SISTEM PENAMAAN

Bagian Rekam Medis

Rumah Sakit R.K. CHARITAS Standar Prosedur Operasional

No. Dokumen 03/D.2.1/018

No. Revisi 3 Ditetapkan, Direktur Utama

Halaman 1

Tanggal terbit Februari 2011

Prof.dr.Hardi Darmawan,MPH&TM,FRSTM

Pengertian :Penamaan pasien adalah memberikan identitas kepada seorang pasien yang berobat di rumah sakit. Tujuan : Membedakan identitas antara pasien satu dengan pasien lainnya

sehingga mempermudah/ memperlancar dalam proses pemberian pelayanan kesehatan kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Kebijakan : 1. Buku Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II tahun 2006 Bab IV Tata cara penulisan nama pasien di rumah sakit. 2. SK Direktur Rumah Sakit R.K. Charitas No.............. Prosedur : 1. Nama pasien sendiri yang terdiri dari dua suku kata atau lebih. 2. Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang masih berlaku 3. Penulisan nama ditulis mengikuti ejaan yang disempurnakan. 4. Tidak diperkenankan adanya pencatuman titel/jabatan/gelar, kecuali jika dalam KTP/SIM/PASPOR titel/jabatan/gelar dicantumkan. 5. Tuan, Saudara, Bapak, Nona dan Ny tidak dicantumkan dalam penulisan pasien. 6. Apabila pasien berkewarganegaraan asing maka penulisan namanya harus sesuai dengan paspor yang berlaku di indonesia. 7. Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang belum mempunyai nama, maka penulisan namanya adalah Bayi Ny ..........

TATA CARA PENULISAN I. CARA PENULISAN NAMA PASIEN 1. Nama pada KTP/SIM Nama pada kartu kuning 2. Nama yang ditulis pasien Nama pada KTP/SIM Nama pada kartu kuning MUHAMMAD RIZKY, SE MUHAMMAD RIZKY,SE ARIS YULIANTO, IR ARIS YULIANTO ARIS YULIANTO

3. Nama ditulis pada formulir/hasil wawancara Mgs. ARIF SANTOSO Nama pada kartu kuning ARIF SANTOSO

II. CARA PENULISAN NAMA PASIEN BAYI : 1. Nama ibu Nama bayi 2. Nama ibu Nama bayi ROSITA DEWI By. Ny. ROSITA DEWI AGUSTINA LOLITA By. Ny. AGUSTINA LOLITA

Apabila pada kunjungan selanjutnya bayi telah memiliki nama, maka nama yang digunakan adalah namanya saat ini. Hanya petugas yang berwenang dapat merubah nama bayi sesuai dengan namanya sekarang. III. CARA PENGGABUNGAN NOMOR REKAM MEDIS Penulisan nama pasien sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR diharapkan seorang pasien hanya memiliki nomor satu seumur hidup. Apabila ditemukan seorang pasien memiliki lebih dari satu nomor maka nomor-nomor yang ada ditarik untuk digabungkan jika tidak ada satupun nomor pada pasien nomor yang dipakai yang pernah digunakan untuk rawat inap, jika yang dipakai rawat inap lebih dari satu mohon dilaporkan kepada petugas rekam medis ( penanggung jawab rekam medis : PJ atau kepala seksi) CONTOH PENGGABUNGAN NOMOR REKAM MEDIS NAMA PASIEN NOMOR PASIEN -1 NOMOR PASIEN -2 : SRI WAHYUNI : 00-43-15-12 : 00-52-58-14

Setelah digabungkan maka pada : NOMOR PASIEN -1 NOMOR PASIEN -2 : 00-43-15-12 --- SRI WAHYUNI : 00-52-58-14 --- LIHAT NO. 00-43-15-12

 NAMA PASIEN NOMOR PASIEN -1 NOMOR PASIEN -2 NOMOR PASIEN -3

: FIRDAUS ARDANA : 00-29-15-33 hanya rawat jalan : 00-82-81-19 pernah rawat inap dan rawat jalan : 00-89-10-11 rawat inap

Setelah digabungkan maka pada : NOMOR PASIEN -1 NOMOR PASIEN -2 NOMOR PASIEN -3 : 00-29-15-33 --- LIHAT NO. 00-82-81-19 : 00-82-81-19 --- FIRDAUS ARDANA : 00-89-10-11 --- LIHAT NO. 00-82-81-19

NB :
Data dasar pasien tidak dapat diediet atau dihapus, kecuali oleh petugas rekam medis yang berwenang untuk memperbaiki kesalahan dalam pengetikan. Apabila pasien ingin merubah nama, misalnya By.Ny. ANITA LIANA ingin berubah menjadi MUHAMMAD REZA, maka hanya petugas rekam medis yang berwenang yang dapat merubah namanya didalam data dasar pasien. Data pasien yang dapat diubat dalam periode waktu tertentu meliputi: alamat, dan nomor telpon. Bukan semua data pasien. Pengantian nama harus mengisi formulir penggantian nama dengan menyertakan fotocopy kartu keluarga dan KTP/SIM Penggantian tanggal lahir kalau bisa sertakan fotocopy KTP/SIM sebagai bukti resmi bahwa memang terjadi kekeliruan pada data yang tersimpan di RS Charitas. Setiap pengantian data petugas wajib membuat catatan dalam komputer tanggal dan alasan penggantian data tersebut.

Cara melacak nomor rekam medis jika pasien tidak membawa kartu kuning atau kartu kuning hilang atau pasien memeliki kartu kuning lebih dari satu. 1) Tanyakan nama lengkap, tanggal lahir dan alamat pasien waktu mendaftar atau nomer hp/telpon.(selengkap dan sedetil mungkin) 2) Tanyakan apakah pernah rawat inap/rawat jalan/berobat di UGD. 3) Untuk pasien yang tidak membawa kartu tanyakan tanggal terakhir berobat dan kedokter siapa. 4) Panggil data yang diberikan oleh pasien di komputer jika data yang diberikan benar maka kita akan menemukan nomor rekam medisnya.

5) Jika semua cara telah ditempuh tetapi tetap tidak ditemukan pasien diberi nomor baru. 6) Jika ditemukan pasien memiliki lebih dari satu nomor rekam medis mohon dipastikan nomor yang masih dimiliki supaya bisa dilakukan penggabungan nomor rekam medis oleh petugas rekam medis yang ditunjuk. 7) Untuk melacak nama para romo, suster, frater dan bruder silahkan mengentri nama yang berwarna merah: a) romo, pastur, pastor dan pater dicari/dipanggil di romo/pastor b) Frater dicari/dipanggil dengan mengertri FR. c) Suster dicari/dipanggil di SUSTER/SR. d) Bruder dicari/dipanggil di bruder. e) Tanyakan kepada romo, bruder, dan frater apakah berasal dari seminari palembang atau bukan, jika ia kemungkinan besar mereka telah memiliki nomor rekam medis jadi silahkan dilacak menggunakan tanggal lahir dan nama tanpa menyertakan bruder atau frater.