dimiliki oleh PLN akan dipelihara secara terpusat oleh divisi perbendaharaan.
 Hanya bank account di level 1 dan level 2 yang akan dibuatkan House Bank.
 Untuk membuka akun baru di suatu bank,setelah proses persetujuan dari pejabat yang
berwenang diberikan, harus menghubungi perbendaharaan kantor pusat untuk
dibuatkan master data house bank di dalam sistem.

Proses pembuatan house bank:

User Direktur Keuangan/GM GL Master Data Admin Central Bank Master Data Admin

Pengajuan
Pengajuan Persiapan Pembuatan
membuka akun Persetujuan Persiapan Pembuatan
membuka akun Persetujuan akun G/L House Bank
baru di Bank akun G/L House Bank
baru di Bank

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 12
 Pemeliharaan House Bank

House Bank di SAP:

House Bank dan Accounts

Co Code House Bank House Bank ID Acct ID Text

Name

6100 BNI 46 BN402 IDR BNI 4 – KW Aceh – imprest – MB - IDR

6200 Bank Mandiri MD101 IDR Mandiri – KW SUMUT – imprest – MB - IDR
6500 BRI BR103 IDR BRI – Area Palembang - imprest – MB - IDR

Bank Master Data: Account Data:

Bank Country Bank Account

Bank Key Currency
Address
Control Key
Control Data

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 13
 Pemeliharaan House Bank

Penamaan House Bank dan Account ID SAP:

 Kode house bank terdiri dari 5 digit, dimana standar penamaannya adalah sebagai berikut:
 AABCC
 Dimana: AA = Kode nama bank
B = Nomor urut house bank (cabang bank)
CC = Nomor urut rekening yang ada di satu bank
 Contoh: Kantor Wilayah S2JB memiliki 2 rekening Bank BRI di Jl. Kapten A. Rifai, Palembang.
Maka house bank ID untuk 2 rekening tersebut adalah sbb:
 BR101 = Rekening 1 di BRI cabang Jl. Kapten A. Rifai
 BR102 = Rekening 2 di BRI cabang Jl. Kapten A. Rifai

 Bank Key merupakan syarat pembuatan house bank. Bank key dibuat oleh BDH.
 Tiap house bank memiliki 1 bank key. Satu Bank key dapat dimiliki oleh lebih dari 1 house bank.
 Tiap house bank memiliki account ID (kode rekening) yang penamaannya sesuai dengan mata
uang dari rekening tersebut.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 14
 Pemeliharaan House Bank

Setiap akun bank account yang dimiliki PLN akan dibuatkan satu set GL
Account yang terdiri dari 3 G/L Account (Akun Bank Clearing dan Akun Main
Bank).

Main Bank XXXXXXXXX0

Incoming Clearing XXXXXXXXX1
Outgoing Clearing XXXXXXXXX2

• Akun Bank Clearing: akun sementara untuk mencatat transaksi sebelum pencatatan
yang sebenarnya ke akun utama. Seluruh posting yang berkaitan dengan bank
dilakukan melalui akun bank clearing. Posting ke main bank tidak diperbolehkan.
• Akun Main Bank: merupakan akun bank sebenarnya yang akan direkonsiliasi
dengan Bank Statement.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 15
 Pemeliharaan House Bank

Data-data yang dibutuhkan dalam proses penambahan Bank :

Nama Bank : Bank Rakyat Indonesia

Cabang : Palembang
Alamat : Jl. Kapten A. Rifai
Kota : Palembang
No Telp : 123456
Fax : 123457
Jenis transaksi : Receipt / Imprest
No Rekening: xxxxxxxx

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 16
 Perubahan Proses

Proses yang berubah pada Pemeliharaan Bank Master Data adalah

sebagai berikut:

As – Is To – Be
• Tidak ada link antara vendor master data • Bank master data dipelihara pada saat
dengan bank master data vendor master data di-create. Pemeliharaan
bank data menggunakan bank master data
maintenance form

• Pemeliharaan bank master data dilakukan • Pemeliharaan bank master data dilakukan
oleh setiap unit secara terpusat di PLN Pusat.

• Tidak ada pembagian tugas checking bank • Ada pembagian tugas untuk pembuatan dan
master data checking bank master data

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 17
 Penjabaran Proses ke dalam Transaksi
di SAP

Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pemeliharaan Bank Master Data ini
adalah:

Menu Path: Accounting  Corporate Finance

Management  Basic Functions  Master Data 
House Banks
• FI13 – Display House Bank
• S_P99_41000166 – Display Bank Directory

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 18
 Demo dan Latihan

Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
1 Menampilkan House Bank FI13 Financial Management > Cash Management > Pemeliharaan
Bank Master Data > Pemeliharaan House Bank Master Data
> Menampilkan House Bank
2 Menampilkan Bank S_P99_4100 Financial Management > Cash Management > Pemeliharaan
Directory 0166 Bank Master Data > Pemeliharaan Bank Master Data >
Menampilkan Bank Directory

Silakan mengacu pada Buku Latihan

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 19
 Pengalaman Implementasi ERP

• Segera laporkan ke Pusat apabila ada penambahan Bank baru di unit Rollout agar
transaksi posting tidak terhambat. Hal tersebut dikarenakan perlu adanya G/L akun
baru dan file EBS (perlu dimintakan kepada bank terkait) sebelum dapat dilakukan
posting.

• Segera laporkan ke Pusat apabila ada penutupan Bank di unit Rollout.

• Penambahan data bank di vendor master data dapat dilakukan juga oleh Account
Payable Admin di unit masing-masing.

• Nomor rekening bank vendor harus akurat karena akan berhubungan dengan surat
perintah transfer kepada bank terkait.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 20
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 21
 Penerimaan Uang

Proses penerimaan uang:

Treasury Treasury AR Staff

Verifikasi Yes Tanda Tangan

Verifikasi * Info Tanda Tangan
Process EBS kelengkapan * Info pada form Clear Open Item
kelengkapan lengkap? pada form Clear Open Item
dokumen lengkap? penerimaan
dokumen penerimaan
dr. Bank Incoming Clearing
cr. AR
No

Treasury

Miscellaneous
Miscellaneous
Cash Receipt
Cash Receipt

dr. Bank Incoming Clearing

cr. AR atau Pendapatan

*) Kelengkapan informasi mengenai AR open item yang harus di-clear.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 22
 Pelunasan Offline

Jurnal Pelunasan Offline dilakukan oleh Bagian Keuangan/Pendapatan di Unit Level 1:

Dr. BIC  Kantor Wilayah (Level 1)
Cr. Akun Perantara Piutang Pelanggan – Offline (G/L Account: 1205600000)  Cabang/Area (Level
2)
Langkah 1 Langkah 2

MelakukanTransaksi
Transaksi Membukukan
Membukukan
Melakukan
PenetapanRekening
Rekening Pelunasan dari Pelunasandari
Pelunasan dari
Penetapan
Listrik Customer Customer
Customer
Listrik
ce ce
Interfa P Interfa P
-S A -S A
AP 2T AP 2T

(Account Receivable Admin) (Account Receivable Admin)

Dr. Customer Dr. Akun Perantara Piutang Pelanggan -

Cr. Pendapatan Penjualan Tenaga Offline
Listrik Cr. Customer

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 23
 Perubahan Proses

Proses yang berubah pada Penerimaan pembayaran adalah sebagai

berikut:

As – Is To – Be
• Penerimaan pembayaran dicatat oleh bagian • Penerimaan pembayaran dicatat oleh bagian
Akuntansi. Keuangan. Bagian Akuntansi akan mereview
jurnal hasil pencatatan.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 24
 Penjabaran Proses ke dalam Transaksi
di SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Penerimaan Uang ini adalah:

Menu Path: Accounting  Financial Accounting  Customers

 Document Entry  Other
• F-28 – Post Incoming Payment
• F-28 – Pelunasan Offline
• ZF_Bukti_Kas_Bank – Mengeluarkan
surat bukti kas & bank

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 25
 Demo dan Latihan

Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
3 Post Incoming Payment F-28 Financial Management  Cash Management  Proses
Penerimaan Pembayaran  Post Penerimaan Uang untuk
Clear Customer Open Item
4 Pelunasan Offline F-28 -

5 Cetak Bukti Kas ZF_BUKTI_K Financial Management  Cash Management  Outgoing

Pembayaran Manual AS_BANK Payment  Proses Pembayaran Manual  Print Out Bukti
Pengeluaran Kas (Manual)

Silakan mengacu pada Buku Latihan

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 26
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 27
 Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank harus dilakukan setiap hari untuk merekonsiliasi bank statement dan
akun GL bank clearing. Hal ini dilakukan melalui Electronic Bank Statement (EBS) yang
diupload secara otomatis melalui interface dengan bank.
• Pembayaran melalui bank transfer harus
diposting ke akun bank outgoing clearing
Dr. Vendor A 100
Cr. Bank Outgoing clearing 100
• Setelah bank statement diterima dan diperiksa,
transaksi akan diposting ke akun Main Bank
Dr. Bank Outgoing Clearing 100
Cr. Akun Main Bank 100

Rekonsiliasi
RekonsiliasiBank
Bank

Manual
Manual Otomatis
Otomatis
Proses Clearing harus dilakukan Electronic Bank Statement (EBS) dari
secara manual untuk tiap akun bank Bank akan di-upload ke SAP dan SAP
yang memiliki open item secara otomatis melakukan posting jurnal
untuk melakukan rekonsiliasi
Simple, Inspiring, Performing,
Phenomenal 28
 Rekonsiliasi Bank

Berikut adalah ilustrasi penggunaan G/L Account Clearing Bank dalam

Tagihan
proses pencatatan dan pembayaran tagihan dari vendor
Vendor

Jurnal Tagihan Jurnal Pembayaran

Dr. Biaya Cr. Vendor Dr. Vendor Cr. Clearing Bank

Open Item Open Item

Di-clear Di-closed
Jurnal Bank Rekonsiliasi
Db. Clearing Bank Cr. Main Bank

Balance off
Simple, Inspiring, Performing,
Phenomenal 29
 Alur Proses
Rekonsiliasi Bank secara Elektronik
Jika tidak dapat
dibaca SAP, bank
Mendownload bank
statement tersebut
statement dari bank
dikonversi terlebih
dalam format yang
dahulu sehingga
dapat dibaca SAP.
dapat dibaca oleh
SAP
Bank Reconciliation
Administrator
Menyimpan laporan
tersebut
Simple, Inspiring, Performing,
Bank Reconciliation Bank Reconciliation Bank Reconciliation
Administrator Administrator Administrator
Melakukan post-
Melakukan
processing pada item Mencetak posting
rekonsiliasi secara
yang belum clear bank reconciliation
elektronik
(apabila diperlukan) (FBL3N)
(FBL3N)
(FEBA)
Bank Reconciliation Bank Reconciliation Bank Reconciliation
Administrator Supervisor Supervisor
Melakukan koreksi Mereview posting
Mencetak laporan
atas jurnal yang salah bank reconciliation
bank reconciliation
(apabila diperlukan) dengan bank
(FBL3N)
(FBRA/FB08) statement
Phenomenal 30
 Perubahan Proses

Proses yang berubah pada Rekonsiliasi Bank adalah sebagai berikut:

As – Is To – Be
• Rekonsiliasi bank dilakukan manual • Rekonsiliasi bank dilakukan di dalam sistem
SAP

• Rekonsiliasi bank dilakukan setiap bulan • Rekonsiliasi bank secara harian dilakukan
secara lebih akurat sehingga data cash
position dapat lebih akurat

• Tidak ada Clearing account untuk GL account • Menggunakan clearing account untuk
bank mencatat penerimaan dan pengeluaran yang
masih belum terealisasi.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 31
 Penjabaran Proses ke dalam Transaksi
di SAP

Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Rekonsiliasi Bank ini adalah:

Menu Path: Accounting  Financial Accounting  Banks 

Input  Bank Statement
• FBL3N – Melihat Line Item yang masih
Open Item
• F-03 – Clearing BIC

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 32
 Demo dan Latihan

Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
6 Proses Buku Bank FBL3N Financial ManagementGeneral LedgerPemasukan
Elektronik dokumen dan posting Proses normal jurnal Membuat
normal jurnalMeng-clear Transaksi
7 Melakukan Kliring F-03 Financial Management  General Ledger  Pemasukan
Transaksi Dokumen dan Posting  Proses Normal Jurnal – Membuat
Normal Jurnal  Meng- Clear Transaksi

Silakan mengacu pada Buku Latihan

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 33
 Pengalaman Implementasi ERP

• Lakukan rekonsiliasi bank setiap hari agar saldo yang tercermin merupakan saldo
yang akurat.

• Segera menginformasikan kepada DIVSIM Kantor Pusat jika terdapat rekening koran
yang terlambat, sehingga dapat segera dikordinasikan dengan bank terkait.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 34
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 35
 Laporan Cash Management

Laporan-laporan penting dalam Cash Management, yaitu:

Laporan
LaporanCash
CashManagement
Management

• FBL3N Saldo Kas

• FBL3N Saldo Bank
• FEBA Bank Statement
• ZF_Laporan_Kas Laporan Kas Harian

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 36
 Perubahan Proses

Proses yang berubah pada Laporan Cash Management adalah sebagai

berikut:

As – Is To – Be
• Laporan-laporan Cash Management • Laporan-laporan Cash Management
dilakukan secara manual dilakukan secara terpusat dalam sistem SAP

• Laporan posisi kas tidak real time, sehingga
tidak akurat
• Laporan posisi kas dimiliki dan hanya dapat
diakses oleh masing-masing unit
• Laporan posisi kas di level 1 dan level 2
dihasilkan real time (dengan asumsi bank
rekonsiliasi berjalan baik) dengan data yang
akurat.
• Kantor Pusat memiliki akses untuk melihat
laporan posisi kas unit yang sudah
menggunakan SAP.

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 37
 Penjabaran Proses ke dalam Transaksi
di SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Laporan Cash Management ini
adalah:

• FBL3N - Saldo Kas

• FBL3N - Saldo Bank
• ZF_Laporan_kas - Laporan Kas Harian

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 38
 Demo dan Latihan

Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
8 Menampilkan Saldo Kas FBL3N Financial Management > General > Melihat Detail Item
Bank Transaksi > Menampilkan GL Line Item
9 Menampilkan Laporan ZF_LAPORA Financial Management > Cash Management >Cash
Kas Harian N_KAS Management Reporting > Menampilkan Laporan Kas

Silakan mengacu pada Buku Latihan

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 39
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 40
 Rangkuman Pelatihan

Di dalam ini pelatihan ini Anda telah mempelajari:

• Proses cash management untuk keuangan imprest di SAP dan

integrasinya dengan modul finance management lain di SAP

• Menjalankan transaksi cash management untuk keuangan

imprest dan laporan-laporannya

• Melakukan rekonsiliasi bank dan menangani error yang timbul

dari proses buku bank elektronik

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 41
Agenda

1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan
1.2. Metode Pelatihan
2. Cash Management
2.1. Konsep Cash Management
2.2. Pemeliharaan Bank Master Data
2.3. Penerimaan Uang
2.4. Rekonsiliasi Bank
2.5. Laporan Cash Management
3. Rangkuman Pelatihan
4. Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 42
Penutup

Simple, Inspiring, Performing,

Phenomenal 43